Bestek

06/DVDB/03
1
Provincie Antwerpen
Gemeente Schoten
BESTEK
Opdracht :
Leveren van koffie met Max Havelaar keurmerk, of
gelijkwaardig, voor alle gemeentelijke diensten en de politiezone
Schoten
Wijze van gunnen :
Onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking
Kostprijs van het bestek:
8 euro
Dit bestek omvat:
Deel I
Deel II
Deel III
Deel IV
Deel V
Algemene inlichtingen
Algemene bepalingen
Technische voorschriften
Inschrijvingsformulier
Inventarislijst
06/DVDB/03
Deel I. Algemene inlichtingen.
1. Opdrachtgevend bestuur
De levering wordt uitgevoerd voor rekening van :
Gemeentebestuur
Verbertstraat 3
2900 Schoten
Tel.: 03/680.09.00
Fax: 03/680.29.13
2. Gunningprocedure
Overeenkomstig de bepalingen en voorwaarden vermeld in het bestek zal door
middel van een onderhandelingsprocedure de volgende opdracht gegund worden:
LEVERING VAN KOFFIE MET MAX HAVELAAR KEURMERK, OF
GELIJKWAARDIG,VOOR ALLE GEMEENTELIJKE DIENSTEN EN DE POLITIEZONE
SCHOTEN
De opdracht zal worden gegund aan de inschrijver met de voordeligste en regelmatige offerte
rekeninghoudend met volgende gunningcriteria:
Prijs
50 %
Kwaliteitseisen
30 %
Milieuvoorwaarden
10 %
Leveringsvoorwaarden
10 %
---------------------------------------------------------------------------Totaal
100 %
3. Voorwerp van de aanneming
Het leveren van koffie geproduceerd en verhandeld volgens de principes van eerlijke handel en
duurzame ontwikkeling. Het begrip ‘eerlijke handel’ wordt hierbij als volgt gedefinieerd:
“Eerlijke handel is een commercieel partnerschap dat gebaseerd is op dialoog, transparantie en
respect, en dat ijvert voor een rechtvaardiger wereldhandel. Het draagt bij tot duurzame
ontwikkeling door betere handelsvoorwaarden te bieden en de rechten van gemarginaliseerde
producenten en werknemers te waarborgen, vooral in het Zuiden. De organisaties voor eerlijke
handel verbinden zich actief toe om de producenten te ondersteunen, de publieke opinie te
sensibiliseren en campagne te voeren voor de wijziging van de regels en praktijken van de
conventionele internationale handel.”
Deze definitie wordt gehanteerd door de belangrijkste organisaties die werken rond eerlijke handel,
waaronder Fairtrade Labelling Organisations International (FLO).
2
06/DVDB/03
4. Opening van de inschrijvingen.
De inschrijvingen moeten worden ingediend op het volgend adres:
DIANE VAN DEN BOSCH
GEMEENTEBESTUUR SCHOTEN
VERBERTSTRAAT 3
2900 SCHOTEN
5. Taalgebruik.
Het offerteformulier en alle aanvullende stukken dienen in het Nederlands te
worden opgesteld. Alle betrekkingen (zowel in woord als in schrift) tussen de
inschrijvers en het bestuur zullen, in het Nederlands worden gevoerd.
6. Lijst van bij de inschrijving te voegen bescheiden.



Het geldige inschrijvingsformulier ondertekend door de gemachtigde ondertekenaar en
gedagtekend
Alle verdere nodige inlichtingen en documentatie welke toelaten een nauwkeuriger en
gedetailleerder beeld te verkrijgen over de aangeboden materiaal
Attest van de RSZ welke de toestand aangeeft van de leverancier inzake de bijdrage in de
sociale zekerheid en in de bestaanszekerheid ten opzichte van deze dienst en waaruit blijkt dat
hij in regel is met zijn bijdragen, volgens zijn rekening opgemaakt, uiterlijk op de dag die de
zitting voor de opening der offertes voorafgaat.
