Werkoverleg

Werkoverleg
Alles over het ‘Werkoverleg’
> Werkoverleg: wat en waarom?
> Voorbereiden van een werkoverleg
Werkoverleg: wat en waarom?
Wat is een werkoverleg?
Werkoverleg is een regelmatige, gestructureerde
wederzijdse communicatie tussen de leiding en de
werknemers over het werk en de werksituatie.
Waarom een werkoverleg?
Werkoverleg is belangrijk om informatie te kunnen
uitwisselen
en
besluiten
te
kunnen
nemen.
Werkoverleg is noodzakelijk voor een efficiënte
manier van informatie-uitwisseling. Ga met vaste
regelmaat (bijvoorbeeld één keer in de maand) met
alle medewerkers om tafel. Dit heeft een aantal
voordelen:








Al uw medewerkers zijn goed geïnformeerd;
Het geeft tijd om uitgebreider stil te staan bij
bepaalde onderwerpen die iedereen aangaan;
Er kan rustig worden overlegd zonder dat u
daarbij wordt gestoord door bijvoorbeeld klanten
of een leverancier die goederen komt afleveren;
Medewerkers kunnen invloed uitoefenen op de
werksituatie;
Het inschakelen van mensen op de werkvloer kan
besluitvorming versnellen;
Medewerkers krijgen de kans om kritiek op het
juiste moment bij de juiste persoon terecht te
laten komen. Hierdoor kan dan echt iets met het
kritiek gedaan worden;
Het motiveert medewerkers en leidinggevenden
om met elkaar mee te denken en naar elkaar te
luisteren;
Op deze manier wordt optimaal gebruikgemaakt
van de aanwezige deskundigheid.
Voorbereiden van een werkoverleg
Door een gestructureerde voorbereiding zorgt u voor
een efficiënt en vlot verloop van het overleg.
Bovendien komt u niet voor verassingen te staan
tijdens het overleg.
Datum en tijd
Bespreek datum en tijd voortijdig met de afdeling of
vestiging. Spreek zowel begin- als eindtijd af, uitlopen
is natuurlijk altijd mogelijk. Het handigst is om tijdens
het laatste werkoverleg een afspraak te maken voor
het volgende werkoverleg.
Ruimte en bezetting
Houd het overleg niet op de werkvloer, maar in een
aparte ruimte. Bespreek van tevoren met de
medewerkers wie de telefoon aanneemt en klanten
ontvangt. Dit zorgt voor duidelijkheid. Wissel deze
taak elke keer af.
Federatie van Nederlandse
Ruitersportcentra
Samenstelling
Werkoverleg vindt plaats tussen de directe chef en de
medewerkers van de afdeling of vestiging, inclusief
uitzendkrachten en stagiaires. Het werkoverleg is
bedoeld voor iedereen. Dat betekent dat iedereen ook
de gelegenheid moet krijgen om aan het werkoverleg
deel te nemen.
Regelmaat
Zorg ervoor dat het werkoverleg op regelmatige basis
plaatsvindt, bijvoorbeeld één keer in de maand of
twee maanden. Een extra werkoverleg is altijd.
mogelijk.
Rollen
Zorg ervoor dat tijdens elk werkoverleg door iemand
wordt genotuleerd. Dit hoeft niet elke vergadering
door dezelfde persoon gedaan te worden, maar kan
per keer wisselen. Verder moet tijdens elk
werkoverleg iemand de rol van voorzitter op zich
nemen. Deze rol kan ook per vergadering wisselen.
Agenda werkoverleg
Werk tijdens het werkoverleg met agendapunten die
zowel door werknemers als de chef ingebracht kunnen
worden en voor allen van belang zijn. Belangrijk is dat
een beperkt aantal onderwerpen aan bod komen
tijdens het werkoverleg. Hierdoor kunt u deze
onderwerpen uitvoerig behandelen. Agendapunten die
voor slechts een enkeling van belang zijn, horen niet
thuis in het werkoverleg. Het is raadzaam deze
punten in een individueel gesprek te behandelen. De
voorzitter brengt de agendapunten onder de aandacht
van de werknemers. Doe dit schriftelijk, ongeveer een
week voor het overleg. Dit geeft deelnemers de kans
al een mening over de onderwerpen te kunnen
vormen. Belangrijk is dat u zelf ook een standpunt
heeft over de onderwerpen. Wanneer helemaal geen
agendapunten voor een werkoverleg zijn, is het
raadzaam om het werkoverleg te verplaatsen naar
een latere datum of het te laten vervallen.
Onderwerpen van werkoverleg
Onderwerpen die aan bod kunnen komen tijdens het
werkoverleg:
 Arbeidsomstandigheden
zoals
veiligheid,
werktijden, hygiëne en rookruimten;
 Het werk en de uitvoering zoals nieuw aan te
schaffen paarden of materiaal en machines,
werkmethoden,
nieuwe
diensten,
taakverdeling en roosters;
 Personeelsaspecten zoals ziekte, vakantie,
regeling voor overwerk en samenwerking;
Federatie van Nederlandse Ruitersportcentra
De Beek 125, 3852 PL Ermelo
Postbus 3040, 3850 CA Ermelo
E-mail: [email protected]
www.fnrs.nl

