Gemeente Buggenhout Multifunctioneel Centrum Huurreglement

Gemeente Buggenhout
Multifunctioneel Centrum
__________________________________________________________________________________________
Huurreglement - Cultuur
__________________________________________________________________________________________
Artikel 1 – Iedere aanvraag om binnen het Mutifunctioneel Centrum (verder genaamd ‘centrum’) over een bepaalde ruimte
te beschikken wordt gericht aan de centrumverantwoordelijke. Deze aanvraag geschiedt schriftelijk of per fax.
Betreffende de voorziene activiteit vermeldt de aanvraag: titel, aard, verloop, toegangsprijzen en alle controleerbare
bijzonderheden nodig om de inhuurname af te sluiten. Gebruik van infrastructuur andere dan verhuurd of voor andere
doeleinden dan waarvoor verhuurd, leidt ofwel tot een aanpassing van de huurprijs ofwel tot het verbreken van het
contract.
Artikel 2 – Vóór 01 maart worden geen definitieve reserveringen gedaan voor het komende seizoen (september – juni).
Uitzonderingen kunnen, mits gemotiveerde schriftelijke aanvraag, toegestaan worden door het college van burgemeester
en schepenen. De centrumverantwoordelijke doet begin maart een voorstel van toezegging voor het volgende seizoen,
rekening houdend met volgende prioriteiten : de concertzaal is in eerste instantie beschikbaar voor socio-culturele
verenigingen erkend door de gemeentelijke adviesraden. In tweede orde kunnen ook privé-personen en niet-erkende
verenigingen de concertzaal huren.
Artikel 3 - De huurder betaalt voor de huur van de cultuurinfrastructuur volgens de categorie waartoe hij behoort. Er
zijn vijf categorieën :
A : Gemeentediensten en door de gemeente erkende adviesraden;
B : Buggenhoutse scholen tijdens de schooluren;
C : Alle door de gemeentelijke adviesraden erkende verenigingen en Buggenhoutse scholen buiten de schooluren;
D : Niet erkende niet-commerciële verenigingen en privé-personen;
E : Commerciële verenigingen.
Voor de diensten van de gemeente en de door de gemeente erkende adviesraden is het gebruik van de infrastructuur
gratis.
Artikel 4 – De tarieven inzake huur van lokalen van het centrum gaan in bijlage bij dit reglement. De huurtarieven worden
berekend per dagdeel. Er zijn drie dagdelen : 08.00 uur – 13.00 uur; 13.00 uur – 18.00 uur; 18.00 uur – 24.00 uur. Bij het
afhuren van twee dagdelen is het derde dagdeel gratis. Gedurende het eerste seizoen (september 2001 – juni 2002)
kunnen verenigingen die erkend lid zijn van een overkoepelende adviesraad één dagdeel gratis huren. Dit geldt enkel voor
verenigingen die bij het goedkeuren van het huurreglement d.d. 30 augustus 2001 erkend lid zijn van een overkoepelende
adviesraad.
Artikel 5 – Het reserveringscontract geeft recht op: het gebruik van de aangevraagde lokalen, met aanhorigheden voor
zover vermeld, en in de staat waarin ze zich bevinden; de vaste zaalverlichting, de verwarming en het normaal onderhoud
van de lokalen. De lokalen dienen na gebruik in hun oorspronkelijke staat te worden teruggeplaatst. Ze worden
schoongemaakt door het centrum. Indien lokalen uitzonderlijk vuil achtergelaten worden, zullen de kosten voor extra
schoonmaak op de huurder verhaald worden.
Artikel 6 – Een reserveringscontract is pas definitief na bekrachtiging door de centrumverantwoordelijken en na
ondertekening door de huurder. Tot de indiensttreding van de verantwoordelijk beheerder wordt het contract door het
college van burgemeester en schepenen afgesloten.
Artikel 7 – De huurder dient zich te houden aan het gebruik van de toegewezen lokalen en uitsluitend voor de activiteit
zoals omschreven in het reserveringscontract. De huurder kan in géén geval het gehuurde, geheel of gedeeltelijk
onderverhuren aan derden of het gebruik aan derden toestaan.
