BESTEK PC Laptop Tablet 2017 04 SOM

BIJZONDER BESTEK
VOOR DE OVERHEIDSOPDRACHT VOOR
LEVERINGEN
MET ALS VOORWERP
“RAAMCONTRACT LEVEREN VAN PC’S,
LAPTOPS EN TABLETS “
OPEN OFFERTEAANVRAAG
Looptijd: 3 jaar
Opdrachtgevend bestuur
SOM
Ontwerper
N-PAC, Nicole van Deventer
Gloxinialaan 6 te 9080 Lochristi
Blz. 1
Inhoudsopgave
I. ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN .................................................................... 5
I.1 BESCHRIJVING VAN DE OPDRACHT ............................................................................ 5
I.2 IDENTITEIT VAN DE OPDRACHTGEVER......................................................................... 6
I.3 WIJZE VAN GUNNEN............................................................................................. 6
I.4 PRIJSVASTSTELLING ............................................................................................ 7
I.5 PRIJSONDERZOEK ............................................................................................... 7
I.6 TOEGANGSRECHT EN KWALITATIEVE SELECTIE .............................................................. 7
I.7 VORM EN INHOUD VAN DE OFFERTE ........................................................................... 9
I.8 INDIENEN VAN DE OFFERTE .................................................................................... 9
I.9 OPENING VAN DE OFFERTES...................................................................................10
I.10 VERBINTENISTERMIJN ........................................................................................11
I.11 GUNNINGSCRITERIA ..........................................................................................11
I.12 PRIJSHERZIENINGEN .........................................................................................13
I.13 ADMINISTRATIEVE KOST .....................................................................................13
I.14 VARIANTEN ....................................................................................................13
I.15 MONSTERS.....................................................................................................14
I.16 KEUZE VAN OFFERTE .........................................................................................14
I.17 DUURZAAMHEID...............................................................................................14
I.18 VERTROUWELIJKHEID ........................................................................................14
I.19 BIJ DE OFFERTE TOE TE VOEGEN ............................................................................15
II. CONTRACTUELE BEPALINGEN ...................................................................... 16
II.1 LEIDEND AMBTENAAR .........................................................................................16
II.2 VERZEKERINGEN ..............................................................................................16
II.3 BORGTOCHT ...................................................................................................17
II.4 FACTURATIE EN RAPPORTAGE ................................................................................17
II.5 BETALINGSTERMIJN ...........................................................................................17
II.6 ELEMENTEN DIE IN DE PRIJZEN ZIJN BEGREPEN ...........................................................17
II.7 PLAATS EN KOST VAN DE LEVERING .........................................................................18
II.8 LOOPTIJD EN LEVERINGSTERMIJN ...........................................................................18
II.9 NAZICHT VAN DE LEVERING ..................................................................................18
II.10 WAARBORGTERMIJN .........................................................................................19
II.11 KLACHTEN ....................................................................................................20
II.12 RESULTAATSVERBINTENIS ..................................................................................20
II.13 EVOLUTIE MARKTAANBOD ...................................................................................20
II.14 REVIEW MEETING ............................................................................................20
II.15 SERVICENIVEAU ..............................................................................................21
II.16 STOCKBREUKEN ..............................................................................................22
II.17 EXTRA CONTRACTUELE BEPALINGEN .......................................................................22
III. TECHNISCHE BEPALINGEN ......................................................................... 24
III.1 ALGEMEEN : ..................................................................................................24
III.2 LEVERINGEN ..................................................................................................24
III.3 HYGIËNE EN VEILIGHEID ....................................................................................24
III.4 LIJST VAN DE PRODUCTEN...................................................................................25
III.5 INVENTARISARTIKELEN ......................................................................................25
III.6 HANDLEIDINGEN .............................................................................................26
III.7 BEDRAGEN EN HOEVEELHEDEN .............................................................................26
III.8 MINIMALE EISEN DESKTOP PC CPU I3 ...................................................................26
III.9 MINIMALE EISEN DESKTOP PC CPU I5 ...................................................................26
III.10 BESCHRIJVING SPECIFIEKE CONFIGURATIE DESKTOP MT .............................................27
III.11 MINIMALE EISEN LAPTOP 15” CPU I3 ...................................................................27
III.12 MINIMALE EISEN LAPTOP 15” CPU I5 ...................................................................27
III.13 BESCHRIJVING SPECIFIEKE CONFIGURATIE LAPTOP HP ................................................28
Blz. 2
III.14 BESCHRIJVING DOCKING STATION .......................................................................28
III.15 BESCHRIJVING MINIMUM EISEN TABLETS ................................................................28
III.16 MONITOREN .................................................................................................28
III.17 CHROMEBOXEN, CHROMEBOOKS, KLEIN IT MATERIAAL EN ACCESSOIRES ...........................29
III.18 PLAATSEN VAN BESTELLINGEN ............................................................................29
III.19 KOPPELING WEBSHOP ......................................................................................30
III.20 SERVICE EN DIENSTVERLENING ...........................................................................30
III.21 VEILIGHEIDSINFORMATIEBLAD ............................................................................31
IV. BIJLAGEN .................................................................................................... 32
IV.1 BIJLAGE A : OFFERTEFORMULIER ...................................................................32
IV.2 BIJLAGE B : VERKLARING OP EER ...................................................................35
IV.3 BIJLAGE C : BANKVERKLARING ......................................................................37
IV.4 BIJLAGE D : INVENTARIS ..............................................................................38
IV.5 BIJLAGE E: ONDERTEKENINGSBEVOEGDHEID ...........................................................39
IV.6 BIJLAGE F: JURIDISCH, ECONOMISCH EN TECHNISCH .................................................40
IV.7 BIJLAGE G: WEBSHOP .....................................................................................41
IV.8 BIJLAGE H: ..................................................................................................42
IV.9 BIJLAGE I: VEILIGHEIDSINFORMATIEBLADEN ...........................................................50
Blz. 3
Inlichtingen i.v.m. dit bestek kunnen verkregen worden bij:
Naam: Non-Profit Adviescentrale
Adres: Gloxinialaan 6; 9080 Lochristi
Contactpersoon: Nicole van Deventer
Telefoon: 0496/ 59 24 92
E-mail: [email protected], ter attentie van Nicole van Deventer
Ontwerper
Naam: Non-Profit Adviescentrale
Adres: Gloxinialaan 6; 9080 Lochristi
Contactpersoon: Nicole van Deventer
Telefoon: 0496/ 59 24 92
E-mail: [email protected], ter attentie van Nicole van Deventer
Detail opdrachtdocumenten
Elke inschrijver mag slechts één offerte indienen per opdracht tenzij er varianten zijn
toegestaan. Door het eenvoudig indienen van een offerte vervallen de
verkoopsvoorwaarden van de inschrijver zelf en worden ze vervangen door de wettelijke
voorschriften en de bepalingen van dit bestek en treden de algemene uitvoeringsregels in
werking.
De offertes moeten worden opgemaakt in PDF, Word of Excel. De inventaris en het
offerteformulier moeten wel afzonderlijk ingediend worden, gedateerd en ondertekend.
De inventaris moet in Excel of Word opgemaakt worden volgens het opgegeven format en
zowel op papier als op USB gezet worden ingediend.
Toepasselijke reglementering
In zover er niet afgeweken wordt in de bepalingen van onderhavig bestek zijn op de
opdracht de volgende bepalingen en voorwaarden van toepassing:
1. Wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten
voor aanneming van werken, leveringen en diensten en latere wijzigingen.
2. Koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke
sectoren, en latere wijzigingen.
3. Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels
van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere
wijzigingen.
4. Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen
inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en
diensten.
5. Het Algemeen Reglement voor de Arbeidsbescherming (ARAB), Welzijnswet en Codex
over het welzijn op het werk.
6. Wet van 11 februari 2013 tot vaststelling van sancties en maatregelen voor werkgevers
van illegaal verblijvende onderdanen van derde landen.
Afwijkingen, aanvullingen en opmerkingen
Artikel 57, 1ste lid van het koninklijk besluit van 15 juli 2011
De verbintenistermijn wordt van 90 op 120 kalenderdagen gebracht.
Artikel 25 van het Koninklijk besluit van 14 januari 2013.
Er
wordt
geen
borgtocht
gevraagd,
hoewel
dit
wettelijk
verplicht
is.
Rechtvaardiging: omwille van de keuze voor een raamovereenkomst, en gelet op de korte
uitvoeringstermijn van de bestellingen dient geen borgtocht gesteld te worden.
Artikel 127 van het Koninklijk besluit van 14 januari 2013.
De betalingstermijn wordt van 30 kalenderdagen naar 60 kalenderdagen gebracht.
Rechtvaardiging: uitzondering is toegestaan in de gezondheidszorg.
Blz. 4
I. Administratieve bepalingen
Dit eerste deel heeft betrekking op de regeling tot gunning van een overheidsopdracht tot
de opdrachtnemer is aangesteld. De bepalingen die vervat zijn in dit deel, hebben
betrekking op de wet van 15 juni 2006 en het koninklijk besluit van 15 juli 2011 en latere
wijzigingen.
I.1 Beschrijving van de opdracht
Voorwerp van deze leveringen: raamovereenkomst voor pc’s, laptops en tablets met
maximaal 1 leverancier, alle voorwaarden bepaald en dit voor een looptijd van 3 jaar.
De voorkeur gaat uit naar het gunnen van de opdracht aan 1 leverancier voor het geheel,
hoewel de mogelijkheid bestaat dat op basis van de ingediende offertes de opdracht zal
gegund worden aan meerdere leveranciers.
De opdracht zal worden afgesloten voor een periode van 3 jaar, ingaande op de datum
die zal vermeld worden in de gunningsbrief.
Leveringsplaats: diverse locaties
Deze samenaankoop omvat de levering van pc’s, laptops en tablets voor instellingen die
bij SOM aangesloten zijn of bij N-PAC klant zijn. Via een korte bevraging lieten volgende
instellingen reeds weten toe te treden tot de raamovereenkomst:
Naam
zorginstelling
Locatie
Begeleid wonen
Brussel
CAW Halle Vilvoorde
CAW OostVlaanderen
Andante vzw
Brussel
Daidalos vzw
De Molenketjes vzw
Elmer vzw
Groep Ubuntu vzw
KDV Ukelele
Mane vzw
Vzw Oostrem /
groep Alezi
Pleegzorg WestVlaanderen vzw
Start WestVlaanderen vzw
VIGeZ vzw
Vzw Kompas
Aantal PC’s in
de komende
3 jaar (i3/i5)
Aantal
laptops in de
komende 3
jaar (i3/i5)
6 i3
Aantal
tablets in
de
komende 3
jaar
6
Asse
Gent
75 i5
50 (i3 of i5)
75 i5
130 (i3 of i5)
Berchem
60
Chromeboxes
10
HouthalenHelchteren
Sint Jans
Molenbeek
Schaarbeek
Zwevegem
6 (i3 of i5)
15 (i3 of i5) +
25
chromebooks
4 (i3 of i5)
6 (i5)
15
15
5
Oudergem
Maasmechelen
Herent
1 (i3) + 1 (i5)
30 (i3 of i5)
5 (i5)
15 (i3) + 10
(i5)
1 (i5)
5 (i3) + 5 (i5)
30 (i3 of i5)
Roeselare
2 (i5)
12 (i5)
5 (i5)
10 (i3) + 5 (i5)
Brugge
Brussel
Mariakerke
12 (i3)
2 (i3 of i5)
10 (i3 of i5)
Blz. 5
15 (i3 of i5)
15 (i3 of i5)
2
5
WGC Botermarkt
vzw
’t Zonnetje
TOTAAL:
Ledeberg
6 (i3) + 7 (i5)
3 (i3)
De Pinte
2 (i3 of i5)
212 + 60
chromeboxes
2 (i3 of i5)
465 + 60
chromebooks
58
De opgegeven bedragen zijn ramingen gebaseerd op de beste inschatting van de reeds
ingeschreven instellingen. Op deze basis schatten we dat alle reeds ingeschreven partijen
van de groepsaankoop samen een omzet op jaarbasis hebben van € 80.000, hetzij €
240.000 voor de duurtijd van het contract.
Naast de opgegeven zorginstellingen kunnen verder alle instellingen die aangesloten zijn
bij SOM (500-tal instellingen) of die klant zijn bij N-PAC tijdens de looptijd van deze
overeenkomst nog aansluiten bij deze raamovereenkomst.
I.2 Identiteit van de opdrachtgever
SOM VZW
Potvlietlaan 4, 2de verdieping
2600 Berchem
www.som.be
Deze opdracht is een opdracht in het kader van SOM. SOM (vroegere VSO) heeft meer dan
500 aangesloten sociale ondernemingen. Sinds enkele jaren bouwen verschillende
instellingen die lid zijn van SOM en actief zijn in de social profit een platform uit om
gezamenlijk goederen, diensten en werken aan te kopen. Het gezamenlijk initiatief is actief
onder de naam ‘SOM samenaankoop’.
De lijst met de instellingen die bij SOM aangesloten zijn en dus gebruik kunnen maken van
deze raamovereenkomst is beschikbaar op SOM en kan daar te allen tijde door de
aanbieders opgevraagd worden. Ook de deelnemende klanten van N-PAC worden geacht
onder de noemer “SOM samenaankoop” te vallen.
