Project management - Secretary Management Institute

Proefles
Project
management
De secretaresse als projectassistent
Thema: Inzicht in diverse aspecten
van projectmanagement
Door
Karen Nanninga
trainer Projectmanagement
www.secretary.nl/projectmanagement
Projectmanagement: de secretaresse als
projectassistent
Wat is projectmanagement?
Er zijn verschillende definities te vinden. In grote lijnen komen zij natuurlijk overeen. Kijk maar
eens naar de volgende twee:
‘Een project is een tijdelijk samenwerkingsverband van een aantal mensen. Deze
mensen zijn afkomstig uit verschillende vakgebieden en dienen een vooraf
gesteld doel te bereiken binnen een vastgestelde tijd en met een vastgesteld
budget.’
‘Met een groep mensen op een van tevoren vastgesteld tijdstip binnen een
bepaald budget met een overeengekomen kwaliteitsniveau tot een product of
dienst komen, dat aan het begin duidelijk gedefinieerd en afgesproken is met de
opdrachtgever.’
De omvang van een project kan variëren van heel groot tot klein. Alle volgende voorbeelden
voldoen aan de definitie. Van groot tot klein geordend:














de invoering van de euro;
de aanleg van de Delta-werken;
de bouw van een nieuw stadion;
een fusie van twee of meer ondernemingen;
het maken van een film;
het opzetten van een nieuwe productielijn;
de verhuizing van een bedrijf;
de aanschaf van een computersysteem;
de organisatie van een jubileumfeest van de onderneming;
het invoeren van regels voor de herziene huisstijl;
het opzetten van een secretaressenetwerk;
het uitzoeken van een rondreis door Polen;
de aankoop van een nieuw bankstel;
de juiste training boeken.
1
Proefles Projectmanagement voor de secretaresse – Secretary Management Institute – Karen Nanninga
De kenmerken van een project
Inmiddels hebben we het begrip “project” al duidelijker afgebakend. Een project onderscheidt
zich door een door de combinatie van een aantal eigenschappen van andere activiteiten van
een organisatie. Een project heeft:
1. een begin- en einddatum;
2. een eigen, unieke doelstelling;
3. een initiator (ook wel opdrachtgever) en een uitvoerder (opdrachtnemer);
4. een meestal eenmalig samenwerkingsverband;
5. een toegekend budget;
6. een eigen planning;
7. eigen voorwaarden;
8. een organisatiestructuur;
9. een grote mate van onzekerheid;
10. een begin bij 0% en eind bij 100%.
Je vraagt je misschien af waarom het laatste voorbeeld ‘de juiste training boeken’ ook een
project is, zeker wanneer je dat toetst aan de punten hierboven. Een voorbeeld:
Je wilt een training volgen omdat je een bepaalde taak hebt gekregen. Er is dus haast; je
moet je snel nieuwe vaardigheden eigen maken. Kosten spelen een rol: je keus moet
passen binnen het budget voor training van secretaresses en dat is een ander
kostenplaatje dan training voor managers! Je neemt je voor om de komende week de
alternatieven naast elkaar te leggen. Je neemt dit punt op in jouw planning.
Je hebt een aantal criteria opgesteld, waaraan de training moet voldoen (namelijk de
punten die je wilt leren). Jouw manager is de opdrachtgever en je bent in dit geval de
uitvoerder. Je betrekt een collega met ervaring op dit gebied erbij om je te helpen de
juiste beslissing te nemen. De mate van onzekerheid bestaat hierin, dat je aan het begin
nog niet exact weet of de gekozen cursus wel wat voor je is.
Je wilt er het beste van maken en je werkt er hard voor. Gaandeweg het traject merk je
dat het leren meevalt en dat de interactie met de andere cursisten je motiveert. Je
merkt dat je het leerproces onder controle hebt en dat het examen geen probleem
hoeft te zijn. Nu hoeft je nog slechts jouw planning aan te houden om het einddoel
binnen de gestelde tijd te bereiken.
