Verbindingenstatuut Eigen Haard

Verbindingenstatuut Eigen Haard
Versie 7.0
Update definitief RvC 19-6-2014
Eigen Haard – Verbindingenstatuut versie 7.0 update definitief RvC 19-6-2014
·pagina 1
1.
Inleiding
1.1
Achtergrond
Eigen Haard staat gezien haar doelstellingen midden in de samenleving en gaat ter uitvoering van
haar taken zakelijke relaties aan met derden. Soms betreft de samenwerking de uitwerking van
nieuwe werkvelden van de corporatie (bijvoorbeeld startende ondernemers), soms het uitvoeren van
een bestaande taak (bijvoorbeeld bouwen van nieuwe woningen).
Samenwerking met anderen kan zijn vormgegeven op basis van een overeenkomst. Soms is sprake
van het hanteren van diverse rechtsvormen en/of samenwerkingsvormen. In alle gevallen is er sprake
van keuzevrijheid bij de inrichting. Bij bijvoorbeeld projectontwikkeling kan sprake zijn van een VOF of
van een BV-CV structuur of van turnkey afname van onroerend goed.
Beleid bij Eigen Haard is dat bij een nieuwe verbinding standaard de rechtsvorm van de Besloten
Vennootschap zal worden gehanteerd. Aan een VOF wordt alleen meegewerkt na grondig
boekenonderzoek van de beoogde partners en via een eigen 100% dochter BV.
Onverlet de gekozen constructie is het van belang dat de stakeholders van de corporatie weten wat
Eigen Haard doet, waarom, met welk doel en welke voortgang wordt gemaakt. Het is dan ook van
belang dat de verantwoording enerzijds aan de diverse stakeholders, zoals CFV, WSW en de lokale
overheid, en anderzijds intern aan het Bestuur en de Raad van Commissarissen, adequaat en
transparant wordt geregeld. Om dit te waarborgen wordt het verbindingenstatuut opgesteld.
1.2
Definitie van verbindingen
Bij woningcorporaties wordt veelvuldig het begrip verbinding gebruikt. Dit begrip is afkomstig uit het
Besluit beheer sociale-huursector (BBSH). In artikel 2a van het BBSH is een definitie opgenomen van
hetgeen onder ‘verbinding’ moet worden verstaan:
Voor de toepassing van het BBSH verbindt een toegelaten instelling zich met een andere
rechtspersoon of vennootschap indien:
a. die andere rechtspersoon of vennootschap een dochtermaatschappij als bedoeld in artikel 24a
van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek van haar wordt;
b. zij in die andere rechtspersoon deelneemt in de zin van artikel 24c van Boek 2 van het
Burgerlijk Wetboek of;
c. zij anderszins financiële of bestuurlijke verbanden met een bestaande andere rechtspersoon
of vennootschap aangaat, stemrechten in de algemene vergadering van een bestaande
andere rechtspersoon verwerft of een andere rechtspersoon of vennootschap opricht of doet
oprichten, op een zodanige wijze dat daardoor een duurzame band met die rechtspersoon of
vennootschap ontstaat.
De uit het BBSH afgeleide definitie is breed zodat alle relaties tussen Eigen Haard en andere
rechtspersonen of vennootschappen onder de reikwijdte vallen.
1.3
Doel van het verbindingenstatuut
Het verbindingenstatuut geldt als een beleidsdocument als het gaat om het nemen van beslissingen
op het gebied van aangaan van relaties met andere rechtspersonen en vennootschappen. Het
verbindingenstatuut streeft daarbij het volgende na:





het bieden van een informatief en uniform kader voor besluitvoorbereiders;
het bieden van een afwegingskader aan beslissers;
het verschaffen van inzicht en verantwoording aan de Raad van Commissarissen;
het kunnen dienen als verantwoording en bieden van inzicht aan alle stakeholders (waaronder
CFV, WSW, samenwerkingspartners, de accountant, etc.);
dit alles in het kader van het mitigeren van (toekomstige) risico’s bij het aangaan, beheren en
beëindigen van verbindingen.
Eigen Haard – Verbindingenstatuut versie 7.0 update definitief RvC 19-6-2014
·pagina 2
1.4
Positionering van het verbindingenstatuut
Het verbindingenstatuut wordt nadrukkelijk als een toetsingskader gepositioneerd. Dat betekent dat
besluiten rond het aangaan van nieuwe verbindingen of het aanpassen van de relatie met bestaande
verbindingen aan dit toetsingskader worden getoetst.
Benadrukt wordt echter dat de vele aspecten van het onderwerp verbindingen niet zijn te vangen in
een allesomvattend regelend kader. Afwijkingen ten opzichte van het toetsingskader zijn mogelijk,
maar vereisen in het besluitvormende proces altijd een aanvullende motivering.
In dit statuut zijn kaders uitgewerkt voor de inrichting van verbindingen. De inrichting van de
verbinding is sterk afhankelijk van de kwalificatie van de verbinding als dochtermaatschappij,
deelneming, joint venture of een andere samenwerkingsvorm. Bij een dochteronderneming geldt dat
inrichting van de organisatie, planning en control, etc. naar analogie plaatsvindt van Eigen Haard. Bij
andere vormen is dit afhankelijk van het belang dat Eigen Haard heeft in deze verbinding. De
afwegingen die hier worden gemaakt worden altijd overlegd met Bestuur en Raad van
Commissarissen en gedocumenteerd. In de volgende hoofdstukken wordt hier nader op ingegaan.
1.5
Vaststelling van het statuut
Het verbindingenstatuut wordt vastgesteld door het Bestuur. Het wordt ter kennis gebracht van de
Raad van Commissarissen (hierna RvC) waarbij de Governance & toezichtstructuur (verhouding RvCRvB) als beschreven in de paragrafen 6.1 t/m 6.5 van hoofdstuk 6 alsmede het beslisschema vermeld
in bijlage 4 expliciet ter voorafgaande goedkeuring aan de RvC worden voorgelegd. Wijzigingen
kunnen alleen worden doorgevoerd na een besluit daartoe door het Bestuur en pas na voorafgaande
goedkeuring als hierboven beschreven door de RvC.
1.6
Versiebeheer
De divisie Zakelijke Markten (ZM) is verantwoordelijk voor het opstellen en actueel houden van het
verbindingenstatuut.
In deze versie zijn wijzigingen doorgevoerd vanwege een verzoek daartoe van het WSW (relatie met
reglement van deelneming, opnemen van mogelijkheden tot exit in bijlage beslisschema).
Verder zijn er enkele niet inhoudelijke maar slechts tekstmatige aanpassingen gedaan, ter verbetering
van de duidelijkheid en is het reeds bestaande beleid om voor nieuwe verbindingen als “standaard
tenzij” de BV-vorm te hanteren in het statuut verwerkt.
Deze versie van het verbindingenstatuut is door het Bestuur op grond van artikel 1.5 ter voorafgaande
goedkeuring aan de RvC-vergadering van 19 juni 2014 voorgelegd en daarna vastgesteld.
Eigen Haard – Verbindingenstatuut versie 7.0 update definitief RvC 19-6-2014
·pagina 3
2.
Aanleiding verbindingen
2.1
Inleiding
Soms staat Eigen Haard voor de keuze om activiteiten zelf uit te voeren of deze activiteiten af te
splitsen. Het kan gaan om het ontwikkelen en exploiteren van onroerend goed of het uitvoeren van
een dienst. Aan het afsplitsen van een activiteit liggen altijd één of meerdere aanleidingen ten
grondslag. Onderstaand worden een aantal van deze aanleidingen toegelicht.
De activiteiten welke Eigen Haard ontplooit vloeien voort uit het ondernemingsplan. Deze activiteiten
dienen te passen binnen de kaders van het BBSH. Het BBSH schrijft voor welke activiteiten een
Toegelaten Instelling (TI) mag verrichten. De hoofdregel is dat een TI uitsluitend werkzaam mag zijn
op het gebied van de volkshuisvesting. De activiteiten die op basis hiervan zijn toegestaan zijn in het
BBSH limitatief opgesomd, voorts staan in de MG circulaires toegestane nevenactiviteiten
opgenomen. De beperking van deze (neven)activiteiten geldt ook voor de verbindingen van de TI.
2.2
Risicobeheersing
Het uitvoeren van activiteiten binnen Woningstichting Eigen Haard geschiedt voor rekening en
verantwoording van de TI zelf. Dat is ongewenst indien de activiteit als meer dan gemiddeld risicovol
moet worden beschouwd, zoals bij projectontwikkeling, in het bijzonder in samenwerking met andere
partijen, of het verlenen van diensten aan derden. In dergelijke gevallen zal het afsplitsen en
onderbrengen in een aparte rechtspersoon (BV) de TI in beginsel beschermen tegen eigen
aansprakelijkheid. In plaats van de TI is de nieuwe rechtspersoon aansprakelijk met het eigen kapitaal
en beperkt de schade van de TI zich tot de kapitaaldeelname.
Daarbij dient dan wel de zelfstandigheid van beleid van deze rechtspersoon buiten discussie te zijn.
Wanneer het beleid (grotendeels) bepaald wordt door de TI/moederonderneming, zal dat door derden
aangegrepen worden om te stellen dat ook de moederonderneming aansprakelijkheid draagt. Dit kan