Deelname aan samenaankoop vereist een goede timing en planning. Om allerhande
redenen is het mogelijk dat een instelling op het ogenblik dat een opdracht gelanceerd
werd nog niet kon aansluiten. De inschrijver aan wie onderhavige opdracht zal gegund
worden, bevestigt door zijn offerte zijn akkoord om tegen dezelfde prijzen en voorwaarden
als bedongen in het kader van onderhavige gunningsprocedure, nieuwe inschrijvingen op
dit contract van instellingen toe te laten. Deze toetreding zal u schriftelijk bekendgemaakt
worden door N-PAC.
Na de gunning zullen de instellingen en de inschrijver die het dossier toegewezen kreeg
rechtstreeks de dagelijkse werking met elkaar opnemen (bv. implementatie, bestellingen,
betalingen, …).
I.3 Wijze van gunnen
De opdracht wordt gegund bij wijze van open offerteaanvraag.
Conform artikel 35 van de wet van 15 juni 2006 houdt het volgen van deze
gunningsprocedure geen verplichting in tot het gunnen of het sluiten van de opdracht.
De stopzetting van de procedure geeft de inschrijvers geen enkel recht op enige
vergoeding of andere aanspraak.
Blz. 6
I.4 Prijsvaststelling
De opdracht wordt beschouwd als een opdracht tegen prijslijst waarbij de eenheidsprijzen
voor de verschillende posten forfaitair zijn en de hoeveelheden, voor zover er
hoeveelheden voor de posten worden bepaald, vermoedelijk zijn of worden uitgedrukt
binnen een vork. De opdracht wordt gegund op basis van de eenheidsprijzen opgegeven
in de offerte. Bij het opstellen van het bestek beschikt de aanbestedende overheid nog niet
over de exact benodigde hoeveelheden noch het correct aantal deelnemende organisaties.
In de loop van de overeenkomst kunnen deelnemers aan ‘SOM samenaankoop’ nog
toetreden tot deze overeenkomst. Daarom spreken we van vermoedelijke hoeveelheden
en bedragen die louter indicatief zijn en niet bindend. De leverancier kan geen
schadevergoeding eisen indien deze vermoedelijke hoeveelheden en bedragen niet bereikt
worden. De aankoopkosten worden verrekend op basis van de werkelijk bestelde en
gepresteerde hoeveelheden.
Inventaris volgens duur contract
De hoeveelheden en bedragen opgegeven in de meetstaat zijn richtinggevend en geven
het indicatieve verbruik aan voor de duur van het contract berekend op het historisch
verbruik en de toekomstige aankopen van de reeds ingeschreven instellingen, aangesloten
bij SOM. Er wordt geen garantie gegeven in verband met het verbruik. De aanbieder kan
geen claim indienen noch schade vorderen mochten deze aantallen niet gehaald worden.
Inventaris aantal in te vullen posten
Een prijsofferte wordt enkel als regelmatig aanvaard indien minstens 90% van de artikels
vermeld in de inventaris, ingevuld zijn en de niet ingevulde posten tevens niet meer dan
5% van het totale gecorrigeerde inschrijvingsbedrag vertegenwoordigen. Voor de
prijsevaluatie zal dan voor de niet ingevulde posten de geraamde prijs voor de betrokken
referenties weerhouden worden.
Administratieve kost
Gelieve bij de opbouw van uw offerte rekening te houden met de extra verschuldigde
administratieve kost die op trimesterbasis afgedragen wordt op basis van de gefactureerde
omzet. (Zie ook onder punt I.13).
I.5 Prijsonderzoek
De inschrijver is verplicht – indien de aanbestedende overheid hierom verzoekt – voor de
gunning van de opdracht alle inlichtingen te verstrekken om de aangeboden prijzen te
onderzoeken.
De aanbestedende overheid kan te allen tijden prijsonderzoek doen op de
boekhoudkundige stukken tijdens de looptijd van de opdracht.
I.6 Toegangsrecht en kwalitatieve selectie
Het offerteformulier moet vergezeld zijn van volgende stukken:
Juridische situatie van de inschrijver (toegangsrecht)
Een verklaring op erewoord dat de inschrijver :
Blz. 7









niet veroordeeld is geweest voor deelname aan een criminele organisatie, omkoping,
fraude of het witwassen van geld
niet in staat van faillissement of vereffening verkeert;
geen aangifte van faillissement heeft gedaan of procedure van vereffening of
gerechtelijke reorganisatie aanhangig is tegen hem;
niet veroordeeld is geweest voor een misdrijf dat de professionele integriteit aantast;
bij zijn beroepsuitoefening geen ernstige fout heeft begaan;
in orde is met de betaling van sociale zekerheidsbijdragen;
in orde is met de betaling van belastingen;
zich niet schuldig heeft gemaakt aan valse verklaringen bij het verstrekken van deze
inlichtingen;
geen illegaal verblijvende onderdanen van derde landen heeft tewerkgesteld als
bedoeld in de wet van 11/02/2013 tot vaststelling van sancties en maatregelen voor
werkgevers van illegaal verblijvende onderdanen van derde landen.
Economische en financiële draagkracht van de inschrijver (kwalitatieve
selectie)
Een document uitgaande van erkend accountingkantoor of revisor met vermelding van Zscore (Altman) van de aanbiedende partij.
Berekeningswijze in geval private onderneming:
0,717
0,847
3,107
0,420
0,998
x
x
x
x
x
Werkkapitaal / Totale bezittingen +
Totaal van ingehouden winsten / Totale bezittingen +
Winst voor belastingen en interest / Totale bezittingen +
Boekwaarde van de bezittingen / Boekwaarde van de schulden +
Omzet / Totale bezittingen.
De score dient bevestigd te worden door boekhouder of revisor, met vermelding van
naam en erkenningsnummer.
Minimale eisen:
Behalen van een score 1,8 op de Z-score.
Wanneer de score lager is, is een expliciete verklaring van de boekhouder of revisor vereist
waarbij uitgelegd wordt waarom de score lager ligt en waarom dit geen probleem vormt
voor de uitvoering van deze opdracht. In voorkomend geval zal de aanbieder toch een borg
van
5%
stellen
gedurende
de
looptijd
van
de
overeenkomst.
De Aanbestedende Overheid heeft, bij vaststelling van een lagere score dan 1,8 tijdens de
looptijd van het contract, steeds de mogelijkheid de overeenkomst kosteloos en met een
nader af te spreken einddatum te verbreken en dit zonder enige schadevergoeding
verschuldigd te zijn.
Het bewijs van een verzekering tegen beroepsrisico's.
Een passende bankverklaring opgesteld overeenkomstig het model vervat in
bijlage 3 van het KB van 15 juli 2011 (zie bijlage C).
Technische bekwaamheid van de inschrijver (kwalitatieve selectie).
Blz. 8




Een geldig ISO 9001 certificaat, of een verklaring of bewijzen inzake gelijkaardige
maatregelen op het gebied van kwaliteitsbewaking.
Een beschrijving van de technische uitrusting en productiecapaciteit die de aanbieder
inzet teneinde de continuïteit van levering te waarborgen.
Toelichting van de belangrijkste leveringen van gelijkaardige omvang, scope en
doelgroep die de laatste 3 jaar zijn uitgevoerd.
Een website waarop online bestellingen geplaatst kunnen worden
Minimale eisen:
Toevoegen van:
 Een geldig certificaat die afdoende bewijs levert dat de kwaliteitsbewaking op punt
staat
 Een afdoende bewijs dat de aanbieder de continuïteit van levering kan waarborgen
 Een lijst van de voornaamste leveringen die gedurende de afgelopen drie jaar werden
verricht waarvan minstens 1 referentie van gelijkaardige leveringen in de nonprofitsector, met vermelding van het bedrag, de datum en van de publiek- of
privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd waren.
 Nederlandstalige online webshop beschikbaar
I.7 Vorm en inhoud van de offerte
Alle documenten opgesteld of vervolledigd door de inschrijver of zijn gevolmachtigde zijn
opgesteld in het Nederlands, gedateerd en door hem ondertekend. Als de ondertekening
gebeurt door een gemachtigde, vermeldt hij duidelijk zijn volmachtgever of
volmachtgevers. De gemachtigde voegt bij de offerte de authentieke of onderhandse akte
waaruit zijn bevoegdheid blijkt of een afschrift van zijn volmacht.
Doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of wijzigingen, zowel in de offerte als in de
bijlagen, die de essentiële voorwaarden van de opdracht zoals prijzen, termijnen,
technische specificaties kunnen beïnvloeden, moeten eveneens door de inschrijver of zijn
gemachtigde ondertekend worden.
De prijzen moeten steeds opgegeven worden in euro. De eenheidsprijzen worden
weergegeven met 2 cijfers na de komma. Alle prijzen dienen exclusief BTW te worden
opgegeven. De BTW dient wel opgegeven te worden.
Het originele exemplaar van de offerte mag niet ingebonden zijn en de pagina's dienen
doorlopend genummerd te zijn.
I.8 Indienen van de offerte
De offerte opgesteld op papier wordt in een definitief gesloten envelop gestoken waarop
het volgende wordt vermeld: de datum van de openingszitting en het besteknummer
2017/002. Ze wordt via een postdienst verzonden of door een drager afgegeven. Naast
het originele exemplaar op papier worden door de inschrijvers tevens 1 kopie op papier en
1 kopie op een digitale drager verstrekt. De opdrachtnemer staat garant dat de informatie
op de elektronische drager identiek is aan de getekende offerte en sluit deze elektronische
drager mee in de gesloten omslag.
Bij verzending via een postdienst wordt die definitief gesloten envelop in een tweede
gesloten envelop gestoken waarop duidelijk "OFFERTE" wordt vermeld. Dit geheel wordt
geadresseerd aan:
Blz. 9
Idola business center
N-PAC bvba
t.a.v. Nicole van Deventer
Antwerpse Steenweg 19
9080 Lochristi
Bij afgifte kunnen de offertes tot de werkdag voordien afgegeven worden op volgend adres:
Idola business center
N-PAC bvba
t.a.v. Nicole van Deventer
Antwerpse Steenweg 19
9080 Lochristi
Receptie 1e verdieping
Opgelet: enkel op weekdagen tussen 10 en 12u
Elke offerte moet bij de voorzitter van de zitting toekomen vóór hij de zitting geopend
verklaart.
Offertes die laattijdig bij de voorzitter toekomen, welke er ook de oorzaak van is, worden
geweigerd behouden.
Nochtans wordt een laattijdige offerte aanvaard voor zover de aanbestedende overheid de
opdracht nog niet heeft gesloten en de offerte ten laatste vier kalenderdagen vóór de
datum van de openingszitting als aangetekende brief is verzonden.
Door het indienen van een offerte aanvaarden de inschrijvers onvoorwaardelijk de inhoud
van het bestek en de bijhorende opdrachtdocumenten en de invulling van de
plaatsingsprocedure zoals deze in het bestek beschreven is en aanvaarden zij zelf door de
bepalingen ervan gebonden te zijn.
Indien een inschrijver in dat verband een bezwaar heeft, dient hij dat schriftelijk en per
aangetekende post binnen zeven kalenderdagen na ontvangst van het bestek, bekend te
maken aan de aanbestedende overheid met omschrijving van de reden. Als de inschrijver
in de opdrachtdocumenten fouten of leemten ontdekt die van dien aard zijn dat ze de
prijsberekening of de vergelijking van de offertes onmogelijk maken, meldt hij dit
onmiddellijk en schriftelijk aan de aanbestedende overheid ten laatste tien dagen vóór de
datum van de openingszitting.
I.9 Opening van de offertes
De opening van de offertes gebeurt in openbare zitting.
Plaats:
Blz. 10
Idola business center
Antwerpse Steenweg 19
9080 Lochristi
Datum: 12/06/2017
Uur: 11.30 uur
I.10 Verbintenistermijn
De termijn gedurende dewelke de inschrijver door zijn offerte gebonden blijft, bedraagt
120 kalenderdagen, te rekenen vanaf de uiterste datum voor ontvangst.
I.11 Gunningscriteria
Volgende criteria zijn van toepassing bij de gunning van de opdracht:
Nr.
1
1.1
Beschrijving
Gewicht
Prijs
50
Prijs
40
De inschrijver geeft voor alle artikelen die vermeld zijn in de inventaris een
nettoprijs exclusief btw op. Eventuele kortingen moeten steeds in de nettoprijs
verrekend zijn en worden niet afzonderlijk vermeld.
Voor de beoordeling van dit criterium zal het opdrachtgevend bestuur de totale
nettoprijs die elke inschrijver heeft ingediend voor het geheel van de
inventarisartikelen vergelijken. Voor de niet ingevulde posten zal de
aanbestedende overheid de geraamde prijs voor de betrokken referenties
weerhouden.
Regel van drie; Score offerte = (prijs laagste offerte / prijs offerte) * gewicht
van het criterium prijs.
1.2
Prijs
10
De inschrijver voegt aan de offerte een link naar de webshop toe (met tijdelijk
wachtwoord om prijzen te kunnen consulteren, met daarin de prijzen van het
assortiment chromeboxen en chromebooks zowel als het volledige
assortiment van klein IT-materiaal en accessoires dat hij kan aanbieden.
Hierbij geeft hij voor alle artikelen een nettoprijs exclusief btw op. Eventuele
kortingen moeten steeds in de nettoprijs verrekend zijn en worden niet
afzonderlijk vermeld.
Voor de beoordeling van dit criterium zal het opdrachtgevend bestuur een korf
samenstellen van een representatief aantal catalogusartikelen uit diverse
productgroepen en de totale nettoprijs die elke inschrijver heeft opgegeven
vergelijken.
