Sjabloon VEILIGHEIDSDOSSIER voor de organisatie van een

Sjabloon VEILIGHEIDSDOSSIER voor de
organisatie van een sportevenement
Sjabloon VEILIGHEIDSDOSSIER organisatie sportieve evenementen
1
Inhoudstafel
1. Omschrijving van de activiteit / programma
p.
2. Inrichter
p.
3. Plaats van de activiteit
p.
4. Aard van de deelnemers
p.
5. Inschatting van het risico
5.1 Activiteitsgebonden
p.
5.2 Algemeen
p.
6. Risico-evaluatie
p.
7. Preventiemaatregelen
p.
8. Medewerkerslijst
p.
9. Netwerkkaart
p.
10. Inplanting
10.1 Opsomming materiaal
p.
10.2 Overzicht parcours
p.
10.3 Knelpunten langs parcours
p.
10.4 Overzicht evenementgedeelte
p.
11. Voorzorgsmaatregelen bij slecht weer
p.
12. Controle en opvolging
p.
13. Draaiboek
p.
Bijlages
a. Praktische info deelnemers
p.
b. Voorbereidende vergaderingen medewerkers
p.
Sjabloon VEILIGHEIDSDOSSIER organisatie sportieve evenementen
2
1. Omschrijving van de activiteit / programma
Datum:
Locatie:
Programma:
Site:
Catering:
Verkeersvrije zone:
Sjabloon VEILIGHEIDSDOSSIER organisatie sportieve evenementen
3
2. Inrichter
Organisatie
Hoofdpartners
Partners
Eindverantwoordelijke: naam - nummer
Sjabloon VEILIGHEIDSDOSSIER organisatie sportieve evenementen
4
3. Plaats van de activiteit (zie overzicht voor specifieke inplanting)
Onthaal:
Randanimatie:
EHBO:
Materiaaltent:
Bar:
DJ:
4. Aard van de deelnemers
Sjabloon VEILIGHEIDSDOSSIER organisatie sportieve evenementen
5
5. Inschatting van het risico
5.1 Activiteitsgebonden
*afhankelijk van het programma en aard van de activiteit
5.2 Algemeen
 Toeschouwers begeven zich tussen de deelnemers
 Deelnemers worden onwel
 Stormweer
 Elektriciteitspanne
 Materiaaldefect
 Brand
 …
Sjabloon VEILIGHEIDSDOSSIER organisatie sportieve evenementen
6
6. Risico-evaluatie
7. Preventiemaatregelen
Bv.
 Verwijderen van afval op evenementenweide
 Nabijgelegen ziekenhuis wordt op voorhand op de hoogte gebracht van het evenement.
 Er werd een rijverbod aangevraagd voor betrokken openbare wegen
 Het Rode Kruis is aanwezig met een EHBO-post.
 Alle medewerkers en deelnemers zijn verzekerd (mogelijk via FROS).
 De sporters en toeschouwers worden van elkaar gescheiden d.m.v. naderhekkens.
 Alle medewerkers en deelnemers ontvangen een netwerkkaart om snel een
verantwoordelijke te kunnen bereiken.
 Medewerkers en organisatoren kunnen met elkaar communiceren (gsm/walkietalkie)
8. Medewerkerslijst
Sjabloon VEILIGHEIDSDOSSIER organisatie sportieve evenementen
7
9. Netwerkkaart
Verantwoordelijke catering
Naam
GSM-nummer
Kanaal walkietalkie
Locatie
Verantwoordelijke eventweide
Naam
GSM-nummer
Kanaal walkietalkie
Locatie
Verantwoordelijke parking
Naam
GSM-nummer
Kanaal walkietalkie
Locatie
Verantwoordelijke onthaal
Naam
GSM-nummer
Kanaal walkietalkie
Locatie
Verantwoordelijke …
Naam
GSM-nummer
Kanaal walkietalkie
Locatie
De zoneverantwoordelijken staan met elkaar in contact via walkietalkies, zij zijn het direct
aanspreekpunt voor de medewerkers. Elk probleem of onvoorziene omstandigheid moet aan
deze personen gemeld worden.
Sjabloon VEILIGHEIDSDOSSIER organisatie sportieve evenementen
8
10. Inplanting
10.1 Opsomming materiaal
Parking
Walkietalkie, fluohesje, verlichting, plannetje
Eventweide
Partytentjes
Materiaaltent
EHBO-tent
Bar
DJ-/-omroeptent
Kinderanimatie
10.2 Overzicht Parcours
Plannetje met legende
10.3 Knelpunten langs parcours
Parking, oversteekplaatsen, nooduitgangen, smalle doorgangen…
10.4 Overzicht evenementgedeelte
Overzicht inplanting
Sjabloon VEILIGHEIDSDOSSIER organisatie sportieve evenementen
9
11. Voorzorgsmaatregelen bij slecht weer
12. Controle en opvolging
De eindverantwoordelijken nemen de controle op de uitvoering van het veiligheidsdraaiboek
en de opvolging ervan tijdens het evenement op zich. Hun taak is, om aan de hand van het
veiligheidsdraaiboek, ter plaatse te controleren en onmiddellijk bij te sturen indien nodig.
Sjabloon VEILIGHEIDSDOSSIER organisatie sportieve evenementen
15
13. Draaiboek
Taak
Opbouw
Event
Onthaal
- overlopen betaling
- afgeven pakket
Chauffeur
Kajakkers
tijdsopnemers
Toezicht materiaaltent
Seingevers
Bevoorrading aankomst lopers (appelsienen + water)
Begeleiden randactiviteiten
Initiaties
Bar
DJ/spreker
Afbraak
- Nadars
- Controleren van afval
- Terugbrengen uitgeleend materiaal
- Afbreken tentjes en promomateriaal
- Weghalen bordjes en wegwijzers
Sjabloon VEILIGHEIDSDOSSIER organisatie sportieve evenementen
#medewerkers
van
tot
Namen uitvoerders
16
Bijlages
a. Praktische info deelnemers
Info voor de deelnemers
Programma:
Doorlopend gratis kinderanimatie, initiaties, demowedstrijden, bar, muziek,
informatiestandjes, ...
 Alle informatie is te verkrijgen op het secretariaat
 Rode kruis en materiaaltent bevinden zich …
 Er is mogelijkheid tot gebruik van de douches
 Parkeermogelijkheid is er aan …
 Aarzel niet om bij problemen of incidenten een van de vele medewerkers aan te spreken,
zij staan allen in contact met elkaar om een snelle interventie te kunnen ondernemen
indien nodig.
Sjabloon VEILIGHEIDSDOSSIER organisatie sportieve evenementen
18
b. Voorbereidende vergadering medewerkers

Bedanking aanwezigen

Overlopen aanwezigheden

Overlopen van taken
1. Secretariaat/onthaal
2. Chauffeur materiaalwagen
3. Verantwoordelijken wisselzone
4. Polyvalent
5. Verantwoordelijken startp
6. Verantwoordelijke tijdsopname
7. Standhouders
8. Omroeper/DJ
9. Zoneverantwoordelijken

Uitdelen walkietalkies, netwerkkaarten, t-shirt
Sjabloon VEILIGHEIDSDOSSIER organisatie sportieve evenementen
19