Op tijd betaald worden

Tijdig betaald worden
Een goede aanpak van
kredietbeheer
Door Josef Busuttil. Director General Malta Association of
Credit Management
INHOUD
DE FACTUUR
1. TIJDIG
A. ONMIDDELLIJKE BETALING
B. GEZOND CASHFLOWBEHEER
2. NAUWKEURIGHEID
3. VOLLEDIGHEID
4. BEGRIJPELIJK
2
Zakendoen op een uiterst concurrentiële en verzadigde markt
verplicht de bedrijven om hun resources nog meer en beter in stelling
te brengen om tegemoet te komen aan de behoeften en
verwachtingen van hun klanten. Om meer business te lokken en hun
marktaandeel te handhaven kunnen ze echter ook uitgaan van meer
nadruk op aanlevering van hoogkwalitatieve producten, versterkt
met goede klantservice. Het administratieve papierwerk wordt
daarbij weleens minder belangrijk geacht. De back-officetaken zijn
echter evenzeer cruciaal voor een vlekkeloze bedrijfsvoering en om
goede klantrelaties te blijven onderhouden.
Josef Busuttil
Director General Malta
Association of Credit
Management
[email protected]
Vanuit een marketingperspectief is het voor het succes van een
bedrijf uiteraard essentieel te voldoen aan de behoeften van een
klant en deze zelfs te overtreffen. Correcte administratie is echter
even belangrijk en mag niet blijven wachten tot iemand er wat tijd
voor heeft. Dit geldt in het bijzonder voor het factureringsproces.
Het ontbreken van een efficiënt, accuraat factureringsproces kan
leiden tot achterstallige betalingen en geschillen met klanten. Zo
worden moeizaam opgebouwde goede klantrelaties zomaar op de
helling gezet en veroorzaakt de leverancier van goederen of diensten
zélf zijn cashflowproblemen. Precies daarom zouden bedrijven het
belang van het factureringsproces moeten inzien. Ze moeten dit
opvatten als een volwaardig element in de hele business transactie,
ten voordele van zowel verkoper als koper.
DE FACTUUR
Een factuur kan weliswaar dienen als officiële bevestiging van de
verkoop aan een klant, maar vanuit het standpunt van kredietbeheer
dient een factuur vooral en uitsluitend ter vergemakkelijking van de
betaling van goederen en diensten die aan de klant werden geleverd.
Dit impliceert dat een factuur duidelijk het verschuldigde bedrag, de
uiterste betaaldatum en de bestemming van de betaling moet
vermelden.
Een goede aanpak van kredietbeheer houdt in dat een bedrijf dat
goederen of diensten levert, zijn klanten bijstaat om de verkoop af te
ronden en tijdig hun rekening te betalen. Dit is alléén mogelijk als de
factuur voldoet aan de volgende criteria:
3
1. TIJDIG
Geen factuur, geen betaling! Dat lijkt grappig en logisch, en toch …
Sommige firma's stellen hun factuur laat of pas aan het einde van de
maand op, en verwachten dan tijdig of volgens de afgesproken
voorwaarden betaald te worden. Een factuur moet meteen worden
opgesteld: ze moet samen met de aangekochte goederen aan de
klant worden afgeleverd, vooral om twee hoofdredenen:
a. Onmiddellijke betaling
De ervaring leert dat klanten facturen die ze later ontvangen,
op hun beurt ook langer onbetaald laten. Bedrijven mogen
niet vergeten dat hun klanten nog meer leveranciers hebben,
die óók betaald willen worden. Bedrijven zijn elkaars
concurrenten, niet alleen tijdens het verkoopmoment maar
ook om betaald te worden. Efficiëntie in het
factureringsproces kan de leverancier dus helpen om vóór
zijn concurrenten betaald te worden.
b. Gezond cashflowbeheer
Als er krediettermijnen gelden, verlengt de leverancier
onbedoeld zélf die overeengekomen termijn door zijn factuur
later uit te geven, en dit ten nadele van zijn cashflow en
winst. Bijvoorbeeld: stel dat verkoper en koper een
betaaltermijn van 30 dagen overeenkomen, en stel dat de
goederen in het begin van de maand worden geleverd: dan
trekt een leverancier die zijn factuur pas aan het eind van de
maand opstelt, zélf de krediettermijn op tot 60 dagen. De
einduitkomst is negatief!
2. NAUWKEURIGHEID
Klanten betalen alleen onbetwiste facturen. Als een klant het niet
eens is met een of ander detail op de factuur, betaalt hij niet.
Betwiste facturen veroorzaken niet alleen opschorting van de
betaling en cashflowproblemen maar ook operationele inefficiëntie
voor zowel verkoper als koper. Het oplossen van het geschil vraagt
immers tijd en ook meer interne resources.
4
3. VOLLEDIGHEID
De factuur moet alle leveranciersgegevens bevatten, met het
correcte BTW-nummer. Alle contactgegevens moeten duidelijk
worden vermeld. Dat geldt ook voor het telefoonnummer van de
leverancier. Vergeet niet dat sommige klanten nog altijd telefonisch
contact verkiezen boven de elektronische weg!
De factuur moet de aangekochte goederen en diensten nauwkeurig
beschrijven, samen met het aantal aangekochte eenheden. Ook de
contactgegevens van de klant en het leveringsadres voor de
goederen moeten worden vermeld. Het juiste (en op geldigheid
gecontroleerde) BTW-nummer van de klant moet eveneens
opgenomen zijn.
Clausules die verwijzen naar de overeengekomen krediettermijn en
naar de interesten en kosten bij laattijdige betaling, evenals de acties
die de leverancier zal ondernemen bij laattijdige betaling, zijn altijd
aan te bevelen. MACM-leden moeten ook de door de Associatie
aangeleverde waarschuwing vermelden die hoort bij de
voorzieningen voor databescherming.
4. BEGRIJPELIJK
De factuur moet duidelijk afgedrukt zijn op papier van goede
kwaliteit. Drukke advertenties doen afbreuk aan effectiviteit. De
factuur moet eenvoudig leesbaar en overzichtelijk zijn, voor het
gemak van de klant die ze ontvangt. Eventueel verleende kortingen
moeten duidelijk getoond en verrekend zijn, voor referentiegemak.
In dit elektronische tijdperk wordt aangeraden de bankgegevens van
de leverancier te vermelden: IBAN rekeningnummer en BIC voor het
geval de klant elektronisch wenst te betalen.
Het uitschrijven van een factuur voor een klant kan voor sommige
bedrijven iets banaals lijken. In werkelijkheid gaat het om een
belangrijk document, voor de klant maar ook voor de leverancier zelf.
Wie zijn klant laattijdig factureert, en daarbij onnauwkeurige
cijfergegevens, onvolledige informatie en een onbegrijpelijk
document verstuurt, jaagt de kostprijs van het onderlinge zakendoen
omhoog. Voor de klant én voor zijn eigen firma. En dat is nog maar
het begin!
Meer informatie is te vinden op de website van Isabel: www.isabel.eu
© Copyright Isabel 2013 and Josef Busuttil, [email protected]
5