HANDREIKING PROJECTPLAN
advertisement
HANDREIKING PROJECTPLAN Mei 2010 Inhoudsopgave 1. Inleiding ........................................................................................................................................................2 2. Definitie en kenmerken en toetsingskader ..............................................................................3 2.1 Samenwerkingsverband ....................................................................................................................3 2.2 Toetsingskader......................................................................................................................................4 3. Van projectVOORSTEL tot projectPLAN ......................................................................................6 3.1 Opstellen van een projectplan ........................................................................................................6 3.2 Advies over subsidietoekenning.....................................................................................................6 3.2.1 Eisen aan het project .........................................................................................................................6 3.2.2 Eisen aan projectplan.........................................................................................................................6 3.2.3 Eisen aan projectbegroting ..............................................................................................................7 3.3 Besluit over subsidietoekenning.....................................................................................................7 3.4 Uitvoering en verantwoording.........................................................................................................7 4. Toelichting aanvraagformulier.........................................................................................................9 4.1 Standaard aanvraagformulier .........................................................................................................9 4.2 Toelichting aanvraagformulier ........................................................................................................9 5. Toelichting projectplan.......................................................................................................................11 5.1 Standaard projectplan .....................................................................................................................11 5.2 Toelichting projectplan ....................................................................................................................11 6. Toelichting projectbegroting en financiële rapportages ................................................15 6.1 Inleiding.................................................................................................................................................15 6.2 Projectperiode .....................................................................................................................................15 6.3 Begrotingsopbouw.............................................................................................................................15 6.4 Projectkosten - algemeen...............................................................................................................16 6.5 Personele kosten - partners samenwerkingsverband ..........................................................16 6.6 Overige kosten....................................................................................................................................17 6.7 Subsidiebedrag - projectopbrengsten........................................................................................17 6.8 Financiële rapportage.......................................................................................................................18 6.9 Ondertekening ....................................................................................................................................18 6.10 Accountantsverklaring .....................................................................................................................19 6.11 Definitieve subsidievaststelling ....................................................................................................19 6.12. Voorbeeldprojectbegroting.............................................................................................................19 7. Toelichting samenwerkingsovereenkomst .............................................................................20 7.1. Standaard samenwerkingsovereenkomst.................................................................................20 7.2. Toelichting Samenwerkingsovereenkomst...............................................................................20 Bijlage Bijlage Bijlage Bijlage Bijlage Bijlage 1 2 3 4 5 6 – Aanvraagformulier ...................................................................................................................21 – Projectplan..................................................................................................................................25 – Projectbegroting .......................................................................................................................29 – Samenwerkingsovereenkomst ............................................................................................32 - Model mededeling accountant (bij te voegen bij indiening projectplan).............34 - Model accountantsverklaring................................................................................................35 Handreiking projectplan, oktober 2010 (IA10-1) 1 1. Inleiding Deze Handreiking is bestemd voor die projectenaanvragers die in het kader van de Regeling Innovatiearrangement door de beoordelingscommissie zijn geselecteerd als zijnde “kansrijk” en daarom worden uitgenodigd om in lijn met het ingediende projectvoorstel een PROJECTPLAN op te stellen. Het projectplan moet samen met een aanvraagformulier, een projectbegroting, getekende samenwerkingsovereenkomst en een mededeling accountant vóór 1 oktober 2010 schriftelijk in tweevoud en digitaal ([email protected]) zijn ingediend bij Het Platform Beroepsonderwijs. De informatie die u nodig heeft om een volledige subsidieaanvraag in te dienen vindt u in de Regeling Innovatiearrangement 2006 tot en met 20091 en in deze handreiking. De Regeling Innovatiearrangement is verlengd met 2 jaar tot en met 2011. In 2010 en 2011 is per jaar ruim 9 miljoen euro beschikbaar voor innovatieprojecten. Voor de laatste twee jaar van de regeling is geen nieuwe regeling opgesteld. In een wijzigingsregeling van de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap is bepaald dat het maximale subsidiebedrag 750.000 euro per project per jaar wordt. Ook is bepaald dat er in plaats van drie nog maar twee indieningmomenten zijn. De Regeling en Wijzigingregeling vindt u op de website van Het Platform Beroeponderwijs, www.hpbo.nl. In deze handreiking wordt verder gesproken van de Regeling Innovatiearrangement. Naast de eisen en voorwaarden die in de Regeling Innovatiearrangement zijn opgenomen, zijn in deze handreiking aanvullende zaken opgenomen, waardoor dit document de volledige inrichtingseisen bevat die gesteld worden aan de projectbegroting en financiële rapportages. Projectaanvragers kunnen verder bij het