Reglement Audit Commissie

Blad 1
Bijlage 3 bij Reglement Raad van Toezicht.
Reglement Auditcommissie
1.
Doelstelling
De Auditcommissie van de Stichting (hierna AC) is een
adviescommissie van de Raad van Toezicht (hierna: "RvT") en
ondersteunt
de
RvT
bij
het
uitvoeren
van
de
verantwoordelijkheden op het terrein van het financieel
toezicht. De AC heeft tot taak de toezichthoudende rol van
de RvT ter zake van financiële en bedrijfseconomische
aangelegenheden en om de financiële verantwoording meer
diepgang te geven.
De AC neemt nadrukkelijk geen beslissingsbevoegdheden over
van het College van Bestuur (hierna te noemen: "de
bestuurder") of van de RvT.
De AC adviseert de RvT gevraagd en ongevraagd onder meer
ten aanzien van:
• Het systeem van financiële risicobeheersing;
• De
financiële
verslaglegging
alsmede
periodieke
managementinformatie;
• De interne en externe controle;
• Het proces waarmee de stichting de naleving van wetten,
subsidieverordeningen en andere interne en externe
regelgeving bewaakt;
• Het functioneren van de externe accountant
• naleving van aanbevelingen en opvolging van opmerkingen
van de externe accountant
• algemene financiële strategie (minstens eenmaal per jaar
te beoordelen en te bespreken met de bestuurder)
• advies aan de RvT ten aanzien van de benoeming van de
externe accountant
• voorbereiding van de vergaderingen van de RvT met de
bestuurder waarin de jaarrekening en het jaarverslag, de
begroting c.q. de periodieke managementinformatie worden
besproken.
De AC beoordeelt en actualiseert periodiek het AC-reglement
en legt wijzigingen ter goedkeuring voor aan de RvT. De AC
Conceptversie
2 van 31 maart 2012
Blad 2
evalueert regelmatig haar eigen functioneren en legt die
evaluatie ter bespreking voor aan de RvT.
2.
Samenstelling en bevoegdheden
De AC bestaat uit ten minste twee leden van de RvT. Bij de
samenstelling van de AC is het van belang dat de leden
affiniteit met financiën en controle hebben. Ten minste één
lid zal specifieke kennis en ervaring hebben op het gebied
van financiën en controle.
De AC wijst uit haar midden een voorzitter aan.
De leden van de AC worden voor een periode van maximaal
vier jaar door de RvT benoemd. De AC bepaalt, met
inachtneming van dit reglement, zelf de werkwijze van de AC
(waaronder schriftelijke vastlegging van rapportage-inhoud
en –schema).
De RvT machtigt de AC om binnen de reikwijdte van haar
verantwoordelijkheden en na overleg met de bestuurder, elke
vorm van informatie die zij nodig heeft, in te winnen bij:
• De bestuurder;
• De controller;
• Externe
partijen
waaronder
begrepen
de
externe
accountant; en
• Indien gewenst overige medewerkers van de stichting.
3.
Vergaderingen
De auditcommissie vergadert zo vaak als nodig is voor een
goed functioneren van de auditcommissie. Indien daar
aanleiding toe is, vergadert de auditcommissie (na overleg
met de voorzitter van de Raad van Toezicht) ook buiten
aanwezigheid van de bestuurder met de externe accountant.
De vergaderingen worden zoveel mogelijk jaarlijks van
tevoren vastgelegd en vinden zoveel mogelijk kort voor
vergaderingen van de RvT plaats.
Conceptversie
2 van 31 maart 2012
Blad 3
Voor zover praktisch uitvoerbaar worden de agenda en
relevante stukken voor de vergadering tijdig voor de
vergadering toegezonden aan de leden van de auditcommissie.
Bijzondere vergaderingen kunnen bijeengeroepen worden zodra
hieraan behoefte
bestaat.
Naast de leden van de AC
controller aanwezig zijn.
zal
de
bestuurder
zomede
de
Op verzoek kunnen ook aanwezig zijn:
• diegene die door de AC daartoe is uitgenodigd;
• de externe accountant.
Ieder lid van de RvT kan de vergaderingen van de
auditcommissie bijwonen. In dat kader ontvangen alle leden
van de RvT de jaarplanning en de agenda’s van de
vergaderingen van de auditcommissie.
Een beknopt verslag van de vergaderingen alsmede van het
overleg met de extern
accountant wordt beschikbaar gesteld aan alle leden van de
RvT
alsmede
de
desbetreffende
deelnemers
aan
de
vergadering.
4
4.1
Aandachtsgebieden
Algemeen
De AC beoordeelt of de bestuurder adequate maatregelen
heeft getroffen voor een goed financieel beheer.
De AC ziet toe op de wijze waarop de aanbevelingen van de
externe accountant betreffende interne beheersing door de
bestuurder worden geïmplementeerd.
