Beleid Externe Sponsoring GGD Rotterdam

Notitie Externe Sponsoring
Beleid Externe Sponsoring
GGD Rotterdam-Rijnmond
Inleiding
Sponsoring is één van de instrumenten die door de GGD Rotterdam-Rijnmond wordt
gehanteerd om de realisatie van de communicatiedoelstellingen te ondersteunen. Hierbij is
een geïntegreerde benadering een voorwaarde om de beschikbare financiële middelen zo
efficiënt mogelijk in te zetten.
Sponsoring kan – mits met een duidelijk beleid –:
•
•
•
•
•
•
Een uitstekend middel zijn om de positionering van de organisatie te ondersteunen
en het sociale gezicht van het bedrijf te laten zien;
Initiatieven gericht op volksgezondheid en informatievoorziening steunen en
verbeteren;
Verschillende doelgroepen van de GGD op het vlak van voorlichting en gezondheid
beter bedienen;
Een substantiële (positieve) bijdrage leveren aan de beeldvorming van Rotterdam op
het gebied van volksgezondheid;
Een belangrijke bijdrage leveren aan de realisatie van GGD projecten;
Een goed instrument zijn voor relatiebeheer.
Sponsoring van evenementen is een uitstekend middel voor een juiste beeldvorming van de
GGD bij het publiek. Daarom is het aan te raden om sponsoractiviteiten, mits goed
geregisseerd, te behouden en eventueel uit te breiden. Hiervoor heeft de sectie
Communicatie met deze notitie het beleid voor externe sponsoring geformuleerd.
Definitie
Er is een onderscheid tussen enerzijds het subsidiebeleid en anderzijds het donatie- en
sponsorbeleid.
Subsidie:
Directe betaling die niet restitueerbaar en niet-commercieel is en die door een instelling
wordt verricht aan een vereniging, stichting of organisatie om de implementatie te
ondersteunen aan een project dat deel uitmaakt van een politieke strategie.
Sponsoring:
Bij sponsoring is er sprake van een zakelijke overeenkomst met een vereniging, stichting of
organisatie over een financiële bijdrage die is gekoppeld aan een tegenprestatie die de
commerciële dan wel publicitaire doelen van een bedrijf ondersteunt.
Donatie:
Hiervan is sprake wanneer een vereniging, stichting of organisatie ondersteund wordt door
middel van een schenking, zonder dat daarvoor tegenprestaties worden verlangd.
Pagina 1 van 6
Notitie Externe Sponsoring
Uitgangspunten
•
•
•
•
De GGD Rotterdam-RIjnmond is een overheidsorganisatie die werkt met publieke
middelen.
Subsidiebeleid valt buiten het bestek van deze notitie
Het beleid voor beoordeling en toekenning van sponsorgelden is:
bij donatie: altijd nee
bij sponsoring: nee, tenzij…
Tenzij… geldt alleen, wanneer het een zakelijke overeenkomst betreft met
wederzijdse voordelen.
In principe geldt dat er uitsluitend wordt gesponsord, wanneer het om een éénmalige
bijdrage gaat en de begroting van het evenement met dit geld sluitend kan worden gemaakt.
Structurele bijdragen dienen bij de bevoegde instanties te worden ondergebracht.
Hierbij hanteert de GGD de volgende criteria:
•
•
•
•
•
•
De GGD is een gemeentelijke dienst, die werkt met publieke middelen. Sponsoring
dient dan ook in het publiek belang te zijn. Doelgroepsegmentatie is hierbij mogelijk:
het dient in het belang te zijn van één of meer doelgroepen van de GGD;
Sponsoring door de GGD dient in het belang te zijn van de stad Rotterdam en/of de
regio Rijnmond en dient waar mogelijk aan te sluiten bij de collegeprioriteiten;
Sponsoring door de GGD dient verenigbaar te zijn met de taken en doelstellingen van
de GGD en dient aan te sluiten bij haar maatschappelijke betrokkenheid;
De idealen en/of doelstellingen van de aanvrager zijn niet tegenstrijdig met de
maatschappelijke belangen van de GGD;
De bijdrage (sponsoring) van de GGD staat in evenredige verhouding tot de overige
sponsoren en/of het budget van de aanvrager;
Er dient sprake te zijn van een tegenprestatie van de gesponsorde partij.