opstellen van een projectplan en projectbegroting advies vragen bij: Het Platform Beroepsonderwijs Postbus 7001 6710 CB EDE Telefoon: (0318) 698 450 E-mail: [email protected] 1 Staatscourant, nr. 200 van 13 oktober 2006 Handreiking projectplan, oktober 2010 (IA10-1) 2 2. Definitie en kenmerken en toetsingskader Een innovatiearrangement is een regionaal en/of sectoraal project van een samenwerkingsverband waarmee het innovatief vermogen van het beroepsonderwijs wordt verbeterd, binnen de context van versterking van de relatie onderwijs en bedrijfsleven ten behoeve van het verbeteren van de leerloopbaan van de leerling/deelnemer/student in het hele beroepsonderwijs. Kenmerken In de Regeling wordt een onderscheid gemaakt tussen basis-, breedte- en dieptestrategie voor innovatie. Alleen innovatieve projecten die vallen onder de dieptestrategie worden gesubsidieerd (zie de inleiding van de Algemene toelichting van de Regeling). Dieptestrategische innovaties worden gekenmerkt door een experimenteel karakter, waarbij onderwijs en bedrijfsleven op regionaal en/of sectoraal niveau samenwerkingsverbanden aangaan. Om te gelden als dieptestrategie moet het gaan om research & development projecten, die met cofinanciering worden ontwikkeld. Vooraf wordt het regionaal en landelijk nagestreefde effect geformuleerd, achteraf dient het samenwerkingsverband van het project zich te verantwoorden over de bereikte resultaten en dienen deze beschikbaar te worden gesteld voor verspreiding in het publieke domein. Activiteiten uit de basis- en breedtestrategie worden niet gesubsidieerd vanuit de Regeling innovatiearrangement. Activiteiten die niet in aanmerking komen voor subsidiëring zijn bijvoorbeeld: • het implementeren en verspreiden van resultaten van eerdere innovaties of ten behoeve van het opschalen/verbreden van innovaties; • het ontwikkelen of starten van nieuwe opleidingen (nieuwe Crebo-nummers); • reguliere activiteiten in het kader van de kwalificatiestructuur; • het vormen van een fonds; • het uitsluitend opbouwen van een netwerk; • het uitsluitend verzamelen van innovatieve ideeën in een regio of het uitsluitend oriënteren op een mogelijke aanpak van innovatie. Dit is geen uitputtende opsomming. 2.1 Samenwerkingsverband Een innovatiearrangement heeft een experimenteel karakter en heeft steeds de bedoeling enerzijds de relatie tussen onderwijsinstellingen in de beroepskolom (vmbo, mbo, hbo) te versterken anderzijds de relatie tussen onderwijsinstellingen en het (georganiseerd) bedrijfsleven te verbeteren. Het innovatiearrangement wordt gedragen door een samenwerkingsverband. Handreiking projectplan, oktober 2010 (IA10-1) 3 Een dergelijk samenwerkingsverband (artikel 3 van de Regeling) is een bundeling van ten minste een bedrijf2 en: • een bve-instelling en een vmbo-school, of • een scholengemeenschap waarvan zowel een vmbo-school als een bve-instelling deel uitmaken, of • een bve-instelling en een hbo-instelling, of • Een vmbo-, mbo- en een hbo-instelling. De samenwerking dient te worden geregeld in een samenwerkingsovereenkomst. De deelnemers van het samenwerkingverband zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor het opstellen van het projectplan, het uitvoeren van het project en de financiering van activiteiten. 2.2 Toetsingskader Om helder te maken op basis waarvan toetsing van de projectaanvragen plaatsvindt, is een toetsingskader ontwikkeld. Het toetsingskader is een uitwerking van de in de Regeling gestelde criteria. Met behulp van dit toetsingskader kan de subsidieaanvrager bekijken welke punten relevant zijn voor het schrijven van de subsidieaanvraag. Wat moet het samenwerkingsverband in het projectplan aantonen? Innovatief Het samenwerkingsverband toont in het projectvoorstel aan dat er sprake is van een innovatief, experimenteel, ontwikkelingsgericht project dat bestaande routines duurzaam wil veranderen. Het betreft hier: • geheel nieuwe, originele en nog niet beproefde initiatieven, of • nieuwe, nog niet voorgekomen combinaties van in gang gezette innovaties die een extra waarde toevoegen aan de innovatie en vernieuwend zijn voor wat betreft organisatie, pedagogiek en didactiek, of • de combinatie van een geheel nieuw initiatief en bestaande activiteiten die een extra waarde toevoegt of versnelling aanbrengt in de realisatie van innovatie. Het samenwerkingsverband toont aan dat de innovatie zich voldoende richt op: • het primaire proces (gericht op de leerling/deelnemer/student, rol docent en/of praktijkopleider); • een concrete doorlopende leerlijn; • de beroepspraktijk; de samenwerking onderwijs-bedrijfsleven; Het samenwerkingsverband laat in het projectvoorstel zien dat de innovatieve inhoud een duidelijke vertaling krijgt in de onderwijsorganisatie. Samenwerking De eisen aan een samenwerkingsverband zijn omschreven in de Regeling. • De partners in het samenwerkingsverband laten in het projectvoorstel zien dat ze elkaar op essentiële punten aanvullen en streven één gezamenlijk doel na. • Het samenwerkingsverband toont aan dat de betrokken partijen daadwerkelijk geïnteresseerd zijn in de realisatie van het projectvoorstel en dat er sprake is van bestuurlijk draagvlak bij de te bereiken resultaten. Belangrijke besluitvormers geven in er concreto 2 Bedrijf: een bedrijf, een brancheorganisatie van het beroepenveld, een Opleidings- en Ontwikkelfonds of een instelling niet zijnde een bve- of een hbo-instelling. Handreiking projectplan, oktober 2010 (IA10-1) 4 • • • blijk van de strategische meerwaarde voor de eigen organisatie en voor het bredere samenwerkingsverband te zien. Het samenwerkingsverband toont aan dat er sprake is van ondernemend gedrag en comakership; zowel de onderwijsinstellingen in de beroepskolom als het bedrijfsleven hebben een actieve rol in het project. Men investeert samen in het project en betoont zich samen eigenaar van het project. Het samenwerkingsverband toont aan dat bij het indienen van het projectvoorstel al sprake is van een samenwerkingsrelatie. De rollen van de verschillende partners zijn door het samenwerkingsverband helder omschreven. Het samenwerkingsverband toont aan dat alle partners substantieel investeren in het project wat middelen en menskracht betreft. Professionaliteit Het samenwerkingsverband toont aan dat de innovatie professioneel wordt aangepakt. • De betrokken partners zijn op de hoogte van de ‘state of the art’ en tonen aan dat er sprake is van een goede oriëntatie en (her)gebruik van relevante kennis van partijen en/of personen die ervaring hebben opgedaan op de thematiek of op het gebied waar de innovatie zich op richt. • Monitoring van de voortgang vormt een integraal onderdeel van het innovatieproject. Het project dient zelf de vinger aan de pols te houden of nieuwe praktijken leiden tot de beoogde resultaten. Voorts wordt verwacht dat het project meewerkt aan transfer van opgedane kennis en ervaring. • De betrokken partners zijn bij voorkeur ‘voorlopers’ bij innovaties, maar tonen aan in ieder geval ervaring te hebben met innovatieprojecten en hierin resultaten te bereiken. • De ervaringen en resultaten leiden tot duurzame veranderingen en zijn dan ook generaliseerbaar en overdraagbaar naar de breedtestrategie (good practice voor anderen). • Het samenwerkingverband is in staat de innovatie helder en duidelijk in een projectvoorstel te omschrijven met SMART-doelen en een resultaatgerichte aanpak. • Het samenwerkingsverband toont aan waar de subsidiegelden aan besteed worden en hoe in de financiering zal worden voorzien na de gesubsidieerde projectperiode. Thema’s In het projectvoorstel toont het samenwerkingsverband aan dat de innovatie is gericht op één of meer van de thema’s die de Minister, na overleg met Het Platform Beroepsonderwijs en de Stichting van de Arbeid, in de Innovatieagenda heeft vastgesteld voor de innovatie van het beroepsonderwijs. Deze omvat de volgende globale thema’s: 1. Het bevorderen van competentiegericht beroepsonderwijs, met als subthema’s: • het versterken van de beroepspraktijkvorming; • het optimaliseren en flexibiliseren van de schoolorganisatie; • het verbeteren van de begeleiding van de deelnemer tijdens zijn binnen- en buitenschoolse leertraject. 