Toelichting deelname fietsregeling

Toelichting Fietsregeling voor werknemers
Deze informatie is bestemd voor de in dienst zijnde werknemers van schoolbesturen indien zij
gebruik willen maken van een fiets-privéregeling als deze regeling door uw werkgever wordt
aangeboden. Deze toelichting bevat algemene informatie.
Inleiding
In de Werkkostenregeling, onderdeel van de Uitvoeringsregeling loonbelasting, blijft het voor
werkgevers mogelijk om voor hun werknemers een fiets-privéregeling toe te passen.
Ieder schoolbestuur is vrij om de fiets-privéregeling inhoudelijk vast te stellen. In deze toelichting
gaan wij er vanuit dat u als werknemer de fiets zelf koopt en dat uw werkgever niet bijdraagt in de
kosten van aanschaf. Iedere werkgever is echter vrij om andere afspraken te maken. Een fietsprivéregeling dient via de ‘normale inspraakorganen’ tot stand te komen.
Deze toelichting op de fietsregeling bestaat uit drie delen:
loonbestanddelen (of zoals de Belastingdienst het uitdrukt: het ruilen van belaste aanspraken) een
belastingvrije fietsvergoeding te verkrijgen, alsmede op de consequenties die aan die opties vast
Waar in deze notitie wordt gesproken over ‘het ruilen van’, wordt steeds bedoeld dat door het
afzien van (een deel van) een bruto loonbestanddeel en het hiervoor in de plaats komen van een
onbelaste fietsvergoeding, er fiscaal voordeel voor de werknemer ontstaat: de werknemer betaalt
over zijn loon minder loonheffingen.
Toelichting fiets-privéregeling Qualiant, versie 2016.02 DvK, bladzijde 1/6
1. DEELNAMEVOORWAARDEN
U kunt van deze regeling gebruik maken indien:
-privéregeling als onderdeel van het arbeidsvoorwaardenbeleid door uw werkgever is
vastgesteld;
-privéregeling van uw
werkgever;
2. OPTIES VOOR HET VERKRIJGEN VAN EEN ONBELASTE FIETSVERGOEDING
Om in aanmerking te komen voor een netto fietsvergoeding dient u (gedeeltelijk) af te zien van
één of meerdere bruto loonbestanddelen. U heeft de keuze uit de volgende mogelijkheden:
a. ruil van (een deel van) uw bruto salaris;
b. ruil van (een deel van) uw vakantie-uitkering;
c. ruil van (een deel van) uw structurele eindejaarsuitkering;
d. ruil van (een deel van) uw eindejaarsuitkering OOP.
a. Het ruilen van bruto salaris
Als u er voor kiest om in een bepaalde maand, dan we,l gedurende een langere periode uw salaris
te laten verlagen in ruil voor een netto fietsvergoeding, mag uw werkgever uw maandsalaris niet
lager vaststellen dan het minimumloon (voor een deelbetrekking geldt de naar rato berekening).
Wij adviseren de uitruil van bruto salaris niet omdat deze optie diverse nadelen kent. Zo kunnen
alle arbeidsvoorwaardelijke aanspraken, die worden afgeleid van uw feitelijk bruto salaris, bij deze
optie eveneens worden verlaagd. Dit kunnen zijn:
-uitkering;
jaarsuitkering;
verlaagd);
waarin het bruto salaris
is verlaagd);
-uitkering of ontslaguitkering. Bij een aanvraag van
Het kiezen voor deze optie levert naast bovenstaande nadelen ook nog voor u minder fiscaal
voordeel op, daar in die situatie geen sprake is van toepassing van het tarief voor bijzondere
beloningen, maar van de reguliere maandtabel.
b. Het ruilen van de vakantie-uitkering in mei
Indien u er voor kiest om uw vakantie-uitkering geheel of gedeeltelijk te laten uitkeren als een
onbelaste (netto) fietsvergoeding, dan geldt dat hiervoor alleen het bovenwettelijke deel van uw
vakantie-uitkering mag worden gebruikt. Dit betekent dat 8% van het minimumloon niet mag
worden ingezet voor een onbelaste (netto) fietsvergoeding. Bij deeltijders is dit naar evenredigheid
van uw betrekkingsomvang.
Het kiezen voor deze optie heeft als consequentie dat de grondslag voor het bepalen van een WIAuitkering of ontslaguitkering wordt verlaagd. Mogelijk wordt daardoor een toekomstige uitkering
lager.
Toelichting fiets-privéregeling Qualiant, versie 2016.02 DvK, bladzijde 2/6
c. Het ruilen van de structurele eindejaarsuitkering
In de meeste CAO’s wordt in de maand december een structurele eindejaarsuitkering uitgekeerd.
