Doel van de functiefamilie

FUNCTIEFAMILIE 5.3 Projectmanagement
Doel van de functiefamilie
Leiden van projecten en/of deelprojecten
teneinde
de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen te garanderen.
Context:
In lijn met de overgekomen normen in termen van tijd, kwaliteit en kosten.
Vlaamse overheid 9apr2014
Pagina 1 / 7
FUNCTIEFAMILIE 5.3 Projectmanagement
Resultaatgebieden
Wat
Resultaat
Voorbeelden van activiteiten
teneinde
een concreet en
doelgericht projectplan te
kunnen opstellen.





teneinde
een duidelijke leidraad te  Opmaken, bespreken en laten goedkeuren van het projectplan
 Afspraken maken rond het te verwachten resultaat, de aanpak, tijdspanne en kwaliteit (ken- en
hebben voor de
stuurgetallen)
uitvoering van het project.  De nodige middelen bepalen (budget, personeel…)
1. ANALYSE
Analyseren van de
gestelde problemen
of behoeften
Overleg plegen met betrokkenen
Informatie verzamelen om probleem of behoefte te kunnen kaderen
Uitdiepen van de vraag
Detectie van klantenbehoeften
…
2. PROJECTDEFINITIE
Definiëren en plannen van
het project


Een projectteam samenstellen
…







Tussentijds evalueren en eventueel bijsturen van de uitvoering en planning van de taken
Opvolgen van budgetten, tijdslimieten, afspraken…
Kwaliteitsbewaking van de tussentijdse resultaten en de operationele werkzaamheden
Coördineren van de werkzaamheden van de verschillende betrokken partijen
Bepalen van prioriteiten
Aansturen en opvolgen van externe begeleiders
…




Projectvergaderingen organiseren en voorzitten
Coachen en evalueren van de projectmedewerkers
Bewaken van het leerproces van de projectleden
…
3. PROJECTOPVOLGING
Opvolgen en eventueel
mee uitvoeren van het
project
teneinde
ervoor te zorgen dat de
projectresultaten behaald
worden
Context:
Binnen de afgesproken normen in termen van tijd, kwaliteit en
kosten
4. LEIDINGGEVEN
Leiden, motiveren en
aansturen van
projectleden
Vlaamse overheid 9apr2014
teneinde
een optimale inzet en
bijdrage van de
projectleden te bekomen.
Pagina 2 / 7
FUNCTIEFAMILIE 5.3 Projectmanagement
Resultaatgebieden
Wat
Resultaat
Voorbeelden van activiteiten
de opdrachtgever op de
hoogte te houden en
eventuele wijzigingen in
het projectplan mogelijk
te maken.



5. RAPPORTEREN
Rapporteren over de
voortgang en de resultaten
van het project
teneinde

Verslag uitbrengen over de ontwikkeling van verschillende deelprojecten
De inzet van middelen verantwoorden
Voortgang van het project met de stuurgroep bespreken en op basis hiervan aanpassingen
doen
…
6. COMMUNICATIE EN CONTACTEN
Informeren en
sensibiliseren van alle
actoren en regelmatig
overleggen met de
projectpartners
teneinde
een draagvlak te creëren.




De projectinhoud, -aanpak en resultaten verduidelijken
Informatiesessies organiseren voor de doelgroepen, brochures opmaken, informatie
beschikbaar stellen op website
Beantwoorden van vragen van externen
…






