toelichting aanvraag evenementensubsidie 2017 voor

TOELICHTING AANVRAAG EVENEMENTENSUBSIDIE 2017
VOOR PUBLIEKSEVENEMENTEN IN APELDOORN
In deze toelichting leest u waar uw evenement aan moet voldoen om in aanmerking te
komen voor een reguliere evenementensubsidie 2017 in Apeldoorn.
1. Wat is een evenement?
Een evenement is een bijzondere, georganiseerde activiteit van beperkte duur, eenmalig of
jaarlijks terugkerend, openbaar toegankelijk en gericht op een relatief groot publiek. Ook een
festival valt onder deze definitie van een evenement.
2. Kan ik subsidie aanvragen?
 De gemeentelijke subsidie voor evenementen is bedoeld voor organisatoren van
evenementen in de gemeente Apeldoorn. De evenementen vinden plaats in de
gemeente Apeldoorn in het jaar 2017. Voor evenementen die starten in 2018 kan
geen (voorschot)subsidie worden aangevraagd.
 Nieuw ten opzichte van voorgaande jaren is dat een aanvraag voor financiële
ondersteuning in 2017 vóór 1 november 2016 moet worden ingediend. Er is nog maar
één ronde in plaats van meerdere rondes per jaar. Zodoende kan er gewerkt worden
aan een evenwichtig evenementenprogramma en krijgt u tijdig uitsluitsel dat ook qua
sponsoring meer zekerheid biedt. Daarnaast is de criteria ‘subsidie wordt in drie jaar
afgebouwd’ niet meegenomen in de nieuwe regeling voor publieksevenementen.
 Gemeentelijke subsidie zal, meer dan in voorgaande jaren, worden ingezet als een
aanvullende subsidie op het evenement. Evenementen moeten kunnen aantonen
financieel grotendeels op eigen benen te kunnen staan.
 Maximaal 40% van de begroting kan gesubsidieerd worden, rekening houdende dat
er meer aanvragen dan subsidiegeld beschikbaar is en hier naar ratio rekening mee
wordt gehouden.
 Evenementen met een begroting lager dan 10.000.- kunnen eventueel in aanmerking
komen voor een springplanksubsidie. Dit zijn kleine nieuwe initiatieven (de zgn.
springplankevenementen) met een begroting van maximaal 10.000 Euro. Gezien het
innovatieve karakter van dit type evenementen, kunt u deze gedurende het gehele
jaar aanvragen zolang er budget beschikbaar is. Per evenement komt u voor
maximaal € 2.500,- subsidie in aanmerking. Onder de springplanksubsidie vallen
geen buurtbbq’s of gezamenlijke straatactiviteiten.
 De gemeente heeft voor 2017 € 295.000 euro subsidie beschikbaar voor
ondersteuning van evenementen die in Apeldoorn plaatsvinden. 10% van dit budget
wordt gereserveerd voor springplankevenementen.
3. Waar moet de aanvraag aan voldoen?
Voor het indienen van een aanvraag voor Evenementensubsidie moet u het
aanvraagformulier inclusief de verplichte bijlagen volledig en naar waarheid invullen en de
voorwaarden van de evenementensubsdieverordening in acht te nemen. Op dit moment ligt
er een nieuwe concept subsideverordening, deze valt hier te downloaden.
4. Hoe en wanneer dien ik de subsidieaanvraag in?
Evenementensubsidie dient u bij voorkeur digitaal aan via het aanvraagforumulier
Evenementensubsidie aanvraagformulier Evenementensubsidie. Aanvragen van
evenementensubsidie voor 2017 kan tot 1 november 2016. Organiseert uw
organisatie in 2017 meerdere evenementen waarvoor u subsidie wilt aanvragen? Gebruik
dan voor ieder evenement een apart aanvraagformulier.
Subsidieaanvragen die na 1 november binnenkomen, nemen wij niet in behandeling.
5. Door wie en hoe wordt mijn aanvraag beoordeeld?
Uw aanvraag wordt beoordeeld door de adviesraad van Apeldoorn Promotie (per 1/1 verder
onder de naam Apeldoorn Marketing). Zij brengen advies uit naar het College van B&W.
6. Hoe wordt mijn aanvraag beoordeeld
In het proces van beoordeling wordt uw aanvraag gewogen aan de hand van een matrix
waar voorwaardelijke als inhoudelijke criteria verwerkt worden:
Voorwaardelijke criteria
 De voorwaardelijke toetsingscriteria beoordelen de professionaliteit van de
organisatie, de deugdelijkheid van de begroting en de plaats van het evenement in de
stad. De criteria zijn:
 Transparante begroting: de begroting van het evenement moet transparant en
kostenefficiënt zijn opgesteld. Het moet duidelijk zijn welke opbrengsten (ook van
andere subsidiegevers) en uitgaven het evenement met zich meebrengt.
