whitepaper expense management

6 redenen om te kiezen
voor een geautomatiseerd
Expense Management systeem
Whitepaper | Declaree | 05-11-2013
Het managen van onkosten middels spreadsheets biedt een organisatie niet
de juiste controle-, rapportage- en managementfuncties die het accuraat
beheren van onkosten mogelijk maakt. Ondanks de beperkingen is het bij een
grote meerderheid van organisaties gebruikelijk om spreadsheets te gebruiken
als Expense Management systeem en rapportagemiddel. Dit document
beschrijft de voordelen en mogelijke besparingen die een online Expense
Management systeem uw organisatie kan bieden.
Declaree | Rotterdam Science Tower - Marconistraat 29, 3029AK Rotterdam
www.declaree.com | [email protected] | @declareeapp | Tel: 010-8403784
6 redenen om te kiezen voor een
geautomatiseerd Expense Management
systeem
Het belang van kostenbeheersing binnen organisaties is de
afgelopen tien jaar enorm toegenomen. Mede dankzij nieuwe
technologische ontwikkelingen worden financiële afdelingen
steeds meer in staat gesteld om beheersings- en
controlemaatregelen toe te passen waarmee gestuurd kan
worden op kostenbesparingen. Met een gemiddelde
kostenallocatie van 7% op reis- en onkostenvergoedingen is het
bovendien niet vreemd dat financieel professionals de
importantie van een Expense Management systeem prioriteit
geven binnen hun organisatie.
Hoewel reis- en onkosten management wordt gezien als een
zeer belangrijk onderdeel binnen organisaties, is het nog altijd
verbazingwekkend te zien hoe goed georganiseerde organisaties
een handmatig proces hanteren om onkosten van personeel te
managen. Op spreadsheet gebaseerde templates zijn, ongeacht
het belang van een goede spreadsheet tool in een zakelijke
omgeving, niet ontworpen of uitgerust om onkosten van
meerdere afdelingen en personeelsleden te managen.
Het managen van onkosten middels spreadsheets biedt een
organisatie niet de juiste controle-, rapportage- en
managementfuncties die het accuraat beheren van onkosten
mogelijk maakt. Ondanks de beperkingen is het bij een grote
meerderheid van organisaties gebruikelijk om spreadsheets te
gebruiken als Expense Management systeem en rapportagemiddel.
Steeds meer organisaties kiezen ervoor om af te stappen van het
handmatige en op spreadsheets gebaseerde declaratieproces en
over te gaan op een geautomatiseerd Expense Management
systeem. De vele voordelen van het gedigitaliseerd onkosten
rapporteren, alsmede de daarmee gepaard gaande tijd- en
kostenbesparing doet veel organisaties besluiten ook dit
onderdeel van de bedrijfsvoering zoveel mogelijk te digitaliseren.
Indien u binnen uw organisatie nog gebruik maakt van
spreadsheets voor het beheren van reis- en onkosten, neemt
u dan kennis van de volgende 6 redenen om over te stappen
van het handmatige en tijdverslindende proces naar een
eenvoudig te implementeren geautomatiseerde oplossing.
Declaree | Rotterdam Science Tower - Marconistraat 29, 3029AK Rotterdam
www.declaree.com | [email protected] | @declareeapp | Tel: 010-8403784
1
1. Geautomatiseerde onkostenrapportages
In het conventionele handmatige declaratieproces wordt door
financieel professionals veel tijd besteed aan het verzamelen en
invoeren van data, het schrijven van formules en het maken van
analyses. De processen geassocieerd met het indienen van
declaraties door medewerkers en het af- danwel goedkeuren hiervan
door managers zorgt eveneens voor veel overhead en een papieren
documentenstroom door de organisatie.