2
Proefles Projectmanagement voor de secretaresse – Secretary Management Institute – Karen Nanninga
De plaats van een project binnen de organisatie
We hebben hiervoor gezien dat een project specifieke eigenschappen heeft. Daardoor nemen
projecten een aparte plaats in een onderneming in. Een onderneming is in principe op
continuïteit gericht en verricht bepaalde activiteiten, zoals het maken van producten of het
leveren van diensten. Het aanbod kan variëren, er komen nieuwe producten of diensten bij en
anderen worden gestaakt naar aanleiding van bijvoorbeeld vraag en aanbod of te verwachten
toekomstige ontwikkelingen in de markt.
De lijnorganisatie
Het verrichten van deze continue hoofdactiviteiten, het managen ervan, de communicatie die
daarbij hoort, het delegeren van bevoegdheden en het rapporteren over de voortgang, dit
alles gebeurt volgens een vastgestelde, hiërarchische structuur binnen de onderneming. Deze
organisatiestructuur heet ‘lijnorganisatie’.
De staffunctie
Hoe groter een onderneming is, des te meer behoefte er bestaat aan ondersteuning op allerlei
gebieden: financiën, juridische zaken, personeelszaken, IT, PR & communicatie en dergelijke.
Deze diensten worden de ‘stafdiensten’ genoemd. Ook jij valt als managementondersteuner
onder ‘staf’. Aan diverse managementniveaus kunnen stafdiensten zijn toegevoegd. Ook de
dochterorganisatie in het buitenland heeft immers specialistische ondersteuning nodig en een
fabriek heeft een eigen personeelsfunctionaris.
De projectorganisatie
Projecten kunnen de hoofdactiviteit van een onderneming zijn. Denk daarbij aan een groot
bouwbedrijf, dat het ene project na het andere bouwt. Voor de continuïteit is het belangrijk,
dat steeds weer nieuwe projecten worden aangenomen. De werknemers die vanuit de
bouwonderneming de projecten bemannen worden na de afronding van project x op project y
ingedeeld. Deze projectteamleden houden zich vaak uitsluitend met dit ene project bezig.
Binnen dit team bestaat een eigen hiërarchie, vaak ook met een eigen staf zoals secretaresses
en financiële ondersteuning.
Wanneer een producent van kunststofcontainers besluit een nieuwe machinelijn te bouwen,
dan wordt daarvoor een projectteam geformeerd. Het project wordt aangestuurd door een
directielid. De nieuwe lijn valt onder een bepaalde business unit, waarvan ook een manager
aan de projectgroep deelneemt. Verder kunnen daarin afgevaardigden van de volgende
3
Proefles Projectmanagement voor de secretaresse – Secretary Management Institute – Karen Nanninga
disciplines zitting hebben: technische afdelingen, personeelszaken, juridische zaken, financiën,
IT. Kenmerkend is hier, dat zij naast hun deelname aan de projectgroep ook hun ‘reguliere’
werkzaamheden in de lijnorganisatie uitvoeren.
Er wordt een nieuw computersysteem inclusief software voor het hele bedrijf aangekocht en
geïmplementeerd. Een projectteam mag deze klus gaan klaren. Aan het projectteam nemen
de afdelingen IT en Administratie deel en bovendien de office manager. Een lid van het
management team leidt het project. Ook hier geldt dat de projectteamleden vanuit hun
reguliere functie deelnemen aan de projectgroep. Zij kunnen zelfs tegelijkertijd bij
verschillende projecten betrokken zijn.
Uit bovenstaande voorbeelden blijkt dat de projecten op verschillende niveaus in de
organisatie kunnen worden uitgevoerd. In het organigram staan ze naast de lijn van het
verantwoordelijke management, ook al nemen functionarissen van afdelingen elders in de
hiërarchie en uit de staf eraan deel.
Bij deze dubbele verantwoordelijkheid en diverse lijnen van verantwoording is sprake van een
‘matrix-projectorganisatie’. Om die goed te laten functioneren is het van belang dat tussen de
afdeling van de medewerker en de projectleiding de competenties en de begrenzing daarvan
goed worden afgestemd.
Het volgende organigram geeft de lijn-staf-organisatie met daarin een aantal projecten weer.
