Veranderingsanalyse Fysio5 analysedeel

advertisement
Veranderingsanalyse Fysio5
analysedeel
Team nr. 5
bestaande uit:
Albert-Jan Boer
Erik Drent
Mostafa Hoseinpoor
Pieter Brummelman
Maksym Kaliszan
Veranderingsanalyse Fysio5 b.v.
Documentinformatie
Opdrachtgever:
naam en functie
datum
Peter van der Laan, fysiotherapeut, mede-eigenaar.
24-01-2011
Versiegegevens:
versie
0.1
0.2
0.3
0.4
0.5
0.6
datum
28-01-2011
31-01-2011
01-02-2011
02-02-2011
06-02-2011
06-02-2011
auteur
Albert-Jan Boer
Maksym Kaliszan
Pieter Brummelman
Mostafa Hoseinpoor
Pieter Brummelman
Erik Drent
wijzigingen
Initiële versie
HPS en Organigram toegevoegd
Probleem analyse toegevoegd
DFD’s toegevoegd
Probleem analyse toegevoegd
Probleem gebied toegevoegd
Distributie:
versie
1.0
datum
07-02-2011
verspreid naar
Peter van der Laan en Henk Bos
Status:
versie
datum
vastgesteld door
pagina 2 van 35
Veranderingsanalyse Fysio5 b.v.
Voorwoord
Voor u ligt het rapport dat is geschreven door Improve. Wij hebben dit
analyse rapport geschreven in opdracht van Fysio5.
Bij dezen bedanken wij alle werknemers van Fysio5 voor hun
medewerking voor het verschaffen van informatie over hun bedrijf. Wij
bedanken ook Henk Bos, fysiotherapeut, oprichter en 50% eigenaar. Betsy
ter Horst, fysiotherapeut. Claar van der Hoeven, fysiotherapeut. Peter van
der Laan, fysiotherapeut, en sinds 4 jaar 50% mede-eigenaar. Cheng Wei,
fysiotherapeut en acupuncturist. Judith Kleinsma, receptioniste. Voor het
beantwoorden van onze vragenlijst.
pagina 3 van 35
Veranderingsanalyse Fysio5 b.v.
Samenvatting
In de inleiding staat waarom wij zijn ingehuurd en staat wie waar
verantwoordelijk voor is.
In het tweede hoofdstuk staat de opdracht en opzet. Eerst staat de opdracht
beschreven daarna in de opzet wordt verteld hoe wij onze opdracht
gemaakt hebben.
In hoofdstuk 3 staat het probleemgebied beschreven. Hierin staat de
organisatie en wat deze doet op de markt. Daarna worden de processen
besproken die worden uitgevoerd in het bedrijf. Het subhoofdstuk erna
staan de subprocessen beschreven.
In hoofdstuk 4 staat het probleem analyse hierin staan alle problemen
opgesomd en staan de belanghebbenden bij de problemen. Daarna staat er
een ordening van de problemen gerelateerd aan probleem gebieden. Een
doelen en eisen tabel staat erna waarin te zien is welke doelen er bereikt
moeten worden na het afronden van dit rapport. Ook staat er een
veranderingsbehoefte dit zijn behoeften die het bedrijf ook graag wil
hebben.
Tot slot staat er een conclusie waarin wij concluderen dat er een aantal
problemen zijn en of deze moeilijk of gemakkelijk oplosbaar zijn.
In het hoofdstuk erna staan alle bijlagen.
pagina 4 van 35
Veranderingsanalyse Fysio5 b.v.
Inhoud
1
Inleiding ........................................................................................................................ 6
2
Opdracht en opzet ........................................................................................................ 7
3
Probleemgebied ............................................................................................................ 8
4
3.1
Organisatie ............................................................................................................ 8
3.2
De processen .......................................................... Error! Bookmark not defined.
3.3
De besturing van processen ................................... Error! Bookmark not defined.
