Onderhanden werk in AccountView

Onderhanden werk
in AccountView
Copyright
Alle rechten met betrekking tot de documentatie en de daarin beschreven software
berusten bij AccountView BV. Dit geldt ook voor eventuele aanvullingen of
wijzigingen. Het gebruik van de in deze documentatie beschreven software is
gebonden aan regels die worden omschreven in de licentiebepalingen. Reproductie
van het materiaal, op welke wijze dan ook, is zonder voorafgaande schriftelijke
toestemming uitdrukkelijk verboden. De informatie in deze documentatie kan
zonder voorafgaande mededeling worden gewijzigd en impliceert geen enkele
verplichting voor AccountView BV.
AccountView BV, AccountView, MyAccountView, AccountView Go, AutoCodering,
BusinessViews, BusinessModeller, BusinessDimensions, BusinessReporter,
BusinessAlerter, SetupAnalyser, Controllers Desk, Samenstel-assistent en het logo
van AccountView BV zijn handelsmerken van AccountView BV.
Microsoft, Visual FoxPro, SQL Server, Windows, Excel en Word zijn geregistreerde
handelsmerken van Microsoft Corporation.
Alle andere genoemde handelsmerken zijn eigendom van hun respectievelijke
eigenaren.
Copyright © AccountView BV, 2009
Inhoud
Inhoud............................................................................................................................ 3
Inleiding ......................................................................................................................... 4
Onderhanden werk................................................................................................ 4
Projectresultaat ..................................................................................................... 4
Waarderingsmethoden.......................................................................................... 4
Projecttypen .......................................................................................................... 5
Onderhandenwerkmethoden................................................................................ 5
Waardering van het onderhanden werk ....................................................................... 6
Waarderingsmethoden.............................................................................................. 8
Twee toegestane methoden ................................................................................. 8
Het moment van waardering .................................................................................... 9
Momentopname wordt continu proces................................................................ 9
Onderhandenwerkmethode kiezen ........................................................................ 10
Journaliseren ............................................................................................................... 12
Journaliseren tegen intern tarief............................................................................. 14
Betekenis van de dekkingsrekening bij de urenregistratie ................................. 14
Betekenis van het projectresultaat ..................................................................... 14
Journaliseren tegen extern tarief ............................................................................ 15
Betekenis dekkingsrekening bij de urenregistratie ............................................. 15
Betekenis van het projectresultaat ..................................................................... 16
Onderhandenwerkmethoden...................................................................................... 17
Projectresultaat overboeken....................................................................................... 21
Voordat het projectresultaat wordt overgeboekt................................................... 21
Daadwerkelijk projectresultaat overboeken........................................................... 21
Zo boekt u het projectresultaat over: ................................................................. 22
Rapportages................................................................................................................. 23
Index ............................................................................................................................ 25
Inleiding
Dit document gaat over de begrippen onderhanden werk en projectresultaat. In een
projectorganisatie zijn er voortdurend projecten gaande die in verschillende stadia
van voortgang verkeren. Het succes van de organisatie is daardoor soms lastig te
bepalen. Toch is tijdige sturing van de organisatie een vereiste. Dat kan als van elk
project een goed beeld bestaat van het onderhanden werk en het projectresultaat
wordt genomen op een wijze die past bij de aard van het project.
Voordat we het daarover gaan hebben, geven we hier korte omschrijving van de
belangrijkste begrippen die gebruikt gaan worden:
Onderhanden werk
Een project strekt zich per definitie uit over een langere tijd. Een maand, drie
maanden, een jaar, of zelfs nog wel langer. Tijdens de looptijd van een project maakt
u kosten die ten laste komen van de balans. Bijvoorbeeld de uren die uw mensen
eraan besteden of de materialen die u verbruikt of inkoopt. Al deze kosten die nog
niet aan de klant zijn gefactureerd vormen het onderhanden werk.
Projectresultaat
De kosten zijn bekend, maar, en daar gaat het tenslotte om, wat zijn de
opbrengsten? De behaalde positieve of negatieve winstmarge is het projectresultaat.
In het onderhanden werk zit uw winst verstopt. Maar zolang het onderhanden werk
op de balans staat, is de winst niet zichtbaar. Op een bepaald moment moet het
projectresultaat worden genomen. Het moment van winstneming wordt bepaald
door het administratieve proces dat daarvoor is gekozen.
Waarderingsmethoden
De verantwoording van de projectwinst is gereguleerd. Er zijn namelijk twee
wettelijk toegestane manieren om de winstneming op onderhanden werk te laten
plaatsvinden. Een bedrijf moet, afhankelijk van de aard van zijn projecten, een van
deze waarderingsmethoden kiezen:
•
De CC-methode (completed contract)
De CC-methode moet worden gebruikt als de winst op het onderhanden werk
aan het einde van het project wordt bepaald. De volledige winst moet dan
worden genomen in het boekjaar waarin het project eindigt. Deze methode
wordt vooral bij projecten met een korte looptijd toegepast.
•
De PC-methode (percentage of completion)
Als de winst op het onderhanden werk tussentijds op een verantwoorde manier
kan worden bepaald, dan moet de PC-methode worden gebruikt. Deze methode
wordt vooral bij langdurige projecten toegepast.
Inleiding
5
Projecttypen
Er kan globaal genomen onderscheid worden gemaakt tussen twee soorten
projecten:
•
Projecten die tegen een vaste prijs, de aanneemsom, worden uitgevoerd.
Bij dit soort projecten is de verhouding tussen de gebudgetteerde kosten en
opbrengsten en de gerealiseerde kosten en opbrengsten bepalend voor het
projectresultaat.
•
Regieprojecten waarbij de daadwerkelijk gerealiseerde kosten worden
gefactureerd.
Bij dit soort projecten wordt het projectresultaat bepaald op het moment van
het opstellen van de declaratie.
AccountView maakt onderscheid tussen te factureren kosten en onderhanden werk.
Het wordt daarmee duidelijk welke kosten zijn gemaakt en welke kosten kunnen
worden gefactureerd.
Onderhandenwerkmethoden
De keuze voor de juiste AccountView-onderhandenwerkmethode leidt ook
automatisch tot een optimale presentatie van de projectresultaten in het grootboek.
Dit zal verderop worden besproken (zie “Onderhandenwerkmethoden” op pagina
17).
