Aan welke eisen moet het project voldoen? gotick >> projectplan
advertisement
Programma Wat is projectmatig werken? Projectfasering Projectstart Beheersfactoren: GOTICK Wat is een project ?? Wanneer een project duidelijk begin en eind helder gedefinieerd resultaat éénmalige unieke opgave, vaak met veel nieuwe elementen meerdere vakdisciplines betrokken meerdere afdelingen betrokken beperkte middelen om resultaat te bereiken politiek gevoelig grote risico's, zowel bestuurlijk als financieel R esultaat Projectmatig werken improviserend projectmatig tijd routinematig Projectfasering Initiatieffase (waarom) Waarom moet het project gedaan worden? aanleiding/probleem Definitiefase (wat) Aan welke eisen moet het project voldoen? gotick >> projectopdracht >> projectplan Realisatiefase (doen) >> uitvoering en bijsturing Beheersfase (in stand houden) overdragen aan organisatie/invoegen in dagelijkse werk.. >> afronding/overdracht Projectfasering Initiatieffase (waarom) Waarom moet het project gedaan worden? aanleiding/probleem Definitiefase (wat) Aan welke eisen moet het project voldoen? gotick >> projectopdracht >> projectplan Realisatiefase (doen) >> uitvoering en bijsturing Beheersfase (in stand houden) overdragen aan organisatie/invoegen in dagelijkse werk.. >> afronding/overdracht 7,T-PMC-02/1 8,T-PMC-02/1 9,T-PMC-02/1 10,T-PMC-02/1 11,T-PMC-02/1 12,T-PMC-02/1 13,T-PMC-02/1 14,T-PMC-02/1 15,T-PMC-02/1 Kortom: bezint eer ge begint! 16,T-PMC-02/1 Onderwerpen voor projectopdracht (initiatief fase) De uitdaging/probleemstelling benzo gebruik De aanleiding gebroken heup pt De doelstelling optimaal gebruik benzo’s Het projectresultaat (Wat is klaar als het project klaar is?) Afspraak binnen praktijk: herhaalrecepten benzo’s alleen na controle afspraak – protocol? Openstaande chronische gebruikers op consult geweest voor mogelijkheid afbouwen Onderwerpen voor projectopdracht (initiatief fase) De afbakening niet: pt met benzo’s voor psychische probl. De gebruikers PA’s, HA’en, POH’s De effecten ongewenst: ontevreden patienten, moeilijke gesprekken gewenst: tevreden pten, mtsch.verantw. voorschrijfgedrag De randvoorwaarden veiligheid gewaarborgd, training PA’s en HA’en De relaties met andere projecten andere projecten lopend in de praktijk? Rationeel voorschrijven, polyfarmacie De projectopdracht in een beeld Uitdaging Aanleiding Resultaat Relatie andere projecten Effecten Effecten Gebruiker Doelstelling Effecten 1. OPDRACHT: GESPREK - 3 groepen - kies 3 complexere projectverbeterplannen - opdrachtgever + projectteam - bespreek 9 elementen Projectfasering Initiatieffase (waarom) Waarom moet het project gedaan worden? aanleiding/probleem Definitiefase (wat) Aan welke eisen moet het project voldoen? gotick >> projectopdracht >> projectplan Realisatiefase (doen) >> uitvoering en bijsturing Beheersfase (in stand houden) overdragen aan organisatie/invoegen in dagelijkse werk.. >> afronding/overdracht Projectplan projectdefinitie fasering en activiteitenplan T G K I O C beheersplan risicoanalyse RISICOANALYSE tijd communicatie geld kwaliteit organisatie informatie Activiteitenplan - boomstructuur 1. hoofdactiviteit 1.1 activiteit 1.2.1 subactiviteit 1.2 activiteit 1.2.2 subactiviteit 1.3 activiteit 1.2.3 subactiviteit 1.4 activiteit 2.1 activiteit 0. projectresultaat 2.2.1 subactiviteit 2. hoofdactiviteit 2.2 activiteit 2.2.2 subactiviteit 3.1 activiteit 3. hoofdactiviteit 3.2 activiteit 3.3.1 subactiviteit 3.3 activiteit 3.3.2 subactiviteit 3.3.3 subactiviteit Planning projectdefinitie fasering en activiteitenplan T G K I O C risicoanalyse RISICOANALYSE tijd communicatie geld organisatie kwaliteit informatie beheersplan Tijd per activiteit en afhankelijkheid: wat moet eerst? > totale doorlooptijd 1.2.2 subactiviteit 1.1 activiteit 2.1 activiteit 3.3.2 subactiviteit 2.2.1 subactiviteit 1.3 activiteit 3.3.3 subactiviteit 1.2.3 subactiviteit 1.2.1 subactiviteit 2.2.2 subactiviteit 3.1 activiteit 3.2 activiteit 3.3.1 subactiviteit 1.4 activiteit BE GI N EI ND Fase 1 Fase 2 Fase 3 VOORBEELD De activiteitenmatrix Wie? Activiteit 1 2 3 N A B C D E Voorbeeld Resultaat van de planning PLANNING Opdracht 1. 