Probleemanalyse .......................................................................................................... 8
4.1
Gesignaleerde problemen ...................................................................................... 10
4.1.1
Problemenlijst ............................................................................................ 10
4.1.2
Belanghebbenden ...................................................................................... 11
4.1.3
Ordening .................................................................................................... 11
4.2
Doelen en eisen..................................................................................................... 13
4.3
Veranderingsbehoeften ......................................................................................... 13
4.4
Probleem beschrijving .......................................................................................... 14
Bijlage 1 De organigram .................................................................................................... 27
Bijlage 2 De cause en effect diagram ................................................................................ 28
Bijlage 3 De DFD’s ............................................................................................................. 29
Context Diagram .............................................................................................................. 29
Plannen DFD ................................................................................................................... 30
Behandeling DFD ............................................................................................................ 30
Inkopen dfd ...................................................................................................................... 31
Overzicht DFD ................................................................................................................. 32
Bijlage 4 De HPS ................................................................................................................ 33
Bijlage 5 De Pareto diagrammen ...................................................................................... 34
pagina 5 van 35
Veranderingsanalyse Fysio5 b.v.
1
Inleiding
Het bedrijf Fysio5 heeft ons ingehuurd om een analyse op te stellen om de
problemen die het bedrijf heeft op te lossen. In dit rapport zullen een aantal
analyse methoden naar voren komen om het bedrijf bloot te leggen zodat er
een aantal verbeteringen mogelijk kunnen worden gemaakt. Alle
informatie in dit rapport vloeit voort uit gesprekken die gevoerd zijn door
mij en mijn mede collega’s. Hierbij stel ik mij en mijn collega’s voor:
1. Albert-Jan Boer. Verantwoordelijk voor het maken van een gedeelte
de DFD’s, de opdracht en opzet en eind verantwoordelijke voor het
eind rapport.
2. Mostafa Hoseinpoor. Verantwoordelijk voor gedeelte van de DFD’s,
3. Erik Drent. Verantwoordelijk voor de presentatie en het probleem
gebied.
4. Maksym Kaliszan. Verantwoordelijk voor de diagrammen (exclusief
de DFD’s).
5. Pieter Brummelman. Verantwoordelijk voor de probleem analyse.
Al deze informatie wordt verstrekt aan de heer Henk Bos (50% eigenaar) en
de heer Peter van der Laan (50% mede-eigenaar).
pagina 6 van 35
Veranderingsanalyse Fysio5 b.v.
2
Opdracht en opzet
De opdracht
Het bedrijf Fysio5 heeft ImProve gecontracteerd om een
veranderingsanalyse uit te voeren en van daar uit een adviesrapport op te
stellen.
“De fysiotherapiepraktijk Fysio5 heeft ImProve gecontracteerd om
een veranderingsanalyse uit te voeren. De veranderingsanalyse
omvat een analyse- en een adviestraject. U wordt gevraagd de
opdracht uit te voeren.”
Opleverdatum: 7 februari 2011 vóór 12.00u.
Opzet
Om tot een goede opzet te komen is het belangrijk dat de opdracht eerst
grondig wordt bestudeerd. Als team hebben wij dat gedaan.
Problemen werden vast gesteld en opdrachten werden verdeeld.
Bij het verdelen werd rekening gehouden met de kwaliteit van de
teamleden. Hierdoor krijgt Fysio5 enkel de best mogelijke analyse.
Om de voortgang van het gehele project te ‘monitoren’ hielden we als
groep regelmatig vergaderingen. Mochten er onverhoopt problemen zijn
met de opdracht dan konden deze hier worden gemeld. Er zijn notulen
gemaakt van de vergaderingen zodat de groepsleden de besproken
informatie te allen tijde konden terug lezen.
Via Skype en andere online middelen vonden regelmatig gesprekken
plaats. Hierdoor konden fouten in de gemaakt opdracht spoedig worden
gevonden, en kon de nodige feedback worden gegeven.
In de laatste week van de opdracht hebben alle teamleden de opdrachten in
het totaal verslag gezet (analyseverslag). Hierna hebben we alles mooi
vloeiend laten lopen zoals werd gevraagd voor het analyserapport. Als
laatste werd de conclusie geschreven.
pagina 7 van 35
Veranderingsanalyse Fysio5 b.v.
3
Probleemgebied
3.1
Organisatie
Fysio5 is een praktijk voor fysiotherapie met meerdere fysiotherapeuten.
In de loop der jaren is het bedrijf gegroeid naar wat het nu is.
Zie bijlage 1… voor Organogram van de organisatie.
Missie
Het bereiken van een zo groot mogelijk patiënten groep.
3.2
De processen
In organisaties worden 3 soorten processen onderscheiden, te weten de
primaire processen, de ondersteunende processen en de besturende
processen.
Voor Fysio5 gelden alleen de primaire en de besturende processen.