Wie weleens voor de zaak gereisd heeft zal beamen dat het
bijhouden van de onderweg gemaakte kosten een onhandige en
lastige taak is. Het proces ziet er in de praktijk ongeveer zo uit:
tientallen papieren bonnetjes worden op verschillende plekken
ontvangen en moeten worden bewaard. Taxikosten, maaltijden,
vliegtickets, hotelkosten, parkeerkosten en vele andere onderweg
gemaakte onkosten moeten worden geadministreerd. De papieren
bonnetjes verdwijnen in de portemonnee, de koffer, handbagage, het
dashboardkastje of in een bureaulade op kantoor.
Nadat al deze bonnen verzameld zijn kunnen ze worden overgeschreven in
het spreadsheet formulier waarmee onkosten gedeclareerd kunnen worden.
Dit formulier wordt in het voornaamste geval per e-mail verstuurd naar de
manager ter goedkeuring en vervolgens doorgestuurd naar de boekhouder.
Het is echter gebruikelijker dat het formulier geprint wordt en belandt op het
bureau van de manager, verloren in de stapel van andere rapporten die
wachten op goedkeuring. De papieren bonnen worden in een envelop of
schoenendoos eveneens door de organisatie gestuurd. Om te voldoen aan
de fiscale bewaarplicht opgelegd door de Belastingdienst moeten deze
bovendien 7 jaar bewaard worden, en steekproefsgewijs opvraagbaar zijn
in het geval van een controle.
Het proces van het beheren van onkosten kan worden gestroomlijnd in
een geautomatiseerd systeem, te beginnen met het vastleggen via de
mobiele telefoon. Door simpelweg een foto van de bon te maken en
de kerngegevens in te voeren wordt de bon direct gedigitaliseerd en
wordt de eerste stap in de workflow in gang gezet. De onkostennota’s
worden door het systeem automatisch opgesteld en online voor zowel
de manager als de boekhouder real-time inzichtelijk.
In een geautomatiseerd Expense Management systeem zoals
Declaree kunnen medewerkers onkosten mobiel rapporteren en
automatisch laten doorsturen ter goedkeuring. Het gemak en de
eenvoud van onkosten direct digitaal declareren is met stip de
voornaamste reden dat organisaties kiezen voor een
geautomatiseerd systeem als Declaree.
Declaree | Rotterdam Science Tower - Marconistraat 29, 3029AK Rotterdam
www.declaree.com | [email protected] | @declareeapp | Tel: 010-8403784
2
2. Tijdsbesparing
De overgang van een handmatig declaratieproces naar een
geautomatiseerd systeem zal veel tijd besparen bij zowel
medewerkers, managers als accountants. Het handmatige
proces vanaf het invullen van een onkostendeclaratieformulier
tot het uitvoeren van de terugbetaling kan vaak weken zo niet
maanden duren. Met het gebruik van een geautomatiseerd
systeem kan de totale tijdsbesting gewijd aan de complete
workflow terug worden gebracht tot slechts enkele minuten.
De tijdwinst die behaald wordt met een geautomatiseerd systeem
wordt op tal van manieren verwezenlijkt. Het invoeren van een
nieuwe declaratie is in de mobiele applicatie in slechts enkele
seconden gebeurd. Hierbij wordt direct al een categorie en
eventueel een project voor de declaratie gekozen, zodat de
accountant op een later tijdstip niet meer hoeft na te denken over
de kostenplaats waar de onkosten geboekt dienen te worden.
Waar een gemiddelde medewerker ruim een uur per maand
besteed aan het bij elkaar zoeken van bonnetjes en het invullen
van het onkostenformulier, is dat met het gebruik van een
geautomatiseerd systeem slechts een kwestie van het bonnetje op
het moment van ontvangst direct te digitaliseren. De
onkostenrapportages hoeft de medewerker zelf niet meer naar om
te kijken; die worden compleet geautomatiseerd en digitaal
aangeleverd aan zijn of haar leidinggevende.
