Documentaire Informatievoorziening (DIV )

Documentaire
InformatieVernieuwing:
Wat betekent het voor de DIV-ver?
Documentaire Informatievoorziening
(DIV )
Carolien Schönfeld
‘het proces van comunicatie door middel van
documenten heet documentaire
informatievoorziening: dit begrip impliceert dus
papieren en digitale documenten, zowel teksten als
financiële, meet- en regelgegevens en afbeeldingen’
(Den Teuling, archieflexicon voor Nederland en
Vlaanderen)
25 juni digitaal archiefbeheer in de
praktijk
Documentaire Informatievoorziening
(DIV )
25 juni digitaal archiefbeheer in de
praktijk
de afdeling Documentaire
Informatievoorziening
(DIV)
25 juni digitaal archiefbeheer in de
praktijk
3
Digitale Ontwikkelingen en
Documentaire Informatievoorziening
(DIV )
25 juni digitaal archiefbeheer in de
praktijk
2
z Centraal punt in de organisatie waar fysieke en
digitale documenten worden ontvangen,
gedistribueerd, verzonden en gearchiveerd
z Coördinatiepunt voor het gedecentraliseerd gebruik
van het documentaire informatiesysteem
z Adviseren bij gebruik, schonen en afstoten naar de
afdeling DIV van op locatie geplaatste archieven
z Belast met uitvoering en coördinatie in wettelijk kader
z het geheel van handelingen, samenhangend
met de inrichting en het beheer van
informatiesystemen en informatie;
(besluit informatiebeheer Gemeente Amsterdam,
1997)
Van papier
Van relatief tastbaar
Van één ‘postbus’
25 juni digitaal archiefbeheer in de
praktijk
1
4
Documentaire Informatievoorziening
(DIV)
van……
….naar
naar digitaal
naar virtueel
naar…………..
5
25 juni digitaal archiefbeheer in de
praktijk
6
1
Documentaire Informatievoorziening
(DIV)
van…..
Documentaire Informatievoorziening
(DIV)
….naar
van…..
25 juni digitaal archiefbeheer in de
praktijk
van…..
25 juni digitaal archiefbeheer in de
praktijk
7
Documentaire Informatievoorziening
(DIV)
van…..
25 juni digitaal archiefbeheer in de
praktijk
10
Verbetering van de
Omloopsnelheid
Voordelen digitale ontwikkelingen
voor DIV:
• de omloopsnelheid en
• de toegankelijkheid van de documenten
….naar
25 juni digitaal archiefbeheer in de
praktijk
9
1. Documenten worden digitaal gecreëerd
2. en we kunnen van de eigenschappen van
ICT gebruik maken voor verbetering van:
8
Documentaire Informatievoorziening
(DIV)
….naar
Vroeger:
• postkarretje
• eindeloos
fotokopiëren
Nu:
• de beheersing van de documenten en de –
stroom
25 juni digitaal archiefbeheer in de
praktijk
….naar
11
• e-mail
• en opslag op de
server en/of intranet,
toegankelijk voor alle
geautoriseerden
25 juni digitaal archiefbeheer in de
praktijk
12
2
Toegankelijkheid
van de documenten:
Beheersing van documenten en
documentenstroom
Vroeger:
Vroeger:
• volledig afhankelijk
van tabjes en
metadata..
• Het papieren document werd alleen gevolgd
in het registratiesysteem op basis van de
informatie van de bewerker
Nu:
• voor digitale
documenten is fulltext zoeken mogelijk,
maar ook verfijnder
zoeken! máár:
• Metadata blijven van
cruciaal belang!
25 juni digitaal archiefbeheer in de
praktijk
Nu:
• In ‘workflow’- systemen kan op basis van de
feitelijke stand van zaken vastgesteld
worden waar het document (en de
verwerking ervan) zich bevindt.
Uitdagingen digitale ontwikkelingen
voor DIV:
• Hoe houden we overzicht wáár die
documenten zich bevinden?
• Wat is het origineel: papier of digitaal?
• en hoe gaan we duurzaam bewaren?
1
25 juni digitaal archiefbeheer in de
praktijk
2
Wat is de positionering van de DIVafdelingen?
Wat wordt er wel en niet van hen
verwacht op het gebied van de
informatievoorziening?
Welke partners heeft DIV als het om
interne samenwerking gaat?
25 juni digitaal archiefbeheer in de
praktijk
Wat komt wel/niet bij DIV? Overzicht?