3.2.1 Primaire processen
Voor Fysio5 gelden de processen, behandeling & verkopen, als primair
proces.
Zonder deze processen zou het gehele bedrijf niet in staat zijn om te
functioneren.
Het proces ‘Plannen’ bestaat uit de volgende sub processen:
 Plannen afspraken
 Klanten terugbellen
 Klantgegevens invullen
 Patiëntkaarten klaarleggen
Het proces ‘Behandeling’ bestaat uit de volgende sub processen:
 Ophalen patiëntenkaarten
 Screening patiënten
 Intakegesprek patiënt
 Behandeling patiënt
 Patiëntenkaarten invullen
 Declaraties verzorgen
 Facturen opstellen
Het proces ‘Inkopen’ bestaat uit de volgende sub processen:
 Declaraties verzorgen
 Rekening sturen
 Bijhouden aantal behandelingen
 Controle facturen
 Agenda invullen
pagina 8 van 35
Veranderingsanalyse Fysio5 b.v.
3.2.2 Besturende processen
De besturende processen zijn bij Fysio5 gemakkelijk te herkennen.
Het aansturen van de behandelingen gebeurt doormiddel van de receptie.
Bij de receptie worden de afspraken genoteerd en uitgevoerd door de des
Betreffende behandelaar (fysiotherapeut).
Vervolg behandelingen worden door de therapeuten zelf geplant.
Op hoger niveau speelt er bij Fysio5 vrijwel niks. Het is een kleine
organisatie zonder management.
Als er een probleem is ontstaan zoeken de heren H. Bos en P. v.d. Laan
samen naar een oplossing.
3.3
De besturing van processen
De besturing van processen kan vanuit diverse invalshoeken beschreven
worden. In dit onderzoek maken we gebruik van de
coördinatiemechanismen en de besturingssituatie of besturingsstructuur.
3.3.1 Coördinatiemechanismen (analyse 1)
We onderscheiden een beperkt aantal middelen om binnen een organisatie
tot afstemming of coordinatie van werkzaamheden te komen: wederzijdse
afstemming, direct toezicht, de standaardisatie van de vaardigheden van
de medewerkers, standaardisatie van de werkprocessen en standaardisatie
van het resultaat. In de analyse zijn we nagaan in hoeverre Fysio5 gebruik
maakt van deze mechanismen.
Op basis van de interviews hebben we het volgende vastgesteld.
Behandeling
De behandelwerkzaamheden worden gebaseerd op ingeven van de patient.
Hierna bepaalt de behandelaar (fysiotherapeut) de aanpak.
Dit gaat via de standaardisatie van de vaardigheden (vakbekwaamheid,
ervaring).
Tevens worden er bij de behandelingen apparaten gebruikt
(bedieningsvoorschriften).
Niet elke behandelaar maakt gebruik van apparaten
Inkopen
In de activiteiten die te maken hebben met het directe contact met de
klanten en leveranciers wordt vooral de standaardisatie van vaardigheden
toegepast. Voor het administratieve deel geldt de standaardisatie van
werkprocessen.
Plannen
Bij het proces plannen wordt gebruikt gemaakt van de standaardisatie van
werkprocessen
pagina 9 van 35
Veranderingsanalyse Fysio5 b.v.
4
Probleemanalyse
4.1
Gesignaleerde problemen
In dit hoofdstuk komen de gesignaleerde problemen aan bod.
4.1.1 Problemenlijst
Aan de hand van de interviews zijn de volgende problemen aan het licht gekomen:
VolgBeschrijving
nummer
P1
De groei stagneert
P2
bij de financiële afrekening van het vorige jaar bleek er na aftrek van
alle kosten minder te verdelen
P3
Het aantal uitgevoerde behandelingen loopt in zijn totaliteit terug
P4
patiënten worden niet op vaste tijden ingepland
P5
patiënten moeten vaak lang wachten voodat ze aan de beurt zijn
P6
niet alle behandelingen betaald krijgen door verzekeraars of
patiënten
P7
Ongeveer 25% van de patiënten heeft een zorgverzekeraar waar
Fysio5 geen contract mee heeft
P8
Werkinstructies receptioniste niet altijd even duidelijk
P9
Eerste behandelingen wijken nog wel is af van de standaard tijd.