2. Het verbeteren van de programmatische aansluiting tussen het voorbereidend middelbaar beroepsonderwijs, het middelbaar beroepsonderwijs en het hoger beroepsonderwijs en de doorstroom van leerlingen in de beroepskolom. 3. Het optimaliseren van vernieuwing in het beroepsonderwijs met behulp van het bedrijfsleven of omgekeerd. 4. Het bevorderen van ondernemerschap. Handreiking projectplan, oktober 2010 (IA10-1) 5 Het samenwerkingsverband toont aan dat deze thema’s worden vertaald naar resultaten die gaan over één of meerdere van de volgende aspecten: instroom, doorstroom in de beroepskolom, aansluiting op de arbeidsmarkt, uitvalbeperking, talentontwikkeling. 3. Van projectVOORSTEL tot projectPLAN De beoordeling vindt plaats in twee fasen: in de eerste fase de projectvoorstellen, in de tweede fase de uitgewerkte projectplannen. Deze handreiking richt zich vooral op de tweede fase van de aanvraag: het indienen van een projectplan. De beoordelingscommissie heeft op basis van de criteria in de Regeling Innovatiearrangement het bestuur van Het Platform Beroepsonderwijs en de Stichting van de Arbeid een advies gegeven over de als “kansrijk” geselecteerde projectvoorstellen. Het bestuur van Het Platform Beroepsonderwijs beslist, na overleg met de Stichting van de Arbeid, over de geselecteerde projectvoorstellen op basis van de adviezen van de beoordelingscommissie. De geselecteerde projecten worden uitgenodigd om een projectplan samen met een projectbegroting en een samenwerkingsovereenkomst op te stellen. 3.1 Opstellen van een projectplan De projecten die geselecteerd zijn als meest kansrijk en innovatief stellen een projectplan op, samen met een projectbegroting en een samenwerkingsovereenkomst. Daartoe ontvangen zij deze handreiking en een uitnodiging voor een voorlichtingsbijeenkomst van Het Platform Beroepsonderwijs. Ook in deze fase kan men gebruik maken van advies van de procesmanagers van Het Platform Beroepsonderwijs. De projectplannen dienen vóór 1 oktober 2010 in bezit van Het Platform Beroepsonderwijs te zijn. 3.2 Advies over subsidietoekenning De Beoordelingscommissie beoordeelt de projectplannen en projectbegroting van de geselecteerde projecten binnen 6 weken na de indieningtermijn. 3.2.1 Eisen aan het project • het project voldoet aan de eisen van de Regeling Innovatiearrangement en de criteria van het toetsingskader (zie hoofdstuk 2.1 en 2.2) 3.2.2 Eisen aan projectplan • volledigheid en nauwkeurigheid van de beschrijving van het project, in relatie tot: het doel, de activiteiten, verwachte resultaten en (kwantitatieve en kwalitatieve) effecten, tijdspad en fasering van de projectuitvoering, projectorganisatie, planning ten aanzien van implementatie van het experiment en verspreiding ervan zowel binnen als buiten het samenwerkingsverband; • de kwaliteit van het samenwerkingsverband is goed; Handreiking projectplan, oktober 2010 (IA10-1) 6 • de inhoudelijke en financiële inbreng van de partners in het samenwerkingsverband is helder; • het projectplan is in lijn met het eerder ingediende projectvoorstel uitgewerkt. 3.2.3 Eisen aan projectbegroting • de projectbegroting is inzichtelijk, realistisch en evenwichtig en is gerelateerd aan de projectactiviteiten; de subsidie van een project bedraagt niet meer dan 40% van de subsidiabele projectkosten, met een maximum van € 750.000,--. Minimaal 60% van de projectkosten moet dus door cofinanciering worden gedragen door het samenwerkingsverband; het bedrag dat wordt gevraagd in het projectvoorstel mag niet worden overschreden; de projectbegroting voldoet aan de inrichtingseisen die opgenomen zijn in hoofdstuk 6. • • Geselecteerde projecten die voldoen aan de bovengestelde eisen draagt de Beoordelingscommissie voor subsidietoekenning voor aan het bestuur van Het Platform Beroepsonderwijs en de Stichting van de Arbeid. 3.3 Besluit over subsidietoekenning Het bestuur van Het Platform Beroepsonderwijs neemt het besluit, op basis van het advies van de Beoordelingscommissie en na overleg met de Stichting van de Arbeid, subsidie toe te kennen aan de voorgedragen projecten. Het besluit van het bestuur wordt binnen 6 weken kenbaar gemaakt aan de eerder als kansrijk geselecteerde projecten door middel van een beschikkingsbrief. 3.4 Uitvoering en verantwoording Het project start binnen zes maanden na verlening van de subsidie en heeft een looptijd van ten hoogste drie jaar. Halverwege de projectperiode stelt het project een inhoudelijke tussenrapportage op. De • • • subsidie wordt in voorschotten verstrekt: 40% binnen vier weken na een positieve beslissing; 40% halverwege de projectperiode (na de tussentijdse audit) en; het restant na ontvangst en goedkeuring van de inhoudelijke en financiële eindrapportage. Het Platform Beroepsonderwijs monitort de projecten, beoordeelt de tussenrapportages en treedt eventueel met het project in overleg over koerswijzigingen in de planning en aanpak. De subsidieontvanger is te allen tijde bereid inzicht te geven in de voortgang van het project en de daartoe benodigde gegevens te verstrekken aan Het Platform Beroepsonderwijs. Subsidieontvanger is ook te allen tijde bereid mee te werken aan een monitoring en audit door of namens de Stichting van de Arbeid en Het Platform Beroepsonderwijs en aan de resultaatmeting en de transferactiviteiten. Handreiking projectplan, oktober 2010 (IA10-1) 7 Na afronding van het project dient een projectverantwoording te worden opgesteld. De projectverantwoording dient antwoord te geven op: • hebben we bereikt wat we wilden bereiken? • hebben we gedaan wat we zouden gaan doen? • wat zijn de oorzaken van eventuele afwijkingen? Bij de financiële eindrapportage dient een accountantsverklaring opgenomen te worden (zie bijlage 6). Na afronding van het project stelt Het Platform Beroepsonderwijs het definitieve subsidiebedrag vast. De procedure en planning in tijdschema: instructiebijeenkomst schrijven projectplan tranches april 2010 november 2010 – bijeenkomst 9 juni 2010 13 januari 2011 projectplan indienen tranches november 2009 april 2010 november 2010 – – – indiening 1 april 2010 1 oktober 2010 15 maart 2011 beslissing - 15 mei 2010 - 15 november 2010 - 1 mei 2011 beschikking project kan direct starten of na goedkeuring aanvullende voorwaarden Handreiking projectplan, oktober 2010 (IA10-1) 8 4. Toelichting aanvraagformulier 4.1 Standaard aanvraagformulier Een aanvraag voor subsidie op basis van de Regeling Innovatiearrangement kan uitsluitend plaatsvinden via een volledig ingevuld standaard aanvraagformulier (conform bijlage 1 van deze handreiking) met voorgeschreven bijlagen: • het projectplan, inclusief beschrijving van de wijze waarop resultaten publiek beschikbaar worden gemaakt en verspreid (conform bijlage 2 van deze handreiking); • de projectbegroting (zie hoofdstuk 6 Toelichting projectbegroting en financiële rapportages, en bijlage 3 van deze handreiking); • de samenwerkingsovereenkomst (conform bijlage 4 van deze handreiking). 