Stuur uw complete aanvraag (inclusief bijlagen) via

Aanvragen
Voorstellingen amateurkunst
VOORWAARDEN EN INSTRUCTIES
Inleiding
Met dit formulier kunt u een verzoek indienen voor financiële steun van VSBfonds
indien uw project een amateurkunstvoorstelling betreft.
Hoe benadert het VSBfonds de ondersteuning van amateurkunsten?
Bij het ondersteunen van de amateurkunsten staat de amateurkunstbeoefenaar centraal. Voor
VSBfonds is een amateur een maker, een kunstenaar die binnen het amateurveld opereert en die
zijn kunst beoefent zonder daarmee primair in zijn levensonderhoud te willen voorzien.
Binnen ons amateurkunstbeleid beschouwen we de amateur als de eindgebruiker, in tegenstelling
tot de overige aanvragen waarbij het publiek geldt als eindgebruiker. Daarom wordt het project ook
beoordeeld vanuit het aanbod aan de amateur, in plaats van het aanbod aan het publiek. We
beoordelen de artistieke kwaliteit van het project en stellen ons de vraag of en in hoeverre het
project bijdraagt aan de ontplooiing van de amateur/eindgebruiker. Hierbij kan gedacht worden aan
de samenwerking tussen amateur en professional, de kennismaking met cultureel divers
repertoire, etc.
Wij verzoeken u dit formulier op een computer in te vullen. U stuurt het uitgeprinte en
ondertekende formulier vervolgens samen met het projectplan en de andere benodigde stukken
per post aan VSBfonds (zie onder).
Lees de onderstaande voorwaarden en instructies voor het invullen van het formulier
goed door.
Voorwaarden
VSBfonds neemt alleen aanvragen in behandeling die voldoen aan de volgende voorwaarden:
 Uw voorstel voldoet aan de algemene criteria en past binnen ons donatiebeleid
VSBfonds kent alleen donaties toe aan projecten die voldoen aan de algemene criteria en die
passen binnen het donatiebeleid van het fonds. Lees daarom de criteria en het donatiebeleid
op www.vsbfonds.nl zorgvuldig door. Twijfelt u of uw aanvraag hieraan voldoet? Neem dan
contact op met VSBfonds via telefoon (030) 230 33 03 of via e-mail [email protected]
 Uw voorstel is tijdig ingediend – d.w.z. uiterlijk vier maanden voor de startdatum van uw
project
De ‘startdatum van uw project’ ziet VSBfonds als de datum waarop de uitvoerende
werkzaamheden gericht op het realiseren van uw project uiterlijk van start moeten gaan.
 Eigen inbreng en verschillende inkomstenbronnen
VSBfonds financiert slechts bij hoge uitzondering de volledige kosten van een project. Zorg
daarom voor een realistisch opgesteld dekkingsplan waaruit ondernemerszin blijkt: het
dekkingsplan geeft uw eigen inbreng weer en een overzicht van de overige inkomstenbronnen
(verkoop, subsidies, sponsoring, etc).
 Uw voorstel is compleet en volledig
Naast het volledig ingevulde formulier en een korte begeleidende brief heeft VSBfonds de
volgende stukken nodig om een goed beeld te kunnen krijgen van uw project en uw
organisatie:
Over uw organisatie en de financiële stand van zaken stuurt u mee
VSBfonds Aanvraagformulier Voorstellingen amateurkunst – Voorwaarden en Instructies – versie oktober 2012
o
o
o
o
o
o
o
Het meest recente beleids- en activiteitenplan. Hierin staan de activiteiten en
speerpunten in het artistieke beleid van uw organisatie voor de komende jaren
De (organisatie) begroting van het lopende jaar*
De begroting van het volgende jaar* (indien al opgesteld).
Het meest recente jaarverslag en financiële jaarverslag met daarin of daaraan
gekoppeld een inhoudelijke toelichting op de financiële staat van uw organisatie waarbij
onder andere de volgende punten aan de orde komen: een toelichting op
 De meest recente jaarrekening, balans en resultatenrekening
 Reserveringen
 Vermogen
 Niet uit de balans blijkende financiële verplichtingen
Een kopie van het laatste dagafschrift van de betalingsrekeningen en eventuele
andere (spaar)rekening(en) van de aanvragende organisatie: Hierop moet duidelijk
zichtbaar zijn wat het rekeningnummer en de tenaamstelling van de rekeninghouder is.