Ook de manager behaalt een flinke tijdswinst bij het controleren
van de declaratiestromen van medewerkers. Omdat het
geautomatiseerde systeem altijd online is kan de manager op
elk gewenst tijdstip de ingediende declaraties bekijken en
beoordelen. Steekproefsgewijs kan er op detailniveau naar de
bonnetjes worden gekeken, maar het is eveneens mogelijk om
per medewerker en per batch goed te keuren. Per organisatie
zijn de communicatiestromen precies zo in te stellen dat deze
voldoen aan de gewenste workflow. Zo is het mogelijk om voor
elke bon apart een automatisch bericht ter goedkeuring te
versturen, maar is het ook mogelijk om de onkostenrapportages
maandelijks per e-mail te ontvangen.
Declaree | Rotterdam Science Tower - Marconistraat 29, 3029AK Rotterdam
www.declaree.com | [email protected] | @declareeapp | Tel: 010-8403784
3
3. Kostenbesparing
Het besparen op zakelijke euro’s is een van de grootste voordelen van het
gebruiken van een Expense Management systeem. De kosten die bespaard
worden ten opzicht van het ouderwetse handmatige declaratieproces
verschillen per organisatie, maar zijn samengesteld uit de volgende
onderdelen: de tijd die het maken, goedkeuren en vergoeden van het
declaraties kost, evenals de kosten om het rapport af te drukken en te
sturen naar de juiste persoon. Een simpele rekensom leert dat een
organisatie waarin 50 medewerkers ieder een uur, en een leidinggevende
en boekhouder ieder een dag per maand spenderen aan het declareren,
goedkeuren en verwerken van alle gemaakte onkosten een kostenpost met
zich meebrengt van meer dan 1.750,- euro aan direct gelieerde kosten.
Het meest voor de hand liggende besparende voordeel van een
geautomatiseerde oplossing is de afname in tijd die besteed wordt aan het
invullen van het onkostenformulier. Met een simpelere en snellere workflow
voor het declareren van onkosten kunnen medewerkers hun tijd en middelen
beter besteden, waarmee de productiviteit verhoogd en dus direct geld
wordt bespaard. Ook is het met een web-gebaseerd systeem niet meer nodig
om formulieren en bonnetjes te printen. Een andere besparing zit hem in de
opslag van de papieren bonnetjes: doordat deze niet meer geraadpleegt
hoeven te worden en voor de Belastingdienst de digitale kopie volstaat,
hoeven de papieren bonnen niet meer gearchiveerd te worden.
Met de verschillende besparende voordelen van een geautomatiseerd
systeem kunnen bedrijven die de software geïmplementeerd hebben vanaf
de eerste dag al meer dan 65% besparen op het totale declaratieproces,
wat in het rekenvoorbeeld neerkomt op meer dan 25,- euro per
declaratieformulier.
Oude situatie (1u medewerker / 1 dag manager en boekhouder)
Kosten medewerker per uur (40.000 / 228 / 8) = ca. 22,Kosten manager en boekhouder per dag (75.000 / 228) = ca. 328,Kosten medewerkers: 22,- * 50 = 1.100,Kosten manager en boekhouder: 2 * 328,- = 656,Totale kosten huidige situatie: ca. 1.750,Nieuwe situatie (20m medewerker / 1u manager en boekhouder)
Kosten medewerker 20 minuten: (ca. 22,- / 3) = 7,33
Kosten manager en boekhouder per uur: (328 / 8) = 41
Kosten medewerkers: 7,33 * 50 = 366,50
Kosten manager en boekhouder: 2 * 41 = 82,Totale kosten nieuwe situatie: ca. 450,Kostenbesparing: 75%
REKENVOORBEELD
Declaree | Rotterdam Science Tower - Marconistraat 29, 3029AK Rotterdam
www.declaree.com | [email protected] | @declareeapp | Tel: 010-8403784
4
4. Geen gebruik meer van spreadsheets
Hoewel het gebruik van spreadsheets niet als de voornaamste reden
wordt gezien voor het overschakelen naar een geautomatiseerd systeem
wordt dit wel direct gekoppeld aan de last en frustratie die organisaties
ervaren bij het organiseren en verwerken van de declaraties.