ook gebeuren als vertegenwoordigers van de nieuwe rechtspersoon zich in die hoedanigheid in
woord, schrift of daad onvoldoende onderscheiden van hun hoedanigheid van medewerker van de TI.
Verder kan onbehoorlijk bestuur of schending van de zorgplicht door de aandeelhouder/bestuurder
van een verbinding leiden tot doorbraak van aansprakelijkheid naar die bestuurder. Tot onbehoorlijk
bestuur wordt in ieder geval gerekend het schenden van de administratie- en/of publicatieplicht (tijdig
deponeren van de jaarrekening).
Tevens is er nog het risico op reputatieschade en de consequenties daarvan als de perceptie bij
andere partijen, al dan niet terecht, is dat de TI zich in geval van déconfiture of dergelijke van de
verbinding afzijdig houdt.
2.3
Fiscaal
Het oprichten of aangaan van een verbinding kan een fiscale overweging hebben waarmee fiscale
optimalisatie uit hoofde van vennootschapsbelasting of omzetbelasting kan worden gerealiseerd.
2.4
Samenwerking
Indien activiteiten met en/of voor derden worden uitgevoerd, zal het afspitsen van dergelijke
activiteiten de transparantie vergroten. Doordat afsplitsing beter inzichtelijk maakt wat dergelijke
activiteiten kosten en wat de resultaten zijn wordt adequate aansturing vergemakkelijkt.
2.5
Keuze voor een verbinding
De overweging om activiteiten onder te brengen in een verbinding wordt door Zakelijke Markten in
samenwerking met onder meer de afdeling Juridische Zaken, Treasury, Business- & Projectcontrol, de
beoogde verbindinghouder en de fiscalist uitgewerkt in een memorandum. Het memorandum dient te
Eigen Haard – Verbindingenstatuut versie 7.0 update definitief RvC 19-6-2014
·pagina 4
worden goedgekeurd door het Bestuur. In het memorandum worden ten minste de navolgende criteria
benoemd en beschouwd:
 de reden om de verbinding aan te gaan (denk aan)
o Risicobeheersing – beperking van aansprakelijkheid van de TI
o Niet DAEB-activiteiten
o Bevordering van transparantie
o Fiscale redenen
o Anderszins
 aard van de activiteiten
 strategische doelstelling met de activiteiten
 samenwerkingspartners en afspraken
 soort verbinding
 financiering van de activiteiten (en de verbinding)
 voorstel voor de inrichting van de verbinding (organisatie, planning en control, etc)
 mogelijkheden tot exit uit de verbinding
2.6
Lopende discussie staatssteun en aanpassing wetgeving
De politiek is druk doende met een groot aantal dossiers die de rijksfinanciën en de collectieve
voorzieningen aangaan. De volkshuisvesting krijgt daarbij aandacht zowel vanuit de discussie over de
staatssteun als vanuit de wijze waarop de sociale doelgroep wordt gehuisvest als vanuit een nieuwe
ordening van het toezicht op de corporaties. Door de minister is in concept richting gegeven aan de
wijze waarop hij voornemens is het werkgebied te organiseren binnen de kaders die vanuit de
Europese Commissie zijn gegeven. De voornemens hebben naar verwachting ook invloed op de
inrichting van verbindingen. Het gaat hierbij o.a. om het volgende:
De financiering van het vastgoed wordt gereguleerd vanuit een opdeling naar vastgoed. Primair wordt
de corporatie binnen de instelling geacht alleen diensten van algemeen economisch belang (DAEB) te
leveren. Deze activiteit kan in zijn geheel met WSW borging worden gefinancierd. De activiteiten met
betrekking tot het overige vastgoed zijn beperkt mogelijk en ten dele kunnen deze worden
gefinancierd met middelen en zekerheden vanuit de corporatie.
De zogenaamde DAEB activiteiten en niet-DAEB activiteiten dienen door de corporatie minimaal
(administratief) gescheiden te worden geregistreerd. Indien ook juridische scheiding volgt, heeft dit
direct gevolgen voor de verbindingen van Eigen Haard.
Op het moment van vaststellen en updaten van dit statuut is nog geen rekening gehouden met de
mogelijke effecten van de discussie rondom het staatssteundossier, het wetsvoorstel Herzieningswet
Toegelaten Instellingen Volkshuisvesting en de daarbij behorende Novelle van Minister Blok.
In bijlage 1 vindt u het onderscheid tussen DAEB en niet DAEB activiteiten.
Eigen Haard – Verbindingenstatuut versie 7.0 update definitief RvC 19-6-2014
·pagina 5
3.
Verbindingen bij Eigen Haard
3.1
Soorten verbindingen
Het is van belang om te onderkennen (op hoofdlijnen) dat er verschillen zijn in soorten verbindingen.
Deze verschillen vloeien voort uit de zeggenschap afhankelijk van de mate waarin beleidsbepalende
invloed kan worden uitgeoefend in de verbindingenstructuur van Eigen Haard.
1
Dochtervennootschap (of meerderheidsdeelneming)
Eigen Haard heeft hier uit hoofde van haar aandelenbelang (meer dan 50%) beslissende
zeggenschap inzake het beleid en de directievoering; Bij dochtervennootschappen ligt het voor de
hand dat de inrichting naar analogie plaatsvindt van Eigen Haard. Eigen Haard zelf vervult de
aandeelhoudersrol en meestal ook de bestuurdersrol. Vanuit deze inrichting worden mandaten
verstrekt voor het uitoefenen van de bedrijfsactiviteiten.
Minderheidsdeelneming
Eigen Haard heeft een aandelenbelang (meestal minder dan 50%) en heeft geen beslissende
