Circulaire notariaat 2017 - Bureau Financieel Toezicht

Circulaire notariaat 2017
Geachte mevrouw, heer,
Met deze circulaire informeert het Bureau Financieel Toezicht (BFT) u over de procedure
met betrekking tot de indiening van de jaargegevens over 2016 en de kwartaalcijfers over het
boekjaar 2017. De inhoud van deze circulaire is afgestemd met de werkgroep
Controleprotocollen (COPRO) van de Koninklijke Nederlandse Beroepsorganisatie van
Accountants (NBA).
Daar waar in deze circulaire wordt gesproken over boekjaar 2016 geldt dat hier wordt
bedoeld een boekjaar dat eindigt op of na 31-12-2016. Voor boekjaar 2017 geldt dan dat dit
het boekjaar is dat start op of na 1-1-2017.
I
Jaargegevens over het boekjaar 2016 voor kantoor en privé
Ingevolge artikel 24, vierde lid, van de Wet op het notarisambt (hierna: ‘Wna’) dient u binnen
vier maanden na afloop van elk boekjaar een verslag ten aanzien van zowel het
kantoorvermogen als ten aanzien van het privévermogen in te dienen. In artikel 2 lid 4 letters
a tot en met d van de [Ministeriele] Regeling op het notarisambt (hierna: ‘Rna’), zijn de
onderwerpen opgenomen die ook onderdeel van het verslag uitmaken.
De bij het BFT in te dienen gegevens dienen te voldoen aan de modellen die hiertoe zijn
opgesteld. De bedoelde modellen [verslagstaten en te verstrekken mededelingen] zijn te
vinden op de website van het BFT [http://www.bureauft.nl/notariaat/informatie-vooraccountants/Paginas/Verslaggeving.aspx.].
De bij de verslagstaten te verstrekken mededelingen zijn voor het verslagjaar 2016 op
enkele punten aangepast1. Wij vragen de accountant2 te bevestigen dat de cijfers zoals die
zijn ingediend bij het BFT zijn ontleend aan de diverse rapportages (jaarrekening,
privévermogen, inkomen en persoonlijke vennootschap(pen)). Daarnaast vraagt het BFT de
accountant te bevestigen dat bij deze rapportages een verklaring (controle, beoordeling of
samenstelling) is afgegeven. Het BFT vindt het van groot belang dat de juiste documenten
worden overgelegd bij de verslagstaten. Daartoe worden eenmalig de modelmededelingen
als bijlage bij dit schrijven gevoegd. U wordt nadrukkelijk verzocht uw accountant een kopie
van dit schrijven te verstrekken. Het BFT zal in 2017 aandacht schenken aan het gebruik van
de juiste documenten.
Tijdstip en wijze van indienen jaargegevens
De jaargegevens dienen direct na het gereedkomen ervan, doch in elk geval binnen vier
maanden na afloop van het boekjaar via de elektronische portal van DiginBFT bij het BFT te
worden ingediend. U moet dus vóór 1 mei 2017 uw jaargegevens over 2016 bij het BFT
indienen. Bij een gebroken boekjaar dient u de jaargegevens binnen vier maanden na afloop
van het boekjaar in te dienen.
Uitstel indienen gegevens
Het kan zijn dat u door bijzondere omstandigheden de jaargegevens over het boekjaar 2016
niet tijdig kunt indienen. U kunt dan het BFT gemotiveerd verzoeken om uitstel (van
1
Deze circulaire betreft de interpretatie van de regelgeving door het BFT (zoals bij de mededelingen
IDS) en hoeft niet gelijk te zijn aan de zienswijze van de KNB.
2 Bij de verslagstaat privégegevens [bijlage 3] mag dit ook een bij een erkende beroepsorganisatie
aangesloten fiscalist zijn.
1
Circulaire notariaat 2017
maximaal twee maanden). Dat verzoek moet wel vóór de uiterste inleverdatum, te weten
vóór 1 mei 2017, ingediend worden. Bij een gebroken boekjaar dient u het verzoek binnen
vier maanden na afloop van het boekjaar in te dienen.
Handhaving
Bij het niet tijdig indienen van de jaargegevens kan het BFT een bestuurlijke boete of een
last onder dwangsom opleggen. Maar ook andere maatregelen, zoals het indienen van een
klacht bij de Kamer voor het Notariaat, kunnen in dit kader worden genomen.
II
Kwartaalcijfers over het kalenderjaar 2017 voor kantoor
Conform artikel 2 lid 5 van de Rna, dient u aan het BFT ook de cumulatieve kwartaalcijfers
van uw kantoor te verstrekken. Dit is voor het BFT van belang om de toezichttaak adequaat
te kunnen verrichten en de ontwikkelingen bij notarissen goed te kunnen volgen.
De kwartaalcijfers dienen te worden voorzien van een samenstellingsverklaring van een
accountant, tenzij het BFT u hiervoor een ontheffing heeft verleend.
Tijdstip en wijze van indienen gegevens
De cumulatieve kwartaalcijfers over 2017 dienen via de elektronische portal van DiginBFT
vóór de hieronder genoemde data te worden ingediend:
-
eerste kwartaalgegevens: vóór 1 mei 2017;
tweede kwartaalgegevens: vóór 15 augustus 2017;
derde kwartaalgegevens: vóór 1 november 2017;
vierde kwartaalgegevens: vóór 1 februari 20183.
