communication de données à caractère personnel

MEDEDELING AAN DERDEN VAN PERSOONSGEVENS UIT HET REPERTORIUM
VAN DE DIENST INSCHRIJVINGEN VAN DE DIV
A. ENKELE NUTTIGE DEFINITIES
Hierna volgen enkele nuttige termen zoals deze zijn gedefinieerd in de wet tot bescherming
van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens
(8/12/1992):
 CBPL (Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer):
onafhankelijk controleorgaan dat de opdracht heeft om erop toe te zien dat
persoonsgegevens niet worden gebruikt op een manier die strijdig is met de wet. De
Commissie heeft ook de opdracht om te antwoorden op informatieaanvragen en om de
klachten die bij haar worden ingediend, te behandelen.
 SCFO (Sectoraal Comité voor de Federale Overheid): orgaan dat krachtens de
privacywet binnen de CBPL is opgericht. Dit comité is belast met de uitvoering van de
nodige expertises voor de implementatie van, en het toezicht op de stroom van
persoonsgegevens die via elektronische weg binnen de federale overheid worden
uitgewisseld.
 Persoonsgegevens: iedere informatie betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare
natuurlijke persoon, welke door de voornoemde wet de“betrokkene” wordt genoemd; als
identificeerbaar wordt beschouwd een persoon die direct of indirect kan worden
geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificatienummer of van één of meer
specifieke elementen die kenmerkend zijn voor zijn of haar fysieke, fysiologische,
psychische, economische, culturele of sociale identiteit (het kan gaan om de naam van
een persoon, om een telefoonnummer, om een code, om een e-mailadres, om een
chassisnummer, om een rijksregisternummer, enz.).
 Verwerking: elke bewerking of elk geheel van bewerkingen met betrekking tot
persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd met behulp van geautomatiseerde procédés,
zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen,
raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op
enigerlei andere wijze ter beschikking stellen, samenbrengen, met elkaar in verband
brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van persoonsgegevens (in
deze context moet het beheer van het voertuigenrepertorium door de dienst
Inschrijvingen van de DIV worden beschouwd als een verwerking van
persoonsgegevens).
 Bestand: elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens die volgens bepaalde criteria
toegankelijk zijn, ongeacht of dit geheel gecentraliseerd dan wel gedecentraliseerd is of
verspreid op een functioneel of geografisch bepaalde wijze (zo is ook het repertorium van
de dienst Inschrijvingen van de DIV een bestand).
 Verantwoordelijke voor de verwerking: de natuurlijke of rechtspersoon, de feitelijke
vereniging of het openbaar bestuur die/dat alleen of samen met anderen het doel en de
middelen voor de verwerking van persoonsgegevens bepaalt. Indien het doel en de
middelen voor de verwerking door of krachtens een wet, een decreet of een ordonnantie
zijn bepaald, is de verantwoordelijke voor de verwerking de natuurlijke persoon, de
rechtspersoon, de feitelijke vereniging of het openbaar bestuur die/dat door of krachtens
deze wet, dit decreet of deze ordonnantie als de voor de verwerking verantwoordelijke
wordt aangewezen (op deze wijze is de DIV de verantwoordelijke voor de verwerking
van persoonsgegevens).
 Verwerker: de natuurlijke persoon, de rechtspersoon, de feitelijke vereniging of het
openbaar bestuur die ten behoeve van de voor de verwerking verantwoordelijke
persoonsgegevens verwerkt, met uitsluiting van de personen die onder rechtstreeks gezag
van de verantwoordelijke voor de verwerking gemachtigd zijn om de gegevens te
verwerken (zo is de IT-dienst een verwerker van de DIV).
 Derden: de natuurlijke persoon, de rechtspersoon, de feitelijke vereniging of het
openbaar bestuur, niet zijnde de betrokkene, noch de verantwoordelijke voor de
verwerking, noch de verwerker, noch de personen die onder rechtstreeks gezag van de
verantwoordelijke of de verwerker gemachtigd zijn om de gegevens te verwerken (zo
zijn de ontvangers van persoonsgegevens uit het bestand van de dienst Inschrijvingen van
de DIV, zoals bijvoorbeeld de gemeenten, derden).