zeggenschap over het beleid en de directievoering.
2
Joint venture
Eigen Haard heeft in combinatie met derden een gelijk belang, de invloed op het beleid en de directie
is evenredig verdeeld over de partners.
Bij joint ventures en minderheidsdeelnemingen dienen aandeelhoudersovereenkomsten opgesteld te
worden (in aanvulling op de statuten) waarin op hoofdlijnen onder meer wordt geregeld het toezicht,
de directievoering, de besluitvorming, de financiering, de dividendpolitiek, een aanbiedingsplicht van
de aandelen en de invulling van de planning & controlcyclus.
3.2
Verbindingenstructuur Eigen Haard
De huidige verbindingenstructuur van Eigen Haard is deels ingedeeld naar soort activiteit. Nieuwe
rechtspersonen worden indien mogelijk opgericht onder Eigen Haard Projectontwikkeling B.V.
(gebieds-en projectontwikkeling) of Eigen Haard Vastgoed B.V. (exploitatie van vastgoed).
In bijlage 2 is de structuur, zoals die nu bestaat, opgenomen.
Wettelijk is een dochtermaatschappij– samengevat – een rechtspersoon waar meer dan de helft van de stemrechten in de AVA kan
worden uitgeoefend, dan wel meer dan helft van de bestuurders of de commissarissen kan worden benoemd of ontslagen. Een
vennootschap waarin de verslaggevende rechtspersoon als vennoot volledig aansprakelijk is voor de schulden wordt met een
dochtermaatschappij gelijkgesteld. Het begrip ‘dochtermaatschappij’ is geheel juridisch bepaald en heeft weinig betekenis voor de
financiële verslaggeving.
1
2
Een joint venture is een zakelijk samenwerkingsverband tussen twee of meer partijen om samen één economische activiteit te
ondernemen. De partijen spreken in een samenwerkingsovereenkomst af om zowel winst als verlies te delen.
Eigen Haard – Verbindingenstatuut versie 7.0 update definitief RvC 19-6-2014
·pagina 6
4.
Planning en control
4.1
Planning en control bij Eigen Haard
Eigen Haard heeft haar planning en control uitgewerkt in de Planning en Controlcyclus (PC-cyclus) en
heeft deze cyclus geformaliseerd middels een bestuursbesluit. Door het toepassen van de cyclus kan
Eigen Haard op een gestructureerde manier werken aan beleidsvorming, risicomanagement, sturing
en verantwoording.
Om deze manier van werken in de praktijk te brengen vertaalt Eigen Haard de algemene doelstelling
van een corporatie in verschillende stappen naar een missie, visie, operationele doelstellingen voor
onze eigen organisatie. Vervolgens wordt gestuurd op deze (operationele) doelstellingen, worden de
risico’s in de processen gemanaged en wordt verantwoording afgelegd over de behaalde resultaten.
In de uitwerking van de planning en controlcyclus bij verbindingen is het belangrijk om te onderkennen
dat de cyclus afwijkend kan zijn per verbinding afhankelijk van de kwalificatie van de verbinding als
dochteronderneming, deelneming, joint venture of ander samenwerkingsverband.
4.2
Risicoprofiel en classificatie verbindingen
Op basis van de bepaling van het belang en risicoprofiel wordt een verbinding geclassificeerd in
categorie 1A, 1B, 2 of 3, waarbij categorie 1A het belangrijkst is voor Eigen Haard.
Beperkt
Groot
Hoog
2
1A
Midden
Risicoprofiel
Verbinding
Belang
2
1B
Laag
Classificatie
3
2
Figuur 1: classificatiemodel
RvB en RvC c.q. auditcommissie zullen dan ook meer tijd (moeten) besteden aan de verbindingen die
in categorie 1A zijn ingedeeld dan aan de verbindingen die in categorie 3 zijn ingedeeld. Dit dient ook
tot uitdrukking te komen in de afspraken die worden gemaakt over de informatievoorziening inzake de
verbindingen. De bepaling van de risicoclassificatie en daarbij behorende beheersingsmaatregelen is
een continu proces.
4.2
Dochteronderneming
De planning & controlcyclus, alsmede de administratie organisatie en interne controle, van een
dochtervennootschap wordt gelijkluidend georganiseerd aan die van Eigen Haard. De cyclus dient
borg te staan voor een adequate verantwoording van de behaalde resultaten. De
informatievoorziening dient daarbij minimaal het volgende te bevatten:
een businessplan voor de in de verbinding te ondernemen activiteiten;
een jaarlijks activiteitenplan, bijbehorend budget en een adequate risicoanalyse;
de managementrapportages omtrent de voortgang inclusief bijbehorende risicoanalyses
alsmede rapportering van eventuele afwijkingen en bijstellingen;
de jaarlijkse verantwoording door middel van de jaarrekening.
De cyclus dient als tijdschema zodanig georganiseerd te zijn dat de uitkomsten mee kunnen worden
genomen in de betreffende geconsolideerde documenten van Eigen Haard.
Eigen Haard – Verbindingenstatuut versie 7.0 update definitief RvC 19-6-2014
·pagina 7
4.3
Joint venture en minderheidsdeelnemingen
Voor joint ventures en minderheidsdeelnemingen zullen andere spelregels gelden ten aanzien van de
inrichting van de planning en controlcyclus, alsmede de administratieve organisatie en interne
controle, aangezien de corporatie hier geen beslissende zeggenschap heeft.
Ook hier geldt als uitgangspunt dat de eigen spelregels van Eigen Haard als toetsingskader dienen
voor de beoordeling van de vastgelegde afspraken. Nuancering is wenselijk uit hoofde van het
