Uittreksel DK 309 Logistiek - servicepagina Frans Opveld

Uittreksel DK 309 Logistiek
Module Groothandel algemeen
Hoofdstuk 1: De Groothandel
Om het begrip Groothandel te omschrijven is een lastige aangelegenheid. Je kunt wel
aangeven wat kenmerkend is voor deze bedrijfstak:
 Voor eigen rekening en risico handelen
 Goederen vervaardigd buiten de eigen onderneming
 Verkopen voor bedrijfsmatig gebruik
De hoofdfunctie van de groothandel is het voorstuwen van de goederenstroom. De
groothandel zorgt ervoor dat de vraag van de afnemers wordt afgestemd op het aanbod van
de leveranciers en andersom. Dit houdt echter niet alleen maar het aanbieden van een
assortiment in. Het verzorgen van logistieke diensten en service voor en na de koop behoren
ook tot de werkzaamheden van de groothandel.
De weg van oerproducent tot de uiteindelijke gebruiker van een product, noemen we de
bedrijfskolom (zie blz. 8 van je boek). In de bedrijfskolom neemt de groothandel een
prominente plaats in. De groothandel koopt de producten in en verkoopt ze ook weer,
zonder dat deze zijn veranderd. We noemen dit de collecterende en distribuerende functie
van de groothandel.
De bedrijfskolom kan op verschillende manieren bekeken worden; naar het aantal schakels
of naar het aantal bedrijven in de schakels. De lengte van de bedrijfskolom is het aantal
bedrijven in de bedrijfskolom dat nodig is om het product van de producent naar de
consument te krijgen. De lengte van de bedrijfskolom is geen vaststaand feit. Soms
verdwijnen schakels uit de kolom. De functies van die schakels blijven echter wel bestaan, ze
worden door anderen overgenomen. Het verdwijnen van deze schakels en de functies die
door anderen worden overgenomen noemen we integratie. Het tegenovergestelde geval: het
bijkomen van schakels met nieuwe functies noemen we differentiatie.
Als je kijkt naar het aantal aanbieders per bedrijfstak dan bedoelen we de breedte van de
kolom. Als onderdelen van een assortiment door veel afzonderlijke aanbieders worden
aangeboden spreek je van specialisatie. Het uitvoeren door een organisatie van activiteiten
die op dat moment niet binnen de geleding werden verricht, wordt parallellisatie genoemd.
De collecterende (inkoop)functie en de distribuerende (verkoop)functie van de groothandel
kunnen niet los van elkaar worden gezien.
Hieronder tref je een aantal functies van de groothandel aan:
 Transporteren: ingekochte goederen vervoeren naar allerlei verschillende
plaatsen op de wereld, of dit vervoer juist uitbesteden aan gespecialiseerde
bedrijven
 Voorraad houden: ervoor zorgen dat het assortiment altijd voldoende
aanwezig is om aan de vraag te voldoen
1

Collecteren: inkopen bij verschillende leveranciers om een assortiment samen
te stellen bestaande uit meerdere merken en/of kwaliteiten
 Distribueren: de ingekochte artikelen verkopen aan de volgende schakel van
de bedrijfskolom in de juiste hoeveelheden
 Selecteren: producten van bepaalde kwaliteit uit het totale aanbod kiezen
 Sorteren: bepalen welke merken en typen men wil gaan aanbieden aan de
afnemers
 Communiceren: het verstrekken van informatie over de producten aan de
(finale)afnemer. Hiertoe kan men zelfs het maken van reclame en het geven
van verkoopadvies rekenen
 Financieren: het verlenen van leverancierskrediet aan de afnemers is
tegenwoordig een belangrijk verkoopargument
 Marketingondersteuning: veel grothandelsbedrijven bieden tegenwoordig
producten aan onder eigen merken. Deze merken worden dan vaak landelijk
door de groothandel gepromoot.
De groothandel die al deze activiteiten ontplooit, noemt men een grossier met volledig
dienstbetoon. Bij dit soort groothandelsbedrijven zullen de afnemers meer moeten betalen,
omdat de groothandel alle activiteiten ontplooit. Uit concurrentieoverwegingen kan een
groothandel ook een aantal van deze activiteiten afstoten en zo door andere bedrijven laten
doen. Dan kan hij zijn artikelen goedkoper aanbieden. Dit noemen we dan en groothandel
met beperkt dienstbetoon.
Niet alle groothandelsbedrijven zijn gelijk aan elkaar en ze richten zich ook op verschillende
soorten afnemers. Elke groothandel heeft zijn eigen specifieke kenmerken. Je kunt
groothandels onderscheiden naar:
 Subsectoren: op basis van productverwantschap en de daaruit voortvloeiende
verschillen in functies zijn er negen verschillende sectoren: agrarisch,
grondstoffen en halffabrikaten, bouwmaterialen, kapitaalgoederen, food:
versproducten, food: overige producten, non-food: modegevoelige producten,
non-food: overige producten en overige artikelen.
 Branche: binnen de bovengenoemde sectoren valt meestal een aantal
gelijksoortige groothandels. Noodzaak bij het samenstellen van het
assortiment is dat de goederen die men voert op welke manier dan ook bij
elkaar passen. Hierbij spreek je van productverwantschap. Door deze
verwantschap zal een groothandel altijd een assortiment samenstellen dat
aansluit bij op de behoefte van een groep afnemers. De afnemers bevinden
zich dan meestal in een branchecluster.