Artikel 8 - Alle vragen met betrekking tot het verbruik van dranken en maaltijden dienen aan de uitbater van de
cafetaria gericht. Het is niet toegestaan aan het publiek dranken aan te bieden in de concertzaal of aangrenzende
lokalen.
Artikel 9 – De concertzaal beschikt over een vaste klank- en lichtinstallatie te bedienen vanuit de regiekamer. De
huurtarieven zitten in bijlage van dit huurreglement. De bediening moet gebeuren door een bevoegd persoon
(gemeentepersoneel of mits voorlegging, bij reservering, van een bekwaamheidsattest klank en licht). Uitzonderingen
kunnen door de centrumverantwoordelijke worden toegestaan.
Artikel 10 – De waarborgsom voor het gebruik van de regiekamer moet ten laatste vijf kalenderdagen voor de activiteit
op de rekening van het centrum gestort zijn. Indien zulks niet het geval is, wordt de regiekamer niet ter beschikking
gesteld en zullen annulatiekosten aangerekend worden.
Artikel 11 – Het afrekeningcontract wordt onmiddellijk na de activiteit opgemaakt. Zij moet binnen de dertig dagen na
factuurdatum betaald worden. Nalatigheid bij het betalen van de factuur geeft aanleiding tot het vorderen van
wettelijke nalatigheidsintresten, zonder dat enige ingebrekestelling noodzakelijk is. Bij iedere nalatige betaling wordt
bovendien een schadevergoeding gefactureerd van 1.000 BEF voor administratieve kosten. Met een huurder die nalatig is
bij het betalen van zijn factuur worden geen nieuwe contracten afgesloten.
Artikel 12 – De centrumverantwoordelijke wordt schriftelijk in kennis gesteld van niet-gebruik van een contractueel
vastgelegd lokaal. Bij tijdige verbreking, dit wil zeggen minimum 30 dagen vóór het gebruik van de lokalen, bedragen de
annulatiekosten 50 % van de huurprijs met een minimum van 25 euro. Bij niet tijdig annuleren of het niet betrekken van
contractueel vastgelegde lokalen wordt het contractueel vastgelegde bedrag aangerekend. Dit laatste bedrag zal ook
aangerekend worden aan de huurder die gratis een lokaal mocht betrekken. Bij het bepalen van de tijdigheid wordt de
datum van de poststempel of fax in aanmerking genomen. In geval van niet-gebruik wegens onvoorziene omstandigheden
kan de centrumverantwoordelijke een afwijking op de sanctie toestaan.
Artikel 13 – Er wordt van uitgegaan dat, bij aanvang van de activiteit, elk lokaal, de toegangswegen tot dit lokaal , het
bijhorende sanitair en het door het centrum ter beschikking gestelde materiaal, onder voorbehoud van tegengestelde
vaststelling, in goed staat verkeren. Indien na de activiteiten schade wordt vastgesteld, zal de huurder zo snel mogelijk
verzocht worden om in gezamenlijk overleg met de centrumverantwoordelijke, zijn aangestelde of de huisbewaarder de
verantwoordelijke voor de schade aan te wijzen. Indien de huurder hier niet op ingaat, zal de vermoedelijke
verantwoordelijke van de schade door de centrumverantwoordelijke zelf aangeduid worden.
Artikel 14 – Verzekeringen : De huurder is verantwoordelijk voor de schade aan het gebouw, de inboedel en het materiaal.
Om deze reden is de huurder verplicht toe te treden tot de bestaande verzekeringen. De te betalen verzekeringspremie
is verrekend in de aangerekende huurprijs. De verzekerde waarborgen zijn : burgerlijke aansprakelijkheid van de huurder
ten opzichte van het centrum en van alle derden en contractuele aansprakelijkheid voor het gehuurde lokaal en het
materiaal dat er zich in bevindt. De eerste 1.000 BEF wordt niet door de verzekering vergoed en blijft ten laste van de
huurder. Aangaande brandrisico’s voorziet de polis de afstand van het verhaal tegen de niet-commerciële huurder tot
beloop van de verzekerde kapitalen. De gemeente Buggenhout, eigenaar van het gebouw, doet hierbij afstand van verhaal
voor de schade die de verzekerde kapitalen voor gebouw en inhoud zou overtreffen. Deze opeenvolgende afstanden van
verhaal gelden niet voor een commercieel huurder. Deze laatste moet dus zelf voor een tijdelijke brandverzekering
zorgen voor het gebouw en de inhoud. Deze brandverzekering dekt ook de schade veroorzaakt door ontploffingen,
waterschade en glasbreuk, binnen de perken van de polis. Bij een tentoonstelling kan de inrichter beroep doen op de
jaarlijkse polis die het centrum heeft afgesloten, de te betalen premie wordt berekend naar de huurder. Commerciële
huurders dienen zich extra te verzekeren voor brandrisico.