Bemensing van de afdeling DIV
Wat te doen met E-mail? Archiveren? en
Wordt het e-mail-verkeer met burgers beheerst?
Wat voor PRS, DIS/DMS of RMA te kiezen?
Inkomende post scannen? Waarom en hoe?
De schijven van de medewerkers..?
Niet-tekstbestanden?
Transparantie dossiers, digitaal en/of papier?
Digitale bewaring: hoe doe je dat?
15
Positionering DIV: wat komt
wel/niet bij DIV?
14
..en nu vanuit de DIV -afdeling gezien:
de Toptien aan uitdagingen….
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Documenten worden digitaal gecreëerd,
dus:
25 juni digitaal archiefbeheer in de
praktijk
25 juni digitaal archiefbeheer in de
praktijk
13
16
Formatie van DIV: nu en in
de toekomst
Zijn de medewerkers van DIV-afdelingen
goed uitgerust, ook wat betreft scholing
en opleiding, om de digitale
ontwikkelingen het hoofd te bieden?
Wat gaan de digitale ontwikkelingen
betekenen voor het vak en voor de
formatie van de afdeling?
17
25 juni digitaal archiefbeheer in de
praktijk
18
3
3
E-mail-archiveren
4 PRS, DIS, DMS, RKS...
Wat is de status van elektronische post?
Protocol: formeel vs informeel, eventuele
disclaimer, waar mag elektronische post
voor worden gebruikt?
Hoe zorg je dat medewerkers zich
aan protocol houden?
Hoe archiveer je e-mail?
25 juni digitaal archiefbeheer in de
praktijk
5
Wat zijn verschillen cq overeenkomsten PRS,
DIS, DMS , RKS, en
In welke situatie past welk systeem het beste?
Is er een groeipad mogelijk van het ene naar
het andere systeem?
6
Scannen??
Inleiding: wat is scannen, waarom doe je het,
en wát scan je wel/niet?
Wat voor technieken zijn er?
Beleg je het scanproces centraal of decentraal
in de organisatie?
Archivering: archiveer je het origineel of het
digitale image?
25 juni digitaal archiefbeheer in de
praktijk
21
7 Domein van de medewerkers
en van de organisatie
20
Website: de achterkant
Wie maken er websites, wat is de
betrokkenheid van DIV? Wie zit ‘erachter’
om de poststroom op te vangen en te
routeren?
Wie moet zorgen voor bewaring? Hoe bewaar
je?
Hoe bewaak je de afhandeling?
Wat wordt er van DIV verwacht in het kader
van ‘E-Government’?
25 juni digitaal archiefbeheer in de
praktijk
22
8 Niet-tekst-bestanden
Wat voor niet-tekstbestanden (met name
foto’s, CAD/CAM) zijn er in de organisatie,
en welke kunnen we nog verwachten…: bijv.
geluid?
Hoe doe je de dossiervorming?
anders dan tekstbestanden?
Archivering: hoe doe je dat?
Wat doen de medewerkers eigenlijk op hun
schijven cq deel van de schijf?
Moet je richtlijnen geven en zo ja,
welke?
Wat gebeurt er als een medewerker
vertrekt?
Archivering: hoe doe je dat?
25 juni digitaal archiefbeheer in de
praktijk
25 juni digitaal archiefbeheer in de
praktijk
19
23
25 juni digitaal archiefbeheer in de
praktijk
24
4
9
’Hybride’ dossiers
10 ’Korte’-termijn bewaring: 20 jr.
Hoe bereiken we transparantie tussen de
verschillende opslagmedia (papier, digitaal)?
Wat zijn daarvan de gevolgen voor
dossiervorming en archivering?
25 juni digitaal archiefbeheer in de
praktijk
25
Toptien:
Hoe krijg je een overzicht van archiefbescheiden
(papier en digitaal)?
Hoe volg je de vigerende wet- en regelgeving (zgn.
Nieuwe Regelingen uit 2001), maw
Hoe zorg je ervoor dat de archiefbescheiden zo lang
toegankelijk blijven en
Hoe zorg je ervoor dat de
permanent-te-bewaren bescheiden
overgebracht worden conform
wet- en regelgeving?