Regel van drie; Score offerte = (prijs laagste offerte / prijs offerte) * gewicht
van het criterium prijs.
2
Besteladministratie, leveringsmodaliteiten,
dienstverlening en leveringsvoorwaarden
Blz. 11
30
De kwaliteit van de aangeboden dienstverlening zal uit dien hoofde beoordeeld
worden aan de hand van de ingediende documenten en verstrekte informatie.
Soepelheid van leveringen in de diverse instellingen en op de diverse plaatsen
binnen de instellingen. De dienstverlening wordt beoordeeld op (niet limitatieve
lijst):
- Contactpersonen voor de leveringen (vaste contactpersoon)
- Snelheid van leveringen (stock bij leverancier)
- Afspraken i.v.m. bijbestellingen, naleveringen
- Mogelijke manieren van plaatsen van de bestellingen
- Verpakkingsmodaliteiten en/of verpakkingseenheden.
- Terugname voorwaarden
- Snelheid herstellingen
- Voorradig zijn van wisselstukken
- Gebruiksvriendelijkheid van de webshop
- Voorbeelden van rapporteringen, contractoptimalisaties, trendanalyses, …
- Klachtenbehandeling met registratie van binnengekomen klachten
- Duurzaam ondernemen: milieubewust ondernemen, duurzame investeringen,
recyclage, aandacht voor sociale economie, sociale tewerkstelling, opleiding,
verpakkingsmateriaal, terugname van recycleerbaar verpakkingsmateriaal,
steunen van sociale projecten, fairtrade producten verdelen afvalverwerking,energiebewuste onderneming met o.a. energiebewust transport, …
- Beschikbaarheid van web cataloog met prijzen SOM
- Volgens welke frequentie worden de aangeboden producten en
bestelvoorwaarden aangepast.
De beoordeling wordt gemaakt aan de hand van een nota opgemaakt door de
aanbieder waarin hij uitlegt hoe de leveringen georganiseerd worden rekening
houdend met bovenvermelde punten, bovenop de antwoorden die gegeven zijn
op de vragen gesteld in Bijlage H.
Volgende zaken worden positief beoordeeld:
- soepele leveringen en naleveringen onder de algemene voorwaarden
- vast aanspreekpunt voor inlichtingen bestellingen, webcatalogus
- vlotte hersteldienst en gestructureerde klachtenbehandeling met rechtstreeks
aanspreekpunt
- duurzame onderneming
- ruime catalogus waaruit geput kan worden aan goede voorwaarden
- manier waarop de cataloog onderhouden wordt en toegankelijk is
Puntenverdeling per deelaspect (de som wordt nadien geprorateerd naar 40
punten):
uitstekend
Zeer goed
Goed
Minder
Slecht
10 punten
8 punten
5 punten
2 punten
0 punten
3
Kwaliteit
10
Graad van volledigheid van apparatuur (VGA én DVI, geluidskaart, SSD Disk,
snelheid processor, grootte geheugen)
4
Garantie, service en support
10
Surplus voor meer dan 2 jaar garantie op onderdelen en werkuren, service en
support on-site Next Business Day
Aan elk criterium werd een gewicht toegekend. Op basis van de afweging van al deze
criteria rekening houdende met het gewicht dat er aan werd toegekend, zal de opdracht
gegund worden aan de inschrijver die de economisch voordeligste regelmatige offerte,
vanuit het oogpunt van de aanbestedende instelling, heeft ingediend.
Blz. 12
I.12 Prijsherzieningen
De eventuele schommelingen van de prijzen der producten, de lonen, de vervoerstarieven,
de sociale lasten en de verzekeringspremies, grondstoffen en algemene kosten gedurende
de gestanddoeningstermijn kunnen geen aanleiding geven tot herziening van de
inschrijvingsprijs.
Na de gestanddoeningstermijn heeft de inschrijver de mogelijkheid éénmaal per jaar de
eenheidsprijzen aan de schommelingen van de prijzen der producten, de lonen, de
vervoerstarieven, de sociale lasten en de verzekeringspremies, grondstoffen en algemene
kosten aan te passen.
De leverancier dient zijn aanvraag tot prijsherziening afdoende te motiveren.
Een prijsherziening kan slechts worden toegepast na uitdrukkelijke en schriftelijke
toestemming.
De prijzen kunnen jaarlijks aangepast worden, in meer en in min, en dit op gemotiveerde
vraag van de leverancier of van de opdrachtgever. Deze gemotiveerde vraag dient 2 maand
voor ingangsdatum gesteld te worden aan
N-PAC bvba
t.a.v. Nicole van Deventer
Gloxinialaan 6
9080 Lochristi
N-PAC zal de beoordeling doen en op gemotiveerde wijze al dan niet (volledige) toepassing
van deze verhoging toestaan. Pas na schriftelijke akkoord door N-PAC kunnen de herziende
prijzen worden toegepast. Indien de aanbestedende overheid niet akkoord kan gaan met
de gevraagde prijsaanpassingen, kan de overeenkomst ambtshalve worden opgezegd. De
leverancier zal dan wel de leveringen nog moeten garanderen tot het bestuur een nieuwe
overeenkomst heeft kunnen sluiten.
I.13 Administratieve kost
SOM vzw treedt op als opdrachtencentrale voor organisaties die actief zijn in de social
profit sector. De opdrachtencentrale en de deelnemende organisaties laten zich op
structurele basis adviseren en bijstaan door Non-Profit Adviescentrale BVBA (N-PAC) voor
het organiseren van de samenaankoop. N-PAC staat onder meer in voor het voeren van
een marktonderzoek, het verzamelen van de inschrijvingen, het analyseren en verwerken
van de gegevens, het opstellen van de bestekken en het vastleggen van de criteria en
technische bepalingen. Ook staat zij in voor analyse, rapportering en begeleiding bij de
uitvoering (structurele gedeelte). Deze kwalitatieve werking kan enkel aangehouden
worden mits ondersteuning van de leveranciers. Door het indienen van een offerte bent u
akkoord op het einde van elk kwartaal 3,5% op de gefactureerde omzet te storten aan NPAC BVBVA. Op het einde van elk kwartaal maakt de opdrachtnemer een gedetailleerd
overzicht van de verkopen aan de organisaties binnen deze raamovereenkomst en dit
opgedeeld per perceel, per referentie en per instelling. Dit overzicht zal op digitale wijze
worden verstrekt aan [email protected] die op deze basis een factuur zal opmaken.
I.14 Varianten
Het is aangewezen dat de inschrijvers zowel voor de specifieke configuratie een offerte
indienen als voor elk product omschreven met minimale eisen.
Facultatieve en/of vrije varianten worden toegestaan en kunnen worden aangeboden
mits deze aan de minimale eisen, vermeld in dit bestek, voldoen.
Blz. 13
Indien de leverancier voor bepaalde posten geen product aanbiedt dient hij duidelijk te
motiveren waarom niet. Wanneer de inschrijver dit kan staven met een aanvaardbare
motivatie, kan het niet invullen van bepaalde varianten geen aanleiding geven tot het
substantieel onregelmatig verklaren van de offerte.
De inschrijver dient er wel rekening mee te houden dat minimum 90% van de inventaris
dient ingevuld te zijn om conform te kunnen zijn.
Er zijn geen verplichte varianten voorzien.
I.15 Monsters
Op vraag van de aanbestedende instelling kunnen monsters gevraagd worden.
Indien de aanbieders dat wensen kunnen op eigen initiatief monsters worden afgeleverd
op het adres waar de offerte naartoe gezonden moet worden. Indien monsters
afgeleverd worden dienen deze duidelijk verpakt te worden met verwijzing naar het
betrokken product.
I.16 Keuze van offerte
De aanbestedende instelling kiest de economisch meest voordelige regelmatige offerte,
rekening houdend met de gunningscriteria van de offerte.
Door de indiening van zijn offerte aanvaardt de inschrijver al de clausules van het bestek
en verzaakt hij aan alle andere voorwaarden. Voor zover tijdens het onderzoek van de
offerte door de aanbestedende instelling wordt vastgesteld dat er door de inschrijver
voorwaarden zijn gevoegd waardoor het onduidelijk is of de inschrijver akkoord gaat met
de voorwaarden van het bestek, behoudt de aanbestedende overheid zich het recht voor
om hetzij de offerte als substantieel onregelmatig af te wijzen hetzij verduidelijking te
vragen aan de inschrijver.
De aanbestedende overheid verbetert de rekenfouten en de zuiver materiële fouten in de
offertes, zonder dat zij voor niet-ontdekte fouten aansprakelijk is. Hiervoor kan de
aanbestedende overheid aan de inschrijver vragen om binnen de door haar bepaalde
termijn de draagwijdte van zijn offerte te verduidelijken of aan te vullen, zonder deze te
wijzigen, teneinde de werkelijke bedoeling na te gaan.
I.17 Duurzaamheid
Dit is een duurzame overheidsopdracht waarbij ecologische, sociale en economische
criteria opgenomen worden in leveringen, diensten en werken. Duurzaamheid steunt
immers op het evenwicht tussen ecologische (Planet), sociale (People) en economische
(Profit) principes. Met een duurzame overheidsopdracht wil N-PAC de impact op het milieu
zoveel mogelijk beperken, rekening houdend met de omstandigheden waarin producten
gemaakt worden, een voorbeeldfunctie vervullen en een uitgebreidere markt voor
duurzame producten en diensten creëren.
MVO (maatschappelijke verantwoord ondernemen) bureelmaterialen kunnen door de
aanbieders worden aangebonden op de daartoe voorziene tabblad in de inventaris. Op dit
tabblad mogen producten vermeld worden die ook vermeld werden op het tabblad Amerken of huismerken bureelmaterialen.
I.18 Vertrouwelijkheid
Blz. 14
De inschrijver erkent dat de informatie welke hem in dit lastenboek en in de
nadere toelichting bekend is gemaakt, van vertrouwelijke aard is en eigendom blijft van
de opdrachtgever.
De inschrijver verzekert geheimhouding tegenover derden met betrekking tot
de inhoud van het lastenboek en alle andere gegevens en kennis betreffende de bedrijfsaangelegenheden van de opdrachtgever.
De inschrijver is niet gerechtigd ontwerpen, specificaties, tekeningen, of enigerlei andere
informatie welke is opgenomen in dit lastenboek te gebruiken in het kader van de
ontwikkeling of verbetering van zijn producten of diensten.
De inschrijver erkent dat het bestaan en de inhoud van de relatie met het Bestuur een
vertrouwelijk karakter heeft en za!, behoudens uitdrukkelijke toestemming van het
Bestuur, het bestaan en de inhoud van deze relatie niet aan derden bekendmaken.
De intellectuele eigendomsrechten, waaronder het auteursrecht, op dit lastenboek
berusten bij het Bestuur.
I.19 Bij de offerte toe te voegen
1)
2)
3)
4)
Verklaring op eer.
Correct ingevuld en ondertekend offerteformulier.
Correct ingevulde inventaris van het Excel-sjabloon zoals aangeleverd is.
Document waaruit het mandaat van de ondertekenaar blijkt om de inschrijver te
verbinden.
5) Volledige integrale inschrijving in digitale versie op USB-stick.
6) De technische fiches van de aangeboden toestellen
7) Toelichting waarop is vermeld dat de toestellen voldoen aan de technische vereisten
8) Toelichting over de organisatie van het service departement: aantal technici,
bereikbaarheid, openingsuren, ...
9) Toelichting over de aangeboden dienstverlening
10) Attestering CE-markering
Deze lijst is niet limitatief. Gelieve zeker ook de bijlagen van dit document in te vullen.
Blz. 15
II. Contractuele bepalingen
Dit 2de hoofdstuk regelt de procedure die betrekking heeft op de uitvoering van de
opdracht. Voor zover er niet van afgeweken wordt, is het KB van 14 januari 2013 en latere
wijzigingen tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten
en van de concessies voor openbare werken van toepassing.
II.1 Leidend ambtenaar
Na toewijzing van de opdracht zal de leidend ambtenaar per deelnemende instelling bij
“SOM samenaankoop” worden toegewezen en kenbaar gemaakt.
Het bestuur houdt zich het recht voor de leidend ambtenaar tijdens de procedure te
vervangen en zal hierover dan ook voldoende communiceren.
II.2 Verzekeringen
De opdrachtnemer sluit de verzekeringen af die zijn aansprakelijkheid inzake
arbeidsongevallen dekken alsook zijn burgerlijke aansprakelijkheid ten aanzien van derden
bij de uitvoering van de opdracht, de beroeps- en productaansprakelijkheid ten aanzien
van de aanbestedende overheid en andere betrokken derden bij de uitvoering van de
opdracht.
De verzekeringsdekking moet adequaat zijn, marktconform en in verhouding tot het risico
waaraan de Opdrachtnemer zich blootstelt.
De Opdrachtnemer is aansprakelijk voor alle directe schade die aan hem toerekenbaar is
met inbegrip van diegene die het gevolg is van een gebrek in een product dat door hem
wordt geleverd. Een product is gebrekkig wanneer het niet de veiligheid biedt die een
professioneel gebruiker gerechtigd is te verwachten.
De Opdrachtnemer is tevens aansprakelijk voor directe schade die het gevolg is van door
haar verstrekte onjuiste en/of onvolledige informatie. De Opdrachtnemer is niet
aansprakelijk voor immateriële (gevolg)schade.
De Opdrachtnemer zal in voorkomend geval ook de goederen die hij levert verzekeren tot
en met de levering bij de aanbestedende overheid. Het transport gebeurt volledig op risico
en voor rekening van de Opdrachtnemer.