De actuele statuten. Voorzien van de datum waarop de akte is gepasseerd en
ondertekend door een notaris.
Een rechtsgeldig uittreksel uit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel.
Het uittreksel is niet ouder dan één jaar en reflecteert de actuele samenstelling van het
bestuur of Raad van Toezicht en directie. Het bestuur of de RvT dient uit minstens drie
onafhankelijke leden te bestaan. De bestuursleden of de RvT-leden zijn dus niet direct
betrokken bij de uitvoering van het project, ontvangen geen geldelijke vergoeding voor hun
werkzaamheden ten behoeve van het project en hebben geen familiaire relatie met elkaar.
Let op: een ‘rechtsgeldig uitreksel’ is altijd ondertekend en is niet hetzelfde als een ‘bericht
van registratie’ of een niet-ondertekend digitaal exemplaar.
Over uw project stuur u mee…
o Een projectplan / projectbeschrijving (incl. publiciteits- en marketingplan indien van
toepassing).
o Een kostenbegroting en/of offertes *. Het gaat om een gespecificeerde opgave van de
kosten van het project waarvoor u een bijdrage vraagt.
o Indien uw project zich over meerdere jaren uitstrekt: een meerjaren exploitatiebegroting
o Een financierings- of dekkingsplan van het project. Vul deze gegevens ook in bij vraag
3.1 en 3.2
*BTW
Ten aanzien van de BTW gaat VSBfonds van het volgende uit:
 Organisaties die BTW-plichtig zijn (en de BTW dus kunnen aftrekken) stellen hun
begrotingen op exclusief BTW.
 Organisaties die niet BTW-plichtig zijn (en de BTW dus NIET kunnen aftrekken) stellen
hun begrotingen op inclusief BTW.
Aandachtspunten


Beschrijf in een begeleidende brief beknopt de essentie van uw aanvraag.
Met dit aanvraagformulier geeft u een samenvatting van uw project, het is geen
vervanging van uw projectplan/projectbeschrijving:
o VSBfonds verzoekt u het aanvraagformulier volledige en goed in te vullen. Met behulp
van een volledig en goed ingevuld formulier kunnen wij uw aanvraag sneller en beter
behandelen.
o Het aanvraagformulier dient op de computer te worden ingevuld. Handgeschreven
formulieren neemt VSBfonds niet in behandeling.
o Wij verzoeken u in het formulier om heldere, samenvattende teksten te gebruiken en zo
min mogelijk te verwijzen naar de bijlagen die u meezendt.
VSBfonds Aanvraagformulier Voorstellingen amateurkunst – Voorwaarden en Instructies – versie oktober 2012
o



Om u een idee te geven van welke tekstomvang wij van u zo ongeveer verwachten in
het formulier, geven wij u in veel gevallen een ‘richting’ aan voor het aantal te
gebruiken woorden. U bent echter vrij om hiervan af te wijken als u daar een goede
aanleiding voor ziet. Uiteraard kunt u in de meegezonden stukken uitvoeriger op de
verschillende onderdelen ingaan.
o Het aanvraagformulier moet in het Nederlands zijn ingevuld.
o Maak een kopie voor uzelf en stuur het origineel in enkelvoud naar VSBfonds.
Wilt u meerdere aanvragen indienen? Dat kan. Dien wel voor elk project een aparte aanvraag
in.
Na ontvangst van uw volledige aanvraag, ontvangt u binnen een maand bericht of uw
aanvraag al dan niet in behandeling (nader onderzoek en beoordeling) wordt genomen.
Wordt uw aanvraag in behandeling genomen dan geldt dat u binnen vier maanden na
ontvangst van uw aanvraag wordt geïnformeerd of en in welke mate uw aanvraag wordt
gehonoreerd door VSBfonds.
Stuur uw complete aanvraag (inclusief bijlagen) via onze website of per post naar:
VSBfonds
t.a.v. Donatieadministratie
Postbus 16
3500 AA Utrecht
Vragen?
Kijk op onze website www.vsbfonds.nl
Of neem contact op met VSBfonds, afdeling voorlichting:
telefoon (030) 230 33 03
e-mail [email protected]
 U hoeft de pagina’s met ‘Voorwaarden en Instructies’ niet mee te
zenden met uw aanvraag.