Kantoren met een gebroken boekjaar dienen hun kwartaalgegevens in te dienen binnen één
maand na einde rapportagedatum van het kwartaal. Voorbeeld: als het boekjaar eindigt op
30 april, dan is het eerste rapportagekwartaal van 1 mei tot en met 31 juli en dienen de
kwartaalcijfers ingediend te worden vóór 31 augustus.
Uitstel indienen gegevens
Het BFT verleent geen uitstel voor het indienen van de kwartaalcijfers.
Handhaving
Bij het niet tijdig indienen van de kwartaalcijfers kan het BFT een bestuurlijke boete of een
last onder dwangsom opleggen. Maar ook andere maatregelen, zoals het indienen van een
klacht bij de Kamer voor het Notariaat, kunnen in dit kader worden genomen.
III
Aanvraag ontheffing voor samenstellingsverklaring bij de kwartaalcijfers 2018
Ingevolge art. 2 lid 5 van de Rna dienen de kwartaalcijfers voorzien te zijn van een
samenstellingsverklaring verstrekt door een accountant.
Het BFT kan op grond van art. 2 lid 6 van de Rna een ontheffing verlenen voor het
verstrekken van deze verklaring.
3
Indien de jaarcijfers vóór of gelijktijdig met de kwartaalcijfers over het 4 e kwartaal worden ingediend
hoeven deze kwartaalcijfers niet voorzien te zijn van een samenstellingsverklaring.
2
Circulaire notariaat 2017
Om voor de ontheffing voor 2018 in aanmerking te komen dient u vóór 1 juni 2017 daartoe
een verzoek bij het BFT in te dienen. Uit het verzoek dient te blijken dat u voldoet aan de
voorwaarden om voor een ontheffing in aanmerking te komen.
De voorwaarden waaraan voldaan dient te worden dienen nog te worden vastgesteld na een
evaluatie, hierbij is het niet uitgesloten dat deze niet substantieel zullen afwijken van de
voorwaarden die van toepassing waren op de aanvraag voor de ontheffing 2017.
Mocht u nog vragen hebben, dan kunt u contact opnemen met het BFT. U kunt ook de
website van het BFT raadplegen (www.bureauft.nl).
Ik vertrouw erop u hierbij voldoende geïnformeerd te hebben.
Bureau Financieel Toezicht,
de voorzitter,
voor deze,
Mw. mr. M.C. Kaptein MPM
Bijlagen:
1. model mededeling accountant behorende bij de jaargegevens 2016
2. model mededeling accountant behorende bij de kwartaalstaten 2017
3. model mededeling accountant behorende bij de jaargegevens 2016 privé
4. model mededeling accountant als bedoeld in artikel 2 lid 4 letter a-d van de Rna
3
Circulaire notariaat 2017
Bijlage 1: model mededeling accountant behorende bij de jaargegevens 2016
(Model BFT versie 2016)
Aan: …. [naam entiteit, alsmede de kantoornaam van de entiteit)
MEDEDELING INZAKE VERSLAGSTATEN KANTOOR OVER HET JAAR 201.
Wij bevestigen dat de via DiginBFT ingediende verslagstaten 201. van …. [kantoornaam] te ….
[plaats], welke sluiten met een balanstotaal van € …. [bedrag], een bewaringspositie van € ….
[bedrag], een eigen vermogen van € …. [bedrag] en een resultaat vóór belastingen van € …. [bedrag],
aansluiten op de aan de notaris uitgebrachte jaarrekening over het jaar 201. van …. [naam entiteit] te
…. [plaats].
De verslagstaten en deze rapportage daarbij zijn uitsluitend bedoeld voor het door het Bureau
Financieel Toezicht (BFT) uit te voeren toezicht en kunnen derhalve niet voor andere doeleinden
worden gebruikt.
Bij de jaarrekening van …. [naam entiteit] hebben wij op ….[datum] de navolgende verklaring
verstrekt:
[citeer de verklaring bij de jaarrekening]
Overige voor het toezicht door het BFT van belang zijnde punten:
In het jaarverslag en de [toelichtingen bij de jaarrekening] zijn geen nadere toelichtingen opgenomen
als vermeld in artikel 9 en/of 10 van de Regeling op het notarisambt.
Of:
In het jaarverslag en de [toelichtingen bij de jaarrekening] zijn de volgende toelichtingen opgenomen
die voor de beoordeling van het BFT van eventuele risico’s voor het toezicht van belang kunnen zijn:
…. [bijv. continuïteitsparagraaf die niet tot uitdrukking komt in de verklaring bij de jaarrekening]
Tussen de balans in de jaarrekening en de balans in de verslagstaten bestaan geen verschillen.
Of:
Tussen de balans in de jaarrekening en de balans in de verslagstaten bestaan de volgende verschillen:
Naam balanspost
Jaarrekening
De verschillen worden veroorzaakt door: ….[reden[en] opnemen]
Verslagstaat
Tussen het resultaat vóór belastingen volgens de jaarrekening en het resultaat vóór belastingen in de
verslagstaten bestaat geen verschil.