Financiële professionals vertrouwen al meer dan twee decennia op
professionele spreadsheet software zoals Microsoft Excel om
zakelijke kosten te beheren. Hoewel de mogelijkheden van Excel
eindeloos lijken voor het maken van handmatige rapportages, is het
voor het organiseren van processen en workflows geen geschikte
software. Ook het aanleveren van geautomatiseerde
standaardrapportages, of het inrichten van communicatiestromen is
iets waarvoor Excel niet bedoeld is. Het gebruik van spreadsheets als
basis voor declaratieformulieren is daarom achterhaald, slecht
controleerbaar, en bovendien onnodig duur. Bedrijven die een
geautomatiseerd systeem voor kostenbeheersing hanteren vinden
een significante afname van de noodzaak voor spreadsheet software.
Klanten van Declaree hoeven niet meer op zoek naar het declaratieformulier
via het intranet, besparen op printkosten, en kunnen een workflow inrichten
waarmee nieuwe declaraties direct bij de leidinggevende in de e-mail inbox
belanden. Door de beveiligde online archivering is het terugzoeken van
gegevens zeer eenvoudig, en is tevens de fiscale bewaarplicht gewaarborgd.
Declaree | Rotterdam Science Tower - Marconistraat 29, 3029AK Rotterdam
www.declaree.com | [email protected] | @declareeapp | Tel: 010-8403784
5
5. Worfklow en accordering
Waar organisaties nog een papieren declaratieproces
hanteren, eindigen onkostennota’s doorgaans tussen stapels
papier op de bureau’s van leidinggevenden. Eenmaal
goedgekeurd worden deze stapels papier doorgegeven aan
de financiële afdeling, die vervolgens handmatig deze
gegevens moet verwerken en de fysieke papieren nota’s en
formulieren moet archiveren.
En dat is in het geval dat alles gelijk wordt goedgekeurd. Indien
er discussie is over een bepaalde onkostendeclaratie, of als
een bon niet meer goed leesbaar is, wordt dit doorgaans niet
opgevangen in het proces en komt er omtrent de declaratie
weer een geheel nieuwe communicatiestroom op gang.
Met behulp van een web-based Expense Management
systeem hoeven managers zich nooit meer zorgen te maken
over stapels papieren declaratieformulieren. Met een
geautomatiseerd systeem zijn alle onkosten direct online
inzichtelijk, en is de workflow zo in te richten dat de complete
organisatorische hiërarchie en eveneens het vier-ogen
principe op een eenvoudige manier te realiseren is. Het
accorderen van onkostendeclaraties is hiermee geen
tijdverslindend en vervelend karwei meer, maar een
gemakkelijk en inzichtelijk geautomatiseerd proces.
Bovendien worden alle kwitanties veilig online opgeslagen, en
wordt via het systeem een automatische terugkoppeling
gegeven zodra een bepaalde declaratie niet wordt geaccepteerd.
Eveneens is het mogelijk om hierbij een opmerking te plaatsen,
zodat buiten het proces om geen nieuwe afzonderlijke
communicatiestromen op gang hoeven te komen.
Een gedocumenteerd proces voor het indienen van
onkostendeclaraties, en een workflow voor het accorderen
hiervan, is van vitaal belang voor de financiële afdeling om
ervoor te zorgen dat rapporten tijdig worden beoordeeld en op
de juiste wijze worden goedgekeurd terwijl medewerkers
zekerheid hebben van een nauwkeurige en tijdige vergoeding
van de gemaakte kosten.
Declaree | Rotterdam Science Tower - Marconistraat 29, 3029AK Rotterdam
www.declaree.com | [email protected] | @declareeapp | Tel: 010-8403784
6
6. Altijd en overal direct onkosten verwerken
Een van de grootste voordelen van een online Expense Management
oplossing is de mobiliteit. Een online systeem is beschikbaar voor
gebruikers vanaf elke locatie op elk moment. Vele professionals
declareren hun onkosten op een maandelijkse basis, waarbij de
papieren kwitanties van 30 dagen of meer bijeen moeten worden
gezocht. Daarbij ontstaat veel onduidelijkheid over de oorsprong van
de kosten: voor welke klant stond u daar geparkeerd? Met wie ging u
toen lunchen? Gegevens die voor de interne controle én voor de
Belastingdienst altijd vermeld dienen te worden bij een declaratie.