 Bedrijfsgrootte of arbeidsproductiviteit: Je kunt ook kijken naar de grootte van
het bedrijf. Hiervoor heb je bepaalde kengetallen nodig. Dit zijn
verhoudingsgetallen die ‘kenmerken’ van een onderneming aangeven,
hiermee kun je bedrijven van verschillende soort en grootte met elkaar
vergelijken. Als je alleen de bedrijven m.b.t. omzet met elkaar vergelijkt kun je
scheven verhoudingen krijgen. Het blijkt namelijk dat de middelgrote
bedrijven de meeste omzet draaien, gevolgd door de kleine en als laatste de
grote bedrijven. Op basis van deze gegevens kun je geen conclusies trekken.
Want het is afhankelijk van de verwerkingsprocessen en het aantal
medewerkers. Het ene bedrijf werkt arbeidsintensief, terwijl een ander juist
2


heel kapitaalsintensief is. Je moet de omzet van het bedrijf delen door het
aantal medewerkers. Dit bepaalt de arbeidsproductiviteit. Nu kun je
bedrijven wel beter met elkaar vergelijken. Nu komen de middelgrote,
gevolgd door de grote bedrijven bovenaan te staan. Dat klopt ook wel beter,
want deze bedrijven kunnen meer investeren en efficiënter werken, omdat ze
meer personeel hebben.
Distributievorm: Je kunt de groothandelsbedrijven ook indelen aan de hand
van de distributievorm die ze gekozen hebben (zie boek blz. 15)
Automatisering: Er zijn tegenwoordig groothandelsbedrijven die hun orders
volledig geautomatiseerd (met computer) verwerken en volledig
gemechaniseerd (kracht van mensen wordt door machines overgenomen)
laten verzamelen.
Nu we weten welke functies een groothandel heeft, kunnen we kijken naar welke bedrijven
groothandelsfuncties, kunnen uitoefenen. Hieronder volgen bedrijven die
groothandelsfuncties kunnen uitoefenen:
1. producent met groothandelsfuncties: is een bedrijf dat met name de distribuerende
taak van de groothandel vertegenwoordigt
2. assemblerende groothandel: houdt zich vooral bezig met het in elkaar zetten van
onderdelen, waardoor een nieuw product ontstaat. In dit nieuwe product wordt
vervolgens gehandeld. (assemblage = in elkaar zetten)
3. handelsonderneming: koopt producten in en slaat deze op. Vervolgens worden deze
producten zonder vormverandering doorverkocht.
4. importeur en exporteur: vertegenwoordigen beide dezelfde functies. De importeur
verzamelt de goederen van buitenlandse producenten of leveranciers en biedt deze
goederen vervolgens aan de binnenlandse markt aan. De exporteur verzamelt de
goederen van de binnenlandse producenten en leveranciers, die vervolgens aan
buitenlandse markten worden aangeboden.
5. handelshuis: dit is een onderneming die voor eigen rekening en risico buitenlandse
markten of marktsegmenten met producenten van andere ondernemingen gaat
bewerken. Het verschil met de exporteur is dat het handelshuis meestal meerdere
vestigingen in verschillende landen heeft, en de markt eerst zelf bewerkt om daarna
te verkopen.
Hoofdstuk 2: De logistieke prestatie-indicatoren
De distribuerende taak van de groothandel omvat het op de juiste tijd, op de juiste plaats en
in de juiste hoeveelheden afleveren van goederen. Hiervoor heeft de groothandel een
distributiebeleid.
Een van de hoofdpunten uit dit beleid is het kiezen van een verkoopkanaal. Een
verkoopkanaal wordt ook wel een distributiekanaal genoemd. We bedoelen hiermee de weg
die een product aflegt van (eind)fabrikant naar uiteindelijke gebruiker. Tijdens deze weg
verandert er dus niets meer aan het product.
Distributie is niet alleen het voortstuwen van goederen, maar ook het daadwerkelijk
vervoeren van de goederen van de ene schakel naar de andere schakel om ervoor te zorgen
dat de uiteindelijke gebruikers de producten kunnen aanschaffen. Deze logistieke (vervoer)
3
functie binnen de distributiesector wordt uitgevoerd door ondernemingen die daarin zijn
gespecialiseerd. Door groothandels wordt dit vaak uitbesteed.
Hieronder de meest voorkomende verschijningsvormen van deze gespecialiseerde bedrijven
in fysieke distributies tussen de schakels:
1. Transportonderneming: deze is gespecialiseerd in het transport van goederen van de
ene schakel in de bedrijfskolom naar de andere. In de meeste gevallen gaat het
hierom wegtransport, maar er zijn ook ondernemingen die gespecialiseerd zijn in het
transport over het water en het spoor. De laatste tijd komen er ook steeds meer
koeriersbedrijven. Allemaal doen ze hetzelfde: het beschikbaar stellen van een
gewenst transportmiddel.
2. Verpakkers: een andere taak die de groothandel kan uitbesteden is het verpakken
van goederen, bijvoorbeeld het verpakken in een doosje. Het gaat hier om het
verpakken op een specialistische manier. Je kunt hierbij ook denken aan vervoer van
producten via de zee dat zodanig verpakt dient te worden dat het product niet tijdens
de reis beschadigd wordt, of dat het beschermd is tegen invloeden van buiten (zout).
