Dienstnota budgethouderschap

NOTA
Mortsel •stadssecretaris
Stadsplein 1 • 2640 Mortsel
tel: 03 444 17 12• fax: 03 444 17 19
e-mail: [email protected]
www.mortsel.be
voor
Alle medewerkers
van
Eva Wuyts , stadssecretaris
betreft
Dienstnota budgethouderschap
datum
24 december 2014
aantal pagina’s
5
Dienstnota budgethouderschap – financieel luik
Vanaf 1 januari 2015 zullen een aantal budgetten van de uitgaven (‘aankoop goederen en diensten’, rubriek
60-61) en van de ontvangsten (‘ontvangsten uit de werking’, rubriek 70) gedelegeerd worden naar de
budgethouders.
Dit zal de budgethouders meer autonomie geven en de bestelling van dagdagelijkse uitgaven
vergemakkelijken. De budgethouder wordt geacht te rapporteren over zijn werking – dit luik wordt begeleid
door Sofie Mortelmans.
Deze dienstnota lijst de praktische afspraken ivm de aankoopprocedure en verkoopprocedure op. Deze nota is
gebaseerd op de presentatie die werd gegeven aan de budgethouders en hun medewerkers op 16 en 18
december 2014.
AANKOOPPROCEDURE
Algemeen
De delegatie van de uitgaven gebeurde enkel voor de exploitatie, tot 8.500 euro exclusief BTW. Uitgaven boven
de 8500 euro zijn niet gedelegeerd en dienen door een orgaan (college of raad) beslist te worden. Dit geldt ook
voor de investeringen, die zijn niet gedelegeerd. De uitgaven die niet aan de budgethouders werden
toegewezen zullen beheerd worden door de centrale aankoopdienst (CAD).
De gedelegeerde uitgaven tot 8.500 vallen uiteen in 2 soorten: van 0 tot 3.000 euro kan de budgethouder
autonoom beslissen. Van 3.001 tot 8.500 euro moet er een voorafgaande visumtoets gebeuren.
Samenvattend kunnen we stellen dat de uitgaven van goederen en diensten uiteenvallen in drie categorieën,
zoals weergegeven in onderstaand schema:
Uitgaven van 0 tot 3.000 euro exclusief BTW
Voor deze budgetten kan de budgethouder zelf beslissen om tot een uitgave over te gaan, zonder tussenkomst
van een andere dienst of orgaan. Concreet zal de budgethouder zelf:
-de budgetcontrole doen
In het nieuwe boekhoudprogramma kan hij opzoeken welke budgetten hij heeft en hoeveel daarvan
nog beschikbaar is,
-een bestelaanvraag-bestelbon opmaken en tekenen.
De bestelbon moet niet meer overgemaakt worden aan de financiële dienst. De budgethouder dient
zelf een klassement aan te leggen van de bestelbons die voor zijn budgetten werden opgemaakt.
Opmerking: de budgethouder beschikt mogelijks over een provisie (kleine kas). Hiermee
kunnen kleine uitgaven gedaan. Dit is echter een uitzonderingsmaatregel. Voor de uitgaven
die gebeuren via de provisie moeten er geen bestelbons worden opgemaakt. De aanvulling
van de provisie gebeurt door de financiële dienst op basis van de verantwoordingsstukken die
de budgethouder binnenbrengt. De huidige werkwijze wordt hiervoor behouden.
-de bestelling plaatsen bij de leverancier
De budgethouder staat zelf in voor de bestelling.
-de levering aftekenen
Indien geleverd wordt op de dienst zelf zal de leveringsbon daar worden afgetekend, en geklasseerd.
-de factuur nakijken
Alle facturen worden opgestuurd ter attentie van de financiële dienst. Deze zal het document
registeren, een aantal vormelijke controles doen, en overmaken aan de budgethouder. De financiële
dienst doet geen inhoudelijke controles meer. De budgethouder moet de factuur nakijken en
vergelijken met de bestelling die hij plaatste. Indien de factuur fout is opgemaakt, is het aan de
budgethouder om de leverancier te contacteren en een correctie te vragen. Een eventuele creditnota
op aangepaste factuur zal opnieuw via de financiële dienst worden aangeboden aan de budgethouder.
Elke factuur/creditnota zal voorzien zijn van een stempel:
FIN DIENST NR
1
BESTELBON
ALG REK NR
ITEM
ACTIE
LEVERINGSDATUM
DEELLEVERING/BESTELBON AFSLUITEN
AKKOORD
BETALING
(datum en handtekening)
INGEVULD DOOR FINANCIËLE DIENST:
-FIN DIENST NR: het registratienummer van het document
-BESTELBON: indien de bestelbon door financiële dienst kan gelinkt worden zal dit
door financiële dienst worden ingevuld
INGEVULD DOOR BUDGETHOUDER
-BESTELBON: indien de financiële dienst het document niet linkte met een bestelbon, maar er
is toch een bestelbon gemaakt, vult de budgethouder hier de bestelbonnummer in
-ALG REK NR, ITEM, ACTIE: indien er geen bestelbon werd opgemaakt, vult de budgethouder in
deze drie vakken de budgetsleutel in. Algemeen rekeningnummer en item zijn verplicht,
optioneel kan er een actie ingevuld worden.