2. Benoem projectresultaat – SMART Schrijf activiteiten op: elke act op 1 geeltje 3. 4. 5. 6. Cluster de activiteiten met subactiviteiten op flap Zet de activiteiten op een tijdlijn Bepaal de afhankelijkheid Bepaal totale doorlooptijd 10 min - Schat tijd per activiteit Stel de speling vast Bepaal wat je NIET doet: afbakening - 5 min 5 min 10 min Geld projectdefinitie fasering en activiteitenplan T G K I O C beheersplan risicoanalyse RISICOANALYSE tijd communicatie organisatie geld kwaliteit informatie Geld - budget GELD Initiatieffase Definitiefase Uitvoeringsfase Nazorg raming begroting gedetailleerde kostencalculatie en budgetregistratie financiële evaluatie, afrekening en afsluiting Begroten arbeidskosten materiaalkosten kosten van uitbesteed werk marges voor alle kosten post ‘onvoorzien’ (naast de gereserveerde gelden voor risico’s/ de risicomarge!) Kwaliteit projectdefinitie fasering en activiteitenplan T G K I O C beheersplan risicoanalyse RISICOANALYSE tijd communicatie organisatie geld kwaliteit informatie Kwaliteit Welke producten in je project hebben kwaliteitsnormen? Welke rol speel je zelf in het bewaken van de kwaliteit Kwaliteit Kwaliteitscriterium Minimale norm Beheersmaatregel Meetmethode Patientveiligheid Diabetes instellen Geaccordeerd door HA PA’s maken notitie en laten HA ondertekenen Elke maand 1 casus doornemen met POH Informatie & communicatie projectdefinitie fasering en activiteitenplan T G K I O C beheersplan risicoanalyse RISICOANALYSE tijd communicatie organisatie geld kwaliteit informatie Informatie en communicatie I: Welke projectdocumenten maak je tijdens project? projectplan praktijkverbeterplan voortgangsrapportages hoe en wanneer hou je HA op de hoogte? notulen etc. > besluitvorming: wanneer en hoe? Officiele documenten?/contracten? C: Communicatie intern organisatie en extern - wie moeten op de hoogte zijn? Collega’s binnen ghc?, verwijzers? Apotheek? doelgroep: wie merkt iets van het resultaat/de effecten etc. bv. brief aan pten? Organisatie projectdefinitie fasering en activiteitenplan T G K I O C beheersplan risicoanalyse RISICOANALYSE tijd communicatie organisatie geld kwaliteit informatie Projectorganisatie -Wie heb je allemaal nodig? -Projectassistenten? -POH’s? -Apotheek? En wat moeten zij doen? (activiteiten en aantal uren dat zij kwijt zijn) ->> met wie vorm je een projectgroep? Projectorganisatie gezondheidscentrum bv: aanpak overgewicht, multidisciplinair Stuurgroep Projectondersteuning: praktijkassistenten Communicatie: Iemand die PR doet? Opdrachtgever -Wie? Manager ghc Opdrachtnemer: Projectleider/1 HA uit 1 vd praktijken Projectteam Planning & control Teamleden: Teamleden Teamleden -POH Teamleden -Fysiotherapeut Teamleden -2 HA - dietist PLANNING Opdracht 1. 2. 3. 4. 5. 6. - - 1. 2. 3. 4. Benoem projectresultaat – SMART Schrijf activiteiten op: elke act op 1 geeltje Cluster de activiteiten met subactiviteiten op flap Zet de activiteiten op een tijdlijn Bepaal de afhankelijkheid Bepaal totale doorlooptijd Schat tijd per activiteit Stel de speling vast Bepaal wat je NIET doet: afbakening Richt projectorganisatie in Markeer besluitmomenten Bepaal budget (ivt) Bepaal communicatie/informatie Time management Dringend Belangrijk Niet belangrijk Niet dringend I II Crisis Voorzorgsmaatregelen Urgente problemen Werken aan relaties Klussen waarvoor een deadline Nieuwe mogelijkheden onderkennen geldt Planning III Interrupties, sommige telefoontjes Sommige post, sommige rapporten Sommige vergaderingen Aanstaande kwesties Aardigheden tegenover anderen IV Beuzelarijen Sommige post Sommige telefoontjes Tijdverdrijf Plezierige activiteiten
