Prince2 bij DBI - PID
advertisement
Van 8 naar 5 DBI project 5650 P.I.D. documentversie: [1.1] documentstatus: [concept] documentdatum: [17 juni 2004] Inhoudsopgave Inhoudsopgave..........................................................................................................................................2 Documentbeheer.......................................................................................................................................4 Projectdoelstelling.....................................................................................................................................5 Achtergrond.....................................................................................................................................5 Doelstelling / Opdracht...................................................................................................................5 Andere projecten gevoegd met project Van 8 naar 5......................................................................6 Relaties met andere projecten........................................................................................................6 Acceptatie criteria......................................................................................................................................7 Acceptatiecriteria project.................................................................................................................7 Acceptatiecriteria producten............................................................................................................7 Op te leveren producten............................................................................................................................8 Product breakdown structure specialistische producten.................................................................8 Inventarisatie configuratie-items.......................................................................8 Radiodekking....................................................................................................9 Realisatie..........................................................................................................9 Conversie..........................................................................................................9 Geïnformeerde projectomgeving......................................................................9 Management producten...................................................................................................................9 Projectaanpak.........................................................................................................................................11 Planning...................................................................................................................................................12 Inventarisatie conf.-items..............................................................................................................15 Radiodekking.................................................................................................................................15 Realisatie......................................................................................................................................15 Conversie.......................................................................................................................................15 Projectafsluiting.............................................................................................................................16 Communicatie tijdens project........................................................................................................16 Projectorganisatie....................................................................................................................................17 Werkruimte....................................................................................................................................17 Organogram..................................................................................................................................17 Stuurgroep.....................................................................................................................................18 Projectborging...............................................................................................................................18 Projectmanager.............................................................................................................................18 Projectondersteuning.....................................................................................................................18 Team Communicatie.....................................................................................................................19 Team Applicaties...........................................................................................................................19 Team Systemen............................................................................................................................19 Team Radiodekking......................................................................................................................20 Team Integrale test........................................................................................................................20 Team Conversie............................................................................................................................20 Kosten.....................................................................................................................................................21 Fase inventarisatie ......................................................................................................................21 Vervolgfasen .................................................................................................................................21 Overige kosten..............................................................................................................................22 Radiodekking.................................................................................................................................22 Resumé.........................................................................................................................................22 Scope......................................................................................................................................................23 Applicaties in het beheer van DBI.................................................................................................23 Configuratie-items in het beheer van BCT....................................................................................23 Overige systemen binnen RPAA ..................................................................................................24 Landelijke configuratie-items die door de RPAA worden gebruik.................................................24 Anders………….............................................................................................................................24 Randvoorwaarden...................................................................................................................................25 Aannames...............................................................................................................................................26 Risico’s ...................................................................................................................................................27 Project communicatieplan.......................................................................................................................29 Overlegstructuren..........................................................................................................................29 