-LEVERINGSDATUM: dit is belangrijk want het is deze datum die zal bepalen op welk jaar de
uitgave wordt toegewezen
-DEELLEVERING/BESTELBON AFSLUITEN: de budgethouder schrapt wat niet past: indien het
een deellevering betreft zal financiële dienst de bestelbon niet afsluiten en zal het budget
gereserveerd blijven. Indien de budgethouder aangeeft dat de bestelbon mag afgesloten
worden zal de financiële dienst het niet aangewende bedrag van de bon terug vrijgeven.
-AKKOORD BETALING: datum, naamstempel en handtekening budgethouder.
-akkoord geven voor betaling.
De budgethouder heeft alle elementen om de juistheid van de factuur na te gaan: hij beschikt over een
eigen klassement van bestelbons en leveringsbons. Hij heeft zicht op wanneer de bestelling is
geplaatst.
Indien de factuur wordt afgetekend en teruggestuurd naar de financiële dienst, zal de factuur betaald
worden. Het is zeer belangrijk dat de budgethouder zich hiervan bewust is. Teken de factuur pas af
indien ze juist is.
Indien de budgethouder afwezig is, is zijn diensthoofd gemachtigd om te tekenen.
Wees erop attent om de factuur tijdig te verwerken om verwijlintresten bij te late betaling te vermijden.
Laat de factuur nooit liggen zonder te handelen.
Indien een factuur door de budgethouder geprotesteerd wordt en er kan geen akkoord met de
leverancier gevonden worden kan het dossier overgemaakt worden aan de financiële dienst of de
centrale aankoopdienst, die dan de nodige stappen zal nemen om de belangen van het bestuur veilig
te stellen.
Conclusie:
-De volledige bestelprocedure voor uitgaven tot 3.000 euro exclusief BTW zal in handen van de
budgethouder zijn, die zijn dienst hiernaar zal moeten organiseren.
-De rol van de financiële dienst verandert sterk: de inhoudelijke controles verschuiven naar de
budgethouder, zij zal enkel nog een aantal vormelijke controles doen. Anderzijds zal er vanuit
financiële dienst feedback worden gegeven over het aankoopgedrag van de budgethouder op basis
van controlelijsten uit het boekhoudprogramma.
-Als een factuur door de budgethouder wordt afgetekend impliceert dit een akkoord voor betaling. Hij
dient hierop attent te zijn.
Uitgaven van 3.001 tot 8.500 euro exclusief BTW
De budgethouder krijgt de autonomie om uitgaven te doen tot 8.500 euro exclusief BTW. Vanaf 3.000 euro zal
de budgethouder echter zijn geplande aankoop moeten aftoetsen bij de financiële dienst en de centrale
aankoopdienst (CAD). Hiervoor zijn twee redenen:
-de CAD zal nagaan in hoeverre de wet op de overheidsopdrachten is gerespecteerd.
-de financiële dienst zal nagaan in hoeverre de uitgave geen investering is.
De toets moet juridische en boekhoudkundige problemen voorkomen. De visumtoets zal gebeuren aan de hand
van een standaarddocument. Dit document zal samen met deze dienstnota worden verstuurd en staat ook op
de server: PUBLIC:\KWARTAALRAPPORT, ‘visum BBC – toets – blanco sjabloon’.
VERLENEN VISUM 3.000-8.500 euro
VISUM nummer:
in te vullen door financiële dienst
VRAAG VANUIT DE BUDGETHOUDER:
Aanvragende dienst
Aanvrager
Datum
Plaats van dienstverlening
Budgetvoorstel (jaar/AR/ITEM/ACTIE)
Omschrijving opdracht
Voorgestelde leveranciers bijgevoegd
JA / NEE
Prijsvraag al uitgevoerd
JA / NEE
TOETS OVERHEIDSOPDRACHTEN (CAD)
motivatie
MEDEDINGING: JA / NEE
GUNNINGSVERSLAG: JA / NEE
BTW MEDECONTRACTANT: JA / NEE
LEVERANCIER:
TOTAAL EXCLUSIEF BTW
€
TOTAAL INCLUSIEF BTW (……….%)
€
OK (paraaf en
datum
VISUM FINANCIËLE DIENST
INVESTERING / EXPLOITATIE
Opmaak bestelbon door:
Budget (jaar/AR/ITEM/IE/ACTIE)
Visum overgemaakt aan budgethouder op en door
De financieel beheerder bevestigt de wettigheid en regelmatigheid van de voorgenomen
verbintenis. Er is voldoende budget aanwezig voor het financieren van de opdracht op
bovenstaand algemeen rekeningnummer/item/actie/investeringsenveloppe/budgethouder.
Gedaan te Mortsel, op …………………………………………..
