Protocol Schoolverzuim 18+ ter voorkoming van

Protocol
Schoolverzuim 18+
ter voorkoming van
voortijdig schoolverlaten
mei 2014
1. Inleiding
“Verzuim is vaak een voorbode van voortijdig schooluitval. Door een goede verzuimregistratie, een
preventief verzuimbeleid en samenwerking tussen onderwijs en RMC en leerplicht kan voortijdig
schoolverlaten bij de bron worden aangepakt”.
Eerder is het protocol schoolverzuim 18- ingevoerd. Zowel de scholen voor voortgezet onderwijs
en de leerplichtambtenaren in de regio IJssel-Vecht werken nu enige tijd met dit protocol. Dit
initiatief is genomen vanuit de programmagelden om het voortijdig schoolverlaten terug te dringen.
De insteek is dat een goede verzuimaanpak en eenduidige afspraken binnen en tussen scholen
bijdraagt aan een vermindering van voortijdig schooluitval. In het protocol 18- staan alle wettelijke
regelingen en de taken van betrokkenen beschreven. Ook de afspraken over de wijze van
registeren, het melden van schoolverzuim en de mogelijke interventies zijn in dit protocol
opgenomen. Ook is er aandacht voor een preventieve aanpak van schoolverzuim en te laat komen
in het voorwettelijk traject.
Daarnaast is er vanuit het RMC (Regionaal Meld- en Coördinatiepunt voortijdig schoolverlaten) en
de MBO-scholen behoefte aan afspraken voor leerlingen van 18 jaar en ouder. Om deze reden is
speciaal voor deze doelgroep een tweede protocol opgesteld. Dit initiatief sluit aan op het
uitgangspunt opgenomen in het meerjarenbeleidsplan VSV Regio IJssel-Vecht 2013-2016.
Namelijk om in overleg met de scholen te komen tot een eenduidig beleid voor de regio met
betrekking tot verzuim van 18+ leerlingen. Dit verzuimprotocol is het resultaat van samenwerking
tussen de medewerkers van het RMC, de leerplichtambtenaren en alle MBO-scholen in de regio
IJssel-Vecht.
Uitgangspunt van het verzuimprotocol 18+ is dat een goede verzuimaanpak en eenduidige
afspraken, binnen en tussen scholen, een bijdrage levert aan vermindering van voortijdig
schoolverzuim. Dit protocol richt zich met name op de interventies bij schoolverzuim. Doel is in de
regio te komen tot een voor iedereen geldende aanpak. Daarmee wordt naar ouders en leerlingen
toe duidelijkheid gegeven hoe de scholen omgaan met verzuim en voldoen de scholen aan de
verantwoording in deze. Ook ziekteverzuim heeft aandacht in dit protocol. De scholen in de regio
hebben hiervoor een procedure afgesproken. Deze procedure is toegevoegd als bijlage bij het
protocol.
De afspraak is om met ingang van het schooljaar 2014-2015 met het verzuimprotocol 18+ te gaan
werken.
2
2. Melden aan het RMC (Regionale Meld- en Coördinatiepunt)
Doel van het RMC is voortijdig schoolverlaters (VSV’ers) te voorkomen, te registreren en te helpen
om weer te gaan leren of te gaan werken in combinatie met een opleiding. Dit op een manier die
bij hen past. Het doel is dat zij alsnog een startkwalificatie behalen. Op deze wijze wordt het aantal
voortijdig schoolverlaters dat zonder startkwalificatie instroomt op de arbeidsmarkt
teruggedrongen.
De doelgroep van het RMC is:
1. Degene op wie de kwalificatieplicht niet meer van toepassing is (18+). Die daarnaast de
leeftijd van 23 jaar nog niet heeft bereikt en die nog niet in het bezit is van een
startkwalificatie: diploma op minimaal vwo-, havo- of mbo 2-niveau.
2. Degene zonder startkwalificatie, die het onderwijs aan de school gedurende een
aaneengesloten periode van tenminste een maand of een door het bevoegd gezag te
bepalen kortere periode zonder geldige reden niet meer volgt, of bij de school wordt
uitgeschreven of verwijderd.