Artikel 15 – Onmiddellijk na de activiteit of na de laatste van een dagelijks opeenvolgende reeks van activiteiten moeten
alle voorwerpen die niet tot het patrimonium van het centrum behoren, verwijderd worden. Afwijkingen moeten in
gemeenschappelijk overleg, met de centrumverantwoordelijke, geregeld worden.
Artikel 16 – Het centrum kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor materiaal dat achtergelaten wordt door een
huurder : voor diefstal noch voor beschadigingen.
Artikel 17 – De huurder kan verzoeken dat in het centrum kaarten voor zijn activiteiten te koop gesteld worden.
Artikel 18 – Verbodsbepaling : Het is ten strengste verboden ramen, deuren, vloeren en panelen te benagelen, te
beplakken en/of te beschilderen.
Artikel 19 – Enkel het centrum is bevoegd voor het aanbrengen van publiciteit in en rond het gebouw.
Artikel 20 – De toegang tot technische lokalen, het podium en de loges van de spelers is ten strengste verboden voor alle
personen die er niet om dienstredenen geroepen zijn.
Artikel 21 – Inzake roken worden de bepalingen nageleefd vervat in het Koninklijk Besluit tot het verbieden van het
roken in openbare plaatsen (K.B. 31 maart 1987).
Artikel 22 – Voor het gebruik van vuur-, rook- of ontploffingsmechanismen en andere ontvlambare materialen, dient de
centrumverantwoordelijke vooraf schriftelijk toelating te geven.
Artikel 23 – Bij voorkeur wordt er enkel gebruik gemaakt van de apparatuur van het centrum. De bediening van bepaalde
apparatuur van het centrum geschiedt enkel door personen door de centrumverantwoordelijke daartoe aangesteld.
Artikel 24 – De huurder mag niet meer personen toelaten tot de gehuurde lokalen dan door de centrumverantwoordelijke
bepaald.
Artikel 25 – De huurder verbindt er zich toe alle reglementen met betrekking tot het gebruik van de lokalen, de
apparatuur en andere uitrustingen in en van het centrum na te leven en te doen naleven door de deelnemers van de
activiteit.
Artikel 26 – Aanmerkingen of suggesties in verband met deze huurreglementering kunnen gericht worden aan de
centrumverantwoordelijke of het gemeentebestuur Buggenhout.
Artikel 27 – Betwistingen : In geval van betwistingen, moeilijkheden of uitzonderingen niet voorzien in het reglement
adviseert de centrumverantwoordelijke het college van burgemeester en schepenen die de uiteindelijke beslissing neemt.
AANDACHTSPUNTEN TEN BEHOEVE VAN DE HUURDER
Elke huurder volgt de geldende politiereglementen (sluitingsuur, leeftijdsgrens, geluidsoverlast, …) en de voorschriften
inzake de auteursrechten (SABAM) en de accijnzen. De huurder leeft de fiscale verplichtingen na op gebied van
inhouding van bedrijfsvoorheffingen op de vergoedingen betaald aan buitenlandse artiesten. Veiligheid : de huurder dient
ervoor te zorgen dat de door hem georganiseerde activiteiten verlopen volgens de voorschriften van de veiligheid. Dit
betekent o.a. : geen stoelen bijplaatsen op de tribune, geen obstakels plaatsen in de voorziene branduitgangen,
branddetectieinstallaties niet uitschakelen, vrijhouden van de nooduitgangen.
goedgekeurd in de gemeenteraad van 30 augustus 2001