Los van het bijeen verzamelen van de bonnetjes moet ook het laatste
sjabloon van het onkostendeclaratieformulier worden gezocht, en
worden er doorgaans uren besteed aan het invullen hiervan. Typisch
een karwei dat niet eenvoudig onderweg gedaan kan worden.
Door het online systeem in combinatie met de mobiele applicaties te
gebruiken worden medewerkers in staat gesteld om op elk moment
de onkosten te verwerken en real-time te digitaliseren. Op het
moment van ontvangst van de kwitantie is het slechts een kwestie
van een foto van de bon te maken, en de omschrijving in te geven.
De BTW wordt automatisch uitgerekend op basis van het
totaalbedrag, en de toewijzing op een categorie en project zorgt voor
een accurate kostenbeheersing en inzichtelijke rapportages.
Ongeacht de locatie, het reizen in een
vliegtuig, dineren met een klant, of
reizen buiten het land, kunnen
werknemers hun uitgaven beheren.
Bovendien rekent de mobiele applicatie
een buitenlandse kwitantie direct om
naar de eigen valuta. Declaree stelt
gebruikers zelfs in staat om
bonnetjes te declareren zonder
internetverbinding. Op het moment
dat er weer verbinding is, wordt er
automatisch gesynchroniseerd.
Declaree | Rotterdam Science Tower - Marconistraat 29, 3029AK Rotterdam
www.declaree.com | [email protected] | @declareeapp | Tel: 010-8403784
Declaree, de oplossing voor uw
geautomatiseerde onkosten
Declaree is een geautomatiseerd Expense Management systeem
waarmee u uw complete declaratiestroom kunt digitaliseren.
De software wordt aangeboden als SaaS applicatie (Software As A
Service) waarmee u gevrijwaard bent van installatie, onderhoud,
server-updates en back-ups van de software. De applicatie draait op
een afzonderlijke Nederlandse server. De applicatie is toegankelijk
via een browser (desktop / tablet) en via separaat te installeren
mobiele applicaties.
De koppeling tussen uw backend, CRM of boekhoudpakket is
eveneens snel te realiseren. Door aan te sluiten op de Declaree API
(Application Programming Interface) kunt u al uw medewerkers
binnen enkele seconden Declaree laten gebruiken, en alle data
omtrent bonnetjes eenvoudig terug koppelen naar uw eigen
administratie. Heeft u niet de technische kennis in huis om dit zelf te
realiseren? Dan biedt het Declaree team de technische expertise
om dit compleet voor u in te richten.
Mocht u behoefte hebben aan uitgebreide training in het gebruik van
de software, dan is dit uiteraard mogelijk. Ook specifieke wensen
aangaande (functionaliteit van) Declaree of uitbreidingen op de
mobiele applicatie zijn klant-specifiek in te richten. Zelfs een whitelabel optie behoort tot de mogelijkheden!
Het team achter Declaree bestaat uit Jasper Spoor, Bart Jochems, en Bas
Janssen. Zij volgden alle drie een technische opleiding op de hogeschool
of de universiteit. Na enkele jaren ervaring op te hebben gedaan bij een
internetbedrijf hebben zij in 2012 een eigen bedrijf opgericht en Declaree
vanuit hun technische expertise in-house ontwikkeld.
Wilt u weten wat Declaree voor uw organisatie kan betekenen?
Neem dan contact op voor een vrijblijvende afspraak, of kijk op
www.declaree.com
Declaree | Rotterdam Science Tower - Marconistraat 29, 3029AK Rotterdam
www.declaree.com | [email protected] | @declareeapp | Tel: 010-8403784