Rapportages..................................................................................................................................29 Project kwaliteitsplan.....................................................................................................................30 Dit P.I.D. en de Faseplannen..................................................................................................................31 Business case.........................................................................................................................................32 Documentbeheer Versie historie Versie Datum 0.1 24 mei 2004 Auteur Jos van Engen Wijziging Eerste versie 0.2 1.0 1.1 Jos van Engen Jos van Engen Jos van Engen Wijzigingen verwerkt Eerste oplevering in concept 7 juni 2004 11 juni 2004 17 juni 2004 Distributie historie Versie Datum 0.1 31 mei 2004 0.2 1.0 1.1 7 juni 2004 11 juni 2004 17 juni 2004 Gedistribueerd aan Pieter de Vries Lyndon Boex Lyndon Boex Pieter de Vries Pieter de Vries André Massée Caroline Sarink Lyndon Boex Harald Groen Lyndon Boex Review historie Versie 0.1 0.2 1.0 Reviewer Lyndon Boex Lyndon Boex Pieter de Vries Opmerkingen Diverse wijzigingen doorgevoerd Diverse wijzigingen doorgevoerd Diverse wijzigingen doorgevoerd Voor akkoord Versie Naam Datum onofficieel akkoord Datum officieel akkoord Projectdoelstelling Achtergrond Door de korpsleiding is recent besloten de huidige districtindeling van de regio te wijzigen van nu 8 districten naar in de nieuwe situatie 5 districten. De achtergrond van dit besluit is duidelijk beschreven door hc. J. Kuyper in een contourennota. De contourennota is beschikbaar op het intranet van de regiopolitie Amsterdam – Amstelland (RPAA). In de contourennota wordt gesproken over verschillende ontwikkelingen die een aanpassing van de organisatie noodzakelijk, of in ieder geval zeer wenselijk maken. Hierbij worden de ontwikkelingen genoemd met betrekking tot het ontstaan van de nationale recherche en de gewijzigde verantwoordelijk rondom de vreemdelingenwetgeving. Maar ook de druk die vanuit de politiek op de politie wordt gelegd, waarbij er meer en hogere eisen worden gesteld, nopen tot aanpassingen in de organisatie. En als laatste punt wordt genoemd dat de burger steeds meer eisen stelt aan de politie. Zichtbaarheid, betere dienstverlening, snellere actie en meer informatie zijn punten die worden genoemd. Al deze omstandigheden samen hebben geleid tot 10-tal punten (genoemd op pagina 5 en 6 van de eerder genoemde contourennota) die zullen worden geïmplementeerd. Een van de punten is de overgang van de huidige 8 districten naar 5 nieuwe districten. De indeling van de regio conform het nieuwe model dient snel te worden geïmplementeerd. De nieuwe structuur moet er op 1 januari 2005 reeds staan. Naast de ontwikkelingen zoals hierboven beschreven lopen er twee andere trajecten binnen de RPAA. Deze twee trajecten hebben een grote analogie, waardoor besloten is deze 3 trajecten als één geheel te behandelen. Deze trajecten zijn: - Gemeentebuurt als basiseenheid: de geografische grenzen van de regiebuurten wordt gelijkgetrokken met de geografische grenzen van de gemeentebuurten; - Overgang IJburg van D4 naar D1: IJburg valt momenteel onder het werkgebied van district 4, IJburg echter wordt onderdeel van district 1. Doelstelling / Opdracht Op het hoogste niveau kan de doelstelling van dit project als volgt worden beschreven: Per 1 januari 2005 zijn de verschillende configuratie-items van de regiopolitie Amsterdam – Amstelland, in beheer bij DBI en/of BCT, zo ingericht en gevuld dat deze werken volgens de nieuwe indeling van de regio met 5 districten. De doelstelling van de opdracht kan nader worden gespecificeerd: 1. Onder configuratie-items wordt verstaan: De gegevens in operationele productie applicaties; De gegevens in operationele productie systemen. 2. niet onder de opdracht vallen: Wijzigingen in de software van configuratie-items of in de bijhorende gegevens die secundair het gevolg zijn van de wijziging in het kader van dit project. Voorbeelden zijn: o Projecten met analogie met dit project echter niet beschreven in paragraaf "Andere projecten gevoegd met project Van 8 naar 5" (pagina 6); o Wijzigingen in gegevens of software die het gevolg zijn van wijzigingen in processen en/of procedures binnen het korps; o Wijzigingen in gegevens anders dan wijzigingen die direct het gevolg zijn van de wijziging van de districten structuur. Wijzigingen in de processen en/of procedures binnen RPAA; Wijziging anders dan wijziging in geautomatiseerd opgeslagen gegevens in de database of op andere wijze van configuratie-items in beheer bij DBI of BCT. Hieronder worden verstaan bijvoorbeeld: content van het intranet, handleidingen, testbestanden, back-up bestanden etc etc etc. De grenzen voor de opdracht wordt nader gespecificeerd in hoofdstuk Scope pagina 23. Andere projecten gevoegd met project Van 8 naar 5 Een tweetal andere reeds lopende projecten is toegevoegd aan dit project vanwege grote analogie en efficiency overwegingen.Deze projecten zijn: 1. Het project "Gemeentebuurt = regiebuurt". Doelstelling van dit project is de grenzen zoals deze zijn gedefinieerd door de gemeente voor de buurten te gebruiken voor de grenzen van de regiebuurten. Hierbij dient te worden vermeld dat 1 regiebuurt kan bestaan uit een of meerdere gemeentebuurten.1 2. Het project "Overgang IJburg van D4 naar D1". Doelstelling van dit project is er voor zorg te dragen dat IJburg onderdeel wordt van district 1 in de huidige situatie. Relaties met andere projecten Momenteel worden er verschillende projecten uitgevoerd binnen DBI en BCT. Een nadere verbintenis als in de vorige paragraaf is niet te vinden. Wel hebben de lopende projecten gevolgen voor het project "van 8 naar 5". Immers een project dat wordt geïmplementeerd voor 31 december valt onder de scope van het project. Een duidelijke, heldere en tijdige communicatie over deze raakvlakken dient dan ook als belangrijk aandachtspunt voor dit project. Ten tijde van het schrijven van het PID is de gedachte dat het project "Gemeentebuurt = Regiebuurt" als onderdeel van het project "Van 8 naar 5" wordt meegenomen. Tevens is bekend dat op bestuurlijk niveau de grenzen reeds zijn vastgesteld. Hierdoor bestaat de kans dat dit traject alsnog niet wordt meegenomen in het project "Van 8 naar 5". Besluitvorming hieromtrent dient uiterlijk tijdens de fase inventarisatie te worden beantwoord. 1 Acceptatie criteria Acceptatiecriteria project Voor het gehele project gelden de volgende acceptatiecriteria Alle configuratie-items zijn op 1 januari 2005 zodanig ingeregeld dat deze werken volgens het 5 districten model voor wat betreft wijzigingen ontstaan door de wijzigingen in districtgrenzen. De grenzen van regiebuurten zijn op 1 januari 2005 in de configuratie-items zodanig ingesteld dat deze overeenkomen met de grenzen van de buurten zoals deze zijn bepaald door de gemeenten. Zie voetnoot 1 (pagina 6). De operationele gang van zaken binnen DBI en BCT worden zo minimaal mogelijk belast met de uitvoering van dit project. Dit houdt in concreet in dat: o De planning van overige projecten zo minimaal mogelijk behoeft te worden aangepast door dit project; o Het functioneel beheer van de configuratie-items doorgang heeft; o De overgang van BCT naar ISC doorgang kan krijgen, mits wordt voldaan aan een aantal voorwaarden (zie hoofdstuk Risico’s pagina 27); o De ondersteuning naar de executieve dienst niet wordt gestagneerd; Acceptatiecriteria producten Voor alle op te leveren producten gelden de volgende acceptatiecriteria: Producten worden qua naamgeving opgebouwd conform de conventies vastgesteld door de RPAA. Qua lay-out en inhoud van de producten worden de standaarden gebruikt van de RPAA zoals deze zijn vastgesteld vanuit het project "PrinceDBI". Aangezien het project PrinceDBI nog