25 juni digitaal archiefbeheer in de
praktijk
26
www.digidiv.nl
1 Wat komt wel/niet bij DIV? Overzicht?
2 Bemensing van de afdeling DIV
3 Wat te doen met E-mail? Archiveren? en
4 Wordt het e-mail-verkeer met burgers beheerst?
5 Wat voor PRS, DIS/DMS of RMA te kiezen?
6 Inkomende post scannen? Waarom en hoe?
7 De schijven van de medewerkers...
8 Niet-tekstbestanden:
9 Transparantie dossiers, digitaal en/of papier?
10 Digitale bewaring: hoe doe je dat?
25 juni digitaal archiefbeheer in de
praktijk
27
www.digidiv.nl
25 juni digitaal archiefbeheer in de
praktijk
28
Wat komt wel/niet bij DIV?
Hoe hou je overzicht?
Rol van DIV is juist, overzicht te krijgen,
te hebben en te houden…..
Hoe krijg je dat?
Wat doe je als je het niet krijgt?
25 juni digitaal archiefbeheer in de
praktijk
29
25 juni digitaal archiefbeheer in de
praktijk
30
5
Bemensing van DIV in de toekomst:
Bemensing DIV in de toekomst-1Sommige routinematige handelingen van DIV
verdwijnen heel geleidelijk: postdistributie,
maar ook ordenen, selecteren en vernietigen
van documenten die gecreëerd worden uit
routinematige processen: bv vergunningen…..
Die handelingen worden dus overgenomen door
de geautomatiseerde informatiesystemen
zelf, bijvoorbeeld door het
‘Vergunningensysteem’; op basis van door
mensen aangemaakte metadata.
Verschil tussen verwerking van:
1. Routinematige documenten: in
Workflowmanagementsystemen
(Werkstroombeheersing: WFM)
2. Niet-routinematige documenten: in
mappenstructuur (belang van
metadata!), gedeelde dossiers.
25 juni digitaal archiefbeheer in de
praktijk
31
25 juni digitaal archiefbeheer in de
praktijk
32
25 juni digitaal archiefbeheer in de
praktijk
34
Bemensing DIV in de toekomst -2 Wat echter NIET verdwijnt:
Het aangeven van metadata voor de
dossier- en archiefvorming, zowel bij
• routinematige processen, als bij
• niet-routinematige processen, zoals
projecten en beleidsvorming…..
25 juni digitaal archiefbeheer in de
praktijk
33
Document of Record
Management Systeem
Bemensing DIV in de toekomst
is de paraplu over:
‘Vergunningen
’-systeem
Mappenstructuur
tav beleid
Raads-,
college en
commissie
stukken
Een ‘bak’
“later te
sorteren”
Enz...
• DIV heeft het supremaat op de ordening:
moet dus overzicht hebben over alle
processen en de archiefbescheiden die
daaruit voortvloeien…….
• Vergt dus hoge kwaliteit DIV-vers…..of
moet het een Informatiemanager zijn?
• DIV, Communicatie, I&A: een
nauwluisterend samenspel……..!
structuur conform Documentair StructuurPlan (DSP)
25 juni digitaal archiefbeheer in de
praktijk
35
25 juni digitaal archiefbeheer in de
praktijk
36
6
Mogelijke lange-termijn
oplossingen voor de
vervangingsproblematiek
Digitale Duurzaamheid & de
(nieuwe) Regeling
- Geordende en toegankelijke
z ‘Standaard’formats mbv een viewer
(PDF/Adobe), mbv invoegen van XML-codes:
soort ‘DNA’ voor computerbestanden…..
z Moet door de INDUSTRIE ontwikkeld worden;
Amsterdam is in deze problematiek maar een
soort Calimero…………..
z Maar voorlopig volgen we DAVID…..
staat archiefbescheiden
(ex artikel 12 van het
Archiefbesluit)
25 juni digitaal archiefbeheer in de
praktijk
37
geordende en toegankelijke staat
archiefbescheiden - 1 -
z mbv EDDA inventariseren en beheersen:
y welke bestanden zijn er?
y Van welke apparatuur en programmatuur en versies maken ze gebruik?