Directie
project
stafondersteuning
project
staf
project
4
Proefles Projectmanagement voor de secretaresse – Secretary Management Institute – Karen Nanninga
De levenscyclus en de verschillende projectfasen
De levenscyclus
Een project begint bij 0% en eindigt bij 100%. Laten we het vergelijken met de geboorte en het
opgroeien van een kind. Op een gegeven moment is het ‘af’ en is er een resultaat, dat verder
een eigen leven gaat leiden. Om bij deze beeldspraak te blijven: een project heeft een
levenscyclus. Tijdens die cyclus groeit de mate van activiteit en naar het einde toe neemt die
weer af.
1
2
3
4
activiteitsniveau
tijd
De cyclus delen we in vier fasen in:
1. de concept-, definitie- en opdrachtfase;
2. de opzet- en planningsfase;
3. de uitvoeringsfase;
4. de afsluitings- en evaluatiefase.
De activiteit stijgt het hardst tijdens fase 2 en 3. Dan is er de meeste actie. Bij een omvangrijk
project kunnen we in de planning dan ook de meeste, verschillende activiteiten zien met een
maximum aan deelnemers. Denk maar eens aan een bouwproject en vraag jezelf af: in welke
fase lopen er de meeste mensen rond?
Waarom is dit nuttig om te weten? Wanneer je van A tot Z betrokken bent bij een project is
het belangrijk om je te realiseren, in welke fase de tijdsbelasting voor jezelf, je manager, de
5
Proefles Projectmanagement voor de secretaresse – Secretary Management Institute – Karen Nanninga
projectteamleden en andere uitvoerenden het hoogst is. Een project moet immer vaak naast
andere werkzaamheden uitgevoerd worden. Een dergelijk overzicht wordt belangrijker,
naarmate je in diverse projecten met andere piekperioden assisteert.
De projectfasen
De voorgaande fasenindeling heeft betrekking op de levenscyclus. Die indeling is niet
nauwkeurig genoeg om een project goed op te zetten wat betreft alle acties en
aandachtspunten die aan de orde moeten komen gedurende het hele proces.
Een project heeft een grote mate van onzekerheid. Om daar zo goed mogelijk mee om te
gaan, geldt het principe ‘eerst denken, dan doen!’. Exact formuleren wat de bedoeling is, de
risico’s inschatten en de uitvoering goed voorbereiden zijn dan ook belangrijke stappen. De
eerste vier van de zes fasen van de onderstaande indeling hebben betrekking op deze
onderwerpen!
Fase 1: Initiatieffase
Fase 2: Definitiefase
Fase 3: Ontwerpfase
Fase 4: Voorbereidingsfase
Fase 5: Realisatiefase
Fase 6: Afsluitingsfase
Dit faseren is belangrijk, omdat men daardoor een bepaalde volgorde in alle noodzakelijke
activiteiten aanhoudt. Zo ontstaat een stappenplan, waarbij de ene stap moet zijn afgerond
voordat men de volgende stap kan nemen. Hoe complexer het project, des te belangrijker is
het om de fasen met de daarbij behorende stappen te volgen.
Een schema van de projectfasen:
Fase 1: Initiatieffase

Idee, plan


Fase 2: Definitiefase

Wat exact?

Er is een onderwerp, een probleem, een vraag, een
behoefte of een wens.
Men stelt vast dat projectmatig werken de oplossing
biedt.
Er wordt bepaald wie het project gaat trekken.
Er wordt gedetailleerder nagedacht over ‘Wat willen
we bereiken?’
Het eindresultaat wordt gedefinieerd.
6
Proefles Projectmanagement voor de secretaresse – Secretary Management Institute – Karen Nanninga
De projectdoelstelling wordt geformuleerd volgens de
‘SMART’-criteria.
 Eisen en wensen ten aanzien van het resultaat worden
vastgelegd: aan welke functie/operationele eisen moet
het resultaat voldoen? Deze antwoorden bepalen de
acties in de ontwerpfase.
 Creatieve sessies zoals brainstorming om oplossingen
te inventariseren
 Alternatieven afwegen
 Ontwerpen: hoe gaat het resultaat eruit zien? Demo’s,
prototypes, concepten, tekeningen, e.d.
