Aanwezig: 31 leden 8 bestuursleden Bericht van verhindering: 4

Verslag Algemene Leden Vergadering d.d. 5 maart 2015
Aanwezig: 31 leden
8 bestuursleden
Bericht van verhindering: 4 leden.
Opening
1
De voorzitter opent de vergadering om 20.00 uur, zij heet iedereen welkom en vindt het fijn dat zij nu,
in tegenstelling tot vorig jaar, bijna alle aanwezigen kent.,
Kort wordt aandacht geschonken aan de website: wvessesteijn.nl . Hierop verschijnt alle actuele
informatie.
2
Ingekomen stukken
Geen
3
Goedkeuring verslag Algemene Leden Vergadering van 17 april 2014
Het verslag wordt onder dankzegging zonder wijziging goedgekeurd.
Fons merkt op dat het verslag hem een goed beeld gaf van de vergadering waar hij niet bij aanwezig
kon zijn.
4
Jaarverslag 2014
Het verslag van de secretaris wordt met een correctie van de schrijfwijze van de naam: René
Graafland onder dankzegging goedgekeurd.
5
Financieel verslag.
De resultatenrekening 2014 en de balans worden zonder discussie goedgekeurd.
6
Verslag kascommissie en decharge bestuur
Pierre Cox en Piet Mieras hebben op 11 februari de boekhouding en de jaarstukken aan een controle
onderworpen. Er zijn geen onjuistheden gevonden en de balans geeft een juist en volledig beeld van
1
de financiële positie van de vereniging.
De commissie stelt de ledenvergadering voor om het verenigingsbestuur decharge te verlenen voor
het verenigingsjaar 2014.
De ledenvergadering gaat akkoord.
7
Consequentie zaalverhuur aan Florence
Janny geeft een samenvatting van de afspraken over verhuur van de VSB zaal 7 dagen x 24 uur
aan Florence t.b.v. de huisvesting van 14-15 wijkverpleegkundigen die vanuit het centrum de wijk
Essesteijn zullen bedienen. Tevens wordt de Fenixzaal 2 à 3 keer per week verhuurd aan Florence
t.b.v. opvang van ouderen met een zorg indicatie (waardoor mantelzorgers ontlast worden). Daarvoor
moeten er een aantal verbouwingen plaats vinden. Van 13 - 30 april vindt de verbouwing van de fust
en de Olympus zaal plaats. Deze zaal zal iets kleiner worden waardoor er ruimte voor een keuken
komt, waar voedsel bereid zal worden. Van 29 april tot 8 mei vindt er een verbouwing van de
Fenixzaal plaats waarbij de kuil geëgaliseerd zal worden.
8
Goedkeuring begroting 2015
Peter geeft een toelichting op de begroting, hij wijst er op dat in hert eerste jaar waar we geen
subsidie meer krijgen wij uitkomen op een verlies van slechts 903 Euro. Peter van Bijlevelt merkt op
dat de begroting 2015 volgens hem vorig jaar al is goedgekeurd. De secretaris antwoordt met het
voorlezen van de navolgende zin uit het goedgekeurde verslag van de ALV van 17-4-2014 : Janny
informeert de vergadering tevens dat de begroting voor 2015 begin 2015 aangeboden zal worden aan
de ALV zodra het resultaat 2014 bekend is.
De begroting 2015 wordt door de ALV goedgekeurd.
Cees van der Meer merkt op dat volgens hem in de statuten staat dat het bestuur een begroting voor
het volgend jaar moet voorstellen en dat is volgens hem 2016. De secretaris deelt hem mee dat het
bestuur zijn mening niet deelt omdat in de statuten gesproken wordt over het boekjaar waarover
verslag moet worden gebracht en een begroting voor het komende jaar waar naar de mening van het
bestuur het jaar volgend op het lopende boekjaar wordt bedoelt. Bovendien is het bedrijfseconomisch
niet zinvol een begroting op te stellen voor een komend jaar als de resultaten voor het lopende jaar
niet bekend zijn.
Tenslotte merkt de secretaris op dat dit de gangbare vorm in bedrijfsleven en verenigingsleven is
waarbij hij er op wijst dat er wel een planning voor de onderhoudskosten voor de komende 10 jaar is
bijgevoegd.
9
Meerjarenplanning inventaris en gebouw
Janny legt uit dat na jaren van zuinig beleid i.v.m. de onzekerheid over de toekomst het onderhoud
van het gebouw en inventaris nu ter hand genomen gaat worden. Er is ook nog geen besluit genomen
2
over een serre annex rookzone omdat wij daarvoor een beroep op subsidies van b.v. het Oranjefonds
/ fonds 1818 willen doen. Voor de verbouwingen t.b.v. Florence hebben we een subsidie van de
gemeente van €75000 ontvangen; wij zullen hier nog €25000 aan eigen middelen aanwenden zoals
gespecificeerd.
