Brief - Samen voor Eindhoven

Officemanager
Eindhoven@NXP@HTC (4 a 5 ochtenden in de week van 9:00 – 13:00)
Samenwerken * Verbinden * Inspireren
Organisatie:
Samen voor Eindhoven is officieel gestart in juli 2012 en is aangesloten bij de landelijke stichting Samen
voor Betrokken Ondernemen.
‘Samen voor Eindhoven’ werkt aan een hechtere samenleving door in de lokale gemeenschap
verbindingen te leggen tussen bedrijven en maatschappelijke organisaties. Al vanaf 2005 is dat onze
passie. Onze ambitie 2020 is dat bedrijven de waarde van betrokken ondernemen (h)erkennen als driver
voor succes en dat ze hun inzet en betrokkenheid tonen door inzet van hun kennis, vaardigheden en
medewerkers.
En dat zo effectief MBO beleid voor een sterkere samenleving zorgt, waarbij we in gezamenlijkheid een
bijdrage leveren aan de volgende maatschappelijke thema’s:
1. het vergroten van (financiële) zelfredzaamheid van kwetsbare mensen,
2. talentontwikkeling en
3. samenleven in buurten en wijken
Impact: 1 dag voor Eindhoven!
Pagina 1 van 3
Ons ideaalbeeld is het 1% model: dat medewerkers 1% van hun tijd inzetten voor de samenleving. Stel
je voor dat ieder bedrijf het 1% model zou hanteren?
Hoe doen wij dat?
1. bemiddelen: het organiseren van de maatschappelijke inzet van medewerkers via zinvolle
teamdagen, pro bono advies, maatwerk.
2. verbinden: inspireren en verbinden van bedrijven, gemeente en maatschappelijke organisaties
via de matchevenementen als beursvloer, meet2match, maatschappelijke diners, en
bijeenkomsten rond maatschappelijke thema’s.
3. training & advies: ter vergroting van: MBO kennis bij bedrijven, sociaal ondernemerschap bij
maatschappelijke organisaties.
4. promotie en zichtbaarheid van initiatieven en samenwerkingsverbanden.
Dit alles vanuit onze kernwaarden: samenwerken, verbinden, inspireren, professioneel, doelgericht,
creatief en vernieuwend.
Doel van de functie:
Als collega Officemanager werk je zelfstandig in een organisatie van 4 personen, waarvan 3 intermediairs
en 1 communicatie strateeg. Het primaire doel van de functie is de ondersteuning op kantoor in de
breedste zin van het woord. Een echte duizendpoot die proactief te werk gaat en de intermediairs
ontzorgt waar mogelijk. Daarnaast is het van belang dat je in deze functie affiniteit hebt met
communicatie en goede kennis hebt van Windows Office, kennis van CRM Salesforce is een pré.
Functie omschrijving:
Als Officemanager ben je verantwoordelijk voor de volgende werkzaamheden:
-
Ondersteunen bij de ‘matchmaking’: opstellen draaiboek, administratief proces in Salesforce,
uitnodigingen versturen, badges maken, enquêtes uitwerken.
Administratief proces rondom founders en partners (contracten, certificaten en facturen)
Regelen van facilitaire zaken
Beheer website (foto’s plaatsen, tekst plaatsen; teksten hoef je niet zelf te schrijven)
Inplannen en benaderen van onze vrijwillige fotografenpool en teamcaptains bij events en
matches
Enquêtes maken in Survey Monkey
Bijwonen van wekelijks maandagochtend werkoverleg en uitwerken van de actiepunten
Interne processen vastleggen
Info mailbox
Ondersteunen bij matchevents; support bij het organiseren van het event (breedste zin van het
woord) en als gastvrouw aanwezig zijn op de dag zelf.
Bevoegdheden:
Zelfstandig beslissingen nemen binnen de afgesproken kaders
Overlegstructuur:
1 x per week werkoverleg op maandagochtend om 9:15
Via de whatsapp Samen voor Eindhoven groep
Individueel met Milka van de Kerkhof
Je legt verantwoording af aan Esther Schoustra
De ideale kandidaat:
De ideale kandidaat is klantgericht/ dienstverlenend en heeft oog voor detail. Werkt planmatig en
gestructureerd met focus op resultaat. Kan zelfstandig werken en woont in Eindhoven of directe
omgeving.
Pagina 2 van 3
Gevraagde kerncompetenties:
Kwaliteitsgericht, met oog voor detail
Klantgericht
Sociabiliteit, wekt vertrouwen met zijn/ haar optreden
Communiceren; luisteren en doorvragen
Plannen en organiseren, voortgang bewaken
Proactief
Representativiteit
Maatschappelijk betrokken
Arbeidsvoorwaarden:
Je bent flexibel in je werktijden en 4 a 5 ochtenden per week beschikbaar voor 20 uur in de week. Je
bent beschikbaar van maandag t/m vrijdag. Op woensdag de mogelijkheid om vanuit huis te werken. Je
krijgt veel ruimte om je werkzaamheden zelfstandig uit te voeren in een kleine en informele organisatie.
Interesse:
Voor vragen kun je bellen met Milka 06-55695527. Wil je aan de slag? Dan zien we je motivatie en CV
graag tegemoet op [email protected]
Pagina 3 van 3