Tot op dit moment is het document niet in te zien

RAADSVOORSTEL 09.0085
Rv. nr.: 09.0085
B&W-besluit d.d.: 14 juli 2009
B&W-besluit nr.: 09.0819
Naam programma +onderdeel:
Bestuur en dienstverlening.
Onderwerp:
Verbouw depots Regionaal Archief Leiden
Aanleiding:
Vanwege het naderende ruimtetekort aan plankruimte in de depots van het Regionaal Archief Leiden
is al twee jaar geleden een project opgestart met een aantal (externe) partners. De partners hebben
zich teruggetrokken omdat hun ruimtetekort op een andere manier kon worden opgelost. Het
ruimtetekort bij het Regionaal Archief begint echter nijpend te worden. Indertijd is gekozen voor
nieuwbouw met externe partners vanwege de kostenbesparing die dat met zich mee zou brengen.
Nieuwbouw zonder partners blijkt duurder dan huur van een depot in een aan alle eisen voor een
archiefbewaarplaats voldoend depot in Alphen aan de Rijn, dat naar verwachting in het 4 e kwartaal
van 2010 wordt opgeleverd. Op de hele korte termijn is echter nog steeds ruimte nodig, dat gevonden
kan worden door drie bestaande depots te voorzien van verrijdbare rolstellingen in plaats van vaste
kasten.
Doel:
Op korte termijn realiseren van meer ruimte in het Regionaal Archief Leiden door een verbouwing.
Voor de lange termijn huren van goedgekeurde depotruimte in Alphen aan den Rijn, dat goedkoper
blijkt dan zelfstandig bouwen. Het is vooral ook goedkoper omdat niet het gehele bouwvolume in een
keer hoeft te worden betrokken, maar er is sprake van gefaseerd huren. De hierdoor gerealiseerde
besparing kan worden ingezet voor de eveneens noodzakelijke investering in een digitaal depot.
Kader:
De Archiefwet 1995 en de daarmee samenhangende regelgeving stellen hele specifieke eisen aan
archiefdepots. De archieven die in een archiefbewaarplaats in de zin der wet, zoals het Regionaal
Archief Leiden, berusten, moeten in een depot dat aan de eisen voldoet worden geplaatst. De controle
op de kwaliteit van de depots ligt bij de provinciale archiefinspectie. De groei van archieven is vrij
autonoom. De selectielijst gemeentelijke archieven schrijft voor wat in bewaring genomen dient te
worden.
Overwegingen:
In eerste instantie is geprobeerd om met (externe) partners in de stad (Lakenhal en de
Universiteitsbibliotheek) gezamenlijk een nieuw gebouw neer te zetten. Beide partners konden op
andere manieren hun ruimtebehoefte oplossen, waardoor het Regionaal Archief Leiden als enige
overbleef. Alternatieven om bestaande bouw zodanig te wijzigen dat het in gebruik genomen kon
worden als archiefbewaarplaats zijn onderzocht, maar niet mogelijk gebleken. Nieuwbouw lijkt voor
één instelling erg duur met een risico van leegstand voor een aantal depots, terwijl huur gefaseerd kan
gebeuren naar behoefte. Op korte termijn is ruimte nodig omdat er nagenoeg geen ruimte meer over
is met de huidige opstelling. Het risico is enerzijds dat archiefbescheiden van particulieren die
historisch interessant en zelfs waardevol zijn, verloren kunnen gaan. Anderzijds kunnen
archiefbescheiden van de gemeente niet volgens de regels worden overgebracht, wat een beperking
van de openbaarheid van de stukken zou inhouden, die niet wenselijk is.
Tenslotte ontstaat door de gekozen oplossing financiële ruimte om een begin te maken met de
financiering van een digitaal depot.
Financiën:
2009
ad 2 interne verbouwing in drie depots
2010
2011
2012
15.200
14.840
14.480
24.300
83.700
83.700
30.400
29.680
46.700
ad 3 stellingen
investering 2009 € 160.000, 20 jaar lineair
afschrijven
ad 4 huur- en vervoerskosten
4.500
ad 3 stellingen
investering 2010 € 320.000, 20 jaar lineair
afschrijven
ad 5 verhuiskosten
53.500
53.500
53.500
lasten huur depot
104.700 93.000 182.440 127.860
vrijval lasten nieuwbouw depot
266.000 190.000 190.000 190.000
voordeel tov nieuwbouw depot bestemmen
voor digitaal depot
161.300 97.000
7.560 62.140
Evaluatie:
Niet van toepassing.
RAADSBESLUIT
De raad van de gemeente Leiden:
Gezien het voorstel van burgemeester en wethouders (rv.nr. 09.0085 van 2009), mede gezien het
advies van de commissie.