 Hoe geven we het project vorm om het resultaat te
bereiken?
 Risicoanalyse
 De beheersaspecten vaststellen:
- TIJD: opstellen van de tijdsplanning
- GELD: opstellen van begroting en budget
- KWALITEIT: kwaliteit van het resultaat bepalen
- INFORMATIE: informatiestroom binnen het
projectteam vastleggen
- ORGANISATIE: bepalen wie wat doet
 Hoe gaan we het product maken?
 Wat is daarvoor nodig?
 Offertes aanvragen en vergelijken
 Keuzes voor de uitvoering maken
 Bestellen, boeken en/of reserveren
 Aanvragen van vergunningen
In deze fase wordt concreet aan het resultaat gewerkt.

Fase 3: Ontwerpfase
Hoe gaan we het opzetten?
Intern gericht
Fase 4: Voorbereidingsfase
Hoe gaan we het uitvoeren?
Extern gericht
Fase 5: Realisatiefase
Uitvoering
Fase 6: Afsluitingsfase
Afsluiting, nazorg en
evaluatie








Komt het resultaat overeen met de doelstelling?
Zijn er aanpassingen nodig?
Tests doorvoeren
Evaluatie van het project
Overdracht aan de opdrachtgever
Vaststellen van benodigd onderhoud
Afronding door/van het projectteam
‘Het licht uit doen’
7
Proefles Projectmanagement voor de secretaresse – Secretary Management Institute – Karen Nanninga
Bij complexe, langdurige projecten overlappen de fasen elkaar. Dit laat zich goed illustreren
aan de hand van een omvangrijk bouwproject. De werkvoorbereiding plant en organiseert
eerst de bouw van het fundament van het kantoorgebouw. Dat wordt aanbesteed en het
beton is waarschijnlijk al gestort, voordat men bezig gaat met het detailontwerp en aanvragen
van offertes voor de afbouw van het sanitair.
Alle punten, vraagstukken en achtergrondinformatie die bij de fasering aan de orde komen
worden vastgelegd in het Plan van aanpak (PVA), het basisdocument van het project. Het
Programma van eisen (PVE) vormt een onderdeel daarvan.
Het projectteam formeren
Afhankelijk van het soort project en de plaats die het project in de totale organisatie inneemt,
kan het projectteam in fase 1, 2 of 3 geformeerd worden. Enkele voorbeelden om dit te
verduidelijken:
 Een projectgroep voor de organisatie van een personeelsfeest zal waarschijnlijk al in fase 1
om tafel gaan zitten.
 Een projectgroep voor de verhuizing van het hoofdkantoor van een onderneming kan in
fase 2 worden samengesteld.
 Bij een groot bouwproject is het projectteam verantwoordelijk voor de uitvoering op de
bouwplaats. Zaken als acquisitie, ontwerp en het vaststellen van de uiteindelijke
aanneemsom vallen onder de verantwoordelijkheid van andere personen en afdelingen
binnen de organisatie. Het projectteam wordt samengesteld als de opdracht binnen is, in
de loop van fase 3. Het team bepaalt wel zelf de interne informatiestroom en de interne
organisatie van het project. Ook de planning is in handen van het team.
Het formuleren van de projectdoelstelling
Organisaties werken met doelen (‘targets’) om hun activiteiten effectiever te kunnen
uitvoeren. Deze doelen kunnen voor de lange (> 3 jaar), voor de middellange (1 - 3 jaar) en de
korte termijn (< 1 jaar) geformuleerd worden. Ook projecten hebben een doel. Dit doel wordt
verpakt in een projectdoelstelling en dat gebeurt in fase 2 van het project.
