Blanco document - Alzheimer Vrijwilligersplein

De financiële cyclus:
van kaderbrief tot jaarverslag
In dit hoofdstuk vind je informatie over
1. Opstellen en goedkeuring begroting
2. Financiële middelen afdeling
3. Verantwoording
De missie van Alzheimer Nederland is:
We moeten dementie voorkomen of genezen. En tot die tijd maken we ons sterk voor hulp die
de levenskwaliteit van mensen met dementie en hun omgeving verbetert.
Deze missie hebben wij vertaald in de volgende ambities:
1. Mensen met dementie houden zo lang mogelijk de regie
2. Wetenschappelijk onderzoek loopt voorop en is vernieuwend
3. Onze samenleving is dementievriendelijk.
1. Algemene informatie opstellen en goedkeuring begroting
Kaderbrief afdelingen
Elke afdeling krijgt eind oktober de kaderbrief ondertekend door de manager Belangenbehartiging en
Regionale Hulp met daarin het voorlopig kaderbedrag voor het volgend boekjaar. Voor wat betreft de
toekenning van de budgetten per afdeling zijn wij verder gegaan volgens de in 2010 ingezette lijn. De
kaderbedragen worden vastgesteld op basis van:
 het aantal mensen met dementie in uw regio;
 het aantal vrijwilligers en Alzheimer Cafés in het werkgebied van uw afdeling;
 de realisatie van uw activiteitenplan in de voorgaande twee jaren;
 de historisch gegroeide kaderbedragen
Activiteitenplan en begroting
Elke afdeling stelt jaarlijks aan de hand van dit kaderbudget een activiteitenplan en begroting op met
als uitgangspunt de beleidsambities van Alzheimer Nederland en de wensen en ontwikkelingen
binnen de regio. De coördinator Regionale activiteiten kan daarbij helpen. Het format activiteitenplan
vergemakkelijkt het beschrijven van de activiteiten. Voor de begroting maak je gebruik van het
excelspreadsheet. Beide vind je op het vrijwilligersplein onder het dossier Materialen
(afdelingsbestuur), http://www.alzheimervrijwilligers.nl/materialen/afdelingsbestuur/formats
Je bespreekt samen met de coördinator Regionale activiteiten jouw activiteitenplan en begroting.
Hij/zij geeft binnen het gestelde kader zijn/haar fiat. Wanneer het activiteitenplan en de begroting zijn
opgesteld stuur je ze voor 31 december toe aan jouw coördinator Regionale activiteiten. Deze draagt
zorg voor verdere verwerking in de administratie en legt een en ander ter beoordeling voor aan de
manager Belangenbehartiging en Regionale Hulp. Wij streven hierbij naar continuïteit van de lopende
activiteiten.
Financiële paragraaf Handboek bestuur regionale afdelingen Alzheimer Nederland, oktober 2016/ gvg/ ha/
Goedkeuringsbrief
Voor eind februari ontvang je de goedkeuringsbrief van het activiteitenplan en de begroting met
daarin vermeld het definitieve kaderbedrag dat voor de afdeling is begroot. Afdelingen die in de loop
van het boekjaar extra financiën nodig hebben voor nieuwe initiatieven bovenop de begroting kunnen
een schriftelijk verzoek voor aanvullende financiering indienen bij hun coördinator Regionale
activiteiten. Nieuwe initiatieven dienen een wezenlijke bijdrage te leveren aan (een van) de vier
doelstellingen. Na het maken van een goede afweging ontvangt de afdeling bericht. De activiteit kan
alleen starten als het verzoek is toegewezen.
2. Financiële middelen van een afdeling
1. Kaderbedrag:
Jaarlijks wordt er voor de afdeling een kaderbedrag gereserveerd wat door de financiële
administratie steeds met bedragen van € 2500 op de afdelingsrekening wordt geboekt. Dit
budget geldt voor 1 boekjaar. Ongebruikt kaderbudget wordt ingezet voor
onderzoeksdoeleinden en gaat niet mee naar volgend boekjaar. De bijdrage van Alzheimer
Nederland wordt afhankelijk van de hoogte in een aantal termijnen aan jou overgemaakt. Per
termijn vullen wij jouw saldo aan tot maximaal € 2.500. Komt jouw saldo onder de € 1000 dan
vindt er overboeking plaats. Heb je een hoger bedrag nodig voor activiteiten binnen jouw
activiteitenplan en begroting dan verzoeken wij jou contact op te nemen met de financiële
administratie. Zij zorgen dat je binnen twee weken het gewenste bedrag op jouw rekening hebt
staan. Alle voorzitters, secretarissen en penningmeesters hebben in het verleden van de
directeur/bestuurder een machtigingsformulier op naam ontvangen. Dit formulier blijft ook dit
jaar van kracht. Mocht je dit formulier niet (meer) hebben: neem dan contact op met jouw
regiocoördinator. Het ondertekende formulier isjouw machtiging om verplichtingen aan te gaan
en daarvoor te tekenen mits de verplichtingen vallen binnen de voor dit jaar vastgestelde
begroting tot een maximumbedrag van € 5.000 per overeenkomst of uitgave.”