Het daadwerkelijke ‘Aanvraagformulier’ begint op de volgende pagina.
VSBfonds Aanvraagformulier Voorstellingen amateurkunst – Voorwaarden en Instructies – versie oktober 2012
Aanvraagformulier
Voorstellingen amateurkunst
In te vullen door VSBfonds
Ontvangstdatum
Datum vergadering
Toegekend projectnummer
Behandelaar(s)
Uiterste datum compleet
Fiatteur
Kunst & Cultuur; voorstellingen amateurkunst
Welk bedrag vraagt u aan VSBfonds?
€
Wat is de startdatum?
(zie voor toelichting ‘Voorwaarden’
hierboven)
Kernzin
Beschrijf uw project in
maximaal vijftig
woorden.
1.
Gegevens over de organisatie
1.1
Correspondentiegegevens
Naam organisatie:
Correspondentieadres:
Postcode:
Vestigingsplaats:
Provincie:
Website:
Bank-/gironummer:
Telefoonnummer:
E-mailadres:
Naam contactpersoon:
M
V
Functie contactpersoon:
Telefoonnummer(s) / evt.
06:
E-mailadres:
1.2
(Rechts)vorm organisatie:
Stichting
1
Vereniging
Anders, namelijk
2
1.3
RvT of bestuur, directie
Aantal RvT- of
bestuursleden
Naam voorzitter
Naam secretaris
Naam penningmeester
Naam directeur(en)
Wij wijzen u erop dat wij bij het beoordelen van aanvragen in principe de norm hanteren dat een bestuur (voor
zover het bestuur niet de directie vormt) of Raad van Toezicht uit minimaal drie onafhankelijke natuurlijke
personen dient te bestaan die niet zelf (in)direct betrokken zijn bij de uitvoering van het project en/of in een
zekere familiale relatie tot elkaar staan. Wij attenderen u erop dat een andere samenstelling dan door ons
gewenst, kan meewegen in onze besluitvorming over uw aanvraag.
1.4a Doelstelling van uw organisatie (overnemen uit de statuten):
1.4b Kernactiviteit van uw organisatie:
2.
Projectbeschrijving
2.1
Wat is de naam van uw project waarvoor u een bijdrage vraagt?
2.2
Wat is het concrete doel van het project? (Richting: 50 woorden)
2.3
Wat is de aanleiding van uw project? (Richting: 100 woorden)
2.4
Geef een samenvatting van de inhoud van het project: (Richting: 400 woorden)
2.5
Wat is (zijn) de doelgroep(en) van het project?
VSBfonds beschouwt bij amateurkunstprojecten de amateur als ‘eindgebruiker’, niet het
publiek; zie ook de voorwaarden en instructies bij dit formulier
3
2.6
Hoeveel amateurs bereikt u naar verwachting (landelijk, regionaal, lokaal)?
Geef in ieder geval ook het totaal aantal mensen aan dat u bereikt.
2.7
Beschrijf het niveau van uw deelnemers bij aanvang van het project en geef aan welke
groei moet worden gerealiseerd.
2.8
Op welke wijze gaat u dit realiseren?
2.9
Werken er professionals aan het project mee? Zo ja, welke zijn dat?
Voeg c.v.’s bij indien beschikbaar.
2.10 Hoe past dit project in het artistieke beleid van uw instelling?
Zie ook de informatie van MOVISIE en Kunstfactor op www.verenigingsscan.nl/
verenigingsscan
2.11 Wanneer vindt het project plaats (fasering in tijdpad met begin- en einddatum)?
2.12 Waar vindt het project plaats?
2.12 Werkt u in het project samen met andere organisaties? Zo ja, met welke organisaties
en op welke wijze wordt er samengewerkt? (Richting: 200 woorden)
2.13 Bij wie of waar heeft u informatie ingewonnen met betrekking tot opzet of uitvoering
van het project? Om welke informatie ging het?
4
2.14 Hoeveel mensen zijn betrokken bij de organisatie en uitvoering van het project?
Aantal (betaalde) professionals:
Aantal amateurs:
Aantal vrijwilligers:
2.15 Heeft u al eerder een soortgelijk project georganiseerd? Zo ja, wat ging goed en wat
kon beter? (graag een eventueel evaluatieverslag als bijlage meesturen) (Richting: 200
woorden)
2.16 (Indien van toepassing) Hoe gaat u het project evalueren en hoe vindt effectmeting
plaats?