De Opdrachtnemer kan aansprakelijk worden gesteld voor gevolgen van een onvolledige
levering voor zover de opdrachtnemer hierover onvoldoende duidelijk en voorafgaandelijk
de opdrachtgever hiervan op de hoogte had gesteld, zodat de opdrachtgever in de
mogelijkheid is om de nodige maatregelen te treffen.
De Opdrachtnemer is tevens verantwoordelijk in deze voor alle Partijen waarop zij beroep
doet of heeft gedaan om haar verplichtingen als gevolg van of in verband met de uitvoering
van de opdracht te vervullen.
Binnen een termijn van dertig dagen na het sluiten van de opdracht toont de
opdrachtnemer aan dat hij deze verzekeringscontracten is aangegaan, aan de hand van
een attest waaruit de door de opdrachtdocumenten vereiste omvang van de gewaarborgde
aansprakelijkheid blijkt.
Blz. 16
Op elk ogenblik tijdens de uitvoering van de opdracht legt de opdrachtnemer dit attest
over, binnen een termijn van vijftien dagen na ontvangst van het verzoek van de
aanbestedende overheid.
II.3 Borgtocht
Er wordt geen borgtocht gevraagd.
II.4 Facturatie en rapportage
Facturatie:
De facturatie gebeurt maandelijks op naam van de betrokken instelling en per
leveringsadres met vermelding van een factuurnummer, de bestelbonnummers, de
leveringsbonnen, de artikelnummers en de unieke omschrijving van de geleverde
goederen.
De inschrijver stelt eventueel een bijkomende korting voor in geval van contante betaling
(bij levering of binnen 15 dagen na levering/na factuurdatum). Opgelet: er zal bij de
evaluatie van de offertes geen rekening gehouden worden met deze bijkomende korting.
Rapportage:
Op het einde van elk kwartaal maakt de opdrachtnemer een overzicht van de verkopen
aan de organisaties en hun personeel per perceel.
Op jaarbasis verwachten wij een overzicht van de leveringen met vermelding van het
aantal per maand per artikel per organisatie.
II.5 Betalingstermijn
De aanbestedende overheid beschikt over een verificatietermijn van 30 kalenderdagen
vanaf de datum van de levering om de geleverde artikelen goed te keuren. Deze termijn
gaat in de dag volgend op de dag waarop de leveringen ter bestemming zijn gekomen,
voor zover de aanbestedende overheid in het bezit van de leveringslijst of factuur wordt
gesteld.
De betaling van het aan de leverancier verschuldigde bedrag vindt plaats binnen de
betalingstermijn
van
60
kalenderdagen
vanaf
de
leverdatum.
Deze factuur geldt als schuldvordering.
II.6 Elementen die in de prijzen zijn begrepen
De leverancier wordt geacht in alle prijzen alle kosten en heffingen die op de levering(en)
wegen te hebben inbegrepen of gespecificeerd, met uitzondering van de belasting op de
toegevoegde waarde.
Voor alle duidelijkheid specifiëren we hier niet limitatief dat in de eenheidsprijzen al de
volgende kosten zijn gerekend:
De kosten voor afgesproken dienstverlening en rapportage, voor verpakking (ook
herbruikbare), het laden, de overslag en het overladen, het vervoer, kilometerheffing, de
verzekering en het inklaren, de kosten van het lossen, desgevallend van het uitpakken en
van het stapelen op de plaats van de levering (op voorwaarde dat bij toewijzing duidelijke
afspraken gemaakt worden met betrekking tot de juiste plaats van levering en de
Blz. 17
toegangswijzen), de administratieve kost, … en alle kosten en metingen en prestaties die
inherent zijn aan de uitvoering van de opdracht.
Er worden geen extra kosten aanvaard dan deze vermeld in het lastenboek. Elke levering
dient DDP te gebeuren.
II.7 Plaats en kost van de levering
De goederen dienen geleverd te worden op kosten van de leverancier op de plaatsen die
door de deelnemende instelling in haar sluitingsbrief of naar aanleiding van de opstart
vermeld wordt.
Alle kosten voor de leveringen zijn steeds inbegrepen onafhankelijk van de hoeveelheid,
de plaats of het tijdstip. Er kunnen dus nooit extra kosten aangerekend worden voor
leveringen, tenzij er een spoedlevering gevraagd wordt die sneller moet geleverd worden
dan de standaard afgesproken levertermijn. Alle leveringen gebeuren DDP.
Mocht er een minimaal bestelbedrag voor een DDP levering van toepassing zijn, dan dient
de aanbieder dat uitdrukkelijk in zijn offerte te vermelden.
II.8 Looptijd en leveringstermijn
Totale looptijd van deze opdracht: 36 maanden
Voorziene begindatum van de leveringen: 1 juli 2017
Voorziene einddatum van de leveringen: uiterlijk tot 30 juni 2020 (voor alle deelnemende
instellingen)
Leveringstermijn van de individuele afroepen (in werkdagen): producten besteld op dag X
worden verondersteld uiterlijk te worden geleverd op dag X+5, tenzij anders vermeld op
de bestelbon of afgesproken tussen de aanbieder en de deelnemende instelling.
De looptijd van de overheidsopdracht begint op de voorziene aanvangsdatum hierboven
indien de kennisgeving sluiting vóór de voorziene aanvangsdatum plaatsvindt. Per
deelnemende instelling kan deze datum verschillen. De einddatum zal echter steeds
dezelfde zijn.
De leveringen dienen stipt en correct te gebeuren op de leveringsdata die op de bestelbon
vermeld staan.
Iedere levering zal het voorwerp uitmaken van een gedetailleerde leveringsnota, waarin
volgende gegevens vermeld staan: de specificatie van de goederen, de hoeveelheden, de
eventuele merknamen en het bestelbonnummer.
Overschrijding leveringstermijn
Indien bij leveringsproblemen de leveringstermijn van de referenties, vermeld op de
bestelbon, overschreden wordt, zal de Opdrachtnemer de instelling, deelnemend lid van
“SOM samenaankoop”, verwittigen en een oplossing voorstellen. Deze oplossing kan
bestaan uit een latere leverdatum of het leveren van een alternatief product. De instelling
zal dan de keuze hebben de oplossing te aanvaarden ofwel de bestelling geheel of
gedeeltelijk te annuleren.
II.9 Nazicht van de levering
De aftekening van de leveringsnota houdt geen goedkeuring van de levering in.
Blz. 18
Daartoe ziet de verantwoordelijke van de instelling (of zijn aangestelde) de leveringen na.
De controle heeft betrekking op het leveringstijdstip, het eventuele gewicht en de
hoeveelheden, de juiste producten en de overeenstemming van de levering met de
bestelling. De controle gebeurt op de leveringsplaats. Het resultaat van het nazicht van de
levering wordt vermeld op de leveringsnota.
Volgende leveringen worden geweigerd:
Leveringen die gebeuren onder onhygiënische omstandigheden (slechte temperaturen,
slechte verpakkingen, desgevallend niet verse producten, desgevallend niet conforme
houdbaarheidsdata, zichtbare gebreken, niet conforme leveringen, ….)
De leveringen van slechte hoedanigheid moeten onmiddellijk vervangen worden door
producten, die wel aan de gestelde normen beantwoorden. De ontbrekende leveringen
moeten onmiddellijk nageleverd worden en dit zonder kosten.
Het gedeelte van de geweigerde levering, dat gebruikt is voor de vervanging, zal aan de
leverancier niet worden betaald.
Nazicht: De leverancier zal voor elke levering een afleveringsnota in tweevoud voegen bij
de levering met volgende vermeldingen:
- naam van de firma
- datum van de levering
- aard van de levering
- kwantiteit
Het kwantiteitsnazicht zal onmiddellijk gebeuren in het bijzijn van de leverancier. De
leveringsbon wordt dan ondertekend en voorzien van eventuele opmerkingen.
Bij gebrek aan een door het bestuur ondertekende afleveringsnota vallen alle betwistingen
inzake kwantiteit, aard van de levering en leveringsdatum, uit in het nadeel van de
leverancier. De gebroken en/of geschonden goederen zullen op kosten van de leverancier
vervangen worden.
Indien regelmatig orders geplaatst worden gebeuren de leveringen per deelnemende
instelling zoveel mogelijk op een vaste dag in de week, zodat de aanleveringen op een
eenvoudige manier kunnen georganiseerd worden.
Er worden enkel leveringen en facturen aanvaard van bestellingen die gebeurd zijn via een
schriftelijke bestelbon. De leverancier mag geen telefonische bestellingen aanvaarden.
Er kunnen enkel bestellingen gebeuren voor producten welke deel uitmaken van de vooraf
vastgelegde bestellijst. De leverancier mag geen bestellingen aanvaarden van producten
buiten deze bestellijst. Enkel vooraf aangeduide personen kunnen schriftelijke bestellingen
maken van producten buiten de vastgelegde bestellijst, desgevallend op de online ter
beschikking staande catalogus.
Te allen tijde zullen tijdens het vervoer en bij de levering de meest hygiënische
voorzorgsmaatregelen dienen getroffen te worden. Indien tijdens het vervoer of bij de
levering schade veroorzaakt wordt door de leverancier of zijn vervoerder, zullen de
beschadigde goederen geweigerd worden en moeten zij onmiddellijk op kosten van de
leverancier vervangen worden. Eventuele schade, veroorzaakt door de leverancier of zijn
vervoerder aan het gebouw of de roerende goederen van organisaties, moet door de
leverancier vergoed worden.
II.10 Waarborgtermijn
De waarborgtermijn voor deze leveringen bedraagt 24 kalendermaanden.
De waarborgtermijn begint vanaf de dag van de levering ter plaatse.
Blz. 19
II.11 Klachten
De leverancier stelt alles in het werk om bij klachten rond producten, leveringen of diensten
de problemen zo snel mogelijk te verhelpen. De wijze en de snelheid waarop de klacht
verholpen wordt, kan worden meegenomen in de periodieke review meeting met de
leverancier.
II.12 Resultaatsverbintenis
Door in te schrijven op het bestek verbindt de leverancier zich o.a. tot de volgende
punten:
Terugkoppeling geven op eventuele vragen van deelnemers aan de “SOM
samenaankoop” tijdens de operationele samenwerking binnen de 24 uur.
Bij onbeschikbaarheid van artikelen uit het assortiment wordt een waardig
alternatief verwacht, d.w.z. dezelfde hoeveelheid, dezelfde kwaliteit, en met een
prijs die gelijk of lager is dan de prijs van het oorspronkelijke artikel.
Na het einde van ieder kwartaal wordt een gedetailleerd overzicht van de
verkopen aan de organisaties binnen deze raamovereenkomst bezorgd aan NPAC.
II.13 Evolutie marktaanbod
Door een evolutie in het marktaanbod kan het gebeuren dat bepaalde materialen
vervangen worden door andere evenwaardige items. Deze vervanging kan slechts
gebeuren nadat dit voorstel werd voorgelegd aan de aankoopdienst of verantwoordelijke
van de deelnemende instelling en door deze dienst of verantwoordelijke schriftelijk
akkoord werd verleend.
Deze vervanging moet minstens van een zelfde kwaliteitsniveau zijn, moet voldoen aan
de criteria van de opdrachtdocumenten en zal nooit hoger zijn in prijs dan het in de
offerte vermelde artikel.
II.14 Review meeting
Indien één van de betrokken partijen het noodzakelijk acht, kan er door één van de
partijen een review meeting georganiseerd worden tussen de Opdrachtnemer en N-PAC.
Deze meeting gaat voor het eerst door, 3 maanden na de opstart, om een eerste
evaluatie van de samenwerking te evalueren. De intervaltijd tussen evaluaties worden
bepaald door de opdrachtgever.
Tijdens dit overleg moeten minstens de volgende zaken besproken worden aan de hand
van een managementrapport dat door de contractverantwoordelijke van de
opdrachtnemer wordt voorgelegd:
overzicht van de uitgevoerde bestellingen per deelnemende instelling;
nieuw toegetreden instellingen sinds vorige rapportage;
trendanalyse van de bestellingen per deelnemende instelling;
toevoeging, stopzetting of wijziging van bepaalde artikels;
bespreking van de problemen die zijn voorgevallen en op basis hiervan voorstellen
tot verbetering formuleren;
bespreking van mogelijke contractoptimalisaties, nieuwe en/of bijkomende
kortingspercentages. Er wordt verwacht dat de leverancier zelf optimalisaties
aangeeft, bijvoorbeeld van vernieuwingen, deals of producten/werkwijzen die
besparingen kunnen opleveren. De leverancier dient proactief mee te denken hoe
kosten kunnen bespaard worden. Dit dient proactief te gebeuren doorheen de
Blz. 20
looptijd van het contract en niet enkel tijdens de review meeting. In de review
meeting zal ook beoordeeld worden of dit regelmatig genoeg gebeurt.
De opdrachtgever kan overgaan tot verbreking van de overeenkomst bij herhaaldelijke
slechte evaluatie en zo kan de opdrachtgever de opdrachtnemer automatisch uitsluiten
van toekomstige opdrachten.
Op basis van de besproken zaken wordt een actieplan opgesteld met deadlines.
De vertegenwoordiger van de opdrachtnemer op deze vergaderingen is Nederlandstalig.
De vergaderingen zullen georganiseerd worden door de opdrachtgever.