 Noodzaak subsidie: uit de begroting moet blijken dat er een financiële noodzaak voor
een subsidieaanvraag is. Het gevraagde subsidiebedrag is maximaal 40% van de
begroting.
 Datum en tijdstip: het evenement moet duidelijk zijn afgestemd op andere
evenementen. Houd bijvoorbeeld rekening met overlap met andere evenementen wat
betreft datum, plaats, tijd en doelgroep.
 Vergunning: het evenement moet passen in het vergunningenbeleid van de
gemeente Apeldoorn, bijvoorbeeld vanwege de veiligheid en het voorkomen van
overlast.
Inhoudelijke criteria
 Het aantal bezoekers: het evenement trekt veel bezoekers
 De herkomst van bezoekers: het evenement richt zich aantoonbaar ook op bezoekers
die buiten de regio wonen
 Het meerdaags verblijf: het evenement zet aan tot overnachtingen in de stad
 De samenwerking in de stad: de evenementenorganisatie werkt samen met
ondernemers en instellingen in de stad.
 Indirecte economische spin-off: publieksevenementen dragen bij aan het
(inter)nationale imago ‘Apeldoorn als aantrekkelijke stad op de Veluwe’. Hierbij letten
we op:
 Het toeristisch imago van Apeldoorn: het evenement draagt bij aan meer bezoekers
naar Apeldoorn trekken
 Het evenement sluit aan bij de strategische doelstellingen van de stad waaronder
gezinsstad, young professionals en het aantrekken van meer toerisme.
 Het verwachte mediabereik van het evenement: het evenement heeft een groot
bereik in (inter)nationale media.
 Vernieuwing: het evenement is vernieuwend of heeft vernieuwende onderdelen in
vergelijking met voorgaande keren. Denk hierbij aan vernieuwing van het inhoudelijk
concept, de doelgroep en de mediacampagne.
 Duurzaamheid loopt als rode draad door alle doelen en de uitvoering heen.
De beoordeling van de aanvragen richt zich zowel op de individuele kwaliteit van het
evenement als op het totale palet aan (gesubsidieerde) evenementen in de gemeente
Apeldoorn.
7. Hoe zit de planning eruit?
Tot en met 1 november 2017 kunt u uw subsidieaanvraag insturen. In de maanden
november en december 2017 beooordelen wij de subsidieaanvragen. Mogelijk ontvangt u in
deze periode een verzoek om uw aanvraag toe te lichten aan de adviescommissie. Eind
december neemt het college een beslissing over de aanvragen. Vóór 1 januari 2017
ontvangt u vanuit de adviesraad Apeldoorn Promotie per mail/telefonisch bericht over het
besluit van het college en ontvangt u medio januari 2017 de schriftelijke toekenning vanuit
het College van B&W.
9. Welke richtlijnen en voorwaarden gelden er bij een subsidie?
Op subsidieverlening is de Algemene subsidieverordening gemeente Tilburg met
bijbehorende richtlijnen van toepassing. Ga naar voor de volledige tekst van de verordening
en richtlijnen naar http://www.tilburg.nl/subsidies.
Het college kan bij het toekennen van subsidie besluiten aanvullende voorwaarden op te
nemen. Als dit voor uw evenement geldt informeren wij u hier vóór 1 januari 2017 over.
11. Hoe zit het met de vergunning voor mijn evenement?
Als u van plan bent om een evenement in 2017 e organiseren, adviseren wij om de
aanvraag voor een evenementenvergunning vóór 1 november 2016 in te dienen. Dit geldt
met name voor middelgrote en grote evenementen, waarbij de complete
evenementenvergunning uiterlijk twaalf weken voor het evenement moet aanvragen. Let er
op dat alle gegevens in één keer volledig aangeleverd worden.
Indien u later in het jaar besluit om een evenementenvergunning aan te vragen, loopt u de
kans dat uw evenement niet meer op de gewenste datum en/of locatie kan plaatsvinden,
omdat het maximum aantal evenementen op een locatie is bereikt. Als u op tijd de aanvraag
voor een evenementenvergunning indient, kan er op tijd gekeken worden naar de
mogelijkheden en eventuele knelpunten. Dan kunnen we, indien dat nodig is, ook zo snel
mogelijk op zoek naar een goede oplossing.
Als u subsidie toegekend krijgt voor uw evenement geeft u dat niet automatisch recht op een
vergunning. Omgekeerd kan aan een afgegeven vergunning ook geen recht op subsidie
worden ontleend. Meer informatie over evenementenvergunning aanvragen >>
11. Wie kan ik benaderen als ik vragen heb?
Voor vragen of opmerkingen kunt u een contact opnemen met Michaela Luttenberg,
evenementenmanager Apeldoorn Promotie. Zij is telefonisch en per mail bereikbaar van
maandag t/m donderdag via 0657942886 , e-mail [email protected]