Deze uitkering kan geheel of gedeeltelijk worden geruild voor een onbelaste (netto)
fietsvergoeding. Het kiezen voor deze optie heeft als consequentie dat de grondslag voor het
bepalen van een WIA-uitkering of ontslaguitkering wordt verlaagd. Mogelijk wordt daardoor een
toekomstige uitkering lager.
d. Het ruilen van de eindejaarsuitkering OOP
Als u tot de categorie onderwijsondersteunend personeel (OOP) behoort en bent benoemd in één
van de maximumschalen 1 tot en met 8, dan heeft u in de maand december recht op de
eindejaarsuitkering OOP. De bruto eindejaarsuitkering OOP kunt u geheel of gedeeltelijk laten
uitkeren als een onbelaste (netto) fietsvergoeding. Het kiezen voor deze optie heeft als
consequentie dat de grondslag voor het bepalen van een WAO-uitkering of ontslaguitkering wordt
verlaagd.
Alle opties
Voor alle opties geldt dat het ruilen geen consequenties heeft voor de opbouw van pensioen. Voor
alle opties geldt dat het sociaal verzekeringsloon en het fiscale jaarloon worden verlaagd. Dit kan
in grenssituaties leiden tot het toepassen van een lager tarief bijzondere beloningen in het
volgende kalenderjaar.
ADVIES
Voordat U besluit om een fiets aan te schaffen, dient u zich ervan te overtuigen of u aan de
voorwaarden voldoet om van deze regeling gebruik te kunnen maken. Informeer bij uw werkgever
of de werkgever deelneemt aan de regeling en wat de inhoud daarvan is. Tevens is het van belang
na te gaan hoe groot uw financieel voordeel zal zijn. Indien u weinig loonheffing betaalt over uw
inkomen, dan kunt u nauwelijks profiteren van deze regeling.
Qualiant kan pas tot vergoeding namens uw werkgever overgaan indien zij in het bezit is van een
door u en uw werkgever (of diens gemachtigde) getekende ‘Aanvraag onbelaste fietsvergoeding’ en
een afschrift van de originele aankoopnota. Uiteraard dient u het formulier volledig in te vullen en
te ondertekenen.
Bij het maken van een keuze uit de verschillende ruilmogelijkheden, is het van belang dat u zich
realiseert dat de door u gemaakte keuze bepalend is voor het tijdstip waarop u de onbelaste
vergoeding ontvangt. U dient er daarnaast rekening mee te houden dat de hoogte van de
fietsvergoeding lager is dan de bruto loonbestanddelen die u hiervoor gaat inzetten. Bij het
aankruisen van uw keuze kunt u aangeven of het volledige bedrag van de aanschafprijs dan wel
een gedeelte daarvan op het betreffende loonbestanddeel in mindering moet worden gebracht.
3. VRAAG EN ANTWOORD VANUIT DE PRAKTIJK
In de praktijk blijkt dat fiets-privéregelingen tot veel vragen leiden. De meest voorkomende vragen
en antwoorden zijn in dit hoofdstuk opgenomen. Qualiant verwacht u door deze toelichting meer
duidelijkheid in deze materie te verschaffen. Mocht er desondanks iets niet duidelijk zijn, dan kunt
u contact opnemen met uw collega
De vragen en antwoorden luiden als volgt:
1) Kan iedereen gebruik maken van deze regeling?
Nee, om deel te kunnen nemen aan deze regeling moet worden voldaan aan de volgende twee
voorwaarden:
a. uw werkgever heeft de inhoud van de fiets-privéregeling vastgelegd en biedt die aan zijn
werknemers aan;
b. b. u voldoet aan de eisen die zijn gesteld ten aanzien van de aanvraagprocedure
Toelichting fiets-privéregeling Qualiant, versie 2016.02 DvK, bladzijde 3/6
2) Waar moet ik op letten bij de eigen fietsregeling van mijn werkgever?
Uw werkgever heeft onder andere de volgende mogelijkheden:
a) de looptijd om in aanmerking te komen voor een nieuwe fiets kan variëren. Er zijn werkgevers
die 3 jaren of meer hanteren;
b) uw werkgever verplicht u wel of niet om meer dan de helft van uw normale werkdagen te
gebruiken voor het woon-werkverkeer;
c) de maximale fiscale uitruil van de aanschafwaarde van fiets kan variëren. U dient na te gaan wat
de maximale aanschafwaarde van de fiets mag zijn;
d) uw werkgever biedt u wel of niet de mogelijkheid om accessoires tot een bepaald bedrag uit te
ruilen of onbelast aan u te vergoeden. De uitruil of vergoeding kan eenmalig zijn bij de aanschaf
van de fiets of kan over de looptijd van de fietsregeling verspreid worden;
e) uw werkgever biedt u wel of niet de mogelijkheid om de kosten van de fietsverzekering tot een
bepaald bedrag of over een bepaald aantal jaren uit te ruilen of onbelast aan u te vergoeden;
f) mogelijk hebt u te maken met een overgangsregeling indien u voor het jaar 2015 ook al heeft
meegedaan een fietsregeling.