3. Expeditiebedrijven: zij zijn gespecialiseerd in het vervoeren van goederen, het keizen
van het juiste transportmiddel en het verzorgen van de benodigde documenten. Ze
doen meer dan de dan de transportondernemingen.
4. Groupage-expediteur: deze verzamelt kleine goederenzendingen en wacht tot een
zending voldoende groot is om er één transportmiddel mee te betalen. Deze schakel
is vooral belangrijk voor groothandelaren die niet zulke grote zendingen (kunnen)
aanbieden. De schakel wordt ook gebruikt voor incidentele zendingen.
5. Douane-expediteur: die wordt vooral ingeschakeld bij internationale transacties,
zowel bij importerende als exporterende bedrijven. Naast de gewone functies van de
expeditiebedrijven, hebben deze zich gespecialiseerd in de afhandeling van allerlei
douaneformaliteiten.
6. Warehousing: hieronder verstaan we het logistieke proces dat zich bezighoudt net de
opslag, ompakken, verpakken, distributie, administratie en vervoer van goederen.
Vooral importerende groothandelaren maken gebruik van deze schakel. Zij kopen in
verschillende landen hun producten in en laten deze opslaan in een door het
warehouse aangeboden ruimte.
7. Cargadoor: is en tussenpersoon die in de haven opereert. Het wordt ook wel een
scheepsagent genoemd. De cargadoor behartigt de belangen van de rederij
(scheepseigenaar) in de haven, verzorgt de documenten, bevoorrading, reparaties
enzovoorts. De cargadoor wordt ingeschakeld als de groothandelaar goederen wil
verzenden per (zee)schip en zelf geen of nauwelijks kennis heeft van alle bijkomende
procedures, of er domweg geen tijd voor heeft.
8. Stuwadoor: een tussenpersoon die zich bezighoudt met het laden (stuwen) en lossen
van schepen. Deze is gespecialiseerd in het laden van schepen. Hij zoekt uit welk
schip en welke plaats op het schip het beste voor de lading is.
De groothandel kun je naast de verschillende indelingen uit het eerste hoofdstuk op nog een
paar manieren indelen. We onderscheiden ook een nationaal en een internationaal
opererende groothandel.
Een nationaal groothandelsbedrijf werkt uitsluitend met producten van binnenlandse
producenten. De bestemming van de goederen ligt tevens binnen de landsgrenzen.
4
Een internationaal groothandelsbedrijf doet zaken met een afnemer of een leverancier die
niet in ons land gevestigd is. De meeste groothandelsbedrijven behoren tot de laatste
categorie. Omdat bij deze vorm van groothandel de distributie een belangrijke plaats
inneemt, moet de groothandelaar kiezen welke distributie-vorm hij zal toepassen. Daarin
heeft het bedrijf een aantal keuzes:
a) Eigen vertegenwoordigers: het voordeel hiervan is dat de vertegenwoordiger het
bedrijf n het product erg goed kennen. Het nadeel is dat de vertegenwoordiger de
buitenlandse markt (nog) niet goed kent en dat hij vaak zal moeten reizen. Dit is een
directe benadering van de markt.
b) Eigen vestiging: een alternatief zou ook kunnen zijn openen van een eigen vestiging.
Het grote voordeel is dat je nu zelf midden in de markt staat. De mensen in het
gebied gaan je zien als een nationaal bedrijf en zullen daarom ook eerder geneigd zijn
zaken met je te doen. De hele after-sales wordt ook een stuk gemakkelijker. Het
grootste nadeel is natuurlijk de enorme investering die hiermee gemoeid is. Ook dit is
een directe benadering van de markt.
c) Franchising: Je stelt tegen een vergoeding de winkelformule ter beschikking.
d) Licentiecontract: je geeft toestemming om een merk of een productiemethode van
een andere onderneming voor eigen risico te gebruiken.
e) Exportcombinatie: deze kenmerkt zich door het gezamenlijk uitvoeren van een of
meer marketingfuncties voor aangesloten bedrijven. Elk aangesloten bedrijf blijft
zelfstandig. Dit is een mogelijkheid als je niet in staat bent of (nog) niet de
buitenlandse markt wil bewerken.
f) Piggyback: hierbij maakt een onderneming gebruik van de handelskanalen van een
andere onderneming om haar producten te verkopen.
g) Agent: dit is een zelfstandige handelaar die op naam en risico van zijn opdrachtgever
werkt. De agent krijgt provisie over de verkochte goederen.
h) Joint-venture: samenwerkingsvorm tussen twee of meer bedrijven die samen in de
organisatie vermogen en/of kapitaalgoederen brengen. Alle deelnemende bedrijven
hebben een stem in het te voeren beleid.
i) Importeur, exporteur en handelshuis: deze zijn hierboven al behandeld.
Je kunt ook nog een vergelijking maken tussen verschillende groothandelsbedrijven m.b.t.
specifieke prestaties, omdat elke groothandel zich wil onderscheiden door het leveren van
een deze prestaties. Het collecteren en distribueren van goederen in de bedrijfskolom
vormen de kernactiviteiten van elke groothandel.