risicoprofiel van de joint venture of de minderheidsdeelneming.
Met de ‘administrateur’ (degene die de administratie voert en de rapportages verzorgt) dienen, in
overeenstemming met de aandeelhoudersovereenkomst, sluitende afspraken te worden gemaakt over
de tijdstippen waarop de voor de corporatie relevante documenten ter beschikking komen.
De planning & controlcyclus van Eigen Haard zal hiervoor leidend zijn, tenzij er sprake is van een voor
Eigen Haard ‘van te waarlozen betekenis’ zijnde rechtspersoon.
Eigen Haard – Verbindingenstatuut versie 7.0 update definitief RvC 19-6-2014
·pagina 8
5.
Uitgangspunten bij verbindingen
5.1
Inleiding
In dit hoofdstuk worden de uitgangspunten uiteengezet welke gelden voor het vormgeven van de
structuur en de organisatie van verbindingen.
Voor dochtermaatschappijen geldt dat de bepalingen in het statuut leidend zijn en toegepast moeten
worden bij het inrichten van deze verbindingen. Voor de andere verbindingen geldt dat deze vaak
wordt aangegaan met één of meerdere partijen. Dat betekent dat niet in alle gevallen door Eigen
Haard zelfstandig kan worden bepaald welke uitgangspunten leidend zijn bij het vormgeven van de
verbinding. Bij verbindingen anders dan dochterondernemingen hebben deze uitgangspunten het
karakter van een aanbeveling.
5.2
Procuratie en mandatering
Met betrekking tot de dochtervennootschappen is de tekenbevoegdheid gelijkluidend als de
tekenbevoegdheid bij Eigen Haard.
Voor de overige verbindingen wordt een procuratieregeling opgesteld welke ontleend is aan of
aansluiting kent met de procuratieregeling van Eigen Haard.
5.3
Financieel beleid
Het BBSH schrijft verder voor dat een corporatie haar financiële continuïteit dient te waarborgen.
Eigen Haard heeft in haar financieel beleidsplan de kaders voor het waarborgen van financiële
continuïteit uitgewerkt. In het Treasurystatuut is verankerd onder welke condities financiering,
garanties en zekerheden mogen worden verstrekt. Deze bepalingen werken ook door naar de
verbindingen. Het financiële risico dat via een verbinding wordt gelopen dient derhalve een
weloverwogen en beheersbaar risico te zijn en dient in verhouding te staan tot het belang voor de
corporatie in de verbinding.
5.4
Deelnemersreglement WSW
In het deelnemersreglement van het Waarborgfonds Sociale Woningbouw (WSW) staan enkele
bepalingen die kunnen raken aan de verbindingen van Eigen Haard. Het gaat daarbij met name om de
artikelen 29: - teniet doen gaan, vervreemden bezwaren en bestemmingswijziging van (delen van)
Eigen Haard of onderliggende wooneenheden en 31: - aangaan van verplichtingen ten behoeve van
derden waaronder bij voorbeeld het afgeven van garantie tot vermogensondersteuning of aankoop
van onverkochte woningen aan derden. Als derden beschouwt het WSW ook 100% dochters en
deelnemingen van Eigen Haard. Het deelnemersreglement vereist in dergelijke gevallen aanvragen
3
van schriftelijke toestemming vooraf van het WSW.
5.5
Soliditeit samenwerkingspartners
Voordat in een verbinding een samenwerking wordt aangegaan met een derde partij wordt de soliditeit
van de samenwerkingspartner door de divisie Bedrijfsvoering van Eigen Haard getoetst. Daarbij kan
zij (informatie van) derden inschakelen. De toetsing van de soliditeit ziet met name toe op het komen
tot een oordeel op de financiële positie en ziet verder toe op de reputatie van de
samenwerkingspartner. Het bestuur besluit naar aanleiding van de toetsing en het advies van
Bedrijfsvoering over (nadere voorwaarden aan) het aangaan van de samenwerking.
3
Een en ander als nader toegelicht in de brief van het WSW aan Woningstichting Eigen Haard de dato 31 december 2012.
Eigen Haard – Verbindingenstatuut versie 7.0 update definitief RvC 19-6-2014
·pagina 9
5.6
Toetsingskader verbindingen
Eigen Haard gebruikt het toetsingskader om grip te houden op haar verbindingen.
Dit toetsingskader is met ingang van 2012 in gebruik en vervangt daarmee het toetsingskader uit
eerdere versies.
In het toetsingskader wordt op hoofdlijnen ingegaan op een aantal relevante (beheers)aspecten ten
aanzien van verbindingen. Het betreft:
- de waardering van de activa in relatie tot de marktwaarde
- de mate van financiering door Eigen Haard
- de kans op/aanwezigheid van onverkochte koopobjecten
- mogelijke spanning met partners (qua financiële soliditeit, samengaan doelstellingen, integriteit)
- hoofdelijke en persoonlijke aansprakelijkheid
- reputatieschade
- kwaliteit van de governance
- compliance
- de aard van de activiteiten van de verbinding
- de mate waarin exit verantwoord mogelijk is
Het toetsingskader geeft door middel van een stoplichtrapportage (met gebruik van de kleuren rood,
oranje en groen) in één oogopslag een beeld van de mate waarin de verbinding in control is.
Het toetsingskader wordt voor het eerst ingevuld bij het aangaan van de verbinding.
Jaarlijks evalueert de divisie Zakelijke Markten de verbindingen van Eigen Haard. Hierbij wordt
vastgesteld of de verbindingen nog passen binnen de strategie van Eigen Haard en of er
veranderingen in de omgeving zijn die tot aanpassing van de verbindingsactiviteiten zouden moeten