Door de juiste methode te kiezen voor een project wordt het eenvoudig om het
projectresultaat op het gewenste moment en op de gewenste wijze te bepalen. Deze
keuze moet zorgvuldig worden gemaakt. Een onjuiste methode kan bijvoorbeeld
leiden tot een ondoorzichtige positie in het grootboek.
Waardering van het
onderhanden werk
Bij de waardering van het onderhanden werk spelen vele aspecten een rol. We
bespreken de toegestane waarderingsmethoden en de assistentie die AccountView
daarbij kan bieden. Ook wordt een kader geboden voor het maken van een keuze uit
al deze mogelijkheden.
Laten we eerst een eenvoudig voorbeeld geven dat duidelijk maakt waarom het
juiste moment van waardering zo belangrijk is.
Voorbeeld
Laten we als voorbeeld een project nemen dat drie maanden duurt. Met de klant is
een aanneemsom van € 1.500 afgesproken waarvoor elke maand een factuur van
€ 500 zal worden gestuurd.
De opbrengsten van het project zijn dus van tevoren bekend. De begrote kosten
kunnen echter nog voor verrassingen zorgen. Er is uitgegaan van € 400 aan kosten
per maand, zodat aan het eind van het project de verwachte winstmarge € 300 is.
Tot zover is er niets aan de hand. Maar een project verloopt niet altijd zoals van
tevoren is gepland. Het kan bijvoorbeeld zijn dat de kostenverdeling er als volgt
uitziet:
Eerste maand: € 600
Tweede maand: € 250
Derde maand: € 200
Aan het eind van het project blijkt dat er efficiënt is gewerkt. De werkelijke kosten
vallen daardoor gunstiger uit en bedragen € 1.050. De bonus voor efficiëntie is € 150.
Stel nu dat de projectmanager het resultaat pas aan het eind van dit project neemt.
Dan worden in de eerste en tweede maand alleen maar kosten gemaakt, want in die
maanden wordt er niets naar de verlies- en winstrekening overgeboekt. De waarde
van het onderhanden werk wordt groter en groter. Na de derde maand blijkt pas
welke winstmarge op het project is gemaakt. Maar op deze manier is tijdens het
gehele project onduidelijk welk deel van de winstmarge toegerekend wordt aan het
bedrijfsresultaat.
Het is daarom veel beter om in dit geval het resultaat maandelijks te nemen. Aan het
eind van elke maand wordt dan een deel van de verwachte winstmarge naar de
verlies- en winstrekening overgeboekt.
Waardering van het onderhanden werk
7
Van tevoren is berekend dat het project elke maand € 100 zou opbrengen. Een
project verloopt echter niet altijd zoals is begroot. In de eerste maand zijn de kosten
50% hoger dan begroot (€ 600 in plaats van € 400). Aan het eind van het project is er
sprake van extra resultaat door efficiëntie (€ 150) waar in de begroting niet op is
gerekend. Kortom, zomaar het begrote resultaat nemen is niet de meest zorgvuldige
werkwijze.
Het is beter om een beredeneerde inschatting te maken over het te nemen resultaat,
waarbij de kostenontwikkeling bepaalt welk accountancybeginsel wordt toegepast:
In de eerste maand zijn de kosten erg hoog. Dan is het verstandig om het
voorzichtigheidsbeginsel in acht te nemen bij de waardering van het resultaat. Dit
leidt tot de volgende inschatting:
projectresultaat = verwachte winstmarge - overschrijding werkelijkheid t.o.v. budget
In de tweede maand zijn de kosten erg laag. Hier zou het realisatiebeginsel kunnen
worden toegepast. Dan wordt alvast een voorschot op het efficiëntieresultaat
genomen. Dit leidt tot de volgende inschatting:
projectresultaat = verwachte winstmarge + efficiëntieresultaat
Dan moet er wel een grote mate van zekerheid zijn dat de bereikte efficiëntie
verderop in het project niet weer wordt tenietgedaan. Als die zekerheid er niet is,
dan geldt weer het voorzichtigheidsbeginsel en kan het efficiëntieresultaat beter niet
worden meegenomen. Dit leidt tot de volgende inschatting:
projectresultaat = verwachte winstmarge
In de praktijk zullen er vaak onzekerheden bestaan rondom de inschatting. Het te
nemen projectresultaat plaatst de projectleider dan voor dilemma’s zoals: ‘Kan ik het
efficiëntieresultaat wel of niet meenemen en hoeveel dan?’ Er zijn verschillende
mogelijkheden om te proberen dergelijke dilemma’s op te lossen:
•
Een inschatting maken op basis van ervaring met soortgelijke projecten.
•
Een inschatting maken op basis van het percentage gereed van het project.
In dit geval kan worden uitgegaan van het daadwerkelijke of het geschatte
percentage gereed. Als het daadwerkelijke percentage gereed aan het eind van
de tweede maand bijvoorbeeld 50% is, dan is het niet verstandig om het
efficiëntieresultaat op te tellen bij het te nemen projectresultaat voor die maand.
Bij 65% zou misschien het omslagpunt kunnen zitten. In veel gevallen kan worden
gesteld dat het boven een percentage gereed van 65% valt te verdedigen dat het
efficiëntieresultaat in het projectresultaat wordt meegenomen. Gezien het
percentage gereed is het vrijwel zeker dat in de volgende maand het
efficiëntieresultaat niet teniet zal worden gedaan.
8
Waardering van het onderhanden werk
Waarderingsmethoden
Het waarderen van onderhanden werk kan op verschillende momenten en op
verschillende manieren plaatsvinden. Het voorbeeld hierboven toonde dit al aan.
Twee toegestane methoden
Laten we eerst eens kijken wat over het waarderen van onderhanden werk in de wet
is geregeld. In de inleiding passeerden de twee wettelijk toegestane
waarderingsmethoden al even de revue (zie pagina 4):
•
•
de CC-methode (completed contract)
de PC-methode (percentage of completion)
Is het niet het gemakkelijkst om de CC-methode te kiezen en de winst gewoon altijd
na afloop van het project te nemen? Dat kan helaas niet. De CC-methode mag
uitsluitend worden toegepast als de winst op de reeds verrichte prestaties niet op
verantwoorde wijze is te bepalen. Pas dan mag de winst op een project in zijn geheel
worden genomen in het boekjaar waarin het project wordt opgeleverd. Deze
methode is daarom meestal bij langere projecten niet de eerst aanbevolen keus.
