enkele kenmerken van een Whole Scale Change benadering voor

Bijlage: enkele kenmerken van een Whole Scale Change benadering voor
Burgerparticipatie
Bij Whole Scale Change gaat het in feite om een Interactieve Multi Stakeholder benadering,
gebaseerd op de principes van directe participatie en ‘community building’ en tevens op het
‘systeemdenken’, met als belangrijkste kenmerk dat een systeem een geheel van elkaar
beïnvloedende factoren is en het geheel groter dan de som der delen. Daarom wordt er altijd
gewerkt van het geheel naar het deel en niet omgekeerd, zoals bij ‘klassieke’
beleidsprocessen’ vaak het geval is. Integraliteit is derhalve een sleutelwoord. Praktisch
gezien houdt dit onder meer in het werken met cross functionele groepen, groot of klein.
Whole Scale Change houdt tevens een instrumentarium in voor het werken met grote tot zeer
grote groepen. Een voorbeeld hiervan is het betrekken van 20.000 betrokkenen bij de
besluitvorming rond het vraagstuk wat te doen met Ground Zero in New York na de
aanslagen op 11 september 20011. Naast groepsbijeenkomsten wordt regelmatig gewerkt met
digitale dialogen.
Enkele essentiële kenmerken van deze methode zijn:
• Een hoge mate van interactie, waar ieders bijdrage tot zijn recht komt
• Een strakke regie door een onafhankelijke facilitator
• Dialoog en geen discussie of debat
• Een stevig tempo
• Een perfecte organisatie
• ‘real time’ uitwerken van uitkomsten
• Groepsgrootte tot honderden personen
Mits goed en consequent toegepast is het resultaat:
• Een door alle betrokkenen gedragen visie op de toekomst.
• Als bij – effect een verhoogd groepsgevoel en betrokkenheid bij elkaar en een leuke
avond
• De burger dichter bij de politiek en omgekeerd
• Concrete uitkomsten, die regelrecht kunnen worden vertaald naar beleid en uitvoering
Kritische succesfactoren.
Voor het welslagen van een dergelijke visieconferentie zijn enkele kritische succesfactoren
aan de orde.
1. vooraf duidelijkheid over de participatiegraad.
Een veelgehoorde klacht bij inspraakprocedures is dat de deelnemers het gevoel hebben, of ze
feiten waarnemen dat er onvoldoende of niets met hun input is gedaan. Vaak is ook de status
van inspraak vooraf niet duidelijk of in het politieke spel wordt de richting uiteindelijk anders.
Wij
onderscheiden enkele participatiegraden, zoals in het figuur te zien is. Bij ‘vertellen’ en
1
Zie onder meer: Lukensmeijer (2003) “When Zero comes to Ground”
Draagvlak / bereidheid tot actie
‘verkopen’ is er geen sprake van participatie, maar van het uitleggen van reeds genomen
besluiten. Dit leidt niet tot draagvlak. Het andere uiterste wel. Mocht het zo zijn dat er in de
gemeente reeds uitgangspunten, grofmazig zijn beschreven, lijkt het ons een mogelijkheid om
die door middel van de conferentie te laten valideren/verrijken. In voorbesprekingen zal dit
door ons aan de orde worden gesteld. Het is uiterst belangrijk de uit te nodigen deelnemers
hiervan goed op de hoogte te stellen, zodat zij niet voor verrassingen komen te staan.
Cocreëren
Valideren/
verrijken
verkopen
vertellen
Mate van participatie
Figuur: participatiegraden bij besluitvorming
2. bepaling van het ‘speelveld’
Het verdient aanbeveling vooraf te bepalen wat het speelveld moet zijn, waarop de
groepsbijeenkomsten zich af spelen. Mochten er reeds noties zijn over wat voor soort
gemeente men wil zijn en wat niet, helpt het om die als kader voor het ontwerp van de
bijeenkomsten mee te geven. Dit bakent af. Mocht bij voorbeeld een gemeenteraad de
besluiten om geen kaders mee te geven, is het wel belangrijk dat zij zich aan de uitkomsten
conformeert. Dit dient vooraf besproken te zijn en aan de deelnemers van de conferentie
worden gecommuniceerd. Om enkele voorbeelden te geven: In Amsterdam stond het college
op het standpunt dat het Wallengebied multi funcioneel en muli cultureel zou zijn. In het
Leidsepleingebied ging het om de culturele functie en in het Jordaangebied stond de Jordaanen gemeenschapscultuur centraal.