Een groep is vrijgesteld en vallen niet onder het begrip voortijdig schoolverlater. Het gaat hier om
leerlingen met een getuigschrift van het praktijkonderwijs. Of leerlingen met een diploma van een
opleiding mbo 1 die binnen een bepaalde periode werken op grond van een aanstelling of
arbeidsovereenkomst.
Dit gebeurt binnen het wettelijk kader van de volgende RMC regelingen:
- Wet Voortgezet Onderwijs (artikel 118g);
- Wet Expertise Centra (162 a), en;
- Wet Educatie en Beroepsopleiding (artikel 8.3.1).
De doelgroep van het verzuim:
Met het oog op verzuim is er een meldplicht bij onderstaande jongeren:
1. Bij jongeren van 18 tot 23 jaar zonder startkwalificatie gaat bij 16 uur verzuim per vier
weken of eerder een melding naar de RMC via het digitale verzuimloket. Dit geldt voor
BOL en BBL.
2. Daarnaast worden studenten, die geen prestatiebeurs hebben (niveau 1 en 2 ), na een
periode van vier weken verzuim apart gemeld door school bij de Dienst Uitvoering
Onderwijs (DUO) afdeling studiefinanciering.
Let op:
Jongeren met een startkwalificatie en boven de 23 jaar worden niet gemeld. Hiervoor heeft school
interne verzuimregels opgesteld. De school is gedurende het hele proces rond verzuim
verantwoordelijk.
3
3. Schoolverzuim en verzuimregistratie
Schoolverzuim
Er bestaat geoorloofd en ongeoorloofd schoolverzuim:
Het geoorloofd schoolverzuim betreft het verzuim met een geldige reden, zoals:
Ziekte (gemeld volgens de regels, zie bijlage voor de procedure op school)
Bezoek (huis)arts, specialist e.d. (gemeld conform regels)
Te laat komen (reden bekend en legitiem)
Het ongeoorloofd schoolverzuim betreft verzuim zonder geldige reden, zoals:
Spijbelen:
betreft hele uren of dagen;
reden onbekend of niet legitiem;
reden achteraf gemeld.
Te laat komen (reden onbekend of niet legitiem)
Bezoek (huis)arts, specialist e.d. (niet gemeld conform regels)
Ziekte (niet gemeld conform regels, zie bijlage voor de procedure op school)
Registratie
Het is cruciaal dat verzuim, inclusief te laat komen, goed geregistreerd wordt. Alleen zo ontstaat er
inzicht in verzuimgedrag. Dit maakt dat er een goede basis om actie te ondernemen en zorgvuldig
te kunnen handelen.
Het actueel houden van een sluitende leerlingen- en verzuimadministratie is een wettelijk
vastgelegde verantwoordelijkheid van iedere school. De inspectie kan die verzuimadministratie
tenminste één keer per jaar controleren.
4
4. Acties school bij ongeoorloofd verzuim
Stap 1:
De school registreert het verzuim in het eigen schoolsysteem.
Stap 2:
Minder dan 16 uur ongeoorloofd verzuim in een periode van vier weken:
 De mentor/coach gaat een gesprek aan met de jongere over het verzuim. Dit kunnen
meerdere gesprekken zijn. Er wordt gesproken over de oorzaak van het verzuim en er wordt
gekeken naar een oplossing hiervoor. Per leerling worden afspraken gemaakt.
 De mentor/coach gaat na of er bij de leerling sprake is van problematiek op school of in de
persoonlijke situatie die van invloed is op het verzuim.
 De mentor/coach gaat na of er hulpverlening is ingeschakeld of moet worden, zoals schoolmaatschappelijk werk.
 Voor extra ondersteuning verwijst de docent de leerling door naar een advies en
begeleidingspunt binnen de school. Dit moet goed bewaakt worden door de mentor.
 Indien nodig wordt een verzuimbrief verstuurd door de mentor/coach.
Bij zorgwekkend verzuim (met risico op voortijdig schoolverlaten) wordt zo snel mogelijk een
melding gemaakt bij DUO, dus voordat er 16 uur is verzuimd.
Definitie zorgwekkend verzuim:
jongere komt afspraken niet na die met de mentor rond het verzuim zijn gemaakt.
er bestaat een risico dat de jongere voortijdig de school verlaat.