P10
Voorkeuren van klanten niet gehonoreed
P11
Telefoonish alleen sochtends berijkbaar
P12
Ruitertjes worden vergeten of raken kwijt
P13
Bestellingen worden niet altijd optijd ingediend
P14
op onregelmatige tijden een overzicht van betaalde en openstaande
facturen en declaraties
P15
Elk kwartaal is er ophef over de ondoorzichtige verrekening.
P16
patiënten kunnen niet contant betalen.
P17
Ingevulde codes op patientenkaarten niet duidelijk
P18
Gegevens overtikken van de patientenkaarten kost veel tijd
P19
de administratie van de gewone fysiotherapie en van de acupunctuur
is strikt gescheiden
P20
Patienten weten vaak niet hoe ze verzekerd zijn
P21
Declaraties worden terug gestuurd door de verzekering
P22
Geen vaste behandelkamers therapeuten
pagina 10 van 35
Veranderingsanalyse Fysio5 b.v.
4.1.2 Belanghebbenden
Belang
hebbenden
Problemen
P1
P2
P3
P4
P5
P6
P7
P8
P9
P10
P11
P12
P13
P14
P15
P16
P17
P18
P19
P20
P21
P22
eigenaren
Therapeuten
Receptie
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
4.1.3 Ordening
Zie bijlage 2 voor bijbehorend visgraaddiagram.
Volgnummer
P13
P22
Volgnummer
P6
P7
Therapeuten
Bestellingen worden niet altijd optijd
ingediend
Geen vaste behandelkamers
therapeuten
Finacieel
niet alle behandelingen betaald krijgen
door verzekeraars of patiënten
Ongeveer 25% van de patiënten heeft
een zorgverzekeraar waar Fysio5 geen
contract mee heeft
pagina 11 van 35
Veranderingsanalyse Fysio5 b.v.
Volgnummer
P4
P5
P9
P10
P11
P16
P20
Volgnummer
P12
P14
P15
P17
P18
P19
P21
Volgnummer
P1
P2
P3
Patienten
patiënten worden niet op vaste tijden
ingepland
patiënten moeten vaak lang wachten
voodat ze aan de beurt zijn
Eerste behandelingen wijken nog wel is
af van de standaard tijd.
Voorkeuren van klanten niet
gehonoreed
Telefoonish alleen sochtends berijkbaar
patiënten kunnen niet contant betalen.
Patienten weten vaak niet hoe ze
verzekerd zijn
Administratief
Ruitertjes worden vergeten of raken
kwijt
op onregelmatige tijden een overzicht
van betaalde en openstaande facturen
en declaraties
Elk kwartaal is er ophef over de
ondoorzichtige verrekening.
Ingevulde codes op patientenkaarten
niet duidelijk
Gegevens overtikken van de
patientenkaarten kost veel tijd
de administratie van de gewone
fysiotherapie en van de acupunctuur is
strikt gescheiden
Declaraties worden terug gestuurd
door de verzekering
Commercieel
De groei stagneert
bij de financiële afrekening van het
vorige jaar bleek er na aftrek van alle
kosten minder te verdelen
Het aantal uitgevoerde behandelingen
loopt in zijn totaliteit terug
pagina 12 van 35
Veranderingsanalyse Fysio5 b.v.
4.2
Doelen en eisen
Mbike hanteert de volgende doelen:
D1
D2
Aantal behandelingen per maand
tenminste naar 1550
behandelingen.
Verkorting van de termijn tussen
behandeling en het moment van
ontvangst van declaratie-en
factuurbedrag naar 6 weken.
D3
4.3
Omzet minstens weer op het oude peil
hebben
Veranderingsbehoeften
In het kader van deze analyse zijn de volgende veranderingsbehoeften
geformuleerd.
V1
V2
V3
V4
V5
De behandeladministratie zou integraal
geautomatiseerd moeten zijn zodat dat
elke collega die kan bijwerken en alle
gegevens actueel zijn
Het verbeteren van bestaande
automatiseringsprocessen.
Meer optiemogelijkheden voor fietsen.
Klanten zouden nog beter geholpen
kunnen worden
Het aantal succesvolle declaraties moet
meer worden
pagina 13 van 35
Veranderingsanalyse Fysio5 b.v.
4.4
Probleem beschrijving
Volgnummer: P1
Probleemaanduiding:
Aspect
Omschrijving
De groei stagneert
Wat
(identiteit)
Eigenaren
Waar (in de
organisatie,
fysieke locatie)
Door het
Wanneer
Omvang
Ernst
Urgentie
Gerelateerde
problemen
teruglopende aantal
behandeling die
worden verricht.
