Project Portfolio Management vanuit een centrale database

Project Portfolio Management vanuit een centrale database
Het PPM (Project Portfolio Management) landschap ontwikkelt zich snel. Dit komt mede door de
groeiende voorkeur voor het beheren van meerdere investeringsinitiatieven d.m.v. een enkel
bedrijfsoverkoepelend systeem. Primavera P6 voorziet in deze gecentraliseerde aanpak voor de
totale beheersing van PPM. Hieruit ontstaat de essentiële transparantie van de prestaties die nodig
zijn voor het senior management om de voortgang ten opzichte van het strategisch plan te
monitoren.
Primavera P6 PPM
Primavera P6 PPM is ontworpen met een centrale
database die alle informatie ten behoeve van de
verschillende projecten opslaat en/of beheert. Een
centrale database wil zeggen dat er slechts één locatie
is waar de informatie wordt opgeslagen. Deze locatie is
centraal gepositioneerd in de IT-infrastructuur. De
betreffende software maakt per gebruiker een
verbinding aan naar de centrale database. Op deze
manier kunnen diverse mensen met verschillende disciplines bij de gewenste informatie en zijn er
geen verschillende versies van de betreffende informatie aanwezig.
Het is mogelijk om informatie uit andere databases te integreren met de centrale database van
Primavera P6. Dat wil zeggen dat informatie vanuit andere databases of systemen uitgelezen en
indien nodig vertaald wordt. Vervolgens wordt de data getransporteerd naar de centrale database
van Primavera P6. Op deze manier kan alle relevante informatie waar het bedrijf over beschikt
worden geïmplementeerd en beschikbaar gesteld in Primavera P6. Dat scheelt veel tijd voor het
invoeren van bijvoorbeeld gegevens uit Finance, Human Resource, Asset Management en of andere
ERP-systemen die relevante informatie bevatten. Tevens is het mogelijk om Business Intelligence
software te koppelen aan de database van Primavera P6. Hierdoor kunnen uitgebreide rapportages
en dashboards verwezenlijkt worden, door de BI-tools waar de desbetreffende organisatie over
beschikt.
PPM is ontwikkeld als desktopapplicatie waardoor er een beperking is m.b.t. het bereiken van de
applicatie. Hier komt Primavera EPPM in beeld, deze software is verder ontwikkeld op de basis van
Primavera PPM en bevat alle functionaliteiten plus veel nieuwe aanvullende functionaliteiten t.o.v.
de PPM-versie.
Wat maakt Primavera P6 EPPM zo uniek?
EPPM is ontwikkeld als webapplicatie wat een logische stap is, omdat de structuur van PPM al een
interface bevat die een verbinding maakt met de centrale database. De interface is nu toegankelijk
via een webbrowser, wat veel praktische en financiële voordelen biedt. EPPM heeft zich volledig
gericht op de voordelen van deze nieuwe functionaliteit.
Gebruiker
Iedere gebruiker kan vanaf iedere locatie d.m.v. een tablet of smartphone de applicatie benaderen
en zijn taken inzien en afvinken. Doordat iedereen werkt in één centrale database is het noodzakelijk
om een activiteit te blokkeren wanneer wijzigingen worden doorgevoerd aan de planning. Wanneer
de activiteit is geblokkeerd is het voor andere gebruikers alleen mogelijk om de activiteit te bekijken.
Nadat de gebruiker zijn activiteit weer heeft vrijgegeven wordt de taak beschikbaar voor de
gemachtigde gebruikers.
De software kan via de administratorrechten zo
vormgegeven worden dat iedere gebruiker bij het
voor hem of haar relevante deel van de software
kan. Zo is het voor een Project Manager van belang
dat hij de hele projectplanning kan monitoren,
terwijl het voor bijvoorbeeld een monteur enkel van
belang is dat hij of zij zijn of haar taken kan inzien en
afvinken. Deze functionaliteit maakt een gedegen
inrichting van de rechtenstructuur van noodzakelijk.
Wanneer deze inrichting echter op een gedegen
manier is geïntegreerd, vergroot het de gebruiksvriendelijkheid van de software. Deze functionaliteit
bestond al in de PPM-versie, maar komt in de EPPM-versie echt goed tot zijn recht doordat de
software overal is te bereiken via de webbrowser.
Dashboards in EPPM
Een dashboard is een Business Intelligence functionaliteit. Wat houdt een dashboard precies in? Een
dashboard voorziet het management van de huidige status d.m.v. een grafische weergave van de
status van de KPI’s (kritieke prestatie-indicatoren). Hierdoor wordt het management in staat gesteld
onmiddellijk en gefundeerd beslissingen te nemen. Deze grafische weergave wordt opgesteld aan de
hand van de beschikbare informatie (KPI’s) en geeft de status van de gekoppelde informatie op een
grafische manier weer. Deze grafische weergave
kan bestaan uit samenvattingen, grafieken (Bar
charts, Pie charts, bullet graphs, ‘’sparklines’’, etc)
en meters (bijvoorbeeld een stoplicht).
Doordat er continu wijzigingen en updates van de
huidige informatie in het systeem worden
doorgevoerd, zullen deze grafieken continu
wijzigen en een realtime resultaat tonen. Door het
opstellen van de juiste dashboards en KPI’s is het
mogelijk om het project of bedrijf op het juiste
moment aan bij te sturen.
Conclusie
EPPM is verder ontwikkeld aan de hand van Primavera P6 PPM. PPM maakt gebruik van een centrale
database maar is afhankelijk van de installatie van de client-software op desktops of laptops.
EPPM is volledig gericht op de toekomst en bevat veel nieuwe functionaliteiten. Vooral de
toegankelijkheid via de webbrowser is een grote pré. Hierdoor overstijgt het systeem de organisatie
en locatie. EPPM speelt slim in op de wensen vanuit het bedrijfsleven m.b.t. projectbeheersbaarheid.
Door middel van geïntegreerde Business Intelligence functionaliteiten is het nu ook mogelijk om
naast rapporten ook dashboards in te stellen. Door de juiste inrichting van de rechtenstructuur kan
iedere werknemer van het project bij haar of zijn stukje van de planning waar en wanneer hij of zij
dat wil.
Kortom, als je echt wilt genieten van alle voordelen van gedegen planningsoftware met realtime
monitoring van de planning en je wilt alle gebruikers van alle gemakken voorzien, dan kies je voor
Primavera P6 EPPM. Er zijn nog tal van functionaliteiten die in dit artikel niet aan de orde zijn
gekomen. In mijn volgende artikel wil ik meer ingaan op de functionaliteiten van Primavera P6 PPM
en EPPM.
Hans de Waal, Consultant ARAM Software & Consultancy