Stap 3:
Meer dan 16 uur ongeoorloofd verzuim in een periode van 4 weken:
 Als alle acties van stap twee zijn doorlopen doet de mentor/coach een melding via het
verzuimloket. Op de volgende pagina wordt uitgelegd hoe de meldingsprocedure via het
verzuimloket werkt.
5
5. De meldingsprocedure aan verzuimloket
Het verzuimloket
Het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap heeft de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO,
voorheen Informatie Beheer Groep) verzocht een applicatie te ontwikkelen. Een applicatie
waarmee onderwijsinstellingen op een uniforme manier verzuimmeldingen kunnen doen. Deze
meldingen in het zogenoemde ‘verzuimloket’ kunnen door de RMC-consulenten in dezelfde
applicatie worden geraadpleegd en in behandeling worden genomen. Het verzuimloket wordt ook
gebruikt om het contact tussen melder en behandelaar tot stand te brengen. Dit alles om
schooluitval terug te dringen. De scholen zijn verplicht om van deze manier van melden gebruik
te maken. Het alleen rechtstreeks melden bij de RMC consulent is niet toegestaan.
Meer informatie over het verzuimloket is te vinden op de site van DUO (www.duo.nl).
Wie is de melder?
Binnen elke deelnemende school dient te worden aangegeven:
wie als opdrachtgever verantwoordelijk is voor de meldingen bij het verzuimloket
(bijvoorbeeld de teamleider, de zorgcoördinator of de verzuimcoördinator).
- wie de opdracht uitvoert (bijvoorbeeld de medewerker leerlingenadministratie).
Wat vult u in bij het verzuimloket?
 De 'verzuimdag specificatie' wordt ingevuld in de webapplicatie van het Verzuimloket.
 Naam, e-mailadres en telefoonnummer van de coach/mentor wordt ingevuld, zodat duidelijk is
met wie van school de RMC consulent zo nodig contact kan opnemen voor overleg.
 Bij de toelichting wordt ingevuld wat er aan de hand is met de jongere en waarom er eventueel
actie gewenst is.
 Wanneer er bij “actie gewenst?”: “ja” wordt ingevuld geef dan aan of er sprake is van
zorgwekkend verzuim met risico op uitval.
 Wanneer school in de beginperiode van het verzuim zelf actief bezig is met de leerling, kan
een melding “ter kennisgeving” worden gedaan. Bij “actie gewenst?”: kan school dan een
”nee” invullen. De RMC consulent neemt de melding dan voor kennisgeving aan.
6
6. Behandelingsprocedure bij RMC
Wat gebeurt er met de verzuimmelding?
De RMC-consulent neemt de melding in behandeling. Zo nodig wordt met de meldende school
contact opgenomen voor extra informatie.
Bij een DUO melding gaat de RMC consulent na of het verzuim zorgwekkend is en er een risico is
op uitval of dat het verzuim niet zorgwekkend is. Op basis daarvan volgen de onderstaande acties.
Acties bij niet zorgwekkend verzuim:
Er wordt een waarschuwingsbrief gestuurd door de RMC medewerker.
Bij meerdere meldingen informeert de RMC-consulent bij de mentor/coach naar de
ondernomen acties. In overleg vindt er eventueel een gesprek met leerling en/of mentor
plaats.
Acties bij zorgwekkend verzuim met risico op voortijdig schoolverlaten:
Bij onvoldoende informatie neemt de RMC-consulent per mail contact op met school voor
aanvullende informatie.
De RMC-consulent nodigt leerling uit voor een gesprek (eventueel met school erbij).
School wordt hierover geïnformeerd.
Tijdens het gesprek gaat de RMC-consulent na wat de reden is van het verzuim. Zij wijst
de jongere op zijn verantwoordelijkheden en bespreekt eventuele inschakeling van
hulpverlening binnen of buiten school.
Na het gesprek volgt een terugkoppeling door de RMC-consulent richting school via DUO
en via de mail.
Zo nodig vinden er vervolgacties plaats.
Verschijnt de leerling niet?
Bij niet verschijnen volgt een tweede uitnodiging. Bij wederom niet verschijnen wordt
contact opgenomen met school voor het afstemmen van de vervolgacties.
