Bestek - financien.belgium.be

Bestek:
Vereenvoudigde
onderhandelingsprocedure
met
bekendmaking voor het onderhoud van de omslagscanners
voor de scanningcentra te Gent en Namen.
Bestek nr.:S&L/DA/2016/070
Zitting voor de opening van de offertes:12 mei 2016 om 14.30 uur
1
INHOUDSOPGAVE
A. ALGEMENE BEPALINGEN. .................................................................................. 4
1. Voorwerp en aard van de opdracht ..................................................................... 4
2. Looptijd van het contract...................................................................................... 5
3. Aanbestedende overheid – Bijkomende informatie ............................................. 5
4. Documenten van toepassing op de opdracht ...................................................... 5
4.1. Wetgeving. ................................................................................................... 5
4.2. Documenten betreffende de opdracht. ...................................................... 5
5. Onverenigbaarheden – belangenvermenging. ..................................................... 6
5.1. Onverenigbaarheden ................................................................................... 6
5.2. Belangenvermenging .................................................................................. 6
6. Offertes. ............................................................................................................... 6
6.1. In de offerte te vermelden gegevens.......................................................... 6
6.2. Geldigheidsduur van de offerte. ................................................................. 7
7. Prijs...................................................................................................................... 7
B. GUNNING .............................................................................................................. 8
B.1. Recht en wijze van indiening en opening van de offertes................................. 8
B.1.1. Recht en wijze van indiening van offertes ............................................. 8
B.1.1.1. Offertes verstuurd via elektronische middelen .................................. 8
B.1.1.2. Offertes die niet via elektronische middelen worden ingediend....... 9
B.1.2. Opening van offertes ............................................................................. 10
B.2. Toegangsrecht - selectie - regelmatigheid - gunningscriteria ......................... 10
B.2.1. Toegangsrecht en kwalitatieve selectie ............................................... 10
B0,2.10,1. Toegangsrecht ................................................................................ 10
B.2.1.2.Kwalitatieve selectie ............................................................................ 14
B.2.2. Regelmatigheid van de offertes ............................................................ 15
B.2.3. Gunningscriteria .................................................................................... 15
4.3.1. Lijst van de gunningscriteria. .................................................................... 15
C. UITVOERING....................................................................................................... 17
C.1. Leidende dienst - leidend ambtenaar. ............................................................ 17
C.2. Borgtocht........................................................................................................ 17
C.2.1. Vestiging van de borgtocht ................................................................... 17
C.2.2. Vrijgave van de borgtocht ..................................................................... 18
C.3. Aansprakelijkheid van de opdrachtnemer ...................................................... 18
C.4. Uitvoering van de diensten ............................................................................. 19
C.4.1. Uitvoeringsvoorwaarde ......................................................................... 19
C.4.2. Plaats waar de diensten moeten worden uitgevoerd en formaliteiten
........................................................................................................................... 19
C.5. Nazicht en oplevering van de uitgevoerde diensten ....................................... 19
C.5.1. Oplevering van de uitgevoerde diensten .................................................. 19
C.5.2. Voorlopige en definitieve opleveringen .................................................... 20
C.6. Prijsherziening ............................................................................................... 20
C.7. Facturatie ....................................................................................................... 20
C.8. Bijzondere verbintenissen voor de dienstverlener .......................................... 21
C.9. Geschillen ...................................................................................................... 21
C.10. Boetes en sancties ....................................................................................... 21
C.10.1. Boetes ................................................................................................... 22
2
D. TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN ...................................................................... 23
E. BIJLAGEN. ........................................................................................................... 27
Bijlage 1: OFFERTEFORMULIER ............................................................................ 28
3
FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN
Stafdienst Logistiek
Afdeling Aankopen
North Galaxy - Toren B – 4e verdieping
Koning Albert II-laan 33, bus 961
1030 BRUSSEL
BESTEK nr.S&L/DA/2016/070
VEREENVOUDIGDE ONDERHANDELINGSPROCEDURE MET BEKENDMAKING VOOR HET
ONDERHOUD VAN DE OMSLAGSCANNERS VOOR DE SCANNINGCENTRA TE GENT EN
NAMEN.
A. ALGEMENE BEPALINGEN.
BELANGRIJK
In toepassing van artikel 9, paragraaf 4, van het KB van 14 januari 2013 tot bepaling van de
algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies van
openbare werken wordt de aandacht van de inschrijvers gevestigd op het feit dat in dit
bestek afgeweken wordt van artikel:
- 154 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 betreffende de vertragingsboetes;
- 25 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 betreffende de borgtcht
1. Voorwerp en aard van de opdracht
De onderhavige opdracht betreft het onderhoud van twee (2) omslagscanners voor de
scanningcentra te Gent en Namen.De twee scanners zijn van het volgende merk en
type:JETVision Platinum, een product van Böwe Bell+Howell.Er wordt op gewezen dat alle
prestaties zullen worden uitgevoerd in de periode tussen mei en september.
Deze opdracht omvat één enkel perceel.
Het betreft een opdracht voor diensten.
Er wordt gekozen voor de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking op
basis van artikel 26, § 2, 1° d) van de wet van 15 juni 2006 betreffende de
overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor werken, leveringen en diensten en artikel
2, § 1, 3° van het KB van 15 juli 2011 betreffende de plaatsing van overheidsopdrachten in
de klassieke sectoren.Deze artikelen bepalen dat er een vereenvoudigde
onderhandelingsprocedure met bekendmaking mag worden gebruikt wanneer het bedrag
van de opdracht voor diensten, zonder belasting op de toegevoegde waarde, lager is dan de
door de Koning bepaalde bedragen, die alleszins lager moeten zijn dan de bedragen voor de
Europese bekendmaking.
Dit is een opdracht tegen gemengde prijs (artikel 2, 7° van het koninklijk besluit van 15 juli
2011 betreffende de plaatsing van overheidsopdrachten in de klassieke sectoren).
Varianten zijn niet toegestaan.
4
2. Looptijd van het contract
De opdracht begint op de eerste kalenderdag die volgt op de datum van de kennisgeving van
het sluiten van de opdracht en loopt tot en met 30 september 2020.
Elke partij kan het contract beëindigen op het einde van het eerste jaar, het tweede jaar of
het derde jaar, op voorwaarde dat de kennisgeving aan de andere partij per aangetekende
brief gebeurt:
-
minstens (6) zes maanden vóór het einde van het lopende uitvoeringsjaar indien de
aanbestedende overheid het contract verbreekt;
-
minstens (12) twaalf maanden vóór het einde van het lopende uitvoeringsjaar indien
de opdrachtnemer het contract verbreekt.
In dit geval mag de partij die de opzegging van het contract ondergaat daar geen
schadevergoeding voor eisen.
3. Aanbestedende overheid – Bijkomende informatie
De aanbestedende overheid is de Belgische Staat, vertegenwoordigd door de Minister van
Financiën.
Bijkomende inlichtingen inzake de inhoudelijke aspecten van de opdracht kunnen worden
opgevraagd bij Jocelyn Beghin, [email protected].
4. Documenten van toepassing op de opdracht
4.1. Wetgeving.
- De wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten
voor aanneming van werken, leveringen en diensten;
- Het koninklijk besluit van 15 juli 2011 – koninklijk besluit betreffende de plaatsing van
overheidsopdrachten in de klassieke sectoren;
- Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 - koninklijk besluit tot bepaling van de algemene
uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies van openbare
werken;
- De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen
inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en
diensten;
- Het algemeen reglement voor de arbeidsbescherming (ARAB), de Welzijnswet en de
Codex over het welzijn op het werk;
- Alle wijzigingen in de wet en de voormelde besluiten die van toepassing zijn op de dag
van de opening van de offertes.
4.2. Documenten betreffende de opdracht.
-
Het onderhavige bestek nr.S&L/DA/2016/070 in zijn laatste versie.
De door de aanbestedende overheid goedgekeurde offerte.
5
5. Onverenigbaarheden – belangenvermenging.
5.1. Onverenigbaarheden
De aandacht van de inschrijvers wordt gevestigd op artikel 8 van de wet van 15 juni 2006 en
artikel 64 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 in verband met de onverenigbaarheden.