De financieel beheerder
Gert Buys
Het is de budgethouder die dit document invult en overmaakt aan de CAD (per binnenpost of via
[email protected]). De budgethouder vult ten minste in:
-AANVRAGENDE DIENST,
-AANVRAGER: de naam van de budgethouder,
-DATUM: datum waarop u de aanvraag aan de CAD doet,
-PLAATS VAN DIENSTVERLENING: het adres waarop de levering moet gebeuren of de dienst moet
uitgevoerd worden,
-BUDGETVOORSTEL: de budgetsleutel waarop u de uitgave wenst te doen: algemeen rekeningnummer,
item, actie (optioneel).
-OMSCHRIJVING VAN DE OPDRACHT: korte omschrijving van wat u wenst te bestellen. Eventueel kan er
gerefereerd worden naar een bijlage zoals een offerte.
-VOORGESTELDE LEVERANCIERS BIJGEVOEGD en PRIJSVRAAG AL UITGEVOERD: het staat de
budgethouder vrij om het dossier zelf al verder uit te werken:
-ofwel laat u alles over aan de CAD en specifieert u enkel de omschrijving van de opdracht. De
CAD zal voor uw dossier leveranciers zoeken en de prijsvraag voeren. U vult voor ‘voorgestelde
leveranciers bijgevoegd’ en ‘prijs vraag al uitgevoerd’ twee keer ‘NEE’ in.
-ofwel suggereert u zelf een aantal leveranciers: de CAD zal de prijsvraag voeren met de door u
voorgestelde leveranciers. U vult voor ‘voorgestelde leveranciers bijgevoegd’ ‘JA’ in en voor
‘prijsvraag al uitgevoerd’ ‘NEE’ in.
-ofwel voerde u zelf al een prijsvraag met de door u gekozen leveranciers: de CAD zal nagaan
of uw procedure conform de wet op de overheidsopdrachten werd gevoerd. U vult twee keer
‘JA’ in op het aanvraagformulier.
De CAD zal bij positief advies het document overmaken aan de financiële dienst, die nakijkt of de uitgave een
investering is of een exploitatie:
-indien het een exploitatie betreft wordt het document aan de budgethouder bezorgd en kan hij een
bestelbon opmaken en bestellen. De procedure is vanaf dan hetzelfde dan een uitgave lager dan 3000
euro.
-indien het een investering betreft zal de bestelbon worden opgemaakt door de CAD. De uitgave zal
gebeuren vanuit een budget dat niet aan de budgethouder gedelegeerd werd. Of er budgettaire ruimte
is voor deze uitgave kan op basis van een detailplanning nagegaan worden die wordt opgemaakt door
het MAT en CBS, en wordt opgevolgd in het kwartaalrapport. De budgethouder wordt door de financiële
dienst op de hoogte gebracht dat de uitgave niet kan gebeuren op zijn exploitatiebudget.
Conclusie:
-voor uitgaven boven 3000 euro is er een visumtoets nodig, die via de CAD wordt aangevraagd,
-de budgethouder dient het dossier op te starten,
-deze toets wordt door de CAD en de financiële dienst gedaan en neemt slecht een korte periode in
beslag
-op basis van overzichtslijsten die door het boekhoudprogramma gegenereerd worden zal de financiële
dienst nagaan of voor alle bestellingen/facturen boven de 3000 euro deze visumtoets werd
aangevraagd. De budgethouder zal hierover terugkoppeling krijgen.
VERKOOPPROCEDURE
Naast de uitgaven worden ook de ontvangsten deels gedelegeerd naar de budgethouders. Het nieuwe
boekhoudprogramma Logins laat toe om facturatiepakketten te linken met de boekhouding. Zo zullen de
uitgaande facturen per persoon worden ingelezen in de boekhouding. Dit zal de opvolging van de betaling van
de facturen door de financiële dienst gemakkelijker maken.
Voorwaarde is wel dat de ontvangsten waarop ons bestuur recht heeft structureel geregistreerd worden in de
boekhouding. De budgethouder is de meest aangewezen persoon om deze ontvangsten ofwel te registreren in
een facturatieprogramma, ofwel door te geven aan de financiële dienst.
Wat gebeurt er concreet vanaf 1 januari 2015?
-In de praktijk mogen de budgethouders die over een facturatieprogramma beschikken zelf de facturen
tekenen en versturen naar hun klanten,
-éénmalige ontvangsten (subsidies, occasionele verkopen, recuperatie van uitgaven,…) geeft de
budgethouder door aan de financiële dienst van zodra hij dit weet, los van de betaling.
In 2015 zullen een aantal verbeteringsprojecten worden opgestart die de budgethouders zullen ondersteunen
in het optimaliseren van hun ontvangstencyclus. Al deze initiatieven hebben als doel om anders te gaan
denken over de ontvangsten: het allerbelangrijkste is om te registreren dat ons bestuur recht heeft op een
ontvangst. Of deze ontvangst ook effectief betaald wordt is minder relevant voor de diensten. Het is de
verantwoordelijkheid van de financiële dienst, die de terugvorderingsprocedure zal opstarten indien nodig.
Eva Wuyts
stadssecretaris