II.15 Serviceniveau
De Opdrachtnemer zal volgende service standaard aanbieden:
Informatie en communicatie
•
de Opdrachtnemer zal te allen tijde de nodige veiligheidsmaatregelen treffen,
informatie verstrekken en bijstand leveren zodat de goederen veilig kunnen
gemanipuleerd en gebruikt worden;
•
in overleg met de deelnemende instellingen zal de Opdrachtnemer hen op de hoogte
houden van haar serviceaanbod en productportefeuille;
•
de Opdrachtnemer zal de deelnemende instellingen volgens afgesproken
modaliteiten bijstaan bij introductie van nieuwe producten of technieken;
•
de Opdrachtnemer zal de nodige opleiding, service en ondersteuning bieden;
•
de Opdrachtnemer zal tevens ernaar streven om steeds binnen 24u te antwoorden
op elke vraag met betrekking tot zijn producten; bij hoogdringendheid zal zo snel
als mogelijk worden geantwoord;
•
de Opdrachtnemer zal ernaar streven om indien problemen worden gemeld, de
nodige stappen te nemen om het desbetreffende probleem zo professioneel en
efficiënt mogelijk op te lossen of binnen de 24 uur te reageren (Next Business Day).
Bijkomende services
•
De deelnemende instellingen zullen tevens een beroep kunnen doen op de
Opdrachtnemer voor:
o evaluatie van werking/leveringen;
o gamma analyse ter optimalisatie van het gamma van de betrokken instelling;
o probleemoplossend vermogen;
o de leveranciersboekhouding in overleg met de instelling te optimaliseren;
o het optimaliseren van het aantal leveringen.
 de Opdrachtnemer bezorgt indien gewenst door de instelling een semestriële
afnamerapportering via Excel-file in een gezamenlijk afgesproken format, met
Blz. 21
vermelding van artikelnummer, artikelomschrijving, gefactureerde hoeveelheid en
facturatieprijs. De rapporten moeten de aansluiting met de facturen mogelijk maken.
Rapportage aan N-PAC
 De Opdrachtnemer bezorgt aan N-PAC ([email protected]) trimestrieel en per
deelnemende instelling een overzicht in Excel dat steekproeven toelaat tav de
betrokken instellingen en een duidelijk overzicht geeft van de evolutie van de afnames:
o Op trimester- en jaarbasis de globaal gefactureerde omzet en dit uiterlijk 2
weken na het afsluiten van ieder trimester.
o Desgevallend specifieke afspraken die met de betrokken instelling werd
gemaakt.
 De Opdrachtnemer bezorgt maandelijks aan N-PAC ([email protected]) de nieuw
opgestarte instellingen
II.16 Stockbreuken
Bij dreigende stockbreuken zal de opdrachtnemer de betrokken instelling tijdig verwittigen
zodat deze zich nog kan organiseren door zich voor de verwachte duur van de stockbreuk
te bevoorraden;
Bij feitelijke stockbreuken of kwaliteitsproblemen (vb. recall) zal de Opdrachtnemer er alles
aan doen om, in overleg met de betrokken instellingen voor de duur van de stockbreuk,
een equivalent of evenwaardig artikel / component voor te stellen tegen dezelfde
voorwaarden als de oorspronkelijke referentie.
Wanneer de betrokken instelling noodgedwongen een beroep heeft moeten doen op andere
artikelen/ leveranciers ingevolge een stockbreuk bij de Opdrachtnemer, zal deze laatste de
betrokken instelling schadeloos stellen om de netto prijzen van de artikelen zoals vermeld
in de offerte na te leven. De schadeloosstelling komt neer op het verschil tussen de prijs
betaald aan een derde en de afgesproken nettoprijs met de Opdrachtnemer. Deze
schadeloosstelling zal berekend worden op basis van bewijsmateriaal (bestelbonnen
facturen) vanwege de betrokken instelling dit alles onverminderd de toepassing van de
aansprakelijkheid van de Opdrachtnemer.
II.17 Extra contractuele bepalingen
Marktevenwicht
De Aanbestedende Overheid behoudt zich het recht voor om bij wijziging van het
regelgevend of omgevingskader met betrekking tot de producten opgenomen in deze
opdracht (bijvoorbeeld inzake het op de markt komen van een sterk alternatief, het
wijzigen van fiscaliteit of toevoegen van invoerrechten of andere opslagen, het van de
markt halen van bepaalde referenties uit eigen portefeuille, het op de markt komen of
fuseren van bedrijven in het betrokken marktsegment, het globale wetgevend kader, ...)
de voorwaarden in het dossier in overleg met de opdrachtnemer aan te passen aan de
nieuwe situatie of indien niet tot een vergelijk kan gekomen worden, de opdracht geheel
of gedeeltelijk stop te zetten door het uitschrijven van een nieuwe parallelle opdracht, mits
inachtname van een opzegperiode van 6 maanden.
Aanbieder of producten van de aanbieder komen in opspraak
De Aanbestedende Overheid behoudt zich het recht voor om, bij vaststelling dat de
aanbieder of een van de afgenomen referenties bij de aanbieder in opspraak komt
(bijvoorbeeld door incidenten die te maken hebben met de veiligheid van het product en
de gevolgen van toediening ervan, door incidenten die vragen doen rijzen over de
deontologie van de aanbieder, door verschillende (meer dan 1) incidenten inzake relatie
Blz. 22
met de klant,...) de opdracht geheel of gedeeltelijk en mogelijks met onmiddellijke ingang
stop te zetten.
Innovatie
De Aanbestedende Overheid behoudt zich eveneens het recht voor om bij het op de markt
komen van belangrijke innovaties de gekozen aanbieders te bevragen naar een volwaardig
alternatief. Indien dit niet kan aangeboden worden binnen de tijdspanne van 4 maanden
heeft de aanbestedende overheid het recht om een nieuwe parallelle opdracht uit te
schrijven, die geheel of gedeeltelijk de toegewezen opdracht vervangt.
Blz. 23
III. Technische bepalingen
Van elke inschrijver, die niet uitgesloten is en die voldoet aan de kwalitatieve
selectiecriteria, wordt de offerte onderzocht.
III.1 Algemeen :
1.
2.
3.
4.
5.
6.
De producten zullen in een gesloten verpakking geleverd worden. De verpakking zal
niet beschadigd zijn. Daar waar nodig, zal op iedere individuele verpakking een
uiterste datum voor gebruik vermeld staan. Deze producten moeten een redelijke
lange termijn kunnen bewaard worden.
De producten zullen geen abnormale geur of kleur hebben. Er zal geen vocht,
schimmel of insect aanwezig zijn.
De gevraagde hoeveelheid op de bestelbon zal strikt nageleefd worden. De controle
inzake hoeveelheid zal op de leverplaats gebeuren en in aanwezigheid van de
leverancier.
Voor alle producten gelden de wettelijke voorschriften inzake behandeling, transport,
kwaliteit en hygiëne. Vooraleer te leveren zal de leverancier desgevallend de
verantwoordingsstukken hieromtrent dienen voor te leggen.
Het transportmiddel zal zowel inwendig als uitwendig proper zijn.
De leverancier zal voldoen aan de wetgeving omtrent de persoonlijke hygiëne.
III.2 Leveringen
De leveringen zullen centraal gebeuren op een locatie doorgegeven op de bestelbon van
de instelling. De leverancier zal aangepast materieel inzetten om op een goede manier te
kunnen leveren.
Centrale levering is een levering op een aangeduide plaats binnen of buiten de instellingen.
Aangeduide plaats binnen de instellingen: Dit kunnen kelders, voorraadplaatsen en
dergelijke zijn. Deze plaatsen kunnen tijdens het contract wijzigen, maar geven
geen aanleiding tot prijswijzigingen. Het leveren zal gebeuren tijdens de
openingsuren van het magazijn en in afspraak met de lokale verantwoordelijke.
Aangeduide plaats buiten de instellingen: Dit kan zijn bij een logistieke partner van
de zorginstelling. Het leveren zal gebeuren tijdens de openingsuren van het
magazijn en in afspraak met de lokale verantwoordelijke.
III.3 Hygiëne en veiligheid
1.
2.
3.
4.
De deelnemende instelling houdt zich het recht voor om zich ter plaatse te
vergewissen hoe het gesteld is met de hygiëne. Bij dergelijke bezoeken kunnen de
resultaten van hygiënetesten binnen het bedrijf zelf en de producten opgevraagd
worden.
Op de over verpakking, elke individuele portieverpakking en het etiket moeten
minstens alle wettelijke vereiste gegevens in het Nederlands vermeld worden. De
eventuele lotnummers/productnummers van de geleverde goederen dienen ook op
de leveringsnota’s vermeld te worden.
Ingeval van levering behoudt de deelnemende instelling zich eveneens het recht voor
om regelmatig stalen van de leveringen te (laten) onderzoeken op kwaliteit en
conformiteit met de afspraken. De kosten, verbonden aan de onderzoeken, worden
in geval van niet conforme en aanvaardbare leveringen verhaald op de inschrijver.
Het vervoer van de te leveren goederen gebeurt in goede hygiënische
omstandigheden en in geval van verse producten in een voor het vervoer van
levensmiddelen geschikt en gekoeld voertuig. De laadruimten van de gebruikte
Blz. 24
5.
6.
7.
8.
vervoermiddelen moeten proper zijn en voldoen aan de wettelijke eisen terzake. De
lampen in de laadruimte dienen afgeschermd te zijn door beschermkappen in
kunststof.
Het leverende personeel moet voldoende geschoold zijn qua algemene en
persoonlijke hygiëne, moet een proper voorkomen hebben en over voldoende
Nederlandse taalkennis beschikken. Het personeel mag tijdens het lossen en leveren
niet roken.
Alle leveringen gebeuren DDP, zonder extra verzendingskosten, leveringskosten,
administratieve kosten, … wat ook de omvang van de bestelling mag zijn.
De leveringen gebeuren steeds in de gevraagde instelling en op de aangeduide
leveringsplaats.
Binnen deze raamovereenkomst moet de betrokken instelling desgevallend kunnen
bestellen uit de volledige catalogus of lijst met beschikbare referenties. Dit aan vaste
kortingen t.o.v. de catalogusprijzen op te geven door de aanbieder.
Voor de start van de leveringen zal de leverancier desgevallend alle productfiches en
handleidingen ter beschikking stellen van alle instellingen, deze fiches dienen overeen te
komen met de producten die in de offerte aangeboden zijn.
Alle geleverde producten zullen steeds voldoen aan de productfiches. Bij aanpassingen van
de samenstelling van de producten dient N-PAC en alle deelnemende instellingen vooraf in
kennis gesteld te worden van de gewijzigde samenstelling.
Het staat de instellingen vrij op willekeurige momenten stalen te laten onderzoeken op
diverse criteria. De samenstelling moet overeenkomen met de fiche.
Voor de start der leveringen zullen individueel per deelnemende instelling afspraken
gemaakt worden i.v.m. de organisatie van de leveringen en de manier van bestelling,
leveringstijden, …
III.4 Lijst van de producten
De vermelde merken worden vermeld als zijnde het bij voorkeur aan te bieden artikel,
aangezien de instelling gestandaardiseerd is op dit merk. Aan de inschrijvers wordt
gevraagd
voor
dit
specifieke
artikel
prijs
op
te
geven.
Daar waar een minimum technische specificatie wordt opgegeven, staat het de inschrijver
vrij elk product aan te bieden dat minimaal aan deze specificatie beantwoordt.
III.5 Inventarisartikelen
De aanbieders moeten minstens 90% van de gevraagde goederen kunnen aanbieden om
conform te kunnen zijn.
De inschrijver moet bij elk artikel de volgende gegevens indienen:
eenheidsprijs excl. BTW;
referentienummer (eigen artikelnummer en EAN code indien van toepassing) van
het artikel dat hij voorstelt;
merknaam en type van het artikel dat hij voorstelt;
Indien het gaat om een product (PC, laptop, chromebox, ...) dat moet worden geïntegreerd
in het netwerk en de infrastructuur van de instelling, staat de inschrijver garant voor de
compatibiliteit.
Blz. 25
III.6 Handleidingen
Bij de ingebruikname ontvangt de aanbestedende overheid een degelijke gebruiks-en
onderhoudshandleiding (bij voorkeur in het Nederlands), met specifieke richtlijnen voor
de gebruiker enerzijds, en voor de IT afdeling en/of technische dienst anderzijds.
III.7 Bedragen en hoeveelheden
De indicatieve bedragen zijn gebaseerd op de beste inschatting van verbruiken in de
komende 3 jaar van de op dit moment ingeschreven instellingen en worden slechts bij
wijze van inlichting verstrekt en kunnen door de instelling vermeerderd of verminderd
worden naargelang van de noodwendigheden.
De leverancier zal, uit dien hoofde, geen aanspraak kunnen maken op schadevergoeding,
zo die bedragen overschreden worden of niet bereikt zijn.
Het afsluiten van dit raamcontract verleent de leverancier geen exclusiviteit met
betrekking tot de leveringen van IT materiaal aan de instellingen van de samenaankoop.
Het is immers mogelijk dat specifieke IT materialen die niet concurrentieel worden
aangeboden door de Opdrachtnemer bij een andere partij worden aangekocht.
De opgegeven vermoedelijke bedragen in de inventaris zijn vermoedelijke hoeveelheden
voor de volledige periode van de komende 3 jaar.
In paragraaf “Beschrijving van de opdracht” geven wij de ramingen Excl. btw mee van de
deelnemende instellingen aan de samenaankoop zodat de inschrijver hier rekening mee
kan houden bij de prijszetting.