4.2 Toelichting aanvraagformulier Onderdeel a. Projectgegevens Hierin vermeldt u de titel van het project, het projectnummer, dat u vindt op uw uitnodigingsbrief, en de begindatum en de einddatum van het project. Onderdeel b. Gegevens aanvrager Een aanvraag voor subsidie kan alleen worden ingediend door een school of instelling voor beroepsonderwijs. De aanvrager dient de aanvraag namens een samenwerkingsverband uit te voeren. De aanvrager is door het samenwerkingsverband gemachtigd de aanvraag in te dienen (zie voor meer informatie hoofdstuk 7 over de samenwerkingsovereenkomst). Om te voorkomen dat de financiële administratie niet op de hoogte is van subsidiebedragen die worden overgemaakt, dient u onder dit kopje de gegevens van uw financiële administratie en de bankgegevens op te nemen. Bij toekenning van de subsidie wordt aan de financiële administratie een afschrift van de beschikkingsbrief gestuurd. Binnen de organisatie van de aanvrager wordt een contactpersoon aangewezen. Formele correspondentie zal gericht worden aan de contactpersoon. Daarnaast wordt een projectleider opgegeven. Deze projectleider is de persoon die de dagelijkse leiding over het project heeft. De projectleider hoeft niet werkzaam te zijn bij de aanvrager, hij of zij kan ook werkzaam zijn bij een partner in het samenwerkingsverband of worden ingehuurd. Onderdeel c. Gegevens partners in samenwerkingsverband Op het aanvraagformulier wordt een overzicht gegeven van de partners van het samenwerkingsverband, inclusief de aanvrager en de bijdrage per partner in de financiering. Deze cofinanciering kan bestaan uit de inzet van personeel, inzet van faciliteiten en bijdrage in geld. De inzet van personeel en faciliteiten dient te worden gekapitaliseerd. De wijze waarop de inzet van personeel moet worden gekapitaliseerd is omschreven in hoofdstuk 6. De gekapitaliseerde faciliteiten dienen duidelijk herkenbaar in de projectbegroting te worden opgenomen onder materiële kosten. Handreiking projectplan, oktober 2010 (IA10-1) 9 Onderdeel d. Financiering van het project Ook wordt op het aanvraagformulier een kort overzicht gegeven van de projectbegroting. Daarin zijn opgenomen: • de totale subsidiabele projectkosten; • de gevraagde subsidie op grond van de Regeling Innovatiearrangement; • de totale bijdrage aan de cofinanciering; • de elders gevraagde/verstrekte subsidie, waarbij de subsidieverstrekkende instantie en de soort subsidie wordt omschreven. Onderdeel e. Ondertekening Het aanvraagformulier dient rechtsgeldig te worden ondertekend en inclusief de bijlagen in tweevoud te worden ingediend bij Het Platform Beroepsonderwijs. In de meeste onderwijsinstellingen is de directie of het College van Bestuur tekeningsbevoegd. Handreiking projectplan, oktober 2010 (IA10-1) 10 5. Toelichting projectplan 5.1 Standaard projectplan Het standaardformulier voor het projectplan dient gebruikt te worden bij het indienen van een aanvraag voor de Regeling Innovatiearrangement. Dit standaardformulier is in bijlage 2 opgenomen. Het formulier is ingedeeld in vier delen. In onderdeel A dienen de uitgangspunten van het project te worden weergegeven. De operationele uitwerking van het project vindt plaats in onderdeel B. In onderdeel C wordt het samenwerkingsverband en de projectorganisatie beschreven. In onderdeel D wordt aangegeven hoe het onderzoek naar de projectresultaten en de implementatie gaat plaatsvinden en in onderdeel E tenslotte, moet een korte samenvatting worden gemaakt. 5.2 Toelichting projectplan Onderdeel A: de uitgangspunten van het project In deze pagraaf wordt beschreven wat de aanleiding is van het project, wat de ambities/doelen zijn van het project, welke concrete effecten men wil bereiken met de innovatie die men wil vormgeven. De resultaten van de innovatie worden tevens in proces- en producttermen beschreven. Vraag 1 Allereerst dient de aanleiding van het project te worden beschreven. Deze beschrijving dient duidelijk te maken op welke ontwikkeling of probleem in de regio(‘s), sector(en) en opleiding(en) het project een antwoord probeert te vinden. Vraag 2 Vervolgens wordt beschreven welke doelen (maximaal twee) het project beoogt. Deze doelen dienen Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden (SMART) te worden geformuleerd. Daarna wordt ook SMART aangegeven wat de beoogde resultaten en effecten zijn van de innovatie. Het gaat hier om resultaten in proces- en producttermen. Bij het beschrijven van de doelgroep(en) van het project dient ingegaan te worden op de kenmerken van de doelgroepen. Bij leerlingen/deelnemers/studenten, waarop het project zich richt, gaat het om opleiding(en), niveau(s), leerweg(en), en eventuele specifieke kenmerken (geslacht, vooropleiding, culturele achtergrond etc). Bij docenten gaat het om hun professionele beginsituatie. Ook wordt beschreven welke beoogde effecten het project (i.c. de innovatie) heeft op de doelgroep(en) (wat betreft de leerlingen/deelnemers/studenten zowel in kwantitatieve termen - meer doorstroom of gediplomeerde uitstroom, verkorte studieduur, minder uitval als in kwalitatieve termen - verbeterd vakmanschap of betere loopbaankeuzes, talentontwikkeling e.d. – en wat betreft docenten in termen van beoogd gedrag/professionaliteit). Handreiking projectplan, oktober 2010 (IA10-1) 11 Vraag 3 Vervolgens wordt het inhoudelijk experiment beschreven. Daarbij wordt ingegaan op wat men in dit project anders gaat doen dan gebruikelijk om bepaalde resultaten/effecten te bereiken, zodat de lezer zich een voorstelling kan maken van hoe het project er inhoudelijk uitziet. Hiermee wordt dus NIET bedoeld een beschrijving van de projectaanpak. Deze kan worden beschreven bij vraag 5. De aanvrager laat zien hoe het voorgenomen project past binnen de innovatiepraktijk van de instelling. Wat draagt het project bij aan de verbetering/verdieping daarvan? Het kan zijn dat de innovatie buiten alle bestaande kaders past. In dat geval dient de aanvrager aan te geven waarom men deze innovatie wil plegen en hoe dat past binnen de innovatiestrategie. De aanvrager laat zien wat en hoe de samenwerkingspartners bijdragen aan de activiteiten in het kader van het project. Vraag 4 De aanvrager beschrijft hoe het samenwerkingsverband zich heeft georiënteerd op relevant onderzoek en/of relevante oplossingen die elders zijn gevonden voor vergelijkbare problemen en hoe men gebruik maakt van de resultaten van deze oriëntatie in het voorgestelde project. Wat denkt men aan de reeds gevonden oplossingen te kunnen toevoegen? Onderdeel B: operationaliseren van de aanpak Vraag 5 De aanvrager beschrijft op hoofdlijnen de samenhang en planning van de activiteiten, zoals de totale looptijd, de fasering en resultaten, eventueel toegelicht aan de hand van schema(‘s). Houdt bij de planning rekening met het feit dat de regeling vereist dat het project binnen zes maanden na toekenning start en maximaal een doorlooptijd van drie jaar heeft. Vervolgens wordt voor zover mogelijk per activiteit de omschrijving, de tijdplanning, en beoogde resultaat operationeel uitgewerkt. Het beoogde resultaat wordt omschreven in zo concreet mogelijke proces- en productopbrengsten. Onderdeel C: beschrijving