Komt er minder geld
binnen
Groot
Groot
Hoog
P2 P3 P6
Volgnummer: P2
Probleemaanduiding:
Aspect
Omschrijving
Minder omzet dan
Wat
de afgelopen jaren
(identiteit)
Waar (in de
organisatie,
fysieke locatie)
Wanneer
Omvang
Ernst
Urgentie
Gerelateerde
problemen
Opmerkingen
Opmerkingen
bij de financiële
afrekening van het
vorige jaar bleek er
na aftrek van alle
kosten minder te
verdelen
directie
Door het
teruglopende aantal
behandeling die
worden verricht. En
door het aantal
behandelingen dat
niet worden betaald,
komt er minder geld
binnen.
Groot
Groot
Hoog
P1 P3 P6
pagina 14 van 35
Veranderingsanalyse Fysio5 b.v.
Volgnummer: P3
Probleemaanduiding:
Aspect
Omschrijving
Wat
Er worden minder
(identiteit)
behandelingen uitgevoed
Waar (in de
organisatie,
fysieke locatie)
Wanneer
Behandeling
Omvang
Ernst
Urgentie
Gerelateerde
problemen
Groot
Door het aantal
nieuwe patiënten dat
niet terugkeert naar
de praktijk
Vaste patiënten
keren nog wel terug,
maar er komen
steeds minder
nieuwe patiënten
binnen.
Groot
Hoog
P1 P2 P6 P7
Volgnummer: P4
Probleemaanduiding:
Aspect
Omschrijving
Wat
patiënten worden
(identiteit)
niet op vaste tijden
ingepland
Receptie
Waar (in de
organisatie,
fysieke locatie)
Bij het maken van
Wanneer
Omvang
Ernst
Urgentie
Gerelateerde
problemen
Opmerkingen
Het aantal uitgevoerde
behandelingen loopt in
zijn totaliteit terug
Opmerkingen
een afspraak
Klein
Klein
Laag
P10
pagina 15 van 35
Veranderingsanalyse Fysio5 b.v.
Volgnummer: P5
Probleemaanduiding:
Aspect
Omschrijving
Wat
patiënten moeten
(identiteit)
vaak lang wachten
voodat ze aan de
beurt zijn
receptie
Waar (in de
organisatie,
fysieke locatie)
Behandelingen lopen
Wanneer
Omvang
Ernst
Urgentie
Gerelateerde
problemen
wijken vaak af van
de standaard
ingeplande 35
minuten
Groot
Middelmatig
Gemiddeld
P9
Volgnummer: P6
Probleemaanduiding:
Aspect
Omschrijving
Wat
niet alle
(identiteit)
behandelingen
betaald krijgen
door verzekeraars
of patiënten
derectie
Waar (in de
organisatie,
fysieke locatie)
Bij het terug
Wanneer
Omvang
Ernst
Urgentie
Gerelateerde
problemen
Opmerkingen
Opmerkingen
ontvangen van de
declaratie bij de
verzekering of het
niet betaald krijgen
van de factuur door
de patiënt
Groot
Groot
Hoog
P2 P7
pagina 16 van 35
Veranderingsanalyse Fysio5 b.v.
Volgnummer: P7
Probleemaanduiding:
Aspect
Omschrijving
Wat
Ongeveer 25% van
(identiteit)
de patiënten heeft
een
zorgverzekeraar
waar Fysio5 geen
contract mee heeft
administratie
Waar (in de
organisatie,
fysieke locatie)
Bij het invullen van
Wanneer
Omvang
Ernst
Urgentie
Gerelateerde
problemen
de patiëntenkaarten
Groot
Groot
Hoog
P6
Volgnummer: P8
Probleemaanduiding:
Aspect
Omschrijving
Wat
Werkinstructies
(identiteit)
receptioniste niet
altijd even
duidelijk
Receptie
Waar (in de
organisatie,
fysieke locatie)
Uitvoeren van de
Wanneer
Omvang
Ernst
Urgentie
Gerelateerde
problemen
Opmerkingen
Opmerkingen
taken die in het gele
boekje staan
Klein
Klein
Gemiddeld
pagina 17 van 35
Veranderingsanalyse Fysio5 b.v.
Volgnummer: P9
Probleemaanduiding:
Aspect
Omschrijving
Wat
Eerste
(identiteit)
behandelingen
wijken nog wel is
af van de
standaard tijd.