3. duidelijkheid over rollen
De werkwijze en principes van directe participatie versus representatieve vertegenwoordiging
(de staande politiek), vereist dat met name politici zich ervan bewust zijn dat zij vooral een
rol hebben als kennisdrager en tijdens het proces en daardoor niet de rol hebben van politieke
(be)stuurder of debater omtrent één bepaald fractie standpunt. De ervaring leert dat dit in het
voortraject veel aandacht verdient.
Ten tweede is het van belang dat een ambtelijk apparaat, de gemeentelijke organisatie is
toegerust op het waarmaken van de uitkomsten van bijeenkomsten in de vorm van
doelstellingen, actieplannen enzovoort. In participatieprocessen denkt de burger niet in termen
van beleidssegmenten, een principe waarop vaak wel de overheid is georganiseerd.
4. uitgelezen ondersteunende communicatie
a. vooraf
Veel burgers voelen zich niet automatisch geroepen om naar conferenties of
inspraakavonden te gaan. Veelal hebben ze het gevoel dat hun mening er toch niet toe
doet, dus gaan ze in hun vrije tijd liever iets anders doen. In het geval van Whole
Scale Change worden de deelnemers vooraf geselecteerd.
De reden hiervoor is dat het de bedoeling is om een representatieve groep mensen bij
elkaar te krijgen. Alleen een annonce in het plaatselijke weekblad levert alleen mensen
op die vaak overal al te zien zijn en die vormen onvoldoende een representatieve
groep. De groep moet uitdrukkelijk uit een dwarsdoorsnede van de gemeente bestaan,
teneinde valide uitkomsten te verkrijgen. De geselecteerde mensen ontvangen op
persoonlijke titel een uitnodiging, die qua toonzetting en taalgebruik aansluit bij hun
wereld en soms zelfs taal. De griffier ondertekent persoonlijk de uitnodigingen. De
uitnodigingen zien er aantrekkelijk uit en vermelden de wensen van de raad met
betrekking tot participatie. De ervaring leert dat alle uitgenodigden zullen verschijnen,
omdat ze persoonlijk worden aangesproken en de overtuiging krijgen dat hun mening
belangrijk is en dat hier iets mee wordt gedaan. Het is zelfs regelmatig voorgekomen
dat er meer mensen (uit nieuwsgierigheid) komen dan er zijn uitgenodigd.
Vooraankondigingen in de plaatselijke pers kunnen hierbij erg helpen. Mocht de
gemeente over een afdeling voor Communicatie beschikken, verdient het aanbeveling
deze meteen bij het proces te betrekken.
b. Tijdens de conferentie
De conferentie is op zichzelf een communicatief platform. Er wordt gewerkt met
interactieve technieken en er is geen sprake van eenrichtingsverkeer,
c. Na de conferentie
Het is uitermate belangrijk dat de resultaten zo snel mogelijk worden teruggekoppeld
naar de deelnemers en alle andere burgers. Ten eerste wordt een bedankbriefje aan de
deelnemers altijd erg op prijs gesteld. De reden hiervoor is om ze aangesloten te
houden, want op grond van eerdere ervaringen is de aanname al snel dat er weer eens
niets met de mening van de burger gebeurt. Nog mooier is als er ook meteen zichtbare
resultaten worden geboekt, wanneer makkelijk te realiseren acties die als wenselijk uit
de conferentie naar voren zijn gekomen door de raad of de ambtenaren worden
opgepakt.
