Overeenkomst digitaal netwerk kortverblijven

Overeenkomst inzake digitaal netwerk kortverblijf (DNK)
Tussen het provinciebestuur Oost-Vlaanderen, vertegenwoordigd door de heer
Couckuyt Eddy, gedeputeerde en de heer Albert De Smet, provinciegriffier
en
Centrum voor kortverblijf (naam)…………………………………….,
(adres)…………………………………………………..
vertegenwoordigd door (naam en functie)……………………………………….
wordt overeengekomen hetgeen volgt :
1. Partners bij en doelstelling van de overeenkomst
Artikel 1 : onderwerp
Het provinciebestuur Oost-Vlaanderen en het centrum voor kortverblijf, hierboven
reeds genoemd, gaan een overeenkomst aan in het kader van het beheer van een
nieuw interprovinciaal digitaal netwerk centra voor kortverblijf.
Met de oprichting van een nieuw digitaal netwerk centra voor kortverblijf worden
volgende doelstelling beoogd :
-een optimale benutting van de beschikbare plaatsen
-een vergemakkelijking van de zoektocht van een (potentiële ) gebruiker van een
centrum voor kortverblijf en naar beschikbare plaatsen
-een eenvoudige en snelle manier bieden voor het maken van een reservatievraag
op een beschikbare kamer voor een bepaalde periode in een bepaald centrum voor
kortverblijf
-een werkinstrument bieden aan de centra voor kortverblijf voor het beheren van de
kamers in hun centrum voor kortverblijf
2. Engagementen
Artikel 2 : engagementen vanuit het provinciebestuur Oost-Vlaanderen
Het provinciebestuur Oost-Vlaanderen engageert zich voor :
-het toekennen van een gebruikersnaam en een password aan elk participerend
centrum voor kortverblijf nadat de getekende overeenkomst ons heeft bereikt
-onderhoud en uitbating van de online applicatie digitaal netwerk kortverblijf
-uitbreiding van de online applicatie digitaal netwerk kortverblijf door toevoeging van
nieuwe centra kortverblijf
-bekendmaking van het project bij de gebruikers
-kwaliteitsbewaking van dit project door de werking van de centra kortverblijf op te
volgen en door vorming met betrekking tot de online applicatie aan te bieden aan de
aangesloten centra voor kortverblijf
-het verder organiseren en logistiek ondersteunen van het provinciaal overleg
kortverblijf, waar ook de online applicatie als agendapunt ter sprake zal komen ter
opvolging
- het dragen van het provinciaal gedeelte van de ontwikkelingskost van deze nieuwe
interprovinciale applicatie, alsook het jaarlijks bijdragen in de hostings- en
onderhoudskost. Het is echter de bedoeling om na 2012 te kijken hoe de jaarlijkse
hostings- en onderhoudskost door het collectief van de voorzieningen verder kan
gedragen worden. Dit zal ten gepaste tijde op het provinciaal overleg besproken
worden. Het gaat uiteindelijk om een klein bedrag per voorziening.
-het opnemen van een signaalfunctie naar de Vlaamse overheid (de regelgevende
overheid)
-het terugkoppelen van verbeteringen en bijsturingen na afstemming tussen alle
Vlaamse provincies
Artikel 3 : technische garanties en randvoorwaarden
-Voor het optimaal gebruik maken van het digitaal netwerk kortverblijf wordt sterk
aanbevolen om gebruik te maken van de laatste versie van een internetbrowser. Het
instrument gebruiken via oudere browsers kan ertoe leiden dat niet alle
functionaliteiten gebruikt kunnen worden.
-De deelnemende centra kortverblijf zullen alle gegevens m.b.t. de reservaties
kunnen ingeven en verwerken op de voor hen voorziene pagina's. Elk centrum krijgt
een gepersonaliseerde toegang tot de gegevens m.b.t. het eigen centrum.
-De provincie garandeert dat zij een contract afsluit met een betrouwbare
hostingpartner op vlak van continuïteit, performantie, update, beveiliging, monitoring,
auditing en backup's.
-De provincie is niet verantwoordelijk voor het feit dat de internetconnectie van de
centra zelf naar behoren functioneert en voor het functioneren van de plaatselijke
pc's.
