Kwaliteitsjaarverslag 2014 KvMB

Kwaliteitsjaarverslag
Kwaliteitsjaarverslag 2014
Kliniek voor Mondzorg Boxtel/ Implant Company
Datum:
Aanwezig:
11-12-2014
René Kaboord;
Sindy van Kasteren;
Dennis Belle:
Tandarts/Implantoloog/ Praktijkeigenaar
Praktijk- en kwaliteitsmanager
Auditor Roozeboom consulting
1. Voorgaande evaluatie, openstaande acties en behaalde doelstellingen
Tijdens de interne audit zijn de constateringen van vorig jaar op locatie beoordeeld op de
getroffen maatregelen en goedgekeurd., Alle punten zijn uitgevoerd en worden heel secuur
onderhouden.
Doelstellingen en acties 2013;
 Zorg dragen voor oplossen van de afwijkingen die voortvloeien uit de interne audit;
Doel gerealiseerd.
 Het volgen van specialistische cursussen/ opleidingen door behandelaars t.b.v.
eventuele opvang van collega behandelaars;
Streven naar vaste teams per dag/ locatie/ behandelaar.
 Analyseren en implementeren nieuwe W.I.P. richtlijnen;
In afwachting van definitieve nieuwe richtlijnen; opnieuw als doelstelling opgenomen.
 Implementeren procedure 3.3; gebruik van verbeterformulieren;
In werking gesteld door de praktijkmanager, wordt tijdens werkoverleg toegepast.
 Afronding patiëntenenquête;
Gerealiseerd, februari 2014; resultaten zie verder in dit verslag.
 Verwijderen glasplaten op de werkbladen;
Zijn per direct verwijderd, huidige reiniging verloopt prima.
2. Klachten, afwijkingen, verbeteringen
Werkoverleg via volgens planning plaats, 1x per 2 a 3 maanden; bij noodzaak wordt frequentie
opgevoerd, 1x per jaar groot overleg. Door het hele jaar heen worden aantekeningen gemaakt
(outlookagenda manager, op de verbeterformulieren, protocollen) betreffende ISO9001 zaken.
Vanaf oktober wordt een en ander verwerkt in de administratie )ordners en digitaal) zodat alles
omtrent ISO up-to-date is en blijft.
Klachten worden nauwkeurig geregistreerd en vervolgens in kaart gebracht. Tijdens het
werkoverleg zien de tandartsen en kwaliteitsmanager er op toe dat gemaakte afspraken en
nieuwe besluitvormingen worden nageleefd. Afhandeling van de formulieren wordt zeer secuur
onderhouden en afgehandeld.
3. Veiligheid en RI&E
De RI&E is in 2011 uitgevoerd en wordt jaarlijks opnieuw doorgelopen of deze nog actueel is.,
Er zijn geen veranderingen, geen reden tot aanpassingen. Het plan van aanpak is volledig
uitgewerkt en uitgevoerd.
 Recentelijk watermonsters uit unit genomen, alle monsters voldoen aan de eisen
Opgenomen in de ordner Kwaliteitsregistraties).
 Er is een goede BHV-regeling getroffen; 4 medewerkers BHV opgeleid, jaarlijkse
herhalingscursus wordt uitgevoerd. Alle brandblusapparatuur wordt tevens jaarlijks door
externe partij onderhouden. Bij calamiteiten neemt een van de BHVers de leiding.
Kwaliteitsjaarverslag

Ontruimingsoefening wordt in het voorjaar 2015 opnieuw onder de loep genomen, zodra
alle BHVers terug zijn van de herhalingscursus. Update AED/ reanimatie volgt dan ook.
Het afgelopen jaar hebben zich geen calamiteiten of prikaccidenten voorgedaan.
4. Kwaliteitsmanagement
Aanpassingen in het handboek worden doorgevoerd als dit nodig is. Dit loopt goed. Vanuit de
brancheorganisatie of wet- en regelgeving zijn er geen aanpassingen nodig binnen de praktijk.
Het kwaliteitsmanagementsysteem is verder ontwikkeld in het afgelopen jaar mede door het
consequent bewaken en uitvoeren door de kwaliteitsmanager en wordt goed onderhouden. Het
heeft meer structuur gebracht en werkt efficiënt. Door frequent werkoverleg en zoveel mogelijk
vast te leggen wordt duidelijk in kaart gebracht welke nieuwe besluitvormingen zijn genomen.
