WORD, 59 KB - Gemeente Leiden

B&W.nr. 10.0310, d.d. 9-3-2010
BBnr. 10.027 d.d. 9-3-2010
Burgemeester en B&W-aanbiedingsformulier
Onderwerp
Dienstverleningsovereenkomst Wmo beheersorganisatie
Burgemeester en wethouders besluiten
Behoudens advies van de commissie
1.
In te stemmen met de dienstverleningsovereenkomst voor de regionale
contractbeheersorganisatie Wmo (tekstversie 3 maart 2010).
De burgemeester besluit
Behoudens advies van de commissie
de wethouder Jeugd, Welzijn en Financiën mevrouw G.M. van den Berg te machtigen de
dienstverleningsovereenkomst voor de regionale beheersorganisatie Wmo op 12 maart 2010 te
ondertekenen.
Samenvatting
Het College heeft op 16 december 2009 ingestemd in het realiseren van een regionale
contractbeheersorganisatie Wmo met de gemeenten Kaag en Braassem, Katwijk, Leiderdorp,
Oegstgeest, Voorschoten en Zoeterwoude. Dit vooralsnog voor een periode van 2 jaar.
De Leidse regiogemeenten en Katwijk hebben, vanwege hun nauwe samenwerking op het terrein van
de individuele voorzieningen van de Wmo al gelijkluidende contracten met leveranciers.
De regionale contractbeheersorganisatie heeft tot doel te komen tot een goed en gedegen
contractbeheer in het kader van de Wmo-voorzieningen. Het contractbeheer wordt professioneler en
gerichter aangepakt. De beheersorganisatie zal rond 1 mei 2010 van start gaan.
Burgemeester
MACHTIGING
De Burgemeester van Leiden,
gelet op het bepaalde in artikel 171, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet, machtigt hierbij
mevrouw G.M. van den Berg, wethouder Jeugd, Welzijn en Financiën
om namens hem
de samenwerkingsovereenkomst beheersorganisatie Wmo te ondertekenen.
Leiden, 9 maart 2010
drs. H.J.J. Lenferink
Burgemeester van Leiden
Dienstverleningsovereenkomst
Ondergetekenden:
De gemeente Kaag en Braassem, rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer F.M.
Schoonderwoerd, handelend ter uitvoering van het besluit van 24 november 2009,
de gemeente Katwijk, rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer W.J. van Duijn
handelend ter uitvoering van het besluit van 10 november 2009
de gemeente Leiderdorp, rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer J.J.F.M. Garderniers,
handelend ter uitvoering van het besluit van 24 november 2009
de gemeente Oegstgeest, rechtsgeldig vertegenwoordigd door mevrouw B. van Oortmerssen,
handelend ter uitvoering van het besluit van 24 november 2009
de gemeente Voorschoten, rechtsgeldig vertegenwoordigd door mevrouw M.G.Th. Kleijweg,
handelend ter uitvoering van het besluit van 10 november 2009
de gemeente Zoeterwoude, rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer J.W.M. Stuijt, handelend ter
uitvoering van het besluit van 17 november 2009
alle hierna te noemen: ‘opdrachtgever’,
en
gemeente Leiden, rechtsgeldig vertegenwoordigd door mevrouw G. van den Berg, hierna te noemen:
‘opdrachtnemer’,
hierna ook gezamenlijk aangeduid als ‘partijen’,
Overwegende dat:
 een professionaliseringsslag zinvol, nuttig en wenselijk is op het gebied van het managen en
beheren van voorzieningen in het kader van de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) en
de daarin vastgelegde afspraken;
 er in de vorm van een pilot van twee jaar zal worden samengewerkt in de Leidse regiogemeenten
en Katwijk waarvoor een Wmo beheersorganisatie wordt opgericht;
 de gemeenten ieder voor zich het besluit hebben genomen tot deelname aan de
beheersorganisatie;
 er klein zal worden gestart met een bezetting van 1,4 fte en een mogelijke doorgroei naar
maximaal 2,0 fte;
 de gemeente Leiden (team Kwaliteit van de afdeling Kwaliteit, Documenten en Gegevens) het
contractbeheer zal uitvoeren voor de Leidse regiogemeenten en Katwijk;
 de wethouders overeengekomen zijn dat de kostenverdeling (de verdeelsleutel) over de
gemeenten als volgt luidt: 50% van de kosten gelijkelijk over de gemeenten en 50% op inwonertal;
 er zal worden gekozen voor een samenwerking die in de onderliggende
Dienstverleningsovereenkomst is beschreven.
KOMEN ALS VOLGT OVEREEN:
Artikel 1
Doel en middel
1.