Aangezien de doelstelling de leidraad voor het verdere verloop van het project is en het
gewenste eindresultaat bevat, is het belangrijk om deze zorgvuldig vast te leggen. Voor de
formulering van goede doelstellingen gelden de ‘SMART’-criteria. SMART is een ezelsbrug en is
de afkorting voor een aantal eigenschappen:
8
Proefles Projectmanagement voor de secretaresse – Secretary Management Institute – Karen Nanninga
S
M
A
R
T
specifiek, concreet, duidelijk: wat, wie, hoe?
meetbaar, waarneembaar, zichtbaar: iedereen kan het resultaat zien;
acceptabel, geaccepteerd: (ethisch) verantwoord, niet schadelijk;
realistisch: het doel kan praktisch verwezenlijkt worden, het is haalbaar;
tijdgebonden: wanneer moet het doel gerealiseerd zijn? De eindtijd wordt genoemd.
Een voorbeeld van een niet-SMART formulering:
We hebben een probleem geconstateerd in de communicatie van ons kantoor en daar
gaan we wat aan doen.
De formulering luidt SMART als volgt:
Wij gaan de communicatie tussen de diverse afdelingen van ons kantoor verbeteren, de
informatiestroom goed opzetten en de ontstane onvrede aanpakken. Manager Marcel
Jansen zal de komende week met alle afdelingshoofden een gesprek voeren om de
knelpunten boven water te krijgen en eind volgende week zijn verslag presenteren in de
MT-vergadering. Er wordt een projectteam geformeerd, dat binnen een maand concrete
oplossingen zal aandragen. Het resultaat moet een heldere, niet-bureaucratische
communicatiestructuur en een signaalsysteem voor fouten zijn.
In het voorbeeld zijn de criteria S, M en T duidelijk terug te vinden. De criteria A en R zijn een
toetsing voor de opsteller van de doelstelling zelf. Is wat we willen wel acceptabel voor alle
betrokkenen? Is het wel haalbaar, of is het voor ons (bijvoorbeeld) veel te hoog gegrepen?
Een project kan verschillende doelen hebben. Schematisch kan een doelstructuur voor een
‘Roadshow in de VS’ er als volgt uit zien:
Nr.
1.
1.1.
1.2.
1.3.
1.4
2.
2.1.
2.2.
2.3.
Doelen voor de Roadshow VS
Resultaat
Efficiënte organisatie van de roadshow
3 dagen bezoek van de beurs en afspraken met (potentiële) relaties A, B, C
Rondreis en bedrijfsbezoeken bij klanten X, Y, Z ter bespreking van het huidige
en toekomstige portfolio
Draaiboek en checklist voor toekomstige, jaarlijkse roadshows
Projectverloop
Documentatie aan de hand van een projecthandboek
Regelmatige rapportage aan de opdrachtgever
Actieve betrokkenheid van de deelnemers bij de voorbereiding
9
Proefles Projectmanagement voor de secretaresse – Secretary Management Institute – Karen Nanninga
3.
3.1.
4.
4.1.
5.
5.1.
Financiën
Toegekend budget: € 100.000,Tijdstip en duur
10 dagen, heenreis op 26-9-2017, terugreis op 6-10-2017
Marketing
Betere bekendheid van de onderneming in de VS
Risicoanalyse
Elk project bergt een bepaalde mate van onzekerheid in zich. Hoe unieker het project is, des te
minder weet men aan het begin precies hoe het project zal verlopen. Wanneer het bovendien
om zaken als produktontwikkeling of om een technisch complex ontwerp gaat, neemt de
onzekerheid verder toe en krijgt men te maken met risico’s. Twee praktische voorbeelden:
Wanneer je een bedrijfsuitje organiseert, loop je weinig risico: door goede afspraken te
maken over wat er exact gegeten wordt, welke kwaliteit het restaurant moet leveren,
wat dat gaat kosten en door een proefetentje en de vastlegging van deze afspraken op
papier, heb je de kans op een teleurstelling geminimaliseerd.
Bij de bouw van een stadion met een schuifdak en een uitschuifbaar voetbalveld dat over
drie jaar 60.000 toeschouwers droog moet kunnen herbergen en bovendien een
prestigeobject moet worden, bestaan aanzienlijke risico’s. Door experts op bepaald
technisch gebied bij het project te betrekken, deelopdrachten te verstrekken aan
specialistische ondernemingen die al op dit gebied ervaring hebben opgebouwd, en
planning, signalering en controle worden risico’s beperkt.