Algemene
zaken
zoals
omzetcijfers,
jarenplannen, toekomstige veranderingen en
voortgang van werkoverleg.
Onderwerpen die niet aan bod kunnen komen tijdens
het werkoverleg:
 Persoonlijke, individuele zaken;
 Functioneringszaken;
 Onenigheid tussen mensen onderling of
tussen chef en medewerker.
Andere hulpmiddelen bij informeren en overleg
Uw medewerkers willen graag op de hoogte blijven
van de ontwikkelingen en u wilt ook dat zij dat zijn.
Hiervoor staan, naast het werkoverleg, een aantal
hulpmiddelen tot uw beschikking.
Overzicht met de verkoopresultaten
Geef uw medewerkers één keer per kwartaal een
overzicht van de verkoopresultaten. Zo zien zij wat er
gebeurt binnen de organisatie. Deze overzichten
kunnen besproken worden tijdens het werkoverleg,
om zo het resultaat goed te bespreken en te
overleggen hoe de medewerkers kunnen helpen de
resultaten (nog meer) te verbeteren.
bedrijfsnieuws op en geen artikelen die niets met het
vakgebied of het bedrijf te maken hebben. Met het
personeelsblad kunt u uw werknemers informeren
over bijvoorbeeld nieuwe medewerkers, vacatures,
nieuwe producten of apparaten, promoties, jubilea,
jaarcijfers e.d.
Zeepkist
In sommige situaties kan het belangrijk zijn dat
medewerkers de informatie uit de eerste hand
krijgen, zoals bij belangrijke veranderingen in de
organisatie en bijzondere investeringen. Schroom als
algemeen directeur niet op de zeepkist te klimmen en
rechtstreeks de informatie aan iedereen te geven.
Men zal u dankbaar zijn, uw betrokkenheid waarderen
en de informatie als meest betrouwbaar ervaren.
Bovendien voorkomt u hiermee dat het geruchten- en
roddelcircuit geactiveerd wordt.
Mocht u na het lezen van dit informatieblad nog
vragen hebben dan kunt u contact opnemen met de
FNRS via 088 02 24 300 of via
[email protected]
Kopieën van artikelen en/of folders in bijvoorbeeld
een vakblad
Als u een interessant artikel leest, kunt u een kopie
maken zodat de medewerkers dit ook kunnen lezen.
Dit houdt hen op de hoogte van wat zich afspeelt op
het vakgebied.
Schriftelijke mededelingen
Veranderingen in de organisatie over de huisregels en
nieuwe apparatuur e.d. kunnen het beste schriftelijk
vastgelegd worden. Dit verplicht u om alles duidelijk
en zorgvuldig te formuleren. U geeft medewerkers
een exemplaar dat zij op hun gemak kunnen
doornemen en bewaren. Hierdoor ontstaan de minste
misverstanden.
Mededelingenbord
Op een mededelingenbord kunt u alles kwijt over de
organisatie en wat de medewerkers aangaat. Hang dit
bord op een centrale plaats, zodat iedereen de
mededelingen kan lezen.
Personeelsblad
Een personeelsblad is ook een middel om uw
personeel te informeren. Een personeelsblad hoeft
niet full color te zijn en ook geen 10 pagina’s te
bevatten. Het blad is vooral bedoeld om de lezers te
informeren over het bedrijf. Neem daarom alleen
Federatie van Nederlandse Ruitersportcentra
De Beek 125, 3852 PL Ermelo
Postbus 3040, 3850 CA Ermelo
E-mail: [email protected]
www.fnrs.nl