samenwerkingsverband en projectorganisatie Vraag 6 De samenstelling, rol en inhoudelijke inbreng van het samenwerkingsverband worden uiteengezet. Daarbij is een onderscheid gemaakt naar organisaties die functioneren als partners in het samenwerkingsverband en derden. Derden zijn organisaties die in opdracht van het samenwerkingsverband activiteiten uitvoeren voor het project. Per organisatie wordt een beknopte omschrijving van de rol en inhoudelijke inbreng weergegeven. De aanvrager omschrijft de projectorganisatie voor het project. De projectorganisatie omvat de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden rond het project binnen het samenwerkingsverband. Hoe verlopen de besluitvormingsprocessen rond het project? Wie is waarvoor verantwoordelijk? De omschrijving van de projectorganisatie wordt voorzien van een organigram. Handreiking projectplan, oktober 2010 (IA10-1) 12 Onderdeel D: onderzoek en evaluatie De aanvrager betrekt een onderzoeker bij het project die aangeeft hoe de projectorganisatie gaat monitoren of de voorgenomen activiteiten ook daadwerkelijk leiden tot de voorgenomen resultaten en effecten. Tevens laat de aanvrager zien hoe de projectorganisatie denkt bij te sturen op basis van tussentijdse resultaten. In een onderzoeksplan dient beschreven te worden welke onderzoeksvragen men wil beantwoorden in relatie tot de projectdoelen en hoe men het onderzoek aanpakt. De monitoring en het onderzoek dienen gegevens op te leveren op vier niveaus: 1. Op het vlak van de sturing van het innovatieproces: de mate waarin condities van effectief innoveren zijn gerealiseerd. 2. Op het vlak van de inhoud van de innovatie: de mate waarin de nieuwe praktijken (aanpakken, producten, processen) daadwerkelijk zijn gerealiseerd. 3. Op het vlak van de effecten van de innovatie: de mate waarin kwantitatieve en kwalitatieve effecten op het niveau van de doelgroepen (deelnemers, docenten, managers, bedrijven) zijn bereikt. 4. Op het vlak van de samenhang tussen 2 en 3: de mate waarin er een aantoonbare relatie is tussen nieuwe praktijken en de beoogde effecten. In de tussen- en eindrapportage dienen met name de vorderingen op niveau 2 en 3 onderbouwd inzichtelijk te worden gemaakt. Bij de tussentijdse audit halverwege het project, zal de auditcommissie het project adviseren over het verbeteren van de beloofde prestaties vanuit het perspectief van de condities (niveau 1). Systeemontwikkeling Sys Regionale ontwikkeling Organisatieontwikkeling Zichtbare resultaten bij: • Leerlingen • Docenten / Praktijkbegeleiders Effecten: • Uitval • Doorstroom • Vakmanschap • Management school Opleidingsontwikkeling en bedrijf Condities: Helder eigenaarschap Inspirerend concept Professionele aanpak Duidelijke resultaten Expliciet leren Handreiking projectplan, oktober 2010 (IA10-1) 13 Onderdeel E. Communicatie Samenvatting De aanvrager dient het project samen te vatten in maximaal één A4. Deze samenvatting zal tevens worden gebruikt voor communicatiedoeleinden als subsidie aan het project wordt toegekend. In de samenvatting dient beknopt melding gemaakt te worden van doelen, activiteiten, beoogde resultaten van het project en het innovatieve karakter. N.B. Het project is zelf verantwoordelijk voor de in- en externe communicatie rond het project. Op verzoek van Het Platform Beroepsonderwijs kunnen de projecten gevraagd worden deel te nemen aan kennistransferactiviteiten. Het is verstandig hiervoor een deel van het budget te reserveren. Handreiking projectplan, oktober 2010 (IA10-1) 14 6. Toelichting projectbegroting en financiële rapportages 6.1 Inleiding Zoals opgenomen in de ’Regeling Innovatiearrangement’ dienen projectvoorstellen die positief zijn beoordeeld te worden uitgewerkt in een subsidieaanvraag. Onderdeel van de subsidieaanvraag is een projectbegroting. In dit hoofdstuk wordt nader uiteengezet aan welke eisen de projectbegroting en vervolgens de financiële rapportages van de projecten van het innovatiearrangement moeten voldoen. Naast de eisen en voorwaarden die in de Regeling Innovatiearrangement zijn opgenomen, zijn in deze handreiking aanvullende zaken opgenomen, waardoor dit document de volledige inrichtingseisen bevat die gesteld worden aan de projectbegroting en financiële rapportages. 6.2 Projectperiode De projecten van het innovatiearrangement kennen een looptijd van maximaal drie jaar. De start van de activiteiten van het project dient binnen zes maanden na verlening van de subsidie plaats te vinden. In de projectbegroting (financiële rapportages) dient duidelijk aangegeven te staan op welke periode de begroting (financiële rapportages) betrekking heeft (hebben). 6.3 Begrotingsopbouw De projectbegroting geeft inzicht in de kosten van het project en in de financiering van de projectkosten. De begroting dient opgesteld te worden in hele euro’s. Het project dient ervoor te zorgen dat het begrote exploitatiesaldo € 0 bedraagt (met andere woorden: er dient een ’sluitende’ projectbegroting te zijn). Bij het opstellen van de projectbegroting zorgt het project ervoor dat de hoofdindeling die gebruikt wordt voor de specificatie van de projectkosten aansluit op de in het projectplan gehanteerde opzet/structuur. Hierbij dienen de volgende punten in ogenschouw genomen te worden: De begrote projectkosten worden op totaalniveau en aansluitend per fase en vervolgens per activiteit gespecificeerd. Binnen de door het project gehanteerde indeling (zie het vorige punt) dient vervolgens onderscheid gemaakt te worden tussen de volgende kostensoorten (zie paragraaf 6.5 en 6.6 voor een nadere toelichting op deze kostensoorten): • personele kosten - uren in natura van partners samenwerkingsverband • overige kosten - specifieke projectuitgaven in geld, zoals ingehuurde diensten, materiële kosten alsmede afschrijvingstermijn van voor het project noodzakelijke investeringen. Voor de begrote projectopbrengsten dient het project de indeling te hanteren, zoals deze is opgenomen in paragraaf 6.7 van dit hoofdstuk. Handreiking projectplan, oktober 2010 (IA10-1) 15 6.4 Projectkosten - algemeen Alleen kosten die aantoonbaar noodzakelijk, direct en uitsluitend aan het project te verbinden zijn, mogen opgenomen worden in de begroting en financiële rapportage. Hierbij geldt dat de voorbereidingskosten niet aangemerkt mogen worden als projectkosten en dat alleen de daadwerkelijk gemaakte kosten meegenomen mogen worden die betrekking hebben op de projectperiode die ligt tussen de start- en einddatum van het project. Projectkosten in geld en in natura Als projectkosten worden zowel de kosten verantwoord die betaald worden als wel de kosten waartegenover een bijdrage in natura staat. Dit betekent bijvoorbeeld dat personele inzet van een van de participanten in het samenwerkingsverband in geld wordt uitgedrukt en als projectkosten wordt verantwoord. Onderstaand wordt per kostensoort een nadere toelichting gegeven op de te hanteren richtlijnen. 