Of:
4
Circulaire notariaat 2017
Tussen het resultaat vóór belastingen volgens de jaarrekening en het resultaat vóór belastingen in de
verslagstaten bestaat het navolgende verschil:
Resultaat vóór belastingen jaarrekening
Resultaat vóór belastingen verslagstaten
Verschil:
Het verschil wordt veroorzaakt door: ….[reden[en] opnemen]
Plaats, datum :
………………………………….……………
Naam accountantsorganisatie :
……………………………………………….
Naam accountant
:
………………………………………………..
Inschrijfnummer NBA :
………………………………………………..
Handtekening :
………………………………………………..
5
Circulaire notariaat 2017
Bijlage 2: model mededeling accountant behorende bij de kwartaalstaten 2017
(Model BFT versie 2016)
Aan: …. [naam entiteit, alsmede de kantoornaam van de entiteit)
MEDEDELING INZAKE VERSLAGSTATEN OVER DE PERIODE VAN ..-..-201. TOT EN MET ..-..-201.
Wij bevestigen dat de via DiginBFT ingediende tussentijdse verslagstaten 201. aangaande de periode
van ..-..-201. tot en met ..-..-201. van …. [kantoornaam] te …. [plaats], welke sluiten met een
balanstotaal van € …. [bedrag], een bewaringspositie van € …. [bedrag], een eigen vermogen van € ….
[bedrag] en een resultaat vóór belastingen van € …. [bedrag], aansluiten op de aan de notaris
uitgebrachte kwartaalrapportage over dezelfde periode van …. [naam entiteit] te …. [plaats].
De verslagstaten en deze rapportage daarbij zijn uitsluitend bedoeld voor het door het Bureau
Financieel Toezicht (BFT) uit te voeren toezicht en kunnen derhalve niet voor andere doeleinden
worden gebruikt.
Bij de kwartaalrapportage van …. [naam entiteit] hebben wij op ….[datum] de navolgende verklaring
verstrekt:
[citeer de verklaring bij de kwartaalrapportage]
Overige voor het toezicht door het BFT van belang zijnde punten:
In de kwartaalrapportage en de [toelichtingen bij de kwartaalrapportage] zijn geen nadere
toelichtingen opgenomen die zijn opgenomen in artikel 9 en/of 10 van de Regeling op het
notarisambt.
Of:
In de kwartaalrapportage en de [toelichtingen bij de kwartaalrapportage] zijn de volgende
toelichtingen opgenomen die voor de beoordeling van het BFT van eventuele risico’s voor het toezicht
van belang kunnen zijn:
…. [bijv. continuïteitsparagraaf die niet tot uitdrukking komt in de verklaring bij de
kwartaalrapportage]
Tussen de balans in de kwartaalrapportage en de balans in de verslagstaten bestaan geen verschillen.
Of:
Tussen de balans in de kwartaalrapportage en de balans in de verslagstaten bestaan de volgende
verschillen:
Naam balanspost
Jaarrekening
De verschillen worden veroorzaakt door: ….[reden[en] opnemen]
Verslagstaat
Tussen het resultaat vóór belastingen volgens de kwartaalrapportage en het resultaat vóór
belastingen in de verslagstaten bestaat geen verschil.
6
Circulaire notariaat 2017
Of:
Tussen het resultaat vóór belastingen volgens de kwartaalrapportage en het resultaat vóór
belastingen in de verslagstaten bestaat het navolgende verschil:
Resultaat vóór belastingen jaarrekening
Resultaat vóór belastingen verslagstaten
Verschil:
Het verschil wordt veroorzaakt door: ….[reden[en] opnemen]
Plaats, datum :
………………………………….……………
Naam accountantsorganisatie :
……………………………………………….
Naam accountant
:
………………………………………………..
Inschrijfnummer NBA :
………………………………………………..
Handtekening :
………………………………………………..
7
Circulaire notariaat 2017
Bijlage 3: model mededeling accountant behorende bij de jaargegevens 2016 privé
(Model BFT versie 2016)
Aan: …. [naam notaris)
MEDEDELING INZAKE VERSLAGSTATEN NOTARIS PRIVÉ OVER HET JAAR 201.
De opstelling van het privévermogen van … [naam notaris] te … [plaats] betreft:
-de jaarrekening 201.. van [naam persoonlijke vennootschap] en/of buitenmaatschappelijke
balans(en) en resultaten (dan wel de geconsolideerde jaarrekening(en) hiervan),
-de privévermogenspositie en
-het (belastbaar) inkomen van de notaris.
Onderdeel buitenmaatschappelijke balans (of persoonlijke vennootschap)
Wij bevestigen dat de via DiginBFT ingediende verslagstaten buitenmaatschappelijke balans 201. van
…. [naam notaris] te …. [plaats], welke sluiten met een balanstotaal van € …. [bedrag] en een eigen
vermogen van € …. [bedrag] aansluiten op de aan de notaris uitgebrachte jaarrekening over het jaar
201. van …. [naam entiteit] te …. [plaats].
Bij de jaarrekening van …. [naam entiteit] hebben wij op ….[datum] de navolgende verklaring
verstrekt:
[citeer de verklaring bij de jaarrekening]
Of:
Bij de jaarrekening van …. [naam entiteit] heeft [naam accountant of fiscalist] op ….[datum] de
navolgende verklaring verstrekt:
[citeer de verklaring bij de jaarrekening]
Onderdeel privévermogenspositie en belastbaar inkomen
Wij bevestigen dat de via DiginBFT ingediende privé staten 201. van vermogen en inkomen van
[naam notaris] te [plaats], met een vermogensstaat die sluit met een balanstotaal van € … [bedrag],
en een inkomensstaat die sluit met een belastbaar inkomen van € … [bedrag], zijn ontleend aan de
aan de notaris uitgebrachte privé rapportage van … [naam notaris] te … [plaats].