5.2. Belangenvermenging
In het kader van de strijd tegen belangenvermenging, meer in het bijzonder de
draaideurconstructie (“revolving doors”) zoals bepaald in de wet van 8 mei 2007 houdende
instemming met het Verdrag van de Verenigde Naties tegen corruptie, gedaan te New York
op 31 oktober 2003, onthoudt de inschrijver zich ervan een beroep te doen op een of
meerdere vroegere (interne of externe) medewerkers van de aanbestedende overheid,
binnen twee jaar volgend op zijn/hun ontslag, opruststelling of elk ander vertrek uit de
aanbestedende overheid, op welke wijze ook, rechtstreeks of onrechtstreeks, met het oog op
de voorbereiding en/of de indiening van zijn offerte of een andere tussenkomst in het kader
van de gunningsprocedure, evenals voor de verrichting van bepaalde opdrachten in het
kader van de uitvoering van deze opdracht.
Dit althans voor zover er een direct verband bestaat tussen de vroegere activiteiten van de
betrokken persoon/personen bij de aanbestedende overheid en zijn/hun verrichtingen in het
kader van deze opdracht.
Inbreuken op deze maatregel die tot gevolg hebben dat de normale
mededingingsvoorwaarden vertekend kunnen zijn, worden gesanctioneerd volgens de
bepalingen van artikel 9 van de wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor
werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006, Concreet bestaat deze sanctie,
naargelang het geval, uit hetzij de wering van de offerte of de verbreking van de opdracht.
6. Offertes.
6.1. In de offerte te vermelden gegevens.
De inschrijver wordt ten stelligste aangeraden het offerteformulier te gebruiken dat bij dit
bijzonder bestek is gevoegd.In dit verband wordt de aandacht van de inschrijver gevestigd
op artikel 80 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011, dat bepaalt:“Als bij de
opdrachtdocumenten een formulier is gevoegd voor het opmaken van de offerte en het
invullen van de samenvattende opmeting of inventaris, maakt de inschrijver daarvan
gebruik.Doet hij dit niet, dan draagt hij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige
overeenstemming van de door hem aangewende documenten met het formulier.”
De offerte en de bijlagen bij het offerteformulier worden opgesteld in het Nederlands of in het
Frans.
Door het neerleggen van zijn offerte verzaakt de inschrijver automatisch aan zijn algemene
of bijzondere verkoopsvoorwaarden, ook als deze zouden voorkomen op een of meerdere
bijlagen van zijn offerte.
De inschrijver duidt in zijn offerte duidelijk aan welke informatie vertrouwelijk is en/of
betrekking heeft op technische of commerciële geheimen en dus niet mag bekendgemaakt
worden door de aanbestedende overheid.
De volgende inlichtingen zullen worden vermeld in de offerte:
- de eenheidsprijzen, voluit en in cijfers (exclusief btw);
6
- het bedrag van de btw, of indien er geen btw wordt aangerekend, vermelding van de
wettelijke reden;
- de globale forfaitaire prijs van de offerte in letters en in cijfers (inclusief btw);
- de handtekening van de persoon of de personen, naargelang het geval, die het mandaat
heeft/hebben om de offerte te ondertekenen;
- de hoedanigheid van de persoon of van de personen, naargelang het geval, die de offerte
ondertekent/ondertekenen;
- de datum waarop de persoon of de personen, naargelang het geval, de offerte
heeft/hebben ondertekend;
- het volledige inschrijvingsnummer van de inschrijver bij de Kruispuntbank van
Ondernemingen (voor de Belgische inschrijvers);
- het nummer en de benaming van de rekening die de inschrijver bij de Bank van de Post of
bij een andere financiële instelling geopend heeft;
- de naam, de voornaam, de hoedanigheid of het beroep, de nationaliteit en de woonplaats
van de inschrijver, of, indien het een vennootschap betreft, haar handelsnaam of
benaming, juridische vorm, nationaliteit en maatschappelijke zetel;
- alle vereiste elementen en documenten voor de evaluatie van de offertes.
BELANGRIJK
Voor iedere door een gevolmachtigde ingediende offerte voegt de gevolmachtigde bij zijn
offerte een authentieke of onderhandse akte (of een kopie van die akte), die bewijst dat hij
bevoegd is om de entiteit waarvoor hij inschrijft, te verbinden.De gevolmachtigde kan
eveneens het nummer vermelden van de bijlage bij het Belgisch Staatsblad waarin zijn
volmacht gepubliceerd is.
6.2. Geldigheidsduur van de offerte.
De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van 120
kalenderdagen die ingaat op de dag na de datum van de opening van de offertes.
7. Prijs
Alle in het offerteformulier vermelde prijzen moeten verplicht worden uitgedrukt in EURO.De
aanbestedende overheid houdt enkel rekening met de prijzen opgegeven in het
offerteformulier en de prijsinventaris.
Het betreft een opdracht tegen gemengde prijs.
De dienstverlener wordt geacht in zijn prijs alle mogelijke kosten die op de opdracht wegen
te hebben opgenomen, met uitzondering van de btw.
In toepassing van artikel 21 §2 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 kan de
aanbestedende overheid alle controles op boekhoudkundige stukken uitvoeren, alsook alle
controles ter plaatse, op de juistheid van de in het kader van het prijsonderzoek verstrekte
gegevens.
7
B. GUNNING
B.1.Recht en wijze van indiening en opening van de offertes
B.1.1. Recht en wijze van indiening van offertes
Elke inschrijver mag slechts één offerte indienen per opdracht.Elke deelnemer aan een
combinatie zonder rechtspersoonlijkheid wordt beschouwd als een inschrijver.
In toepassing van artikel 52, § 2, van het KB van 15 juli 2011 staat de aanbestedende
overheid het gebruik van elektronische middelen toe voor het indienen van offertes.
De offertes kunnen bijgevolg op de volgende wijzen worden ingediend:
1)
2)
3)
ofwel elektronisch via de e-tendering applicatie (zie hieronder voor meer
informatie)
ofwel per brief (een aangetekende brief wordt aanbevolen) op te zenden naar de
aanbestedende overheid,
ofwel persoonlijk neer te leggen bij de aanbestedende overheid.
B.1.1.1.Offertes verstuurd via elektronische middelen
Wanneer elektronische middelen worden gebruikt voor de indiening van de offerte moet de
elektronische handtekening conform zijn met de regels van het Europees recht en het
daarmee overeenstemmende nationaal recht inzake geavanceerde elektronische
handtekening met een geldig gekwalificeerd certificaat, waarbij deze handtekening werd
gerealiseerd via een veilig middel voor het aanmaken van een handtekening (artikel 52, § 1,
1° van het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011).
Offertes die via elektronische middelen worden ingediend, kunnen verstuurd worden via de
e-tenderingwebsitehttps://eten.publicprocurement.be/die de naleving waarborgt van de
voorwaarden van artikel 52 van het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011.
Aangezien het versturen van een offerte via e-mail niet aan de voorwaarden van artikel 52
van het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011 voldoet, wordt het niet toegestaan om op deze
wijze een offerte in te dienen.
Indien nodig worden de attesten zoals gevraagd in de opdrachtdocumenten, in pdf-formaat
gescand om bij de offerte te worden gevoegd.Bepaalde bij te voegen documenten die niet of
uiterst moeilijk met elektronische middelen kunnen worden aangemaakt, kunnen op papier
bezorgd worden vóór de uiterste ontvangstdatum.
Door zijn offerte volledig of gedeeltelijk via elektronische middelen in te dienen, aanvaardt de
inschrijver dat de gegevens die voortvloeien uit de werking van het ontvangstsysteem van
zijn offerte worden geregistreerd.
Meer informatie kan worden teruggevonden op de website:http://www.publicprocurement.be
of via het telefoonnummer van de helpdesk van de dienst e-procurement: +32 (0)2 790 52
00.
8
BELANGRIJK
1. Er wordt aanbevolen aan de inschrijver om zich de dag vóór de opening van de
offertes aan te melden teneinde contact te kunnen opnemen met de helpdesk van
e-procurement om eventuele toegangsproblemen tot de
sitehttps://eten.publicprocurement.be/op te lossen.
2.Men moet er rekening mee houden dat de grootte van het bestand dat wordt
ingediend via elektronische weg de 350 Mb niet mag overschrijden.