Opstellen van een technische handleiding en gebruikershandleiding
Dienstnota’s maken, verspreiden en toelichten
Een overgangsfase organiseren
Structurele maatregelen voorstellen
Formuleren van adequate adviezen voor de invoering van het project
…
7. PROJECT- EN KENNISOVERDRACHT
Overdragen van het
project naar de organisatie
Vlaamse overheid 9apr2014
teneinde
de succesvolle
implementatie van de
projectresultaten mogelijk
te maken.
Pagina 3 / 7
FUNCTIEFAMILIE 5.3 Projectmanagement
Indelingscriteria
Vrijheidsgraad
Rol in projecten
Niveau 1
Niveau 3
Niveau 4
- rapporteert op korte
termijn aan de
opdrachtgever(bv.
wekelijks)
- rapporteert op
regelmatige termijn (bv.
maandelijks) aan de
opdrachtgever
- rapporteert na het afwerken
van een volledig traject of
een deelproject en bij
fundamentele problemen
- rapporteert na het afwerken
van een volledig traject of
een deelproject en bij
fundamentele problemen
- opdrachtgever is
interne stuurgroep of
chef
- opdrachtgever is
interne stuurgroep of
chef
- opdrachtgever is
administratieve top of
politieke top
- opdrachtgever is politieke top
- leidt kleine projecten
of deel van een groter
project
- leidt middelgrote
projecten of coördineert
verschillende delen van
een groot project
- leidt grote projecten met
verschillende deelprojecten
- leidt een programma over
verschillende jaren
- heeft coördinerende rol en
zorgt voor permanente
afstemming tussen de
deelprojecten
- coördinatie en integratie van
meerdere grote projecten
veelal strategisch / beleid
georiënteerd
5 à 15
15 à 30
≥ 30
1 à 3 jaar
3 à 5 jaar
≥ 5 jaar
beperkt
een aantal subprojecten
een aantal subprojecten met
elk de grootte en complexiteit
van een groot project
- doet naast de
projectleiding delen
van het project zelf
(uitvoerende rol)
CRITERIA VOOR DE OMVANG VAN EEN PROJECT
Indicatie:
1à7
totaal aantal medewerkers
(inc. subprojecten, niet
noodzakelijk full time, niet
noodzakelijk als evaluator)
Indicatie:
≤ 1 jaar
planningshorizon
Indicatie budget
Subprojecten
geen
Vlaamse overheid 9apr2014
Niveau 2
- sterk coördinerende rol
in projecten, minder
uitvoerende rol
Pagina 4 / 7
FUNCTIEFAMILIE 5.3 Projectmanagement
Indelingscriteria
Niveau 1
Niveau 2
CRITERIA VOOR DE COMPLEXITEIT VAN DE OPDRACHT
Duidelijkheid van de opdracht
- De projectdoelstelling - De projectdoelstelling
is duidelijk omschreven is duidelijk omschreven
- Het project is vrij
duidelijk afgebakend
- Het project is niet
duidelijk afgebakend
- De projectdefinitie is
eenvoudig af te leiden
uit de doelstelling
- Veel onbekende
variabelen moeten
worden geanalyseerd
vooraleer de
projectdefinitie kan
opgemaakt worden
Niveau 3
Niveau 4
- De projectdoelstelling is in grote lijnen omschreven
- Het project moet verder worden geconcretiseerd in
subprojecten
- Haalbaarheidsstudies moeten worden uitgevoerd om een
projectdefinitie op te maken
Aard van de opdracht
operationeel project
operationeel project met
mogelijke beleidsaspecten
beleidsproject
Gevoeligheid van de opdracht
- weinig tegengestelde belangen
- tegengestelde belangen
komen regelmatig voor
- tegengestelde belangen
inherent aan de aard van de
projecten
- problematiek is rationeel te benaderen
- gevoelige problematiek
-gevoelige problematiek
Doelgroepen/betrokken actoren
- Kleine, tamelijk
homogene, vaak
interne doelgroepen
(extern is echter ook
mogelijk)
- Homogene groep van
betrokken actoren,
vaak intern
Sociale interactie
Vlaamse overheid 9apr2014
- Heterogene
doelgroepen intern of
extern
- Grote heterogene interne
en externe doelgroepen
met uiteenlopende belangen
- Heterogene groep van
betrokken actoren,
intern of extern
- Heterogene groep van
betrokken actoren, mogelijk
op hoger management /
politiek niveau
De interactie met anderen is gericht op het doen
begrijpen, beïnvloeden en / of ondersteunen van
anderen, in het algemeen vanuit een zakelijke en
rationele argumentatie
- Grote heterogene interne en
externe doelgroepen met
gevoelige materies en
uiteenlopende belangen
- Heterogene groep van
betrokken actoren op hoger
management / politiek niveau
De interactie met anderen is kritisch voor de functie en is
gericht op het veranderen van gedrag. Het vereist het
vermogen om anderen te overtuigen, te inspireren, te
motiveren en het creëren van het juiste klimaat
Pagina 5 / 7
FUNCTIEFAMILIE 5.3 Projectmanagement
Vaktechnische
competenties
Niveau 1
Vakkennis
Opleidingsniveau en ervaring
Vlaamse overheid 9apr2014
Niveau 2
Niveau 3
Niveau 4
Aan te vullen, specifiek voor de functies
Master met enige
ervaring
Master met minstens 3
jaar ervaring
Master met minstens 6 jaar
ervaring
Master met minstens 10 jaar
ervaring
OF
gelijkwaardig door
ervaring
OF
gelijkwaardig door
ervaring
OF
gelijkwaardig door ervaring
OF
gelijkwaardig door ervaring
Pagina 6 / 7
FUNCTIEFAMILIE 5.3 Projectmanagement
Competenties
Verantwoordelijkheid nemen
Handelen in overeenstemming met de
belangen, waarden en normen van de
organisatie
Samenwerken
Een bijdrage leveren aan een
gezamenlijk resultaat in een team of
project, ook als dat niet meteen van
persoonlijk belang is
Oordeelsvorming
Meningen uiten en zicht hebben op de
consequenties ervan, op basis van
een afweging van relevante criteria
Niveau 1
Niveau 2
Niveau 3
Niveau 4
1 = neemt verantwoordelijkheid voor zijn werk
2 = handelt in het belang van 3 = bewaakt en verdedigt de
de organisatie
belangen van de organisatie
2 = stimuleert de samenwerking binnen zijn
entiteit, werkgroepen of projectgroepen
3 = creëert gedragen samenwerkingsverbanden en synergie
over de entiteitsgrenzen heen
1 = trekt logische
2 = neemt standpunten in en overziet de consequenties
conclusies op basis daarvan
van beschikbare
gegevens en
formuleert een
hypothese
1 = werkt actief mee aan het vernieuwen van de
2 = werkt actief mee aan het
uitvoering van taken
vernieuwen van de werking
van de entiteit
3 = vormt een geïntegreerd
oordeel
Innoveren
3 = anticipeert via structurele
Vernieuwen om producten, diensten,
maatregelen op toekomstige
processen en structuren te creëren
uitdagingen en stimuleert
die tegelmoet komen aan toekomstige
vernieuwing
uitdagingen
Klantgerichtheid
2 = optimaliseert de dienstverlening aan belanghebbenden binnen afgesproken kaders
Wensen en behoeften van de
verschillende belanghebbenden
binnen en buiten de organisatie
onderkennen en er adequaat op
reageren
Voortgangscontrole
2 = bewaakt de voortgang van het eigen werk en dat van anderen
3 = ontwikkelt systemen om
Bewaken van de voortgang in tijd en
de voortgang te bewaken
van de kwaliteit van eigen processen
of die van collega’s of medewerkers
Vlaamse overheid 9apr2014
Pagina 7 / 7