niet is afgerond worden die sjablonen gebruikt die op het moment van de start van de bijbehorende fase zijn gepubliceerd op het Intranet. Indien er geen standaarden aanwezig zijn, zullen de producten qua lay-out en inhoud zoveel mogelijk voldoen aan de “look and feel” van de overige producten. Acceptatiecriteria per product zullen nader in het desbetreffende faseplan worden beschreven Op te leveren producten Product breakdown structure specialistische producten Producten die worden opgeleverd door het project en die direct betrekking hebben op de realisatie van de projectdoelstelling Werkende applicaties en systemen Van 8 naar 5 districten Inventarisatie conf. items R adiodekking R ealisatie conf.items C onversie Inventarisatie conf.items Beslisdocument keuze D etailontw erp conf. items Gewijzigde conf. items productie Inventarisatie implicaties Stukken europese aanbesteding C onversiescripts conf. items N azorg plan Inventarisatie consequenties Aangeleverde offertes Integrale testomgeving R ollback scenario Inventarisatie afhankelijkheden Werkende R adiodekking C onversie ref. applicatie Geautaliseerde w ijzigingen Globaal ontw erp Work around beschrijving Gewijzigde gegevens Geinformeerde projectomgeving Gewijzigde conf. items test De op te leveren hoofdproducten lopen gelijk met de fasering uit het project. Hierdoor is sturing en assurance op de oplevering eenvoudig, eenduidig en inzichtelijk. Inventarisatie configuratie-items De op te leveren producten ten aanzien van de Inventarisatie configuratie-items hebben tot doel een helder beeld te creëren over de omvang van het vervolg project. In het eerst genoemde deelproduct wordt dan ook de lijst van die configuratie-items opgesomd die worden geraakt door het project. In het document Inventarisatie implicaties worden de mogelijke gevolgen beschreven. Hierbij wordt nog geen direct verband gelegd met de onderscheiden configuratie-items. Bij Inventarisatie consequenties wordt de verbinding gelegd tussen de configuratie-items en de implicaties. Met andere woorden, er wordt per configuratie-item aangegeven welke implicaties van toepassing zijn. De inventarisatie afhankelijkheden gaat in de dataverbindingen tussen configuratie-items in zoverre dat deze van toepassing zijn in het kader van dit project. Ter verduidelijking: aangegeven wordt per applicatie welke koppeling deze applicatie heeft met andere applicaties in het kader van dit project In het Globaal ontwerp wordt het beeld geschetst op hoog niveau van de gehele realisatie, waarbij rekening wordt gehouden met de verschillende aspecten uit de voorgaande producten. Dit document heeft als belangrijkste acceptatiecriterium dat het voldoende van niveau moet zijn een goede schatting te kunnen maken voor de fase realisatie. Radiodekking Het beslisdocument moet een gefundeerd beeld geven aan de stuurgroep waarop zij een besluit kan nemen over de te maken keuze binnen de voorgestelde alternatieven. Op dit moment is het vervolg onbekend omdat de keuze onbekend is. Voor twee van de alternatieven is een Europese aanbesteding benodigd. De stukken waarin de eisen worden beschreven worden door het project opgeleverd. De ontvangen offertes komen van verschillende leveranciers. Uiteindelijk leidt dit tot een werkende conform specificaties systeem voor de radiodekking in de verschillende districten. Realisatie Het eerste product van de fase realisatie is per configuratie item een gedetailleerd ontwerp over hoe de gegevens in het configuratie-item worden gewijzigd. Hierbij dient het globaal ontwerp als ingangsdocument. Conform ontwerp worden de benodigde scripts gerealiseerd en in later stadium getest sec op het stand-alone configuratie-item. Na de test op de stand-alone configuratie-items wordt een integrale test uitgevoerd. Hiervoor is een integrale testomgeving benodigd die gelijk is aan de productie omgeving. Dit leidt uiteindelijk tot een geaccepteerde conversieprogrammatuur. Ten behoeve van het onderhoud van de gewijzigde gegevens wordt er een conversie referentie applicatie ontwikkeld. Dit product bestaat uit een drietal deelproducten te weten ontwerp, software en database. Doel van het product is het eenmalig onderhoud van de gegevens die per 1 januari 2005 gaan wijzigen. De gegevens die in het kader van dit project wijzigen (nieuwe indeling grenzen etc) zijn tevens opgenomen product. Hoewel deze gegevens aan het project worden aangeleverd, zijn deze van dermate belang dat een aparte vernoeming in dit PID essentieel is. Conversie De producten ten aanzien van conversie hebben betrekking op de daadwerkelijke conversie in de productie omgeving. De gerealiseerde conversiescripts worden uitgevoerd op de verschillende productieomgevingen. Daar het risico op fouten moet worden geminimaliseerd is het van essentieel belang zorg te dragen voor een rollback scenario. Tevens wordt de nazorg planmatig beschreven en in later stadium conform plan uitgevoerd. De te wijzigen gegevens in het kader van dit project worden continue bijgehouden in de conversie referentie applicatie zulks leidt tot actuele te wijzigen gegevens. Geïnformeerde projectomgeving Het onderhavige project heeft veel impact voor zowel DBI, BCT als voor het gehele korps. Maar ook is er impact te verwachten buiten het korps daar configuratie-items in onderhoud buiten het korps onder de scope van het project vallen. De communicatie op inhoud en voortgang is dan ook essentieel. De communicatie vind plaats op verschillende niveau´s met verschillende doelgroepen. Een en ander is nader weergegeven in onderstaande tabel. Een en ander zal nader worden uitgewerkt in een communicatieplan. Management producten Management producten zijn producten die betrekking hebben op het management van het project. In Naam Projectmandaat Doel Een goedkeuring verkrijgen voor de start van het project met het schrijven van een Project initiatie document Project Initiatie Document (PID) Faseplan Inventarisatie Einddocument fase inventarisatie Faseplan Radiodekking Einddocument fase Radiodekking Faseplan Realisatie Einddocument fase Realisatie Faseplan Conversie Einddocument fase conversie Risicologboek Projectwijzigingsverzoek Een globale beschrijving van het gehele project Gedetailleerde beschrijving van de planning voor de fase inventarisatie Schriftelijke verantwoording door de projectmanager aan de stuurgroep over verschillende aspecten: voortgang, status, risico´s, wijzigingsverzoeken vanuit de fase inventarisatie Gedetailleerde beschrijving van de planning voor de radiodekking Schriftelijke verantwoording door de projectmanager aan de stuurgroep over verschillende aspecten: voortgang, status, risico´s, wijzigingsverzoeken vanuit de fase Radiodekking Gedetailleerde beschrijving van de planning voor de fase Realisatie Schriftelijke verantwoording door de projectmanager aan de stuurgroep over verschillende aspecten: voortgang, status, risico´s, wijzigingsverzoeken vanuit de fase Realisatie Gedetailleerde beschrijving van de planning voor de fase conversie Schriftelijke verantwoording door de projectmanager aan de stuurgroep over verschillende aspecten: voortgang, status, risico´s, wijzigingsverzoeken vanuit de fase conversie Een document met de inschatting, implicatie en tegenmaatregelen met betrekking tot alle onderkende risico´s. Beschrijving van een wijzigingsverzoek ingediend door een medewerker van het project Projectaanpak Binnen het project is gekozen voor de volgende aanpak: Het project zal worden verdeeld in meerdere uitvoeringsfasen waarbij elke uitvoeringsfase volledig bruikbare producten oplevert welke door de stuurgroep worden goedgekeurd. De eerste fase in de uitvoering is een inventarisatie. Tijdens deze fase worden een tweetal aspecten bepaald: welke configuratie-items worden geraakt door het project; welke vormen van implicatie worden onderkend. Overige configuratie-items of implicaties worden niet meegenomen in de vervolgfasen, met uitzondering van directe opdracht