PowerPoint Presentation - LOMAG

e-Counting
Introductie
SAP ERP
Gonda Cock
Serge Claerbout
Overzicht
1. Algemeen overzicht van SAP
2. Hoe verloopt het aankoopproces
3. Hoe verlopen de financiële verrichtingen
(kasboek + VGrekeningen)
4. Hoe verlopen de reismelding en
onkostennota’s
5. Hoe verloopt het verkoopproces
SAP - e-Counting project
Economische boekhouding
Verkoop
Analytische
boekhouding
TR
SD
Sales &
Distribution
Aankoop
FI
Treasury
IM
Financial
Accounting
MM
Investm
CO
Materials
Mgmt.
Controlling
PP
FM
Funds mgt
Budgetbeheer
AM
Production
Planning
QM
Quality
Management PM
Plant Maintenance
Fixed Assets
Mgmt.
SAP
R/3
Vaste activa
PS
Project
System
WF
Projecten
Workflow
HR
IS
Human
Resources
Industry
Solutions
Workflow
SAP, een geïntegreerd systeem
Aankoop
Verkoop
Bedrijfseconomische boekhouding
Analytische Boekhouding
(inclusief Projecten)
Budgetbeheer
Beschikbaarheidscontrole
Begrotingsopmaak
Aankoop proces
Niet in SAP
Offerte
proces
Decentrale activiteiten vakgroepen en diensten
Bestelbon
Goedk.
proces
Goederen
ontvangst
Logistieke
factuur controle
Budgethouder
Medewerker
OF
Proxy
Voorlopig
Budgetverbruik
Definitief
Budgetverbruik
Goedkeuring
v.e. afwijking
Budgethouder
Medewerker
Medewerker
OF
Proxy
Definitief
Budgetverbruik
Wordt eventueel
gewijzigd
Aankoop proces
• Maximaal (nagenoeg altijd) gebruik van bestelbon omwille van :
goedkeuringsprocedure
automatische beschikbaarheidscontrole
volledige informatieverstrekking via logistieke rapporteringen
• Slechts zeer uitzonderlijk facturen zonder bestelbon;
andere diverse vorderingen blijven wel mogelijk (onkostennota’s,..)
• Automatische betaling via SAP, slechts uitzonderlijk nog cash of
cheque.
Verkoop proces
Verkooporder
Levering
Medewerker
Medewerker
Facturatie
Op order niv
Of op levering
Budgethouder
OF
Proxy
Factuur
Gestruct.
Mededeling
Verkoopproces
• Standaardproces : altijd starten met Verkooporder
– manueel aangemaakt
– of met gegevens uit extern systeem, gelinkt via
standaard interface
• Factuur wordt automatisch gegenereerd uit
ingebrachte gegevens, eventueel ordergerelateerd
of leveringsgerelateerd
• Gebruik van gestructureerde mededeling voor
automatisatie afpunting van inkomende betalingen
Proces onkostennota’s
Stamgegevens
personeelslid
Reisaanvraag
Invoeren onkostennota
Goedkeuring Budgethouder
Weekstaat +
bewijzen naar DFIN sturen
Controle +
boeking door DFIN
Betaling
Ieder personeelslid werd aangemaakt in
SAP vanuit LDAP met 1 bankrekening
nummer per personeelslid
Zonder nood aan goedkeuring, enkel
nood aan afkeuring, versturing wordt
wel bijgehouden tbv personeelszaken
In principe regelmatig bij te houden
in chronologische volgorde door
ieder personeelslid
Hier is er nood aan goedkeuring of afkeuring door de
desbetreffende budgethouders
Principe van verantwoording
• De creatie van verkooporder gebeurt met automatische
overname van de gecumuleerde kosten op een project.
• Via een lijst van de line items kan men per kostensoort
rapporteren, en dit rapport vermeldt het financieel
documentnummer dat via de Scanning software zal kunnen
opgevraagd worden.
• De bedoeling is dat deze file van bij de verschillende
vakgroepen, doorgestuurd wordt naar financiën en dat daar
overnight een CD gebrand wordt om af te geven aan de
financier, in acrobat reader formaat.
Proces Financiele verrichtingen
Voorschot aanvragen (decentraal)
Storting op vakgroeprekening
Afhaling geld van rek. vakgroep
Registreren geldbewegingen kas
Verantwoorden uitgaven - DFIN
Controle en boeking door DFIN
Medewerker beheert zelf gelden op VG
rekening, onafhankelijk van Project of Kas
DFIN stort de aangevraagde sommen op de VG rekening
Medewerker beheert zelf gelden op VG
rekening, onafhankelijk van Project of Kas
Medewerker beheert zelf gelden op VG
rekening, en vermeldt bij de uitgave het Project
of de Kostenplaats , de BUDGETHOUDER
dient de kasuitgaven goed te keuren (manueel)
Integratie SAP :
Samenvoeging van de processen
Offerte
proces
Bestel
bon
Goedk.
proces
Goed.