leiden. Indien uit een evaluatie van een verbinding een onvoldoende oordeel volgt, dienen tijdig
passende herstelmaatregelen te worden getroffen. Tevens wordt per verbinding aangegeven of het
belang van Eigen Haard wordt aangehouden, gedesinvesteerd of in geval van een lege entiteit wordt
geliquideerd.
De uitkomsten van de jaarlijkse evaluatie worden besproken in het Bestuur en aangeboden aan de AC
en RvC.
Bovenstaande laat onverlet dat het risicomanagement van verbindingen bij Eigen Haard een continu
proces is, waarbij zo adequaat en tijdig mogelijk wordt gereageerd op signalen die een wijziging van
het risicoprofiel van de betreffende verbinding inhouden.
In Bijlage 3 is het toepasselijke toetsingskader opgenomen.
5.7
Besturingsfilosofie – concernstructuur
Eigen Haard heeft voor de inrichting van de governance voor haar dochtermaatschappijen gekozen
voor het zogenaamde concernmodel. Het concernmodel gaat uit van een Raad van Commissarissen
op het niveau van de toegelaten instelling. Hierbij is sprake van een gelaagde structuur waarbij het
Bestuur de bestuurder is van de toegelaten instelling. De toegelaten instelling is op haar beurt
aandeelhouder én bestuurder van de Houdstermaatschappij, de Houdstermaatschappij van de
werkmaatschappij en de werkmaatschappij van een eventuele project-BV.
De woningcorporatie is in deze als (enig) aandeelhouder bevoegd tot het geven van algemene
aanwijzingen ten aanzien van het te voeren beleid. Aan het bestuur van de dochtermaatschappij
4
kunnen echter geen concrete instructies worden gegeven .
In de statuten van de verbindingen dienen bepalingen opgenomen te worden dat belangrijke besluiten
van de bestuurder worden onderworpen aan de voorafgaande goedkeuring van de algemene
4
Aldus is het wel mogelijk om aan het bestuur van de dochter aanwijzingen te geven betreffende de algemene lijnen van het te
voeren financiële, sociale, economische en personeelsbeleid (vgl. Forumbank-arrest, HR 21 januari 1955, HR 1959/43). Als orgaan
dat bevoegd is tot benoeming, schorsing en ontslag van de bestuurders van de dochtervennootschap(pen) gecombineerd met het
geven van aanwijzingen kan de (enig) aandeelhouder invloed uitoefenen op de dochtervennootschap. Deze feitelijke
instructiemacht is door de afhankelijkheidsverhouding immers aanwezig, ongeacht de vraag of er een statutaire grondslag voor is
(vgl. Ogem-arrest, HR 10 januari 1990, NJ 1990/466).
Eigen Haard – Verbindingenstatuut versie 7.0 update definitief RvC 19-6-2014
·pagina 10
vergadering van aandeelhouders. Aangezien zowel de bestuurdersrol als de aandeelhoudersrol
uiteindelijk door het Bestuur van de toegelaten instelling wordt uitgeoefend, is ook in de statuten van
de toegelaten instelling vastgelegd dat voor besluiten die het Bestuur (direct of indirect) neemt als
orgaan in verbindingen de voorafgaande goedkeuring vereist is van de Raad van Commissarissen
van de toegelaten instelling.
Binnen de verbinding kunnen taken en bevoegdheden van de statutair directeur/bestuurder
desgewenst worden gedelegeerd aan werknemers. Bij het verstrekken van een specifieke volmacht
worden afspraken gemaakt waarmee wordt gewaarborgd dat besluiten die zijn onderworpen aan de
voorafgaande goedkeuring van de RvC (zoals de uitoefening van stemrecht) door de gevolmachtigde
worden voorgelegd aan de bestuurder, zodat de bestuurder deze kan voorleggen aan de RvC.
5.8
Bestuursreglement Eigen Haard
In het Bestuursreglement van Eigen Haard vindt nadere vastlegging van de governance afspraken
plaats. In het Bestuursreglement worden naast de reguliere afspraken tussen de Raad van
Commissarissen en het Bestuur over het toezicht houden van de onderneming van de TI ook
afspraken vastgelegd die toezien op het handelen via verbindingen. Zo dient te worden vastgelegd:
welke rapportageverplichtingen het Bestuur heeft ten aanzien van
verbindingen;
hoe volmachten worden verstrekt aan medewerkers om namens verbindingen te kunnen
optreden;
5.9
Administrateurschap
Onder administrateurschap wordt hier verstaan: het voeren van de administratie en het verzorgen van
periodieke rapportages, begrotingen en jaarverslaggeving, alsmede het uitvoeren van het financieel
beheer in opdracht van en voor rekening en risico van de verbinding.
Eigen Haard heeft de voorkeur om administrateur te zijn voor haar verbindingen. Dit zal in de praktijk
niet altijd mogelijk zijn bij met name joint ventures en (minderheids)deelnemingen. In de afzonderlijke
aandeelhoudersovereenkomsten met de partners worden nadere afspraken gemaakt voor de
wederzijdse verantwoordelijkheden ten aanzien van het proces en inhoud van het
administrateurschap.
5.10
Integriteit
Het integriteitsbeleid binnen Eigen Haard is het geheel van voorzieningen en maatregelen dat de
organisatie treft om het integer handelen te bevorderen. Om tot een gedragen integriteitsbeleid te
komen is het van belang de verbindingen (en de samenwerkingspartners) hier bij te betrekken. Voor
de dochterondernemingen geldt onverlet hetzelfde integriteitbeleid als bij Eigen Haard. Voor joint
ventures en (minderheids)deelnemingen zal dit in de praktijk niet altijd haalbaar zijn. In de