Een vrijwillige financiële bijdrage voor congressen, symposia, tentoonstellingen e.d. wordt
door de GGD als sponsoring beschouwd. Een verplichte financiële bijdrage is geen vorm van
sponsoring. De verantwoordelijke clustermanager of sectieleider beslist in dat geval over
deelname binnen de gestelde richtlijnen.
Routing
De sectie Communicatie is verantwoordelijk voor de afhandeling van alle sponsoraanvragen
van de GGD Rotterdam-Rijnmond. Daarom is het noodzakelijk dat alle aanvragen voor
sponsoring via een één-ingangsprincipe worden behandeld, zodat een volledig overzicht kan
worden bijgehouden van de sponsoring door de GGD.
Wanneer alle aanvragen voor sponsoring bij de sectie Communicatie worden gemeld, kan er
een nauwkeurige boekhouding van alle bijdragen door de GGD Rotterdam-Rijnmond aan
derden worden gevoerd.
De Sectie Communicatie heeft hiervoor een intakeformulier ontwikkeld. (zie bijlage I) Het
formulier wordt beschikbaar gesteld op het GGD Intranet. Ingevulde aanvraagformulieren
kunnen na ondertekening verzonden worden aan sectie Communicatie. Deze dienen binnen
twee weken na ontvangst van het sponsorverzoek bij sectie Communicatie binnen te zijn
voor een snelle en correcte afhandeling en advies.
Pagina 2 van 6
Notitie Externe Sponsoring
Toetsingscriteria en Intakeformulier
Het hoge aantal sponsoraanvragen vereist heldere toetsingscriteria (zie pagina 2). Het door
sectie Communicatie ontwikkelde intakeformulier geldt tevens als toetsingsformulier voor
bovenstaande uitgangspunten. Mits de aanvraag voor sponsoring wordt gemeld bij de sectie
Communicatie en de toetsingscriteria worden toegepast, mogen clustermanagers aanvragen
voor sponsoring honoreren tot een bedrag van € 500 (bijvoorbeeld voor mondhygiëne bij
cluster Jeugd). Alle aanvragen voor sponsoring boven dit bedrag dienen – voorzien van een
advies van de sectie Communicatie - te worden voorgelegd aan de directie van de GGD
Rotterdam-Rijnmond. De directeur neemt hierin het besluit. (zie bijlage II voor de workflow).
Niet clusterspecifieke sponsoraanvragen tot een bedrag van € 500 worden ter besluitvorming
voorgelegd aan de directie met een advies van de sectie Communicatie.
Vaste sponsorcontracten
De GGD Rotterdam-Rijnmond heeft enkele vaste sponsorcontracten, zoals het inenten van
het eerste voetbalteam van Feyenoord.
Incidentele Sponsoring
Jaarlijks bereiken de GGD Rotterdam-Rijnmond vele verzoeken om financiële
ondersteuning. Hiervoor is geen bedrag in de begroting opgenomen. De sectie
Communicatie wil hiervoor een vast bedrag ad € 25.000,- in de begroting opnemen. De
sectie Communicatie beziet de aanvragen en adviseert de directie van de GGD. De directie
van de GGD Rotterdam-Rijnmond beslist boven een bedrag van € 500,- over al dan niet
toewijzing van de sponsoring.
Tegenprestaties
De GGD Rotterdam-Rijnmond verlangt bij sponsoring altijd een tegenprestatie voor de
financiële bijdrage. Dit kan door middel van het in de publiciteit brengen van de naam en/of
logo van de GGD, het beschikbaar stellen van ruimte voor de ontvangst van zakelijke relaties
of b.v. advertenties, spandoeken, vlaggen, (reclame)borden, etc. De tegenprestatie moet op
het sponsorformulier worden aangegeven. Na afloop van een gesponsord evenement
controleert de sectie Communicatie of de sponsorafspraken op een juiste manier zijn
nagekomen.
Doordat de sponsoring in het verleden door diverse clusters van de GGD werd geregeld,
werden deze tegenprestaties niet of nauwelijks verleend. Wanneer sponsoring centraal
geregisseerd wordt door de sectie Communicatie is er tevens directe controle op het
nakomen van tegenprestaties.