III.8 Minimale eisen Desktop PC CPU i3
Hieronder volgt een beschrijving waaraan deze desktopcomputer voor professioneel
gebruik minimaal moet voldoen.
De configuratie moet bestaan uit en minimaal voldoen aan:
OS: Windows (Windows 10 Pro of hoger)
Processor: minimaal i3 (meest recents mogelijke generatie)
CPU Cache: minimaal 6 MB
Geheugen: minimaal 8 GB (in één geheugenlat)
Disktype: SSD, 256 GB
Netwerkconnectiviteit: minimum 1 Gb p/s LAN
USB: minimum 6 poorten
Videokaart: optie
Schermconnectie: Minimaal 2 waarvan 1 VGA of DVI en 1 HDMI
PSU: OVP, OCP, minimum 80% efficiëntie
In staat om courante software pakketten op voldoende wijze te laten draaien
Inclusief ‘Azerty’ Klavier + standaard muis
III.9 Minimale eisen Desktop PC CPU i5
Hieronder volgt een beschrijving waaraan deze desktopcomputer voor professioneel
gebruik minimaal moet voldoen.
De configuratie moet bestaan uit en minimaal voldoen aan:
OS: Windows (Windows 10 Pro of hoger)
Processor: minimaal i5 (meest recents mogelijke generatie)
CPU Cache: minimaal 6 MB
Geheugen: minimaal 8 GB (in één geheugenlat)
Disktype: SSD, 256 GB
Netwerkconnectiviteit: minimum 1 Gb p/s LAN
Blz. 26
-
USB: minimum 6 poorten
Videokaart: onboard
Schermconnectie: Minimaal 2 waarvan 1 VGA of DVI en 1 HDMI
PSU: OVP, OCP, minimum 80% efficiëntie
In staat om courante software pakketten op voldoende wijze te laten draaien
Inclusief ‘Azerty’ Klavier + standaard muis
III.10 Beschrijving specifieke configuratie Desktop MT
Gelieve hieronder de minimale specificatie te willen vinden van een desktop variant die
moet aangeboden worden. Het staat de inschrijver vrij om desgevallend meerdere
producten die voldoen aan deze specificatie aan te bieden.
-
OS: Windows 7 Professional incl. Windows 8.1 media
Processor: Minimum Intel Core i5
Geheugen (RAM): minimaal 4 GB
Disktype: Minimum 500 Gb Sata 7200 rpm
Grafische processor: Integrated Intel HD Graphics of gelijkwaardig
Netwerkconnectiviteit: geïntegreerde BIC (Min. GigE)
Audio: Geïntegreerde audio + speakers
USB: Minimum 4 USB (2.0) poorten + 2 USB (3.0) poorten
Optische drive DVD +/-RW drive
Inclusief ‘Azerty’ Klavier + standaard muis
III.11 Minimale eisen Laptop 15” CPU i3
Hieronder volgt een beschrijving waaraan deze laptop (notebook) voor professioneel
gebruik minimaal moet voldoen.
De configuratie moet bestaan uit en minimaal voldoen aan:
OS: Windows (Windows 10 Pro of hoger)
Processor: minimaal i3 (meest recents mogelijke generatie)
CPU Cache: minimaal 6 MB
Geheugen: minimaal 8 GB (in één geheugenlat)
Disktype: SSD, 128 GB
Display: minimum 15” (16:9)
Netwerkconnectiviteit:
o minimum 1 Gb p/s LAN
o Wi-Fi (minimaal IEEE 802.11 n)
USB: minimum 3 poorten
Schermconnectie: Minimaal 2 waarvan 1 VGA of DVI en 1 HDMI
In staat om courante software pakketten op voldoende wijze te laten draaien
Voorzien van numeriek toetsenbord , geïntegreerd numlock
Media kaartlezer: geïntegreerd
Webcam: geïntegreerd, 4 megapixels
Connectie met vast dockingstation mogelijk
III.12 Minimale eisen Laptop 15” CPU i5
Hieronder volgt een beschrijving waaraan deze laptop (notebook) voor professioneel
gebruik minimaal moet voldoen.
De configuratie moet bestaan uit en minimaal voldoen aan:
OS: Windows (Windows 10 Pro of hoger)
Processor: minimaal i5 (meest recents mogelijke generatie)
Blz. 27
-
-
CPU Cache: minimaal 6 MB
Geheugen: minimaal 8 GB (in één geheugenlat)
Disktype: SSD, 128 GB
Display: minimum 15” (16:9)
Netwerkconnectiviteit:
o minimum 1 Gb p/s LAN
o Wi-Fi (minimaal IEEE 802.11 n)
USB: minimum 3 poorten
Schermconnectie: Minimaal 2 waarvan 1 VGA of DVI en 1 HDMI
In staat om courante software pakketten op voldoende wijze te laten draaien
Voorzien van numeriek toetsenbord , geïntegreerd numlock
Media kaartlezer: geïntegreerd
Webcam: geïntegreerd, 4 megapixels
Connectie met vast dockingstation mogelijk
III.13 Beschrijving specifieke configuratie Laptop HP
Gelieve hieronder de minimale specificatie te willen vinden van een laptop variant die
moet aangeboden worden. Het staat de inschrijver vrij om desgevallend meerdere
producten die voldoen aan deze specificatie aan te bieden.
Merk: HP
Geheugen: minimaal 8 GB
Disktype: SSD
Processor: minimaal i5
Display: 15” (16:9)
III.14 Beschrijving Docking station
Docking station met benodigde kabels, voor de aangeboden 14 & 15 inch laptops.
III.15 Beschrijving minimum eisen Tablets
Hieronder volgt de beschrijving waaraan dit tablet voor professioneel gebruik minimaal
moet voldoen.
De configuratie moet bestaan uit en minimaal voldoen aan:
 OS: Windows (Windows 10 Pro of hoger), Android, iOS, …
 Grootte: tussen 8,1” en 10’
 Geheugen : minimum 3 GB
 Opslagcapaciteit: minimum 32 GB
 In staat om courante software pakketten op voldoende wijze te laten draaien
 Netwerkconnectiviteit:
o Wi-Fi (minimaal IEEE 802.11 n)
o Bluetooth
o 4G
 Camera: front & back
 Optioneel SIM-kaartslot
III.16 Monitoren
Hieronder volgt de beschrijving waaraan een monitor, met voldoende helderheid en
contrast voor gebruik in een professionele omgeving, minimaal moet voldoen.
 Grootte: minimaal 22” & maximaal 24”
 Resolutie: 1920 x 1080
Blz. 28


Aansluitingen: Minimaal 2 waarvan 1 VGA of DVI en 1 HDMI
Verstelbaarheid:
o Hoogte
o Kantelen
o Roteren
o Draaibaar op voetstuk
III.17 Chromeboxen, Chromebooks, klein IT materiaal en
accessoires
De inschrijver voegt aan de offerte een link naar de webshop toe (met bijbehorend login
en wachtwoord), waar het gamma aan chromeboxen en chromebooks te consulteren is
maar waarin tevens het volledige assortiment van klein IT materiaal en accessoires te
vinden is dat de inschrijver kan aanbieden. Denk hierbij aan draadloze muizen
draagtassen, ...
In deze webshop geeft de inschrijver voor alle catalogusartikelen een nettoprijs exclusief
btw op. Eventuele kortingen moeten steeds in de nettoprijs verrekend zijn en worden
niet afzonderlijk vermeld.
III.18 Plaatsen van bestellingen
Om een vlotte bestelprocedure mogelijk te maken, dienen de besteldiensten van de
aanbestedende instellingen besturen toegang te krijgen tot een webshop waarop zij,
eventueel pas op termijn, alle artikelen uit de catalogus van de Opdrachtnemer kunnen
consulteren en bestellen. Immers, het is mogelijk dat niet alle aanbestedende
instellingen gebruiken willen en kunnen maken van deze bestelwijze. Daarom is het ook
nodig dat de Opdrachtnemer ook bestellingen geplaatste per e-mail accepteert. Het is de
verantwoordelijkheid van de Opdrachtnemer om met de instelling af te spreken in welk
formaat de bestellingen per e-mail geplaatst zullen worden.
De manier van consulteren en bestellen via de webshop dient gebruiksvriendelijk te zijn.
U dient in uw offerte een demo-login te voorzien voor uw webshop zodat deze kan
geraadpleegd worden.
Per artikel moeten volgende gegevens raadpleegbaar zijn:
duidelijke omschrijving van de artikelen met productnaam en referentie
foto
nettoprijs
beschikbaarheid
leveringstijd (bij niet op voorraad zijn van het artikel)
De aanbestedende overheid zal na de gunning een lijst overmaken van de afdelingen die
gemachtigd zijn om een bestelling via webshop te plaatsen. Hiervoor worden dan
accounts gecreëerd (locatiegebonden logins met specifieke afleveradressen). Andere
bestellingen mogen niet aanvaard worden door de Opdrachtnemer.
Foutief geplaatste bestellingen dienen op aanvraag van de gemachtigde besteldienst door
de Opdrachtnemer teruggenomen te worden.
Indien een bestelhoeveelheid, artikelreferentie of verpakkingseenheid wijzigt, moet de
Opdrachtnemer dit zo snel mogelijk – en sowieso voor de levering van de goederen zal
plaatsvinden – laten weten aan de leidend ambtenaar en aan de persoon die de
bestelling heeft geplaatst.
Indien in voorkomend geval een artikel tijdelijk niet beschikbaar is, dient in de webshop
aangeduid te staan wanneer het terug leverbaar is, het artikel wordt dan niet zomaar uit
het assortiment gehaald.
Indien een artikel niet meer beschikbaar is, zal de inschrijver een alternatief voorstellen.
Dit alternatief moet minstens van een zelfde kwaliteitsniveau zijn, moet voldoen aan de
Blz. 29
criteria van de opdrachtdocumenten en zal nooit hoger zijn in prijs dan het in de offerte
vermelde artikel.
De leverancier geeft de code door van het vervangproduct zodat dit desgevallend in de
systemen van de instelling kan aangepast worden. De catalogus dient dynamisch te zijn,
aangezien veel artikelen in de looptijd worden toegevoegd.
III.19 Koppeling webshop
Indien een instelling de koppeling wenst van de webshop met een eigen bestelsysteem,
dan dient dit kosteloos te gebeuren. Geen enkele factuur mbt het koppelen van de
webshop aan het systeem van de instelling zal worden geaccepteerd. Dat wilt zeggen dat
alle kosten die er zouden zijn aan het linken van de 2 systemen, gedragen zullen worden
door de Opdrachtnemer.
III.20 Service en dienstverlening
Foute leveringen
Foute leveringen dienen door de leverancier kosteloos terug genomen te worden.
Contactpersoon en opvolging
Er wordt service verwacht in het Nederlands met een ervaren en degelijke
ondersteuning. Een vaste contactpersoon wordt aangeduid voor elke instelling.
Tevens omschrijft de leverancier hoe hij de opvolging voorziet: opvolging omzet,
communicatie bij producten uit gamma, klachtenbehandeling, verbeterprojecten, enz.
Terugkoppeling op klachten en vragen wordt verwacht binnen de 24u.
Niet-Beschikbare artikelen of producten uit gamma (klein IT materiaal en accessoires)
Bij het niet-beschikbaar zijn op het moment van bestelling van artikelen uit het
assortiment van klein IT materiaal en accessoires wordt van de Opdrachtnemer verwacht
dat een waardig alternatief wordt aangeboden, d.w.z. dezelfde hoeveelheid, dezelfde
kwaliteit, en met een prijs die gelijk of lager is dan de prijs van het oorspronkelijke
artikel. De leverancier dient te beschrijven in de offerte hoe zij dit op een proactieve
wijze aanpakken. Als artikelcodes veranderen dient de leverancier dit door te geven aan
de instelling zodat er geen verwarring kan ontstaan bij ontvangst van de goederen.
Contractoptimalisaties
Er wordt verwacht dat de leverancier zelf optimalisaties aangeeft, bijvoorbeeld van
vernieuwingen, deals of producten/werkwijzen die besparingen kunnen opleveren. De
leverancier dient proactief mee te denken hoe kosten kunnen bespaard worden en dit
gedurende de volledige looptijd van het contract. De leverancier dient te beschrijven in
de offerte hoe dit op een proactieve wijze zal worden aangepakt.
Rapportering
De inschrijver dient aan te geven welke rapportagemogelijkheden hij aanbiedt.
De leveranciers dient hoe dan ook jaarlijks op eigen initiatief een overzichtslijst aan de
aanbestedende overheid te bezorgen met volgende gegevens (naast de rapportage die
aan N-PAC dient overhandigd te worden):
Lijst van de bestelde artikelen
Lijst van de geleverde artikelen
Lijst van de prijzen van de geleverde artikelen
Deze opgave dient bij voorkeur elektronisch (Excel-formaat) opgemaakt te worden. Deze
rapporten zullen de basis vormen voor de periodieke evaluatie en voor optimalisatie van
het gebruik en bestelling van de gebruikte materialen.
Blz. 30
DDP levering
Leveringen gebeuren (centraal of decentraal, binnen of buiten de zorginstelling) DDP,
ongeacht het bedrag van bestelling. Indien er wel een minimaal bestelbedrag van
toepassing is per levering, dan moet dat duidelijk worden aangegeven in de offerte.