5. Klanttevredenheid
Het klanttevredenheidsonderzoek was tijdens de vorige interne audit nog niet afgerond, het
onderzoek is uiteindelijk begin 2014 afgerond. Teleurstellend lage respons, slechts 51 uit 300,
rapportage is beschikbaar. Uitslagen/ beoordelingen en opmerkingen zijn tijdens het
werkoverleg besproken en zijn tijdelijk op de website geplaatst geweest. De opmerkingen waren
enige toegevoegde waarde. Kritiek- en/of verbeterpunten waar nodig en/ of haalbaar zijn
maatregelen op getroffen. Vanwege de lage respons was het onderzoek wering representatief
en kon nauwelijks een analyse worden gemaakt. Naar idee van een andere praktijk zal in 2015
opnieuw een patiëntenenquête worden uitgevoerd, meer gericht per behandelaar en waar een
hoge respons was, in de vorm van een 'waarderingsonderzoek'.
6. Beoordeling leveranciers
Aan de hand van de procedure voor Inkoop en voorraadbeheer (document 3.4 uit het
handboek) waarin de beoordeling van leveranciers is opgenomen, worden de leveranciers
beoordeeld:
 Basic Dental is opnieuw meest voorname leverancier, wordt onveranderd naar alle
tevredenheid mee samengewerkt. Aan de hand van scansysteem en minimale
voorraadlijst worden de wekelijkse bestellingen uitgevoerd. Nauwelijks backorders.
 Henry Schein, aanvullende producten, verloopt prima.
 Ormco; beugels;
 Stolwijk t.b.v.
 TTL Mark van Hees prothetiek (intern),
 Orthoflex voor orthospalken.
 TPP St. Oedenrode t.b.v. alle overig techniekwerk; verloopt eveneens prima.
Er zijn geen klachten, afwijkingen of andere opmerkingen ten aanzien van de leveranciers. Alle
leveranciers voldoen nog, het overzicht van leveranciers (document 4.1.13) is nog actueel en
hoeft niet te worden aangepast.
7. Corrigerende en preventieve maatregelen
Corrigerende en preventieve maatregelen worden tijdens het werkoverleg besproken en
uitgevoerd. Naar aanleiding van eventuele klachten, afwijkingen of de RI&E zijn er geen te
treffen maatregelen naar voren gekomen. Vanuit de verbeterformulieren komen regelmatig
dagelijkse praktische zaken naar voren. Er wordt voortdurend gewerkt aan kleine verbeteringen.
Enkele concrete daar uit voortvloeiende corrigerende maatregelen zijn te benoemen;
Kwaliteitsjaarverslag



Afspraakafzeggingen op maandagmorgen vaak te laat;
o Tip van patiënt hier betere regeling voor te treffen; is uitgevoerd.
T.b.v. laatste op- en aanmerkingen, wijzigingen, aanpassingen;
o Logboek in computer baliemedewerkers; Outlookagenda 'gevuld' met
terugkerende afspraken / opdrachten.
Toename patiënten AZB (Afwezig zonder bericht):
o Reden; afspraak mogelijk te ver in verleden gemaakt;
o Getroffen maatregel; Eerst in Exquise mogelijkheden beoordeeld. Er wordt nu
dagelijks afspraakherinneringen naar de patiënten verstuurd.
8. Opleiding en functioneren
De functioneringsgesprekken worden jaarlijks of 1x in de 2 jaar vanaf april verdeeld over het
jaar gehouden. Het formulier 'Gedelegeerde handelingen' dient jaarlijks opnieuw te worden
beoordeeld en waar nodig bijgesteld per medewerker. De contracten zijn per medewerker
aangepast. Daarnaast is een formulier opgesteld waarin alle medewerkers samenvattend
beoordeling, complimenten of verbeterpunten geven over onderlinge collega's. Dit
Overzicht cursussen/ opleidingen opgenomen is P&O map 2013 t/m 2015.
 Met iedereen is afgestemd wat de wensen voor mogelijke aanvullende opleidingen zijn.
 Cursusoverzicht up-to-date, zowel in de ordner betreffende P&O, tab cursus opleiding
als digitaal.
 Radiologie; momenteel wordt er een 'opfriscursus' ontwikkeld voor behandelaars in bezit
zijn (al min. 10 jaar) van de juiste papieren. Opfriscursus mogelijk voorjaar 2015; bericht
wordt dan naar behandelaars verstuurd.
 Alle tandartsen zijn KRT geregistreerd.