3) Krijg ik het totale bedrag van mijn aanschaf terug?
Nee, maar met deze fietsregeling verkrijgt u een fiscaal voordeel en mogelijk ook een
premievoordeel, waardoor het voor u aantrekkelijk kan worden om tot aanschaf over te gaan. Het
fiscale voordeel dat met deelname kan worden bereikt, hangt af van uw persoonlijke situatie en
wordt grotendeels bepaald door de hoogte van het tarief bijzondere beloningen dat op u van
toepassing is. Dit tarief wordt bepaald op basis van uw fiscaal loon:
- in het voorgaande kalenderjaar of;
– indien u dat moment nog niet in dienst was van uw werkgever op het moment van
indiensttreding.
4) Is er een afstandscriterium?
Dat hangt van wat uw werkgever heeft vastgelegd over wat de maximale afstand woonwerkverkeer mag zijn. Mogelijk heeft uw werkgever vastgelegd dat u in aanmerking komt voor een
fiets-privéregeling als u op meer dan de helft van uw werkdagen de afstand tussen uw woning en
uw werk per fiets aflegt.
Toelichting fiets-privéregeling Qualiant, versie 2016.02 DvK, bladzijde 4/6
5) Staat de fietsregeling los van de vergoeding reiskosten woon/werk?
Ja. De vergoeding woon/werk is een normvergoeding die in de cao kan zijn vastgelegd.
6) Hoe moet ik een onbelaste vergoeding voor aankoop van een fiets en eventuele
accessoires aanvragen?
a. U informeert bij uw werkgever vóór aankoop van de fiets of deze deelneemt aan de
fietsregeling;
b. U koopt en betaalt een fiets (al dan niet tezamen met een fietsverzekering en/of accessoires);
c. U vult het formulier ‘Aanvraag fietsvergoeding’ in. Dit formulier is beschikbaar bij uw werkgever.
d. U laat uw werkgever het formulier mede ondertekenen en laat hem de originele aankoopnota en
(indien van toepassing) ook de originele polis van de fietsverzekering zien. Door het plaatsen van
zijn handtekening bevestigt de werkgever dat het aannemelijk is dat u de fiets op meer dan de
helft van uw werkdagen voor woon-werkverkeer zult gebruiken.
Let op: de aankoopnota (en indien van toepassing de polis) dienen op uw naam te staan en
voldoende te zijn gespecificeerd. Hieronder wordt verstaan dat de nota minimaal het merk fiets en
het type fiets dient te vermelden, alsmede afzonderlijke prijzen voor de fiets, (indien van
toepassing) de verschillende accessoires en (indien van toepassing) het bedrag van de
fietsverzekering.
e. De kopie van de aankoopnota (en/of polis) en het aanvraagformulier verstuurt u naar uw
werkgever ter ondertekening. Uw werkgever zorgt er dan voor dat het aanvraagformulier met
bewijsstukken aan Qualiant wordt toegezonden.
7) De regeling van mijn werkgever spreekt over een maximale onbelaste vergoeding van
€ 749,00 per vijf jaar voor de fiets en € 82,00 voor accessoires per jaar. Wat krijg ik
onbelast vergoed wanneer ik een fiets aanschaf van € 1.000,00 en accessoires ter
waarde van € 150,00?
De maximale vergoeding voor een fiets is € 749,00 inclusief BTW. Het verschil van € 251 komt te
vervallen. In dit voorbeeld is dit € 201,00.
Voor de accessoires komt daar € 82,00 bij, zodat u in dit voorbeeld een totale onbelaste
fietsvergoeding tegemoet kunt zien van € 831,00. Het verschil tussen het aankoopbedrag van de
accessoires en de onbelaste vergoeding (in dit voorbeeld € 68,00) komt niet te vervallen, maar
schuift door naar het volgende kalenderjaar. U vermeldt op het aanvraagformulier met welke bruto
looncomponent u dit bedrag wilt verrekenen.
8) Indien ik in september 2013 een fiets heb aangeschaft, die is vergoed in december
2013, wanneer mag ik dan een volgende fiets aanschaffen?
Dit hangt af van de regeling van uw werkgever. Indien uw werkgever de looptijd heeft vastgesteld
op 3 jaren, dan komt u in 2016 weer in aanmerking. Indien uw werkgever de looptijd heeft
vastgesteld op 5 jaren, dan komt u in 2018 weer in aanmerking. De werkgever dient altijd te
beoordelen of in het jaar van aanschaf en de daaraan voorafgaande jaren geen fiets is vergoed.
Toelichting fiets-privéregeling Qualiant, versie 2016.02 DvK, bladzijde 5/6