6.5 Personele kosten - partners samenwerkingsverband • De personele inzet door de partners van het samenwerkingsverband dient nader gespecificeerd te worden in ’aantal uren maal uurtarief’. • Het project kan hierbij zelf kiezen welke onderverdeling gehanteerd wordt, bijvoorbeeld een specificatie per persoon, per functiegroep, etc. • Wat de te hanteren uurtarieven betreft, geldt dat voor de inzet van personeel van de scholen en de bedrijven (dus van alle partners van het samenwerkingsverband) de in onderstaande tabel genoemde uurtarieven gehanteerd mogen worden. Deze uurtarieven gelden voor de gehele projectperiode. De in de tabel opgenomen uurtarieven betreffen maximumbedragen. Als bedrijven en/of scholen, bijvoorbeeld vanwege intern gehanteerde richtlijnen, lagere tarieven in de begroting en rapportage opnemen is dat toegestaan. Hogere uurtarieven zullen niet worden goedgekeurd. Uurtarieven (2010/2011) Functiegroep Projectsecretariaat / direct ondersteunend personeel Docenten / (project)medewerkers Projectleiders Directieleden • Uurtarief € 38 € 62 € 69 € 81 Bij de berekening van de hiervoor opgenomen uurtarieven is rekening gehouden met een opslag ter dekking van overige bijkomende kosten voor bestuur, beheer, organisatie, huisvesting, administratie, algemeen secretariaat, algemene kosten, reis- en verblijfkosten, kleine zakelijke uitgaven, vergaderkosten, accountantskosten, faciliteiten, algemene ICT-kosten, basisinvesteringen en basismaterialen, hetgeen betekent dat deze kosten niet separaat onder de overige kosten opgenomen mogen worden. Handreiking projectplan, oktober 2010 (IA10-1) 16 6.6 Overige kosten Alleen de hierna aangegeven grote specifieke projectuitgaven in geld die aantoonbaar noodzakelijk voor het project zijn, komen voor subsidie in aanmerking. De in de begroting en afrekening opgenomen overige kosten dienen per post gemotiveerd en gespecificeerd te worden; verder geldt dat door middel van offertes bij de afrekening aangetoond wordt dat efficiënt en doelmatig is gehandeld. Algemene en kleine specifieke projectuitgaven worden geacht gedekt te worden uit de uurtarieven; een niet-limitatieve opsomming van deze kosten is in paragraaf 6.5 opgenomen. Onder de overige projectkosten kunnen opgenomen worden: Personele kosten derden Naast personele inzet door de partners van het samenwerkingsverband kan het mogelijk zijn dat externe partijen projectactiviteiten verrichten. In relatie tot de doelstelling van de projecten innovatiearrangement dient de inzet van deze externe partijen relatief beperkt te blijven. Voor de personele inzet van de externe partijen gelden de volgende richtlijnen: In de begroting dient specificatie dient plaats te vinden van de personele inzet in ‘aantal uren maal uurtarief’. De uurtarieven dienen marktconform te zijn. Materiële kosten Als materiële kosten worden de volgende kosten in aanmerking genomen: Kosten van geheel of gedeeltelijk bij de projecten gebruikte materialen en hulpmiddelen. Kosten die specifiek samenhangen met de uitvoering van de projectactiviteiten, zoals kosten voor communicatie en kennistransfer (foldermateriaal, congreskosten en publicaties) of kosten om de innovatiekracht van het project te versterken (intervisie, masterclass innovatie, etc.) Afschrijvingskosten van investeringen in apparatuur of infrastructuur worden opgenomen naar rato van het gebruik. In de projectbegroting (financiële rapportages) dient per investering het gehanteerde afschrijvingspercentage vermeld te worden. 6.7 Subsidiebedrag - projectopbrengsten In de projectbegroting en verdere rapportages wordt duidelijk inzicht gegeven in de wijze waarop het project gefinancierd wordt. De volgende hoofdindeling wordt daarbij aangehouden: subsidiebedrag innovatiearrangement investering samenwerkingsverband, waarbij vervolgens een nadere specificatie per groep (onderwijs, bedrijfsleven, derden) en daarbinnen per partner wordt gegeven overige opbrengsten Projectopbrengsten kunnen zowel investeringen in geld als in natura zijn. Handreiking projectplan, oktober 2010 (IA10-1) 17 Subsidiebedrag innovatiearrangement Voor het subsidiebedrag vanuit het innovatiearrangement gelden de volgende voorwaarden: Het subsidiebedrag is maximaal 40% van de subsidiabele projectkosten. Als andere bestuursorganen, zoals gemeente of provincie, in het kader van andere regelingen het project subsidiëren, worden deze bijdragen in mindering gebracht op de 40%; hierbij wordt een uitzondering gemaakt voor een subsidie uit Europese fondsen. Het subsidiebedrag is maximaal € 750.000,--. Omzetbelasting Wij adviseren u vooraf uit te zoeken in hoeverre u over subsidie uit het innovatiearrangement omzetbelasting verschuldigd bent. In principe wordt deze subsidie verstrekt op grond van een subsidieregeling, die beoogt het algemene onderwijsbelang te bevorderen en daarmee onbelast is voor de omzetbelasting. Deze gaat echter niet ‘automatisch’ op, waardoor wij u dringend adviseren uw eigen fiscale positie te beoordelen en eventuele vragen af te stemmen met de belastingdienst. Bijdrage samenwerkingsverband en overige opbrengsten Voor de investeringen van de partners van het samenwerkingsverband en de overige opbrengsten gelden de volgende richtlijnen: - Deze investering is minstens 60% van de subsidiabele projectkosten; - De investering door de partners uit het bedrijfsleven is substantieel en ligt rond de 20% van de subsidiabele projectkosten; - Zowel de investeringen ‘in geld’ als ‘in natura’ dienen onder de projectopbrengsten verantwoord te worden. 6.8 Financiële rapportage Een financiële rapportage dient op dezelfde wijze opgebouwd en onderbouwd te worden als de projectbegroting. Naast de realisatiecijfers worden in een financiële rapportage als vergelijking de cijfers van de totale projectbegroting opgenomen. Substantiële afwijkingen tussen de werkelijke en begrote cijfers dienen separaat door het project toegelicht te worden. Naast een rapportage over de projectkosten maakt ook een rapportage over de projectopbrengsten deel uit van een financiële rapportage. In de beschikkingsbrief van het HPBO aan het samenwerkingsverband wordt opgenomen op welk tijdstip een financiële rapportage bij het HPBO ingediend moet worden; dit tijdstip is niet later dan drie maanden na afloop van het project. 6.9 Ondertekening Zowel de projectbegroting als de financiële rapportages dienen namens het samenwerkingsverband door een hiertoe bevoegd persoon rechtsgeldig te worden ondertekend. Handreiking projectplan, oktober 2010 (IA10-1) 18 6.10 Accountantsverklaring Bij de financiële eindrapportage dient tevens een accountantsverklaring gevoegd te worden. Deze verklaring geeft een oordeel over de getrouwheid van de financiële eindrapportage en het voldoen aan de gestelde subsidievoorwaarden. Het project dient de administratieve organisatie zodanig op te zetten en uit te voeren, dat het voor de accountant in principe mogelijk is tot een goedkeurende accountantsverklaring te komen. De projectaanvrager dient bij de uitwerking van de subsidieaanvraag en het opstellen van de projectbegroting met de accountant te overleggen omtrent de opzet van de administratieve organisatie en de controleerbaarheid van het project. Een schriftelijke mededeling van de accountant omtrent het vooroverleg en de controleerbaarheid van het project wordt aan de begroting bij de subsidieaanvraag toegevoegd (voor een voorbeeld zie bijlage 5 van de handleiding). Ook indien het project voor de verantwoording van de personele kosten geen gebruik kan maken van een sluitende urenregistratie, dient door de penvoerder vooraf met de accountant afgestemd te worden op basis van welke gegevens de gerealiseerde uren in de financiële rapportage worden opgenomen. In bijlage 6 van de handleiding is – ter informatie - de standaardtekst voor de accountantsverklaring opgenomen ten behoeve van de financiële eindrapportage. 