Oproep 2016 met selectieprocedure

Oproep IRO Themaweken 2016
1. Sensibiliseringsinitiatieven
De Interfacultaire Raad voor Ontwikkeling (IRO) stelt jaarlijks een budget ter beschikking voor de
sensibilisering rond ontwikkelingssamenwerking binnen de universitaire gemeenschap. De
themaweken zijn daar één vorm van.
1.1. Themaweken
Met de themaweken wordt ernaar gestreefd om de ontwikkelingsproblematiek bekender te maken
bij studenten en academici. Dit wordt gedaan door de uitnodiging van een gastspreker uit het Zuiden
die intensief gedurende één week aan KU Leuven een ontwikkelingsrelevant thema presenteert.
In het bijzonder wordt samenwerking tussen verschillende instituten/departementen/faculteiten
aangemoedigd. Indien gewenst, kan ook samengewerkt worden met een van de hogescholen uit de
Associatie, die trouwens een budget beschikbaar kregen voor themaweken van VLIR-UOS.
1.2. Doelstellingen
De doelstellingen van de themaweken zijn dan als volgt samen te vatten:




Studenten en personeelsleden te sensibiliseren rond de ontwikkelingsproblematiek
Een actueel ontwikkelingsthema uit te diepen vanuit het perspectief van een expert uit het
Zuiden
De betrokkenheid van bepaalde instituten/departementen/faculteiten bij
ontwikkelingssamenwerking vergroten
Het bevorderen van dialoog en netwerking
1.3. Verwachte resultaten



De themaweek verhoogt de betrokkenheid en interesse van de doelgroepen voor
ontwikkelingssamenwerking binnen de organiserende departementen/faculteiten
De themaweek laat studenten en academici toe te netwerken rond het voorgestelde thema
De themaweek draagt bij aan een diversifiëring van het curriculum van de organiserende
instituten/departementen/faculteiten
1.4. Organisatievorm
Tijdens een themaweek wordt een buitenlandse gast uit het Zuiden uitgenodigd door een Leuvense
promotor (ZAP). Deze gastspreker heeft expertise rond het thema dat hij/zij een week lang zal
IRO Themaweken 2016
Pagina 1 van 5
exploreren met de doelgroepen. De spreker wordt daarom ingezet in lessen, seminaries, lezingen,
debatten, etc.
Samenwerking tussen departementen/faculteiten wordt hierbij aangemoedigd, om de sensibilisering
zo groot mogelijk te maken. Ook de participatie van externe organisaties is welkom, evenals
samenwerking met de hogescholen van de Associatie.
Gastprekers dienen afkomstig te zijn uit één van de “Minst Ontwikkelde Landen”, “Lageinkomenslanden” of “Lage-middeninkomenslanden” zoals vermeld op de DAC-lijst van de OESO.
2. Financiering en uitvoeringsperiode
2.1. Budget
KU Leuven stelt per themaweek 3000 euro beschikbaar. Er is budgettaire ruimte voor de organisatie
van 2 themaweken per jaar. Het voorziene bedrag dient voor de betaling van de verplaatsings- en
verblijfskosten van de gastspreker en voor de organisatie van de themaweek.
2.2. Uitvoeringsperiode
De themaweek voor deze oproep [deadline: 15 oktober] dient plaats te vinden na de bekendmaking
van de selectie, voorzien rond eind oktober 2016, en vóór de deadline van de volgende oproep (31
maart 2017).
3. Ontvankelijkheidscriteria
3.1. Promotorschap
ZAP-leden van KU Leuven kunnen een voorstel indienen voor een themaweek, waarbij zij het
promotorschap ervan opnemen.
Dit promotorschap veronderstelt dat het ZAP-lid een goede band heeft met de gastspreker die zal
worden uitgenodigd.
Er wordt ook door de promotor getracht een zo groot mogelijk draagvlak voor de themaweek te
ontwikkelen binnen het organiserende departement of de faculteit. De promotor zoekt daarom
samenwerking met andere instituten / departementen / faculteiten, of met hogescholen uit de
Associatie.
3.2. Aard van de themaweek
Het initiatief dient in het algemeen volgende eigenschappen te vertonen:





Het dient sensibilisering voor de ontwikkelingsproblematiek als doel te hebben
Het behandelde thema moet sterk ontwikkelingsrelevant zijn
Het dient studenten, jonge onderzoekers en/of academici als doelpubliek te hebben
Het dient netwerking rond het voorgestelde thema te bevorderen
Het tracht samenwerking over institutionele grenzen heen te bevorderen (tussen instituten /
departementen / faculteiten van KU Leuven of hogescholen uit de Associatie)
IRO Themaweken 2016
Pagina 2 van 5
4. Opmaak van het voorstel
Een voorstel voor een themaweek bestaat uit volgende elementen:
1. Het aanvraagformulier
2. Beknopt curriculum van de promotor en van de gastspreker
3. Budgetvoorstel
4.1. Aanvraagformulier
Een aanvraagformulier [LINK naar aanvraagformulier] zal online beschikbaar zijn van bij de opening
van de oproep.
4.2. Curricula
Van de promotor wordt een beknopt curriculum verwacht in het Nederlands.
Omdat de gastspreker een belangrijke rol speelt binnen de themaweek, wordt van deze persoon een
meer uitgebreid curriculum verwacht (in het Engels of het Frans). Uit dit curriculum dient de
expertise van de gastspreker te blijken rond het behandelde thema.
4.3. Budgetvoorstel
De IRO voorziet 3000 euro per themaweek. Enkel kosten die behoren tot één van onderstaande
categorieën kunnen met dat bedrag gefinancierd worden. Alle kosten dienen gestaafd te worden
aan de hand van originele bewijsstukken.
Het bedrag wordt overgemaakt van zodra het verslag van de themaweek werd ontvangen (op te
sturen naar Laurens Rademakers).
A. Werkingskosten
Kosten die te maken hebben met de inhoudelijke voorbereiding en/of de eigenlijke organisatie van
de themaweek. Voorbeelden van dergelijke kosten zijn drukwerk, verzendingskosten van
aankondigingen, promotiemateriaal, publicaties, huur van geluidsinstallatie of audiovisueel
materiaal, binnenlandse verplaatsingskosten, een vergoeding voor de gastspreker, catering, etc…
B. Personeelskosten
Niet van toepassing
C. Internationale verplaatsingskosten
Deze kosten betreffen de verplaatsingskosten van de buitenlandse gastspreker. Onder een
“internationale verplaatsing” wordt verstaan een verplaatsing “van deur tot deur” – van het land van
herkomst naar de plaats waar de themaweek plaatsvindt. Volgende kosten komen hierbij in
aanmerking:
Vliegtuigticket economy class en bijhorende luchthaventaks.
IRO Themaweken 2016
Pagina 3 van 5
Indirecte reiskosten (visum, paspoort, zegels voor attesten, reisverzekering, annulatieverzekering,
kosten voor inentingen en noodzakelijke medicijnen, lokale transportkosten tussen luchthaven en de
plaats waar de themaweek plaatsvindt).
D. Verblijfskosten
Voor de gastspreker wordt een maximum van 5 nachten vergoed. De volgende verblijfskosten
komen in aanmerking:
Dagvergoeding: een dagelijkse forfaitaire vergoeding die wordt uitbetaald tijdens het verblijf,
dekkende kosten die te maken hebben met het project. Dit bedrag is bedoeld om maaltijden, lokaal
transport en persoonlijke uitgaven in het kader van het project te bekostigen. De vergoeding wordt
afgerekend per overnachting ter plaatse. Voor reisdagen wordt deze dagvergoeding niet aanvaard.
Hotelkosten: enkel de kosten die worden aangerekend voor overnachtingen in het hotel. Maaltijden
en andere persoonlijke kosten vallen onder de dagvergoeding.
E. Coördinatiekosten
Niet van toepassing.
5. Selectie
5.1. Verloop van de selectie
Een IRO ad hoc werkgroep samengesteld uit leden van de drie Groepen beoordeelt de voorstellen op
basis van onderstaande selectiecriteria. Na het afsluiten van de deadline komt deze ad hoc
werkgroep bijeen. Rekening houdend met het beschikbare budget doet deze IRO werkgroep op basis
van de rangschikking een voorstel aan de plenaire IRO raad die de selectie al dan niet bekrachtigt.
5.2. Selectiecriteria
1. Kwaliteit van het voorstel
Is de themaweek kwalitatief sterk op het vlak van de behandelde inhoud, de mogelijke spreker(s) en
de samenstelling van de deelnemers?
2. Ontwikkelingsrelevantie
Speelt de themaweek in op een actueel en relevant probleem in het kader van ontwikkeling in het
Zuiden? Heeft het voldoende kracht om studenten en academici te sensibiliseren rond de
ontwikkelingsproblematiek?
3. Sensibilisering, samenwerking en doelgerichtheid
Leidt de themaweek op een doelgerichte manier tot de sensibilisering voor
ontwikkelingssamenwerking bij de geviseerde doelgroepen? Op welke wijze wordt deze
sensibilisering gegarandeerd? Welke participatie van de doelgroepen wordt voorzien? Zijn
doelstellingen en doelgroepen duidelijk omschreven? Hoe wordt de samenwerking tussen
verschillende instituten / departementen / faculteiten of met hogescholen uit de Associatie
vormgegeven?
IRO Themaweken 2016
Pagina 4 van 5
4. Duurzaamheid en inbedding
De IRO geeft de voorkeur aan initiatieven die ingebed zijn in een langetermijnproces van
sensibilisering tegenover eenmalige of alleenstaande activiteiten. Op welke wijze is dit voorstel
ingebed in eerdere (interne of externe) initiatieven? Is er een vervolg op de themaweek voorzien?
Hoe en door wie zullen de resultaten ervan nadien verder benut worden? Is het voorstel gedragen
binnen het departement of de faculteit?
6. Rapportering en uitbetaling subsidie
De uitbetaling van de subsidie gebeurt op basis van ontvangst van volgende documenten:


Een inhoudelijk verslag (het model hiervoor wordt u bij goedkeuring van uw voorstel
toegestuurd)
Afrekening van de uitgaven (het model hiervoor wordt u bij goedkeuring van uw voorstel
toegestuurd)
7. Meer informatie
Voor meer informatie kan u terecht bij Laurens Rademakers, secretaris IRO
[[email protected]].
IRO Themaweken 2016
Pagina 5 van 5