Het doel van deze overeenkomst is het vastleggen van afspraken ten behoeve van de
gezamenlijke beheersorganisatie.
2.
De gemeente Leiden zal optreden als opdrachtnemer en draagt zorg voor
inhoud en
uitvoering van werkzaamheden zoals hierna in artikel 2 en 3 is beschreven.
3.
De opdrachtnemer brengt de opdrachtgever een bedrag in rekening zoals in
artikel 4 is
vermeld dat door opdrachtgever zal worden voldaan.
Artikel 2
Inhoud van de overeenkomst
Opdrachtnemer zal de volgende werkzaamheden verrichten om de uitvoerende activiteiten van
opdrachtgever uit te voeren:
1.
Het werven en als ambtenaar van de gemeente Leiden aanstellen van geschikte
medewerkers ten behoeve van de in artikel 3 beschreven dienstverlening dan wel het voor de
duur van deze overeenkomst op detacheringbasis aanstellen van medewerkers van een van
de opdrachtgevende gemeenten. De aanstelling van medewerkers heeft in beide gevallen een
tijdelijk karakter voor de bepaalde tijd van 2 jaar, zijnde de duur van deze overeenkomst, op
basis van taakomschrijvingen die in functieprofielen van de gemeente Leiden worden
vastgelegd.
2.
Voor een eventuele verlenging van de aanstelling treden opdrachtgever en opdrachtnemer
eerst met elkaar in overleg, zie hiervoor verder bij artikel 5
3.
Het in dienst genomen personeel wordt gehuisvest door de gemeente Leiden.
4.
De werkzaamheden van de medewerker(s) worden uitgevoerd en aangestuurd onder de
eindverantwoordelijkheid van opdrachtnemer.
5.
De dagelijks leidinggevende ziet toe op de uitvoering van de met opdrachtgever gemaakte
werkzaamheden die in artikel 3 zijn beschreven.
6.
De opdrachtgever en opdrachtnemer voeren regelmatig overleg over de kwaliteit van de
geleverde dienstverlening.
Artikel 3
Werkzaamheden van de dienstverlening
1.
De opdrachtnemer voert ten behoeve van de deelnemende gemeenten de onderstaande
activiteiten uit in het kader van het contractbeheer:
a.
implementatie van contracten en het informeren van consulenten en financiële
administratie over de werking van de contracten;
b.
continue toezicht op het naleven van het contract door de aanbieder(s);
c.
meten van prestaties van de aanbieder(s);
d.
coördinatie van probleemsituaties met aanbieder(s) en het aandragen
van oplossingen;
e.
monitoren van klachten alsmede het identificeren en signaleren van
structurele problemen;
f.
periodieke gesprekken met aanbieders/leveranciers en het monitoren van de
contractafspraken;
g.
aanleveren van informatie ten behoeven van de gemeentelijke organisaties en nieuwe
Wmo-aanbestedingen. Dit betreft zowel informatie over de (dagelijkse) voortgang aan
h.
consulenten en administraties als ook de voor beleidsmedewerkers relevante
stuurinformatie;
het ondersteunen bij aanbestedingen.
Artikel 4
Facturering en betaling
1.
De opdrachtnemer ontvangt per kalenderjaar van elke deelnemende gemeente het bedrag als
genoemd in de bijlage 1 bij deze overeenkomst:
2.
De deelnemende gemeenten dragen als volgt bij in de kosten van het gezamenlijk
contractbeheer, te weten 50% van de kosten gelijkelijk over de deelnemende gemeenten en
50% op basis van inwoneraantal per 1 januari van het betreffende kalenderjaar.
3.
Voor de diensten zoals bedoeld in artikel 2 zendt opdrachtnemer per kwartaal een factuur met
een opgave, zijnde een vierde deel van het jaarbedrag zoals vermeld in bijlage 1.
4.
De facturen zoals bedoeld in het vorige lid moeten binnen 30 kalenderdagen na de
dagtekening van de factuur door opdrachtgever aan opdrachtnemer zijn voldaan.
5.
De opdrachtnemer dient de ontvangen bijdragen van alle deelnemende gemeenten
gezamenlijk in te zetten ter financiering van de afgesproken dienstverlening.
Artikel 5
Overleg, rapportage en evaluatie
1.
Over de uitvoering van deze overeenkomst zal de opdrachtnemer middels het Wmo-overleg
van de wethouders op bestuurlijk en middels de werkgroep beheersorganisatie op ambtelijk
niveau regelmatig overleg voeren (minimaal 4 keer per jaar) met de deelnemende gemeenten
en verslag uitbrengen over de stand van zaken.