Voor al deze activiteiten maken we gebruik van de volgende begrippen:
o Material-Management: omvat alle handelingen en werkzaamheden die binnen het
bedrijf plaatsvinden. Met andere woorden: hoe worden de goederen in het bedrijf
behandeld en opgeslagen?
o Material-handling: hiermee wordt het vervoer van de goederen binnen de
groothandel aangegeven. Ook de daarbij gebruikte vervoer- en hulpmiddelen
behoren hierbij.
o Fysieke distributie: dit omvat alle handelingen die nodig zijn om de producten
werkelijk te verplaatsen van groothandel naar de volgende schakel of van een schakel
naar de volgende groothandel. Hoe worden de goederen vervoerd van en naar de
groothandel en wie zorgt daarvoor?
5
Een van de oudste kenmerken van een groothandel is het hebben van een uitgebreide
voorraad. Er wordt natuurlijk van een groot aantal producenten ingekocht grote
hoeveelheden ingekocht, om deze vervolgens in kleinere hoeveelheden aan vele afnemers
aan te bieden. Toch zien we de laatste jaren ook een trend om de voorraden steeds kleiner te
maken dan tot dusver.
De hoogte van de voorraad per artikelgroep is een belangrijke indicatie voor de beoordeling
van de prestatie van een groothandel. Dat heeft te maken de kosten, hoe lager de kosten des
te hoger de winsten. Aan de andere kant spelen de wensen van de afnemers een grote rol
omdat deze bepalen of de groothandel bestaansrecht heeft.
De hoogte van de voorraad per artikelgroep wordt vaak aangegeven door middel van het
kengetal gemiddelde voorraad.
Uitrekenen gemiddelde voorraad:
Om het kengetal gemiddelde voorraad uit te rekenen heb je een aantal gegevens nodig.
1. de omzet dat in een bepaald jaar is behaald. = 100.000
2. de brutowinst in dat jaar = 35%
3. de omzetsnelheid (hoe vaak de gemiddelde voorraad dat jaar werd verkocht) van de
voorraad in dat jaar = 25
Bereken de inkoopwaarde van de omzet.
(100.000 : 100) x 65 = 65.000
De gemiddelde voorraad wordt nu de inkoopwaarde van de omzet gedeeld door de
omzetsnelheid: 65.000 : 25 = 2600
Hieruit kan de onderneming dan conclusies trekken betreffende haar behoefte aan vermogen
en dergelijke. Zo kan de onderneming bekijken hoeveel ruimte men gemiddeld nodig heeft
om zaken op te slaan.
Voor de afnemers is het belangrijk te weten of de groothandel op tijd aan zijn
leveringsverplichtingen kan voldoen. We noemen dit de leveringsbetrouwbaarheid van de
groothandel. Voor een AGF (Aardappelen, Groente en Fruit)-groothandel zal dat voor meer
problemen zorgen dan voor een non-food groothandel. AGF is immers aan bederf
onderhevig. Natuurlijk moet je er voor zorgen dat je leveringsbetrouwbaarheid hoog
aangeschreven staat omdat er altijd kapers op de kust zijn die je klant willen overnemen.
Parallel met de betrouwbaarheid loopt de servicegraad van de groothandel; welke actie
onderneemt de groothandel als er iets mis is met de levering van de goederen?
Een andere zorg voor de afnemer is of de levering wel op tijd en volgens de
overeengekomen afspraken zal plaatsvinden. De afnemer heeft immers ook weer met
klanten te maken.
De Groothandel krijgt steeds meer te maken met detaillisten die de voorraad in de winkel
opslaan. Ze hebben uit kostenoverwegingen geen magazijn meer. Dat betekent dus dat de
detaillisten willen dat de groothandel op korte termijn kleinere hoeveelheden gaat leveren.
We noemen dit J.I.T.-leveringen (Just in Time), de juiste hoeveelheid op het juiste moment.
Voor de groothandel betekent dit een aantal aanpassingen: ten eerste zal hij grotere
voorraden moeten aanleggen, omdat de vraag ongelijkmatiger verdeeld zal zijn, plus nog het
feit dat de hoeveelheden die de detaillist vraagt kleiner zijn, want ze willen vaker inkopen en
6
ze hebben minder ruimte om zelf voorraden aan te leggen. Ten tweede moet de groothandel
op een andere manier gaan inspelen op de veranderende vraag van zijn afnemers. De
detaillisten verleggen door de JIT-leveringen een deel van hun risico’s naar de groothandel.
Daarom is het voor de groothandel zeer belangrijk om zo flexibel mogelijk te werken.
Het is dus belangrijk voor de groothandel om goed op de hoogte te zijn van de
ontwikkelingen op de markt, zowel de inkoop- als de verkoopmarkt. Naast al de
boevengenoemde indicatoren moet de ook zijn eigen organisatie goed in de gaten houden. Je
moet dus op tijd en in de juiste hoeveelheden kunnen leveren en je moet op de
veranderingen in de vraag goed kunnen inspelen. Er zijn nog twee indicatoren die belangrijk
zijn. De bezettingsgraad is de frequentie van het gebruik van een middel (mensen, machines,
transportmiddelen e.d.) uit kostenoogpunt moet de benutting van deze middelen optimaal
zijn. De benuttinggraad wil zeggen het gebruik van de aanwezige capaciteit. Dit heeft onder
andere te maken met hoe je het magazijn gebruikt.