Bij de privévermogenspositie en het belastbaar inkomen van …. [naam notaris] hebben wij [ op
….[datum] de navolgende verklaring verstrekt:
[citeer de verklaring bij de privévermogensopstelling en het belastbaar inkomen]
Of:
Bij de privévermogenspositie en het belastbaar inkomen van …. [naam notaris] heeft [naam
accountant of fiscalist] [ op ….[datum] de navolgende verklaring verstrekt:
[citeer de verklaring bij de privévermogensopstelling en het belastbaar inkomen]
8
Circulaire notariaat 2017
De verslagstaten en deze rapportage daarbij zijn uitsluitend bedoeld voor het door het Bureau
Financieel Toezicht (BFT) uit te voeren toezicht en kunnen derhalve niet voor andere doeleinden
worden gebruikt.
Overige voor het toezicht door het BFT van belang zijnde punten:
In de [toelichting(en) bij de] jaarrekening en/of de privévermogenspositie en het belastbaar inkomen
zijn geen nadere toelichtingen opgenomen als vermeld in artikel 9 en/of 10 van de Regeling op het
notarisambt..
Of:
In de [toelichtingen bij de] jaarrekening en/of de privévermogenspositie en het belastbaar inkomen
zijn de volgende toelichtingen opgenomen die voor de beoordeling van het BFT van eventuele risico’s
voor het toezicht van belang kunnen zijn:
…. [bijv. continuïteitsparagraaf die niet tot uitdrukking komt in de verklaring bij de jaarrekening]
Tussen de privéopstellingen en de opstellingen in de verslagstaten bestaan geen verschillen.
Of:
Tussen de balans in de jaarrekening en de balans in de verslagstaten bestaan de volgende verschillen:
Naam balanspost
Jaarrekening
De verschillen worden veroorzaakt door: ….[reden[en] opnemen]
Verslagstaat
Tussen het resultaat vóór belastingen volgens de jaarrekening en het resultaat vóór belastingen in de
verslagstaten bestaat geen verschil.
Of:
Tussen het resultaat vóór belastingen volgens de jaarrekening en het resultaat vóór belastingen in de
verslagstaten bestaat het navolgende verschil:
Resultaat vóór belastingen jaarrekening
Resultaat vóór belastingen verslagstaten
Verschil:
Het verschil wordt veroorzaakt door: ….[reden[en] opnemen]
Plaats, datum :
………………………………….……………
Naam organisatie
:
……………………………………………….
Naam accountant of fiscalist
:
………………………………………………..
9
Circulaire notariaat 2017
Inschrijfnummer NBA of
beroepsorganisatie fiscalist
Handtekening :
:
………………………………………………..
………………………………………………..
Bijlage 4: model mededeling accountant als bedoeld in artikel 2 lid 4 letter a-d van de Rna
Onderdeel A: Modelrapport
Onderdeel B: Werkprogramma
10
Circulaire notariaat 2017
Bijlage 4 Onderdeel A: modelrapport
Rapport van feitelijke bevindingen inzake artikel 2 lid 4 letter a-d Rna
Aan: opdrachtgever
Opdracht
Wij hebben naast de opdracht tot controle/beoordeling4 van … (naam entiteit, alsmede de
kantoornaam van de entiteit) een aantal specifieke werkzaamheden verricht met betrekking tot de
voor de notaris in de Wet op het notarisambt [Wna] art. 24 leden 4 en 5, juncto Regeling op het
notarisambt [Rna] art. 2 lid 4 opgenomen verplichtingen en voorschriften zoals omschreven in onze
opdrachtbrief van … (datum), referentie …(referentienummer). Deze rapportage bevat de uitkomsten
van deze werkzaamheden.
Het is de bedoeling dat u zelf een oordeel vormt over de werkzaamheden en over de in dit rapport
weergegeven bevindingen en op basis daarvan uw eigen conclusie trekt. Wij wijzen u er op dat indien
wij aanvullende werkzaamheden zouden hebben verricht of een controle-, beoordelings- of andere
assurance-opdracht zouden hebben uitgevoerd ten aanzien van bovengenoemde voorschriften en
verplichtingen, wellicht andere onderwerpen zouden zijn geconstateerd die voor rapportering in
aanmerking zouden zijn gekomen.
Aard en reikwijdte van de verrichte werkzaamheden
Wij hebben onze werkzaamheden verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de
Nederlandse Standaard 4400 ‘Opdrachten tot het verrichten van overeengekomen specifieke
werkzaamheden met betrekking tot financiële informatie’, de Verordening Gedrags- en
Beroepsregels Accountants (VGBA) en het ‘Werkprogramma Rapport van feitelijke bevindingen
inzake artikel 2 lid 4 letter a-d Rna’ (verder: Werkprogramma) dat als bijlage 4 onderdeel uitmaakt
van de Circulaire notariaat 2017 van het Bureau Financieel Toezicht (BFT).