10
Wijziging huishoudelijk reglement
De vergadering gaat akkoord met het voorstel om de maximale termijn voor bestuursleden vast te
stellen op 9 jaar waarbij leden van het dagelijks bestuur volgens een vast rooster voor 3 jaar gekozen
worden. Van de overige bestuursleden treden er ieder jaar 2 af die terstond herkozen kunnen worden
zolang de maximale tijd van 9 jaar niet is overschreden. De vergadering gaat ook akkoord met het
voorstel om de beperking van het aantal buitenleden in zelfstandig opererende clubs op te heffen.
11
Verkiezing bestuursleden
Michael van de Linden treedt af als bestuurslid voor onderhoud gebouw.
Het bestuur stelt voor om Joop van der Meel te benoemen als zijn opvolger met dien verstande dat
Joop adviseur wordt en geen bestuurslid omdat er al 2 buitenleden in het bestuur zitten.
Het bestuur stelt voor om Ryan Mieras te benoemen tot 1e penningmeester verantwoordelijk voor de
financiële verslaglegging en Laurent Adriaanse. tot 2e penningmeester verantwoordelijk voor
betalingen en boekingen.
De vergadering keurt de voorstellen bij acclamatie goed.
De samenstelling van het nieuwe bestuur
Voorzitter
Janny Ploeg
Secretaris/waarnemend voorzitter
Peter Kaatee
1e Penningmeester
Ryan Mieras
2e Penningmeester
Laurent Adriaanse
Coördinator Activiteiten
Erwin Klatt
Public Relations
Rem Ploeg
Onderhoud gebouw
Kees van der Zalm
Algemeen Adviseur
Wim Borsboom
Adviseur onderhoud gebouw
Joop van der Meel
………………………………………………………………………….
Ondersteunende medewerkers
I.T. beheerder/adviseur
Rick Kruyt
Leden administratie
Ryan Mieras
Beheerder fooienpot
Cees van der Meer
3
Bezorging nieuwsblad
Cor Verburg
……………………………………………………………………………
Werkgroep beheer
Voorzitter
Erwin Klatt
Barbeheerder: Piet van Zaalen/Rick Kruyt
Guusje Mierop gastvrouw
Astrid Meijer
indeling gastvrouwen/heren
Frank de Vos
gastheer
Janny Ploeg
notulist
-----------------------------------------------------------------------------------------Werkgroep Evenementen
Erwin Klatt
voorzitter
Hannie Boxelaar
lid
Claudia van der Linden lid
René Graafland
lid
Frank de Vos
lid
Desi Regjer
lid
12
Benoeming kascommissie
Piet Mieras moet terugtreden als lid i.v.m. de functie van zijn echtgenote. Ankie Magdelijns die reserve
was zal zijn rol overnemen en samen met Pierre Cox de kascommissie 2015 vormen. Riet Graafland
is weer bereid om als reserve beschikbaar te zijn.
13
Rondvraag
Dammy Pitlo vraagt om iets aan de regeling voor de verwarming te doen.
Gerard Roelen is gaarne bereid bij dat gesprek met de installateur aanwezig te zijn.
Guusje wil graag weten welke maatschappij i.p.v. Eneco stroom levert; antwoord Ned. Energie
Maatschappij.
Pierrre Cox wil graag het verslag van de ALV zo spoedig mogelijk; antwoord komt in april op de
website.
Riet Graafland wil graag op woensdagmorgen een gastvrouw erbij. Erwin zal dit regelen maar het
probleem is in mei over.
Peter van Bijlevelt heeft bij toeval gehoord dat de ALV op 5 mrt. was.
Fons vindt dat ereleden een schriftelijke uitnodiging zouden moeten krijgen; Janny antwoordt dat de
uitnodiging op de website stond en dat de leden wat vaker de website moeten raadplegen.
Guusje wil graag weten of er nog een open dag of jubileum feest komt.
Rick vraagt om alle uitnodigingen in het vervolg namens wve@wvessesteijn te sturen.
Gerard vraagt om een luid applaus voor het bestuur voor het beleid van het afgelopen jaar en het
4
zekerstellen van het voortbestaan van de wijkvereniging.
Peter meldt dat hij aan het eind van zijn termijn niet herkiesbaar is en wil graag zijn opvolger dit jaar
inwerken en roept geïnteresseerden op zich te melden.
Janny deelt mee dat het bestuur overweegt om een openingsfeest en/of jubileumfeest te organiseren
en onder het genot van een glas bubbels sluit zij de vergadering.
5