Voor een optimale beoordeling van de werkzaamheden binnen de groothandel zijn nog twee
indicatoren van belang.
Lead-Time: daarmee bedoelen we de tijd die nodig is, om een product te kunnen leveren.
Doorlooptijd: hiermee wordt de tijd verstaan die verstrijkt vanaf het moment van inkoop tot
het moment van levering.
Je snapt wel dat de indicatoren niet op zichzelf staan allemaal. Ze hebben een onderlinge
relatie. Een groothandel kan niet bestaan als er niet wordt ingekocht. De inkoop moet
worden afgeleid uit de vraag naar bepaalde producten en niet andersom. Adat er bij de
groothandel is ingekocht moet er natuurlijk geleverd kunnen worden. De ingekochte
goederen moeten kunnen worden opgeslagen, dus je moet een fatsoenlijk voorraadbeheer,
magazijnbeheer en goede transportkeuze kunnen beschikken. De goederen moeten snel
kunnen worden klaargemaakt en verscheept met het juiste transportmiddel naar de afnemer.
Welke functies vind je binnen de groothandel?
 Baliemedewerker: iemand de gasten te woord staat als eerste in het bedrijf en
verwijst naar de afdeling. Vaak zal de baliemedewerker ook orders afhandelen die
door de afnemers worden opgehaald.
 Orderpicker: medewreker die hoofdzakelijk in het magazijn te vinden is. De
orderpicker haalt de spullen uit de stellingen en maakt ze klaar voor verzending naar
de afnemer.
 Magazijnchef: hoofd van magazijn die alle magazijn medewerkers moet aansturen.
Hij is meestal ook betrokken bij een stuk administratief werk van het magazijn.
 Medewerker Expeditie: zorgt vooral voor het op de juiste wijze klaarzetten van de
uitgaande goederen en helpt al dan niet met gebruik van een heftruck voor het laden
van de vrachtwagens van de afnemers.
 Medewerker (verkoop)administratie: deze is vooral belast met de papieren
afwikkeling van een verkooptransactie. De medewerker stelt facturen samen en
onderhoudt telefonisch contact met de klanten, alsook ondersteuning van andere
administratieve afdelingen.
 Verkoopmedewerker buitendienst: dit is de vertegenwoordiger die de baan op gaat
en de klanten nieuwe en oude) bezoekt. Hij rapporteert een aantal keren per week
aan de Verkoopmanager. De vertegenwoordiger zal minimaal een keer per week op
7


kantoor te vinden zijn voor wekelijks overleg met de Verkoopmanager en de andere
vertegenwoordigers als ook met de medewerkers binnendienst.
Verkoopmedewerker binnendienst: dit is degene die de vertegenwoordigers
ondersteunt. Hij maakt de afspraken voor de vertegenwoordigers en zorgt ervoor dat
de (telefonische, e-mail en fax) orders worden afgehandeld. Verder zorgt hij voor de
administratieve werkzaamheden die voortvloeien uit de contacten met klanten.
Verkoopmanager: deze is verantwoordelijk voor de verkoopafdeling in zijn geheel.
Een leidinggevende functie die hoofdzakelijk van uit het kantoor bedreven wordt.
Module Voorraad
Hoofdstuk 1: Voorraadbeheer Algemeen
De groothandel bevindt zich op twee plaatsen in de bedrijfskolom: als groothandel in
grondstoffen en/of halffabrikaten en als groothandel in eindproducten. In dit gedeelte
bespreken we met name de groothandel in eindproducten.
Het houden van een voorraad brengt een aantal problemen met zich mee
(onverkoopbaarheid, bederf e.d.). Het management moet een aantal beslissingen over wat er
in voorraad moet worden gehouden en hoeveel voorraad er aanwezig moet zijn om voor een
goede doorstroming te zorgen.
Het woord voorraad omschrijft niet alleen de fysiek aanwezige voorraad, maar ook de
waarde van de voorraad. Het werken met voorraden is van groot belang, maar het
aanhouden van die voorraden is gebonden aan een groot aantal randvoorwaarden. Denk
maar eens aan de vragen hoeveel ruimte je nodig hebt, hoeveel er geld er is om voorraden te
kopen en hoelang je iets kunt opslaan.
Omdat je afhankelijk bent van de vraag van de afnemers is het in de eerste plaats belangrijk
om te weten welke hoeveelheden je in huis moet hebben, om aan de vraag te kunnen
voldoen. We noemen dit de IJzeren Voorraad. Dit moet je in voorraad hebben om een
nee-verkoop (out-of-stock) te voorkomen.
Minimumvoorraad: het aantal artikelen dat bepalend is voor het tijdstip van (opnieuw)
bestellen.
Maximumvoorraad: het aantal producten dat maximaal in een voorraadruimte bewaard kan
worden of dat maximaal gefinancierd kan worden.