BESLUIT:
1.af te zien van nieuwbouw van een depot ter invulling van de ruimtebehoefte van het Regionaal
Archief Leiden. De geraamde kapitaallasten ad € 90.000 (behorend bij het krediet ad €
1.663.000) en de geraamde exploitatielasten ad € 176.000 in 2009 en ad € 100.000 vanaf 2010
te laten vrij vallen.
2.voor een interne verbouwing in drie depots van het Regionaal Archief Leiden op de
Boisotkade 2a (ten behoeve van de korte termijn in 2009) een budget van € 46.700 beschikbaar
te stellen.
3.voor het plaatsen van stellingen in de depots investeringskredieten beschikbaar te stellen ad €
160.000 voor 2009 en € 320.000 voor 2010, lineair af te schrijven in 20 jaar.
4.voor huur en vervoerskosten budget oplopend tot een bedrag van structureel € 83.700 vanaf
2010 beschikbaar te stellen.
5.voor verhuiskosten voor een periode van 3 jaar budget van € 53.500 per jaar beschikbaar te
stellen.
6.het voordeel ten opzichte van de oorspronkelijk geplande nieuwbouw van het depot voor 2009
ad € 161.300 ter beschikking te stellen voor het digitaa depot.
Gedaan in de openbare raadsvergadering van
de Griffier,
de Voorzitter,
,
Opsteller:
Organisatieonderdeel:
Telefoon:
E-mail:
TECHNISCHE INFORMATIE
C. de Graaf
Archief
4920
[email protected]
Verantwoordelijk portefeuillehouder:
J.J. de Haan
Communicatie:
Bijgevoegde informatie:
ADVIES PRESIDIUM
Doel:
Behandelingsvoorstel:
Opmerkingen/aandachtspunten:
B&W.nr. 09.0819, d.d 14 juli 2009
B&W-Aanbiedingsformulier
Onderwerp
Uitbreiding depot Regionaal Archief Leiden
BESLUITEN
Behoudens advies van de commissie DD
I. De Raad voor te stellen:
1. af te zien van nieuwbouw van een depot ter invulling van de ruimtebehoefte van het Regionaal
Archief Leiden. De geraamde kapitaallasten ad € 90.000 (behorend bij het krediet ad €
1.663.000) en de geraamde exploitatielasten ad € 176.000 in 2009 en ad € 100.000 vanaf
2010 te laten vrij vallen.
2. voor een interne verbouwing in drie depots van het Regionaal Archief Leiden op de
Boisotkade 2a (ten behoeve van de korte termijn in 2009) een budget van € 46.700
beschikbaar te stellen.
3. voor het plaatsen van stellingen in de depots investeringskredieten beschikbaar te stellen ad €
160.000 voor 2009 en € 320.000 voor 2010, lineair af te schrijven in 20 jaar.
4. voor huur en vervoerskosten budget oplopend tot een bedrag van structureel € 83.700 vanaf
2010 beschikbaar te stellen.
5. voor verhuiskosten voor een periode van 3 jaar budget van € 53.500 per jaar beschikbaar te
stellen.
6. het voordeel ten opzichte van de oorspronkelijk geplande nieuwbouw van het depot voor 2009
ad € 161.300 ter beschikking te stellen voor het digitaal depot.
II
de voordelen ten opzichte van de oorspronkelijk geplande nieuwbouw van het depot te weten:
2010 € 97.000
2011 € 7.560
2012 € 62.140
te bestemmen voor een digitaal depot van het Regionaal Archief Leiden en te betrekken bij de
meerjarenbegroting 2010-2013
Samenvatting
In verband met naderend depotruimtegebrek bij het Regionaal Archief Leiden is ruim twee jaar
geleden het plan opgevat om in samenwerking met De Lakenhal en met de Universiteitsbibliotheek
van de Universiteit Leiden - die beide eveneens kampten met tekort aan depotruimte - een nieuw
gebouw neer te zetten. Beide partners hebben zich in het afgelopen jaar teruggetrokken omdat ze de
mogelijkheid hadden hun depotruimtetekort op een andere manier op te lossen. Het RAL heeft echter
nog steeds dringend ruimte nodig. De verbouwing van drie depots en een quarantaineruimte levert
een ruimtewinst op van 2,2 km aan plankruimte. Dat betekent dat de ruimtedruk voor de korte termijn
wordt opgevangen. Voor de langere termijn is nieuwbouw of huur een mogelijkheid. Gezien de
dalende huurprijzen en het feit dat er momenteel een depotgebouw dat aan alle eisen voldoet op het
punt staat gebouwd te worden (eind 2010 oplevering) op een relatief nabije locatie (Alphen aan den
Rijn), blijkt nieuwbouw door één partij een duurdere oplossing dan huur.