B.1.1.2.Offertes die niet via elektronische middelen worden ingediend
De offertes die op papier worden ingediend of de offertes die met elektronische middelen
worden opgesteld maar niet via deze middelen worden ingediend, worden in een omslag
gestoken die vervolgens moet worden verzegeld.
De offertes moeten door de inschrijver of diens vertegenwoordiger worden ingediend:
 persoonlijk aan een hierna vermelde ambtenaar van de Afdeling Aankopen;
 per post.
Elke andere wijze van toezending (zoals Taxipost, spoedbestelling enz.) geschiedt onder de
volledige verantwoordelijkheid van de inschrijver.
De offertes worden aanvaard voor zover de zitting voor de opening van de offertes niet
geopend is verklaard.
Laattijdig aangekomen offertes worden echter in aanmerking genomen voor zover:
 de aanbestedende overheid haar beslissing nog niet heeft bekendgemaakt aan de
opdrachtnemer;
 en dat de offerte uiterlijk vier kalenderdagen voorafgaand aan de vastgestelde datum voor
ontvangst van de offertes, bij een ter post aangetekende brief werd ingediend.
De offerte dient te worden ingediend in drie papieren exemplaren, waarvan één
gemarkeerd wordt als “origineel” en één elektronische versie (op cd-rom of USB-stick) in
pdf-formaat.
In geval van afwijkingen tussen de papieren en de elektronische versie zal het originele
exemplaar van de papieren versie als geldig worden beschouwd.
De inschrijver zal overgaan tot een virusscan van de elektronische drager om te voorkomen
dat de informatica-infrastructuur van de FOD Financiën met een virus besmet kan worden.Hij
zal in zijn offerte melding maken van:de gebruikte software voor de virusscan (en de versie
ervan) en de garantie dat de drager werd gecontroleerd en geen virus bevat.
De offerte wordt in een gesloten omslag gestoken met de volgende twee
vermeldingen:
- het nummer van het bestek:S&L/DA/2016/070
de datum en het uur van de zitting voor de opening van de offertes:12 mei 2016 om 14.30
uur.
Deze omslag wordt in een tweede omslag gestoken met de volgende vermeldingen:
- in de linkerbovenhoek:
- het woord:“offerte”;
- het nummer van het bestek:S&L/DA/2016/070;
- indien men de offerte per drager bezorgt, de vermelding van de verantwoordelijke
ambtenaren van de Stafdienst Logistiek, Afdeling Aankopen, met name:
9








AUBRY Céline
BOSMAN Heidi
DEBANDE Michaël
DUPONT Frédéric
OPDECAM Christine
THONON Pierre
VAN OVERWAELLE Wendy
WOUTERS Bart
0257/89634
0257/62865
0257/79775
0257/58156
0257/63482
0257/63743
0257/68347
0257/77524
- op de voorziene plaats:het adres van de bestemmeling.
De offertes moeten worden verzonden naar of worden afgegeven op het volgende adres:
Federale Overheidsdienst Financiën
Stafdienst Logistiek
Afdeling Aankopen
Ter attentie van de heer Frédéric Dupont
NORTH GALAXY – Toren B4
Koning Albert II-laan 33 - Bus 961
1030 Brussel
De inschrijver die zijn offerte per drager indient, dient te weten dat het North Galaxycomplex enkel toegankelijk is via de bezoekersingang op de benedenverdieping, Koning
Albert II-laan 33 te 1030 Brussel en dit enkel tijdens de kantooruren, d.w.z. van 9 tot
11.45 uur en van 14 tot 16 uur.
Indien de offerte per drager afgegeven wordt, zal er bij uitdrukkelijk verzoek, door een van de
verantwoordelijke ambtenaren van de Stafdienst Logistiek, afdeling Aankopen, een
ontvangstbewijs afgeleverd worden.Er wordt op gewezen dat enkel dit ontvangstbewijs als
bewijs voor het indienen van de offerte kan dienen.
De inschrijver is volledig verantwoordelijk voor de verzendingswijze en de inontvangstneming
van zijn offerte binnen de toegestane termijnen.
B.1.2. Opening van offertes
Op 12 mei 2016 om 14.30 uur zal worden overgegaan tot het openen van de offertes
die voor deze opdracht zijn ingediend.De opening van de offertes zal plaatshebben
achter gesloten deuren.
B.2.Toegangsrecht - selectie - regelmatigheid - gunningscriteria
B.2.1. Toegangsrecht en kwalitatieve selectie
De inschrijvers worden getoetst aan de hierna volgende selectiecriteria.
Enkel de offertes van de inschrijvers die voldoen aan de selectiecriteria worden in
aanmerking genomen om deel te nemen aan de toetsing van de offertes aan de
gunningscriteria, voor zover de ingediende offertes formeel en materieel regelmatig zijn.
B2.1.1. Toegangsrecht
Door het indienen van een offerte, verklaart de inschrijver op eer dat hij zich niet bevindt in
één van de uitsluitingsgevallen zoals bedoeld in artikel 20, §1/1 van de wet van 15 juni 2006
en de artikelen 61, § 1, 2, 5° en 6°, 3 en 4 evenals in de artikelen 62 en 63 van het KB van
10
15 juni 2011. De aanbestedende overheid zal de juistheid van deze impliciete verklaring op
erewoord onderzoeken in hoofde van de inschrijver wiens offerte (best and final offer) het
best in aanmerking komt voor de gunning van de opdracht.
Uitsluitingscriterium inzake illegale tewerkstelling
Wordt uitgesloten in elk stadium van de gunningsprocedure van de toegang ertoe, de
kandidaat of de inschrijver voor wie is vastgesteld dat hij als werkgever illegaal verblijvende
onderdanen van derde landen heeft tewerkgesteld in de zin van de wet van 11 februari 2013
tot vaststelling van sancties en maatregelen voor werkgevers van illegaal verblijvende
onderdanen van derde landen.
Deze bepaling geldt op dezelfde manier ten aanzien van de entiteit waarop de kandidaat of
inschrijver een beroep doet, wanneer de draagkracht van die entiteit bepalend is voor de
selectie van de kandidaat of inschrijver, al naargelang het geval.
De uitsluiting van deelname aan overheidsopdrachten geldt voor ten hoogste vijf jaar.
Eerste uitsluitingscriterium
§ 1.De Belgische inschrijver die personeel tewerkstelt dat is onderworpen aan de wet van 27
juni 1969tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de sociale
zekerheid der arbeiders moet in orde zijn met zijn verplichtingen ten overstaan van de
Rijksdienst voor Sociale Zekerheid.Hij wordt geacht in orde te zijn met voormelde
verplichtingen indien blijkt dat hij ten laatste daags vóór de uiterste datum voor de ontvangst
van de offertes:
1°aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid al de vereiste aangiften heeft toegezonden, tot
en met diegene die slaan op het voorlaatste afgelopen kalenderkwartaal voor de ontvangst
van de offertes en
2° op deze aangiften geen verschuldigde bijdragen van meer dan 3.000 euro moet
vereffenen, tenzij hij voor die schuld uitstel van betaling heeft verkregen waarvan hij de
termijnen strikt in acht neemt.
Evenwel, zelfs wanneer de bijdrageschuld groter is dan 3.000 euro, zal de inschrijver in orde
bevonden worden indien hij, alvorens tot de beslissing van gunning van de opdracht wordt
overgegaan, aantoont dat hij, op het einde van het kalenderkwartaal bedoeld in het tweede
lid, op een aanbestedende overheid in de zin van artikel 2, 1°, van de wet van 15 juni 2006 of
op een overheidsbedrijf in de zin van artikel 2, 2°, van de wet van 15 juni 2006, een of meer
schuldvorderingen bezit die zeker, opeisbaar en vrij van elke verbintenis tegenover derden
zijn en waarvan het bedrag op 3.000 euro na, ten minste gelijk is aan de achterstallige
bijdrageschulden.
BELANGRIJK
Er wordt aan herinnerd dat indien de inschrijver of kandidaat een sociale bijdrageschuld
heeft van meer dan 3.000 euro en hij zich kan beroepen op een schuldvordering ten aanzien
van een aanbestedende overheid of een overheidsbedrijf, het voor deze inschrijver of
kandidaat raadzaam is aan te tonen dat hij een dergelijke vordering bezit en dat deze zeker,
opeisbaar en vrij van elke verbintenis tegenover derden is.