6.11 Definitieve subsidievaststelling Na ontvangst en goedkeuring van de inhoudelijke en financiële eindrapportage vindt de definitieve vaststelling van het subsidiebedrag plaats. Indien blijkt dat de realisatie van de totale projectkosten lager is dan de begrote projectkosten, zal het subsidiebedrag evenredig naar beneden worden aangepast. 6.12. Voorbeeldprojectbegroting Door het HPBO is een voorbeeldprojectbegroting ontwikkeld. U vindt deze in bijlage 3 van deze handreiking. Handreiking projectplan, oktober 2010 (IA10-1) 19 7. Toelichting samenwerkingsovereenkomst 7.1. Standaard samenwerkingsovereenkomst Het standaardformulier voor de samenwerkingsovereenkomst dient gebruikt te worden bij het indienen van een aanvraag voor de Regeling Innovatiearrangement. Dit standaardformulier is in bijlage 4 opgenomen. 7.2. Toelichting Samenwerkingsovereenkomst In de regeling is vastgelegd dat een subsidieaanvraag vergezeld gaat van een samenwerkingsovereenkomst die door alle partners van het samenwerkingsverband is ondertekend. Uit deze overeenkomst blijkt dat: • de aanvrager bevoegd is namens alle partners van het samenwerkingsverband een aanvraag in te dienen; • het project voor gezamenlijke rekening en risico zal worden uitgevoerd; • de bijdrage van de partners aan de cofinanciering is vastgelegd en • de publieke beschikbaarheid van de projectresultaten is geregeld. In de overeenkomst wordt aangegeven wie de aanvrager is en wie de partners zijn die de samenwerking aangaan. Vervolgens worden de gezamenlijke afspraken beschreven. Er is in de standaardovereenkomst gekozen voor een puntsgewijze opsomming die voldoet aan de vereisten uit de subsidieregeling. Ook de looptijd van de overeenkomst is onderdeel van de afspraken. Vervolgens wordt aangegeven waar en wanneer de samenwerkingspartners en de aanvrager de overeenkomst hebben ondertekend. De vertegenwoordigers van de partners en aanvrager dienen tekeningsbevoegd te zijn. Voor onderwijsinstellingen zal dit meestal de directeur of het College van Bestuur zijn. Handreiking projectplan, oktober 2010 (IA10-1) 20 Bijlage 1 – Aanvraagformulier Regeling Innovatiearrangement Het is verplicht van dit formulier gebruik te maken. In de Handreiking Regeling Innovatiearrangement wordt toelichting gegeven op dit formulier. Voor het juiste gebruik van het formulier en uitleg over de gebruikte begrippen raadpleegt u de handreiking. U kunt dit formulier digitaal invullen, met de tab gaat u naar een volgend veld. Het volledig ingevulde formulier dient per post opgestuurd te worden: ) vóór 1 oktober 2010 ) in tweevoud (zonder nietjes, niet ingebonden) naar: Het Platform Beroepsonderwijs Postbus 7001 6710 CB EDE Telefoon: (0318) 698 450 Het projectplan dient ook per mail ingediend te worden: [email protected] a. Projectgegevens Titel project Projectnummer Begin- en einddatum van het project b. Gegevens aanvrager Onderwijsinstelling Naam Postadres Postcode Plaats Bezoekadres Postcode Plaats Brinnummer Handreiking projectplan, oktober 2010 (IA10-1) 21 Gegevens Financiële Administratie Naam instelling /afdeling Postadres Postcode Plaats Bankrekeningnummer Ten name van Naam bank Plaats Contactpersoon (is werkzaam bij de aanvragende instelling) Naam M V M V Functie Telefoon E-mailadres Projectleider Naam Functie Telefoon E-mailadres Naam instelling Postadres Postcode Plaats Bezoekadres Postcode Handreiking projectplan, oktober 2010 (IA10-1) Plaats 22 c. Gegevens van partners in samenwerkingsverband Naam samenwerkingspartner (plaats) Type organisatie Bijdrage aanvrager: Totale bijdrage cofinanciering Bijdrageoverzicht per partner aan de cofinanciering Gekapitaliseerde loonkosten Gekapitaliseerde facili- Geld teiten € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € d. Financiering van het project Totale projectkosten € Gevraagde subsidie op grond van deze regeling € Totale bijdrage aan de cofinanciering € Elders gevraagde/verstrekte subsidie te weten: Soort subsidie en naam subsidieverlener: ……………………………………………………………… € Soort subsidie en naam subsidieverlener: ……………………………………………………………… € Handreiking projectplan, oktober 2010 (IA10-1) 23 e. Ondertekening Ondergetekende verklaart namens alle deelnemers van het samenwerkingsverband dat alle voor de aanvraag benodigde stukken zijn bijgevoegd en dat hij/zij bekend is met de voorwaarden en procedures van de Regeling Innovatiearrangement. Aldus naar waarheid ingevuld. Naam Functie Plaats Datum (dd) (mm) (jj) Handtekening Handreiking projectplan, oktober 2010 (IA10-1) 24 Bijlage 2 – Projectplan Regeling Innovatiearrangement Het is verplicht van dit formulier gebruik te maken. In de Handreiking Regeling Innovatiearrangement wordt uitgebreide toelichting gegeven op dit formulier. A. Uitgangspunten van het project 1. Beschrijf kort en concreet de aanleiding voor het project. Welk probleem of welke ontwikkeling in de regio/sector/opleiding vormt de impuls voor uw voorgenomen innovatie? Aanleiding voor het project 2. Beschrijf de doelen, resultaten en effecten. Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden Beschrijf de doelen waar het project naar streeft (maximaal twee) Beschrijf de beoogde resultaten in termen van producten en processen (maximaal drie per doel) Omschrijf de doelgroep(en) waarop de innovatie zich richt. En beschrijf de te verwachten effecten bij deze doelgroepen. 3. Beschrijf het inhoudelijk experiment van uw project Welke activiteiten worden ingezet om de beoogde resultaten en effecten te bereiken. Geef aan hoe deze activiteiten bijdragen aan het verdiepen/verbeteren van de huidige praktijk. In het geval van een geheel nieuw experiment: beschrijf de reden waarom dit experiment wordt gestart en hoe het past binnen de innovatiestrategie van de instelling. Handreiking projectplan, oktober 2010 (IA10-1) 25 Beschrijf de actieve bijdragen van de projectpartners aan de activiteiten: - op schoolniveau - op het niveau van de bedrijven 4. Beschrijf de innovatie in het project Geef aan welke oplossingen die elders zijn gevonden, relevant zijn voor dit project. Hoe wordt gebruik gemaakt van de resultaten daarvan in dit project? Wat voegt dit project toe aan de reeds gevonden oplossingen? Handreiking projectplan, oktober 2010 (IA10-1) 26 B. Projectfasering en -planning 5. Geef aan welke fasen het project heeft, welke activiteiten zijn gepland en welke resultaten worden verwacht. (desgewenst kunt u de samenhang tussen de activiteiten in een schema weergeven) Beschrijf de samenhang en planning van fasering, activiteiten en resultaten in het project Fase 1 Activiteit 1: looptijd: Activiteit 2: resultaten: etc. Fase 2 Activiteit 3: looptijd: Activiteit 4: resultaten: etc. Fase … Activiteit 1: Omschrijving: Tijdplanning: Beoogde resultaten in proces- en productopbrengsten: Activiteit 2: Omschrijving: Tijdplanning: Beoogde resultaten in proces- en productopbrengsten: Activiteit 3: Omschrijving: Tijdplanning: Beoogde resultaten in proces- en productopbrengsten: Handreiking projectplan, oktober 2010 (IA10-1) 27 C. Samenwerkingsverband en projectorganisatie 6. Beschrijving samenwerkingsverband en projectorganisatie Naam partner samenwerkingsverband Omschrijving rol en inhoudelijke Omschrijving deskundigheid inbreng Rol en inbreng inhuur derden Beschrijf de projectorganisatie Maak een organigram om de projectorganisatie in beeld te brengen D. Monitoring en onderzoek Het onderzoek dient voortgangsgegevens op te leveren op het niveau van de beoogde resultaten en de beoogde kwalitatieve en kwantitatieve effecten. Daarnaast dient de monitoring inzicht te geven in het