vanuit de stuurgroep. Hierbij dient te worden aangemerkt dat een dergelijk besluit consequenties zal hebben voor de planning. Gezien de aard van het project, waarbij de einddatum leidend is, wordt er gewerkt met het timeboxing principe. Dit houdt in dat primair wordt gestuurd op doorlooptijd. De projectorganisatie kent verschillende teams. Ieder team is verantwoordelijk voor de oplevering van de deelproducten aan de projectmanager. Bij niet juist en/of tijdig opleveren zal de stuurgroep direct worden geinformeerd en zal een voorstel worden gedaan over het te nemen besluit. De implicatie van het project is zowel voor DBI en BCT als voor het gehele korps groot. Gedurende het project dient dan ook de communicatie veel aandacht te krijgen. Hiervoor wordt een apart team geformeerd die belast is met de communicatie. Iedere fase wordt afgesloten met een stuurgroep vergadering. In de stuurgroep vergadering wordt teruggekeken naar de afgeronde fase en wordt een formeel besluit genomen voor de start van die nieuwe fase. Op het moment van het schrijven van het plan is de omvang van de fasen na de eerste fase onvoldoende bekend. Dit is immers afhankelijk van de analyse uitgevoerd in de inventarisatie. Aan het eind van de eerste fase wordt dan ook een planning gemaakt voor de volgende fase, waarin de omvang wordt beschreven. Tevens wordt dan de claim op de verschillende betrokken afdelingen nader beschreven. De inventarisatie kan tot gevolg hebben dat de voorgestelde projectaanpak als beschreven in dit plan na de inventarisatie niet optimaal is. In dat voorkomend geval zal de structuur van de planning worden aangepast, zulks in overleg met en met goedkeuring van de stuurgroep De volledigheid voor wat betreft configuratie-items en implicaties in de periode tot 1 januari kan niet worden gegarandeerd. Om dit risico's te verkleinen zal tijdens de inventarisatie zowel individuele interviews worden gehouden, alsmede plenaire sessie waarbij men met en van elkaar kan leren. Daar de volledigheid niet kan worden gegarandeerd is na 1 januari een fase nazorg gepland. In deze fase zal het Team conversie aanwezig zijn om alle problemen die zich voordoen te kwantificeren, te kwalificeren en op te lossen. Door de methodiek van time-boxing te hanteren, wordt er primair gestuurd op doorlooptijd. Dit heeft tot gevolg dat er een redelijke tolerantie in het budget moet zijn; de configuratie-items zullen worden verdeeld in een aantal prioriteiten, waarbij een indeling zal worden gebruikt van primair, secundair en tertiair. Planning In dit hoofdstuk wordt de planning van het project beschreven. Dit houdt in dat een globale indeling van de fasering van het project wordt gemaakt met daarbij per fase wat er in deze fase wordt gerealiseerd. Op dit moment is niet duidelijk hoeveel inspanning er moet worden gerealiseerd voor de uitvoering van het gehele traject. Wat duidelijk is, is dat de korpsleiding heeft aangegeven dat de overgang van 8 naar 5 districten per 1 januari 2005 dient te zijn gerealiseerd. De twee bovenstaande aspecten leiden dan ook tot de keuze een planning te maken op basis van timeboxen. Een timebox is een vastgestelde periode waarin een vastgestelde hoeveelheid werk cq producten dient te worden opgeleverd. Dit houdt in dat de projectorganisatie en lijn organisatie mogelijk alle zeilen bij moet zetten een timebox te halen. Projectfase Jaar 2004 Mnd Juli Augustus September Oktober November December Dat. 5 12 19 26 2 9 16 23 30 6 13 20 27 4 11 18 25 1 8 15 22 29 6 13 20 27 Wk 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 Inventarisatie conf.-items Inventarisatie conf.items Inventarisatie afhankelijkheden Inventarisatie gegevensgroepen Globaal ontwerp Radiodekking Besluit keuze Europese aanbesteding Technische implementatie Onderzoek en implementatie workaround Testen en inrichten systeem Realisatie conf.-items Deelproject applicaties Detailontwerp per applicatie 3 1 2005 Januari Februari 10 17 24 31 7 14 21 28 2 3 4 5 6 7 8 9 Projectfase Jaar 2004 Mnd Juli Augustus September Oktober November December Dat. 5 12 19 26 2 9 16 23 30 6 13 20 27 4 11 18 25 1 8 15 22 29 6 13 20 27 Wk 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 Realisatie scripts per applicatie Inrichten testomgeving per applicatie Vullen tabellen Acceptatietest per applicatie Deelproject systemen Detailontwerp per systeem Realisatie scripts per systeem Inrichten testomgeving Vullen tabellen Acceptatietest per systeem Deelproject Gegevens Verzamelen gewijzigde gegevens Ontwerp conversie applicatie Bouw/ test conversie applicatie Vullen conversie applicatie Integraal test Voorbereiden integraal test Inrichten testomgeving Vullen tabellen Uitvoeren integraal test 3 1 2005 Januari Februari 10 17 24 31 7 14 21 28 2 3 4 5 6 7 8 9 Projectfase Conversie Actualiseren gegevensgroepen Daadwerkelijke conversie Nazorg Afsluiting Projectafsluiting Jaar 2004 Mnd Juli Augustus September Oktober November December Dat. 5 12 19 26 2 9 16 23 30 6 13 20 27 4 11 18 25 1 8 15 22 29 6 13 20 27 Wk 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 3 1 2005 Januari Februari 10 17 24 31 7 14 21 28 2 3 4 5 6 7 8 9 PID – Van 8 naar 5 Versie: 1.1 - concept 17 juni 2004 Inventarisatie conf.-items De fase inventarisatie heeft tot doel gedetailleerde informatie te krijgen over de activiteiten die moeten worden uitgevoerd om de producten in de fase realisatie op te kunnen leveren. Tevens heeft de fase inventarisatie tot doel om, daar waar beslissingen dienen te worden genomen over alternatieven in de realisatie, informatie te geven aan de stuurgroep waarop zijn gefundeerd beslissingen kunnen nemen over het te kiezen alternatief. Deze fase wordt gekenmerkt door een grote interactie tussen projectorganisatie en de staande lijnorganisatie. Immers de lijnorganisatie dient de benodigde informatie ter beschikking te stellen aan de projectorganisatie. Radiodekking Ten aanzien van het deeltraject Radiodekking is op dit moment duidelijk dat er bij de overgang van 8 naar 5 districten niet dezelfde functionaliteit en kwaliteit kan worden geborgd als op dit moment aanwezig is. In een separaat document is de problematiek beschreven, en zijn verschillende alternatieven voor oplossing aangedragen. Overeenkomst in de alternatieven is dat de doorlooptijd lang is, en dat er relatief hoge kosten mee zijn gemoeid. Het is dan ook van belang op korte termijn een besluit te krijgen van de stuurgroep over het te kiezen alternatief. In de planning is rekening gehouden met een Europese aanbesteding en technische implementatie. Realisatie De fase realisatie is de fase waar met name de uitvoering de voorbereiding van de daadwerkelijke conversie plaatsvindt. In deze fase wordt in eerste instantie per configuratie-item een ontwerp gemaakt hoe de gegevens in het configuratie-item kunnen worden geconverteerd. Op basis van dit ontwerp worden de benodigde scrips gerealiseerd en getest om de daadwerkelijke conversie mogelijk te maken. Nadat alle configuratie-items individueel zijn getest en als werkend zijn gekwalificeerd wordt een integraal test uitgevoerd. Ten behoeve van deze test wordt een replica van de productie omgeving gerealiseerd waarbij de daadwerkelijke conversie zoals deze in productie zal plaatsvinden nagebootst. Een twee spoor binnen deze fase is de ontwikkeling van een applicatie waarmee de te wijzigen gegevens (werkgebieden, organisatorische eenheden, grenzen etc) kunnen worden vastgelegd. Hierdoor wordt eenmalige opslag van mutaties gerealiseerd. Het derde spoor is het daadwerkelijk administreren van de gewijzigde gegevens met de hierboven genoemde applicatie op basis van aangeleverd informatie vanuit de projectomgeving. Deze fase is de meest essentiële fase gedurende het project. Immers in deze fase worden de activiteiten ten aanzien van de daadwerkelijke conversie tot in detail voorbereid en getest. Daarnaast kan de projectomgeving van grote invloed zijn op de inhoud van deze fase. Zo