Met dit doel voor ogen wordt de inschrijver uitgenodigd om in zijn offerte het bestaan van een
of meer vorderingen mee te delen die door de aanbestedende overheid in rekening gebracht
11
kunnen worden, voor zover deze vorderingen zeker, opeisbaar en vrij van elke verbintenis
tegenover derden zijn.
§ 2.Uiterlijk op de dag voor de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes moet de
buitenlandse inschrijver:
1° in orde zijn met zijn verplichtingen betreffende de betaling van de
socialezekerheidsbijdragen volgens de wetsbepalingen van het land waar hij gevestigd is.
2° in orde zijn met de bepalingen van § 1, indien hij personeel tewerkstelt dat onderworpen is
aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944
betreffende de sociale zekerheid der arbeiders.
§ 3.De aanbestedende overheid kan in welk stadium van de procedure ook, met alle
middelen die zij dienstig acht inlichtingen inwinnen over de stand van betaling van de
bijdragen voor de sociale zekerheid van om het even welke inschrijver.
Tweede uitsluitingscriterium
Overeenkomstig artikel 20 van de wet en artikel 61, § 1 van het Koninklijk Besluit van 15 juli
2011 wordt in elk stadium van de gunningsprocedure uitgesloten van de toegang ertoe, de
inschrijver die bij rechtelijke beslissing die in kracht van gewijsde is gegaan en waarvan de
aanbestedende overheid kennis heeft, veroordeeld is voor:
1° deelname aan een criminele organisatie zoals bedoeld in artikel 324bis van het
Strafwetboek;
2° omkoping als bedoeld in artikel 246 en 250 van het Strafwetboek;
3° fraude als bedoeld in artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de
financiële belangen van de Gemeenschap, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002;
4° witwassen van geld als bedoeld in artikel 5 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming
van het gebruik van het financieel stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van
terrorisme.
Met het oog op de toepassing van deze clausule heeft de aanbestedende overheid het recht
aan de inschrijvers te vragen om de noodzakelijke inlichtingen of documenten voor te
leggen.Indien zij twijfels heeft over de persoonlijke situatie van die inschrijvers, kan zij de
bevoegde binnenlandse of buitenlandse autoriteiten verzoeken om de inlichtingen die ze ter
zake nodig acht.
Derde uitsluitingscriterium
Overeenkomstig artikel 20 van de wet van 15 juni 2006 kan in elk stadium van de
gunningsprocedure worden uitgesloten van de toegang ertoe, de inschrijver die:
1° in staat van faillissement of van vereffening verkeert, die zijn werkzaamheden heeft
gestaakt, die een gerechtelijke reorganisatie ondergaat, of die in een vergelijkbare toestand
verkeert als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in andere nationale
reglementeringen;
2° aangifte heeft gedaan van zijn faillissement, of voor wie een procedure van vereffening
aanhangig is, die een gerechtelijke reorganisatie ondergaat of die het voorwerp is van een
gelijkaardige procedure bestaande in andere nationale reglementeringen.
12
Vierde uitsluitingscriterium
Wordt uitgesloten van deelname aan de overheidsopdracht, de inschrijver die bij rechterlijke
beslissing die in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld is geweest voor een misdrijf dat
zijn professionele integriteit aantast.
Met het oog op de toepassing van deze clausule heeft de aanbestedende overheid het recht
om de inschrijver wiens offerte het best geklasseerd is, te vragen om de noodzakelijke
inlichtingen of documenten te verstrekken.Indien zij twijfels heeft over de persoonlijke situatie
van die inschrijver, kan zij de bevoegde binnenlandse of buitenlandse autoriteiten verzoeken
om de inlichtingen die ze ter zake nodig acht.
Vijfde uitsluitingscriterium
De inschrijver mag niet, bij zijn beroepsuitoefening, een ernstige fout hebben begaan,
vastgesteld op elke grond die de aanbestedende overheid kan rechtvaardigen maken.
Bovendien verbindt de inschrijver zich er, met de ondertekening van zijn offerte, toe om de
normen na te leven die zijn vastgesteld in de basisverdragen van de Internationale
Arbeidsorganisatie (IAO) en in het bijzonder:
1° het verbod op dwangarbeid (verdrag nr.29 betreffende de gedwongen of verplichte arbeid,
1930 en verdrag nr.105 betreffende de afschaffing van de gedwongen arbeid, 1957);
2° het recht op vakbondsvrijheid (verdrag nr.87 over vakbondsvrijheid en de bescherming
van het vakbondsrecht, 1948)
3° het recht op organisatie en collectief overleg (verdrag nr.98 betreffende het recht op
organisatie en collectief overleg, 1949)
4° het verbod op discriminatie inzake tewerkstelling en verloning (verdrag nr.100 betreffende
de gelijke verloning, 1951 en verdrag nr.111 betreffende discriminatie (beroep en
beroepsuitoefening), 1958);
5° de minimumleeftijd voor kinderarbeid (verdrag nr.138 betreffende de minimumleeftijd,
1973), alsook het verbod op de ergste vormen van kinderarbeid (verdrag nr.182 over de
ergste vormen van kinderarbeid, 1999).
Het niet naleven van de hierboven vermelde verdragen zal dus worden beschouwd als een
ernstige fout bij de beroepsuitoefening in de zin van artikel 61, § 2, 4° van het KB van 15 juli
2011. De bovenvermelde bepalingen zijn van toepassing ongeacht de andere bepalingen
opgenomen in het artikel 61 van het voornoemde besluit.
Zesde uitsluitingscriterium
De inschrijver moet in orde zijn met de betaling van zijn belastingen en taksen volgens de
Belgische wetgeving of die van het land waar hij gevestigd is, overeenkomstig de bepalingen
van artikel 63 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011.
De kandidaat of de inschrijver is in orde met de bovenvermelde in België van toepassing
zijnde verplichtingen indien hij voor het geheel van zijn bijdragen geen schuld van meer dan
3.000 euro heeft, tenzij hij voor die schuld betalingstermijnen heeft gekregen die hij strikt
naleeft.
Evenwel, zelfs wanneer de beroepsmatige fiscale schuld groter is dan 3.000 euro, zal de
inschrijver in orde bevonden worden indien hij, alvorens de beslissing over de selectie van
13
de kandidaten of de gunning van de opdracht wordt genomen, aantoont dat hij, op het einde
van de fiscale periode bedoeld in het eerste lid, op een aanbestedende overheid in de zin
van artikel 2, 1° van de wet of op een overheidsbedrijf in de zin van artikel 2, 2° van de wet,
één of meer schuldvorderingen bezit die zeker, opeisbaar en vrij van elke verbintenis
tegenover derden zijn en waarvan het bedrag op 3.000 euro na, ten minste gelijk is aan de
achterstallige betaling van zijn beroepsmatige fiscale schulden.
Voor de Belgische inschrijver of de Belgische kandidaat zal de aanbestedende overheid met
kosteloze toegang tot het attest van de FOD Financiën, zelf overgaan tot de controle van de
toestand van alle inschrijvers binnen 48 uur na de openingszitting van de offertes.
BELANGRIJK
Er wordt aan herinnerd dat indien de inschrijver of kandidaat een beroepsmatige fiscale
schuld heeft van meer dan 3.000 euro en hij zich kan beroepen op een schuldvordering ten
aanzien van een aanbestedende overheid of een overheidsbedrijf, het voor deze inschrijver
of kandidaat raadzaam is aan te tonen dat hij een dergelijke vordering bezit en dat deze
zeker, opeisbaar en vrij van elke verbintenis tegenover derden is.
Met dit doel voor ogen wordt de inschrijver uitgenodigd om in zijn offerte het bestaan van een
of meer vorderingen mee te delen die door de aanbestedende overheid in rekening gebracht
kunnen worden, voor zover deze vorderingen zeker, opeisbaar en vrij van elke verbintenis
tegenover derden zijn.
Opdat de buitenlandse inschrijver of de buitenlandse kandidaat als in orde wordt beschouwd,
voegt hij bij zijn aanvraag tot deelname of zijn offerte, naargelang het geval, een attest
waaruit blijkt dat hij in orde is met de betaling van zijn bijdragen volgens de wettelijke
bepalingen van het land waar hij gevestigd is. ontvangstdatum van de aanvragen tot
deelname of van de offertes, naargelang het geval.