7. Afwijking van de toepasselijke reglementering
Artikel 3 van het KB van 26.09.1996
Artikel 5 van het KB van 26.09.1996 en de algemene aannemingsvoorwaarden
Artikel 9 van het KB van 26.09.1996 en de algemene aannemingsvoorwaarden
3
06/DVDB/03
4
Deel II : Algemene bepalingen.
1. Administratieve bepalingen
De opdrachten voor werken, leveringen en diensten vallen onder de toepassing van:






De wet van 24 december 1993 en latere wijzigingen ( BS 22.01.1994)
Het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996 en latere wijzigingen (BS 26.01.1996)
Het Koninklijk Besluit van 26 september 1996 en de bijlage betreffende de algemene
aannemingsvoorwaarden en latere wijzigingen (BS 18.10.1996)
Het koninklijk Besluit van 7 februari 1997 betreffende de algemene voedingshygiëne (de
HACCP-normen) (BS 25.04.1997)
Het Algemeen Reglement op de Arbeidsbescherming (ARAB)
Alle andere besluiten en reglementen die terzake gelden, evenzo alle wijzigingen, errata en
aanvullingen ook al zijn ze niet bovenvermeld.
2. Wijze van prijsbepaling
De opdracht wordt uitgevoerd volgens prijslijst tegen de opgegeven eenheidsprijs per product, die
voorkomen in de inventarislijst. Bij de opgave van de totale prijs moet de leverancier rekening
houden met de vermoedelijke hoeveelheden, die voor 1 jaar opgegeven zijn in de inventarislijst.
3. De offerte
De inschrijving wordt op het bij dit bestek behorende inschrijvingsformulier opgesteld.
4. Wijze van indienen
De offerte wordt geschoven in een definitief gesloten omslag waarop zijn vermeld:
- datum van de zitting waarop de offertes worden geopend
- de verwijzing naar het bestek
Bij inzending over de post, als gewoon of aangetekend stuk, wordt die gesloten omslag geschoven in
een tweede gesloten omslag met opgave van het adres “Mevrouw Diane Van den Bosch –
Technische dienst – Verbertstraat 3 – 2900 Schoten en met de vermelding “Offerte aankoop
koffie”
De offertes dienen uiterlijk tegen de datum vermeld op het schrijven “prijsofferte voor het leveren
van koffie” toe te komen.
5. Gestanddoeningstermijn offertes
De inschrijvers zijn gehouden hun offertes gedurende 90 kalenderdagen, te rekenen vanaf de dag
volgend op de opening der offertes, aan te houden.
06/DVDB/03
5
6. Prijs
De prijzen worden steeds opgegeven in EURO.
Het totale bedrag van de offerte en de eenheidsprijzen worden voluit geschreven.
De eenheidsprijzen moeten opgegeven worden volgens de eenheid vermeld in het inschrijvingsbiljet
– inventaris.
In de eenheidsprijzen zit alles vervat (laden, lossen, stapelen volgens de onderrichtingen van de
afgevaardigde van de aanbestedende overheid )
Het bedrag van de BTW wordt apart vermeld.
7. Prijsherziening
Er wordt geen prijsherziening voorzien.
8. Betaling der levering
De betaling geschiedt binnen de vijftig kalenderdagen te rekenen vanaf de datum waarop de
keuringsformaliteiten werden beëindigd, zo de aanbestedende overheid tezelfdertijd in het bezit is
van de regelmatig opgemaakte factuur alsmede van de andere eventuele vereiste bescheiden.
De facturen worden ingediend in drievoud .
Zij moeten volgende vermeldingen dragen:







Naam en adres van de firma
BTW-nummer
Post- en bankrekening
Nummer van de factuur
Nummer van de aankoopbon
“Echt verklaard voor de som van … EURO” (in letters)
Datum en handtekening
9. Duurtijd van de verbintenis
Deze overeenkomst wordt afgesloten voor de duurtijd van één jaar met ingang van de datum bepaald
bij de schriftelijke kennisgeving van toewijzing.