2. Subsidie:
Een afdeling kan voor projecten subsidies aanvragen. De afrekening van deze subsidie verloopt
veelal in het volgende boekjaar. In tabblad GR kun je door het toekennen van een projectcode
aan deze subsidie bijhouden wat je van deze subsidies gebruikt hebt en welk bedrag er
mogelijk terugbetaald moet worden. Het resterende subsidiebedrag wordt als overlopende
verplichting vastgelegd.
3. Bestemmingsfondsen (Giften/ sponsoring)
Ontvangen giften en legaten van derden kun je ook met een projectcode boeken in tabblad GR
Niet gebruikte bedragen blijven voor de afdeling beschikbaar. Wel dient je in het activiteitenplan
te beschrijven op welke wijze je dit budget gaat inzetten in het komende boekjaar. “Dit jaar
hebben we een aanvulling op de financiële procedures voor de begroting en de
bevoorschotting van jouw afdelingsrekening. Het gaat over geoormerkte giften aan jouw
afdeling. We hebben gemerkt dat afdelingen vaker giften ontvangen dankzij hun
fondsenwervende inspanningen. Dit voor activiteiten binnen hun jaarplan maar ook voor andere
doeleinden.
Als je een gift ontvangt die geoormerkt is voor activiteiten die onderdeel zijn van jouw huidige
begroting dan kan deze gift gebruikt worden voor de financiering van jouw activiteiten binnen
het jaarplan. Dit heeft geen gevolgen voor de bevoorschotting van jouw afdelingsrekening. We
houden ons dan aan de bestaande afspraken, namelijk dat het saldo op jouw rekening wordt
aangevuld als dit minder dan € 1.000 bedraagt.
Als je een gift ontvangt van een externe geldgever met een specifieke bestemming, die niet is
opgenomen in het jaarplan/begroting, dan is het niet mogelijk de gift te benutten voor de
financiering van jouw activiteiten in het jaarplan. Bij zo’n specifieke bestemming kunje contact
opnemen met Hedser Assendorp, teamleider Financiën ([email protected]).
Hij overlegt met jou over de procedure en maakt afspraken met jou over de wijze van
Financiële paragraaf Handboek bestuur regionale afdelingen Alzheimer Nederland, oktober 2016/ gvg/ ha/
bestemming. Zodat de gift besteed wordt conform de wensen van de giftgever en de afspraken
die je met de giftgever heeft gemaakt”.
Saldo kasgeld
Bij de jaarafrekening wordt gevraagd om het saldo van het kasgeld per 31 december op te nemen. Dit
verbetert de aansluiting tussen de mutaties op de bankrekeningen en de feitelijke realisatie. In het
financieel format is daarvoor een aparte ruimte opgenomen: de tabbladen realisatie Rabo en realisatie
kas.
Nog te betalen kosten
Er moet rekening worden gehouden met de kosten en de opbrengsten die betrekking hebben op het
voorgaande boekjaar, ongeacht de dag waarop deze kosten en opbrengsten worden betaald of
ontvangen. Wanneer de opbrengsten of de kosten in belangrijke mate worden beïnvloed door
opbrengsten of kosten die aan een ander boekjaar moeten worden toegerekend, wordt daarvan
melding gemaakt in de toelichting
Onder aan de tabblad: realisatie RABO is ruimte voor het noteren van de nog te betalen kosten. Het
totaal van deze kosten ziet u terug is de samenvatting op regel 107.
Dit bedrag kun je in het volgend boekjaar invoeren in de kolom: overloopkosten (kolom G realisatie
Rabo). Boek ook kosten uit het afgesloten boekjaar onder deze kolom. Dan tellen de uitgaves niet
mee in de kosten van het nieuwe boekjaar.
3. Verantwoording
Toelichting bij het invullen van de (half)jaarlijkse afrekeningen
De afdeling wordt tweemaal per jaar naar verantwoording van inkomsten en uitgaven gevraagd. De
eerste keer over het eerste half jaar, de tweede keer over het hele boekjaar, zijnde de jaarafrekening.
Hiervoor gebruik je het excel spreadsheet van de begroting die je in de loop van het jaar verder invult
met de uitgaven en inkomsten. Het bestuur van een afdeling kan de eerste halfjaarlijkse afrekening
gebruiken om de begroting voor het komende jaar meer onderbouwd te kunnen indienen.
Alzheimer Nederland heeft het CBF keurmerk en dient op verantwoorde wijze haar geld te besteden
en legt daarover publiekelijk verantwoording af. Dit geldt evenzeer voor de besteding van de gelden in
de afdelingen. De afdeling dient op twee momenten in het jaar verantwoording af te leggen:
 Over het eerste halfjaar (uiterlijk op 31 juli).
