MT-voorstel functiecreatie na onderzoek en analyse

Aan: Directie, teammanagement en OR
Betreft: Pilot Functiecreatie – stand van zaken
Van: Jelly Zijda P&O - Frans Geurts en Siepie v.d. Horst
Datum: 2 maart 2016
Inleiding
In april 2015 is gestart met een landelijke pilot Functiecreatie waaraan ook Regiecentrum
Bescherming en Veiligheid deelneemt. De landelijke pilot is een initiatief van FCB Jeugdzorg en de
landelijke koepel SBMC vertegenwoordiger van Sociale Werkvoorziening Bedrijven, vanuit de
gedachte dat de nieuwe Participatiewet die in 2015 is ingevoerd organisaties noodzaakt om meer
mensen met een arbeidsbeperking een structurele arbeidsplaats te bieden. De landelijke pilot
wordt procesmatig begeleid door deze twee medewerkers.
De definitie ‘arbeidsbeperking’ omvat vanuit de participatiewet: “mensen die niet in staat zijn het
Wettelijk Minimum Loon te verdienen”. Dit zijn mensen die voorheen een WSW indicatie kregen,
jongeren met een WAJONG uitkering en mensen die geen Wettelijk Minimumloon kunnen verdienen
en onder de verantwoordelijkheid van de gemeenten vallen. De landelijke pilot richt zich specifiek
op de doelgroep met een WSW indicatie.
Het doel van deze pilot is te onderzoeken op welke manier mensen met een arbeidsbeperking op
een structurele functieplaats kunnen worden ingezet in organisaties die werkzaam zijn binnen de
Jeugdzorg. Als arbeidsplaats wordt gedefinieerd: “het aantal verloonde uren dat personen uit de
doelgroep gemiddeld werken.” Op basis van een nulmeting (januari 2013) is vastgesteld dat een
baan voor minimaal 25,5 uur per week als één arbeidsplaats wordt aangemerkt. Als uit een
volgende meting blijkt dat het aantal gewerkte uren substantieel afwijkt van de gehanteerde 25,5
uur, dan kan de omvang hiervan wijzigen.
De landelijke pilot loopt van april 2015 tot juni 2016 en bestaat uit de volgende stappen:
1. Een analyse van functies en werkprocessen in de vorm van een scan, uitgevoerd door een
externe deskundige van de Werkvoorziening (jobcreators).
2. Een advies aan de organisatie welke taken en functies gecreëerd kunnen worden die
passen bij de doelgroep en het aantal fte.
3. Het beschrijven van de nieuwe functie(s)
4. Een werving en selectieprocedure samen met de Werkvoorziening Caparis of andere
‘aanbieders ‘
5. Plaatsing en begeleiding in de nieuwe functie(s) – externe begeleiding vindt mogelijk plaats
door de Werkvoorziening Caparis in de vorm van een jobcoach
6. Tussentijdse en eindrapportage naar het managementteam
Het meedoen aan deze landelijke pilot sluit aan bij de visie en uitgangspunten van de organisatie.
Ook vragen steeds meer gemeentes als opdrachtgevers van organisaties om ‘mensen met een
afstand tot de arbeidsmarkt’ in dienst te nemen, het ‘social return’ principe. Een onderzoek naar de
mogelijkheden kan handvatten bieden om aan deze opdracht te voldoen.
Inmiddels zijn de stappen 1 en 2 in dit proces afgerond. De afspraak is gemaakt om na de
inventarisatie een voorstel te doen aan het MT waarna besluitvorming zal plaatsvinden om wel of
niet door te gaan met deze pilot. In dit voorstel wordt inzicht gegeven in het verloop van de pilot
en de resultaten.
1
Verloop pilot en resultaten
In de landelijke pilot nemen de volgende Jeugdzorg organisaties deel naast Regiecentrum
Bescherming en Veiligheid; Pactum Jeugd en Opvoedhulp in Noord Brabant, Jeugd en
Gezinsbescherming Noord Holland en Rubicon Jeugdzorg Noord en Midden Limburg.
In de Friese pilot wordt samengewerkt met medewerkers van Caparis Leeuwarden. Bij Caparis
worden werkzaamheden in het kader van dienstverlening (schoonmaak, postverwerking,
groenvoorziening) en industrie (grafische en montagewerkzaamheden) uitgevoerd. Vanuit Caparis
worden medewerkers gedetacheerd naar bedrijven en overheidsinstellingen.
Tijdens de pilot zijn de volgende uitgangspunten/randvoorwaarden geformuleerd:
1. Het streven is om één structurele arbeidsplaats te realiseren (minimaal 25,5 uur per week)
2. De kosten die een nieuwe structurele arbeidsplaats met zich meebrengen mogen de huidige
kosten niet te boven gaan (budget neutraal)
3. De privacy van cliënten moet gewaarborgd blijven
4. De werkzaamheden moeten dag(deel) vullend en zinvol werk bevatten
5. De werkzaamheden die ‘uitbesteed ‘worden mogen het werkplezier en de afwisseling van
de huidige medewerkers niet negatief beïnvloeden
Met behulp van het instrument quick scan is door een medewerker van Caparis geïnventariseerd
welke werkzaamheden zich zouden lenen om ‘uit te besteden’ aan een medewerker met een
arbeidsbeperking. De inventarisatie vond plaats op basis van gesprekken gevoerd met 3
medewerkers secretariaat/archief, 1 facilitair medewerker en 1 management assistente.
Uit deze gesprekken kwamen structurele werkzaamheden op het gebied van lichte schoonmaak,
facilitaire en ondersteunende administratieve werkzaamheden naar voren voor gemiddeld 6-8 uur