kunnen er nog niet eerdere onderkende configuratie-items, implicaties, consequenties en/of afhankelijkheden aan de oppervlakte komen. Deze zijn dan van invloed op planning en dus op budget. Door de te verwachte omvang van de consequenties zal een zeer strak configuratiemanagement uitgevoerd dienen te worden. De aandacht vanuit de leiding van het project zal dan ook hierop gericht zijn. Conversie In de fase conversie wordt de daadwerkelijk conversie uitgevoerd. Maar tevens zullen de te wijzigen gegevens in de configuratie-items worden geactualiseerd op basis van aangeleverd informatie. Op dit moment is het nog niet duidelijk hoe de conversie zal gaan plaatsvinden. Na de conversie is als belangrijk onderdeel van de fase de nazorg opgenomen. Dit is als separate activiteit opgenomen. Het is immers waarschijnlijk te noemen dat bij daadwerkelijke conversie blijkt dat er configuratie-items, implicaties, consequenties en/of afhankelijkheden niet eerder zijn onderkend. pagina 15 van 32 PID – Van 8 naar 5 Versie: 1.1 - concept 17 juni 2004 Projectafsluiting De fase projectafsluiting is de fase waarin het project wordt afgerond. De leermomenten en bevindingen uit het project worden door de verschillende teamleiders aangeleverd aan de projectmanager. De projectmanager verzamelt de documenten en verwerkt deze tot een eindrapportage aan de stuurgroep. Na het accorderen door de stuurgroep wordt decharge verleent aan de projectmanager. Communicatie tijdens project Hoewel niet opgenomen in de grafische voorstelling van de planning, is communicatie naar de projectomgeving van essentieel belang voor het project. dit geldt voor de betrokken dienst DBI en betrokken bureau BCT alsmede alle gebruikers van het korps. De communicatie zelfs buiten het korps kan van essentieel belang zijn voor een goed verloop van het project. Voor de duidelijkheid wordt hier vermeld dat de hier bedoelde communicatie niet verward dient te worden met het communicatieplan zoals dat in hoofdstuk Project communicatieplan (pagina 29) is beschreven. Gezien de implicatie van dit project voor zowel DBI als voor het korps, is besloten een apart deelproject cq fase in te richten ten behoeve van de communicatie. Tevens zal in dit deeltraject externe communicatie worden uitgevoerd. De communicatie heeft zoals eerder gezegd verschillende niveau´s met verschillende doelgroepen. De primaire doelgroepen zijn: Medewerkers BCT/DBI; Projectleiders overige project; Bureauchefs/Teamleiders DBI/BCT; Overige medewerkers van het korps; Externe organisaties zoals CIP, ISC, ITO; pagina 16 van 32 PID – Van 8 naar 5 Versie: 1.1 - concept 17 juni 2004 Projectorganisatie In dit hoofdstuk wordt de projectorganisatie voor het project "van 8 naar 5 districten" uiteengezet. Met de hieronder beschreven organisatie wordt beoogd de projectactiviteiten zo goed mogelijk te coördineren en daarmee uiteindelijk de gedefinieerde resultaten en producten op te leveren. Werkruimte Voor een optimaal werkend project is het nodig een aparte werkruimte voor het project in te richten. Deze werkruimte dient te bestaan uit een werkplek voor de projectmanager, de projectondersteuning en minimaal en een 10-tal werkplekken voor onder andere de teamleiders. Verder dient de ruimte over een aparte vergaderruimte te beschikken die plaats biedt aan circa 6 personen. Organogram Schematisch kan de projectorganisatie als volgt worden weergegeven. Op de hierna volgende pagina Stuurgroep Projectborging Projectmanager Projectondersteuning Team Communicatie Team Applicaties Team Systemen Team Radiodekking Team Integrale test Team Conversie ´s wordt de projectorganisatie nader beschreven pagina 17 van 32 PID – Van 8 naar 5 Versie: 1.1 - concept 17 juni 2004 Stuurgroep De stuurgroep is eindverantwoordelijk voor het project. De beslissingsbevoegdheid over mensen en middelen ligt bij de stuurgroep. Binnen bepaalde grenzen heeft de stuurgroep de projectmanager gemandateerd beslissingen te nemen. Rol Naam Functie Voorzitter (Opdrachtgever) Senior gebruiker Senior Leverancier Pieter de Vries Caroline Sarink Harald Groen Bureauchef BLI Staf beleid KL Chef BCT André Massée Bureauchef BOI Projectborging De projectborging is verantwoordelijk voor de borging van het project in de staande organisatie. De borging vindt plaats op diverse gebieden: gebruik van standaarden en richtlijnen; bewaking van risico´s; operationeel toezicht op de uitvoering van het project; bewaking en toetsing van opgeleverde producten; advisering projectmanager over het te volgen proces. Rol Naam Functie Projectborging Lyndon Boex EDP auditor Projectmanager De projectmanager is verantwoordelijk voor de uitvoering van het project binnen de door de stuurgroep gestelde randvoorwaarden en grenzen. De projectmanager is bevoegd binnen deze grenzen operationele beslissingen te nemen. Over de voortgang van het project rapporteert de projectmanager aan de stuurgroep op vastgestelde momenten. Aan de verschillende teams en aan de projectondersteuning geeft de projectmanager direct leiding. Door de gekozen projectorganisatie kan het projectmanagement in deeltijd worden uitgevoerd. Rol Naam Functie Projectmanager Jos van Engen DBI Projectondersteuning De projectondersteuning heeft tot doel de projectmanager te ondersteunen in zijn operationele taken. De verantwoordelijkheid over de uitvoering van de activiteiten blijft liggen bij de projectmanager. De projectondersteuning vervangt in voorkomende gevallen de projectmanager. De ondersteuning bestaat primair uit het verzorgen van taken op het gebied van: Administratieve ondersteuning Het notuleren vergaderingen en het vervaardigen van rapportages en overige operationele administratieve werkzaamheden. Configuratiebeheer De registratie en identificatie van alle producten die door het project worden opgeleverd, alsmede in voorkomende gevallen communicatie over de producten. pagina 18 van 32 PID – Van 8 naar 5 Versie: 1.1 - concept 17 juni 2004 Kwaliteitsbeheer De opgeleverde producten worden getoetst aan de kwaliteitseisen die zijn gesteld aan de producten. Tevens rapportage aan de projectmanager over de bevindingen. Rol Naam Functie Projectondersteuning DBI/extern Junior projectleider Team Communicatie Het team communicatie is verantwoordelijk voor de communicatie vanuit het project naar de wereld buiten de projectorganisatie. Hier wordt concreet mee bedoeld communicatie naar: de betrokken afdelingen (DBI/BCT) het korps landelijke organisaties Het team zal bestaan uit maximaal 0,4 FTE gedurende het project. Rol Naam Communicatiedeskundige RPAA/extern Functie Team Applicaties Het team applicaties is verantwoordelijk voor het opleveren van de verschillende producten die betrekking hebben op applicaties in het beheer bij DBI of BCT, applicaties in het korps formeel gebruikt maar niet door DBI beheerd alsmede landelijke applicaties. Tijdens de inventarisatie bestaat het team enkel uit de informatieanalisten. Tijdens de realisatie wordt het team verder worden uitgebreid. NB. In de fase Inventarisatie wordt de omvang van het project duidelijk voor het vervolg. De hier genoemde personen gelden dan ook enkel voor de fase inventarisatie. De detaillering voor de vervolgfasen vind plaats na de inventarisatie. Rol Teamleider Informatieanalist Naam DBI/extern Marco van Beijnum Functie Projectleider Franklyn Geerling 1 DBI of extern 1 DBI of extern Team Systemen Het team systemen is verantwoordelijk voor het opleveren van de verschillende producten die betrekking hebben op systemen in het beheer bij DBI of BCT met uitzondering van de systemen met betrekking tot de radiodekking. Tijdens de fase inventarisatie worden de activiteiten ten aanzien van de systemen uitgevoerd door het team applicaties. Als overweging geldt hier dat de verwachtte impact voor de fase invenatrisatie beperkt zal zijn. Mocht echter blijken dat dit een onjuiste aanname is, zal het team systemen nader worden ingericht. NB. In de fase Inventarisatie wordt de