In de regel wordt de PC-methode aanbevolen, omdat daarmee de winst op het
onderhanden werk gedurende het project al wordt genomen.
Dus dat is de perfecte methode? Vanuit theoretisch oogpunt kunnen wel een
paar kanttekeningen worden gemaakt. Het gevaar bestaat namelijk dat het
realisatiebeginsel en het voorzichtigheidsbeginsel worden losgelaten (zie ook
pagina 9). Door een gedeelte van de winst te nemen wordt eigenlijk gesteld
dat een gedeelte van de opbrengst is gerealiseerd (waarbij gelijktijdig de
kosten worden gematcht). Omdat het project nog niet voltooid is, kan in
theorie de opbrengst echter nog wijzigen. Dergelijke onzekerheden stroken
theoretisch niet met het realisatiebeginsel en het voorzichtigheidsbeginsel.
Als de winst op de reeds verrichte prestaties wel op verantwoorde wijze is te
bepalen, moet dus de PC-methode worden gehanteerd. Hoe bepaal ik die winst dan?
Daarover heeft de regelgever gelukkig een stellige uitspraak gedaan:
Bij toepassing van de PC-methode dient de toerekening van de winst aan het
boekjaar te geschieden naar de mate waarin de verrichte prestaties hun
aandeel hebben gehad in het totaal van de voor het project te verrichten
prestaties.
Hierop bestaat één uitzondering:
Toegestaan is om de winst van elk project in het boekjaar van gereedkomen
te verantwoorden indien sprake is van:
o Een stroom van projecten waarvan de looptijden overwegend korter
zijn dan één jaar;
of
o Een gelijkmatige stroom van projecten van stabiele omvang en
waarvan de gereedkoming een patroon van regelmatige spreiding te
zien geeft.
Waardering van het onderhanden werk
9
Tot zover de toegestane waarderingsmethoden. Maar zodra de keuze voor een van
deze methoden is gemaakt, zijn we er nog niet. We hebben het hier bijvoorbeeld nog
niet eens gehad over te verwachten verliezen of garantiewerk. Dat valt echter buiten
de reikwijdte van dit document.
Het moment van waardering
Het waarderen van het onderhanden werk is tamelijk veel werk. Dus dat wordt vaak
één keer per jaar gedaan, bij het opstellen van de jaarrekening. Dan pas wordt
gekeken naar de juiste waardering van het onderhanden werk van de dan nog
lopende projecten. Die juiste waardering is ook het enige waar het om gaat bij de
jaarrekening.
Het is niet alleen een kwestie van berekenen. Ook de in BW 2 titel 9
vastgelegde verslagleggingsbeginselen moeten in acht worden genomen:
Realisatiebeginsel Winsten kunnen pas in de verlies- en winstrekening
worden opgenomen voorzover deze op de balansdatum zijn verwezenlijkt.
Matchingbeginsel Er moet een relatie zijn tussen de als gerealiseerd
beschouwde opbrengst en de kosten die zijn gemaakt voor de in de
opbrengst begrepen producten en/of diensten.
Voorzichtigheidsbeginsel Activa en opbrengsten mogen niet te hoog in de
jaarrekening worden opgenomen en passiva en kosten niet te laag.
Het is dus begrijpelijk en ook heel goed mogelijk om de waardering van het
onderhanden werk aan het eind van het jaar te doen. Er wordt dan een overzicht
opgesteld van de lopende projecten en de kosten en opbrengsten tot dat moment.
Op basis daarvan wordt de waardering van het onderhanden werk vastgesteld.
Aan het eind van het jaar wordt pas bepaald wat het onderhanden werk zou moeten
zijn en wordt een mutatie onderhanden werk geboekt.
Momentopname wordt continu proces
Het voordeel van deze jaarlijkse momentopname is dat het onderhanden werk
slechts één keer per jaar hoeft te worden gewaardeerd. Het nadeel is dat de
tussentijdse resultaten niet betrouwbaar zijn, tenzij het onderhanden werk steeds bij
het opstellen van de tussentijdse cijfers wordt gewaardeerd. Maar gezien het vele
werk dat daarmee is gemoeid, is dat geen aantrekkelijke idee.
Dat wil zeggen, tot voor kort was dat geen aantrekkelijk idee. AccountView biedt
namelijk een oplossing. Met de onderhandenwerkmethoden van AccountView kan
het projectresultaat nu regelmatig geautomatiseerd aan de verlies- en winstrekening
worden toegerekend. Daarna is de waardering van het onderhanden werk weer juist.
Helemaal juist zal de waardering niet zijn, maar wel bij benadering.
Doordat met deze methoden de waardering van het onderhanden werk vaker
plaatsvindt, wordt de jaarlijkse momentopname een continu waarderingsproces.
10
Waardering van het onderhanden werk
Onderhandenwerkmethode kiezen
AccountView biedt vele onderhandenwerkmethoden. Ze hebben allemaal hun voors
en tegens (zie “Onderhandenwerkmethoden” op pagina 17). De een is beter geschikt
voor een bepaald projectsituatie dan een ander. Om tot een zo goed mogelijke
benadering van de onderhandenwerkwaardering te komen moet de juiste methode
worden gekozen. Hoe kiest u die?
Om heel eerlijk te zijn: dat zal niet zo heel eenvoudig zijn. En er zal in veel gevallen
ook geen perfecte methode bestaan. De waardering van het onderhanden werk zal
altijd kritisch moet worden beoordeeld bij het opmaken van de jaarrekening.
Maar het goede nieuws is dat de hoeveelheid werk wordt verminderd als een zo
goed mogelijke methode wordt gekozen. We willen u helpen de keuze makkelijker te
maken:
•
Per methode zal duidelijk worden gemaakt op welke manier de waardering is
opgebouwd. Het is belangrijk dat u bewust bent van de opbouw van de
waardering van het onderhanden werk en de potentiële risico’s die daarin zitten.
Deze risico’s moet u bij het opmaken van de jaarrekening en de tussentijdse
rapportages beoordelen en eventueel voorzieningen boeken om de waardering
aan te passen.
•
Per methode zal duidelijk worden vermeld wat er wordt geboekt en krijgt u een
voorbeeld van een toepassing. Onze verwachting is dat u hiermee uw
administratie zodanig kunt inrichten dat de waardering van het onderhanden
werk na het overboeken van het projectresultaat de werkelijkheid zo dicht
mogelijk benadert.