ontvangst
Factuur
MM
Bank File
Factuur
SD
Bedrijfseconomische boekhouding
Onkosten nota’s
Crediteurenbeheer
AP
Financiële
verrichtingen
Begrotingsopmaak
Debiteurenbeheer
AR
Factuur
GL
Versie n
Budget
Beschikbaar
heidscontrole
Analytische Boekhouding
(inclusief
Document CO
Projecten)
Budgetbeheer
Voorlopige
Vastlegging
FM
Vastlegging
FM
Reëel Verbruik
FM
Budget
FM
Belangrijkste taken medewerker
Medewerker krijgt Algemene Rol
Deze rol kan volgende zaken :
• Aanmaken en wijzigen leveranciers
• Aanmaken en wijzigen Klanten
• Aanmaken en wijzigen Onkostennota’s
• Voorlopig boeken van facturen tov Bestelbonnen
• Aanmaken en wijzigen artikels
Belangrijkste taken
Budgethouder
Budgethouder krijgt rol algemeen en rol budgethouder
De rol budgethouder kan volgende zaken extra
• Goedkeuren / Afkeuren van de bestelbon
• Goedkeuren / Afkeuren van de afwijkingen op facturen
• Goedkeuren / Afkeuren van een onkostennota (of een deel ervan )
• Rapportering van Budgetten, op eigen kostenplaatsen en projecten
Wat is nu een PROXY
• Proxy krijgt in totaliteit de autorisatie van de budgethouder
Dit betekent duidelijk alle mogelijkheden voor alle
budgetplaatsen van de budgethouder. Men kan meerdere
proxy’s toekennen per Budgethouder, die allen aan alle
budgetplaatsen kunnen.
• Hoe duiden we nu een proxy aan ?
Via een document dat toegestuurd wordt aan DFIN
DFIN brengt de proxy’s in in SAP
• Belangrijk : beter proxy toekennen dan wachtwoord
doorgeven
Wat is het gevolg van een
PROXY-toekenning
• Zowel budgethouder als proxy krijgen een “aanvraag tot
goedkeuring” in hun inbox.
– De SAP inbox is geen gewone mailbox, maar een dynamische
“takenlijst”
– Wie als eerste de taak uitvoert, neemt daardoor de taak weg uit de
takenlijst van de anderen
– Wie dus verschillende proxy’s aanduidt, zal moeten gedetailleerde
afspraken maken
• Belangrijke punten die moeten onthouden worden :
– Oude SAP Workflow berichten die nog dienen verwerkt te worden
door de BH komen niet automatisch over naar de nieuwe Proxy
– Indien proxy stopt met Proxy te zijn, blijven zijn nog niet
verwerkte items wel in zijn SAP mailbox staan.
Doelstellingen van e-Counting
• Opbouw van klant gericht management
accounting systeem
• Vereenvoudigde - straight forward administratie
• On-line toegankelijke informatie
• Transparantie en auditability
• Thesauriebeleid
Realisatie ?
•
•
•
•
•
Implementatie van de STER principes
Gebruik makend van Best practices
Financiele opvolging via uniform rekeningen plan
Opvolging van de investeringen
Opvolging van niet alleen kosten maar ook opbrengsten
naar hun aard
• Gebruik maken van de nieuwste technieken voor
rubricering van de kosten en opbrengsten ( rubricering)
• Opvolging van alle inkomsten en uitgaven volgens de
opgemaakte budgetten
• Alleen kan er niemand iets, hier is dus gekozen voor de
realisatie in TEAM, Samen kunnen we veel meer
Huidige vertrouwde termen
• Kostendrager S I X F G P
• Afdeling ( Staat, Investeringskred, Soc voorz
Onderzoeksfondsen en patrimonium ...)
• Kostensoorten
• Kredieten – projecten
• Kassen
• Congressen
• Giften
Overgang van FIDI naar SAP
Kassen
Congressen
Kredieten
Giften
Projecten
X
00000
0 0
Project definitie
WBS element
Aan een project wordt een Fonds gehangen
Analytische boekhouding :
Rubricerings elementen
•Kosten plaatsen
Begrotingsopmaak
•Interne orders
Versie n
•ProjectenWBS
Versie 1
Budget
Versie 0
Beschikbaarheidscontrole
Krijgen ieder een
Budgetplaats voor
opvolging van de
fondsen
Budgetplaatsen - Voorbeeld
RUG
TOP van Budgetplaatsen
Kostenplaatsen
Faculteiten
Administratie
Faculteit X
Financiële Dienst
Interne orders
Studiedag
Projecten
Infrastructuur
Campus Heymans
Onderzoek
EU-Project
Infrastructuur
Studentenhome
VLIR-Project
Vakgroep Y
gebouw Farmacie
home Boudewijn
Studentenhome
Studie
Studentenhome
Ruwbouw
Demo van de DFIN Website
•
•
•
•
Demo van alle traininggegevens
Demo van alle eindgebruikersdocumentatie
Demo van alle omzettingscodes
......
Dimensies
Indien een factuur voor een gewone kostenplaats wordt geboekt dan wordt
die als volgt verwerkt :
•De factuur wordt geboekt tov een leverancier (schuld) (FI)
•De kost wordt geboekt op een grootboekrekening (FI) De
grootboekrekening duidt aan wat de kost inhoudt (aard van de kost)
•En er wordt een rubricering meegegeven, Kostenplaats, intern order, WBS
nummer. (CO) Dit duidt de bestemming van de kost aan, dus voor wie de
kost gebeurde.
•Er wordt ook automatisch of manueel een Fonds toegekend, waardoor
budgetopvolging mogelijk is (FM), hier wordt aangeduid “met welk geld”
er betaald wordt.
Conclusie : er zijn 3 dimensies waar we de inkomsten en uitgaven
volgen in het nieuwe SAP systeem.
Demo Algemene rol
1. Creatie van een reisaanvraag door medewerker
2. Creatie van een bestelbon door medewerker
3. Creatie van een onkostennota door medewerker
4. Goederen ontvangst door medewerker op Bestelbon
5. Factuurontvangst zonder afwijking door medewerker
6. Factuurontvangst met afwijking door medewerker
Demo Budgethouders rol
•
•
•
•
•
•
•
Beantwoorden van reismelding
Vrijgeven van onkosten nota’s
Vrijgeven van Bestelbon
Vrijgeven van Afwijkende factuur
Genereren verkoopfactuur
Rapportering
..
EINDE
Herhaling - Vragen