De voorraad van een groothandel wisselt natuurlijk van dag tot dag, iedere dag gaan er
goederen naar de afnemers en komen er nieuwe goederen van de leveranciers binnen. Om
toch een inzicht te hebben in de hoeveelheid goederen die aanwezig zijn en de waarde
daarvan, wordt vaak de gemiddelde voorraad bepaald. De waarde van de gemiddelde
voorraad is ook van belang om inzicht te krijgen in de benodigde financiële middelen om de
voorraad te kunnen aanhouden. Natuurlijk heb je als groothandel allemaal verschillende
soorten voorraad in huis. Uitgangspunt bij het bepalen van een ongewogen gemiddelde is
echter altijd de totale waarde van het aantal waarnemingen gedeeld door het aantal
waarnemingen.
8
Je kunt op verschillende manieren de gemiddelde voorraad berekenen.
1. je kunt de waarde van alle goederen bij elkaar optellen en dit vervolgens delen door
alle goederen die je in huis hebt. Zo krijg je een nauwkeurig bepaald gemiddelde.
2. Je telt kunt ook het duurste artikel en het goedkoopste artikel bij elkaar optellen en
vervolgens delen door twee. Je krijgt dan ook een gemiddelde waarde van je
voorraad, maar natuurlijk veel minder nauwkeurig. Deze methode is natuurlijk wel
veel sneller.
Zoals gezegd het houden van een voorraad brengt een aantal kosten met zich mee. Hier
moet je van te voren rekening houden om financiële problemen te voorkomen. Als je gaat
kijken naar de minimumvoorraad dat is het financiële aspect niet zo groot, maar als we gaan
kijken naar de maximumvoorraad speelt dat wel degelijk een grote rol. Want hoe meer
goederen op voorraad, hoe meer er moet worden ingekocht en dat kost geld. Natuurlijk
speelt bij de maximumvoorraad ook de beschikbare opslagruimte een rol.
De kosten die veroorzaakt worden door het houden van voorraad noemen we de 3 R’s:
ruimte-, rente- en risicokosten. De risicokosten kunnen vervolgens weer worden ingedeeld in
een kwaliteits-, kwantiteits- en een prijsrisico. De risico’s kun je zoveel mogelijk tegengaan
door een goed voorraadbeheer.
De kosten kun je minimaliseren door te kijken naar de hoeveelheden die moeten worden
ingekocht. Het inkopen van kleine hoeveelheden zal geen grote financiële inspanningen
vereisen en je hebt er ook niet veel ruimte voor nodig, dat ook niet vel kosten met zich
meebrengt.
Aan de andere kant heb je de afnemers (detaillisten), die steeds meer geneigd zijn om
kleinere voorraden zelf aan te leggen. Ze willen op een bepaald moment inkopen. Kleinere
detaillisten zullen steeds vaker inkoopcombinaties vormen om zo met z’n allen toch
goedkoop te kunne inkopen. De groothandel zal altijd moeten proberen om aan de vraag van
de afnemers te kunnen voldoen. Er zal altijd een spanningsveld zijn tussen vraag en aanbod.
De groothandel moet flexibel kunnen inspringen op de vraag van de detaillisten. De
groothandel moet ervoor zorgen dat veranderingen in de vraag van de afnemers kunnen
worden opgevangen. De groothandel heeft daarom een zogenaamde veiligheidsvoorraad:
dit is de voorraad die nodig is om fluctuaties (schommelingen) in de vraag op te vangen.
Naast de hoogte van de veiligheidsvoorraad moet ook rekening worden gehouden met de
levertijd en de bestelfrequentie. Anders gezegd: de groothandel moet de bestelgrootte
vaststellen. De levertijd is de tijd die nodig is om een product af te leveren. De
bestelfrequentie is het aantal malen dat er besteld wordt of besteld kan worden. Natuurlijk
zijn dit factoren die zowel aan de aanbod- als de vraagzijde zijn vertegenwoordigd. Aan de
vraagzijde spelen van de groothandel spelen de factoren een rol op het moment van
betstellen. Aan de aanbodzijde speelt de leveringsbetrouwbaarheid een rol. Als de
groothandel aan de vraag wil voldoen dan er zal er gezorgd moeten worden dat per
artikelgroep het bestelniveau bepaald wordt. Het bestelniveau is de hoeveelheid artikelen
waarbij er opnieuw besteld moet worden:
Bestelniveau = (levertijd x afzet) + veiligheidsvoorraad
Voor een groothandel is het niet eenvoudig om aan de vraag te voldoen. De groothandel is
afhankelijk van de leveringstijden en leveringsvoorwaarden van de verschillende
fabrikanten. Daarnaast heeft de groothandel zelf ook maar een beperkte ruimte voor opslag
van de verschillende producten. De afnemers zullen echter niet altijd op hetzelfde tijdstip de
zelfde hoeveelheid bestellen. Om ervoor te zorgen dat de groothandel altijd genoeg op
9
voorraad heeft, heeft de groothandel de keus uit verschillende bestelsystemen. Hierbij staan
twee vragen centraal:
1. Op welk tijdstip kan er besteld worden?
2. In welke hoeveelheden moet er besteld worden?
Op welk tijdstip er besteld kan worden noemen we het bestelmoment. Dit kan een vast
moment zijn. In dat geval ligt het bestelinterval vast. Het kan natuurlijk ook een willekeurig
moment zijn. Dan spreken we van een variabel bestelinterval.
