Deel 3: Managementsteam - Vereniging Vlaamse Provincies

Deel 3: Managementsteam
Vernieuwing?
Het idee om binnen de provinciebesturen op ambtelijk niveau te werken met een
managementteam is niet echt nieuw. Ten tijde van de provinciewet noemde men dit overleg
de samenkomst van de diensthoofden, de staf of de directieraad.
Het nieuwe is echter dat dit overleg decretaal verankerd wordt in het provinciedecreet via
artikels 92, 93 en 94.
‘Het managementeam steunt op het zogezegd diensthoofdenmodel: dit verplicht de
provinciegriffier om met de onderscheiden diensthoofden regelmatig overleg te plegen bij de
uitoefening van zijn voorbereidende taken (zie verder).’ (uit Gemeente- en provinciedecreet,
2006, die Keure, p.85)
De betrokken artikels uit het provinciedecreet geven tevens een antwoord op enkele
belangrijke vragen met betrekking tot de werking van het managementteam:
Hoe is het managementteam samengesteld?
Volgens art. 92 bestaat het managementteam uit de provinciegriffier, de financieel beheerder
en desgevallend personeelsleden die andere functies vervullen waaraan het organogram het
lidmaatschap van het managementteam verbindt. ‘De eenheid van bestuur wordt nu
gewaarborgd door de provinciegriffier alsook door het managementteam’ (idem, p.87).
In de omzendbrief van 1 december 2006 (BS 10 januari 2007) wordt gesteld dat, rekening
houdend met de taakstelling van het managementteam, het goed zou zijn indien de
belangrijkste diensthoofden deel zouden uitmaken van het managementteam omdat zij vaak
ook de belangrijkste budgethouders zijn. Ook niet-leidinggevende personeelsleden kunnen lid
zijn van het managementteam. Hierbij kan gedacht worden aan stafmedewerkers die een
belangrijke bijdrage kunnen leveren aan de beleidsvoorbereiding en –uitvoering. Naast de
officiële samenstelling kan er tijdens vergaderingen beroep gedaan worden op andere
personeelsleden.
In de omzendbrief wordt duidelijk gesteld dat het managementteam een ambtelijk orgaan is.
‘Politieke mandatarissen kunnen er geen deel van uitmaken. Uiteraard staat het de
provinciebesturen vrij periodiek overleg te organiseren tussen het managementteam en
bijvoorbeeld de leden van de deputatie.’
Rol van de provincieraad
Het personeelsorganogram wordt krachtens art. 43 van het provinciedecreet vastgelegd door
de provincieraad. De provincieraad is bevoegd voor de aanstelling en het ontslag van de leden
van het managementteam. Ter informatie: andere personeelsleden worden krachtens art. 57,
§3 en art. 102 van het provinciedecreet aangesteld of ontslagen door de deputatie tenzij de
deputatie deze bevoegdheid delegeert aan de provinciegriffier.
De provincieraad treedt tevens ten opzichte van de leden van het managementteam op als
tuchtoverheid.
Hoe werkt het managementteam?
Art. 93 van het provinciedecreet bepaalt dat de provinciegriffier de voorzitter is van het
managementteam. Ook dit is evident omdat de provinciegriffier via art. 83 hoofd is van het
provinciepersoneel. De omzendbrief van 1 december 2006 stelt dat ‘het wenselijk is dat het
managementteam een huishoudelijk reglement aanneemt en dat er uiteraard verslagen van de
beraadslagingen worden opgemaakt.’
Art. 94 stelt dat het managementteam de coördinatie van de provinciale diensten bij de
beleidsvoorbereiding, de beleidsuitvoering en de beleidsevaluatie ondersteunt. Het
managementteam bewaakt daarenboven de eenheid in de werking, de kwaliteit van de
organisatie en de werking van de provinciale diensten alsook de interne communicatie.
In bepaalde aangelegenheden wordt ‘overleg’ in het managementteam expliciet opgelegd door
het provinciedecreet. Enkele voorbeelden zijn: ‘De provinciegriffier en de financieel
beheerder treden in overleg met het managementteam om de voorontwerpen van documenten
voor te bereiden met betrekking tot het personeelsbeleid, het meerjarenplan en het budget en
om het intern controlesysteem te ontwerpen.’ (uit Praktisch handboek voor Provincierecht,
2006, die Keure, p. 243)
Concreet uitgewerkt:



In art. 89 worden enkele financiële documenten opgesomd die de financieel beheerder
dient op te stellen onder de functionele leiding van de provinciegriffier en in overleg
met het managementteam;
In art. 84 wordt gesteld dat de provinciegriffier namens het managementteam een
afsprakennota afsluit met de deputatie. In hetzelfde artikel wordt eveneens vermeld dat
de provinciegriffier bepaalde documenten dient voor te bereiden in overleg met het
managementteam;
In art. 96 wordt gesteld dat de provinciegriffier het interne controlesysteem vaststelt na
overleg met het managementteam (zie deel 2 ‘interne controle’)