Deze termijn zal telkens verlengd worden met één jaar tot een maximum periode van drie jaar, tenzij
één der partijen de verbintenis opzegt, bij middel van een aangetekend schrijven met een vooropzeg
van drie maanden. De verbintenis blijft evenwel lopen tot 31 december van het lopende jaar.
10. Contactpersoon
Voor verdere inlichtingen kan contact opgenomen worden met de Wannes Meersmans,
duurzaamheidambtenaar, telefoonnummer 03/644.90.28.
06/DVDB/03
6
11. Plaats van de levering



Gemeentehuis : Verbertstraat 3 te 2900 Schoten
Magazijnen van de dienst der werken : Lodewijk Weijtenstraat 32a te 2900 Schoten
Politie Schoten : Gelmelenstraat 16 te 2900 Schoten
12. Borgtocht
Bij het verstrijken van de in artikel 55§4 bepaalde termijn voor het nazicht van de levering van
vijftien kalenderdagen wordt overgegaan tot het opstellen van een proces-verbaal van voorlopige
aanvaarding of weigering van de levering. Deze voorlopige aanvaarding geldt tevens als definitieve
aanvaarding.
De borgtocht wordt bepaald op 5% van de oorspronkelijke aannemingssom, afgerond naar het
hogere tiental in euro.
De borgtocht dient te worden gesteld op naam en ten voordele van het opdrachtgevend bestuur.
De leverancier moet binnen de dertig kalenderdagen, volgend op de dag van de gunning van de
opdracht, bij aangetekend schrijven het bewijs leveren dat de borgtocht werd gestort bij de
Consignatie- en Depositokas.
De borgtocht voor onderhavige levering zal ineens worden vrijgegeven na de voorlopige oplevering
welke tevens geldt als definitieve oplevering.
In elk geval stuurt de leverancier het verzoek tot vrijgave van de borgtocht naar de bestedende
overheid.
Er wordt geen borgtocht geëist voor de opdrachten van leveringen waarvan de uitvoeringstermijn de
dertig kalenderdagen niet overschrijdt.
13. Bestel- en leveringsmodaliteiten.
Alle leveringen moeten strikt volgens de richtlijnen en afspraken uitgevoerd worden.
Bij niet naleving, kunnen de maatregelen, voorzien in art. 20 en 66 van de algemene
aannemingsvoorwaarden (bijlage KB 26 september 1996) toegepast worden.
Indien in de loop van de uitvoering het aantal leveringsadressen zou wijzigen, zal het gebeurlijk in
min of meer geen aanleiding geven tot een prijsverhoging.
06/DVDB/03
7
Deel III : Technische voorschriften.
1. Algemene bepalingen
Vooreerst moeten de leveranciers van koffie aantonen dat, voorzover hij/zij het weet, het
aangeboden product afkomstig is van bedrijven die onderstaande criteria naleven of opleggen aan
hun filialen contracterende partijen en onderaannemers:





Het betalen van een prijs die de productiekosten dekt; de prijs die aldus wordt betaald aan de
producent of aan de productieorganisatie, moet de gunstige marktprijs zijn – indien er een
marktprijs bestaat – ofwel lokaal, ofwel internationaal, ofwel vastgelegd door internationaal
gegroepeerde eerlijke handelsorganisaties;
Het toekennen van een premie die producenten toelaat te investeren in ontwikkeling;
Het toekennen van een gedeeltelijke prefinanciering op aanvraag van de producenten;
Het afsluiten van contracten die een planning op lange termijn en een duurzame productie
mogelijk maken;
Respecteren van de acht (8) basisconventies van de Internationale Arbeidsorganisatie (ILO)
zijnde: het recht op vakbondsvrijheid C. n° 87; het recht op vereniging en collectieve
onderhandeling C. n° 98; de afschaffing van gedwongen arbeid C. n° 29 en 105; verbod van
discriminatie op het vlak van arbeid en verloning C. n° 100 en 111; vastgelegde
minimumleeftijd voor kinderarbeid C. n° 138; het verbod op de ergste vormen van kinderarbeid