De voorbereiding van de groepsbijeenkomsten vindt plaats met een dwarsdoorsnede van de
uiteindelijk uit te nodigen deelnemers, dus een representatieve groep mensen, waarmee drie a
vier keer wordt gesproken. Deze groep noemen wij het ‘Ontwerpteam’ de reden hiervan is dat
het noodzakelijk is een valide proces te ontwerpen. De facilitator maakt op basis van deze
besprekingen een gedetailleerd draaiboek voor de conferentie.
Opzet en werkwijze van de conferentie
Conferenties volgens de Whole Scale Change methodiek wijken af van de meer traditionele
conferenties volgens het format van inleiding(en), werken in kleine groepen, terugkoppeling
en plenaire discussie. Hieronder volgen enkele mededelingen over de opzet en werkwijze van
een Whole Scale Change conferentie:
•
•
•
De opzet loopt per definitie langs drie lijnen:
o Een gemeenschappelijke Diagnose; hoe ziet de situatie er nu uit, waarover zijn we
tevreden, waarover ontevreden. Het gaat hier nog niet om oplossingen, want het is
eerst nodig om een visie te hebben, van waaruit naar acties en planning wordt
toegewerkt. Anders is er sprake van ‘achteruitbreien’.
o Een gemeenschappelijke visie vanuit de vraag ‘hoe is het in 2015(?) om hier te
wonen, te werken en te ondernemen, bij voorbeeld; hoe ziet het er dan uit? Hoe
gaan we met elkaar om e.d.. specifieke vragen worden samen met het ontwerpteam
bedacht.
o Gemeenschappelijk vaststellen van doelen vanuit de vraag ‘wat moet er gebeuren
om de visie waar te maken?
Een belangrijk kenmerk is dat deze drie vragen in een en dezelfde bijeenkomst worden
geadresseerd en niet worden verdeeld over verschillende momenten en groepen.
Er wordt gewerkt met zogeheten ‘max mix’ groepen. Alle deelnemers worden vooraf
ingedeeld in groepen van 7 personen, waarbij elke tafel een ‘maximale mix’ van het
geheel vormt, een dwarsdoorsnede dus.
Alle groepen werken simultaan aan dezelfde vragen. Gezien de gelijke, gemixte
samenstelling van de groepen ontstaat er enerzijds het feest van herkenning; er is namelijk
geen dominantie van een of enkele groepen. Anderzijds kan er met deze werkwijze, door
de simultaniteit met grote tot zeer grote groepen worden gewerkt. Het proces verloopt als
in onderstaand figuur is weergegeven.
Figuur: werkwijze tijdens Whole Scale Change conferenties
•
•
•
Er wordt gewerkt met verschillende rollen aan de tafels:
o Tijdbewaker en gespreksleider. Hiervoor worden geen ‘externe’ personen
uitgenodigd. Mensen merken al snel dat je geen volleerde vergadervoorzitter hoeft
te zijn om erop te letten dat iedereen aan bod komt en op de klok te kijken
o Schrijver/rapporteur. Alle groepen hebben een eigen flip-over. Alle uitkomsten
van de tafelgesprekken worden opgeschreven, zoals ze zijn besproken en de
rapporteur rapporteert plenair de uitkomsten, die voor een belangrijk deel
hetzelfde zijn voor de tafels. Er vindt dus geen plenaire discussie plaats. Alle flipovers worden in real time door een ‘logistiek team’ ter plaatse uitgewerkt en
teruggekoppeld naar de deelnemers, waardoor men ziet dat hun werk landt en geen
open einde is.
De organisatie is strak en goed geregisseerd. Wij werken met een logistiek team, dat
bestaat uit mensen die uikomsten ter plaatse uitwerken, de voorbereidingen doen, voor de
catering zorgen e.d. Al het werk gaat precies op tijd. De grootte van dit team hangt af van
de groepsgrootte. De norm is een logistieke medewerker op 20 deelnemers.
Er wordt gewerkt met inspirerende werkvormen. Veel wordt gebruik gemaakt van
interactieve brainstormtechnieken, ‘visioning’ technieken en met de principes van de
actieve dialoog.