 Over het tweede halfjaar (uiterlijk op 31 januari)
Voor de Financiële administratie is de informatie belangrijk om zicht te houden op de uitputting van het
totale budget van de regionale afdelingen. Daarnaast draagt de informatie uit de realisatie bij aan een
goede budgettering voor het volgende jaar.
Werkwijze
Het financieel format volgt de opzet van de Begroting. Voor de afrekening tel jede verschillende
werkelijk gemaakte kosten (rubrieken) bij elkaar op die bij de activiteiten horen. Dit doe je ieder half
jaar. Het gaat dus om de kosten die gemaakt zijn in de 1e periode januari tot en met juni, of de 2e
periode juli tot en met december.
Algemene kosten worden apart van de projectkosten afgerekend. Hiervoor zijn dezelfde posten als in
de begroting gehanteerd: zaalhuur/catering, kantoorartikelen, porto/telefoon, reiskosten, bankkosten,
computer/laptop en diversen/secretariële ondersteuning.
Financiële paragraaf Handboek bestuur regionale afdelingen Alzheimer Nederland, oktober 2016/ gvg/ ha/
Voor opmerkingen is bij de halfjaarlijkse afrekening, even als bij de begroting, ruimte gereserveerd.

Wil je daar s.v.p. aangeven van wie, ten behoeve waarvan, je welk bedrag aan subsidie,
sponsoring of gift hebt ontvangen of nog tegoed hebt?

Wil je, indien de afdeling een legaat ontvangt, dit hier ook vermelden?

Indien je van de uitgaven over december een schatting hebt gemaakt, vermeld je dat dan hier
even.
Aarzel niet om suggesties, vragen of opmerkingen hierin op te nemen. Alle toelichting is welkom.
Controlecyclus
De financiële controlecyclus van de regionale afdelingen ziet er als volgt uit:
1. De penningmeester stelt op 1 juli en 1 januari de financiële rapportages op en het bestuur/ de
voorzitter controleren de financiële stukken van de afdeling en leggen gezamenlijk verantwoording
aan het landelijke bureau.
2. De financiële stukken worden:
- per mail verstuurd naar de regiocoördinator . Dit is inclusief het financieel format
(spreadsheet).
- op papier ondertekend door het dagelijks bestuur of gescand per mail verstuurd naar
Alzheimer Nederland t.a.v. het secretariaat afdelingen [email protected]. .
3. De coördinator Regionale activiteiten ziet er op toe dat de regionale afdeling tijdig verantwoording
aflegt en beoordeelt deze rapportages op rechtmatigheid en doelmatigheid. Jaarlijks bezoeken
medewerkers en/of managers van het landelijk bureau tien steekproefsgewijs geselecteerde
afdelingen om de financiën te controleren. Afdelingen worden hiervan vooraf op de hoogte
gebracht. Op basis van de resultaten worden gerichte of algemene verbeteringen doorgevoerd.
4. Op verzoek van de teamleider financiën kan de financiële administratie of een hiertoe gemachtigd
persoon buiten de reguliere controles om een controle uitvoeren op de financiële administratie
van een of meer afdelingen.
NB
De periode waarin de afrekening wordt opgesteld, lijkt kort. Tijdwinst kan worden behaald door
gedurende het jaar regelmatig te actualiseren. Probeer zoveel mogelijk alle binnengekomen facturen
binnen het boekjaar te betalen. Mocht de afdeling na 31 december declaraties of kosten moeten
betalen, dan verzoeken wij jou dit aan ons door te geven middel van het Financieel format, tabblad
realisatie Rabobank: nog te betalen kosten.
Het is van groot belang dat de financiële administratie de totale jaarrekening op tijd overlegt aan de
accountant. Ook de afrekeningen van alle regionale afdelingen behoren tot de totale jaarrekening.
Dus stuur jouwrealisatie echt vóór 31 januari in.
Op het landelijk bureau is geregistreerd wie van de afdeling er tekenbevoegd zijn (voorzitter,
penningmeester en secretaris). Wij verzoeken jou mutaties aan ons door te geven met een kopie van
een geldig legitimatiebewijs. Stuur e.e.a. op naar het secretariaat afdelingen.
Financieel archief afdelingen
De afdelingen archiveren hun financiële stukken. De penningmeester en het bestuur zijn
verantwoordelijk voor de administratie van de afdeling. Er vindt indien noodzakelijk afstemming plaats
tussen penningmeester van een afdeling, de coördinator Regionale activiteiten en de financiële
administratie.
Afdelingen dienen administratie zeven jaar lang te bewaren (fiscale bewaarplicht).
Financiële paragraaf Handboek bestuur regionale afdelingen Alzheimer Nederland, oktober 2016/ gvg/ ha/
In het document Opstellen van de begroting vind je Informatie over het opstellen van de
begroting en toelichting van de diverse posten.
Financiële paragraaf Handboek bestuur regionale afdelingen Alzheimer Nederland, oktober 2016/ gvg/ ha/