Retourprocedure
De inschrijver wordt gevraagd om duidelijk te beschrijven onder welke voorwaarden en
binnen welke termijn geleverde artikelen die niet beantwoorden aan de bestelling, die
niet voldoen aan de wensen van de opdrachtgever, die foutief besteld werden, of die de
opdrachtgever wenst om te ruilen, worden teruggenomen.
III.21 Veiligheidsinformatieblad
Voor de producten met gevaarlijke eigenschappen moet de inschrijver bij zijn offerte
verplicht een veiligheidsinformatieblad (MSDS fiche) toevoegen.
Blz. 31
IV. BIJLAGEN
IV.1 BIJLAGE A : OFFERTEFORMULIER
PRIJSOFFERTE VOOR DE OPDRACHT MET ALS VOORWERP
“RAAMCONTRACT LEVEREN VAN PC’s, LAPTOPS EN TABLETS”
Open offerteaanvraag
Natuurlijke persoon
Ondergetekende (naam en voornaam):
Hoedanigheid of beroep:
Nationaliteit:
Woonplaats (volledig adres):
Telefoon:
GSM:
Fax:
E-mail:
Contactpersoon:
Ofwel (1)
Rechtspersoon
De vennootschap (benaming, rechtsvorm):
Nationaliteit:
Met zetel te (volledig adres):
Telefoon:
GSM:
Fax:
E-mail:
Contactpersoon:
vertegenwoordigd door de ondergetekende(n):
(De gemachtigden voegen bij hun offerte de authentieke of onderhandse akte waaruit hun bevoegdheid
blijkt of een gewaarmerkt afschrift van hun volmacht; zij kunnen zich ook beperken tot een verwijzing
naar het nr. van de bijlage van het Belgisch Staatsblad waarin hun bevoegdheden zijn bekendgemaakt.)
Ofwel (1)
Tijdelijke vereniging
De ondergetekenden die zich tijdelijk hebben verenigd voor deze aanneming (naam, voornaam
hoedanigheid nationaliteit, voorlopige zetel):
VERBINDT OF VERBINDEN ZICH TOT UITVOERING VAN DE AANNEMING OVEREENKOMSTIG DE
BEPALINGEN EN VOORWAARDEN VAN HET BESTEK VOOR BOVENGENOEMDE OVERHEIDSOPDRACHT:
tegen de eenheidsprijzen vermeld in de inventaris in bijlage.
Algemene inlichtingen
Blz. 32
Inschrijvingsnr. bij de RSZ.:
Ondernemingsnummer (alleen in België):
Onderaannemers
Er zullen onderaannemers worden aangewend: JA / NEE (doorhalen wat niet van toepassing is)
Personeel
Er wordt personeel tewerkgesteld dat onderworpen is aan de sociale zekerheidswetgeving van een
andere lidstaat van de Europese Unie:
JA / NEE (doorhalen wat niet van toepassing is)
Het betreft volgende EU-lidstaat:
Betalingen
De betalingen zullen geldig worden uitgevoerd door overschrijving op volgende rekening (IBAN/BIC)
................................................ van de financiële instelling ................................. geopend op naam
van ................................. .
Bij de offerte te voegen documenten
Bij deze offerte zijn eveneens gevoegd:
- de gedateerde en ondertekende documenten, die het bestek verplicht voor te leggen;
- de modellen, monsters en andere inlichtingen, die het bestek verplicht voor te leggen.
Indienen van de offerte
Verplichte samenstelling van de offerte / in te dienen documenten, gelieve de titulatuur van de bijlage
aan te houden in uw offerte. Per onderstaande bijlage, wordt een aparte editeerbare PDF op een stick
aangeboden, dwz geen scans of pixelbestanden!
• Bijlage A: Ingevulde en ONDERTEKEND offerteformulier. (duidelijk de gegevens van de
contactpersoon (SPOC) opgeven. In eerste instantie wordt er met deze persoon contact opgenomen
bij vragen en uitvoering van het dossier. )
• Bijlage B: Ingevulde en ONDERTEKENDE verklaring op eer.
• Bijlage C: Ingevulde en ONDERTEKENDE bankverklaring.
• Bijlage D: Ingevulde en ONDERTEKENDE inventaris
• Bijlage E: De relevante instrumenten ter bewijs van de ondertekeningsbevoegdheid
(geconsolideerde statuten, benoemingsbesluiten en/of volmacht)
• Bijlage F: Alle nodige documenten in zake de kwalitatieve selectiecriteria; Juridisch, Economisch en
Technische selectiecriteria.
• Bijlage G: Link naar de webshop + login en wachtwoord
• Bijlage H: Alle informatie mbt leveranciersprofiel, besteladministratie, leveringsmodaliteiten, service,
dienstverlening en leveringsvoorwaarden
• Bijlage I: Veiligheidsinformatiebladen voor producten met gevaarlijke eigenschappen
Gedaan te .....................................................................................................................................
De ................................................................................................................................................
Blz. 33
De inschrijver,
Handtekening: ...............................................................................................................................
Naam en voornaam: .......................................................................................................................
Functie: .........................................................................................................................................
Belangrijke nota
Er mag geen beroep worden aangetekend tegen mogelijke vormgebreken, fouten of leemten (artikel
87 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011).
(1) Doorhalen wat niet van toepassing is
Blz. 34
IV.2 BIJLAGE B : VERKLARING OP EER
I. AANBESTEDENDE OVERHEID
SOM
Potvlietlaan 4, 2de verdieping
2600 Berchem
II. IDENTIFICATIE OPDRACHT
De opdracht heeft als voorwerp: “RAAMCONTRACT LEVEREN VAN PC’s, LAPTOPS EN TABLETS”
Natuurlijke persoon
Ondergetekende (naam en voornaam):
Hoedanigheid of beroep:
Nationaliteit:
Woonplaats (volledig adres):
Telefoon:
Fax:
E-mail:
Contactpersoon:
Ofwel (1)
Rechtspersoon
De vennootschap (benaming, rechtsvorm):
Nationaliteit:
met zetel te (volledig adres):
Telefoon:
Fax:
E-mail:
Contactpersoon:
vertegenwoordigd door de ondergetekende(n):
Ofwel (1)
Tijdelijke vereniging
De ondergetekenden die zich tijdelijk hebben verenigd voor deze aanneming (naam, voornaam
hoedanigheid nationaliteit, voorlopige zetel):
Ik verklaar/Wij verklaren op eer dat wij ons niet bevinden in een uitsluitingssituatie zoals voorzien in
artikel 61, § 1 en 2 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011.
Ik verbind mij/Wij verbinden ons om, op vraag van de aanbestedende overheid, de noodzakelijke
documenten en bewijzen te bezorgen.
Blz. 35
Opgesteld te ..................................................................................................................................
Op ................................................................................................................................................
Handtekening(en)
(1) Doorhalen wat niet van toepassing is
Blz. 36
IV.3 BIJLAGE C : BANKVERKLARING
Deze verklaring betreft volgende overheidsopdracht: “RAAMCONTRACT LEVEREN VAN PC’s, LAPTOPS
EN TABLETS”
Hierbij bevestigen wij dat
.................................................................................................................
(naam en woonplaats of handelsnaam en maatschappelijke zetel van de kandidaat of inschrijver) onze
klant is.
De financiële relatie met deze klant verloopt tot op heden tot onze volledige tevredenheid en zonder
daarbij noemenswaardige negatieve zaken te hebben vastgesteld. Hij geniet tot op heden van ons
volle vertrouwen.
Op basis van de gegevens waarover onze bank momenteel beschikt en zonder uitspraak te doen over
de toekomst, heeft deze klant op dit ogenblik de financiële en economische draagkracht om de
bovenvermelde overheidsopdracht naar behoren uit te voeren.
Onze bank levert dit document af zonder enige beperking noch voorbehoud van onze kant, behalve
die welke hierboven zijn vermeld.
Opgemaakt in ............................................. , op ..................................................................... .
Benaming bank, naam en titel ondertekenaar en handtekening
Dit attest moet ingevuld en bij de offerte gevoegd worden.
Blz. 37
IV.4 BIJLAGE D : INVENTARIS
Zie Excel formulier
Een print out van alle ingevulde excel tabbladen vormen samen het formulier van deze
inventaris en zal op elke pagina ondertekend worden door een bevoegd persoon.
Instructies voor het correct invullen van het Excel formulier:
-
De ‘grijze’ velden in de inventaris mogen niet aangepast worden.
-
Velden in kolommen D en H mogen enkel ingevuld worden met Ja of Nee.
-
Het staat de inschrijver vrij extra lijnen toe te voegen en in te vullen. Gelieve in dat
geval de aantallen van kolom F en de formule van kolom G mee te willen nemen in de
nieuw toegevoegde lijnen.
-
Elke pagina moet geprint en ondertekend worden.
Het totaal aantal pagina’s van deze printout =
Gezien, onderzocht en aangevuld met eenheidsprijzen.
Te ............................................................................
Op ............................................................................
Naam en voornaam: ............................................................................
Functie: ............................................................................
Handtekening:
Blz. 38
IV.5 BIJLAGE E: Ondertekeningsbevoegdheid
De relevante instrumenten ter bewijs van de ondertekeningsbevoegdheid
(geconsolideerde statuten, benoemingsbesluiten en/of volmacht)
Gelieve deze toe te voegen aan uw offerte en duidelijk te identificeren met BIJLAGE E
Blz. 39
IV.6 BIJLAGE F: Juridisch, economisch en technisch
Alle nodige documenten in zake de kwalitatieve selectiecriteria:
Juridisch, Economisch en Technische selectiecriteria.
Onderstaande documenten dienen bij uw offerte te worden gevoegd en te worden geïdentificeerd met de
juiste nummering:
F. 1. Economische en financiële draagkracht van de inschrijver (kwalitatieve
selectie)
Een document uitgaande van erkend accountingkantoor of revisor met vermelding van Z-score
(Altman) van de aanbiedende partij.
F. 2. Het bewijs van een verzekering tegen beroepsrisico's.
F. 3. Technische bekwaamheid van de inschrijver (kwalitatieve selectie).




Een geldig ISO 9001 certificaat, of een verklaring of bewijzen inzake gelijkaardige
maatregelen op het gebied van kwaliteitsbewaking.
Een beschrijving van de technische uitrusting en productiecapaciteit die de aanbieder inzet
teneinde de continuïteit van levering te waarborgen.
Toelichting van de belangrijkste leveringen van gelijkaardige omvang, scope en doelgroep
die de laatste 3 jaar zijn uitgevoerd.
Een website waarop online bestellingen geplaatst kunnen worden
Blz. 40
IV.7 BIJLAGE G: Webshop
Link naar de webshop + login en wachtwoord
Blz. 41
IV.8 BIJLAGE H:
Informatie mbt leveranciersprofiel, besteladministratie, leveringsmodaliteiten,
service, dienstverlening en leveringsvoorwaarden
Inhoud
1.
EXECUTIVE SUMMARY ....................................................................................... 42
2.
LEVERANCIERSHISTORIEK ................................................................................. 42
3.
MARKT SEGMENTATIE ....................................................................................... 43
4.
BEWEZEN COMPETENTIE.................................................................................... 43
5.
CATEGORIE SPECIFIEKE EVALUATIE .................................................................... 43
6.
SERVICE VERWACHTINGEN ................................................................................ 45
7.
RAPPORTERING ................................................................................................ 47
8.
FACTURERING .................................................................................................. 47
9.
DEMAND MANAGEMENT ..................................................................................... 48
10.
ACCOUNT SUPPORT ....................................................................................... 48
11.
VOORRAADBEHEER ........................................................................................ 48
12.
BEDRIJFSLOGOS.............................................. ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED.
13.
ELEKTRONISCHE BESTELLINGEN/FACTURATIE .................................................. 48
14.
OPEN BOEK POLITIEK .................................................................................... 49
15.
EVALUATIE VAN DE PRIJZEN ........................................................................... 49
Om in aanmerking te komen om te kunnen leveren aan alle leden van de groepsaankoop is het belangrijk
dat de potentiele leveranciers een groot geografisch gebied dagelijks kunnen beleveren. Bovendien moeten
potentiele leveranciers betrouwbaar en kostenefficiënt de behoeften van de leden van de groepsaankoop
kunnen indekken. De service verwachtingen m.b.t. tijdige en volledige levering, levertijden, kwaliteit en
klantendienst moeten ingelost worden. De voorkeur zal gegeven worden aan een leverancier die mee kan
denken innovatieve projecten te starten om de algemene kosten te verlagen.
1.
Executive Summary
Gelieve hieronder een korte samenvatting van uw offerte te willen geven, aan te geven waarom uw offerte
en service aan de eisen van de offerteaanvraag beantwoorden naast uw initiatieven om de algemene
kosten te verminderen. Deze samenvatting mag niet meer dan 10 lijnen omvatten en moet uw competitief
voordeel tov de andere aanbieders verwoorden.
2.
Leveranciershistoriek
Gelieve hieronder aan te geven welke veranderingen uw bedrijf heeft ondergaan sinds het jaar 2010. Uw
overzicht kan bevatten: mergers & acquisities, productlijn veranderingen, geografische wijzigingen,
veranderingen van eigenaar / kapitaalverstrekker, uitdagingen in uw sector, investeringen in EDI en
internet technologie, verbeterde bedrijfsprocessen, …
Blz. 42
3.
Markt Segmentatie
Gelieve hieronder een opsplitsing te willen geven van de omzet 2015-2016-budget 2017 per categorie:
Totale omzet
Percentage van de totale omzet per categorie:
BtB Verkoop
Verkoop aan Groothandelaren
BtC Verkoop
Mail Order Verkoop
Andere
Total
4.