Het doel van deze opdracht tot het verrichten van overeengekomen specifieke werkzaamheden is
het verrichten van die werkzaamheden die wij met … (naam entiteit, alsmede de kantoornaam van
de entiteit) zijn overeengekomen en het rapporteren over de feitelijke bevindingen.
Wij hebben uitsluitend op … (datum)/gedurende … (periode) een onderzoek ingesteld naar de opzet
en bestaan binnen uw kantoor van de omschreven verplichtingen en voorschriften. Wij hebben onze
werkzaamheden uitgevoerd in overeenstemming met het hierboven genoemde Werkprogramma. De
opdracht houdt tevens in dat wij geen onderzoek hebben ingesteld naar de voortdurende werking
van deze procedures. Een en ander impliceert dat aan onze rapportage geen zekerheid kan worden
ontleend omtrent de naleving van de procedures gedurende … (boekjaar).
Volledigheidshalve wijzen wij er nog op dat, indien wij aanvullende werkzaamheden zouden hebben
verricht, zoals onderzoek naar de werking, wellicht andere onderwerpen aan het licht zouden
kunnen zijn gebracht die voor u mogelijk van belang zouden kunnen zijn geweest.
4
Doorhalen wat niet van toepassing is
11
Circulaire notariaat 2017
Aangezien wij slechts verslag doen van feitelijke bevindingen uit hoofde van de overeengekomen
specifieke werkzaamheden betekent dit dat geen accountantscontrole, beoordelingsopdracht of
andere assurance-opdracht is uitgevoerd in overeenstemming met de Nederlandse controle- en
overige standaarden. De door ons verrichte waarnemingen zijn feitelijke constateringen die op
zichzelf staan, zij hebben niet tot doel op grond hiervan extrapolaties maken of conclusies te trekken.
Dit laten wij over aan u en de gebruikers van het rapport van feitelijke bevindingen
Beschrijving van de uitgevoerde specifieke werkzaamheden
Wij hebben de werkzaamheden uitgevoerd zoals met u overeengekomen en zoals beschreven in het
werkprogramma. De toereikendheid en geschiktheid van de te verrichten werkzaamheden is de
verantwoordelijkheid van de gebruikers van deze rapportage met wie deze werkzaamheden zijn
overeengekomen. Derhalve doen wij geen uitspraak over de toereikendheid en geschiktheid van de
verrichte werkzaamheden in relatie tot het doel waarvoor deze worden verricht, noch voor elk ander
doel.
1. Werkzaamheden in het kader van art. 2 lid 4 letter a Rna
Wij zijn aan de hand van procedurebeschrijvingen en door middel van het inwinnen van inlichtingen
bij u, de op uw kantoor werkzame [toegevoegd] notarissen en uw medewerkers nagegaan of binnen
uw kantoor de procedures zoals omschreven in de Administratieverordening in opzet en bestaan
aanwezig zijn.
2. Werkzaamheden in het kader van art. 2 lid 4 letter b Rna
Wij zijn aan de hand van procedurebeschrijvingen en door middel van het inwinnen van inlichtingen
bij u, de op uw kantoor werkzame [toegevoegd] notarissen en uw medewerkers nagegaan of binnen
uw organisatie de procedures zoals omschreven in de Verordening interdisciplinaire samenwerking
2015 in opzet en bestaan aanwezig zijn.
3. Werkzaamheden in het kader van art. 2 lid 4 letter c Rna
Wij zijn nagegaan welke antwoorden in de verslagstaten 2016 door de notaris zijn gegeven en of de
antwoorden overeenkomen met de uitkomsten van onze werkzaamheden.
4. Werkzaamheden in het kader van art. 2 lid 4 letter d Rna
Wij zijn nagegaan of, en zo ja welke, meldingen als bedoeld in art. 25a Wna, juncto art. 8 Rna aan het
Bureau zijn gedaan en of hierbij aan de meldplicht is voldaan.
Beschrijving van de feitelijke bevindingen
Op grond van de door ons uitgevoerde werkzaamheden zoals hierboven beschreven rapporteren wij
conform het Werkprogramma hieronder onze feitelijke bevindingen.
1. Bevindingen inzake art. 2 lid 4 letter a Rna
In het kader van de door ons, in overeenstemming met het werkprogramma dat als bijlage 1 deel
uitmaakt van deze rapportage, uitgevoerde werkzaamheden met betrekking tot onderhavige
opdracht is door ons niet vastgesteld dat niet wordt voldaan aan de in de Administratieverordening
opgenomen regelgeving.
Of:
12
Circulaire notariaat 2017
In het kader van de door ons, in overeenstemming met het werkprogramma dat als bijlage 1 deel
uitmaakt van deze rapportage, uitgevoerde werkzaamheden met betrekking tot onderhavig opdracht
is door ons vastgesteld dat op de volgende punten binnen de entiteit [mogelijk] niet [geheel] wordt
voldaan aan de in de Administratieverordening opgenomen regelgeving:
…..[opsomming van de betreffende artikel in de Administratieverordening met vermelding van de
vastgestelde afwijking van de regelgeving]
2. Bevindingen inzake art. 2 lid 4 letter b Rna
In het kader van de door ons, in overeenstemming met het werkprogramma dat als bijlage 2 deel
uitmaakt van deze rapportage, uitgevoerde werkzaamheden met betrekking tot onderhavige
opdracht is door ons niet vastgesteld dat niet wordt voldaan aan de in de Verordening
interdisciplinaire samenwerking 2015 opgenomen regelgeving.