Elke sponsoractiviteit wordt schriftelijk vastgelegd in een sponsorovereenkomst.
*****************************
Pagina 3 van 6
Notitie Externe Sponsoring
BIJLAGE I
SPONSORAANVRAAGFORMULIER
Intake- & beoordelingsformulier sponsoraanvraag
Aanvrager sponsoring
Organisatie
Contactpersoon
Telefoon
Behandelaar
In behandeling bij
Afdeling
Telefoon
Datum van binnenkomst aanvraag
Advies, toetsing en besluit aanvraag
Welke van de onderstaande vier situaties geldt voor de aanvraag?
□ Niet clusterspecifiek & aanvraag <= € 500
□ Niet clusterspecifiek & aanvraag > € 500
□ Clusterspecifiek & aanvraag <= € 500
□ Clusterspecifiek & aanvraag > € 500
Betreffend cluster:
Activiteit
Omschrijving van te sponsoren activiteit
Te sponsoren onderdeel
Doelstelling activiteit
Overige sponsoren / meewerkende partijen
Bestaande / bekende vergelijkbare initiatieven / evenementen
Gevraagde betrokkenheid GGD
□ Financieel
voor
□ Facilitair middels:
€
□ Deskundigheid
Van
Afdeling
Telefoon
Aantal uren:
Tegenprestatie*
De volgende tegenprestaties worden geboden:
* indien er geen sprake is van een tegenprestatie, betreft het een verzoek om donatie. Deze worden niet gehonoreerd.
Pagina 4 van 6
Notitie Externe Sponsoring
Advies en besluit
Bij onderstaand advies zijn de volgende criteria gehanteerd:
Criteria
□ Het belang voor 1 of meer doelgroepen van de
GGD
□ Het belang voor de stad Rotterdam, de regio
Rijnmond en/of collegeprioriteiten van de
gemeenten
□ Verenigbaar met de taken, doelstellingen en de
maatschappelijke betrokkenheid van de GGD
□ Idealen en/of doelstellingen van de aanvrager zijn
niet in tegenstrijd met het belang van de GGD
□ Er is een evenredige verhouding met het totale
sponsorbudget
□ Er wordt een tegenprestatie geleverd (zie onder)
Toelichting
Advies:
Besluit:
Afwijzing
Toekenning
Ter hoogte van:
□
□
Ten laste van budget:
Tegenprestatie:
Door GGD verlangde tegenprestaties:
□
□
□
□
□
□
Invloed op programma
Adoptie deelprogramma
Stand GGD plaatsen
Rol GGD-directie bij (openings)activiteit
Vermelding logo op / in
Gratis advertentie in drukwerken
Nazorg
□
□
□
□
□
GGD / Gemeentevlaggen uithangen
Aantal uitnodigingen opening
Aantal vrijkaartjes
Hospitality
Anders nl:
□ Toekenningsbrief (NB sponsorovereenkomst dient schriftelijk opgesteld te worden!)
□ Afwijzingsbrief
Verzonden/afgeleverd op:
Naar (bedrijf)
Contactpersoon
Adres
Controle tegenprestaties
□ Aantal bewijsexemplaren drukwerken ontvangen op
□ Materialen terugontvangen op
□ Overige opmerkingen
datum:
datum:
Evaluatie
Opmerkingen
Datum
Naam en handtekening
Pagina 5 van 6
Notitie Externe Sponsoring
BIJLAGE II WORKFLOW SPONSORAANVRAAG
(Rechtstreeks of via cluster)
Sponsoraanvraag
Communicatie
Clusterspecifiek ?
JA
NEE
Hoogte aanvraag?
Hoogte aanvraag?
< € 500
> € 500
< € 500
> € 500
Toetsing
cluster
Toetsing
& advies
comm.
en
cluster
Toetsing
& advies
comm.
Toetsing
& advies
comm.
Besluit
Directie
Afwijzing/
toekenning
door clust.
Afwijzing/
toekenning
door comm.
Besluit
Directie
Afwijzing/
toekenning
door comm.
Afwijzing/
toekenning
door comm.
Pagina 6 van 6