De onderhandenwerkmethoden zijn dus een grote hulp. Ze kunnen u veel werk
besparen, maar ze kunnen niet alles. U kunt geen hulp verwachten bij het treffen van
voorzieningen voor te verwachten verliezen. Dit zal altijd via een handmatige
boeking moeten worden gedaan. De regelgever raadt aan om het verlies direct ten
laste van het resultaat van de periode te laten komen waarin de verwachting van dit
verlies ontstaat.
Opmerking: Hebt u eenmaal een methode gekozen, dan is het niet raadzaam om
tussentijds van methode te wisselen. Het is dan namelijk lastig om te bepalen welke
risico’s in de waardering zitten.
Voorbeeld: de finale methode
De eenvoudigste onderhandenwerkmethode is de finale methode. Het
projectresultaat wordt bij die methode pas aan het eind van project overgeboekt. De
onderhandenwerkrekening bevat dus alle projecten die nog lopen. Dat wil zeggen
dat het resultaat in de lopende projecten niet is toegerekend aan de verlies- en
winstrekening.
Als u bij het opstellen van de jaarrekening of tussentijdse cijfers alleen kijkt naar te
verwachten verliezen op de lopende projecten en daar een voorziening voor
opneemt, dan is de waardering van het onderhanden werk in ieder geval niet te
hoog. Deze manier van werken is conform het voorzichtigheidsbeginsel.
Waardering van het onderhanden werk
11
Geautomatiseerd tussentijds winst nemen op een project is niet mogelijk met deze
methode. Maar dat kan natuurlijk altijd handmatig. Een voorbeeld: stel, een project
is nog niet beëindigd, maar u weet zeker dat de winst uit dat project is gerealiseerd
en u wilt die winst nemen. Een heel belangrijke voorwaarde is dan wel dat er geen
belangrijke onzekerheden bestaan over de ontvangsten en toegerekende kosten in
dat project. U zult die winst dan handmatig moeten boeken (Onderhanden werk aan
Projectresultaat).
Deze methode werkt dus prima bij kortlopende projecten. Maar mocht dat niet zo
zijn, dan zal het waarschijnlijk met een andere methode mogelijk zijn om ervoor te
zorgen dat de hoeveelheid handmatig werk (het nalopen van de waardering van het
onderhanden werk) minder wordt.
Journaliseren
De inrichting van de administratie heeft invloed op de betekenis van het
projectresultaat. Zo speelt bijvoorbeeld mee of de kosten (uren) worden
gejournaliseerd tegen intern tarief of extern tarief.
Kostenboekingen op projecten kunnen tegen het interne of het externe tarief
worden aangemaakt. De keuze voor een van deze twee tarieven hangt af van de
informatie die u uit de administratie naar voren wilt laten komen. Met andere
woorden: waarop moet deze organisatie worden gestuurd? Denk hierbij aan:
•
Bezetting: Zijn er wel genoeg projecten om de “vaste” kosten te dekken?
•
Efficiëntie: Winst op projecten: worden alle kosten waarvan bij het realiseren
van de uren wordt aangenomen dat ze aan de klant worden gefactureerd, ook
daadwerkelijk gefactureerd?
Door te journaliseren tegen het interne tarief komt bijvoorbeeld het
bezettingsresultaat duidelijk naar voren en met journalisering tegen extern tarief is
in één oogopslag het efficiëntieresultaat duidelijk.
Met een paar voorbeelden laten we het verschil zien.
Voorbeelden
Als voorbeeld nemen we een zelfstandig ondernemer zonder personeel. Hij heeft op
grond van zijn ervaring berekend dat hij uit een jaaromzet van € 120.000 voldoende
inkomsten krijgt. Zijn externe tarief is € 75 en zijn interne tarief (kostprijstarief) is
€ 60.
De genoemde omzet wordt behaald bij 1.600 verkochte uren per jaar. De totale
bedrijfskosten die moeten worden gedekt door de omzet komen daarmee op
€ 96.000 (1.600 x 60). De theoretische winst van deze onderneming voor een
boekjaar zou dan € 24.000 zijn (120.000 - 96.000). Hij heeft dus een winstopslag van
25%.
Op basis van deze gegevens zal hieronder een tweetal situaties worden geschetst. Er
zal worden aangegeven wat er in die situaties uit de administratie kan worden
gelezen.
1
Journaliseren tegen intern tarief maakt het lezen van het bezettingsresultaat uit de
administratie gemakkelijker dan het lezen van het efficiëntieresultaat.
Onze ondernemer heeft een ideaal jaar en hij is erin geslaagd alle 1.600 uren te
verkopen tegen het volledige tarief.
Journaliseren
13
Opmerking: De onderhandenwerkrekeningen zijn balansrekeningen.
Kosten onderneming € 96.000 (debet)
Doorbelasting aan projecten € 96.000 (credit)
Omzet projecten € 120.000 (credit)
Kostprijs projecten € 96.000 (debet)
Het bezettingsresultaat is met deze rekeningtotalen vrij eenvoudig uit de
administratie te lezen:
Kosten onderneming - Doorbelasting aan projecten
Het bezettingsresultaat is dus € 0.
Het efficiëntieresultaat kan niet zo eenvoudig uit de administratie worden gelezen.
Het kan wel worden berekend. We nemen hiervoor aan dat in de winst geen
prijsverschillen zitten verstopt. Alle uren zijn tegen € 75 verkocht.
De theoretische winstmarge is € 24.000 (96.000 x 25%)
De daadwerkelijk behaalde winst op projecten is € 24.000
Dus is het efficiëntieresultaat € 0
Een positief efficiëntieresultaat zou onze ondernemer hebben kunnen behalen als hij
sommige uren tegen een hoger tarief had kunnen verkopen.
2
Journaliseren tegen extern tarief maakt juist het lezen van het efficiëntieresultaat uit
de administratie heel gemakkelijk.