2.17
Indien uw aanvraag een bedrag betreft boven € 10.000, maak hieronder dan een
sterkte/zwakte-analyse van uw project.
Sterkte
Zwakte
Intern
Extern
3.
Financiën
3.1
Structurele jaarlijkse subsidie aanvragende organisatie:
Geen
3.2
Naam ministerie (1)
€
Naam ministerie (2)
€
Naam provincie
€
Naam gemeente
€
Anders, namelijk
€
Andere inkomsten van de aanvragende organisatie:
Soort inkomsten (1)
€
Soort inkomsten (2)
€
Soort inkomsten (3)
€
Vaste begunstiger(s):
*
€
*
€
*
€
5
3.3
Is uw organisatie bij de Belastingdienst geregistreerd voor de BTW (BTW-plichtig)?
Ja
Nee
(zie voor toelichting BTW onder ‘Voorwaarden’ aan het begin van dit formulier)
3.4
In het tekstvak hieronder kunt u eventueel een inhoudelijke toelichting geven op de
financiële positie van de aanvragende organisatie.
Deze toelichting kan betrekking hebben op meegezonden stukken (bijlagen) en kan zich
richten op zaken als: balans en resultatenrekening, eigen vermogen / (risico) reserve, niet uit
de balans blijkende financiële verplichtingen, etc.
3.5
Projectbegroting
Wij verzoeken u separaat een gespecificeerde projectbegroting mee te zenden met uw
aanvraag. Wat is het totaalbedrag van deze begroting?
6
3.6
Dekkingsplan (van het project)
Wij verzoeken u separaat een gespecificeerd dekkingsplan mee te zenden met uw
aanvraag. Vult u hieronder echter al wel de nodige gegevens in.
Onder ‘naam’ vult u de naam in van het fonds, de sponsor, overheid (specificeren!), acties,
inkomsten uit recettes, gratis entree, etc. Vermeld bij sponsoring in natura de waarde van
het gesponsorde. Indien de aanvraag elders nog in behandeling is, vermeld dan de
gevraagde bijdrage.

Naam
(Gevraagde) Toekenning
Bijdrage
VSBfonds
€
Eigen bijdrage aanvrager
€
Totaal dekking
€
Ja
Nee
€
Ja
Nee
€
Ja
Nee
€
Ja
Nee
€
Ja
Nee
€
Ja
Nee
€
Ja
Nee
€
Ja
Nee
€
Ja
Nee
€
Ja
Nee
Nog in
Verwachte
behandeling datum
besluit
€
Geeft u indien gewenst hieronder een toelichting op het dekkingsplan:
 Wij verzoeken u ons te informeren over de tussentijdse beslissingen van andere
fondsen en geldgevers, bij voorkeur schriftelijk en onder vermelding van het
projectnummer.
4.
Overige vragen
4.1
Heeft u al eerder bij het VSBfonds een aanvraag ingediend?
Ja,
maal eerder (aantal keren invullen)
Nee
Zo ja, werden in het verleden aanvragen gehonoreerd en hoe vaak?

In het geval u eerder project(en) indiende, wilt u – indien u erover beschikt - hier
projectnummer(s) invullen die VSBfonds aan de eerdere projecten toekende? (deze
nummers beginnen met een jaartal)
Projectnummer(s)
7
4.2
4.3
Personen die als referent voor dit project willen optreden en die niet direct betrokken
zijn bij de opzet en uitvoering van uw project: (niet verplicht in te vullen velden)
Naam:
Organisatie:
Telefoon:
Naam:
Organisatie:
Telefoon:
Naam:
Organisatie:
Telefoon:
Voor een goede en snelle beoordeling van uw aanvraag heeft VSBfonds naast dit
formulier de volgende documenten nodig over uw project én over uw organisatie (zie
ook ‘Voorwaarden en Instructies’).
Indien u deze documenten om gegronde redenen niet kunt meesturen, geeft u dan in
de rechter kolom een korte toelichting.
Houd u er echter rekening mee dat het niet meesturen van de benodigde documenten
negatieve consequenties kan hebben voor de behandeling van uw aanvraag.