Of:
In het kader van de door ons, in overeenstemming met het werkprogramma dat als bijlage 2 deel
uitmaakt van deze rapportage, uitgevoerde werkzaamheden met betrekking tot onderhavig opdracht
is door onsvastgesteld dat op de volgende punten binnen de entiteit [mogelijk] niet [geheel] wordt
voldaan aan de in de Verordening interdisciplinaire samenwerking 2015 opgenomen regelgeving:
…..[opsomming van de betreffende artikel in de Verordening interdisciplinaire samenwerking 2015
met vermelding van de vastgestelde afwijking van de regelgeving]
Het samenwerkingsverband oefent zijn werkzaamheden op de volgende locaties uit:
Plaatsnaam
Adres
In deze vestiging
is een notaris
werkzaam?
Tot het samenwerkingsverband behoren op 31-12-201. de volgende beroepsbeoefenaren:
…. [aantal] notarissen5
…. [aantal] advocaten, lid van de Orde van Advocaten
…. [aantal] fiscaal juristen of fiscaal economen, lid van de Orde van Belastingadviseurs
…. [aantal] universitair geschoolde leden van het Register Belastingadviseurs
…. [aantal] leden van de Orde van Octrooigemachtigden
…. [aantal] in het buitenland werkzame beoefenaren van de hiervoor vermelde danwel daarmee
gelijk te stellen beroepen in het buitenland mits zij aan een tuchtrecht zijn onderworpen
vergelijkbaar met dat waaraan de hiervoor genoemde personen onderworpen zijn en een adequate
beroepsaansprakelijkheidsverzekering hebben.
…. [aantal] medewerkers van kantoor die geen (kandidaat-)notaris zijn
5
Onder notaris wordt tevens verstaan de kandidaat-notaris, die tevens aandeelhouder/mede-eigenaar is. Niet
begrepen onder notaris, in het kader van de mededeling ex artikel 2 lid 4 letter d Rna, is de toegevoegd-notaris.
13
Circulaire notariaat 2017
Mutaties in het verslagjaar:
In het verslagjaar zijn in het samenwerkingsverband geen mutaties opgetreden.
Of:
In het verslagjaar zijn in het samenwerkingsverband de volgende mutaties opgetreden:
Uitgetreden:
Naam
Datum
Beroepsaanduiding
Datum
Beroepsaanduiding
Toegetreden:
Naam
Bestuur van het samenwerkingsverband [praktijkrechtspersoon]:
De samenstelling van het bestuur op 31-12-201. is als volgt:
Voorzitter:
Naam
Beroepsaanduiding
Overige leden:
Naam
Bestuurstaak
Beroepsaanduiding
Mutaties in het verslagjaar:
In het verslagjaar zijn in het samenwerkingsverband geen mutaties opgetreden.
Of:
In het verslagjaar zijn in het bestuur van het samenwerkingsverband de volgende mutaties
opgetreden:
Uitgetreden:
Naam
Datum
Beroepsaanduiding
Datum
Beroepsaanduiding
Toegetreden:
Naam
3. Bevindingen inzake art. 2 lid 4 letter c Rna
14
Circulaire notariaat 2017
In het verslagjaar ….[jaar] zijn door de entiteit als bedoeld in de opdracht op pagina 3 de volgende
antwoorden gegeven op de door het Bureau gestelde relevante toezichtsvragen:
Relevante toezichtsvraag
Zijn door het kantoor borgtochtverplichtingen aangegaan?
Zijn tegen het kantoor aansprakelijkheidstellingen ingediend?
Heeft het kantoor lopende optie- of termijncontracten?6
Zijn er posten in de verslagstaten die toelichting behoeven?
Van welk softwarepakket maakt het kantoor gebruik voor de
financiële administratie?
Van welk softwarepakket maakt het kantoor gebruik voor de
zakenadministratie?
Aantal gepasseerde akten
Aantal notarissen
Aantal toegevoegd notarissen
Aantal waarnemingsbevoegde kandidaat notarissen
Aantal aandeelhouders/vennoten7
Aantal medewerkers excl. aandeelhouders/vennoten en notarissen
[fte]
Antwoord in verslagstaat
In het kader van de door ons, in overeenstemming met het werkprogramma dat als bijlage 3 deel
uitmaakt van deze rapportage, uitgevoerde werkzaamheden met betrekking tot onderhavige
opdracht zijn door ons geen aanwijzingen gevonden die tot een andere dan de gegeven antwoorden
aanleiding zouden geven.
Of:
In het kader van de door ons, in overeenstemming met het werkprogramma dat als bijlage 3 deel
uitmaakt van deze rapportage, uitgevoerde werkzaamheden met betrekking tot onderhavig opdracht
is door ons vastgesteld dat de volgende vragen beantwoord zouden moeten worden met:
…..[opsomming van de betreffende vraag met het bijbehorende antwoord]
4. Bevindingen inzake art. 2 lid 4 letter d Rna
In het verslagjaar ….[jaar] zijn door de entiteit als bedoeld in de opdracht op pagina 3 …[aantal]
melding[en] gedaan ingevolge artikel 25a Wna, juncto art. 8 Rna.