Onze ondernemer beleeft geen ideaal jaar. Hij kan slechts 1.500 uur verkopen, maar
hij slaagt er wel in om enkele uren tegen een hoger tarief te verkopen. Dan zien de
balansrekeningen er als volgt uit:
Kosten onderneming € 96.000 (debet)
Dekking doorbelaste uren aan projecten € 112.500 (credit)
Omzet projecten € 115.000 (credit)
Kostprijs projecten € 112.500 (debet)
Door de andere inrichting van de administratie kan het efficiëntieresultaat heel
gemakkelijk worden gelezen:
Omzet projecten - Kostprijs projecten
Het efficiëntieresultaat is dus € 2.500 (115.000 - 112.500). Toen tegen intern tarief
werd gejournaliseerd moesten voor het berekenen van het efficiëntieresultaat
bepaalde aannames gedaan, bijvoorbeeld met betrekking tot het prijsverschil.
Vervolgens moest een berekening worden verricht.
Omgekeerd is bij het journaliseren tegen extern tarief het bezettingsresultaat weer
wat lastiger te bepalen.
14
Journaliseren
Het bezettingsresultaat is -/- € 6.000. Dit wordt als volgt berekend:
€ 112.500 - € 96.000 = € 16.500
Maar in die € 112.500 zit een winstmarge opgesloten van € 22.500
(1500 x (75 – 60))
Het bezettingsresultaat is dus -/- € 6.000 (16.500 - 22.500)
Dit is een eenvoudig voorbeeld. In de praktijk kan de berekening van de theoretische
winstmarge lastig zijn. Er werken dan bijvoorbeeld meerdere personen in het bedrijf,
met verschillende functies en verschillende tarieven.
Journaliseren tegen intern tarief
Hier worden administratieve aspecten beschreven die het journaliseren tegen intern
tarief met zich meebrengt. Het externe tarief komt verderop aan bod.
Deze beschrijving concentreert zich op de kosten van uren op projecten. Daarmee
kan het beste worden beschreven welke informatie in het grootboek aanwezig is.
Voorbeelden
Betekenis van de dekkingsrekening bij de urenregistratie
Opmerking: In dit voorbeeld wordt ervan uitgegaan dat de
onderhandenwerkrekeningen balansrekeningen zijn:
De kosten van uren worden geboekt op de balansrekening OHW-uren op
projecten
De opbrengsten worden geboekt op de balansrekening OHW-opbrengsten
De boeking van de uren op een project is (1 uur tegen intern tarief kost € 60):
Aan
OHW-uren op projecten
Dekking doorbelaste uren aan projecten
€ 60
€ 60
De boeking Dekking doorbelaste uren aan projecten wordt geboekt op de verlies- en
winstrekening. Deze boeking staat tegenover de gemaakte bedrijfskosten. Het
verschil tussen de bedrijfskosten en Dekking doorbelaste uren aan projecten is het
bezettingsresultaat.
Betekenis van het projectresultaat
Hierboven is een gewerkt uur op het project geboekt. Nu wordt dit uur ook
daadwerkelijk aan de klant gefactureerd tegen het externe tarief van € 75 per uur.
De situatie op de onderhandenwerkbalansrekeningen is vóór het overboeken van
het projectresultaat dan als volgt:
OHW-uren op projecten € 60 (debet)
OHW-opbrengsten € 75 (credit)
Het overboeken van het projectresultaat zorgt ervoor dat de winst op dit project
(€ 15) ook inderdaad ten laste van het resultaat komt.
Journaliseren
15
De boekingen die worden gemaakt door het overboeken van het projectresultaat
zijn:
Aan
Aan
Kostprijs projecten
OHW-uren op projecten
OHW-opbrengsten
Opbrengst projecten
€ 60
€ 60
€ 75
€ 75
Waarbij Kostprijs van projecten en Opbrengst projecten beide verlies- en
winstrekeningen zijn. De winst van de onderneming neemt dus toe met € 15. Het
overboeken van het projectresultaat zorgt er dus voor dat het verschil tussen het
externe en het interne tarief (de winstmarge) naar de verlies- en winstrekening
wordt overgebracht.
In het voorbeeld hierboven werd er steeds van uitgegaan dat alle kosten konden
worden doorbelast. Stel dat er slechts een halfuur naar de klant kan worden
doorbelast:
Het bedrag op de verkoopfactuur is dan € 37,50.
Het projectresultaat is -/- € 22,50.
Op het eerste gezicht lijkt het verlies mee te vallen, maar bedenk dat ook de gehele
(te verwachten) winstmarge van € 15 is komen te vervallen.
Voordelen en nadelen
Journaliseren tegen intern tarief heeft bijvoorbeeld als voordeel dat het
bezettingsresultaat kan worden bepaald door middel van de dekkingsrekening.
Bovendien wordt de winstmarge pas toegerekend aan de verlies- en winstrekening
als de opbrengst ook daadwerkelijk is gerealiseerd.
Journaliseren tegen intern tarief heeft bijvoorbeeld als nadeel dat het lastiger is om
uit het grootboek te halen wat het efficiëntieresultaat is (dus het verschil tussen het
uiteindelijk gefactureerde bedrag en de daadwerkelijk geschreven uren).
Journaliseren tegen extern tarief
Hier wordt een aantal administratieve aspecten beschreven die het journaliseren
tegen extern tarief met zich meebrengt. De beschrijving is op dezelfde manier
opgebouwd als de beschrijving van het journaliseren tegen intern tarief.
Voorbeelden
Opmerking: In de voorbeelden wordt hetzelfde bedrijf als hiervoor gebruikt.
Betekenis dekkingsrekening bij de urenregistratie
De dekkingsrekening is bij het journaliseren tegen extern tarief eigenlijk meer een
omzetrekening.
De boeking van de uren op een project is (1 uur tegen extern tarief kost € 75):
Aan
OHW-uren op projecten
Omzet uren op projecten
€ 75
€ 75
16
Journaliseren
Opmerking: Aangezien in het tarief ook de winstmarge zit opgesloten, is het dus
beter om te spreken van een omzetrekening dan van dekkingsrekening.
Betekenis van het projectresultaat
Aan de hand van het volgende voorbeeld wordt getoond dat het projectresultaat bij
het journaliseren tegen extern tarief gelijk is aan het efficiëntieresultaat.
Als het geschreven uur op het project ook daadwerkelijk aan de klant wordt
doorbelast, wordt de volgende boeking gemaakt:
Aan
Debiteuren
BTW (19%)
OHW-opbrengsten
€ 89,25
€ 14,25
€ 75
De boeking van het projectresultaat is:
Aan
Aan
OHW-opbrengsten
Projectresultaat
Projectresultaat
OHW-uren op projecten
€ 75
€ 75
€ 75
€ 75
Het saldo van de rekening Projectresultaat is dus € 0.