omvang van het project duidelijk voor vervolg. De omvang van het team is dan ook nu nog niet in te schatten. De detaillering voor de vervolgfasen vind plaats na de inventarisatie. pagina 19 van 32 PID – Van 8 naar 5 Versie: 1.1 - concept 17 juni 2004 Team Radiodekking Het team radiodekking is verantwoordelijk voor de uitvoering van die activiteiten met betrekking tot de radiodekking. Een en ander zal nader worden uitgewerkt afhankelijk van het genomen besluit door de stuurgroep over de oplossingsrichting. Team Integrale test Het team integraal test is verantwoordelijk voor het inrichten van de testomgeving en de uitvoering van de conversietest. Tevens worden aan het testteam enkele gebruikers toegevoegd die het configuratieitem op bruikbaarheid toetsen. NB. In de fase Inventarisatie wordt de omvang van het project duidelijk voor vervolg. De omvang van het team is dan ook nu nog niet in te schatten. De detaillering voor de vervolgfasen vind plaats na de inventarisatie. Team Conversie Het team conversie richt zich op de gewijzigde gegevens. Hierdoor is de taakstelling van dit team meerledig: Vervaardiging van de conversie applicatie en database; Ontvangen van en actueel houden van de gewijzigde gegevens Uitvoeren van de testconversies Uitvoeren van de daadwerkelijke conversie Nazorg De samenstelling van dit team en omvang van het team zal na de inventarisatie nader worden bepaald. pagina 20 van 32 PID – Van 8 naar 5 Versie: 1.1 - concept 17 juni 2004 Kosten Ten aanzien van de kosten voor het project is op dit moment niet exact aan te geven wat de kosten zullen zijn. De kosten immers zijn voor het grootste gedeelte terug te voeren op het uitvoeren van werkzaamheden. De onduidelijk over de kosten wordt veroorzaakt doordat de inhoud van de uit te voeren activiteiten nog niet inzichtelijk is. Zoals reeds eerder beschreven is om deze reden een fase inventarisatie in gepland. Bij het opstellen van de kosten zijn de volgende uitgangspunten gehanteerd: 1. Voor de uitvoering van dit project wordt zowel gewerkt met medewerkers van DBI en BCT als met externe medewerkers. Het verdient de voorkeur met eigen medewerkers van DBI en BCT in te werken vanwege de aanwezige kennis over de organisatie en configuratie-items. 2. Het onderdeel Radiodekking is niet meegenomen in de kostenbegroting daar de kosten in sterke mate afhankelijk zijn van de keuze voor een alternatief door de stuurgroep. 3. Externe medewerkers worden ingehuurd voor een gemiddeld tarief van 90,- euro per uur exclusief BTW. Voor eigen medewerkers van DBI en/of BCT worden geen kosten berekend in de begroting. 4. Enkel kosten en/of uren van projectmedewerkers, medewerkers die functioneel onder de aansturing van de projectmanager vallen, worden meegenomen in de begroting. Kosten en/of uren van medewerkers van RPAA of externen die betrokken worden tijdens het project, bijvoorbeeld in het geval van interviews, worden niet meegenomen. Wel dient door DBI en BCT de tijd hiervoor te worden vrijgemaakt. Fase inventarisatie Voor de inventarisatie is op basis van time-boxing, waarbij dient te worden aangemerkt dat de fase inventarisatie een periode bedraagt van 7 weken, de volgende begroting te maken Functie DBI/BCT Naam Projectmanager Projectondersteuning Communicatie Teamleider applicaties DBI Jos van Engen DBI/BCT DBI/BCT DBI 0,6 1,0 0,4 1,0 DBI 1,0 Informatieanalist Informatieanalist Informatieanalist Informatieanalist Totaal fase inventarisatie DBI DBI DBI Marco van Beijnum Franklyn Geerling PM DBI 2 FTE Totaal uren 168,0 280,0 112,0 Totaal bedrag 15.120,00 25.200,00 10.080,00 280,0 25.200,00 280,0 0,00 1,0 1,0 280,0 280,0 280,0 0,00 0,00 25.200,00 7,0 1960,0 100.800,00 1,0 Vervolgfasen ...... Hoewel op dit moment geen exacte duidelijkheid kan worden gegeven over de omvang van de fase realisatie kan, gebruik maken van indicatoren en aannames, een zeer grove schatting gemaakt worden van het aantal uren dat zal worden besteed door de projectorganisatie. Qua schatting worden de volgende indicatoren gebruikt: 2 Aantal aan te passen configuratie-items: 150. Dit getal is gebaseerd op een schatting gemaakt op basis van meerdere gesprekken. Naam nog niet bekend, wel toegezegd dat dit wordt ingevuld. pagina 21 van 32 PID – Van 8 naar 5 Versie: 1.1 - concept 17 juni 2004 Gemiddeld aantal uren per configuratie-item: 160 uur. Hierbij dient te worden aangemerkt dat een 40 uur wordt gerealiseerd door medewerkers buiten het project (oa. geïnterviewde personen). De overige uren worden besteed per configuratie-item in circa de volgende verhouding: 20 uur ontwerp, 60 realisatie, 20 uur test en 20 uur conversie en nazorg. Hierin zijn ook begrepen de uren ten behoeve van de leiding van het project. Nogmaals dient te worden gemeld dat dit een grove schatting is over alle configuratie-items. Een nadere detaillering kan worden gemaakt na de fase inventarisatie. Totaal aantal te besteden uren binnen het project in het vervolgtraject is dan circa 18.000 uur. Dit houdt in dat voor het vervolgtraject een gemiddelde bezetting dient te worden gerealiseerd van circa 20 FTE. Duidelijk moge zijn dat bij een afwijkend aantal configuratie-items het aantal uren navenant zal wijzigen. Tevens is het doel van de inventarisatie een beter beeld te krijgen van de omvang Overige kosten Verder kosten zullen worden gemaakt ten behoeve van: Functie Inrichten van een testomgeving per configuratie-item Inrichten van een integrale testomgeving Hard en software voor conversie applicatie Communicatiekosten Overige kosten Totaal Geschatte kosten 100.000,150.000,20.000,20.000,20.000,310.000,- NB. De genoemde kosten zijn indicatief en afhankelijk van te maken keuzes. Een nadere detaillering zal plaatsvinden in latere fasen Radiodekking Ten aanzien van het deelproject radiodekking is op dit moment welhaast geen schatting te maken van de reële kosten. Immers het besluit omtrent welke keuze gemaakt dient te worden is nog niet bekend. Tijdens een voorverkenning vanuit BCT is aangegeven dat de kosten ten behoeve van hard- en software afhankelijk van de keuze uiteen kunnen lopen van 0,- euro tot 4.000.000,- euro. Resumé Nogmaals wordt gemeld dat de schatting ten aanzien van het gehele project een schatting is met een laag betrouwbaarheidsgehalte. Dit wordt veroorzaakt doordat op dit moment nog geen duidelijkheid bestaat over exacte omvang (het aantal configuratie-items) en impact (het aantal implicatie) en de te besteden tijd per configuratie-item van het project. De tolerantie waarmee de schatting dan ook moet worden gelezen kan zelfs oplopen tot een percentage ver boven de 50%. Een nadere juiste schatting zal worden gemaakt na de fase inventarisatie waarbij een tolerantie van maximaal 15% wordt nagestreefd. Tevens is op dit moment nog geen alternatief gekozen voor de onderdeel radiodekking. De kosten gemoeid met dit onderdeel zijn dan ook niet in te schatten. pagina 22 van 32 PID – Van 8 naar 5 Versie: 1.1 - concept 17 juni 2004 Scope In de doelstelling van het project is aangegeven dat het project zich richt op configuratie-items die in beheer zijn bij de Dienst Bedrijf Informatie en/of Bureau Communicatie en Telecom. De configuratie-items die binnen de scope van het project vallen zijn: 1. applicatie in het beheer van DBI; 2. systemen en/of applicaties in het beheer van BCT; 3. configuratie-items niet in het beheer van DBI en/of BCT, maar wel formeel in gebruik en in beheer bij de desbetreffende proceseigenaar (bijvoorbeeld Financieel management systeem); 4. landelijke systemen en/of applicaties die door de RPAA worden gebruikt. Overige systemen en/of applicaties vallen buiten de scope van dit project. De exacte afbakening van de scope zal worden bepaald in de eerste fase van het project de Inventarisatie. De scope zal worden bepaald door een limitatieve opsomming van configuratie-items en implicaties. In de volgende subparagrafen wordt een en ander nader uitgewerkt. Applicaties in het beheer van DBI In een eerste