Afsprakennota budgethouderschap

AFSPRAKENNOTA BUDGETHOUDERSCHAP
Tussen :
- De raad voor maatschappelijk welzijn van het OCMW Boortmeerbeek, vertegenwoordigd
door de heer Willy Cornelis, voorzitter, en de heer Nico Weyns, secretaris,
en
- De heer / mevrouw
WETGEVEND KADER
Omschrijving budgethouderschap
Overeenkomstig artikel 160 van het OCMW-decreet van 19 december 2008 wordt onder het
budgethouderschap verstaan: “de toegekende bevoegdheid tot beheer van een budget dat
taakstellend is in die zin dat het een norm inhoudt waarvan de budgethouder de realisatie
nastreeft”.
‘Taakstellend’ betekent dat er een afspraak is gemaakt omtrent welke prestaties binnen een
bepaalde periode moeten worden geleverd en met welk budget deze afspraak moet worden
gerealiseerd.
‘Budget’ betreft het geheel van beschikbaar gesteld dienstverleningspotentieel (geldelijke
middelen, gebruik van een gebouw, materieel, beroep kunnen doen op competent personeel
e.d.)
Beslissing tot aanstelling van de budgethouder
Overeenkomstig artikel 161§2 van het OCMW-decreet van 19 december 2008 komt het
budgethouderschap toe aan de raad voor maatschappelijk welzijn.
De raad voor maatschappelijk welzijn kan het budgethouderschap voor aangelegenheden
van dagelijks bestuur toekennen aan het vast bureau, een bijzonder comité van het
openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn of aan de secretaris, die verantwoordelijk
zijn voor de uitvoering ervan.
De raad voor maatschappelijk welzijn bepaalt wat onder dagelijks bestuur wordt begrepen.
De secretaris kan zijn bevoegdheid met betrekking tot bepaalde budgetten delegeren aan
andere personeelsleden.
De raad voor maatschappelijk welzijn kan het budgethouderschap met betrekking tot
bepaalde budgetten betreffende beleidsitems of projecten delegeren aan het vast bureau of
een bijzonder comité of, na advies van de secretaris, aan bepaalde personeelsleden, ook
voor aangelegenheden die het dagelijks bestuur te boven gaan.
Dergelijke delegatie vervalt in ieder geval zes maanden na de algehele vernieuwing van de
raad voor maatschappelijk welzijn.
Bij de delegatie wordt rekening gehouden met het organogram van de diensten. De
betrokken personeelsleden kunnen de aan hen gedelegeerde bevoegdheid niet weigeren als
hun functieomschrijving erin voorziet. Zij zijn persoonlijk verantwoordelijk voor de uitvoering
van het aan hen gedelegeerde budgethouderschap.
Op de raad voor maatschappelijk welzijn van 22 oktober 2015 wordt de herziening van de
delegatie aan de budgethouders in het algemeen huishoudelijk reglement beslist.
VERBINTENISSEN TUSSEN BUDGETHOUDER EN OCMW
Artikel 1: voorwaarden tot aanstelling tot budgethouder
De toekenning van de bevoegdheid tot beheer van een budget aan een ambtenaar kan niet
zonder zijn aanvaarding.
De raad kan, na het advies van de secretaris ingewonnen te hebben, bijkomende vereisten
opleggen aan sommige budgethouders.
Artikel 2: algemene bevoegdheden van de budgethouder
De budgethouder:
 beslist over uitgaven die het OCMW verbinden, binnen de perken van de delegatie en
overeenkomstig het aan hem toevertrouwde budget (artikel 162§1 van het OCMWdecreet)
De bevoegdheid van de budgethouder is hierbij beperkt tot de opdrachten waarvan de
prijs over de volledige looptijd van de verbintenis het bedrag bepaald in het KB van 5 juli
2011 (8 500 euro excl. BTW) niet overschrijdt
 keurt de te betalen bedragen goed die betrekking hebben op het aan hem toevertrouwde
budget (artikel 162§2 van het OCMW-decreet en artikel 121 van het Besluit Vlaamse
Regering betreffende de beleids- en beheercyclus)
Beslissingen met financiële impact tot en met 8 500 euro (excl. BTW) zijn vrijgesteld van
het visum van de financieel beheerder
 is bevoegd om de genomen beslissingen, documenten en briefwisseling te ondertekenen
die verband houden met de overgedragen bevoegdheden
De budgethouder is bevoegd om contracten te ondertekenen waarvan het bedrag over
de volledige looptijd het bedrag bepaald in het KB van 5 juli 2011 (8 500 euro excl. BTW)
niet overschrijdt
 is verantwoordelijk voor de facturatie van de te ontvangen bedragen die betrekking
hebben op het aan hem toevertrouwde budget (artikel 162§3 van het OCMW-decreet)
De budgethouder is verantwoordelijk voor het beheer van het exploitatie- en
investeringsbudget van de volgende beleidsvelden:
Beleidsveld
Uitzondering
Beperking qua bedrag
Artikel 3: verbintenissen van de budgethouder
De budgethouder:
 is verantwoordelijk voor het beheer en de uitvoering van het aan hem toevertrouwde
budget, zowel wat de uitgaven als de inkomsten betreft.