In het voorbeeld hierboven werd er steeds van uitgegaan dat alle kosten konden
worden doorbelast. Stel dat er slechts een halfuur naar de klant kan worden
doorbelast:
Het bedrag op de verkoopfactuur is dan € 37,50.
Het projectresultaat is -/- € 37,50.
De gemiste omzet is zo direct af te lezen aan het projectresultaat.
Voordelen en nadelen
Journaliseren tegen extern tarief heeft bijvoorbeeld als voordeel dat het
efficiëntieresultaat direct is af te lezen uit het grootboek.
Journaliseren tegen extern tarief heeft bijvoorbeeld als nadeel dat na facturatie het
projectresultaat wel direct moet worden genomen.
Bij de afsluiting van de periode zal goed moeten worden gekeken naar de "Te
factureren"-positie. Als bekend is dat bepaalde uren niet kunnen worden
doorberekend, moet daar een reservering voor worden opgenomen. De reden is dat
de geschreven uren al op het moment van realisatie als omzet worden geboekt.
Onderhandenwerkmethoden
AccountView biedt vele onderhandenwerkmethoden voor het overboeken van het
projectresultaat. Voor elk type onderneming is een geschikte methode beschikbaar.
Het kiezen van de methode die bij uw bedrijf past, wordt met de volgende
methodebeschrijvingen vergemakkelijkt.
In dit document beperken we ons tot de beschrijving van de Finale methode en de
methode Vrijval tot aan Te factureren.
Bij de methoden die hierna wordt beschreven, krijgt u deze informatie:
•
Een korte beschrijving
•
Achtergrondinformatie
•
Manier van toepassen
•
Toerekening van het resultaat
•
Enkele aandachtsgebieden
•
Een uitgewerkt voorbeeld
1
Finale methode
Korte beschrijving
Deze methode wordt gebruikt als een project volledig is afgesloten en het volledige
projectresultaat mag vrijvallen. Bij deze methode wordt alles overgeboekt van de
onderhandenwerkrekeningen naar de kostenrekeningen.
Achtergrond
Deze methode is geschikt voor projecten waar pas aan het einde betrouwbaar kan
worden vastgesteld wat het daadwerkelijke resultaat van het project is. Deze
methode is goed toepasbaar op projecten met een korte looptijd.
Deze methode sluit goed aan bij de waarderingsmethode “completed contractmethode”.
Toepassing
Alle kosten en opbrengsten van het project worden overgeboekt van de balans naar
de verlies- en winstrekening. De waarde van de kosten èn de waarde van de
opbrengsten op de balans is daarna nul.
Deze methode kan alleen worden gebruikt wanneer een project geheel is afgesloten.
Het project moet 100% gereed zijn, alle verkoopfacturen moeten zijn verstuurd en er
worden geen kosten meer verwacht.
Resultaat
Waardering onderhanden werk: na het toepassen van deze methode op alle
projecten die zijn afgesloten, bevatten de onderhandenwerkrekeningen alleen nog
saldi voor projecten die nog lopen.
18
Onderhandenwerkmethoden
Toerekening aan resultaat van de onderneming: het resultaat van de afgesloten
projecten is volledig toegerekend aan het ondernemingsresultaat.
Aandachtsgebieden
Het projectresultaat van de lopende projecten wordt niet toegerekend aan het
resultaat van de onderneming. Houd daarom het volgende in acht:
•
Als er verlies is te verwachten op een project, is het aan te raden hiervoor een
reservering te plegen ten laste van het resultaat.
•
Bij het afsluiten van het boekjaar is het te overwegen de winst die aanwezig is in
het onderhanden werk toe te rekenen aan het resultaat, waarbij natuurlijk goed
moet worden gekeken in hoeverre deze winst zich verhoudt tot het verwachte
resultaat bij de afsluiting van het project.
•
Nagekomen kosten moeten eigenlijk direct naar de winst- en verliesrekening
worden geboekt. Als deze toch per abuis op de onderhandenwerkrekeningen
terecht zijn gekomen, dan kunnen deze worden overgeboekt door de finale
methode nogmaals toe te passen. Het rapport Onderhanden werk/Nagekomen
posten onderhanden werk biedt hulp om te controleren of er in een bepaalde
periode nog kosten zijn geboekt op de onderhandenwerkrekeningen voor
projecten waarvoor de finale methode is toegepast.
•
Door na het toepassen van de finale methode de status van het project te
veranderen in Financieel afgesloten, kan worden voorkomen dat er nog kosten
worden geboekt op het betreffende project.
Uitwerking van voorbeeld
Een project is beëindigd. Het blijkt dat er € 100 aan kosten op het project zijn
geschreven en dat er € 120 aan de klant is gefactureerd.
De balansrekeningen zien er dan zo uit:
OHW-kosten
€ 100
(debet)
OHW-opbrengsten
€ 120
(credit)
De finale methode wordt toegepast. Het onderhanden werk wordt van de
balansrekeningen overgebracht naar de verlies- en winstrekeningen:
Kostprijs projecten
Aan
€ 100
OHW-kosten
€ 100
+
OHW-opbrengsten
Aan
Opbrengst projecten
€ 120
€ 120
Onderhandenwerkmethoden
19
De saldi van de grootboekrekeningen zijn:
OHW-kosten
€0
OHW-opbrengsten
€0
Kostprijs projecten
€ 100
(debet)
Opbrengst projecten
€ 120
(credit)
2
Vrijval tot aan Te factureren
Korte beschrijving
Deze methode wordt gebruikt als bij het factuurmoment wordt bepaald wat het
resultaat is over de werkzaamheden waarover is gefactureerd. Deze methode is
alleen te gebruiken in combinatie met de module Uren en Declaraties.
Achtergrond
Houd bij deze methode het volgende in acht:
Als het veel voorkomt dat wordt besloten dat niet alle te declareren kosten ook
daadwerkelijk worden gedeclareerd (dus dat het projectresultaat over het algemeen
negatief is), dan moet er goed worden gekeken naar de eindstand van het
onderhanden werk na het overboeken van het projectresultaat met Vrijval tot aan
Te factureren. De kans is dan vrij groot dat de onderhandenwerkstand te hoog is. En
dat betekent dat de post Doorbelasting aan projecten (de dekkingsrekening) dus ook
te hoog is. Dat gevaar is nog groter als tegen extern tarief wordt gejournaliseerd.