C. n° 182.
Het voldoen van de leverancier aan deze criteria dient bewezen te worden aan de hand van
onafhankelijk gecontroleerde en internationaal erkende labels (bijvoorbeeld het Max Havelaar-label
of een gelijkwaardig label) of op een andere evenwaardige manier die dezelfde kwaliteitseisen voor
wat betreft de aangehaalde criteria van eerlijke handel kan geven.
2. Kwaliteitseisen
De soort koffie wordt opgegeven in de inventarislijst bij dit bestek.
De koffie moet vrij van gruis en vreemde bestanddelen (scheikundige aroma's, conserveermiddelen
e.d.), aromatisch, van goede hoedanigheid en éénvormig van kleur zijn. Het vochtgehalte mag niet
hoger zijn dan 5 % voor koffie in bonen en 8 % voor gemalen koffie. De droge stof moet minstens
22 % in water oplosbaar extract bevatten. Het asgehalte mag niet hoger dan 6 % zijn. De as mag
maximaal 1 % chloriden bevatten.
Het gehalte aan verontreinigingen, zoals schalen of vliesjes, mag niet hoger zijn dan één procent.
Cafeïnevrije koffie, al of niet gemalen, mag niet meer dan 0,1 % van de droge stof watervrije cafeïne
bevatten en cafeïnevrije koffie extracten niet meer dan 0,3 % van de uit koffie afkomstige droge stof.
Alle producten moeten microbiologisch zuiver zijn en onder perfect hygiënische omstandigheden
vervaardigd en verpakt worden.
De etikettering moet een duidelijke benaming van het product bevatten, alsook het gewicht, het
adres van de brander of distributeur en de uiterste consumptiedatum.
06/DVDB/03
8
Teneinde de kwaliteit en de smaak van de koffie te kunnen beoordelen moet van elk van de
voorgestelde producten in totaal twee stalen van minimum 250gr. Elk worden bezorgd.
De stalen moeten tweemaal verpakt zijn namelijk in een afneembare buitenste verpakking met
firmanaam en in een neutrale binnenverpakking.
3. Verpakking
De gemalen koffie moet geleverd worden in vacuümverpakking van 250 g (zie inventaris)
De bonen koffie mag geleverd worden in grotere verpakkingen (maximum 1 kg)
Op de verpakking moeten de volgende vermeldingen voorkomen: de juiste benaming van het
product, de merknaam, het gewicht, het adres van de brander of distributeur en de uiterste datum van
houdbaarheid.
De inschrijver dient eveneens op te geven in welke grootverpakkingen de voorgestelde koffie’ s
kunnen aangeboden worden samen met de eventuele korting die hierop kan toegestaan worden (te
vermelden op de inventarislijst).
4. Milieuvoorwaarden
De koffie dient in een zo milieuvriendelijk mogelijke verpakking geleverd te worden, zonder dat dit
ten kosten gaat van de kwaliteit van de koffie.
Optie 1: biologische koffie
De inschrijver kan bijkomstig een prijs opgeven van koffie welke in het bezit is van het Biogarantielabel of gelijkwaardig (Europees) label. Dit label bewijst dat de koffie voldoet aan de volgende
voorwaarden: de EG Verordening 2092/91 van 24 juni 1991 en daarop volgende wijzigingen; het
Koninklijk Besluit van 17 april 1992 en wijzigingen; het Ministerieel Besluit van 30 oktober 1998
en wijzigingen.
5. Wijze van levering
De levering geschiet in gedeelte naargelang de behoefte en op afroep. Iedere levering zal het
voorwerp uitmaken van een gedetailleerde leveringsnota, waarin volgende gegevens vermeld staan:
de specificatie van de goederen, de opgave van het gewicht, de hoeveelheden, de merknamen en het
bestelbonnummer. Bij elke levering moet de leveringsnota ter ondertekening voor ontvangst
voorgelegd worden.