39
Regeling
z ‘Ministeriële’ Regeling (van de
Staatssecretaris), geldt dus voor alle
overheden
z trad per 1 januari 2002 gefaseerd in
werking
25 juni digitaal archiefbeheer in de
praktijk
40
Regeling
geordende en toegankelijke staat
archiefbescheiden - 2 -
geordende en toegankelijke staat
archiefbescheiden- 3 -
z Uitwerking van artikel 12 van het
Archiefbesluit 1995 (‘duurzaamheid,
ordening en toegankelijkheid van
archiefbescheiden’)
z maar is wel erg toegespitst op digitale
bestanden
25 juni digitaal archiefbeheer in de
praktijk
38
Regeling
Van belang in ieder geval:
25 juni digitaal archiefbeheer in de
praktijk
25 juni digitaal archiefbeheer in de
praktijk
z (art.2) : (van elk…..dient t.a.t. te worden
vastgelegd)
y inhoud, structuur en vorm bij het ontstaan,
eea voor zover i., s. en v. kenbaar moesten
zijn voor de uitvoering van het bepaalde
werkproces;
y tijdstip, taak,
y samenhang met andere archiefbescheiden
van het overheidsorgaan
41
25 juni digitaal archiefbeheer in de
praktijk
42
7
Regeling
geordende en toegankelijke staat
archiefbescheiden – 4 z (art.3) : de zorgdrager draagt zorg dat elk
onder hem ressorterend overheidsorgaan
beschikt over (….) overzicht gebaseerd op
het (….) geldende documentair
structuurplan
z documentair structuurplan (dsp):
‘het systematische overzicht van de onder
een hoofd van dienst berustende
archiefbestanden, de wijze waarop deze
bestanden gestructureerd en toegankelijk
zijn, de vernietigingstermijnen voor
onderscheiden archiefbescheiden,
alsmede de interne regels betreffende de
aanverwante werkzaamheden’
y bron: prof. Ketelaar, BZK
25 juni digitaal archiefbeheer in de
praktijk
43
Doel van DSP..
z Alle informatie dwz: alle gestructureerde
en ongestructureerde informatie.
z Gestructureerde informatie: informatie die
vastgelegd is in systemen, zoals BWT+,
GBA, et cetera
z Ongestructureerde informatie:
documenten aangemaakt met het Officepakket: Word, Excel of Powerpoint
45
25 juni digitaal archiefbeheer in de
praktijk
46
Regeling
Regeling
geordende en toegankelijke staat
archiefbescheiden – 5 -
geordende en toegankelijke staat
archiefbescheiden – 5 z (art.6) : Digitale archiefbescheiden
dienen, uiterlijk (…..) , te worden
opgeslagen volgens de volgende
standaarden:
25 juni digitaal archiefbeheer in de
praktijk
44
Begrippen
z Overzicht van alle beschikbare informatie
in de organisatie om taak DIV beter te
kunnen uitvoeren.
z
25 juni digitaal archiefbeheer in de
praktijk
25 juni digitaal archiefbeheer in de
praktijk
z (art.6) : Digitale archiefbescheiden
dienen, uiterlijk (…..) , te worden
opgeslagen volgens de volgende
standaarden:
47
25 juni digitaal archiefbeheer in de
praktijk
48
8
Regeling
Regeling
geordende en toegankelijke staat
archiefbescheiden – 6 z (art.6) : (standaards voor:)
y
y
y
y
y
geordende en toegankelijke staat
archiefbescheiden – 7 -
character sets (bv: ASCII of Unicode)
tekstbestanden bv PDF , SGML, XML + stylesheet
CAD/CAM (PDF, tiff of STEP)
images, bitmap (PDF, ev. met compressie)
databases (ASCII, documenatie liefst XML,
queries in SQL, incl compleet logisch
datamodel met beschrijving van de entiteiten)
25 juni digitaal archiefbeheer in de
praktijk
49
Regeling
50
z ‘Effectieve Digitale
Duurzaamheid Amsterdam’
(EDDA)
y In belang van DIV en
y In belang van archiefbewaarplaats
z (art. 9) De zorgdrager draagt zorg voor het
vastleggen en de bewaring van tenminste de
volgende gegevens: (………….)
z HET OVERZICHT…
51
Overzicht volgens art. 2 en 9
-1 -
25 juni digitaal archiefbeheer in de
praktijk
52
EDDA is goed voor twee dingen:
A Het ‘bijdragen aan een oplossing’
van de digitale
BEWAARPROBLEMATIEK;
z gebaseerd op DSP…maar ook een
beetje een aanloop naar een DSP
z omdat: informatiesystemen al heel
veel archiefbescheiden ‘aanwijzen’!!
z ….maar eigenlijk is een ‘top/down’
benadering volgens ‘processen’
beter!!
25 juni digitaal archiefbeheer in de
praktijk
25 juni digitaal archiefbeheer in de
praktijk
Overzicht volgens art. 2 en 9
-1 -
geordende en toegankelijke staat
archiefbescheiden – 8 -
25 juni digitaal archiefbeheer in de
praktijk
z (art. 7) De ordening en toegankelijkheid van de
archiefbescheiden, zoals gerealiseerd door middel
van toepassingsprogrammatuur, maken
onverbrekelijk onderdeel uit van de
archiefbescheiden waarop ze betrekking hebben.