2.
De opdrachtnemer draagt jaarlijks zorg voor een evaluatie. Voor het eerst eind 2010. De
evaluatie eind 2011 is bepalend voor de eventuele voortzetting van de overeenkomst na 2 jaar
(zie verder artikel 8 en 9).
Deze jaarlijkse evaluatie bestaat tenminste uit:
a.
een inhoudelijke evaluatie over het afgelopen jaar en een vooruitblik voor het
komende jaar;
b.
een financiële evaluatie op hoofdlijnen over het afgelopen jaar en
c.
een advies aan de deelnemende gemeenten over het functioneren (en daarmee de
mogelijke continuering) van de contractbeheersorganisatie.
Artikel 6
Aansprakelijkheid
1.
De opdrachtgever sluit elke vorm van aansprakelijkheidsstelling jegens de opdrachtnemer (en
zijn of door hem ingeschakelde werknemers) inzake verrichte werkzaamheden die uit deze
overeenkomst voortvloeien uit, tenzij er sprake is van aantoonbare nalatigheden of fouten door
de opdrachtnemer. De opdrachtgever dient deze nalatigheden of fouten aan te tonen.
2.
De opdrachtgever vrijwaart de opdrachtnemer voor aanspraken en schadeclaims van derden ter
zake, tenzij er sprake is van aantoonbare nalatigheden of fouten door de opdrachtnemer. De
opdrachtgever dient deze nalatigheden of fouten aan te tonen.
3.
Op deze overeenkomst is het Nederlands recht van toepassing.
Artikel 7
Werkingsduur
Deze overeenkomst wordt aangegaan voor bepaalde tijd, zijnde een periode van 2 jaar, beginnende
op 1 mei 2010 (of zoveel later indien de aanstelling van medewerkers later plaats vindt) en eindigt op
1 mei 2012 (of zoveel later om de reden zoals hiervoor aangegeven).
Artikel 8
Opzeggen en beëindiging
1.
Het college van een deelnemende gemeenten kan tot opzegging besluiten.
2.
Opzegging als bedoeld in het eerste lid, kan alleen op 1 mei 2012 of later (zie artikel 7).
3.
Eventuele voor de opdrachtnemer ontstane frictiekosten, waaronder de kosten veroorzaakt
door en/of verbonden aan de opzegging als bedoeld in het eerste lid, komen voor rekening
van de opzeggende gemeente(n).
4.
Beëindiging van deze overeenkomst vindt plaats op de hiervoor genoemde datum. Verlenging
na deze datum kan indien deelnemende gemeenten daarmee instemmen. Besluitvorming over
verlenging dient ten minste drie maanden voorafgaand aan de beëindiging te zijn afgerond.
5.
Indien er bij beëindiging van de overeenkomst sprake is van afwikkelingskosten met
betrekking tot WW-verplichtingen als gevolg van een aanstelling voor bepaalde tijd door de
gemeente Leiden, dan worden de kosten naar rato verrekend, te weten 50% van de kosten
gelijkelijk over de deelnemende gemeenten en 50% op basis van inwoneraantal per 1 januari
van het betreffende kalenderjaar.
Artikel 9
Wijziging overeenkomst
Herziening, beëindiging, wijziging of aanvulling van deze overeenkomst naar aanleiding van
gewijzigde omstandigheden geschiedt in onderling overleg tussen de partijen en dient schriftelijk te
worden vastgelegd.
Artikel 10
Citeertitel
Deze overeenkomst kan worden aangehaald als “dienstverleningsovereenkomst regionale
contractbeheersorganisatie Wmo”.
burgemeester en wethouders van de gemeente
Kaag en Braassem, rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer F.M. Schoonderwoerd
op …………..
burgemeester en wethouders van de gemeente
Katwijk, rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer W.J. van Duijn
op …………..
burgemeester en wethouders van de gemeente
Leiden, rechtsgeldig vertegenwoordigd door mevrouw G.M. van den Berg
op …………..
burgemeester en wethouders van de gemeente
Leiderdorp, rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer J.J.F.M. Garderniers
op …………..
burgemeester en wethouders van de gemeente
Oegstgeest, rechtsgeldig vertegenwoordigd door mevrouw B. van Oortmerssen
op …………..
burgemeester en wethouders van de gemeente
Voorschoten, rechtsgeldig vertegenwoordigd door mevrouw M.G.Th. Kleijweg
op …………..
burgemeester en wethouders van de gemeente
Zoeterwoude, rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer J.W.M. Stuijt
op …………..
Bijlage 1; Afspraken over kostenverdeling fase 0 en 1