Voor de opdrachten waarvan de prijs over de volledige looptijd van de verbintenis het
bedrag bepaald in het KB van 5 juli 2011 (8 500 euro excl. BTW) overschrijdt, is de raad
of het vast bureau budgethouder. De ambtenaar-budgethouder van het betreffende
budget bereidt in samenspraak met het managementteam het dossier voor (bepaling
gunningswijze en voorwaarden, uitvoering opdracht en toewijzing opdracht).
Na de toewijzing van de opdracht door de raad of het vast bureau, kan de ambtenaarbudgethouder de te betalen bedragen goedkeuren voor zover het bedrag van de factuur
het bedrag bepaald in het KB van 5 juli 2011 (8 500 euro excl. BTW) en het beschikbare
verbinteniskrediet niet overschrijdt
 maakt steeds een bestelbon op zodat het benodigde uitgavenkrediet gereserveerd wordt,
behoudens uitzondering (abonnementen, nutsvoorzieningen, onderhoudscontracten ed.).
Bij de aanschaf van arbeidsmiddelen voegt de budgethouder een ‘bijlage bestelbon’ toe
waarop de leverancier attesteert dat het te leveren arbeidsmiddel voldoet aan de eisen
betreffende welzijn
 raadpleegt tenminste 3 leveranciers bij bestellingen vanaf 500 euro excl. BTW.
Indien de budgethouder de marktconsultatie telefonisch organiseert, vermeldt hij als
bijlage bij de bestelbon welke leveranciers gecontacteerd werden. Hij geeft verder een
beknopte toelichting bij de resultaten van de consultatie.
Indien de markt per mail, fax of briefwisseling geraadpleegd werd, voegt de
budgethouder de documenten als bijlage bij de bestelbon in de mate dat het maximaal 10
pagina’s betreft. In het andere geval legt de budgethouder een digitaal dossier aan door
de documenten in te scannen en hiernaar te verwijzen in de bestelbon
 draagt een verantwoordingsplicht wat betreft de overgedragen bevoegdheden
 organiseert op een efficiënte manier de dagelijkse activiteiten van de dienst of het project
 streeft de realisatie na van een open en directe interne en externe communicatie
 maakt optimaal gebruik van de aanwezige middelen teneinde in een kwaliteitsvolle
dienstverlening te kunnen voorzien.
Artikel 4: verbintenissen van het OCMW
Het OCMW verbindt zich ertoe om alle noodzakelijke budgettaire, infrastructurele- en
personeelsmiddelen ter beschikking van de budgethouder te stellen teneinde deze in staat te
stellen om de vooropgestelde doelstellingen te verwezenlijken.
De budgethouder staat in relatie met de raad voor maatschappelijk welzijn in een
toezichtverhouding. Het gezag van de raad voor maatschappelijk welzijn beperkt zich tot het
controleren van de overeengekomen afspraken en houdt niet in dat de raad voor
maatschappelijk welzijn in de plaats van de budgethouder kan beslissen.
De raad voor maatschappelijk welzijn blijft de beleidsverantwoordelijkheid dragen voor de
uitgeoefende bevoegdheden.
Artikel 5: evaluatie van het budgethouderschap
Overeenkomstig artikel 169 van het OCMW decreet wordt elk kwartaal een inhoudelijke en
financiële rapportering aan het vast bureau voorbereid door de secretaris, financieel
beheerder en budgethouders. Jaarlijks wordt deze rapportering voorgelegd aan de raad.
Het algemeen functioneren van de budgethouder wordt beoordeeld volgens de bepalingen
van de rechtspositieregeling van het OCMW.
Deze evaluaties kunnen aanleiding geven tot een aanpassing van de doelstellingen,
middelen, te bereiken resultaten en effecten.
In voorkomend geval kan de evaluatie tot gevolg hebben dat het budgethouderschap aan de
ambtenaar wordt ontnomen.
Artikel 6: deontologie
Van de budgethouder wordt verwacht dat hij alert is voor mogelijke deontologische
problemen.
Indien de budgethouder oordeelt dat er zich een deontologisch probleem zou kunnen stellen
met een handeling of beslissing als budgethouder dan zal hij deze handeling of beslissing
overlaten aan een hogere budgethouder-ambtenaar.
Artikel 7: einde van het budgethouderschap.
Het budgethouderschap geldt in beginsel voor onbepaalde duur.
De raad voor maatschappelijk welzijn kan bij gemotiveerde beslissing voortijdig een einde
stellen aan het budgethouderschap.
Op verzoek van de budgethouder kan eveneens voortijdig een einde gesteld worden aan
het budgethouderschap.
De beslissing terzake kan niet getroffen worden zonder het advies van de secretaris.
Na het beëindigen van het budgethouderschap neemt de budgethouder zijn oorspronkelijke
functie weer op.
Aldus vastgesteld in de zitting van de raad voor maatschappelijk welzijn in de zitting van 22
oktober 2015.
Opgemaakt in twee exemplaren,
Boortmeerbeek, ……………..
Voorzitter van het OCMW,
Willy Cornelis.
Secretaris van het OCMW,
Nico Weyns.
De budgethouder,