In het kader van de door ons, in overeenstemming met het werkprogramma dat als bijlage 4 deel
uitmaakt van deze rapportage, uitgevoerde werkzaamheden met betrekking tot onderhavige
opdracht zijn door ons geen aanwijzingen gevonden die tot een andere melding, dan de al gedane
melding[en], aanleiding zouden hebben gegeven.
Of:
In het kader van de door ons, in overeenstemming met het werkprogramma dat als bijlage 4 deel
uitmaakt van deze rapportage, uitgevoerde werkzaamheden met betrekking tot onderhavig opdracht
6
7
Financiële derivaten daaronder begrepen.
Bedoeld wordt het aantal UBO’s
15
Circulaire notariaat 2017
is door ons vastgesteld dat de volgende melding[en] [alsnog] dienen te geschieden:
…..[opsomming van de meldingen met de relevante data]
Tot de notarisorganisatie behoren op 31-12-201. de navolgende [toegevoegd] notarissen:
Mr. …………. [notaris]
Mr. …………. [notaris]
Mr. …………. [toegevoegd notaris]
Beperking in verspreidingskring en het gebruik
Deze rapportage is uitsluitend bestemd voor u en het Bureau Financieel Toezicht, aangezien anderen
die niet op de hoogte zijn van het doel van de werkzaamheden de resultaten onjuist kunnen
interpreteren. De rapportage mag niet aan andere partijen worden verspreid, noch mag eruit
worden geciteerd, of eraan worden gerefereerd, zonder onze voorafgaande schriftelijke
toestemming.
Plaats, datum :
……………………………………………….
Naam accountantsorganisatie :
……………………………………………….
Naam accountant
:
……………………………………………….
Inschrijfnummer NBA :
……………………………………………….
Handtekening :
………………………………………………..
16
Circulaire notariaat 2017
Bijlage 4 Onderdeel B: Werkprogramma
Werkprogramma Rapport van feitelijke bevindingen inzake artikel 2
lid 4 letter a – d Rna.
Hieronder zijn de werkzaamheden van de accountant beschreven die leiden tot het rapport van
feitelijke bevindingen inzake artikel 2 lid 4 a-d Rna. De accountant neemt kennis van de [wijzigingen
in] de regelgeving van toepassing op de Administratieverordening. [een actuele versie van de
Administratieverordening is beschikbaar op: https://www.wet-en-regelgeving-notariaat.nl/overigeregelgeving/31
1. Werkzaamheden artikel 2 lid 4 a Rna
In de Administratieverordening zijn bepalingen opgenomen over de wijze waarop de kantoor- en
privé-administratie moeten worden ingericht, bijgehouden en bewaard.
Op grond van artikel 24 lid 5 Wna, juncto art. 2 lid 4 letter a Rna dient de accountant daarover te
rapporteren. De accountant stelt vast in hoeverre in opzet en bestaan wordt voldaan aan deze
bepalingen.
De uit te voeren werkzaamheden:
1. De accountant gaat aan de hand van procedurebeschrijvingen en door middel van interviews
met de notaris, de op het kantoor werkzame [toegevoegd] notarissen en de medewerkers na
of binnen het kantoor de procedures ten aanzien van de artikelen 1 tot en met 5 in opzet en
bestaan aanwezig zijn.
2. De accountant gaat aan de hand van bancaire mededelingen na dat in opzet en bestaan
wordt voldaan aan artikel 6, daarnaast gaat hij na dat de cliëntenrekeningen voldoen aan de
vereisten van art. 25 Wna.
3. De accountant gaat aan de hand van procedurebeschrijvingen en door middel van interviews
met de notaris, de op het kantoor werkzame [toegevoegd] notarissen en de medewerkers na
of binnen het kantoor de procedures ten aanzien van artikel 7 in opzet en bestaan aanwezig
zijn. Indien de geautomatiseerde omgeving mede omvat een servicebureau / SAAS-omgeving
gaat de accountant na dat de daartoe benodigde verklaringen bij die derde opgevraagd zijn,
wat de strekking van die verklaringen is en welke tekortkomingen zijn gerapporteerd.
4. De accountant gaat op basis van bevindingen uit zijn dossier aangaande de
controle/beoordeling van de jaarrekening van de entiteit en eventuele aanvullende
werkzaamheden na of daaruit niet blijkt dat niet wordt voldaan aan de in de
Administratieverordening opgenomen voorschriften.
17
Circulaire notariaat 2017
2. Werkzaamheden artikel 2 lid 4 b Rna
In de Verordening interdisciplinaire samenwerking 2015 zijn bepalingen opgenomen voor de wijze
waarop de notaris met andere beroepsbeoefenaren mag samenwerken.
Op grond van artikel 18 lid 3 en artikel 24 lid 5 Wna, juncto art. 2 lid 4 Rna dient de accountant
daarover te rapporteren. De accountant stelt vast in hoeverre in opzet en bestaan wordt voldaan aan
deze bepalingen.
Uit te voeren werkzaamheden:
1. De accountant gaat aan de hand van procedurebeschrijvingen en door middel van interviews
met de op het kantoor werkzame notarissen en de medewerkers na of binnen het kantoor de
procedures die bevorderen dat aan de eisen van artikel 2 lid 4 b wordt voldaan in opzet en
bestaan aanwezig zijn.