 Ontvanger: de natuurlijke persoon, de rechtspersoon, de feitelijke vereniging of het
openbaar bestuur, aan wie de gegevens worden meegedeeld, ongeacht of het al dan niet
een derde betreft (zo zijn bijvoorbeeld de gemeenten die persoonsgegevens uit het
bestand van de dienst Inschrijvingen van de DIV ontvangen, ook ontvangers); de
administratieve of gerechtelijke instanties aan wie gegevens kunnen worden meegedeeld
in het kader van een bijzondere onderzoeksprocedure worden evenwel niet als ontvangers
beschouwd.
 Toestemming van de betrokkene: elke vrije, specifieke en op informatie berustende
wilsuiting, waarmee de betrokkene of zijn wettelijke vertegenwoordiger aanvaardt dat
persoonsgegevens betreffende de betrokkene worden verwerkt (zo is de houder van een
inschrijvingsbewijs van een voertuig een betrokkene ten aanzien van de verwerking van
zijn persoonsgegevens).
B. DE PROCEDURE
1. De instelling die toegang wil krijgen tot het bestand van de dienst Inschrijvingen van de
DIV moet de onderstaande documenten invullen en terugsturen naar de Commissie voor
de bescherming van de persoonlijke levenssfeer (Hoogstraat 139, 1000 Brussel):
o het formulier "Machtigingsaanvraag voor het implementeren van een
elektronische mededeling van persoonsgegevens";
o het formulier "Evaluatieformulier in te vullen door elke aanvrager van een
elektronische mededeling van persoonsgegevens afkomstig van een FOD of
een overheidsinstantie met rechtspersoonlijkheid behorende tot de federale
overheid en aangaande referentiemaatregelen voor de beveiliging van elke
verwerking van persoonsgegevens". Deze vragenlijst moet een beoordeling van
de naleving van de privacywet voor wat betreft de beveiliging van de betrokken
informaticasystemen mogelijk maken. Deze vragenlijst heeft betrekking op de
Referentiemaatregelen voor de beveiliging van elke verwerking van
persoonsgegevens die door de Commissie voor de bescherming van de
persoonlijke levenssfeer worden aanbevolen.
Deze documenten zijn beschikbaar op de website [email protected],
Onthaal > Sectorale comités > Sectoraal comité voor de federale overheid >
Machtigingsaanvraag .
2. Onder voorbehoud dat het Sectoraal Comité voor de Federale Overheid (SCFO, het
orgaan dat binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer
werd opgericht teneinde de noodzakelijke expertises uit te voeren) gunstig over de
beveiligingsmaatregelen oordeelt, zendt laatstgenoemde een bevestiging naar de
begunstigde dat deze wel degelijk beschikt over de gevraagde vergunning. Deze
bevestiging draagt de titel: "Deliberatie FO nummer + datum". Er wordt ook een kopie
van dit document naar de DIV verstuurd.
3. Zodra de DIV de kopie van de voornoemde vergunning heeft ontvangen, stuurt zij de
begunstigde van deze vergunning haar standaardmodel van de overeenkomst over de
mededeling van gegevens (vooraf opgemaakt document in twee exemplaren) samen met
een unieke en verplichte informaticalay-out toe.
4. Onder voorbehoud van de instemming van de genoemde begunstigde met de afspraken in
de door de DIV voorgestelde overeenkomst, alsook met de bepalingen van de
informaticalay-out (de begunstigde / de ontvanger maakt zijn akkoord kenbaar door
terugzending van de 2 door hem ondertekende exemplaren van de opgestelde
overeenkomst naar de DIV), start de IT-afdeling van de FOD Mobiliteit en Vervoer de
testfase van de elektronische gegevensuitwisseling op. Nadat deze testfase gunstig werd
afgerond, wordt het exemplaar van de overeenkomst betreffende de mededeling van
persoonsgegevens (dat nu door beide partijen is ondertekend) naar de medecontractant (de
begunstigde) teruggestuurd. Dankzij dit terugsturen is de overeenkomst bekrachtigd.
5. De genoemde overeenkomst wordt in de rubriek DIV van de webpagina van de FOD
Mobiliteit en Vervoer bekendgemaakt.
Opmerking:
Telkens wanneer er gegevens uit het repertorium worden meegedeeld, is de DIV (als leverancier van
persoonsgegevens) eveneens verplicht om aan het SCFO een "evaluatieformulier, in te vullen door
elke aanvrager van een elektronische mededeling van persoonsgegevens, en aangaande
referentiemaatregelen voor de beveiliging van elke verwerking van persoonsgegevens" te bezorgen.