De AC beoordeelt belangrijke voorgenomen besluiten
financiële
of
bedrijfseconomische
consequenties
Conceptversie
2 van 31 maart 2012
met
die
Blad 4
adviesplichtig of goedkeuringsplichtig zijn door de Raad
van Toezicht.
De AC ziet toe op de afwikkeling van door de Raad van
Toezicht genomen financiële besluiten en op de naleving van
de financiële aspecten van het bestuursreglement.
4.2
Risicobeheersing
De AC bespreekt met de bestuurder de belangrijkste risico’s
en de wijze waarop deze
door de stichting worden beheerst. Hierbij kan de AC ook de
mening vragen
van o.a. de manager financiën en organisatie en de externe
accountant.
Tijdens
deze
bespreking
wordt
ten
minste
aandacht
geschonken aan:
• Belangrijke ontwikkelingen met financiële implicaties;
• belangrijke beleidsvoornemens van de bestuurder met
financiële implicaties;
• exploitatie- en beheersingsrisico’s en de control in het
algemeen (operational risk);
• continuïteitsrisico’s waaronder de betrouwbaarheid en
continuïteit van de gegevensverwerkende systemen;
• de vermogenspositie en de ontwikkeling daarin;
• liquiditeitspositie; en
• resultaatbeheersing.
4.3
Financiële verslaglegging
Met betrekking tot de financiële verslaglegging voert de AC
de volgende werkzaamheden uit:
• Verkrijgt inzicht in de gebieden waarop de grootste
financiële risico’s worden gelopen en de wijze waarop de
bestuurder deze risico’s beheerst;
• Beoordeelt
voorafgaand
aan
de
openbaarmaking
de
begroting, jaarrekening en het jaarverslag;
• Beoordeelt de tussentijdse cijfers alsmede de periodiek
door de RvT gewenste managementinformatie;
Conceptversie
2 van 31 maart 2012
Blad 5
• Beoordeelt belangrijke kwesties op het gebied van
verslaggeving;
• Bespreekt de jaarrekening en de uitkomsten van de
jaarrekeningcontrole met de bestuurder en de externe
accountant.
• Beoordeelt complexe en/of ongebruikelijke transacties.
4.4
Externe Controle
Ten aanzien van het proces van de externe controle
bespreekt de AC de rapportages van de externe accountant en
stelt de AC vast of de bestuurder op adequate wijze
reageert op aanbevelingen van de controller/financieel
manager en de externe accountant.
4.5
Overige
De AC voert ook de volgende werkzaamheden uit:
• Beoordeelt de effectiviteit van het systeem voor de
naleving van wetten en andere interne en externe
regelgeving
(zoals
naleving
subsidievoorwaarden
en
subsidieverordening etc.);
• Bespreekt de bevindingen naar aanleiding van eventuele
onderzoeken door toezichthouders.
4.6
Vaststelling, inwerkingtreding en wijziging reglement
Dit Reglement is vastgesteld in de vergadering van de Raad
van Toezicht gehouden te Purmerend op * 2012.
Dit reglement kan worden gewijzigd bij besluit van de Raad
na overleg met de bestuurder.
In geval van strijdigheid van de bepalingen van dit
reglement enerzijds met bepalingen uit de wet, statuten of
overige voor de Raad bindende regelgeving anderzijds, gaat
de laatste voor.
Conceptversie
2 van 31 maart 2012
Blad 6
Bijlage bij Reglement Auditcommissie: Werkwijze afspraken
Auditcommissie
Werkwijze afspraken Auditcommissie Stichting *
Rapportage-inhoud
Reguliere
rapportage
vanuit
de
bestuurder
naar
de
auditcommissie en vervolgens de RvT bestaat in ieder geval
uit:
• Kwartaalrapportage (cijferoverzicht op grote lijnen;
toelichting
ten
aanzien
van
exploitatiegegevens,
toelichtingen van de belangrijkste verschillen met de
begroting op diverse exploitatieterreinen, overzicht
liquide
middelen,
voorzieningen
en
belangrijke
balansposten, overige kerninformatie organisatie, en in
ieder
geval
informatie
ten
opzichte
van
leerlingenaantallen,
bezettingsgraad,
investeringsbudgetten, liquiditeit, verloop, en realisatie versus
budget).
• Halfjaarrapportage (bovenstaande, plus prognose)
• Jaarrapportage
in
het
kader
van
jaarrekening
(uitgebreidere
informatie
en
analyse,
nader
te
specificeren)
• Jaarbegroting
• Meerjarenbegroting
(waaronder
begrepen
meerjarenonderhoudsplan)
Het vergader- en informatieschema is gebaseerd op het
kalenderjaar en wordt vastgelegd in de jaarplanning van de
auditcommissie.
Conceptversie
2 van 31 maart 2012