Aan het einde van de periode moet er goed worden gekeken naar het rapport Te
factureren. Hierop moeten eigenlijk alleen posten staan waarvan het zeker is dat
deze zullen worden gefactureerd.
Toepassing
Deze methode wordt vaak gebruikt in consultancyorganisaties, al dan niet in
combinatie met journalisering tegen extern tarief.
Resultaat
Alle kosten worden overgeboekt die ook daadwerkelijk zijn gefactureerd of waarvoor
op de declaratie is aangegeven dat deze moeten worden geannuleerd (dus niet meer
worden gefactureerd).
Aandachtsgebieden
• Op de onderhandenwerkrekeningen blijven dus na toepassing van deze methode
alleen kosten achter die nog moeten worden doorbelast aan de klant.
•
Deze methode is geschikt als op basis van nacalculatie wordt gewerkt.
•
Niet alle kosten worden automatisch gefactureerd. Er is ruimte om de declaratie
aan te passen.
Uitwerking van voorbeeld
Stel dat op een project aan kosten inmiddels € 200 is geboekt. Daarvan is op een
declaratie € 100 gefactureerd en € 25 geannuleerd.
20
Onderhandenwerkmethoden
De balansrekeningen zien er dan zo uit:
OHW-kosten
€ 200
(debet)
OHW-opbrengsten
€ 100
(credit)
De methode Vrijval tot aan Te factureren wordt toegepast. De projectopbrengst
wordt van de balansrekeningen overgebracht naar de verlies- en winstrekeningen:
Kostprijs projecten
Aan
OHW-kosten
OHW-opbrengsten
Aan
€ 125
€ 125
€ 100
Opbrengst projecten
€ 100
De saldi van de grootboekrekeningen zijn:
OHW-kosten
€ 75
(debet)
Kostprijs projecten
€ 125
(debet)
Opbrengst projecten
€ 100
(credit)
Projectresultaat overboeken
Voordat het projectresultaat wordt overgeboekt
Voordat u het projectresultaat neemt, moet u een aantal zaken afhandelen. Zo
moeten bijvoorbeeld alle declaraties zijn verwerkt. Hierna wordt geschetst aan welke
zaken moet worden gedacht.
Alle declaraties verwerken
Zorg eerst dat alle declaraties zijn verwerkt tot en met de periode waarvoor u het
projectresultaat wilt overboeken.
Onderhandenwerkpercentage voor grootboek controleren
Het percentage gereed van het project hoeft niet gelijk te zijn aan het percentage
gereed van het onderhanden werk. Uiteraard kan het laatste nooit groter zijn dan
het eerste. Voordat u het projectresultaat neemt, is het van belang dat u het
percentage gereed van het onderhanden werk controleert. Een voorbeeld:
Stel, een project is halverwege de maand maart voor 50% gereed. Het onderhanden
werk van eind februari moet echter nog worden bepaald. Op dat moment was het
project 30% gereed. U zet dan het onderhandenwerkpercentage eerst op 30%,
waarna u het projectresultaat kunt overboeken.
Daadwerkelijk projectresultaat overboeken
Hier wordt besproken hoe het daadwerkelijk overboeken van het projectresultaat in
zijn werk gaat. Met deze optie wordt van een of meer projecten het onderhanden
werk op balansrekeningen automatisch overgeboekt naar de verlies- en
winstrekening.
Voordat u de overboeking kunt maken, moeten eerst deze stappen zijn uitgevoerd:
•
In de stamgegevens van de balansrekeningen voor onderhanden werk moet het
veld Projectrekening zijn gemarkeerd en een tegenrekening zijn vastgelegd.
•
Er moet een projectoverboekingstype zijn aangemaakt met
Document/Stamgegevens administratie/Projectoverboekingstypen. Het soort
mutatie van dit projectoverboekingstype moet Projectresultaat zijn.
•
Er zijn een of meer projecttypen aangemaakt met Document/Stamgegevens
administratie/Projecttypen.
•
In de projecttypen is een onderhandenwerkmethode vastgelegd.
•
In de stamgegevens van projecten is het projecttype vastgelegd.
22
Projectresultaat overboeken
Zo boekt u het projectresultaat over:
1. Verwerk alle declaraties tot en met de periode waarvoor u het projectresultaat
wilt overboeken.
2. Kies Bestand/Projecten en uren/Projecten.
3. Kies Document/Projectresultaten overboeken.
4. Geef op van welke projecten het onderhanden werk moet worden overgeboekt.
Denk eraan dat dit projecten met dezelfde onderhandenwerkmethode moeten
zijn.
5. Geef op tot en met welke periode de projectresultaten moeten worden
overgeboekt.
Controleer eerst of het ingevoerde onderhandenwerkpercentage voor die
periode correct is.
6. Kies de onderhandenwerkmethode waarmee u het onderhanden werk van de
geselecteerde projecten wilt overboeken naar de resultatenrekening.
De onderhandenwerkmethode is vastgelegd bij het projecttype van de bij stap 4
geselecteerde projecten. Het projecttype zelf is vastgelegd in de stamgegevens
van een project. Zie ook Onderhandenwerkmethoden op pagina 17.
7. Kies het projectoverboekingstype.
Het soort mutatie van dit projectoverboekingstype moet Projectresultaat zijn.
8. Markeer Direct boeken als u de projectresultaten direct wilt laten overboeken.
Wilt u eerst nog correcties aanbrengen, dan markeert u Direct boeken niet. In het
venster Projectoverboekingen kunt u vervolgens de correcties aanbrengen.
Daarna kiest u in dat venster Document/Projectoverboekingen verwerken om
de overboekingen definitief te verwerken.
9. Geef de boekingsperiode op waarin de projectresultaten moeten worden
verwerkt.
Als u eerst nog correcties wilt uitvoeren, dan geeft u de boekingsperiode pas op
wanneer u Document/Projectoverboekingen verwerken kiest.
10. Als u de onderhandenwerkmethode Finale methode hebt gekozen, dan kunt u de
datum invoeren waarop het project financieel wordt afgesloten.