afzonderlijke aandeelhoudersovereenkomsten met de partners worden nadere afspraken gemaakt
voor de wederzijdse verantwoordelijkheden welke toezien op het integer handelen.
Eigen Haard – Verbindingenstatuut versie 7.0 update definitief RvC 19-6-2014
·pagina 11
6. Governance & toezichtstructuur (verhouding RvCRvB)
6.1
Rol RvC
Het bestuur van Eigen Haard is bevoegd te beslissen over het aangaan van duurzame samenwerking
van de stichting met een andere rechtspersoon of vennootschap in de gevallen waarin cumulatief
wordt voldaan aan de volgende voorwaarden:
I. De (voorgenomen) activiteiten zijn volgens het Besluit Beheer Sociale Huursector( BBSH) en de
daarop toelichtende Ministeriële Circulaires (MG’s) toegestaan als TI en/of Verbinding.
e
II. Het aangaan van de verbinding en de daarin (voorgenomen) activiteiten past binnen artikel 11a 2
lid van het BBSH. Dit luidt: De TI verbindt zich slechts met een andere rechtspersoon of vennootschap
indien dit noodzakelijk is om aan haar volkshuisvestelijke taken te voldoen.
Als vaststaat dat uitvoering als verbinding conform wet- en regelgeving is toegestaan, komen de
volgende voorwaarden aan de orde:
1. De (voorgenomen) activiteiten van de verbinding passen binnen de strategie van Eigen Haard.
2. De (voorgenomen) activiteiten van de verbinding zijn in het kader van de staatssteundiscussie
geclassificeerd als niet- DAEB-activiteiten.
e
3. De TI Eigen Haard heeft meer dan 2/3 van de aandelen en/of zeggenschap, dan wel is in de
statuten van de verbinding geregeld dat voor BBSH-rakende besluiten de voorafgaande
goedkeuring van Bestuur/RvC van de TI Eigen Haard vereist is.
4. Eigen Haard financiert maximaal € 10 miljoen (totaal eigen vermogen en vreemd vermogen) en
naar rato van haar zeggenschap.
5. Het aangaan van de duurzame samenwerking heeft geen bijzonder hoog risicoprofiel (b.v.
classificatie 1 naar belang en risicoprofiel– hierbij valt te denken aan aard van de activiteiten –
reguliere business of niet, kans op afwijking met het BBSH, aard van de partner, duur van de
samenwerking, kans op reputatieschade).
In alle gevallen waarin het aangaan van de verbinding niet voldoet aan een of meer van de in onder 1
tot en met 5 genoemde voorwaarden, behoeft het Bestuur voorafgaande goedkeuring voor het
aangaan van de duurzame samenwerking van de Raad van Commissarissen. In dat geval krijgt de
Raad van Commissarissen in elk geval de beschikking over het memorandum zoals genoemd in
hoofdstuk 2.5 (of een samenvatting daarvan), de concept-statuten en in geval van een
minderheidsbelang de samenwerkingsovereenkomst of aandeelhoudersovereenkomst.
In bijlage 4 is bovenstaande in een beslisschema weergegeven.
6.2
Governancestructuur
Vanuit de governancestructuur van Eigen Haard wordt een basis geïdentificeerd die als standaard
wordt doorgevoerd binnen de verbindingen. Deze basis bestaat ondermeer uit de volgende
elementen:
 inrichting van de organisatie volgens de Governancecode;
 bepalingen over besluiten die aan de AvA / VvV moeten worden voorgelegd;
 procuratieregeling binnen de werkorganisatie;
 treasurystatuut
 integriteitsbeleid/-code / klokkenluiderregeling.
Hierdoor kan bijvoorbeeld worden gewaarborgd dat de RvC van Eigen Haard haar goedkeuring moet
geven op alle majeure besluiten die direct of indirect van invloed zijn op Eigen Haard, ook als deze
worden genomen binnen een verbinding. In geval van een minderheidsbelang bestaat overigens wel
de mogelijkheid dat het uiteindelijke besluit binnen de verbinding afwijkt van het besluit van de RvC
van Eigen Haard. Het is daarom bij minderheidsbelangen van belang dat de belangrijkste afspraken
vooraf worden vastgelegd in een samenwerkingsovereenkomst of aandeelhoudersovereenkomst.
Eigen Haard – Verbindingenstatuut versie 7.0 update definitief RvC 19-6-2014
·pagina 12
6.3
Besluiten
De statuten van Eigen Haard vormen de basis voor het voorleggen van besluiten binnen de verbinding
aan de RvC van Eigen Haard. In de statuten van de verbinding wordt opgenomen dat besluiten zoals
genoemd in artikel 11 lid 1 van de statuten van Eigen Haard, moeten worden voorgelegd aan een
orgaan waarin Eigen Haard is vertegenwoordigd, zoals de AvA, de VvV of het stichtingsbestuur. Op
die manier wordt bereikt dat het bestuur van Eigen Haard betrokken wordt bij dergelijke besluiten
waardoor tevens gewaarborgd wordt dat bepaalde besluiten worden onderworpen aan de
goedkeuring van de RvC.
In bijlage 5 is artikel 11 van de statuten van Eigen Haard opgenomen.
6.4
Jaarlijkse evaluatie verbinding
Jaarlijks evalueert de divisie Zakelijke Markten de verbindingen van Eigen Haard. Hierbij wordt
vastgesteld of de verbindingen nog passen binnen de strategie van Eigen Haard en of er
veranderingen in de omgeving zijn die tot aanpassing van de verbindingsactiviteiten zouden moeten
leiden. De uitkomsten van de jaarlijkse evaluatie worden besproken in het Bestuur en aangeboden
aan de RvC.
6.5
Instrumenten RvC
Om haar toezichthoudende rol ten aanzien van de verbindingen te kunnen invullen, maakt de RvC
gebruik van de volgende instrumenten:








Statutaire bepaling dat de RvC goedkeuring moet geven voor het aangaan of verbreken van
duurzame samenwerking van de stichting met een andere rechtspersoon, indien deze
samenwerking of verbreking van ingrijpende betekenis is (art 11 lid 1sub d statuten Eigen Haard).
Statutaire bepaling dat de RvC in omschreven gevallen goedkeuring moet geven aan het door het
bestuur uitoefenen van stemrecht c.q. het deelnemen aan besluitvorming in een verbinding (art.
11 lid 1sub k statuten Eigen Haard).
Informatieverstrekking over verbindingen in geconsolideerde begroting en jaarstukken.
Protocol verwerving en acquisitie van onroerende zaken door Eigen Haard en deelnemingen.
Kennisname van jaarlijkse classificatie van verbindingen.
Ingevulde toetsingskaders (of een samenvatting daarvan) van de verbindingen die als categorie 1
zijn geclassificeerd worden jaarlijks ter kennisname verstrekt aan de auditcommissie en
besproken. De auditcommissie doet in de voltallige RvC verslag van haar bevindingen van deze
evaluatie.
Algemene informatieplicht RvB ten aanzien van relevante ontwikkelingen.
Toepassing van het beslisschema (bijlage 4) bij aangaan van verbindingen.
Eigen Haard – Verbindingenstatuut versie 7.0 update definitief RvC 19-6-2014
·pagina 13
7.
Organisatorische randvoorwaarden
7.1
Dossiervorming
Eigen Haard legt de informatievoorziening rondom haar verbindingen vast in een verbindingendossier.
De verantwoordelijkheid hiervoor is belegd bij de divisie Zakelijke Markten. In het verbindingendossier
wordt onderscheid gemaakt tussen een permanent deel (niet jaarlijks terugkerend) en een doorlopend
deel (jaarlijks terugkerend) van de informatievoorziening.
Het dossier bevat onder meer:
Permanente informatie
Doelstelling van de vennootschap
Kapitaalbelang (ofwel de rechtstreekse
investering)
Financieringsovereenkomsten
Risicoanalyse van de verbinding
Fiscale- en juridische aspecten
Organisatorische inbedding
Doorlopende informatie
Begrotingen / budgetten
Vastgestelde jaarrekeningen
Garanties en zekerheden zoals bijvoorbeeld
403 verklaringen en bankgaranties
Opvolging publicatievereisten
Vastgestelde jaarrekeningen
Notulen van de algemene vergadering van
aandeelhouders
Weergave van de hoofdlijnen uit
overeengekomen governancedocumenten
Motivatie van het Bestuur om deze activiteiten
in een vennootschap onder te brengen
Beoordeling van de (eventuele)
samenwerkingspartner op o.a. financiële
soliditeit en reputatie looptijd van de
voorgenomen samenwerking
7.2
Naleving verbindingenstatuut
Minimaal éénmaal per jaar wordt de naleving van het verbindingenstatuut getoetst (zie hiervoor ook
paragraaf 5.5)
Eigen Haard – Verbindingenstatuut versie 7.0 update definitief RvC 19-6-2014
·pagina 14
BIJLAGE 1 Onderscheid DAEB/ niet-DAEB
Eigen Haard – Verbindingenstatuut versie 7.0 update definitief RvC 19-6-2014
·pagina 15
BIJLAGE 2 Verbindingenstructuur Eigen Haard
Zie separate bijlage A3-formaat
Eigen Haard – Verbindingenstatuut versie 7.0 update definitief RvC 19-6-2014
·pagina 16
BIJLAGE 3 Toetsingskader verbindingen
Risicoprofiel (voor Eigen Haard als partner)
-
-
Waardering activa te hoog t.o.v. marktwaarde
Financiering door Eigen Haard meer dan partneraandeel-evenredig
Kans op/aanwezigheid van onverkochte koopobjecten
Spanning met partners
o Qua financiële soliditeit
o Qua samengaan doelstellingen
o Qua integriteit
Hoofdelijke en persoonlijke aansprakelijkheid
Reputatieschade
Kwaliteit van de governance
Compliance
Aard van de activiteiten
Mogelijkheid tot verantwoorde exit
Belang (van Eigen Haard als partner)
-
-
Samenhangende met de aard van de activiteiten van de verbinding
o Vaste activa > € 5 miljoen
o Voorraden en Onderhandenwerk > € 5 miljoen
o Overige Vlottende activa > € 5 miljoen
Aandelenkapitaal en lening > € 5 miljoen
Eigen vermogen negatief
Omzet > € 5 miljoen
Eigen Haard – Verbindingenstatuut versie 7.0 update definitief RvC 19-6-2014
·pagina 17
BIJLAGE 4 Beslisschema aangaan verbinding
JA
I. De (voorgenomen) activiteiten zijn volgens het BBSH en MGcirculaires toegestaan als TI en/of Verbinding.
NEE
Geen uitvoering zelfstandig als TI en/of als Verbinding
II. De (voorgenomen) activiteiten voldoen aan art. 11a 2e lid BBSH.
De TI verbindt zich slechts met een andere rechtspersoon of vennootschap
indien dit noodzakelijk is om aan haar volkshuisvestelijke taken te voldoen.
NEE
Geen uitvoering als Verbinding, maar zelfstandig als TI
JA
Uitvoering als Verbinding
(als dochtermaatschappij, deelneming of anderszins duurzame
band met een bestaande rechtspersoon of vennootschap)
1. De (voorgenomen) activiteiten passen in de strategie van EH.
JA
2. De (voorgenomen) activiteiten zijn in het kader van de staatssteundiscussie geclassificeerd als niet-DAEB-activiteiten.
NEE
NEE
Voorafgaande goedkeuring voor het aangaan van de Verbinding van de
Raad van Commissarissen van EH is noodzakelijk.
JA
RvC krijgt minimaal:
3. De TI EH heeft > 2/3e van de aandelen en/of > 2/3e
zeggenschap of in de statuten van de verbinding is geregeld dat
voor BBSH-rakende besluiten voorafgaande goedkeuring van
Bestuur/RvC van de TI EH is vereist.
NEE
JA
4. EH financiering is maximaal € 10 miljoen (totaal eigen vermogen
en vreemd vermogen) en naar rato van haar zeggenschap.
NEE
JA
JA
5. Het aangaan van de duurzame samenwerking heeft geen
bijzonder hoog risicoprofiel (classificatie 1 naar belang en
risicoprofiel, waaronder aard van de activiteiten - reguliere
business?, kans op afwijken van BBSH - , aard partner, duur van de
samenwerking, kans op reputatieschade).
Bestuur van EH is bevoegd te beslissen over het aangaan van
duurzame samenwerking van de TI met een andere
rechtspersoon of vennootschap. De RvC van EH wordt in
kennis gesteld.*)
*) Gezien
de mogelijke verwevenheid van verbindingen met
acquisities dient een en ander in samenhang beoordeeld te worden
(zie ook beslisschema acquisitie)
NEE
- Memorandum (samenvatting) dat inzicht geeft in:

de reden om de verbinding aan te gaan (denk aan):

Risicobeheersing Beperking aansprakelijkheid van de TI

Niet DAEB-activiteiten

Bevordering transparantie

Fiscale redenen

Anderszins

aard van de activiteit(en);

strategische doelstelling met de activiteit(en);

samenwerkingspartners en afspraken;

soort verbinding;

financiering van de activiteiten (en de verbinding);

voorstel voor de inrichting van de verbinding (organisatie, planning en
control, etc).

exitmogelijkheden.
- de concept-statuten
- in geval van een minderheidsbelang: samenwerkingsovereenkomst of
aandeelhoudersovereenkomst
Eigen Haard – Verbindingenstatuut versie 7.0 update definitief RvC 19-6-2014
·pagina 18
Eigen Haard – Verbindingenstatuut versie 7.0 update definitief RvC 19-6-2014
·pagina 19
BIJLAGE 5 Artikel 11 Statuten Eigen Haard
Eigen Haard – Verbindingenstatuut versie 7.0 update definitief RvC 19-6-2014
·pagina 20