innovatieproces. (zie de toelichting in de Handreiking). Welke onderzoeksvragen wil men aan de hand van het project beantwoorden? Geef aan wie het onderzoek gaat uitvoeren. Geef aan hoe het onderzoek gaat plaatsvinden. E. Communicatie Geef een samenvatting van het project in maximaal 1 A4 tbv communicatiedoeleinden. Handreiking projectplan, oktober 2010 (IA10-1) 28 Bijlage 3 – Projectbegroting Regeling Innovatiearrangement U kunt voor het maken van de projectbegroting gebruik maken van deze voorbeeldprojectbegroting. Een toelichting vindt u in hoofdstuk 6 van deze handreiking. Voorbeeld projectbegroting PROJECTKOSTEN Begroting in totalen Personele kos- Overige kosten ten € € Totaal € Fase 1 Fase 2 Fase 3 ……….. Totaal Detailbegroting per fase Fase 1: Looptijd van ……………………………… tot …………………………… Activiteit A Uren x Tarief Kosten € Personele kosten - functie - functie - ………… Totaal personele kosten Overige kosten - ………… - ………… Totaal overige kosten Totaal kosten Activiteit A Handreiking projectplan, oktober 2010 (IA10-1) 29 Activiteit B Uren x Tarief Kosten € Personele kosten - functie - functie - ………… Totaal personele kosten Overige kosten - ………… - ………… Totaal overige kosten Totaal kosten Activiteit B Enz. voor alle verdere activiteiten. Totaal fase 1 (naar begroting in totalen) Fase 2: Looptijd van ……………………………… tot …………………………… Enz. voor alle verdere fasen Handreiking projectplan, oktober 2010 (IA10-1) 30 PROJECTOPBRENGSTEN € % 1. Subsidiebedrag innovatiearrangement 2. Bijdragen partners Onderwijs Partner A Partner B Partner C Totaal Onderwijs Bedrijfsleven Partner A Partner B Partner C Totaal Bedrijfsleven Derden Partner A Partner B Partner C Totaal Derden 3. Overige opbrengsten Totaal opbrengsten (gelijk aan totaal projectkosten) Handreiking projectplan, oktober 2010 (IA10-1) 100% 31 Bijlage 4 – Samenwerkingsovereenkomst Regeling Innovatiearrangement Het is verplicht van dit formulier gebruik te maken. In de Handreiking Regeling Innovatiearrangement wordt uitgebreide toelichting gegeven op dit formulier. Voor het juiste gebruik van het formulier en uitleg over de gebruikte begrippen raadpleegt u de handreiking. De ondergetekenden: ………………………………………… gevestigd te …………………………………. vertegenwoordigd door…………………………………………………………………. zijnde de aanvrager van het project, en ………………………………………… gevestigd te …………………………………. vertegenwoordigd door………………………………………………………………… ………………………………………… gevestigd te …………………………………. vertegenwoordigd door………………………………………………………………… …………………………………. …….. gevestigd te …………………………………. vertegenwoordigd door………………………………………………………………… etc. zijnde de partners van het samenwerkingsverband komen overeen dat: • de laatstgenoemde partijen, zijnde de partners van het samenwerkingsverband, de eerstgenoemde partij machtigen om namens het samenwerkingsverband als aanvrager op te treden voor het project ……………………………; • de partijen voor gezamenlijke rekening en risico het project ……………………, zoals beschreven in het projectplan bij de aanvraag voor de Regeling Innovatiearrangement, uitvoeren; • de overeenkomst in werking treedt op … - … - …… en loopt tot en met … - … - ……; • de partijen zich committeren aan de eigen inhoudelijke en financiële bijdrage zoals opgenomen in het bijdrageoverzicht op het aanvraagformulier; • de partijen zorg dragen voor de publieke beschikbaarheid en verspreiding van de opbrengst van het project, waaronder in ieder geval wordt verstaan het digitaal beschikbaar stellen van de projectresultaten en het kosteloos beschikbaar stellen van de informatie over de resultaten van het project via internet. Handreiking projectplan, oktober 2010 (IA10-1) 32 Aldus overeengekomen en in ……voud ondertekend, Aanvrager Onderwijsinstelling Naam Plaats en datum Handtekening Partners van het samenwerkingsverband Namens instelling/bedrijf Naam Plaats en datum Handtekening Naam instelling/bedrijf Naam Plaats en datum Handtekening Naam instelling/bedrijf Naam Plaats en datum Handtekening Handreiking projectplan, oktober 2010 (IA10-1) 33 Bijlage 5 - Model mededeling accountant (bij te voegen bij indiening projectplan) Onderstaande tekst kan als voorbeeld dienen voor uw accountant. Conform uw verzoek alsmede hetgeen in de ‘Handreiking Projectplan’ behorende bij de Regeling Innovatiearrangement is gesteld in paragraaf 6.10, ontvangt u hierbij een schriftelijke mededeling naar aanleiding van het vooroverleg en de controleerbaarheid van het project “XXXX” (projectnummer XXXX) over de periode 200X/20XX. Onze werkzaamheden bestonden uit het beoordelen van de voorgenomen administratieve organisatie en daarin vervatte maatregelen van interne controle (AO/IC) teneinde vast te stellen of deze AO/IC in opzet voldoet aan de in de regelgeving gestelde eisen. Onze conclusie is: XXXX. Wellicht ten overvloede wijzen wij u erop dat XXXX als penvoerder voor dit project verantwoordelijk is voor een volledige projectadministratie inclusief de daaraan ten grondslag liggende brondocumenten zoals urenregistraties. Om de volledig- en juistheid van de in de eindverantwoording opgenomen subsidiabele kosten te waarborgen raden wij u aan instructies te verstrekken aan de deelnemende partijen over de wijze van vastleggen en de tijdige levering van documenten aan XXXX. In de ‘Handreiking Projectplan’ is vastgelegd dat de onderwijsinstelling bij de subsidieaanvraag een afschrift van onze bevindingen naar aanleiding van de beoordeling van de AO/IC aan de subsidiënt verstrekt. Handreiking projectplan, oktober 2010 (IA10-1) 34 Bijlage 6 - Model accountantsverklaring Accountantsverklaring Afgegeven ten behoeve van de Stichting Platform Beroepsonderwijs Opdracht Wij hebben de bijgevoegde, door ons gewaarmerkte financiële eindrapportage over de periode (periode) van het project (projectnaam, projectcode) van (naam penvoerder) te (woonplaats) gecontroleerd. De financiële eindrapportage is opgesteld onder verantwoordelijkheid van de directie van (naam penvoerder). Het is onze verantwoordelijkheid een accountantsverklaring inzake de getrouwheid van in de financiële eindrapportage verantwoorde kosten en opbrengsten te verstrekken. Werkzaamheden Onze controle is verricht overeenkomstig in Nederland algemeen aanvaarde controlegrondslagen. Volgens deze grondslagen dient onze controle zodanig te worden gepland en uitgevoerd, dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de afrekening geen onjuistheden van materieel belang bevat. De controle van de financiële eindrapportage omvat ondermeer een onderzoek door middel van deelwaarneming van informatie ter onderbouwing van de kosten en opbrengsten in de eindafrekening. Tevens omvat de controle een beoordeling van de grondslagen voor financiële verslaggeving die bij het opmaken van de financiële eindrapportage zijn toegepast en van belangrijke schattingen die daarbij zijn gemaakt, alsmede een evaluatie van het algehele beeld van de financiële eindrapportage. Wij zijn van mening dat onze controle een deugdelijke grondslag vormt voor ons oordeel. Oordeel Op grond van ons onderzoek zijn wij van oordeel dat de in de financiële eindrapportage vermelde kosten en opbrengsten zijn gerealiseerd in de periode (start- en einddatum project), rechtstreeks betrekking hebben op het project (projectnaam) en juist zijn berekend met inachtneming van de in de beschikkingsbrief en handreiking projectplan vermelde criteria en verdere subsidievoorwaarden. Plaats en datum Naam accountant Handtekening Handreiking projectplan, oktober 2010 (IA10-1) 35