In welke hoeveelheden er besteld moet worden noemen we de bestelgrootte. Ook hierbij kan
spraken zijn van een vaste en een variabele bestelgrootte. De grootte van de bestelling hangt
af van de hoogte van de aanwezige voorraad (variabel) of als de hoogte van de voorraad niet
van belang is (vast).
Omdat natuurlijk de ene groothandel de andere niet is, zal iedere groothandel dat
bestelsysteem kiezen dat het beste past.
Voor het bepalen van een bestelsysteem zijn twee aspecten van belang: de bestelgrootte en
het bestelmoment. Op basis hiervan kunnen we twee bestelsystemen onderscheiden:
 Bestelniveausysteem: deze past men toe als men op een willekeurig moment kan
bestellen. Het plaatsen van een bestelling is afhankelijk van het bereiken van een
bestelniveau. Dit bestelsysteem kent als variabele de bestelgrootte en wordt
aangeduid met de letter B.
 Besteltijdstipsysteem: wordt toegepast als men alleen op vaste tijdstippen kan
bestellen. Dit bestelsysteem kent als variabele ook de bestelgrootte waarbij het kan
gebeuren dat op het besteltijdstip geen bestelling wordt gedaan. Er wordt pas
bijbesteld als de voorraad beneden een bepaald niveau komt. Dit niveau wordt de
signaalvoorraad genoemd. Dit bestelsysteem wordt aangeduid met een S.
De signaalvoorraad kan met behulp van een formule worden berekend:
Signaalvoorraad = (bestelinterval + levertijd) x afzet + veiligheidsvoorraad
Als je uitgaat van het bestelmoment en de bestelgrootte dan kun je basis hiervan vier
bestelsystemen onderscheiden:
1. BQ-systeem: In dit systeem staan de B voor bestelniveau en de Q voor bestelgrootte.
Kenmerken zijn dat de bestelgrootte en het bestelniveau vaststaan en dat het
bestelmoment variabel is. Het systeem staat of valt bij het goed bijhouden van de
voorraad.
2. BS-systeem: B is bestelniveau. De S staat voor maximumvoorraad. Kenmerken zijn
dat de bestelgrootte en het bestelmoment beide variabel zijn. Het bestelniveau staat
echter vast. Als het bestelniveau wordt bereikt, dan kijkt men hoeveel men moet
bestellen om weer tot de maximumvoorraad te komen.
3. sQ-systeem: Bij dit systeem wordt op een vast tijdstip een vaste hoeveelheid besteld.
De signaalvoorraad kan nu voor of na het bestelmoment worden bereikt.
4. sS-systeem: werkt hetzelfde als het sQ-systeem met dit verschil dat nu de
bestelhoeveelheden (variabel) worden aangepast. Op elk bestelmoment moet
opnieuw worden vastgesteld hoeveel er besteld moet worden.
10
Systeem
BQ
BS
sQ
sS
bestelmoment
Variabel
Variabel
Vast
Vast
bestelhoeveelheid
Vast
Variabel
Vast
Variabel
Bij het bestellen van goederen spelen natuurlijk ook de kosten, die aan de voorraad zijn
verbonden, een rol. Om nu de hoeveelheid te bestellen die de minste kosten met zich
meebrengt, moet een relatie gezocht worden tussen de bestelde hoeveelheid aan de ene kant
en de kosten van de bestelling aan de andere kant. Die relatie wordt gelegd door de formule
van Camp. De gevraagde hoeveelheid en de tijd tussen de bestellingen in, liggen vast.
Q = √2qb
o
De letters hebben de volgende betekenis:
Q = optimale bestelhoeveelheid
q = verbuik/afzet per periode
b = bestelkosten per bestelling
o = opslagkosten per artikel per periode
(voor een voorbeeld van een berekening zie blz. 59 van je boek)
Hoofdstuk 2: De Voorraadinvenstarisaties
Een regelmatige controle van de voorraad noemen we een inventarisatie. Een
voorraadinventarisatie kan met verschillende bedoelingen worden uitgevoerd. Je checkt of
de voorraad die werkelijk aanwezig is, gelijk is met de boekhoudkundige voorraad. Indien er
in de boekhoudkundige voorraad meer aanwezig is, dan in het werkelijke geval, dan
spreken we van derving. In dit geval betekent derving: dat goederen op de weg van
ontvangst tot verkoop verloren zijn gegaan. Derving kan op drie momenten plaatsvinden: bij
de ontvangst, tijdens de opslag en bij de verkoop. We kunnen derving ook onderverdelen in
crimineel en niet-crimineel (zie DK 307).
Een ander doel van een voorraadinventarisatie kan het verzamelen van gegevens zijn voor
het maken van een financieel jaarverslag. Meestal gebeurt dat 1 keer per jaar. Dan worden
alle goederen geteld om de waarde van de totale voorraad vast te stellen. Je krijgt dan een
mooi overzicht van de bezittingen en de schuld van het bedrijf. Met dit overzicht kan ook het
voorraadverloop over een periode worden weergegeven. Je kunt dit dan vergelijken met de
cijfers van de jaren daarvoor. Daar kun je dan verschillende conclusies uit trekken. Verder
kun je met een inventarisatie ook nagaan of een artikel(groep) goed verkoopt. Vaak komen
hierdoor ook trends naar voren. De laatste reden voor een groothandel om een inventarisatie
door te voeren wanneer deze werkt met houdbare producten. Dan kom je erachter of er
producten liggen waarvan de houdbaarheidsdatum is verstreken.
