Deel 2: Interne controle - Vereniging Vlaamse Provincies

Deel 2: Interne controle
Vernieuwing
Niettegenstaande dat er reeds vroeger controlesystemen bestonden in de gang van zaken van
de administratie is de verplichte organisatie van een intern controlesysteem binnen de
provinciale organisatie ongetwijfeld een belangrijke managementuitdaging.
Juist omwille van het vernieuwend karakter is terecht door het Vlaamse Parlement de
invoering van het controlesysteem op basis van het decreet van 22 december 2006 (BS
29/12/06) uitgesteld tot 1 oktober 2007. De provinciebesturen hebben dus nog enige tijd om
hun controlesystemen uit te werken. Zij zijn er echter al volop mee bezig (zie verder: de
praktijk).
Wat houdt een systeem van interne controle in?
Doelstelling
In het boek ‘Gemeente- en provinciedecreet’ (die Keure, 2006, J. Dujardin e.a., p. 110) wordt
het volgende gesteld: ‘Een eenduidige definitie van wat interne controlesysteem is, is er niet.
Het heeft veel gemeen met een goed risico-beheer.’
Een definitie van interne controle kan als volgt worden geformuleerd:
‘Interne controle heeft betrekking op alle aspecten van een organisatie:





personeelsleden, processen en structuren;
het heeft geen additioneel karakter maar is daarentegen wel een strategisch basiselement;
het omvat de eigenschappen van een goed beheer;
het lukt of mislukt op basis van het belang dat de mensen hechten aan het systeem;
interne controle is een instrument dat bijdraagt tot het bereiken van de doelstellingen en de
missie van de organisatie.’
In artikel 95 van het provinciedecreet wordt gesteld dat de provinciebesturen verplicht zijn om
een intern controlesysteem uit te bouwen. Het desbetreffende artikel omschrijft wat onder
interne controle dient verstaan te worden, namelijk een geheel van maatregelen en procedures
die onderworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen over:






het bereiken van de beoogde operationele en tactische doelstellingen (de strategische
doelstellingen vallen er min of meer buiten omdat zij vallen onder de verantwoordelijkheid
van de beleidsvoerders. Interne controle richt zich immers meer naar ‘het beheer’ dan naar
‘het beleid’);
het naleven van de wetgeving en de daaraan verbonden procedures;
de beschikbaarheid van betrouwbare informatie inzake financiën en het beheer van
goederen;
het efficiënt en economisch gebruik van middelen;
de bescherming van activa;
het voorkomen van fraude.
Op basis van artikel 96 van het provinciedecreet heeft de provinciegriffier een belangrijke
opdracht met betrekking tot de opmaak en de werking van het intern controlesysteem. De
provinciegriffier stelt het intern controlesysteem vast in overleg met het managementteam.
Het controlesysteem wordt verder ter goedkeuring voorgelegd aan de provincieraad.
‘De goedkeuring moet eerder worden gezien als een soort van toezicht op de
provinciegriffier.’ (Idem, p. 116)
‘Het interne controlesysteem bepaalt op welke wijze de interne controle wordt georganiseerd,
met inbegrip van de te nemen controlemaatregelen en –procedures en de aanwijzing van de
personeelsleden die ervoor verantwoordelijk zijn, en de rapporteringsverplichtingen van de
personeelsleden die bij het systeem van interne controle betrokken zijn.’ (art. 96§2 PD).
Daarnaast staat de provinciegriffier in voor de organisatie van de werking van het
controlesysteem en brengt hij/zij het personeel ervan op de hoogte. Jaarlijks rapporteert de
provinciegriffier aan de deputatie en de provincieraad over de werking van het intern
controlesysteem (art. 97 PD).
Welk systeem is van toepassing?
Op de markt bestaan er verschillende bruikbare systemen. Toch springt er één uit, namelijk
het COSO-model. Wat houdt dit model in?
‘In 1992 ontwikkelde COSO ‘the Committee of Sponsoring Organisation of the Treadway
Commission’ (groepering van alle belangrijke beroepsorganisaties op vlak van accountancy,
bedrijfsrevisie en audit) een model om interne controle op te zetten en te evalueren. Zie
www.coso.org.
Het COSO-model definieert daarbij interne controle als een proces dat door de Raad van
Beheer, het management en het ander personeel van een organisatie opgezet en doorlopen
wordt met de bedoeling om redelijke zekerheid te verschaffen omtrent het bereiken van de
doelstellingen in de volgende categorieën:



effectiviteit en efficiëntie van de beleidsuitvoering (acties, projecten,...);
betrouwbaarheid van de financiële rapportage;
overeenstemming met de toepasselijke wetgeving en procedures.’
(uit: Nota Caroline Declerck, directeur West-Vlaanderen, 2006)
Hoe bereiden de provinciebesturen zich voor?
Om vanaf 1 oktober 2007 te kunnen beschikken over een intern controlesysteem hebben de
provincies een openbare aanbesteding uitgeschreven om zich te laten begeleiden in het
opzetten van een intern controlesysteem. De aanbesteding wordt ingedeeld in twee percelen:
Perceel 1 - Intern controlesysteem met drie modules:



Module 1: opleiding van de personen die zich in de provincies rechtstreeks zullen bezig
houden met interne controle
Module 2: begeleiding om het theoretisch COSO-model om te zetten in de praktijk van elke
provincie
Module 3: verder verfijnen van de risico-analyse door de begeleiding ervan
Perceel 2 - Begeleiding bij het opmaken van de strategische nota en het omzetten van
strategische doelstellingen in tactische en operationele doelstellingen, acties en
resultaatindicatoren waarop dan verder het interne controlesysteem kan toegepast worden.
Bedoeling is eind juni 2007 de offerte te kunnen toewijzen.