Het team is heel gemotiveerd, er heerst een plezierige werksfeer waarin iedereen continue
bezig is te verbeteren en veel voor elkaar over heeft.
9. Onderhoud
Onderhoud wordt goed uitgevoerd zoals vastgelegd en geeft geen aanleiding tot aanpassingen,
correcties of aanschaf van nieuwe apparatuur. Onderhoudsplan voor tandheelkundige en niet
tandheelkundige apparatuur opgenomen in document 4.1.14. Alle interne processen worden
nauwkeurig geregistreerd. Rapportages van onderhoud van alle apparatuur zijn overzichtelijk
gedocumenteerd.
10. Auditresultaten
De interne audit is net uitgevoerd. Er zijn enkele nieuwe afwijkingen geconstateerd en
opmerkingen geplaatst. Alle afwijkingen moeten worden aangepakt voordat het nieuwe
certificaat wordt uitgereikt. De kwaliteitsmanager zorgt hier voor in samenwerking met de
directie en het team.
11. Toekomstige ontwikkelingen
Binnen de praktijk zijn geen plannen voor nieuwe ontwikkelingen. Het is met name van belang
om de huidige kwaliteit (of nog betere) te blijven bieden en alles met het huidige team te
continueren.
Acties en doelstellingen zijn in de onderstaande tabel opgenomen;
 RI&E opnieuw actualiseren.
 Zodra de nieuwe W.I.P. richtlijnen definitief zijn; analyse maken en eventuele
Kwaliteitsjaarverslag





aanpassingen implementeren.
Ontruimingsplan bespreken, waar nodig aanpassen en taken verdelen (in eerste
instantie door de BHV'ers, daarna volgt communicatie naar overige werknemers).
Aanpassingen planning; Er is gewerkt aan een planningsvoorstel met vaste teams. Zet
de kennis/ de kunde/ de kracht van een individu op de juiste manier in voor het
gewenste resultaat. Dit alles zal ten gunste komen werksatisfactie, werksfeer, de
productiviteit, etc.. Doel 1=1= 3 bereikt!
Introductie 'Goed Gaaf Beleid (preventie jeugd).
Uitvoeren SWOT-analyse. Positie op de tandheelkundige markt verversterken i.v.m.
maatschappelijke veranderingen (bv. kosten patiënt zorgverzekering, afname
tandheelkundige verzekeringen (de patiënt verzekert zich niet of nauwelijks meer voor
tandheelkunde), verlaging tandheelkundige tarieven (vooral implantologie), stijging
kosten, afname patiënten populatie, etc..
Uitvoeren patiënten enquête in de vorm van 'Waarderingsonderzoek' beoordeling door
patient per behandelaar.
12. Beleid, doelstellingen en acties
Het beleid zoals het nu is beschreven in het handboek voldoet en hoeft niet te worden
aangepast. Volgend jaar staat het er 3 jaar, dan wordt beoordeeld of het herschreven moet
worden. De acties en doelstellingen, zoals opgenomen in onderstaand overzicht, zorgen voor
verbetering van het kwaliteitssysteem en de zorg voor de patiënt en zorgprocessen binnen de
praktijk.
Acties
Verantwoordelijke
Datum gereed
1. Oplossen van de afwijkingen voortgekomen uit de Directie/
11-03-2015
interne audit
Kwaliteitsmanager
2. Opnieuw actualiseren RI&E
Praktijken Maart 2015
kwaliteitsmanager
3. Ontruimingsplan
bespreken/
taakverdeling door de BHV'ers
4. Aanpassing planning
5. Introductie 'Gaaf Gebit Beleid'
6. Uitvoeren SWOT-analyse
aanpassing Directie/ Praktijkkwaliteitsmanager
Directie/ Praktijkkwaliteitsmanager
Directie/ Praktijkkwaliteitsmanager
Directie/ Praktijkkwaliteitsmanager
Begin 2015
In de loop van
2015
Begin 2015
Begin 2015
Doelstellingen (SMART definiëren, minimaal 1 zorggericht, 1 kwaliteit gericht)
7. Inventariseren wat de veranderingen binnen de Praktijkmanager
In de loop van
nieuwe WIP richtlijn zijn en deze implementeren.
2015
8. Uitvoeren patiënten enquête
Directie/
In de loop van
Kwaliteitsmanager 2015
Datum: .............................................................................
Ondertekening: ...............................................................
Naam (directie) :…………………………………………...