Risico’s kunnen betrekking hebben op de factoren:










tijd
geld: kosten, opbrengsten
kwaliteit: bijvoorbeeld ‘Is dit ontwerp kwalitatief wel zo uit te voeren?’
eenduidigheid van doelen en verantwoordelijkheden
informatie en communicatie
tegenstanders of tegenstrijdige belangen
techniek en aspecten van de uitvoering
capaciteit: ‘Redden we dit met de mensen en de middelen die ons ter beschikking staan
binnen de vastgestelde tijd?’
competentie: ‘Zijn de teamleden de mensen met de juiste expertise?’
psychische belasting: ‘Is het team/zijn de teamleden mentaal in staat om dit te trekken?’
10
Proefles Projectmanagement voor de secretaresse – Secretary Management Institute – Karen Nanninga
Een risico-analyse kent de volgende stappen:
1. risicogebieden identificeren;
2. de risico’s definiëren; wanneer kunnen ze optreden?
3. maatregelen bedenken om risico’s te vermijden/in te dammen of eventueel alternatieven
bedenken;
4. een sigaleringssysteem ontwerpen;
5. signalering inbouwen in de rapportage.
De beheersaspecten tijd, geld, kwaliteit, informatie en organisatie
Om de mate van onzekerheid aan het begin van een project in te dammen, is het van belang
om regelmatig te controleren of het project in al zijn facetten goed loopt, of alles onder
controle is: beheersing van het project en de processen.
Het beheersen van een project draait om de vraag: ‘Zijn we nog op de goede weg, wat betreft
de tijd, de financiën, de kwaliteit, de informatie en de organisatie?’ Wanneer afwijkingen of
problemen gesignaleerd worden, moet worden ingegrepen. Dergelijke afwijkingen of
problemen kunnen natuurlijk ad hoc opkomen en aangepakt worden.
Omvangrijke projecten hanteren daarnaast een periodieke rapportage (per week, per maand,
per kwartaal) om de status van onderdelen en van het totaal te kunnen overzien met het doel
bij te sturen indien en waar nodig.
Tijd
In de doelstelling wordt de eindtijd vastgelegd. Gedurende het proces moet de tijd in de gaten
worden gehouden. Voor deelactiviteiten wordt ook vastgesteld wanneer die klaar moeten zijn.
Dit alles staat in een tijdsplanning. Regelmatig wordt gekeken of de deelactiviteiten en het
geheel nog volgens planning verlopen.
‘Tijd is geld’ – op het overschrijden van de eindtijd kan een boeteclausule staan. Wanneer de
opdrachtgever later dan afgesproken over het product kan beschikken, kan dat voor diegene
inkomstenderving of kosten tot gevolg hebben. Denk daarbij aan een machine die te laat
geleverd wordt, waardoor de opdrachtgever al aangenomen orders niet op tijd aan zijn
klanten kan afleveren, of aan een onderneming die langer in het gehuurde pand moet blijven,
omdat het eigen nieuwe kantoor niet op tijd klaar is.
11
Proefles Projectmanagement voor de secretaresse – Secretary Management Institute – Karen Nanninga
Geld
Meestal gaat een project van start met een vooraf bepaald budget. Het is dus zaak dat het
project binnen dat budget gerealiseerd wordt. Afwijkingen moeten snel gesignaleerd worden.
Als blijkt dat een onderdeel duurder uitvalt dan begroot, moet gekeken worden hoe dit gat
wordt gedicht. Bijvoorbeeld uit een reservepost, door elders in het budget te schrappen, of
door overleg met de opdrachtgever over een ruimer budget.
Kwaliteit
In de definitiefase legt men de eisen en wensen vast. Deze eisen moeten worden nagekomen.
De opdrachtgever heeft daar recht op en betaalt daar immers ook voor. In de ontwerpfase
wordt de kwaliteit van het resultaat naar aanleiding van de eisen verder uitgewerkt, en
meetbaar gemaakt. Als het goed is, dan is het budget daarop afgestemd. Dat geldt voor kleine
en grote projecten.