Zevende uitsluitingscriterium
Wordt uitgesloten van deelname aan de overheidsopdracht, de inschrijver die zich in ernstige
mate heeft schuldig gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van
inlichtingen, opeisbaar bij toepassing van dit hoofdstuk, of die deze inlichtingen niet heeft
verstrekt.
BELANGRIJK
Niet-naleving van de milieu- en sociale wetgeving, die het voorwerp is geweest van een
definitief vonnis of een beslissing met een gelijkwaardig effect, kan beschouwd worden als
een overtreding met betrekking tot het professionele gedrag van de betrokken economische
operator, of een ernstig vergrijp dat het mogelijk maakt de betrokken partij uit te sluiten van
de mededinging voor het contract.
Ref.:art. 53 van Richtlijn 2004/17/EG en art. 45 van Richtlijn 2004/18/EG
B.2.1.2.Kwalitatieve selectie
Selectiecriteria met betrekking tot de technische bekwaamheid van de inschrijver (artikel
72,7° van het koninklijk besluit van 15 juli 2011)
14
De inschrijver dient bij zijn offerte een verklaring te voegen met vermelding dat de jaarlijkse
gemiddelde personeelsbezetting van de aannemer gedurende de afgelopen 3 jaar minstens
uit 10 personen bestond.
B.2.2. Regelmatigheid van de offertes
In een eerste fase worden de door de geselecteerde inschrijvers ingediende offertes
onderzocht op het vlak van hun regelmatigheid.Onregelmatige offertes zullen verworpen
worden.
Nadien volgt de fase van de onderhandelingen.Ingevolge deze onderhandelingen kunnen de
inschrijvers een Best And Final Offer (BAFO) indienen.
De BAFO’s van de inschrijvers die bij de onderhandelingen werden betrokken, zullen worden
onderzocht op het vlak van hun regelmatigheid.Substantieel onregelmatige BAFO’s zullen
worden geweerd.
Enkel regelmatige BAFO’s komen in aanmerking om te worden getoetst aan de
gunningscriteria.
B.2.3. Gunningscriteria
Voor de keuze van de economisch meest interessante offerte worden de regelmatige
offertes van de geselecteerde inschrijvers aan een aantal gunningscriteria getoetst.
Deze criteria zullen gewogen worden teneinde tot een eindklassement te komen.
4.3.1. Lijst van de gunningscriteria.
1. De prijs (/70)
2. De interventietermijn (/30)
1. De prijs (/70)
Wat het gunningscriterium “prijs” betreft, zullen de offertes worden geëvalueerd op basis van
de door de inschrijvers in hun prijsinventaris meegedeelde prijzen (bijlage 2).
De voor het criterium “prijs” toegekende punten zullen worden berekend op basis van de
volgende formule:
Px = Pv + (12 x Pc)
Waarbij
Px de prijs inclusief BTW is voor een prestatie van een jaar
Pv de prijs inclusief BTW is voor het jaarlijkse preventief onderhoud
Pc de prijs inclusief BTW is voor een uur correctief onderhoud
P = 70 X Pm
Po
Waarbij:
P het aantal punten is dat wordt toegekend aan de inschrijver voor het criterium “Prijs“;
15
Pm de laagste maandelijkse prijs incl. btw is die is voorgesteld door een inschrijver in een
regelmatige offerte;
Po de maandelijkse prijs incl. btw is die is voorgesteld door een inschrijver wiens offerte
wordt geëvalueerd.
Het aantal behaalde punten wordt afgerond op twee decimalen.
2. De interventietermijn (/30)
Onder interventietermijn wordt verstaan:de maximumtermijn tussen de interventieaanvraag
van de aanbestedende overheid, gedaan vóór 13.00 uur, en de uitvoering van het nodige
onderhoud en de nodige herstellingen door de opdrachtnemer.
De inschrijver vermeldt in zijn offerteformulier de interventietermijn in minuten. Opgelet, de
indiener mag slechts één termijn opgeven die van toepassing is voor de twee sites.
Voor dit criterium worden de punten als volgt toegekend:
- Als Di < 60 minuten, dan Dn = 30;
- Als Di > 60 minuten en <120 minuten, dan Dn = 20;
- Als Di > 120 minuten en < 180 minuten, dan Dn = 10;
- Als Di > 180 minuten en < 240 minuten, dan Dn = 0;
- Als Di > 240 minuten, dan is de offerte onregelmatig omdat ze afwijkt van een technisch
voorschrift.
Waarbij
Di = de interventietermijn uitgedrukt in minuten.Deze termijn begint te lopen vanaf de
verzending van de aanvraag door de aanbestedende overheid.
Dn = het aantal punten dat de inschrijver krijgt voor dit gunningscriterium.
16
C. UITVOERING
C.1.Leidende dienst - leidend ambtenaar.
De leidende dienst is de aanbestedende overheid.Enkel de aanbestedende overheid is
bevoegd voor de controle en het toezicht op de opdracht.
De leidende ambtenaar (die een ambtenaar van de aanbestedende overheid zal zijn) wordt
aangeduid in de kennisgeving van de gunning van de opdracht.De grenzen van zijn
bevoegdheden worden erin vermeld.
De leidende ambtenaar kan een deel van zijn bevoegdheden delegeren.
C.2.Borgtocht.
In toepassing van artikel 9, paragraaf 4 van het KB van 14 januari 2013, wordt de aandacht
van de inschrijvers gevestigd op het feit dat, in dit bestek, werd afgeweken van artikel 25 van
het KB van 14 januari 2013 betreffende de borgtocht en meer bepaald voor wat betreft de
aanpassing van het bedrag van de borgtocht op basis van een forfaitair bedrag wegens het
meerjaarlijkse karakter van de opdracht, wegens de mogelijkheid om elk jaar de opdracht te
beëindigen, wegens de recurrente aard van de prestaties en wegens de abnormale
meerkosten die de opdrachtnemer zou moeten dragen indien het in aanmerking te nemen
bedrag het globale bedrag van de opdracht zou zijn, berekend voor de aanvankelijk
voorziene duur van vier jaar.
De borgtocht van de opdracht wordt vastgesteld op 1.500 euro.
C.2.1. Vestiging van de borgtocht
Overeenkomstig de wets- en reglementsbepalingen kan de borgtocht hetzij in speciën of
publieke fondsen, hetzij onder de vorm van een gezamenlijke borgtochtstelling worden
gesteld.
De borgtocht kan eveneens worden gesteld via een waarborg toegestaan door een
kredietinstelling die voldoet aan de voorschriften van de wetgeving op het statuut van en het
toezicht op de kredietinstellingen of door een verzekeringsonderneming die voldoet aan de
voorschriften van de wetgeving betreffende de controle der verzekeringsondernemingen en
die toegelaten is tot tak 15 (borgtocht).
De dienstverlener moet, binnen de dertig kalenderdagen volgend op de dag van het sluiten
van de opdracht, het bewijs leveren dat hij of een derde de borgtocht op een van de
volgende wijzen heeft gesteld:
1
wanneer de borgtocht in speciën wordt gesteld, door storting van het bedrag op het
bpost bankrekeningnummer van de Deposito- en Consignatiekas [bpost
bankrekeningnummer BE58 6792 0040 9979 (IBAN) PCHQBEBB (BIC)] of van een
openbare instelling die een functie vervult die gelijkaardig is met die van genoemde
Kas, hierna genoemd openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;
2
wanneer de borgtocht uit publieke fondsen bestaat, door neerlegging van deze voor
rekening van de Deposito- en Consignatiekas in handen van de Rijkskassier op de
zetel van de Nationale Bank te Brussel of bij een van de provinciale agentschappen
of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;
3
wanneer de borgtocht gedekt wordt door een gezamenlijke borgtochtmaatschappij,
door neerlegging via een instelling die deze activiteit wettelijk uitoefent, van een akte
17
van solidaire borg bij de Deposito- en Consignatiekas of bij een openbare instelling
die een gelijkaardige functie vervult;
4
wanneer de borgtocht gesteld wordt door middel van een waarborg, door de
verbintenisakte van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming.