06/DVDB/03
9
Deel IV: Inschrijvingsbiljet
Provincie Antwerpen
Arrondissement Antwerpen
Gemeente Schoten
INSCHRIJVINGSBILJET
 De ondergetekende :
(naam en voornaam)
Hoedanigheid of beroep
Nationaliteit
:
:
Woonplaats
:
(Land, gemeente, adres)
ofwel (1)
 De vennootschap
:
(handelsbenaming, rechtsvorm,
nationaliteit, zetel)
vertegenwoordigd door de ondergetekende(n) :
ofwel (1)
 De ondergetekenden
:
(voor elk van hen dezelfde gegevens als hierboven)
die zich tijdelijk hebben verenigd voor deze aanneming
verbindt of verbinden zich op zijn of hun roerende en onroerende goederen tot de
uitvoering, overeenkomstig de bepalingen en voorwaarden van voornoemd bestek
van de in dit bestek beschreven opdracht met betrekking tot de aanneming van de levering :
in cijfers (incl. BTW) :
in letters (incl. BTW) :
A. Inschrijving bij de RSZ : nr(s) :
BTW (enkel in België) : nr(s) :
Inschrijving op de lijst der erkende aannemers : nr(s) :
Inschrijving op de lijst der geregistreerde aannemers : nr(s) :
Categorie(ën), ondercategorie(ë) en klasse(n) : nr(s) :
06/DVDB/03
10
B. Mijn onderaannemers van vreemde nationaliteit hebben hun woonplaats in :
………………………………………………………………………………………..
(land, gemeente)
Het bedrag van de levering welke zal worden opgedragen aan mijn onderaannemers :
1°onderdanen van een E.E.G.- lidstaat, beloopt :…………………………………..
…………………………………………………………………………………………….
2° onderdanen van een ander land, beloopt…………………………………………
…………………………………………………………………………………………
C. Mijn personeel heeft de volgende nationaliteit :………………………………….
…………………………………………………………………………………………
D.
1. Voor de uitvoering van deze opdracht zullen geen producten worden gebruikt
die niet afkomstig zijn uit de lidstaten van de Europese Gemeenschap.(1)+(4)
of
2. Overeenkomstig de bepalingen van art. 90§1, van het Koninklijk Besluit van
8 januari 1996, gaat hierbij een afzonderlijke nota, gedateerd en ondertekend,
houdende vermelding van de herkomst van de te leveren producten en/of van
de te gebruiken materialen die niet afkomstig zijn uit de lidstaten van de
Europese Gemeenschappen.
 Zij vermeldt per land van oorsprong het bedrag exclusief douanerechten, dat
die producten en/of materialen in de inschrijving vertegenwoordigen.
 Wanneer het gaat op het grondgebied van de lidstaten van de Europese
Gemeenschappen af te werken of te verwerken producten en/of materialen
vermeldt zij de prijs van de grondstoffen. (1)+(4)+(5)
E. De betalingen zullen geldig worden uitgevoerd door :
1. Overschrijving op postrekening nr. :
Overschrijving op rekening nr.
:
van volgende financiële instelling :
ten name van (6)
:
2. Postassignatie, indien het bedrag de 2.500 EURO niet overschrijdt.
06/DVDB/03
11
F. Voor de Belgische aannemers
Bij deze inschrijving voeg ik of voegen wij een attest van de Rijksdienst voor
Sociale Zekerheid waarin de stand van mijn of onze rekening bij deze instelling
wordt opgegeven, overeenkomstig art. 90§3, van het Koninklijk Besluit van
8 januari 1996. (1)+(7)
of
Voor de buitenlandse aannemers
Bij deze inschrijving voeg ik of voegen wij de in art. 90§4, van het Koninklijk
Besluit van 8 januari 1996 bedoelde attesten voor buitenlandse inschrijvers.