Artikel 4 : engagementen vanuit de centra voor kortverblijf
Het participerend centrum voor kortverblijf engageert zich om :
-de juistheid van de gegevens online te garanderen. Het gaat om gegevens
betreffende : de voorziening (adres, algemeen telefoonnummer, algemeen emailadres, e.a.), de contactpersoon kortverblijf (naam, telefoonnummer, emailadres,
e.a.), de kamers (de status van de kamer : vrij, in optie, of bezet voor een bepaalde
periode).
-aanvragen tot reservatie via de website toe te laten en deze te behandelen.
-de termijn van de behandeling strikt na te leven : voor de periode van een optie krijgt
de aanvrager binnen de drie werkdagen een bericht dat zijn aanvraag gelezen is,
voor de periode van weigering of toezegging krijgt de aanvrager binnen de vijf
werkdagen, nadat hij de aanvraag gedaan heeft, een bericht dat de aanvraag al of
niet is omgezet in definitieve reservering of krijgt hij de datum medegedeeld waarop
beslist zal worden of de aanvraag al of niet in een definitieve reservering kan
omgezet worden.
-actief deel te nemen aan het provinciaal overleg kortverblijf en een mandaat
hiervoor aan één van zijn medewerkers toe te kennen. Jaarlijks wordt het digitaal
netwerk geëvalueerd.
-de gemaakte afspraken op het provinciaal overleg correct na te leven, en de
jaarverslagen in te dienen op een datum zoals bepaald door het provinciaal overleg.
-zorgvragers naar andere centra door te verwijzen indien niet zelf daarin kan
voorzien worden, zoals ook wettelijk is vastgelegd.
-bij alle brieven, publicaties en publiciteit met betrekking tot het digitaal netwerk
kortverblijf de visibiliteit van de provincie Oost-Vlaanderen te garanderen.
-de wet van 8/12/1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte
van de verwerking van persoonsgegevens te respecteren door de gegevens van de
zorgaanvrager/ zorggebruiker met diens toestemming enkel te gebruiken in verband
met een opname in kortverblijf en waarbij de zorgvrager/zorggebruiker steeds het
recht heeft op inzage, verbetering van zijn persoonsgegevens overeenkomstig deze
wetgeving.
Artikel 5 : sanctionering
Wanneer er tijdens één kalenderjaar drie maal een overtreding van het engagement,
is vastgesteld, zonder dat er sprake is van overmacht, kan het provinciebestuur het
betreffende centrum voor kortverblijf bij een eerste en tweede overtreding een
aanmaning sturen en bij een derde overtreding voor een bepaalde periode geheel
uitsluiten van het digitaal netwerk.
Artikel 6 : erkenning en provinciale subsidie
Om de kunnen instappen in het digitaal netwerk kortverblijf, moet het desbetreffend
centrum erkend zijn door de bevoegde Vlaamse overheid. Dit om de vereiste
kwaliteit te waarborgen.
Een niet erkend centrum voor kortverblijf kan toetreden tot het netwerk mits
bijkomend onderzoek vanuit het provinciebestuur inzake de vereiste kwaliteit.
Elk centrum voor kortverblijf die op één of andere manier provinciale subsidie krijgt,
is sowieso verplicht aan het netwerk deel te nemen.
Artikel 7 : duur van de overeenkomst
-De overeenkomst dd. 19/02/2009 afgesloten tussen het provinciebestuur en het
centrum voor kortverblijf naar aanleiding van de opstart nieuw digitaal netwerk
kortverblijf wordt beëindigd op datum van de ondertekening van de nieuwe
overeenkomst.
-de nieuwe overeenkomst neemt een aanvang op de datum van de ondertekening en
loopt tot 1 december 2013, voor zover één van de partijen via aangetekend schrijven
zijn wil niet heeft laten kennen de overeenkomst te beëindigen. De beëindiging gaat
in dat geval in op de laatste kalenderdag van de maand volgend op de datum van het
aangetekend schrijven.
-Indien de online applicatie eind 2013 posifief geëvalueerd wordt, wordt de
overeenkomst na de datum van de beëindiging telkens voor een periode van 1 jaar
verlengd tenzij opzegging onder de voorwaarden van de vorige alinea.
Opgesteld te Gent op …………………in twee exemplaren waarvan elk van de
partijen erkent een exemplaar te hebben ontvangen.
Het centrum voor kortverblijf
Naam :
Adres :
Contactpersoon :
Gemandateerde provinciaal overleg :
Voor gelezen en goedgekeurd
Naam en functie :
Handtekening
Het provinciebestuur
Couckuyt Eddy
Gedeputeerde
De Smet Albert
Provinciegriffier