Dit bewijs wordt geleverd, naargelang het geval, door overlegging aan de aanbestedende
overheid van:
1
hetzij het ontvangstbewijs van de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare
instelling die een gelijkaardige functie vervult;
2
hetzij het debetbericht van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming;
3
hetzij het depositoattest van de Rijkskassier of van een openbare instelling die een
gelijkaardige functie vervult;
4
hetzij de originele akte van solidaire borg, geviseerd door de Deposito- en
Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;
5
hetzij het origineel van de verbintenisakte opgemaakt door de kredietinstelling of de
verzekeringsonderneming die een waarborg heeft toegestaan.
Deze documenten, ondertekend door de deponent, vermelden waarvoor de borgtocht werd
gesteld en de precieze bestemming, bestaande uit de beknopte gegevens betreffende de
opdracht en verwijzing naar de opdrachtdocumenten, alsmede de naam, voornamen en
volledig adres van de opdrachtnemer en eventueel deze van de derde die voor rekening van
de opdrachtnemer het deposito heeft verricht, met de vermelding “geldschieter” of
“gemachtigde”, naargelang het geval.
De hierboven vermelde termijn van dertig kalenderdagen wordt opgeschort tijdens de
sluitingsperiode van de onderneming van de dienstverlener voor de betaalde jaarlijkse
vakantiedagen en de inhaalrustdagen die op reglementaire wijze of in een algemeen
bindende verklaarde collectieve arbeidsovereenkomst werden bepaald.
Het bewijs van de borgstelling moet worden verstuurd naar het volgende adres:
Federale Overheidsdienst FINANCIËN
De Stafdienst Budget en Beheerscontrole
Afdeling Vastleggingen
Koning Albert II-laan 33 – bus 781 – NOGA B22
1030 Brussel
C.2.2. Vrijgave van de borgtocht
De borgtocht wordt in één keer vrijgegeven na de definitieve oplevering.
C.3.Aansprakelijkheid van de opdrachtnemer
De opdrachtnemer draagt de volle verantwoordelijkheid voor de fouten en nalatigheden die
in de verleende diensten voorkomen.
18
De dienstverlener vrijwaart de aanbestedende overheid bovendien tegen elke
schadevergoeding die deze aan derden verschuldigd is op grond van vertraging in de
uitvoering van de diensten of het in gebreke blijven van de dienstverlener.
C.4.Uitvoering van de diensten
C.4.1. Uitvoeringsvoorwaarde
De inschrijver verbindt zich ertoe om, gedurende de volledige uitvoering van de opdracht, de
8 basisverdragen van de IAO na te leven, in het bijzonder:
1. het verbod op dwangarbeid (verdrag nr.29 betreffende de gedwongen of verplichte arbeid,
1930 en verdrag nr.105 betreffende de afschaffing van de gedwongen arbeid, 1957);
2. het recht op vakbondsvrijheid (verdrag nr.87 over vakbondsvrijheid en de bescherming
van het vakbondsrecht, 1948);
3. het recht op organisatie en collectief overleg (verdrag nr.98 betreffende het recht op
organisatie en collectief overleg, 1949);
4. het verbod op discriminatie inzake tewerkstelling en verloning (verdrag nr.100 betreffende
de gelijke verloning, 1951 en verdrag nr.111 betreffende discriminatie (beroep en
beroepsuitoefening), 1958);
5. de minimumleeftijd voor kinderarbeid (verdrag nr.138 betreffende de minimumleeftijd,
1973), alsook het verbod op de ergste vormen van kinderarbeid (verdrag nr.182 over de
ergste vormen van kinderarbeid, 1999)
Niet-naleving van deze verbintenis wordt op grond van artikel 44, § 1, 1° van het koninklijk
besluit van 14 januari 2013 beschouwd als het niet uitvoeren van de opdracht volgens de
voorschriften bepaald in de opdrachtdocumenten, wat aanleiding zal geven tot het in gebreke
stellen van de opdrachtnemer, en kan, op basis van artikel 47, § 2, 1° van het koninklijk
besluit van 14 januari 2013 aanleiding geven tot de toepassing van ambtshalve maatregelen,
meer bepaald het eenzijdig verbreken van de opdracht.
C.4.2. Plaats waar de diensten moeten worden uitgevoerd en formaliteiten
De diensten worden uitgevoerd op de volgende adressen:

Scanningcentrum in Gent
Gaston Crommenlaan 6
9050 Gent

Scanningcentrum in Namen
Avenue Prince de Liège 133
5100 Namen
C.4.3. Timing van de uitvoering van de diensten
De diensten zullen worden uitgevoerd in de periode tussen mei en september.Buiten deze
periode zullen er geen prestaties worden gevraagd aan de opdrachtnemer.
C.5.Nazicht en oplevering van de uitgevoerde diensten
C.5.1. Oplevering van de uitgevoerde diensten
De diensten zullen tijdens hun uitvoering nauwlettend worden opgevolgd door een of meer
afgevaardigden van de aanbestedende overheid.
19
C.5.2. Voorlopige en definitieve opleveringen
Er wordt een gedeeltelijke voorlopige oplevering voorzien.Deze gedeeltelijke voorlopige
oplevering heeft plaats bij elke prestatie.
Daartoe houdt de opdrachtnemer een register bij, in elk van de centra, waarin alle
opmerkingen omtrent de uitvoering van het contract worden opgetekend.De leidende
ambtenaar of diens afgevaardigde moet dit register bij elke prestatie paragraferen en de
opdrachtnemer moet onmiddellijk de vereiste maatregelen nemen om de vastgestelde
gebreken te verhelpen.
Het register zal ter beschikking van de leidende ambtenaar of diens afgevaardigde worden
gehouden op een door beide partijen overeen te komen plaats.
De aanbestedende overheid beschikt over een termijn van dertig kalenderdagen om de
formaliteiten van de gedeeltelijke voorlopige oplevering te vervullen, het proces-verbaal van
de gebreken op te stellen en daarvan een kopie aan de opdrachtnemer te bezorgen.
In geval van een klacht is artikel 125 van het KB van 14 januari 2013 tot bepaling van de
algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies van
openbare werken van toepassing.
"Ieder bezwaar tegen beslissingen inzake opleveringen vanwege de aanbestedende
overheid wordt ingediend bij ter post aangetekende brief uiterlijk de vijftiende dag na de dag
van verzending van de beslissing.”
Er zal een volledige definitieve oplevering (of weigering van oplevering) plaatsvinden:
- bij het beëindigen van de overheidsopdracht
ofwel
- indien de aanbestedende overheid of de aannemer, gebruik makend van hun
daartoe voorziene recht, voortijdig een einde maken aan de overeenkomst, bij het
verstrijken van de overeengekomen termijn.
Tijdens deze definitieve oplevering zal een proces-verbaal van volledige definitieve
oplevering (of van weigering van oplevering) worden opgesteld.De definitieve oplevering
gebeurt stilzwijgend 30 kalenderdagen na de vervaldag van de opdracht voor zover er geen
hangende klacht(en) is(zijn).
De aanvaarding van de definitieve volledige oplevering geeft aanleiding tot de vrijgave van
de borgtocht.
C.6.Prijsherziening
Voor de onderhavige opdracht is geen prijsherziening mogelijk.
C.7.Facturatie
De facturatie zal gebeuren na de realisatie van de prestaties.
De betaling gebeurt tegen overlegging van facturen (in één exemplaar) die geldig en correct
zijn opgesteld op naam van:
20
Federale Overheidsdienst Financiën
Stafdienst Budget en Beheerscontrole
Centrale Facturatiedienst
Koning Albert II-laan 33 - Bus 788
1030 Brussel
De factuur kan ook in pdf-formaat worden gemaild naar:[email protected].
Op de facturen is de volgende vermelding aangebracht:“Het verschuldigde bedrag moet
worden gestort op rekeningnr. …….. op naam van …….. te ……”.Het bestelbonnummer
(45XXXXXXX) en in voorkomend geval het contractnummer (5XXXXXXX) zullen
systematisch op iedere factuur vermeld worden.
Enkel behoorlijk uitgevoerde diensten mogen gefactureerd worden.
De vereffeningsprocedure verloopt overeenkomstig het Reglement op de Rijkscomptabiliteit.