Behandeling
Waar (in de
organisatie,
fysieke locatie)
De eerste
Wanneer
Omvang
Ernst
Urgentie
Gerelateerde
problemen
Opmerkingen
behandeling met een
patiënt loopt vaak
uit.
Klein
Klein
Laag
P5
pagina 18 van 35
Veranderingsanalyse Fysio5 b.v.
Volgnummer: P10
Probleemaanduiding:
Aspect
Omschrijving
Wat
Voorkeuren van
(identiteit)
klanten niet
gehonoreed
Waar (in de
organisatie,
fysieke locatie)
Wanneer
Omvang
Ernst
Urgentie
Gerelateerde
problemen
Opmerkingen
Iedereen moet ’s
ochtends
telefonisch een
afspraak maken,
waarbij hij/zij een
voorkeur kan
uitspreken voor de
behandelaar,
tenminste volgens
het gele boekje.
Behalve bij een
behandeling die
meer zittingen
vereist wordt in de
meeste gevallen de
voorkeur niet
gehonoreerd, dat is
hier de regel die
meneer Van der
Laan heeft
ingesteld. Ik krijg
vaak het nodige
over me heen en
moet heel tactisch
te werk gaan om
mensen te
kalmeren.
Receptie
Tijdens het maken
van een afspraak
voor behandeling.
Groot
Klein
Laag
P20
pagina 19 van 35
Veranderingsanalyse Fysio5 b.v.
Volgnummer: P11
Probleemaanduiding:
Aspect
Omschrijving
Wat
Telefoonish alleen
(identiteit)
sochtends
berijkbaar
Receptie
Waar (in de
organisatie,
fysieke locatie)
Receptioniste werkt
Wanneer
Omvang
Ernst
Urgentie
Gerelateerde
problemen
alleen s'ochtends,
dus de rest van de
dag zit er niemand
achter de balie.
Klein
Klein
Laag
P20
Volgnummer: P12
Probleemaanduiding:
Aspect
Omschrijving
Wat
Ruitertjes worden
(identiteit)
vergeten of raken
kwijt
Receptie
Waar (in de
organisatie,
fysieke locatie)
Tijdens het klaar
Wanneer
Omvang
Ernst
Urgentie
Gerelateerde
problemen
Opmerkingen
Opmerkingen
leggen van de
kaarten voor de
therapeuten
Klein
Groot
Hoog
P18
pagina 20 van 35
Veranderingsanalyse Fysio5 b.v.
Volgnummer: P13
Probleemaanduiding:
Aspect
Omschrijving
Wat
Bestellingen
(identiteit)
worden niet altijd
optijd ingediend
Receptie
Waar (in de
organisatie,
fysieke locatie)
Bestellen van nieuwe
Wanneer
Omvang
Ernst
Urgentie
Gerelateerde
problemen
producten
Klein
Klein
Laag
Volgnummer: P14
Probleemaanduiding:
Aspect
Omschrijving
Wat
op onregelmatige tijden
(identiteit)
een overzicht van
betaalde en openstaande
facturen en declaraties
Therapeuten
Waar (in de
organisatie,
fysieke locatie)
Ontvangen van het
Wanneer
Omvang
Ernst
Urgentie
Gerelateerde
problemen
Opmerkingen
Opmerkingen
De maandelijkse
afrekening is een
ondoorzichtig
verhaal
overzicht van
betaalde en
openstaande facturen
en declaraties door
de therapeut
uitgevoerde
behandelingen
Groot
Groot
Laag
P15
pagina 21 van 35
Veranderingsanalyse Fysio5 b.v.
Volgnummer: P15
Probleemaanduiding:
Aspect
Omschrijving
Wat
Elk kwartaal is er
(identiteit)
ophef over de
ondoorzichtige
verrekening.
Therapeuten
Waar (in de
organisatie,
fysieke locatie)
Afgekeurde
Wanneer
Omvang
Ernst
Urgentie
Gerelateerde
problemen
declaraties worden
niet begrepen
Groot
Groot
Laag
P16
Volgnummer: P16
Probleemaanduiding:
Aspect
Omschrijving
Wat
patiënten kunnen
(identiteit)
niet contant
betalen.
