WERKOVERLEG

WERKOVERLEG
Doel
Het houden van gestructureerd werkoverleg is gericht op het bespreken en informeren ten aanzien van:

knelpunten en verbeterpunten in de eigen afdeling;

voorschriften en besluitvorming omtrent het werk / de werkzaamheden;

(strategische) onderwerpen en informatie vanuit de directie;

doorgeven van informatie en bespreken van handhaving regelingen en voldoen aan de wet- en
regelgeving (compliance);

bespreken van zaken die van belang zijn t.a.v. de bijdrage van de afdeling aan de organisatie.
Principes
Binnen de organisatie worden voor alle deelnemers aan het werkoverleg de volgende principes ten aanzien van
het werkoverleg gehanteerd:
1. Werkoverleg is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van alle deelnemers;
2. Alle deelnemers hebben een haal- en brengplicht;
3. Kennis is macht, kennis delen is kracht;
4. Afspraak is afspraak.
(optioneel) Functieprofiel
Het houden van werkoverleg is onderdeel van de functie en de verantwoordelijkheid van iedere leidinggevende.
De wijze waarop werkoverleg wordt gevoerd zal expliciet aan de orde komen in de jaarlijkse beoordeling over het
functioneren van de leidinggevende. Daarnaast behoort een actieve deelname aan het werkoverleg tot de functie
van iedere deelnemer aan het werkoverleg. Dit zal worden meegenomen in de jaarlijkse beoordeling over het
functioneren van de werknemer.
(optioneel) Opleiding
Ondersteuning van het (in)voeren van werkoverleg kan aangevraagd worden bij de personeelsadviseur.
Verantwoordelijkheden
Werkoverleg is een onderdeel van het werk. De leidinggevenden zijn verantwoordelijk voor het
functioneren van het werkoverleg dat zij zelf voeren. Daarnaast zijn zij verantwoordelijk dat de aan hen
rapporterende leidinggevenden werkoverleg met hun eigen werknemers voeren. Uitgangspunt is dat de
leidinggevende van de afdeling functioneert als voorzitter van het werkoverleg.
De voorzitter:

leidt het werkoverleg;

wijst per werkoverleg een notulist aan;

geeft aan wat het doel van een agendapunt is;

vat samen wat er besproken is;

bewaakt het besluitvormingsproces;

dient zich over de onderwerpen te (laten) informeren;

en bewaakt de gemaakte afspraken.
Indien een onderwerp daartoe aanleiding geeft kan door de voorzitter een interne specialist uitgenodigd worden
voor een nadere toelichting. De personeelsadviseur vervult op een pro actieve wijze de rol van coach en adviseur
van de leidinggevende.
Datum : februari 2005
Versie : 1
Werkoverleg
Pagina 1 van 2
VVVH-arbeidsreglement
Frequentie, tijdsduur en planning
Binnen iedere (organisatorische) afdeling wordt minimaal één keer per twee maanden werkoverleg gehouden.
Het werkoverleg duurt maximaal twee uur. De leidinggevende is verantwoordelijk voor het opstellen van een
jaarplanning, zodat alle deelnemers van tevoren bekend zijn met de data waarop het werkoverleg op hun afdeling
gevoerd wordt.
Deelname
Deelname aan het werkoverleg is verplicht voor alle werknemers van de afdeling. In geval van afwezigheid dient
de werknemer dit te melden aan zijn leidinggevende.
Werkoverleg bij roulerende bezetting en/of ploegendienst
Uitgangspunt is dat werkoverleg zo veel als mogelijk onder werktijd plaatsvindt, waarbij het afdelingsproces zo
veel als mogelijk dient te worden gecontinueerd. In een aantal situaties zal het niet mogelijk zijn het werkoverleg
onder de reguliere werktijd te laten plaatsvinden. Dit betreft ondermeer de volgende gevallen:

In geval van tweeploegendienst kan, afhankelijk van de omvang van de ploegen, het werkoverleg
worden gepland aan het einde van de vroege dienst en aan het begin van de late dienst, zodat alle
werknemers kunnen deelnemen aan het werkoverleg; dan wel kan het werkoverleg gepland worden per
ploeg.

Indien noodzakelijk voor het continueren van de afdelingswerkzaamheden kan de leidinggevende
besluiten om de werknemers van die afdeling per toerbeurt te laten deelnemen aan het werkoverleg.
Voorwaarde hierbij is dat de leidinggevende de werknemers die niet hebben kunnen deelnemen aan het
werkoverleg apart informeert over de het werkoverleg en de daarin gemaakte afspraken.
(optioneel)

In geval van dagdienstroosters worden extra uren voor werkoverleg als overuren vergoed.
Agenda
Tot 5 dagen voor het werkoverleg kan iedere werknemer agendapunten aandragen voor het overleg. De agenda
en de benodigde stukken worden minstens 4 dagen voor het werkoverleg door de notulist(e) verspreid.
De volgende onderwerpen dienen in ieder geval aan de orde te komen:

Kwaliteit, veiligheid, arbo en milieu;

De voortgang van de afdelingswerkzaamheden, de periodieke afdelingsresultaten en het
afdelingsbudget;

Mogelijke verbeteringen en aanpassingen van de afdelingswerkzaamheden;

Het personeelsbeleid;

Informatie over en uit de rest van de organisatie, waaronder informatie over het strategisch beleid

…

….
Verslaglegging en rapportage
Van het werkoverleg wordt door de notulist een beknopt verslag gemaakt en een actielijst opgesteld. Het verslag
en de actielijst worden binnen een week na het werkoverleg verstrekt aan alle werknemers van de afdeling en
aan de leidinggevende van de voorzitter. Van het verslag gaat een kopie naar de directie en dient tevens als
basis voor een jaarlijkse geconsolideerde rapportage aan de Ondernemingsraad (voor zover van toepassing).
Datum : februari 2005
Versie : 1
Werkoverleg
Pagina 2 van 2
VVVH-arbeidsreglement