B Het ondersteunen van OVERZICHT
over de archieven, digitaal en papier
53
25 juni digitaal archiefbeheer in de
praktijk
54
9
Maar nu eerst: over wat voor soort
bestanden en archieven praten we
eigenlijk?
Overzicht volgens art. 2 en 9
-3 z Informatiesystemen (of: applicaties)
z Een stadsdeel als voorbeeld………
personeelsinformatie, financieel, leerlingregistratie, bouw- en woningtoezicht…..
In EDDA vast te leggen:
1 Naam, doelen/functies
2 Gegevensomschrijving, classificatie en
waardering
3 Output (als die er is) en waardering
25 juni digitaal archiefbeheer in de
praktijk
25 juni digitaal archiefbeheer in de
praktijk
25 juni digitaal archiefbeheer in de
praktijk
EDDA
EDDA
y kan je zien….
y staan al vaak in overzicht van de
systeembeheerder…..
y hebben namen……
z Vandaar dat EDDA informatiesystemen en
niet processen als ingang neemt!
55
25 juni digitaal archiefbeheer in de
praktijk
57
25 juni digitaal archiefbeheer in de
praktijk
59
25 juni digitaal archiefbeheer in de
praktijk
56
EDDA
58
60
10
Terug naar de archiefbewaarplaats….
25 juni digitaal archiefbeheer in de
praktijk
EDDA
61
25 juni digitaal archiefbeheer in de
praktijk
62
Digital archive of the Bureau Year 2000
Digitaal Depot van Gemeentearchief
Amsterdam
Wat zit er al in?
………tot nu toe vooral digitale reproducties van
archieven/collecties:
- de al bestaande bestanden van de Doopboeken,
Huiszittenhuizen, de Gezinskaarten, de Marktkaarten, het
kaartenboek, de eigen fotografen, de Beeldbank etc.
……..in de nabije toekomst:
- Projectbureau 2000
- Bestanden van O&S
- Digitale kaart van Amsterdam
- Amsterdam.nl en alle andere websites!!!
25 juni digitaal archiefbeheer in de
praktijk
63
Tasks of the Bureau Year 2000
• Keep intact the municipal services
• Guarantee the safe and orderly functioning of the municipal
society
Activities of the Bureau Year 2000
• Give a clear insight about how the problems are tackled by
the municipal official organisations in Amsterdam
• Coördinate the activities of these organisations
• Stimulate and facilitate this activities
• Avert economic and social disruption in Amsterdam
• Realise and stimulate communication
11
Documents in the digital archive:
Documents in the paper archive
• Text (99 %)
•
•
•Text
•Word- + WP-files
•E-mails
•Scanned texts
Schemes
Sheets
Stored in:
Maps, sorted out per subject
•Spreadsheets
•Databases
•Powerpoint-presentations
•Pictures
•Photo’s
•Ground-plans
•Tools
•Graphics
•Websites
•E-zines
Digital archive of the Bureau Year 2000
Digital documents stored:
Criss-cross in countless (sub) directories
Digital archive of the Bureau Year 2000
Digital documents stored:
Criss-cross in countless (sub) directories
Digital archive of the Bureau Year 2000
Digital documents stored:
Criss-cross in countless (sub) directories
12
Digital archive of the Bureau Year 2000
Digital archive of the Bureau Year 2000
Digital archive of the Bureau Year 2000
Digital archive of the Bureau Year 2000
Digital documents stored:
Digital documents stored:
Criss-cross in countless (sub) directories
Criss-cross in countless (sub) directories
•
Data of digital files tobe recorded
Digital vs paper:
• Accessibility
• Preservation
• Recording data
• Category (database, spreadsheet, etc.)
• Date/time of storage
• Platform
- Computer: sort, name, version, processor, mhz,
monitor
- Operating System
• Software
- Name
- Version
- Date
- Format
• Documentation
13
Digital archive of the Bureau Year 2000
Digital archive of the Bureau Year 2000
Plan:
Other files:
CD’s copied to hard-disk
Text-files:
Already in the paper archive?
Documents transferred to new directories
Directory-structure based on inventory
No:
Storage on CD-ROMS
printed version added to the paper archive
electronic versions not utilized
Files added to inventory
Vragen?...................
25 juni digitaal archiefbeheer in de
praktijk
81
14