Receptie
Waar (in de
organisatie,
fysieke locatie)
Betalen van de
Wanneer
Omvang
Ernst
Urgentie
Gerelateerde
problemen
Opmerkingen
Opmerkingen
Henk en Betsy willen
geen contant geld in
huis hebben
factuur
Klein
Klein
Laag
P20
pagina 22 van 35
Veranderingsanalyse Fysio5 b.v.
Volgnummer: P17
Probleemaanduiding:
Aspect
Omschrijving
Wat
Ingevulde codes
(identiteit)
op
patientenkaarten
niet duidelijk
Receptie
Waar (in de
organisatie,
fysieke locatie)
Bij het invoeren van
Wanneer
Omvang
Ernst
Urgentie
Gerelateerde
problemen
de gegevens in fysys
Groot
Groot
Hoog
P18
Volgnummer: P18
Probleemaanduiding:
Aspect
Omschrijving
Wat
Gegevens
(identiteit)
overtikken van de
patientenkaarten
kost veel tijd
Receptie
Waar (in de
organisatie,
fysieke locatie)
Bij het invoeren van
Wanneer
Omvang
Ernst
Urgentie
Gerelateerde
problemen
Opmerkingen
Opmerkingen
de gegevens in fysys
Groot
Groot
hoog
P12
pagina 23 van 35
Veranderingsanalyse Fysio5 b.v.
Volgnummer: P19
Probleemaanduiding:
Aspect
Omschrijving
Wat
de administratie
(identiteit)
van de gewone
fysiotherapie en
van de
acupunctuur is
strikt gescheiden
Directie
Waar (in de
organisatie,
fysieke locatie)
Meneer Cheng vindt
Wanneer
Omvang
Ernst
Urgentie
Gerelateerde
problemen
de andere
administratie te
onnauwkeurig
Groot
Groot
Hoog
Volgnummer: P20
Probleemaanduiding:
Aspect
Omschrijving
Wat
Patienten weten
(identiteit)
vaak niet hoe ze
verzekerd zijn
Receptie
Waar (in de
organisatie,
fysieke locatie)
Maken van afspraak
Wanneer
Omvang
Ernst
Urgentie
Gerelateerde
problemen
Opmerkingen
Opmerkingen
wordt er altijd
gevraagd hoe de
patiënt is verzekerd
Groot
Klein
Hoog
pagina 24 van 35
Veranderingsanalyse Fysio5 b.v.
Volgnummer: P21
Probleemaanduiding:
Aspect
Omschrijving
Wat
Declaraties worden
(identiteit)
terug gestuurd
door de
verzekering
Directie
Waar (in de
organisatie,
fysieke locatie)
Fysio krijgt vaak
Wanneer
Omvang
Ernst
Urgentie
Gerelateerde
problemen
Opmerkingen
declaraties terug
gestuurd van de
verzekering, doordat
de patiënt onjuist is
verzekerd, onjuiste
code, onjuist adres of
de patiënt is
helemaal niet
verzekerd
Groot
Groot
Hoog
P15 P20 P6 P7
pagina 25 van 35
Veranderingsanalyse Fysio5 b.v.
Bijlagen
1.
2.
3.
4.
5.
De organogram
De cause and effect diagrammen
De DFD’s
De HPS
Pareto diagrammen
pagina 26 van 35
Veranderingsanalyse Fysio5 b.v.
Bijlage 1 De organigram
In deze bijlage staat de organogram hierin staan de afdelingen die in de organisatie
aanwezig zijn en kunt u snel zien wie aan wie verantwoording moet afleggen.
Directie
Plannen
Inkoop
Behandeling
Manueel
Fysio
pagina 27 van 35
Veranderingsanalyse Fysio5 b.v.
Bijlage 2 De cause en effect diagram
In deze bijlage staan de cause en effect diagrammen hierin staan de problemen per
afdeling vermeld.
pagina 28 van 35
Veranderingsanalyse Fysio5 b.v.
Bijlage 3 De DFD’s
In deze bijlage staan de DFD’s van de afdelingen in uw bedrijf. Hierin staat
beschreven welke gegevens stromen er tussen de processen lopen.
Context Diagram
kinderen
volwassenen
De Klanten
Hierop staat wat er
precies behandeld
moet worden.
patiëntkaart
De
fysiotherapiepraktijk
Fysio5
Betaling
Het wordt gedeeld
tussen de
verzekering en de
klant.
eigenaar
Henk Bos
mede
eigenaar
De personeel
Betsy ter Horst, Claar van der
Hoeven, Peter van der Laan, Cheng
Wei, de telefonist en receptioniste
is judith Kleinsma
pagina 29 van 35
Veranderingsanalyse Fysio5 b.v.