Budget 2017
€
2016
€
2015
€
2017
%
%
%
%
%
100%
2016
%
%
%
%
%
100%
2015
%
%
%
%
%
100%
Bewezen competentie
N-PAC wilt nauw samenwerken met financieel stabiele leveranciers die hoge kwaliteit leveren. Dit zal deels
worden beoordeeld door middel van onze eigen beoordeling en een financiële assessment, maar ook door
het nagaan van klantreferenties. Leveranciers die volgens de beoordeling van N-PAC niet in staat zijn om
aan de normen van de groepsaankoop te voldoen zullen niet worden weerhouden. Geef aub twee (2)
referenties op, enerzijds van een huidige klant en anderzijds van een voormalige klant, inclusief
contactgegevens.
5.
Categorie specifieke evaluatie
Om toekomstige succesvolle leveranciersrelaties te garanderen, moet de potentiële leverancier in staat zijn
om een breed scala van diensten aan te bieden die tegemoet komen aan de uiteenlopende behoeften van
de leden van de groepsaankoop. In onderstaande topics worden potentiële leveranciers gevraagd na te
denken over de een aantal onderwerpen.
Mogelijkheid om nieuwe deelnemers van de groepsaankoop te integreren
1. Beschrijf hoe u verwacht nieuwe deelnemers van de groepsaankoop te kunnen integreren.
2. Aangezien nieuwe deelnemers extra omzet genereren voor u als leverancier, kunt u hieronder
beschrijven welke invloed deze actie zal hebben op de prijzen.
Het implementatieplan / Plan van Aanpak
3. Beschrijf het proces dat garandeert dat een nieuwe klant succesvol gelinkt wordt aan uw elektronische
catalogus zodat op eenvoudige wijze orders kunnen geplaatst worden. Wees zeer specifiek en geef
Blz. 43
tijdsaanduiding, details, ervaringen, risico’s, resources, … Graag ook een uitgewerkt voorbeeld
toevoegen van een recente implementatie.
Retour producten
4. Beschrijf de procedure hoe u terug gestuurde producten behandelt.
5. Beschrijf hoe uw bedrijf omgaat met producten die een defect vertonen tijdens de garantieperiode van
de producent.
Achterstallige leveringen
6. Op het moment dat achterstallige leveringen zich voordoen voor niet-kritische producten, hoe zal u
deze communiceren naar de klanten?
7. Op het moment dat achterstallige leveringen zich voordoen voor kritische producten, hoe zal u deze
communiceren naar de klanten?
Veranderingen in de catalogus
8. Beschrijf het proces waarin producten vervangen worden door andere producten. Gelieve rekening te
houden met het feit dat wijzigingen in de catalogus altijd moeten goedgekeurd worden door de klant
alvorens het nieuwe product mag geleverd worden.
Kwaliteitscontrole
9. Geef aan welke kwaliteitscertificaten uw bedrijf heeft, eventueel aangevuld met supplier awards die
gewonnen werden.
Continue verbeteringen
10. Wij verwachten van potentiele leveranciers dat jaarlijks initiatieven genomen worden om kosten te
reduceren door het identificeren van opportuniteiten die voor alle partijen geld opbrengen. Gelieve
Blz. 44
hieronder te bevestigen dat u dergelijke projecten zal identificeren, aanbrengen en desgevallend
implementeren.
11. Gelieve hieronder drie (3) voorbeelden te noemen van verbeteringsprojecten die u heeft ingevoerd bij
bestaande klanten.
Informatie
12. Bevestig dat u voor alle leden van deze groepsaankoop eenduidige informatie zult geven wat betreft:
Producten en productnummers
Prijzen
Rapportering
Prijsmechanisme
13. Beschrijf de relatie van uw bedrijf met de producent. Geef aan bij welke producenten u momenteel
bestelt, of u een contract heeft getekend heeft met deze producenten, of de prijzen vast zijn en zo ja,
voor welke periode. Graag een beschrijving van alle condities die invloed hebben op de prijzen die u zal
aanbieden.
14. N-PAC wenst fluctuaties in prijzen tot een minimum te beperken. Graag willen we van u weten welk
advies u geeft om de eventuele volatiliteit van de prijzen op te vangen. Gelieve hierbij relevante
ervaringen en voorbeelden van uw klanten te willen delen.
15. Aangezien N-PAC lange termijn relaties met de leveranciers vooropstelt, hadden we graag van u
vernomen welk prijsmechanisme van toepassing zal zijn eens de initiële periode van 12 maanden
afgelopen zal zijn.
6.
Service Verwachtingen
N-PAC zoekt betrouwbare, financieel stabiele leveranciers die aan de service level verwachtingen van de
leden van de groepsaankoop kunnen beantwoorden. Gelieve hieronder de minimale verwachtingen te
vinden waaraan u moet kunnen voldoen.
Leveringen
Blz. 45
Voor alle bestellingen geplaatst op dag x wordt verwacht dat de leverancier de goederen uiterlijk kan
leveren op dag x+5.
16. Gelieve hieronder te willen noteren welke kosten gepaard gaan met dringende leveringen (gevraagde
levertermijn korter dan deze hierboven vermeld) en onder welke voorwaarden u dergelijke dringende
leveringen kunt uitvoeren.
17. Indien er een meerkost gepaard gaat met de desktop aflevering en installatie van het product, gelieve
het bedrag hiervoor hieronder te willen noteren .
18. Indien er een minimum bestelbedrag van toepassing is voor DDP leveringen, gelieve het bedrag
hiervoor hieronder te willen noteren .
Volume Kortingen
Zoals reeds eerder in dit document vermeld, zullen de volumes van nieuwe leden van deze groepsaankoop
toegevoegd worden aan de bestaande volumes. Deze additionele volumes kunnen een significante impact
hebben op de omzet. We verwachten dat de korting gelinkt aan de desbetreffende omzet elk kwartaal zal
worden gestort aan N-PAC.
19. Gelieve de tabel hieronder te willen gebruiken om een staffel kortingen op te geven.
Jaarlijkse omzetvolume
Korting
€100k  €150k
___%
€150k  €200k
__%
€200k  €250k
___%
€250k  €300k
___%
€300k  €350k
___%
€350k+
___%
Betalingstermijn
Bij het berekenen van de prijzen voor deze RFP, gelieve rekening te willen houden met een betalingstermijn
van 60 dagen net na ontvangst van factuur.
20. Gelieve hieronder te willen noteren welke korting u geeft voor contante betaling van de facturen.
Blz. 46
Catalogus
De leveranciers wordt gevraagd om een catalogus op te maken met alle producten en hun beste prijzen
voor alle leden van de groepsaankoop. Desgevallend moet deze ook gemaakt kunnen worden op
bedrijfsniveau (elk lid van de groepsaankoop afzonderlijk) met een beperktere catalogus. Deze catalogus
moet beschikbaar zijn op een elektronische manier.
21. Gelieve te willen bevestigen dat u een beperktere catalogus kunt opmaken voor deze leden van de
groepsaankoop die hiervoor kiezen.
7.
Rapportering
Van de leverancier wordt verwacht dat deze op periodieke wijze rapporten kan genereren en verdelen
waarin voor alle leden van de groepsaankoop de cijfers worden gepubliceerd op maandelijkse en jaarlijkse
basis. Leveranciers worden verwacht deze rapporten aan te leveren op 3 niveaus. Het eerste niveau is een
rapport op het hoogste geconsolideerd niveau, waarin de cijfers voor alle leden van de groepsaankoop
samengenomen worden. Het tweede niveau is op het niveau van elk lid van de groepsaankoop. Ten laatste
is het derde niveau een rapport op het niveau van divisie / kostencentrum van elk lid van de
groepsaankoop.
Van de leverancier wordt tevens verwacht dat deze op regelmatige basis bereid is om deze rapportering te
bespreken met de leden van de groepsaankoop. Tijdens deze bespreking zal ook de leverperformantie
besproken worden. De performantie van de leverancier zal gemeten worden op basis van de volgende
topics:



Complete leveringen binnen de afgesproken termijn
Afkeur / Teruggestuurde artikelen
Verloop van het order- tot betalingsproces
22. Gelieve te willen bevestigen dat u een dergelijke rapportering kunt genereren
8.
Facturering
Van de leverancier wordt verwacht dat indien nodig een factuur zal kunnen worden opgemaakt tot op het
niveau van kostencentrum. Facturen zullen op een elektronische manier ter beschikking worden gesteld.
23. Gelieve te willen bevestigen dat u eventuele vragen met betrekking tot facturatie binnen de 24u kunt
beantwoorden.
24. Gelieve hieronder te willen bevestigen dat u detailfacturatie kunt opmaken op niveau van
kostencentrum en dit op een wekelijkse en/of maandelijkse basis.
Blz. 47
9.
Demand Management
De leden van de groepsaankoop gaan ervan uit dat de leverancier het bestelproces op een dergelijke wijze
kan inrichten dat de bestellers enkel die artikelen kunnen bestellen die in de catalogus zijn opgenomen en
dat in het proces de nodige financiële goedkeuringen zijn ingebouwd. De leverancier zal de leden van de
groepsaankoop rapporteren wanneer er buiten de catalogus om wordt ingekocht en/of wanneer het
goedkeuringsproces omzeild wordt.
25. Gelieve hieronder te willen bevestigen dat u een ‘demand management programma’ kunt opstarten
waarbij orders die niet conform de procedure van de leden van de groepsaankoop worden geplaatst
kunnen worden geblokkeerd.
10.
Account Support
N-PAC verwacht dat de leverancier voor de leden van de groepsaankoop één of meerdere ervaren account
manager(s) aanduidt, die als contactpersoon voor dit dossier optreden. Deze zal/zullen alle problemen met
betrekking tot bestellingen, producten, facturen, processen, … op een snelle en adequate manier oplossen.
26. Beschrijf uw voorstel van account support, inclusief de rollen, verantwoordelijkheden, geografische
spreiding, zowel in de implementatie fase (van nieuwe deelnemers) als in de dagelijkse ondersteuning
na implementatie
27. Gelieve hieronder uw proces voor het meten van klantentevredenheid te willen beschrijven. Houdt u
momenteel dergelijke metingen voor uw klanten? Zo ja, gelieve een voorbeeld van een dergelijk
onderzoek bij te voegen en het percentage van de ingestuurde antwoorden mee te delen.
28. Beschrijf uw bedrijfsproces om artikelen in de catalogus te herzien.
11.
Voorraadbeheer
29. Is uw bedrijf bereid om artikelen bij de leden van de groepsaankoop op voorraad te leggen en deze pas
te factureren op het moment van gebruik? Indien hiervoor een meerkost gerekend wordt, gelieve deze
samen met het proces van herbevoorrading in een dergelijke omgeving hieronder te noteren.
12.
Elektronische bestellingen/facturatie
30. Elektronische catalogi, bestellingen en facturen zijn noodzakelijk voor de leden van de groepsaankoop.
Indien u mogelijke problemen voorziet in de implementatie van een elektronisch proces, gelieve deze
hieronder te willen vermelden.
Blz. 48
31. Gelieve hieronder uw EDI standaard te willen noteren.
13.
Open Boek Politiek
De te contracteren leverancier(s) zal desgevallend worden gevraagde om alle noodzakelijke financiële
informatie te willen sturen die nodig is om de prijzen die door de leverancier(s) worden aangeboden te
kunnen evalueren.
14.
EVALUATIE VAN DE PRIJZEN
Aan de leveranciers wordt gevraagd een zeer competitieve prijs aan te bieden. Om een concurrentiele prijs
aan te bieden dient u rekening te houden met de volgende aspecten:




Competitieve prijzen zijn uitermate belangrijk – In dit dossier zijn door N-PAC significante
besparingen voor alle leden van de groepsaankoop vooropgesteld. Alle creatieve ideeën om uw
aanbieding te versterken zijn nodig om ervoor te zorgen dat uw bedrijf zal gecontracteerd worden.
Wellicht zullen substituut producten (alternatieven voor de artikelen en merken die momenteel besteld
worden) hierin een doorslaggevende rol gaan spelen.
Ga bij uw prijszetting ervan uit dat u een aanbieding maakt voor 100% van het volume –
Uw aanbieding moet gebaseerd zijn op leveringen aan alle leden van de groepsaankoop.
De volledigheid van de aanbieding – Indien u wilt aanbieden voor een (sub)categorie is het
belangrijk dat u voor alle producten in die categorie aan aanbieding (voor een alternatief artikel) kunt
maken.
Minimum service vereisten – Bij de analyse van de offertes zal niet enkel gekeken worden naar de
prijzen maar zal ook uw score op de service eisen worden meegenomen. Meer nog, indien uw bedrijf
niet in staat is om een antwoord te geven op 1 of meerdere service eisen, dan zullen uw prijzen niet
meegenomen worden in de prijsvergelijking.
32. De inschrijver kan zijn offerte aanvullen met prijskortingen die hij toestaat wanneer grotere
hoeveelheden in 1 order worden besteld en geleverd (palletkortingen). Gelieve hieronder te beschrijven
welke kortingen van toepassing zijn en vanaf welke hoeveelheden.
Blz. 49
IV.9 BIJLAGE I: veiligheidsinformatiebladen
Veiligheidsinformatiebladen voor producten met gevaarlijke eigenschappen
Deze documenten dienen bij uw offerte te worden gevoegd en te worden geïdentificeerd met ‘Bijlage J’ en
het tabblad zowel als lijnnummer van de inventaris.
Blz. 50