Terugkoppeling via DUO
Alle scholen ontvangen regelmatig op hun beveiligde deel van de DUO-site een terugkoppeling
van de meldingen. Zo kan de begeleider de afhandeling van de verzuimmeldingen volgen.
Maandelijks worden de verzuimgegevens gerapporteerd. Ook worden gegevens verstrekt over de
vertrokken leerlingen die nog niet elders zijn ingeschreven. Dit geeft de scholen de mogelijkheid
om deze potentiële VSV’ers alsnog te benaderen. Daarnaast wordt er elk jaar in februari een lijst
met namen (NenR-lijst) gepubliceerd. Op deze lijst staan de voorlopige VSV’ers van het afgelopen
schooljaar vermeld.
7
BIJLAGE 1
Procedure op school bij Zorgwekkend Ziekte Verzuim
Zorgwekkend Ziekte Verzuim betreft iedere vorm van geoorloofd (ziekte) verzuim van een jongere
die als student is ingeschreven bij een onderwijsinstelling, waardoor de jongere geen onderwijs
volgt.
Dit protocol is een handreiking voor coaches/studieloopbaanbegeleiders, leerplicht/ RMC en
andere professionals bij het omgaan met ziekteverzuim van studenten. Het doel van het protocol is
tijdig ingrijpen op zorgwekkend ziekteverzuim, zodat het leidt tot verminderen van schooluitval en
verbeteren van de verzuimcultuur.
Jongeren hebben onderwijs nodig om zich te ontwikkelen, te ontplooien, maar ook om later meer
kans te hebben op werk. Verzuim, al dan niet geoorloofd, moet in het kader van deze ontwikkeling
van de jongere worden teruggedrongen. Het draagt bij aan een gezonde mentaliteit in de
beroepshouding: “ziekte overkomt je, verzuim overleg je”.
Uit onderzoek blijkt dat bij systematische aandacht aan en begeleiding van ziek gemelde jongeren,
de omvang van het ziekteverzuim significant afneemt.
Zorgwekkend ziekteverzuim kan tevens een signaal zijn voor voortijdig schooluitval. Door actieve
aandacht en begeleiding hoeft het niet tot uitval te komen.
Bij de signalering van zorgwekkend ziekteverzuim spelen diverse partijen een rol zoals: de
coach/studieloopbaanbegeleider, de ouders/verzorgers, Leerplicht/RMC en andere professionals.
Er is sprake van drie groepen jongeren:
- Jongeren 18 min
- Jongeren 18 plus
- Jongeren uit andere regio’s dan IJssel-Vecht
Redenen om te twijfelen over de legitimiteit van de ziekmelding:
- De jongere wordt altijd op een bepaalde dag ziek gemeld;
- De ziekmelding gebeurt achteraf;
- Er worden allerlei vage redenen (hoofdpijn, buikpijn) aangegeven als reden voor ziekmelding;
- Bij navraag heeft de jongere nooit een bezoek aan de huisarts gebracht in tegenstelling tot
wat eerder gemeld is;
- De jongere is gesignaleerd buiten school zonder ziekteverschijnselen;
- De jongere is niet meer gemotiveerd voor school.
Stappenplan:
1. Student of ouders doen een ziekmelding volgens de procedure van de onderwijsinstelling.
2. Coach/studieloopbaanbegeleider signaleert dat de student ziek is.
Er wordt altijd contact gezocht met de student. Op deze manier laat de school de
betrokkenheid merken en weet de jongere dat er aandacht is.
3. Er wordt altijd een verzuimgesprek gevoerd met de jongere en/of zijn ouders (18 min bij
voorkeur met ouders, 18 plus met jongere) indien er sprake is van langdurig of in korte tijd
frequent ziekteverzuim.
4. Coach/studieloopbaanbegeleider verwijst, indien nodig, door naar interne en externe
professionals. Hierbij wordt aangesloten bij bestaande zorg- en begeleidingsstructuren in
school.
5. Indien de coach/studieloopbaanbegeleider bovenstaande stappen heeft doorlopen en er is
nog twijfel over de geoorloofdheid van het ziekmelden, dan vindt melding plaats richting
Leerplicht/RMC.
Het protocol sluit aan bij en maakt deel uit van de bestaande structuur en
begeleidingsinstrumenten op de mbo scholen.
8