Plannen DFD
Afspraken
boek
Patient
Nieuwe afspraak
Plannen
afspraken
Afspraak maken
Nieuwe patient
Afspraak
Afspraak
Klanten
terugbellen
Patient gegevens
Receptie
Klantgegevens
Klantgegevens
invullen
Klantgegevens
Patientenkaart
Patient kaarten
Patientkaarten
klaarleggen
Patient kaarten
Behandelaar
Behandeling DFD
Patient
kaarten
Patient kaarten
Ophalen
patientenkaarten
Patient kaarten
Behandelaar
Advies
Patient
Patienten zonder verwijzing
Screening
patienten
Advies
Behandel plan
Intakegesprek
patient
Behandel plan
Behandel gegevens
Behandeling
patient
Behandel gegevens
Patientkaarten
invullen
pagina 30 van 35
Veranderingsanalyse Fysio5 b.v.
Inkopen dfd
Fysys
Maandelijkse afrekening
Declaratie
verzorgen
Afgekeurde declaraties
Peter van de
Laan
Verzekerings gegevens
patiëntkaart
Openstaande facturen
VECOZO
Betsy ter
Horst
Vergoedings controle
Controle aantal behandelingen
Overzicht
facturen
per fysiotherapeut
Rekeningen
sturen
Bijhouden aantal
behandelingen
Controle
facturen
Fysio
therapeuten
Receptie
Vervolg afspraken
Agenda
invullen
Behandelingen
Overzicht betaalde en
openstaande facturen
Overzicht afspraken
Cheng Wei &
Claar van der
Hoeven
Afspraken
boek
Nieuwe afspraken
pagina 31 van 35
Veranderingsanalyse Fysio5 b.v.
Overzicht DFD
Inkopen
Facturen
Declaraties
Agenda
Plannen
Behandelen
Patientkaarten
pagina 32 van 35
Veranderingsanalyse Fysio5 b.v.
Bijlage 4 De HPS
In deze bijlage staat de HPS hierin staan alle processen die per afdeling worden
uitvoerd.
Directie
1. Plannen
2. Behandeling
1.1Plannen
afspraken.
1.2. klanten
terugbellen
1.3. Klantgegevens
invullen
1.4 Patientkaarten
klaarleggen
3. Inkopen
2.1 Ophalen
patientenkaarten
2.2. Screening
patienten
2.3. Intakegesprek
Patient
2.4. Behandeling
patient
2.5.
Patientenkaarten
invullen.
3.1. Declaraties
verzorgen.
3.2. Rekeningen
sturen
3.3. Bijhouden
aantal
behandelingen
3.4. Controle
facturen.
3.5. Agenda invullen
2.6. Declaries
Verzorgen
2.7. Facturen
opsturen
pagina 33 van 35
Veranderingsanalyse Fysio5 b.v.
Bijlage 5 De Pareto diagrammen
Deze gegevens tonen aan wat de meerderheid van de problemen zijn binnen elk
afdeling. Door het gebruik van de 20/80 regel, is het mogelijk om aan te geven
welke problemen opgelost moeten worden om zo het meerderheid van het
aangetoonde problemen op te lossen. Deze cijfers zijn gebaseert op het door ons
uitgevoerde interviews en wat voor problemen er daar besproken waren.
Behandeling
100
90
80
70
60
50
40
30
20
10
0
Percent
Cumulative
Financien
120
100
80
60
40
20
0
Decleraties worden op onregelmatige
niet alle
bij de financiële
terug gestuurd doortijden een overzicht behandelingen afrekening van het
de verzekering
van betaalde en betaald krijgen door vorige jaar bleek er
openstaande
verzekeraars of
na aftrek van alle
facturen en
patiënten
kosten minder te
declaraties
verdelen
Percent
Cumulative
pagina 34 van 35
Veranderingsanalyse Fysio5 b.v.
Administratief
120
100
80
60
40
20
0
Percent
Cumulative
pagina 35 van 35
Download
Random flashcards
mij droom land

4 Cards Lisandro Kurasaki DLuffy

Rekenen

3 Cards Patricia van Oirschot

Test

2 Cards oauth2_google_0682e24b-4e3a-44be-9bca-59ad7a2e66a4

Create flashcards