vooronderzoek, uitgevoerd voor de start van het project, is een eerste inventarisatie gedaan naar de applicaties die vallen binnen het beheer van de bureau´s BLI en BOI van DBI. De resultaten zijn vastgelegd in het document "Gemeentebuurt als basiseenheid " door Marco van Beijnum. Gedurende de eerste fase van het project, de Inventarisatie, zal deze lijst mogelijk verder worden aangevuld. De aanvullingen bestaan onder andere uit de volgende categorieën: 1. configuratie-items in beheer bij bureau MIO; 2. configuratie-items in beheer bij bureau BKI; 3. configuratie-items in beheer bij bureau Bedrijfsbureau; 4. configuratie-items in beheer bij bureau Ontwikkeling; 5. configuratie-items die in beheer komen bij één van de bureaus van DBI, maar op dit moment nog niet operationeel zijn. Configuratie-items in het beheer van BCT Voorafgaand aan dit project is er een eerste inventarisatie gedaan door BCT. In deze voorlopige inventarisatie is naar voren gekomen dat de gevolgen betrekking hebben op de volgende bij BCT in beheer zijnde configuratie-items: 1. Radiodekking voor het portofoonnet. Een nadere beschrijving is vastgelegd in het document "Contourennota radiodekking 5 districtenmodel" versie 0.2 door Petra Lodder. 2. Gevolgen in de mail-server van de RPAA. 3. Autorisatie matrix voor Citrix pagina 23 van 32 PID – Van 8 naar 5 Versie: 1.1 - concept 17 juni 2004 Gedurende de eerste fase van het project, de Inventarisatie, zal deze lijst mogelijk verder worden aangevuld. Overige systemen binnen RPAA Binnen het korps zijn er enkele systemen in gebruik die essentieel zijn voor de bedrijfsvoering van het korps, zonder dat het beheer is gemandateerd naar DBI. Het beheer van dergelijke configuratie-item ligt bij de proceseigenaar behorende bij het desbetreffende systeem. Op dit moment wordt enkel de applicaties FMS (financieel management systeem) en TOBIAS genoemd. Gedurende de eerste fase van het project, de Inventarisatie, zal deze lijst mogelijk verder worden aangevuld. Landelijke configuratie-items die door de RPAA worden gebruik. Op dit moment is niet duidelijk of er configuratie-items zijn die door de RPAA worden gebruikt waarbij het beheer van het configuratie-items en gegevens is belegd bij een organisatie bij de RPAA. Tijdens de fase inventarisatie zal nader op dit onderwerp worden ingegaan. Anders…………. Andere zaken vallen niet onder de scope van het project. In hoofdstuk Projectdoelstelling pagina 5 worden reeds enkele voorbeelden van uitsluitingen genoemd. Deze lijst is niet limitatief. De exacte scope van het project zal worden bepaald tijdens de fase Inventarisatie. pagina 24 van 32 PID – Van 8 naar 5 Versie: 1.1 - concept 17 juni 2004 Randvoorwaarden De randvoorwaarden zijn de eisen die vastliggen op het niveau dat ze vanuit het project niet zijn te beïnvloeden en noodzakelijk zijn voor de juiste oplevering van het eindproduct. Voordat met het project gestart kan worden, dient aan onderstaande punten te zijn voldaan. Indien niet aan al deze voorwaarden is voldaan, zal de stuurgroep om een beslissing worden gevraagd, waarbij de consequenties en mogelijke alternatieven zullen worden toegelicht. Deze punten: De grenzen van gemeentebuurten worden door de verschillende gemeenten aangeleverd aan het project. Het zelf onderzoeken en achterhalen van de grenzen ofwel het aansporen van de gemeenten behoort niet tot de scope van het project. De exacte indeling van de buurten dient uiterlijk op 30 augustus bij het project bekend te zijn. De overige gewijzigde gegevens worden aan het project aangeleverd. In concept op uiterlijk 16 augustus. Gezien de aard van het project wordt er volledige medewerking geëist van de leiding en medewerkers van de betrokken diensten en bureaus. Dit geldt zowel voor DBI als BCT. Indien geen volledige medewerking wordt ondervonden, zal dit richting stuurgroep worden aangegeven. Ten behoeve van de integraal test wordt gebruik gemaakt van een testomgeving die een kopie is van de productie omgeving. Indien er landelijke systemen worden geraakt, wordt de medewerking van de landelijk beherende organisatie als voorwaarde gesteld. De overgang van BCT naar ISC mag het project stagneren. Hiermede wordt gedoeld dat door de leiding van het ISC geen andere prioriteiten mogen worden gesteld in het kader van dit project. Duidelijk hieromtrent dient te worden gegarandeerd op 1 augustus. De toegezegde beschikbaarheid door DBI, BCT aan het begin van iedere fase dient ook daadwerkelijk te worden geleverd. Dit zowel in termen van kwaliteit als in kwantiteit van uren. Implementatie van of ingebruikname van nieuwe configuratie-items in de periode tot 31 december dient in nauw overleg met het project Van 8 naar 5 te worden uitgevoerd, en kan slechts worden uitgevoerd in overleg met de projectmanager en met goedkeuring van de stuurgroep. Dit stelt aan de organisatie DBI en BCT hoge eisen op het gebied van communicatie. pagina 25 van 32 PID – Van 8 naar 5 Versie: 1.1 - concept 17 juni 2004 Aannames Zonder dat gecheckt is dat onderstaande beweringen juist zijn, is bij het schrijven van het PID uitgegaan van de volgende beweringen: De conversie van de verschillende configuratie-items kan volledig geautomatiseerd worden uitgevoerd. Indien mocht blijken dat dit in voorkomende gevallen niet mogelijk is, dient er dan door de projectmanager een afdoende maatregel te worden genomen.3 Het toegangscontrole systeem SESAM is geen onderdeel van het project. Dit wordt systeem wordt door één persoon onderhouden en deze is zelf verantwoordelijk voor de conversie. Wel zal vanuit het project daar waar nodig ondersteuning worden verleend. Het belang en de impact van het project is groot. De volledige medewerking van leiding en medewerkers van DBI en BCT wordt dan ook aangenomen. Bestanden met gegevens die wijzigen door de bovenliggende projecten worden aan het project aangeleverd op de eerder daarvoor genoemde datums. Indien tijdens de uitvoering van het project mocht blijken dat een aanname niet juist genomen is, zal dit gevolgen hebben voor het project. In dit geval zal een project wijzigingsverzoek worden ingediend bij de stuurgroep. De stuurgroep zal een formeel besluit nemen over het wijzigingsverzoek. Eventueel zal er een stuurgroepvergadering worden ingelast. Als aanname is gesteld dat de conversie volledig geautomatiseerd moet geschieden. Kwalitatief heeft een geautomatiseerde conversie immers grote voordelen. Desalniettemin kan het voorkomen dat een geautomatiseerde conversie niet mogelijk is of dat de benodigde inspanningen voor een handmatige conversie substantieel lager zijn.In een dergelijke situatie zal er een adequaat besluit genomen worden door de projectmanager, waarbij de stuurgroep wordt geïnformeerd over dit besluit. 3 pagina 26 van 32 PID – Van 8 naar 5 Versie: 1.1 - concept 17 juni 2004 Risico’s Risico Oplevering radiodekking lukt niet voor 1 januari 2005 Eigenaar Projectmanager Stuurgroep De opleverdatum van het project is gesteld uiterlijk op 1 januari 2005. Deze datum is door de korpsleiding als zeer hard gedefinieerd. Vakantie van medewerkers in zomer en rondom de kerstdagen Projectmanager Beschikbaarheid projectmedewerkers is te laag Projectmanager Niet alle implicaties bij DBI en/of BCT blijken te zijn onderkend op 1 januari 2005 Projectmanager Per 1 september gaat BCT over naar het ISC. Hierdoor is directe sturing op BCT minder mogelijk. Stuurgroep Koppelingen tussen systemen werken niet afdoende Team applicaties en team systemen Projectmanager Stuurgroep Maatregel Gezien de huidige planning is het nu reeds niet meer haalbaar de voorgestelde oplossing voor 1 januari 2005 te realiseren. Ten aanzien van dit punt zal dan ook moeten worden gezocht naar mogelijkheden het proces te versnellen: 1) onderzoeken of het aanbestedingstraject kan worden omzeild; 2) inrichten van een noodprocedure voor de periode na 1 januari tot oplevering 3) ZEER duidelijke communicatie naar de gebruikers van de radiodekking. 