Neem een gezamenlijk reisproject dat je met vrienden onderneemt: als je hebt afgesproken
dat je met de rugzak via lodges willen rondtrekken omdat de trip dan betaalbaar blijft, dan
moet één van jullie niet plotseling dure hotels willen boeken. Als bij de verbouwing van een
kantoor voor open werkplekken gekozen wordt, dan komt het budget erg onder druk te staan
wanneer in een later stadium iedereen een eigen kantoor moet gaan krijgen.
Informatie
De juiste mensen moeten de juiste informatie op het juiste tijdstip tot hun beschikking
hebben. Alleen met een goede informatievoorziening kunnen alle betrokkenen efficiënt
werken. Fouten glad strijken vergt onnodig tijd en de factor tijd is bij een project heel
belangrijk.
Registratie van ontvangst van documenten, verdeellijsten voor memo’s en tekeningen,
actielijsten en planningen, regelmatig overleg en een goede verslaglegging met besluitenlijst,
rapportage aan de opdrachtgever, een bijgewerkt archief: al deze zaken vallen onder dit
beheersaspect.
Organisatie
De organisatie van een project is de structuur waarbinnen alle activiteiten worden uitgevoerd.
De projectleider, de teamleden en de verdere medewerkers staan in een hiërarchische
verhouding tot elkaar. Er worden afspraken gemaakt over de samenwerking,
beslissingsbevoegdheden worden vastgelegd, rapportage en verantwoording worden bepaald.
Het is belangrijk om helder te hebben wie waarvoor verantwoordelijk is, wie welke taken op
zich neemt en hoe alle lijnen bij elkaar komen voor een optimaal projectverloop. Deze
afspraken worden vastgelegd in een organisatieplan.
12
Proefles Projectmanagement voor de secretaresse – Secretary Management Institute – Karen Nanninga
De magische projectdriehoek
De beheersaspecten tijd, geld en kwaliteit staan in een afhankelijke verhouding tot elkaar.
Wanneer één van deze aspecten verandert, dan heeft dat consequenties voor de andere
twee. De volgende figuur en voorbeelden verduidelijken dit principe:
T
K



G
Een IT-project: er is meer tijd nodig om de nieuwe software te implementeren en te
testen. Het gewenste resultaat K vergt meer T en dus ook meer G, want die uren moeten
worden afgerekend.
Het management besluit om kosten te sparen bij de bouw van het nieuwe kantoor. De
design-zonwering wordt door een standaard-alternatief vervangen en in de kantoren komt
vloerbedekking in plaats van parket. De K verandert, de eisen zijn minder ‘hoog’, en dat
heeft directe invloed op G. De T moet ook bekeken worden, want we hebben met nieuwe
ontwerp- en levertijden te maken.
Het wordt dit jaar een personeelsfeest in plaats van een aangeklede borrel op kantoor en
daarvoor wordt een budget gecreëerd. Meer G levert dus een andere K op en
waarschijnlijk is meer T nodig om het project te realiseren.
13
Proefles Projectmanagement voor de secretaresse – Secretary Management Institute – Karen Nanninga
Meer weten over de opleiding Projectmanagement?
Als projectassistent is jouw rol in het projectteam onmisbaar. Je werkt nauw samen met de
projectleider en de projectleden. Aan jou de taak om alles in goede banen te leiden. Zoals je al
hebt gelezen in deze proefles: daar komt veel bij kijken.
Na deze 5-daagse opleiding projectmanagement op hbo niveau heb je de regie van jouw
projecten onder controle. Alle aspecten van projectmanagement worden behandeld. Je weet
tijd en middelen effectief in te zetten en zorgt dat het project volgens planning verloopt. Je
communiceert goed met het hele team zodat iedereen weet wat verwacht wordt. Je signaleert
en voorkomt problemen. Dit zorgt voor meer werkplezier bij jou én andere leden van het
projectteam.
Deze opleiding is speciaal ontwikkeld om jou in je werk als projectassistent beter te laten
functioneren. Om dit te bereiken heeft de opleiding een zeer praktisch karakter met diverse
werkopdrachten.
Lees meer over deze opleiding: www.secretary.nl/projectmanagement
14
Proefles Projectmanagement voor de secretaresse – Secretary Management Institute – Karen Nanninga