Over het project ontvangen wij graag
Eventuele toelichting
Begeleidende brief
Dit aanvraagformulier
Projectplan / projectbeschrijving (incl. publiciteitsen marketingplan indien van toepassing)
Projectbegroting * verplicht
Financierings-/dekkingsplan aangevraagde
project * verplicht
Over uw organisatie ontvangen wij tevens
graag
Eventuele toelichting
Statuten (ondertekend door notaris) * verplicht
Kopie actueel uittreksel Handelsregister Kamer
van Koophandel (niet ouder dan één jaar en geen
‘bericht van registratie’) * verplicht
Meest recente jaar-, beleids- en/of activiteitenplan
* verplicht
Meest recente financieel jaarverslag (d.w.z.
resultatenrekening en balans) * verplicht
Begroting lopend jaar
Begroting komend jaar (indien reeds opgesteld)
Een kopie van het laatste dagafschrift van de
betalingsrekeningen en eventuele andere (spaar-)
rekening(en) van de aanvragende organisatie.
Hierop moet duidelijk zichtbaar zijn wat het
rekeningnummer en de tenaamstelling van de
rekeninghouder is.
8
Overige relevante documentatie die u meestuurt (bijv. audio/videomateriaal of publicaties):
4.4
Om aanvragers in de toekomst beter van dienst te kunnen zijn, willen wij graag van u
weten hoe u op het bestaan van VSBfonds bent geattendeerd.
Wij hebben reeds eerder een aanvraag ingediend en kenden het fonds om die reden.
Via * … (graag invullen)
* Bijvoorbeeld: voorlichtingsbijeenkomst, logo op een poster, televisie, het fondsenboek,
advertentie, extern adviseur, collega-organisatie, etc.
 U kunt nu dit aanvraagformulier (laten) ondertekenen op de volgende bladzijde.
9
VSBfonds verzoekt u dit formulier te (laten) ondertekenen door een rechtsgeldige
vertegenwoordiger van uw organisatie (bijvoorbeeld voorzitter, secretaris, penningmeester
of directeur). In het geval van gezamenlijke bevoegdheid dienen minimaal twee daartoe
bevoegde personen het formulier te ondertekenen.
Verklaring en ondertekening voor akkoord:
Ondergetekende instelling bevestigt en verklaart hierbij – bij toekenning van de door de instelling
aangevraagde financiële steun door VSBfonds – zonder voorbehoud in te stemmen met de
ontvangst van de financiële steun en de daarop van toepassing zijnde Algemene Voorwaarden
financiële steun VSBfonds die terug te vinden zijn op de website www.vsbfonds.nl. Door ondertekening komt een overeenkomst tot stand als bedoeld in artikel 2 van die Algemene Voorwaarden. De Algemene Voorwaarden liggen tevens ter inzage bij VSBfonds en worden op verzoek
toegezonden. Het door de instelling vermelde bankrekeningnummer staat op naam van de instelling welke deze aanvraag indient. Bij wijzigingen binnen het project of het niet doorgaan daarvan zal de instelling per omgaande en zonder dat daaraan een nader verzoek van VSBfonds dient
vooraf te gaan de volledige financiële steun terugstorten op het rekeningnummer van VSBfonds:
89.72.10.388. De instelling staat in voor de juistheid van de in dit aanvraagformulier (en in de daarbij meegezonden bijlagen) opgenomen gegevens.
Ondertekend
te
Datum
Ondergetekende(n) *)
Naam
Handtekening
Functie
Naam
Handtekening
Functie
Naam
Handtekening
Functie
*) Vul de namen en functies in van de personen die de instelling statutair rechtsgeldig kunnen
verbinden (dus bestuursleden en/of directeuren). Gebruik hierbij de gegevens zoals die vermeld
staan in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. In de regel gaan wij uit van minimaal twee handtekeningen.
Is er sprake van een volmacht? Vul dan de na(a)m(en) en handtekening(en) in van de
gevolmachtigde(n) die de instelling rechtsgeldig kan (kunnen) verbinden. Zend in dat geval de
originele volmacht mee. Deze moet ondertekend zijn door een bestuurslid dat daartoe bevoegd
is. Vermeld ook duidelijk de naam van dit bestuurslid.
10