per dag (zie bijlage 1). Volgens deze medewerkers zou het ‘uitbesteden’ van deze taken geen
negatieve gevolgen hebben op hun werkplezier en de afwisseling van werkzaamheden.
Bij de inventarisatie van deze werkzaamheden werd duidelijk dat deze taken een zekere mate van
zelfstandigheid vragen waarbij vaardigheden op het gebied van plannen en organiseren
noodzakelijk zijn. Het uitvoeren van routinewerkzaamheden, draagt bij aan het vasthouden van
regelmaat en structuur. Bij de werving en selectie zal hier specifiek aandacht voor moeten zijn.
De maximale loonkosten van een eventuele medewerker met een arbeidsbeperking overstijgen niet
het huidige gemiddelde uurloon van een medewerker in dienst van Regiecentrum.
Het inwerken en het begeleiden van de werkzaamheden op de werkvloer komen voor rekening van
de organisatie. Deze tijdsinvestering is afhankelijk van de competenties en vaardigheden van de
nieuwe medewerker.
Bij het inzetten van een medewerker met een arbeidsbeperking zijn een aantal instrumenten
mogelijk afhankelijk van de manier waarop een dienstverband wordt overeengekomen.
Loonkostensubsidie, no-risk polis, een job coach, proefplaatsing en werkplekvoorzieningen behoren
tot de mogelijkheden die de werknemer en de organisatie kunnen ondersteunen.
Gedacht wordt om een werkervaringsplaats te creëren waarbij medewerkers met een
arbeidsbeperking gedurende een periode van 1-2 jaar werkervaring kunnen opdoen en dan door
kunnen groeien naar een andere functie of een andere organisatie.
Andere opties in kader van participatiewet
Naast de inventarisatie van werkzaamheden zijn ook andere opties aan de orde geweest zoals de
mogelijkheid om de huidige schoonmaak uit te besteden en het aantal uren dat met de
uitbesteding van de post aan Caparis als arbeidsplaats kan meetellen. De conclusie is dat de
uitbesteding van de schoonmaak niet in dit voorstel wordt meegenomen. Mogelijk dat op een later
moment de mogelijkheden hierin nog onderzocht kunnen worden. Het aantal uren dat wordt
uitbesteed aan de post levert ongeveer een 12,5 uur per week aan arbeidsplaats op. (ongeveer
0,50 fte)
2
Conclusies:
1. Op basis van de inventarisatie (quick scan) is het mogelijk om een structureel takenpakket
samen te stellen die geschikt (gemaakt) kan worden voor een medewerker met een
arbeidsbeperking. Deze arbeidsplaats kan minimaal voor 25,5 uur per week ingevuld
worden (1 fte).
2. De maximale loonkosten die gepaard gaan met de inzet van een nieuwe medewerker vallen
binnen de huidige loonkosten.
3. De werkzaamheden die uitgevoerd worden voldoen aan de randvoorwaarden zoals die bij
aanvang van de pilot zijn geformuleerd.
4. De uitvoering van de werkzaamheden vraagt een zekere mate van zelfstandigheid,
planning en organisatie. Structuur, regelmaat en routinewerkzaamheden zijn van belang.
Bij de selectie zal specifiek rekening gehouden moeten worden met deze competenties en
vaardigheden. Er zal in meer of mindere mate een vorm van interne en/of externe
begeleiding en/of ondersteuning nodig zijn om het werk uit te kunnen voeren.
5. Het inzetten van een medewerker met een arbeidsbeperking op deze taken betekent dat de
huidige medewerkers taken afstoten. Dit heeft consequenties voor de huidige (tijdelijke)
medewerkers in de vorm van urenverlies. Het takenpakket wijzigt maar lijkt niet ten koste
te gaan van het werkplezier, uitdaging en afwisseling van werkzaamheden.
6. Instrumenten zoals proefplaatsing, werkvoorziening, jobcoach zijn mogelijk zonder dat hier
kosten aan verbonden zijn voor de organisatie.
7. Gedacht wordt om een werkervaringsplaats aan te bieden voor medewerkers met een
arbeidsbeperking voor een periode van 1-2 jaar.
Voorstel en advies:
Op basis van bovenstaande conclusies is het voorstel om met de pilot door te gaan en te verlengen
tot uiterlijk 1 augustus 2017 om de vervolgstappen te kunnen uitwerken zoals:

Het beschrijven van een functieprofiel waarbij rekening wordt gehouden met: mate van
zelfstandigheid, vaardigheden op gebied van plannen en organiseren in relatie tot interne
en externe begeleiding.

Het beschrijven van taken, werkzaamheden en verantwoordelijkheden in een
functiebeschrijving.

Inzicht in de consequenties voor de medewerkers die nu deze taken uitvoeren (rekening
houdend met werkplezier, uitdaging en afwisseling van werkzaamheden)

Intern draagvlak creëren bij die afdelingen/teams waarvoor dit relevant is.

Opstellen van een inwerkprogramma en een vorm van begeleiding organiseren.

Arbeidsomvang en vorm van dienstverband vaststellen.

Werven van een medewerker die binnen de doelgroep van de participatiewet valt.

Voortgang bewaken en evalueren.
Op basis van een evaluatie in 2017 volgt er een advies dat zowel aan het MT als aan de OR wordt
voorgelegd. Tussentijds bestaat altijd de mogelijkheid om met de pilot te stoppen. Een evaluatie
volgt dan alsnog naar het MT en de OR.
3