Deze datum verschijnt onder andere op de tab Financieel in de stamgegevens
van het project, en in het rapport Uitgebreide specificatie onderhanden werk.
11. Beperk eventueel de projectoverboekingen door bijvoorbeeld bepaalde
medewerkers of artikelcodes op te geven.
Rapportages
Er zijn voor projecten vele rapporten op te vragen in AccountView. Hier komen die
rapporten aan bod die relevant zijn voor het onderhanden werk en het overboeken
van het projectresultaat.
Bij het overboeken wordt een uitgebreid rapport gegenereerd van de resultaten per
project die naar de verlies- en winstrekening worden geboekt. De overboekingen zelf
vindt u overzichtelijk terug op een dagboekbladzijde.
In het venster Projecten kunt u met de rapporten in het menu Rapporten en in het
submenu Rapporten/Onderhanden werk op diverse wijzen naar het onderhanden
werk in de projecten kijken.
Nagekomen posten onderhanden werk
U hebt projecten waarvan het gehele projectresultaat naar de verlies- en
winstrekening is overgeboekt met de onderhandenwerkmethode Finale methode. De
status van die projecten is dus Financieel afgesloten. U weet of vermoedt dat er nog
kosten op die afgesloten projecten zijn geboekt. Met het rapport Nagekomen posten
onderhanden werk haalt u die boven water.
Uitgebreide specificatie onderhanden werk
Er lopen een of meer projecten en u wilt de waarde van het onderhanden werk
weten. U wilt of kunt het projectresultaat nog niet overboeken. Met het rapport
Uitgebreide specificatie onderhanden werk krijgt u een prognose van het
projectresultaat dat genomen zou kunnen worden.
Deze schatting wordt berekend door de waarde van het onderhanden werk op basis
van de onderhandenwerkmethode te vergelijken met de waarde in het grootboek.
Uiteraard geeft het daadwerkelijk overboeken van het projectresultaat het beste
inzicht in de stand van zaken.
U zou met behulp van dit rapport kunnen experimenteren met de verschillende
onderhandenwerkmethoden die AccountView biedt. Zonder daadwerkelijk het
resultaat te nemen kunt u zien hoe een bepaalde methode werkt. Zo kunt u de
methode vinden die het beste bij uw bedrijf past.
Waarde onderhanden werk uitgesplitst naar grootboekrekening
Dit rapport geeft inzicht in de saldi van de onderhandenwerkrekeningen en de
verlies- en winstrekeningen. Zo kunt u per grootboekrekening zien welk bedrag aan
onderhanden werk nog kan worden gerealiseerd.
Waarde onderhanden werk uitgesplitst naar project
Dit rapport toont het nog niet gerealiseerde projectresultaat per project. Uiteindelijk
staat hierin dezelfde informatie als in Waarde onderhanden werk uitgesplitst naar
grootboekrekening, maar dan uitgesplitst per project. U ziet dus hoeveel
onderhanden werk er nog in elk project zit.
24
Rapportages
Te factureren
Het rapport Te factureren toont uw onderhandenwerkpositie. Er moet wel tegen
extern tarief worden gejournaliseerd en het onderhanden werk moet op
balansrekeningen worden geboekt. Bovendien moet de onderhandenwerkmethode
Vrijval tot aan Te factureren worden gebruikt. In dat geval is de waarde die in het
rapport als te factureren wordt vermeld, gelijk aan het nog niet gefactureerde
onderhanden werk.
Als er ook kosten worden doorbelast, dan komt het rapport Te factureren niet
overeen met de onderhandenwerkpositie in het grootboek. De reden hiervoor is dat
in het rapport Te factureren de kosten inclusief opslagpercentage worden
opgenomen. In het grootboek worden de kosten echter exclusief winstopslag
geboekt.
Index
Aanneemprojecten, 5
Accountancybeginselen
Matchingbeginsel, 9
Realisatiebeginsel, 7, 8, 9
Voorzichtigheidsbeginsel, 7, 8, 9, 10
Bezettingsresultaat, 13, 14
CC-methode (completed contract), 4
Definitie
Onderhanden werk, 4
Projectresultaat, 4
Waarderingsmethoden, 4
Dekkingsrekening, 14
Efficiëntieresultaat, 13
Dilemma’s, 7
Omslagpunt, 7
Percentage gereed, 7
Extern tarief, 12, 13, 15, 16
Finale methode, 10, 17
Intern tarief, 12, 14, 15
Journaliseren, 12
Tegen extern tarief, 13, 15
Tegen extern tarief (voor- en
nadelen), 16
Tegen intern tarief, 12, 14
Tegen intern tarief (voor- en
nadelen), 15
Voorbeeld, 12, 14, 15, 16
Matchingbeginsel, 9
Nagekomen posten onderhanden
werk, 23
Onderhanden werk
Definitie, 4
Onderhandenwerkmethoden, 5
Finale methode, 10, 17
Kiezen, 10, 17
Vrijval tot aan Te factureren, 19
Wisselen, 10
PC-methode (percentage of
completion), 4
Percentage gereed, 7
Projectresultaat, 14
Definitie, 4
Projectresultaat overboeken, 21
Stappen, 22
Voorafgaande stappen, 21
Projecttypen, 5
Aanneemprojecten, 5
Regieprojecten, 5
Rapportages, 23
Nagekomen posten onderhanden
werk, 23
Te factureren, 24
Uitgebreide specificatie
onderhanden werk, 23
Waarde onderhanden werk
uitgesplitst naar
grootboekrekening, 23
Waarde onderhanden werk
uitgesplitst naar project, 23
Realisatiebeginsel, 7, 8, 9
Regieprojecten, 5
Te factureren, 24
Uitgebreide specificatie onderhanden
werk, 23
Urenregistratie, 14
Voorbeelden
Journaliseren, 12, 14, 15, 16
Waardering, 6
Voorzichtigheidsbeginsel, 7, 8, 9, 10
Vrijval tot aan Te factureren, 19
Waarde onderhanden werk
uitgesplitst naar grootboekrekening,
23
Waarde onderhanden werk
uitgesplitst naar project, 23
Waardering, 6
Continu, 9
Jaarlijks, 9
Voorbeeld, 6
Waarderingsmethoden, 8
CC-methode (completed contract),
4, 8
Definitie, 4
PC-methode (percentage of
completion), 4, 8
Winstnemingsmethoden, 4