Notulen ALV 13-09-2016

Notulen van de Algemene ledenvergadering van volleybalvereniging
HVV, gehouden op 13 september 2016
Aanwezig: 28 leden.
Afwezig m.k.: Jaap van Belzen, Rob van der Meulen, René Slump en Jan Westerbeek,
1. Opening en welkom
Rosalie heet de aanwezigen van harte welkom.
2. Vaststellen notulen d.d. 8 september 2015, zie www.hvvhattem.nl ‘Documenten
en Links’
De notulen van de ALV 8 september 2015 worden onveranderd goedgekeurd. En
ter vergadering vastgesteld.
3. Samenstelling bestuur en overige functies
- Wie doet wat?
Technische commissie; Menno Tonnis en Herman Westendorp
Jeugdcommissie; Albert Leusink en Willeke Tromp
Wedstrijdsecretariaat; Tiemen Aalbers
Activiteiten commissie; Annemiek Rook
Voorzitter; Rosalie Geerlinks
Ledenadministratie; Diny Geerlinks
Penningmeester; Geury de Vries
- Vacature voorzitter alternatieven
Rosalie heeft aangegeven na zes jaar het voorzitterschap te willen
overdragen. Ondanks dat dit al een half jaar op de site staat en zowel leden
als oud-leden gepolst zijn om deze taak op zich te nemen, is er nog geen
nieuwe voorzitter opgestaan. Er zal nu een advertentie in de Dijkpoorter
geplaatst worden. Rosalie blijft voorlopig alleen het voorzitterschap doen
en niet alle randzaken zoals presentjes kopen, organiseren van
kampioenschappen, organiseren van de schoolsportdag etc.
Ellen Slot wil deze taken op zich nemen.
(Mocht jij voorzitter willen worden meld je dan bij Rosalie!!)
- Leden sponsorcommissie; ook de sponsorcommissie zoekt versterking.
Milou Stoker meldt zich hiervoor aan.
4. Financiën
- Afsluiting seizoen 2015 – 2016; het seizoen wordt met een positief saldo
afgesloten
- Kascontrole en dechargeverlening; Ellen Slot en René Slump hebben de
financiën gecontroleerd en akkoord bevonden. De vergadering stemt in
met het verlenen van decharge aan het bestuur voor het gevoerde
financiële beleid.
- Nieuw kascommissielid aanwijzen; Tamara Weeda is bereid om volgend
jaar samen met René Slump de kascontrole op zich te nemen.
- Begroting seizoen 2016 – 2017 (zie bijlage); het te verwachten saldo is
krap. Dit komt o.a. doordat de teamgelden van heren1 €1000,- hoger
worden. Er nu trainers zijn voor dames1 en de zaalhuur hoger wordt.
De inkomsten zijn wat lager begroot omdat er wat minder leden zijn.
-
Contributie seizoen 2016 – 2017 (zie bijlage); de HVV contributie wordt
geïndexeerd met een verhoging van 1,5%. De Nevobo contributie blijft
gelijk aan vorig seizoen, ook al moet aan de bond wat meer afgedragen
worden. De contributie voor dames3 wordt gelijk getrokken aan heren2;
beide teams hebben geen trainer.
5. Sponsoring
- Sponsorcontracten; Gerrit Hoekert is bezig met het afsluiten van een
sponsorcontract voor de jeugdlijn. De sponsor wil shirts en vesten
sponsoren. De kleding blijft eigendom van de vereniging.
Er wordt nog gezocht naar sub-sponsoren die hun logo/merknaam op de
mouwtjes willen plaatsen.
De sponsorcommissie is ook bezig met het contracteren van een
bordsponsor
- Sponsor mogelijkheden; als sponsor kun je kleding, tassen etc. sponsoren,
maar natuurlijk ook borden. Weet je iemand die daarvoor “in” is? Geef dit
dan door aan de sponsorcommissie.
- Aflopende contracten; de contracten van de hoofdsponsors AH en
Berend&Slump lopen in 2017 af.
6. Activiteiten
- Overzicht activiteiten (zie bijlage) en taakverdeling; heb je vragen over de
activiteiten? Neem dan contact op met Annemiek Rook
Ellen Slot vraagt wat er voor de sponsor van Guilik gedaan is nu de BBQ
voor leden niet is doorgegaan. Er is een BBQ voor het bestuur geweest.
Daarnaast is het goed om van Guilik te vragen als je een BBQ voor je team
organiseert.
7. Huishoudelijke zaken
- Aan- en afmelden, langdurige afwezigheid; bij langdurige afwezigheid kan
de HVV contributie tijdelijk stopgezet worden. Je moet dit zelf aan de
ledenadministratie
of penningmeester kenbaar maken. Ook wanneer je
weer start met volleyballen.
- Wel / niet trainen; als je als team niet gaat trainen geef dit dan tijdig door
zodat een ander team eerder kan trainen of de zaal teruggegeven kan
worden (dit scheelt in de zaalhuur kosten)
- Wedstrijd wijzigingen; deze lopen altijd via Tiemen Aalbers. Geef het hem
minimaal drie weken van te voren door als de wedstrijd niet gespeeld kan
worden. Geef direct een aantal data door waarop wel gespeeld kan
worden.
- Zaal opbouw, wedstrijdformulieren en uitslagen; het team dat de eerste
wedstrijd speelt zorgt voor de opbouw van het veld en plaatsen van de
sponsorborden. Het laatste spelende team ruimt alles weer op. Speelt er
na jou geen team meer, ruim het veld dan op zodat het laatste spelende
team bij wijze van spreken geen drie velden hoeft op te ruimen.
Wedstrijdformulieren na afloop bij Rosalie inleveren.
- - Materiaal gebruik; ga zuinig met het materiaal om. De kosten voor het
aanschaffen van nieuwe materialen worden door de leden zelf gedragen.
-
Regelwijzigingen; zie hiervoor de site van HVV
Spelerskaarten en shirts; de kaarten zijn door Diny Geerlinks allemaal
uitgedeeld. De wedstrijdshirts kunnen, voor zover je ze nog niet hebt, bij
Margreet Slump gehaald worden.
8. Rondvraag
Hier wordt geen gebruik van gemaakt
9. Sluiting
Rosalie sluit om 20.35 uur de vergadering. Zij bedankt de aanwezig voor hun
komst en bijdrage aan de vergadering.
Notulist:
Geury de Vries