4) Snel besluit door de korpsleiding over de richting van de oplossing Sturing vanuit projectmanagement dient primair te zijn op tijd. Bij afwijking ten opzichte van de planning dient er snel en accuraat te worden gecommuniceerd met de stuurgroep. Tijdens de projectvoorbereiding dienen de geplande vakanties inzichtelijk te zijn. Andere vakantie kunnen alleen worden goedgekeurd indien de planning dit toestaat. Door de staande organisatie dient committent te worden gegeven. De projectmanager zal een verzoek doen om extra capaciteit bij de stuurgroep. Door de staande organisatie dient committent te worden gegeven. Binnen DBI en BCT reeds vanaf de start van het project communicatie omtrent de impact van het project communiceren. In de eerste dagen na 1 januari een nazorgteam beschikbaar hebben. In januari 2005 de eerste maand een nazorg fase inrichten. De stuurgroep reeds bij de start van het project dit risico bekend maken. ZEER goede afspraken maken met de leiding van het ISC. Garanties dienen te worden afgegeven uiterlijk per 1 augustus 2005. Hoewel afhankelijkheden tussen configuratieitems kunnen werken met kleine hoeveelheden mutaties is niet altijd bekend wat de gevolgen zullen zijn bij een grote hoeveelheid mutaties zoals in dit project. Om de koppelingen te kunnen vertrouwen dient een integraal test te worden uitgevoerd waarmee de werkelijkheid wordt nagebootst. Zowel qua omvang van mutaties en database dient dan ook de productieomgeving zo goed als mogelijk te worden nagebootst. pagina 27 van 32 PID – Van 8 naar 5 Buurtgrenzen in randgemeenten zijn niet of te laat bekend of Versie: 1.1 - concept 17 juni 2004 Stuurgroep Kennis van functioneel beheer Projectmanager en/of technisch beheer Bestanden worden te laat of incompleet aangeleverd Projectmanager Bij de Aannames (pagina 26) is aangegeven dat conversies allen geautomatiseerd geschieden. Onduidelijk is of dit haalbaar is Vanwege toekomstige ontwikkelingen kan binnen de organisatie de wens ontstaan eerder beschikking te hebben over de gewijzigde gegevens en daarmee gewijzigde configuratie-items. ` Projectmanager Teammanagers Projectmanager De grenzen dienen te worden aangeleverd. In deze niet juist of onvoldoende van kwaliteit zijn dienen vanuit de stuurgroep maatregelen genomen te worden richting de desbetreffende gemeente(n). Eventueel dient de druk te worden opgebouwd vanuit de korpsleiding. Indien bovenstaande niet tot tevredenheid gestellende resultaten leidt kan de stuurgroep bepalen de buurtgrenzen conform huidige grenzen te behouden. Voor het slagen van het project is het van belang alle implicaties duidelijk te krijgen. Doordat de implicaties diep in configuratie-items kunnen zitten is de kans terdege aanwezig dat de huidige kennis ontoereikend is. Eventueel dienen externe partijen te worden ingeschakeld die nauw betrokken zijn geweest bij de ontwikkeling van het configuratie-item. De gegevens met gewijzigde gegevens (medewerkers, werkgebieden etc) zijn voor het project te laat bekend. De concept gegevens dienen per 1 september aangeleverd te worden. Na 1 september dienen de wijzigingen in de gegevens aan het project te worden aangeleverd. In voorkomende gevallen zal per configuratieitem een besluit worden genomen over te gaan op een handmatige conversie. Een dergelijke wens zal indien mogelijk worden gehonoreerd, echter indien dit vertragend werkt voor het project zal deze wens niet worden gehonoreerd. pagina 28 van 32 PID – Van 8 naar 5 Versie: 1.1 - concept 17 juni 2004 Project communicatieplan Overlegstructuren Naam overleg Formeel Stuurgroepoverleg Frequentie Aan het einde van ieder fase Deelnemers Leden van de stuurgroep Onderwerpen Goedkeuren opgeleverde producten Projectondersteunin g Go/NoGo faseplan Go/NoGo wijzigingsverzoeken Vastlegging Kort verslag Actielijst Besluitenlijst Vaststellen mensen en middelen Informeel Stuurgroepoverleg Projectoverleg Teamoverleg Project borging Iedere 4 weken Leden van de stuurgroep Iedere week Projectondersteunin g Projectmanager Iedere week Iedere 4 weken Projectrisico´s Voortgang Benodigde mensen en middelen Actie en besluitenlijst Projectrisico’s Voortgang Kort verslag Teamleiders Benodigde mensen en middelen Actielijst Projectondersteunin g Projectrisico’s Besluitenlijst Kwaliteit producten Teamleider Oplevering producten Voortgang Actielijst Teamleden Werkverdeling Besluitenlijst Projectmanager Kwaliteit producten Kwaliteit producten Actielijst Projectborging Faseplannen Besluitenlijst Rapportages Naam document Opsteller Voortgangsverslag Projectmanager stuurgroep Wanneer Distributielijst Voor het formeel Leden van de stuurgroep en de teamleiders of infomeel stuurgroepoverleg Rapportages zoals genoemd in hoofdstuk Op te leveren producten paragraaf Management producten op pagina9 pagina 29 van 32 PID – Van 8 naar 5 Versie: 1.1 - concept 17 juni 2004 Project kwaliteitsplan De op te leveren producten dienen van een hoge kwaliteit te zijn. De aandacht op de kwaliteit zal dan ook gedurende het project groot zijn. Om de hoge kwaliteit te waarborgen zijn er de volgende maatregelen genomen: Projectborging is onderdeel van de projectorganisatie en is vertegenwoordigd in de stuurgroep. Hierdoor kan op hoog niveau indien nodig worden bijgestuurd. Voor wat betreft de op te leveren software is er ruimte ingericht in planning deze software te testen. Als methodiek voor het testen zal de standaard methodiek in gebruik bij DBI en/of BCT worden gebruikt. Voor de op te leveren documenten wordt een fysieke handtekening gevraagd aan de verantwoordelijke over het onderwerp. Hiermee wordt bereikt dat de verantwoordelijke zich vergewist van de kwaliteit van het document eventueel in overleg met operationele vertegenwoordigers van het onderwerp. Binnen het project zal configuratiebeheer worden ingericht. Hierdoor is historie van opgeleverd producten gewaarborgd. Naast een individuele test van configuratie-items is er een integrale test voorzien. In deze integrale test wordt een productie omgeving nagebootst. Door de dubbele test zal de kwaliteit van de opgeleverde producten zeer positief worden beïnvloed. Voor die situaties waarin blijkt na daadwerkelijke conversie een onderdeel (configuratieitems en/of implicatie) niet is meegenomen, is een nazorg fase ingericht. In deze fase zal er een team aanwezig zijn om de operationele problematiek adequaat en vlot op te lossen. Het onderwerp Kwaliteit van producten is een vast onderdeel van het projectoverleg en wordt dus wekelijks besproken tussen de projectmanager en de teamleiders. pagina 30 van 32 PID – Van 8 naar 5 Versie: 1.1 - concept 17 juni 2004 Dit P.I.D. en de Faseplannen Dit document beschrijft het project initiatie document van het project gevolgen voor ICT door de overgang van 8 naar 5 districten. Dit document is een document op hoofdlijnen. Een nadere detaillering van het project is terug te vinden in de verschillende nog op te leveren faseplannen. Een faseplan wordt gemaakt op basis van het PID, dat de eisen op hoofdlijnen weergeeft, en op basis van de resultaten van de voorgaande fase. Tevens is het mogelijk dat uit een fase blijkt dat de vervolgfase op een andere wijze dan beschreven in het PID zal worden uitgevoerd. De aanpassing wordt dan verantwoord in het faseplan. Het PID blijft ongewijzigd. pagina 31 van 32 PID – Van 8 naar 5 Versie: 1.1 - concept 17 juni 2004 Business case Dit PID beschrijft het project dat de enkel benodigde aanpassing doorvoert in de ICT van de RPAA. Dit project is dan ook een onderdeel van een groter geheel, namelijk de overgang van 8 naar 5 districten zoals dat vanuit de korpsleiding wordt gevoerd. De business case van dit project is dan ook gelijk aan de business case van het hogere project. Wel zal dit PID input leveren voor het grotere project voor wat betreft kosten en doorlooptijd. De verbinding met de korpsleiding is gelegd middels de deelname van een regionaal beleidsmedewerker in de stuurgroep. pagina 32 van 32