2. De accountant gaat aan de hand van een opgave van de notaris na met welke
beroepsbeoefenaren de notaris samenwerkt. Hij gaat na dat deze beroepsbeoefenaren
voldoen aan de in art. 2 lid 4 b van de verordening genoemde voorwaarden.
3. De accountant neemt in zijn dossier een [actueel] organisatieschema op waaruit blijkt:
a. de verdeling van de aandelen, de leden van een coöperatie of het bestuur van de
stichting;
b. de verdeling van de stemrechten of de certificaten; en
c. de verdeling van de zeggenschap,
van de praktijkrechtspersoon, de eventuele houdster-rechtspersonen en de eventuele
persoonlijke rechtspersonen. Hij gaat na dat deze rechtspersonen voldoen aan de in art. 3
van de verordening genoemde voorwaarden. Als bijlage bij het overzicht is gevoegd een
overzicht van de mutaties in het boekjaar en de twee daaraan voorafgaande boekjaren.
4. De accountant gaat na onder welke naam het samenwerkingsverband naar buiten optreedt
en, indien van toepassing, onder welke naam het onderdeel waartoe de notaris behoort naar
buiten optreedt. Hij gaat aan de hand van procedurebeschrijvingen en door middel van
interviews met de op het kantoor werkzame notarissen en de medewerkers na of deze wijze
van naar buiten optreden voldoet aan de in art. 4 van de verordening genoemde
voorwaarden.
5. De accountant gaat na dat de notaris[sen] binnen de organisatie samenwerken binnen een
verband van notarissen waaraan doorslaggevende zeggenschap toekomt ten aanzien van de
[notariële] praktijkuitvoering binnen het samenwerkingsverband. Hij neemt de daartoe
behorende documentatie, waaronder de samenwerkingsovereenkomst, op in zijn dossier.
6. De accountant gaat na uit welke personen het bestuur van de praktijkrechtspersoon is
samengesteld. Hij gaat na of de samenstelling en deze personen voldoen aan de
kwaliteitseisen die worden gesteld in art. 6.
7. De accountant gaat na welke maatregelen de notaris heeft genomen om zijn
geheimhoudingsplicht te waarborgen. Hij gaat na op welke wijze de notaris zijn
onpartijdigheid en onafhankelijkheid binnen het samenwerkingsverband gestalte geeft. Hij
gaat na of aan de volgende punten wordt voldaan:
a. Voor elke zaak opent de notaris een eigen dossier.
b. De notaris voert een eigen zaken- en dossieradministratie, afgescheiden van het
samenwerkingsverband.
18
Circulaire notariaat 2017
c. De notaris heeft een eigen archief, afgescheiden van de kantoorgenoten.
d. Alleen notarissen, alsmede de notarieel medewerkers, hebben toegang tot de
gegevens van en informatie over notariële cliënten.
e. Alle betrokkenen stemmen [zichtbaar] in met inzage geven van informatie over
notariële cliënten aan kantoorgenoten.
3. Werkzaamheden artikel 2 lid 4 C Rna
Als onderdeel van de [tussentijdse] verslagstaten vraagt het Bureau de notaris om enkele
toezichtsvragen die onderdeel vormen van de risico-inschatting van de notarisorganisatie door het
Bureau, te beantwoorden.
De uit te voeren werkzaamheden:
De accountant gaat op basis van zijn bevindingen uit zijn dossier aangaande de controle/beoordeling
van de jaarrekening van de entiteit en eventuele aanvullende werkzaamheden na of de ingevulde
antwoorden overeenstemmen met zijn gegevens.
Voor zover de antwoorden niet uit zijn dossier blijken vraagt hij de ontbrekende relevante gegevens
bij de notarisorganisatie op.
4. Werkzaamheden artikel 2 lid 4 d Rna
Als zich een gebeurtenis voordoet die aanmerkelijke nadelige gevolgen voor de financiële positie van
een notaris kan hebben, meldt de notaris dit onverwijld aan het Bureau.
Als gebeurtenis in de zin van deze regeling worden tenminste aangemerkt:
-
Wijzigingen in de notarisorganisatie met mogelijke gevolgen voor de continuïteit.
Langdurende buitengewone omstandigheden die de persoon van de notaris betreffen
Risico’s inzake de bewaringspositie.
Gebeurtenissen die van mogelijke nadelige invloed kunnen zijn op de solvabiliteit en/of
liquiditeit, ten aanzien van de notarisorganisatie en/of de notaris privé.
Overige gebeurtenissen die van mogelijke invloed kunnen zijn op de financiële positie van de
notarisorganisatie en/of de notaris privé.
Het niet voldoen aan Wet en/of regelgeving van toepassing op de notaris.
De volledige tekst met toelichting betreffende het hier bedoelde artikel is te vinden op:
https://www.wet-en-regelgeving-notariaat.nl/overige-regelgeving/785
De uit te voeren werkzaamheden:
1. De accountant neemt kennis van de bij het Bureau ingediende meldingen.
2. De accountant gaat op basis van zijn bevindingen uit zijn dossier aangaande de
controle/beoordeling van de jaarrekening van de entiteit en eventuele aanvullende
werkzaamheden na of niet blijkt dat meldingen die op grond van onderhavige regelgeving
zouden hebben moeten zijn gedaan, achterwege zijn gebleven.
19