vind de verborgen kosten en onbenutte mogelijkheden van

UW KORTE HANDLEIDING:
VIND DE VERBORGEN KOSTEN
EN ONBENUTTE MOGELIJKHEDEN
VAN DOSSIERBEHEER
Bedrijven zijn, ongeacht grootte of branche, altijd op zoek naar kansen om efficiëntie
te verhogen en bedrijfskosten te verlagen. Toch kan het zijn dat u een simpele
mogelijkheid over het hoofd ziet waarmee u beide doelen kunt bereiken: deze
mogelijkheid houdt verband met de manier waarop u uw fysieke data beheert.
De belangrijkste kostensoorten rond databeheer zijn zo nauw verweven met de
dagelijkse bedrijfsvoering, dat de meeste mensen ze niet snel opmerken als een
mogelijke kans voor besparing en efficiëntieverbetering.
In deze handleiding wijzen we u niet alleen op deze kansen, maar laten u ook zien
hoe u ze kunt benutten.
Deze snelhandleiding is ontwikkeld om u te helpen dossierbeheer in te
zetten voor het herkennen en elimineren van de verborgen kosten binnen
uw bedrijf.
Klik op de tabbladen van de volgende pagina om te zien hoe u de sprong
voorwaarts kunt maken.
KLIK OP EEN TABBLAD VOOR OPLOSSINGEN
VERBORGEN
KOSTEN VAN
UW BEDRIJF
ONTDEKKEN
CONCRETE
KOSTENVERLAGING:
DE RESULTATEN
De verborgen kosten van personeel en
faciliteiten
Tijd die wordt besteed aan het zoeken naar,
wachten op, of simpelweg hanteren van informatie
is inefficiënt en versterkt uw onderneming
nauwelijks. Zo nemen documenten ook ruimte in,
en ruimte kost geld. De hoeveelheid waardvol
vastgoed die nodig is voor informatieopslag wilt
u minimaliseren zodat u deze ruimte beter
kunt benutten.
De verborgen kosten van fysieke documenten
De kosten van beheer en opslag van actieve,
papieren bestanden zijn makkelijk te herkennen.
Echter, de kosten die informatie gedurende de
gehele levenscyslus met zich meebrengt, zijn
minder goed zichtbaar. Gaat u bijvoorbeeld maar
eens na hoeveel u uitgeeft aan het bewaren van
inactieve bestanden die al jaren niet meer zijn
geopend. Of hoeveel keer documenten gekopieerd
worden om ze te kunnen delen.
11
11
BEGIN MET
KOSTVERLAGING
EN EFFICIËNTIEVERBETERING
De verborgen kosten van proceskosten bij
geschille
Een externe audit van uw dossiers kan hoge kosten
met zich mee brengen, tenzij u goed voorbereid bent.
Het betekent niet alleen een onderbreking van uw
dagelijkse operatie, ook kunt u boetes voor noncompliance opgelegd krijgen wanneer uw
documenten niet op tijd beschikbaar zijn. Bovendien
zijn de (proces)kosten die gemoeid zijn met het
beslechten van geschillen, de laatste jaren
omhooggeschoten.
De verborgen kosten van rampen
Rampherstel en bedrijfscontinuïteit waarborgen is
niet alleen wettelijk verplicht maar zelfs onontbeerlijk
voor het voortbestaan van uw bedrijf. De
bescherming van vitale dossier tegen brand,
overstroming en andere natuurrampen kan een
significant verschil betekenen in het voorkomen van
kosten wanneer zich een ramp voltrekt. Van de
bedrijven die grote hoeveelheden bedrijfsdata zijn
verloren, ziet 43% zich genoodzaakt om direct de
deuren te sluiten en 51% moet dat binnen twee jaar
doen. Slechts 6% overleeft op de lange termijn.
“B edrijven maken gemiddeld 11
kopieën van elk document.”
The Gartner Group
Wilt u de verborgen kosten en onbenutte mogelijkheden van databeheer
in uw bedrijf onthullen?
Bel ons op 0800 272 4433 (Nederland)/ +32 2 712 2020 (België)
Ga voor meer handige tools en rapporten naar ons
Knowledge center
© 2016 Iron Mountain Incorporated. Alle rechten voorbehouden. Iron Mountain en het ontwerp
van de berg zijn gedeponeerde handelsmerken van Iron Mountain Incorporated in de VS en
andere landen. Alle andere handelsmerken en gedeponeerde handelsmerken zijn eigendom van
hun respectievelijke eigenaren.
NL-RM-EXT-240215-001
BE-RM-EXT-240215-001
0800 272 4433 | ironmountain.nl
+32 2 712 2020| ironmountain.be