(1)+(7)
Bovendien mag de Administratie alle nodige inlichtingen van financiële en
morele aard omtrent de ondergetekende(n) of omtrent de hier inschrijvende
vennootschap inwinnen bij andere instellingen.
G. Bij deze inschrijving zijn eveneens gevoegd :
- De bescheiden gedateerd en ondertekend, die luidens het bestek van de onderhavige aanneming moeten worden overgelegd. (1)
- De door het bestek vereiste modellen en monsters. (1)
Gedaan te,
De inschrijver(s)
de
(1) : doorhalen wat niet van toepassing is
(2) : doorhalen indien aan deze voorwaarde niet is voldaan
(3) :
“
“
“
“
“
“ “ “
(4) : geen rekening houden met de door het bestek opgelegde producten van
vreemde oorsprong
(5) : de inschrijver die deze aangifte niet heeft gedaan wordt geacht voor de
uitvoering van de ganse aanneming geen producten of materialen te
gebruiken die niet afkomstig zijn uit lidstaten van de Europese Gemeenschappen
(6) : juiste benaming van de rekening en aanduiding van de instelling waar de
betalingen moeten worden verricht.
(7) : bedraagt de schuld aan bedragen meer dan 2.500 EURO dan wordt de inschrijving verzocht bij zijn inschrijving alle inlichtingen te voegen betreffende
de eventuele schuldvorderingen zoals bedoeld in art.90§3, van het Koninklijk
Besluit d.d. 8 januari 1996.
06/DVDB/03
12
Verklaring inzake kwalitatieve selectie
Ondergetekende verklaart hierbij dat de leverancier, in wiens opdracht hij handelt :
1. Niet in staat van faillissement of van vereffening verkeert, die zijn werkzaamheden niet heeft
gestaakt of een gerechtelijk akkoord heeft bekomen, of niet in een overeenstemmende toestand
verkeert als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in de nationale wetgevingen en
reglementeringen;
2. geen aangifte heeft gedaan van zijn faillissement, voor wie geen procedure van vereffening of
van gerechtelijk akkoord aanhangig is of niet het voorwerp is van een gelijkaardige procedure
bestaande in de nationale wetgevingen en reglementeringen;
3. die, bij vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan, niet veroordeeld is geweest voor een
misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast;
4. die bij zijn beroepsuitoefening geen ernstige fout heeft begaan, vastgesteld op elke grond die de
aanbestedende overheden aannemelijk kunnen maken;
5. die in orde is met zijn bijdragen aan de sociale zekerheid, overeenkomstig de wettelijke
bepalingen van het land waar hij gevestigd is of van het land van de aanbestedende dienst;
6. die in orde is met de betaling van zijn belastingen overeenkomstig de Belgische wetgeving of
die van het land waar hij gevestigd is;
7. die zich niet, in ernstige mate heeft schuldig gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen bij
het verstrekken van de inlichtingen die worden verlangd.
De leverancier,
06/DVDB/03
13
06/DVDB/03
14
Deel V: Inventaris
Artikel
Geraamde
Hoeveelheid
op jaarbasis
Verpakking
Gemalen koffie extra
700 kg
250 gr.
Bonen expresso
30 kg
1 kg
Gemalen cafeïnevrije koffie
200 kg
250 gr.
270 kg
250 gr.
Eenheidsprijs (
excl.BTW) per kg.
Totaalprijs
LOT 1 gemeentehuis en
dienst der werken
LOT 2 – politie
Gemalen koffie extra
Totaal lot 1 + lot 2
BTW 6%
Algemeen totaal
Nagezien, nagerekend en ingevuld met de eenheidsprijzen en sommen over het geheel in letters en met de gedeeltelijke sommen in cijfers, die gediend
hebben tot het vaststellen van het totaal bedrag mijner inschrijving, om bij deze gevoegd te worden.
gedaan te
, de
De inschrijvers,