De betaling van het aan de dienstverlener verschuldigde bedrag vindt plaats binnen de
betalingstermijn van dertig dagen vanaf het verstrijken van de verificatietermijn of te rekenen
vanaf de dag die volgt op de laatste dag van de verificatietermijn indien deze minder is dan
dertig dagen en voor zover de aanbestedende overheid tegelijk over de regelmatig
opgemaakte factuur beschikt alsook over de andere, eventueel vereiste documenten.
De factuur moet worden opgesteld in euro.
C.8.Bijzondere verbintenissen voor de dienstverlener
De dienstverlener en zijn medewerkers zijn gebonden door een discretieplicht met betrekking
tot informatie waarvan zij weet krijgen bij de uitvoering van die opdracht.De informatie kan in
geen geval zonder schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid meegedeeld
worden aan derden.De dienstverlener mag deze opdracht wel opgeven als referentie.
De dienstverlener verbindt er zich toe om, tenzij bij overmacht, de opdracht te laten uitvoeren
door de in de offerte opgegeven personen.De vermelde personen of hun vervangers worden
allen geacht effectief deel te nemen aan de opdracht.De vervangers moeten gekend zijn
door de aanbestedende overheid.
C.9.Geschillen
Alle geschillen betreffende de uitvoering van deze opdracht zullen uitsluitend worden
beslecht door de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement van Brussel.
De voertaal is het Nederlands of het Frans.
De aanbestedende overheid is in geen geval aansprakelijk voor schade aan personen of aan
uitrusting die het rechtstreekse of onrechtstreekse gevolg is van de activiteiten die
noodzakelijk zijn voor de uitvoering van deze opdracht. De dienstverlener vrijwaart de
aanbestedende overheid tegen elke vordering van schadevergoeding door derden in dit
verband.
C.10.Boetes en sancties
21
In toepassing van artikel 9, paragraaf 4, van het KB van 14 januari 2013 wordt de aandacht
van de inschrijvers gevestigd op het feit dat in dit bestek afgeweken werd van artikel 154 van
het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 betreffende de vertragingsboetes omwille van het
belang dat de Federale Overheidsdienst FINANCIËN toekent aan het feit dat de machines
operationneel zijn gedurende de aankomstperiode van de belastingsaangiftes.
C.10.1. Boetes
Voor elke dienst die niet wordt uitgevoerd binnen de door de aanbestedende overheid
opgelegde termijnen wordt per inbreuk op deze termijnen en per kalenderdag vertraging, van
rechtswege een forfaitaire boete toegepast van 100,00 EUR voor niet-uitvoering.
De boetes zijn van rechtswege verschuldigd, zonder formaliteiten of kennisgeving.
C.10.2. Aanrekening van de boetes en sancties
Alle boetes en sancties, alsook het bedrag van de schadegevallen, bijkomende kosten of
uitgaven die voortvloeien uit of zullen voortvloeien uit de toepassing van dienstmaatregelen,
zullen, in de eerste plaats, afgehouden worden van de bedragen, van welke aard ook
(facturen), die aan de dienstverlener verschuldigd zijn, en vervolgens van de borgtocht.
22
D. TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN
De FOD Financiën beschikt over 2 scanners van het type omslagscanner JETVision
Platinum van de firma Böwe Bell+Howell (de ene in het scanningcentrum van Gent en de
andere in het scanningcentrum van Namen), om voornamelijk aangiften in de
personenbelasting te scannen.
Bij de ontvangst van de omslagen en vóór deze geopend worden, leggen deze scanners de
datum van ontvangst en de identificatiegegevens van het document en van de
belastingplichtigen vast.Dit gebeurt door het scannen van de barcode die zichtbaar is door
het venster van de omslag voor terugzending (C5-formaat).De omslagen moeten niet worden
geopend, maar moeten, na scanning van de barcode, op een geordende manier worden
opgevangen om nadien gemakkelijk door de postopeningsmachines in de scanningcentra te
kunnen worden behandeld, zonder dat de operators de omslagen opnieuw moeten
ordenen.Omslagen waarvan de barcode niet kan worden gelezen of herkend, moeten apart
worden afgevoerd.
De toestellen verwerken voor de personenbelasting ongeveer 3.000.000 omslagen, verdeeld
over 2 scanningcentra (56% in Gent en 44% in Namen) binnen een tijdspanne van 3
maanden.
De scanner bestaat uit 4 delen, namelijk de invoermodule A+ (die de omslag verwijdert en de
brieven positioneert zodat ze kunnen worden gescand), de eigenlijke omslagscanner
JETvision platinum (scannen van de codes), het compartiment voor terugzending (voor de
gescande stukken met foutcode) en de afvoerband (voor de correct gescande stukken).Al
deze onderdelen moeten worden onderhouden in het kader van deze opdracht.
De technische fiche Invoermodule A+ heeft standaard een laadcapaciteit van 4.000
bladen in A4-formaat, die op vraag kan worden verhoogd tot een maximale snelheid van
8.000 documenten per uur.Het systeem beschikt over een grote zuigband die ervoor zorgt
dat omslagen van het type C6, C5 en C4 met verschillende diktes (van 0,1 tot 0,6 mm en
maximumgewicht van 250 gram) worden opgenomen.De invoermodule beschikt over
symmetrische laterale schuifmaten.
Technische gegevens
Afmetingen
1.150x1.150x510 mm (HxLxD)
Uitvoeringshoogte
1.090 mm
Geluidsniveau
70DB
De scanner JETVision Platinum heeft een geïntegreerde transportband voor omslagen en
een Art Line-camera (gecombineerd met ledverlichting) en is voorzien van alle vereiste
hardware en software.Het toestel omvat eveneens een opgehangen transportband voor de
omslagen en kan verschillende diktes verwerken, gaande van 0,1 tot 20 mm.
Technische gegevens
Afmetingen
616x749x408 (tot aan de kap)/718(tot
Gewicht
Spanning
Elektriciteitsnet
Stroom
Omgeving
aan de zijkant van het scherm) mm
50 kg
100-240 VAC
50/60Hz 1 Fase
3A
Van 0° tot 60° C en van 40 % tot 60 %
23
Besturing
Lokaal netwerk
Breedte van de
scan
Minimumbreedte
van de omslagen
Maximumbreedte
van de
omslagen
Minimumresolutie
Snelheid
vochtigheid
JETVision X1 5” Touch Display,
embedded WinXP
10/100/1000 Base-TX Ethernet
30,48 cm
C6
304 mm
360 dpi
Maximum 16.000 omslagen per uur
Na het scannen worden de verkeerd gelezen omslagen naar het compartiment voor
terugzending gestuurd.Dit laatste kan C6, C5 en C4 omslagen terugsturen en hoeft niet
geregeld te worden.
Aan het uiteinde van het JETVision-systeem worden de correct gelezen omslagen
gestempeld op een afvoerband (type loopband).De loopband kan rechtstreeks worden
verbonden met het compartiment voor terugzending.Naargelang de dikte van de omslagen
kan de hoeveelheid variëren van 500 tot 2.000 omslagen.
D.1.Te leveren diensten
De onderhavige opdracht omvat de levering van correctief en preventief onderhoud van
zowel de software als de hardware van de voornoemde machines gedurende 4 (vier) jaar.
D.1.1. Het correctieve onderhoud
Onder correctief onderhoud wordt verstaan een interventie die wordt uitgevoerd op een
uitrusting zodra deze gebreken vertoont, en bestaat met name in:

het corrigeren van werkingsfouten of non-conformiteiten van de software;

het voorlopig herstellen van de apparatuur zodat de gewenste functie volledig of
gedeeltelijk gegarandeerd kan worden;

het uitvoeren van een duurzaam herstel waardoor de apparatuur in de oorspronkelijke
staat wordt teruggebracht.
In het verleden betroffen deze interventies onder meer het vervangen van de hendels
(opheffen van de klep), het reinigen van de compressor, het afstellen van de invoerposities,
het smeren en het herstellen van een slecht contact van de frequentieregelaar enz.
De inschrijver moet het nodige onderhoud en de nodige herstellingen (depannage) kunnen
uitvoeren binnen 4 werkuren (verplaatsing inbegrepen) voor oproepen vóór 13.00 uur; de
interventie moet de volgende dag volledig zijn uitgevoerd vóór 13.00 uur voor oproepen na
13.00 uur.