Je kunt niet zomaar een inventarisatie uitvoeren.
11
Die zul je goed moeten voorbereiden:
1. omschrijven van het doel van de inventarisatie
2. het magazijn onderverdelen in sectoren
3. schappen en stellingen nummeren
4. het maken van tellijsten voor alle producten, in tweevoud
5. vaststellen van het moment van inventariseren
6. bepalen van het aantal in te zetten personeelsleden
Na deze voorbereiding kan het eigenlijke tellen van de producten beginnen. Ook bij de
uitvoering van de telling zul je met aantal zaken rekening moeten houden:
1. duidelijke instructie aan het personeel hoe er geteld moet worden
2. medewerkers verdelen in groepjes
3. knelpunten signaleren en in kaart brengen
4. op bepaalde momenten pauzeren
Nadat alles is geteld moeten de tellijsten worden verwerkt. Vaak zal dat gebeuren aan de
hand van een computerprogramma. Toch zal je tijdens de verwerking soms nog eens
steekproefsgewijs moeten natellen of er ook wel goed geteld is en of de gegevens op de juiste
wijze op de lijsten verwerkt is. Mochten er nu grote verschillen zijn moet je gaan uitzoeken
waar die vandaan komen en dit in de toekomst proberen te voorkomen. Na de inventarisatie
moet je deze met de medewerkers altijd evalueren. Hierbij kun je van het personeel nog te
horen krijgen welke eventuele knelpunten in de toekomst moeten worden opgelost. Bij deze
evaluatie breng je ook de medewerkers van de resultaten van de inventarisatie op de hoogte.
Als de groothandel weet welke producten voor welke afnemers wil gaan aanbieden is het
van belang om de juiste aanbieder(s) te kiezen en een bestelsysteem te hanteren dat past bij
de vraag van de afnemers. Inkopen en bestellen zijn twee verschillende activiteiten. Inkopen
is het proces van keuze van de leverancier, het maken van afspraken en het controleren van
gemaakte afspraken. De meeste groothandelsbedrijven hebben hiervoor een inkoper in huis.
De taken van de inkoper zijn:
 Onderzoek: het verzamelen van informatie over mogelijke leveranciers en het
onderzoeken van de inkoopmarkt
 Onderhandelen: ervoor zorgen dat de goederen op de juiste plaats, op de juiste tijd
en tegen de juiste prijs ontvangen worden
 Orderbewaking: controleren of orders tegen de juiste voorwaarden worden
uitgevoerd. Verder is het een controle op de facturen en de tijdige betaling daarvan.
Bestellen echter is niets anders dan de leverancier een opdracht geven om een ingekochte
hoeveelheid af te leveren. Bestellen is het laten leveren van de gevraagde hoeveelheid.
De groothandel zal zijn producten bij meerdere leveranciers inkopen omdat hij over het
algemeen verschillende productgroepen aanbiedt. De aanbieders zullen echter zowel in het
buiten- als het binnenland te vinden zijn. De Inkoper zal daarom uit al die alternatieve een
keuze moeten maken. We noemen dit de keuze voor het Inkoopkanaal. Daar de
Groothandel zelf geen producten maakt, zal alle handelswaar moeten worden ingekocht.
Welke van de Inkoopkanalen wordt gekozen hangt af van de gewenste kwaliteit en de prijs.
12
Naast de bestelsystemen die we (bladzijde 9) al besproken hebben kennen we nog een paar
bestelsystemen:
 Two-binsystem: Van de partij goederen moeten altijd twee pallets aanwezig zijn. Als
een pallet op is begint met aan het tweede maar wordt de volgende al besteld. Dit
systeem kan alleen worden toegepast als een pallet een hoeveelheid producten bevat
die niet kleiner is dan de ijzeren voorraad.
 Order-entrysysteem: hierbij plaatst de afnemer per computer een betstelling bij de
groothandel. De computer van de groothandel registreert de bestelling en beoordeelt
of er moet worden besteld. Als dat het geval is besteld de computer automatisch weer
bij de leverancier.
 V.I.B.-systeem: De computer van de afnemer houdt de voorraad van de groothandel
in de gaten, door bij het afrekenen de producten via scanning op de voorraad af te
boeken. Als het systeem een bepaald voorraadniveau bereikt, wordt er automatisch
besteld. Dit systeem kan de groothandel natuurlijk ook weer toepassen naar zijn
leveranciers toe. De kans op derving wordt op deze manier een stuk kleiner. Het
tweede voordeel van een geautomatiseerd bestelsysteem is dat het bestellen steeds
minder afhankelijk wordt van het tijdstip en steeds meer van een bestelniveau.
Hierdoor kunnen de voorraadkosten sterk dalen.
Zoals al vaker op deze plaats gezegd, zal de toekomst voor een aantal andere logistieke
keuzes zorgen. De tendens dat de detaillist steeds minder zelf voorraad houdt en steeds
meer van de groothandel verwacht om J.I.T. te leveren. Als de groothandel wil blijven
voldoen aan de eisen van de afnemers, zal hij ook een systeem moeten bedenken waarbij hij
op dezelfde manier wordt bevoorraad.
© Frans Opveld, januari – februari 2004
13