De inschrijver zorgt hiertoe voor een specifieke helpdeskdienst die een telefonische
permanentie verzorgt van 7.30 uur tot 18.00 uur.Er wordt een uniek telefoonnummer
toegekend aan deze dienst en de bijstand wordt naar keuze verleend in het Nederlands of
het Frans.
24
D.1.2. Het preventieve onderhoud
Het correctieve onderhoud bestaat uit een interventie op een uitrusting alvorens deze een
gebrek vertoont, om een panne te voorkomen.
Het preventieve onderhoud wordt jaarlijks georganiseerd en vindt plaats tijdens de werkuren
vóór de jaarlijkse piekperiode (van juni tot september inbegrepen).De aanbestedende
overheid wil dat het preventieve onderhoud plaatsvindt in de maand mei.
Opgelet, gezien gelet op het voorgaande dient men rekening te houden met het feit dat
het preventief onderhoud slechts plaats zal vinden vanaf het jaar 2027.
Het preventieve onderhoud omvat dus onder meer het volgende:
 het verwijderen van vuil, stof en lijmresten;
 het schoonmaken van de kleppen en de reflectoren van de foto-elektrische cellen bij
de ingang en de uitgang;
 het controleren van de openings- en sluitingsmechanismen van de transportinrichting;
 het controleren van de staat van de aandrijfriemen en de aandrijfrollen en het
controleren van deze onderdelen op eventuele slijtage;
 het controleren en schoonmaken van de beeldoppervlakken, de beeldspiegel, de
lensdop en de ledlampen;
 het controleren van de ventilators van de pc;
 het controleren van de vergrendeling van de kleppen.
Indien de controle fouten aan het licht brengt waardoor de goede werking van het toestel niet
meer kan worden gegarandeerd, moet de inschrijver het noodzakelijke doen om deze op te
lossen (vervangen van het defecte deel, smeren, afstellen, kalibreren, ...).
Het uiteindelijke doel van het onderhoud is ervoor te zorgen dat het toestel kan worden
gebruikt voor de doeleinden waarvoor het werd aangekocht.
Het preventieve onderhoud moet er onder meer voor zorgen dat de volgende functionele
vereisten en technische criteria kunnen worden gehandhaafd voor de omslagscanners:
• Het toestel moet in staat zijn om continu te werken tijdens de kantooruren (van 7.30
tot 18.00 uur) en dit gedurende de volledige periode waarbinnen de omslagen
moeten worden behandeld (van juni tot december).
• Het toestel moet altijd voorzien zijn van een lader om de omslagen automatisch in te
laden.De stapelhoogte van de omslagen moet minimum 50 cm bedragen.
• De lading van C5 omslagen in het toestel moet automatisch kunnen gebeuren.
• Het toestel laat handmatige invoering toe van andere documenten of documenten
die niet automatisch kunnen worden ingeladen.
• Het toestel staat minimum de automatische lading toe van omslagen van 0,01 mm
tot 6 mm dikte.
• Het toestel is voorzien van een scanner die de barcode kan lezen door het venster
van de omslag.
25
• De omslagen waarvan de barcodes correct werden gelezen, komen terecht in een
systeem dat de omslagen weghaalt en geordend in dezelfde positie laat staan of
worden opgevangen in bakken of andere recipiënten, steeds geordend in dezelfde
positie.
• De omslagen waarvan de barcodes niet correct werden gelezen, worden apart
verzameld of opgevangen in bakken of andere recipiënten, ook geordend in dezelfde
positie.
• Het toestel moet een lege lader kunnen blijven detecteren en duidelijk maken aan
de operator dat de lader gevuld moet worden.Indien de lader blokkeert moet dit ook
door middel van een signaal duidelijk gemaakt worden aan de operator.
• Werkt de scanner niet naar behoren, dan moet er ook een signaal worden gegeven.
• Het toestel moet eenvoudig in werking kunnen blijven en een optimale ergonomie
bieden aan de operators en moet conform blijven met de wettelijke geluids- en
veiligheidsnormen.Het toestel moet gemakkelijk dagelijks te onderhouden zijn en
gemakkelijk stofvrij te maken zijn.
• Het toestel moet over een systeem beschikken dat beschadiging van de omslagen
voorkomt.
• Het toestel moet ondersteund blijven door een besturingssysteem (monitoring +
statistische gegevens) en moet ingesteld kunnen worden door de beheerder of de
operator bij de installatie (o.a. datum van ontvangst, datum van het scannen,
snelheid, type van omslagen, login van de operators, …).
• De scanprestatie moet ten minste 2.000 omslagen van het formaat C5 per uur
bereiken.
• Het toestel werkt op het gewone elektriciteitsnetwerk:230 VAC, en maximum 10 A.
• Het toestel laat een statistische opvolging toe van de werkzaamheden en van de
kwaliteit van het werk.
• Het toestel levert op het einde een elektronisch bestand met de
scanresultaten:datum van ontvangst, scandatum, nationaal nummer en
aanslagjaar.Het formaat van het bestand moet compatibel blijven met de huidige
gebruikte systemen (CSV, TXT, Excel).De gegevens worden “on the flow” naar een
databank getransfereerd.
OPMERKING:
Het bestek voor deze opdracht mag in geen geval worden beschouwd als een
verbintenis vanwege de FOD FINANCIËN, die zicht het recht voorbehoudt om de
opdracht niet te gunnen.
De Voorzitter van het Directiecomité
Hans D’HONDT
26
E. BIJLAGEN.
1. Offerteformulier
2. Inventaris
27
Bijlage 1:OFFERTEFORMULIER
BIJZONDER BESTEK:S&L/DA/2016/070
Vereenvoudigde Onderhandelingsprocedure Met Bekendmaking Voor Het Onderhoud
Van De Omslagscanners Voor De Scanningcentra Te Gent En Namen.
De firma
(volledige benaming)
met adres:
(straat)
(postcode en gemeente)
(land)
Ingeschreven bij de Kruispuntbank van
de Ondernemingen onder nummer:
en waarvoor de heer/mevrouw (*)
(naam)
(functie)
woonachtig op het adres:
(straat)
(postcode en gemeente)
(land)
als inschrijver of gevolmachtigde optreedt en hieronder ondertekent, verbindt zich tot de
uitvoering, overeenkomstig de voorwaarden en bepalingen van het bestek
nr.S&L/AO/437/2015 van de opdracht tegen de prijzen vermeld in de inventaris in bijlage
bij dit document.
Interventietermijn:
Interventietermijn in minuten
…………………………………………. minuten
De betalingsinstelling van de aanbestedende overheid zal de verschuldigde sommen betalen
door storting of overschrijving op
met als rekeningnr:
IBAN
BIC
28
Er wordt gekozen voor
de
* schrappen wat niet past
Nederlandse/Franse (*)
taal voor de interpretatie van het
contract.
Alle briefwisseling betreffende de uitvoering van de opdracht moet worden gestuurd naar:
Er moet een e-mailadres opgegeven worden opdat de persoon die belast is met de
opdracht gecontacteerd zou kunnen worden (voor de facturatie, de borgtocht, ...).
(straat)
(postcode en gemeente)
(en F-nummer)
(e-mailadres)
Gedaan:
Te
op
2016
De inschrijver of gevolmachtigde:
(naam)
(functie)
(handtekening)
De onderstaande tabel is in te vullen door de aanbestedende overheid:
GOEDGEKEURD
29
Bijlage 2:INVENTARIS
Correctief onderhoud
Preventief onderhoud
Forfaitaire prijzen (excl. btw)
in euro voor een (1) uur
Voluit
In cijfers
________ ______
________ ______
____
Forfaitaire prijzen (incl. btw)
in euro voor een (1) uur
Voluit
In cijfers
_______
_______
_______
_______
__
__
Forfaitaire prijzen (excl. btw)
in euro voor een (1) prestatie
(in de maand mei)
Voluit
In cijfers
________ ______
________ ______
____
Forfaitaire prijzen (incl. btw)
in euro voor een (1)
prestatie (in de maand mei)
Voluit
In cijfers
_______
_______
_______
_______
__
__
30