INSTRUCTIE TOOLKIT Geachte deelnemer aan NVVC Connect, U

INSTRUCTIE TOOLKIT
Geachte deelnemer aan NVVC Connect,
U bevindt zich op het besloten deel van de website van NVVC Connect. Deze website
dient naast informatie ook als toolkit voor de organisatie van NVVC Connect in uw regio.
Op deze manier willen we u zo goed mogelijk faciliteren om het project tot een succes te
maken. Daarbij bieden wij u bouwstenen aan voor regionale publiciteit uit eigen naam
en praktische tools onder andere voor registratie om de organisatie en kwaliteit van
zorg in uw regio in kaart te kunnen brengen.
Organisatie NVVC Connect
De organisatie en inhoud van het project ligt voor een belangrijk deel bij u en uw
maatschap. De NVVC geeft de kaders aan, gebaseerd op de indicatoren van de Inspectie
voor de Gezondheidszorg (IGZ) en ondersteunt met informatie en een toolkit. Het doel is
de organisatie van de cardiologische zorg op regionaal niveau in kaart te brengen en
waar nodig te verbeteren. Daarvoor worden door u regionale afspraken
geïnventariseerd en bekrachtigd, landelijke prestatie-indicatoren geregistreerd en
regionale speerpunten belicht.
Om u te faciliteren hebben wij aan deze toolkit/ website onderdelen toegevoegd voor
onder andere de eigen registratie en voorbeeld flow-charts voor weergave van de
organisatie van zorg bij een acuut hartinfarct. Zo kunt u het project naar eigen wens en
haalbaarheid invullen, met eigen speerpunten met het oog op de kwaliteit van zorg. Het
gaat erom met elkaar, met alle betrokken zorgverleners uit de regio, de focus te leggen
op de organisatie van zorg rondom het acuut hartinfarct. Wat gaat goed en wat kan
beter?
Herkenning van een acuut hartinfarct is van groot belang, letterlijk elke minuut telt. Het
vergroten van het bewustzijn onder de Nederlandse bevolking is daarom een
belangrijke nevendoelstelling van NVVC Connect. Om bekendheid te geven aan het
project NVVC Connect, is het van belang op lokaal en regionaal niveau media-aandacht
te genereren. Omdat deze activiteiten redelijk wat tijd kosten, hebben wij binnen deze
toolkit/ website hiervoor verschillende bouwstenen ontwikkeld, waaronder
persberichten en beeldmateriaal zoals posters en een flyer, voor distributie bij u in de
buurt.
Kortom: van u wordt verwacht:
1) de praktische organisatie en invulling van het project zelf binnen uw ziekenhuis, in
samenwerking met de betrokken zorgverleners uit de regio
2) de regionale promotie en nieuwsvoorziening omtrent het project via de media
Helpdesk
Indien u vragen heeft, is het mogelijk via email vragen te stellen. Hiervoor kunt u
gebruik maken van de helpdesk voor NVVC Connect.
 Voor vragen over de organisatie en praktische aanpak van het project, zoals het
invullen van de formulieren in deze toolkit of het opzetten van een bijeenkomst,
is het mogelijk contact op te nemen via [email protected].
INSTRUCTIE TOOLKIT
 Voor vragen met betrekking tot de regionale promotie en persbenadering is het
mogelijk contact op te nemen via [email protected].
 Voor overige vragen kunt u contact opnemen met de NVVC via [email protected].
Wat moet er precies gedaan worden?
Voor de organisatie van NVVC Connect in uw regio dienen verschillende stappen door u
te worden gezet om te komen tot een succesvol project. Onderstaand worden deze
stappen weergegeven ter illustratie van de organisatie. Daar kan uiteraard door u en uw
maatschap vanaf geweken worden.
Stap
1
Voorbereiding
Praktische organisatie
Persoonlijk benaderen
zorgverleners in de
keten; polshoogte
nemen deelname
Telefonisch benaderen
zorgverleners in de keten (zoals
huisartsen, verwijzers,
ambulancediensten, arbodiensten,
revalidatiecentra en interne
betrokkenen binnen
ziekenhuizen) om polshoogte te
nemen voor deelname aan project.
Bestaande registratie
in kaart brengen in
regio
Alle bestaande relevante gegevens
van betrokken ziekenhuizen in
kaart brengen; hoe staat de
registratie van zorg omtrent acuut
hartinfarct er nu voor? Welke
gegevens zijn beschikbaar en
welke tools kunnen we gebruiken
om de organisatie van zorg beter
inzichtelijk te krijgen? Op deze
website worden beschikbare tools
aangereikt.
Bijeenkomst
organiseren voor
overleg en praktische
aanpak NVVC Connect
in regio
- Datum vaststellen voor
bijeenkomst met alle betrokken
ketenzorgpartners.
- Overleg over speerpunten in
eigen regio; wat gaat goed en wat
kan beter?
- Doelstellingen omschrijven.
- Praktische aanpak NVVC
Connect: taakverdeling, incl.
namen en rugnummers
- Communicatieplan richting
interne en externe doelgroepen
(wie brengen we wanneer en
waarover op de hoogte?)
- Programma opstellen en
sprekers uitnodigen.
- Locatie bespreken (evt. huur
locatie).
- Uitnodigingsbrieven naar alle
relevante en betrokken partijen.
Officiële
startbijeenkomst
organiseren
Benadering publiek en
patiënten via media en
promotiemateriaal
- Posters en flyers in print bestellen
voor alle betrokken partijen via
[email protected].
- Mediaplan opzetten; perslijst
maken van lokale en regionale
media, persbericht rondom start
project, organisatie persbenadering
bepalen (primeur voor bepaald
medium?)
- Persuitnodiging versturen naar
INSTRUCTIE TOOLKIT
2
Start project
Startbijeenkomst
- Sprekers geven startschot voor
project in regio.
- Uitreiken promotiemateriaal
(posters, flyers) aan alle
betrokken partijen.
3
Registratie
Organisatie van zorg
in eigen regio in kaart
brengen (o.a.
registratie) en
verbeteren zorg +
bewustzijn creëren
onder het publiek
- Registratie van procesverloop
van patiënten bij acuut hartinfarct.
- Organisatie van zorg met alle
betrokken partijen in kaart
brengen.
- Vergelijken met organisatie
binnen andere regio’s (via deze
website).
- Verbeterpunten belichten.
- Verbeterpunten aanpakken.
Structurele focus op
organisatie van zorg
bij acuut hartinfarct
Aandacht voor kwaliteit van zorg
bij acuut hartinfarct gezamenlijk
blijven behouden
Slotbijeenkomst
- Bijeenkomst met alle betrokken
partijen, wanneer doelstellingen
zijn behaald en de kwaliteit van
zorg bij een acuut hartinfarct in
een continue verbetercyclus
terecht is gekomen.
4
Afsluiting/
Connect-proof
lokale en regionale media om
bijeenkomst bij te wonen.
- Fotomoment voor media opzetten:
gezamenlijk ondertekenen van
document waarin staat dat alle
betrokken partijen door deelname
aan NVVC Connect staan voor het
bieden van de best mogelijke zorg
aan patiënten in de regio bij een
acuut hartinfarct door structurele
verbetering van zorg na te leven.
Persbenadering op dag van
bijeenkomst van lokale en regionale
media over start van het project
(indien recente en relevante
onderzoeksgegevens uit regio
beschikbaar zijn, zijn deze goed te
gebruiken ter ondersteuning van het
persbericht als bewijsvoering en
nieuwswaarde)
- Verspreiden promotiemateriaal
door alle betrokken partijen.
- Persberichten verturen naar lokale
en regionale media bij
nieuwswaardigheden (uitkomst/
cijfers onderzoek, kwaliteit zorg in
kaart, voorbeeldverhaal van een
patiënt om belang project of bv.
hartrevalidatie te benadrukken,
kennis overdragen over symptomen
van acuut hartinfarct voor betere
herkenning etc.)
Publiek blijven informeren over
relevante feiten en informatie; wees
zichtbaar bezig met het project en
geef inzicht in de kwaliteit van zorg
in de regio.
Lokale en regionale aandacht voor
verkrijgen ‘Connect-proof’ keurmerk
van NVVC.
Wat kunt u op deze website vinden?
Op deze website staan tools die u kunt gebruiken om de organisatie van zorg bij een
acuut hartinfarct in uw eigen regio in kaart te brengen. Bovendien faciliteren wij u door
het aanreiken van een aantal tools voor de promotie van het project in uw regio.
Onderstaand staan deze vermeld:
1. Documenten t.b.v. het in kaart brengen van de organisatie van zorg in uw regio:





NVVC Connect flowchart
Ambulance flowchart NVVC Connect
Arts checklist IAP NSTEMI
Verpleeg checklist IAP NSTEMI
Arts checklist STEMI
INSTRUCTIE TOOLKIT





Verpleeg checklist STEMI
Interventiecardioloog checklist
VPK niet-diagnostisch ECG
Contra indicaties
Polikliniek checklist na ACS
2. Documenten t.b.v. het benaderen van media en stakeholders:
 Posters om in uw ziekenhuis en in uw omgeving op te laten hangen
 Flyer om in uw ziekenhuis en in uw omgeving te verspreiden
 Webbanners in verschillende vormen (keuze naar eigen wens) om op uw eigen
website te plaatsen (vergeet bij het plaatsen op de eigen website niet een link aan
te maken naar www.nvvcconnect.nl, zodat bezoekers op deze site terecht komen
voor meer informatie, wanneer ze op de banner klikken)
 Een persbericht voor regionale verspreiding ter promotie van het project bij u in
de buurt
 Een internetbericht om op de eigen website te plaatsen voor bekendmaking en
informatievoorziening
 Een advertorial/ voorbeeldverhaal van een patiënt om regionaal te verspreiden
(huis-aan-huis bladen etc.) VOLGT
 Voorbeeld uitnodigingsbrieven richting verschillende stakeholders voor kick-off
in eigen regio
De toolkit: hoe te gebruiken?
Documenten t.b.v. het in kaart brengen van de organisatie van zorg in uw regio
De praktische documenten in deze toolkit vormen input voor het in kaart brengen van
de organisatie van de cardiologische zorg in uw regio. Tevens bevatten deze
documenten de registratiewijze voor landelijke prestatie-indicatoren. Door informatie te
delen (op lokaal, regionaal en landelijk niveau) en zorg te dragen voor een goede
registratie wordt geïnvesteerd in de kwaliteit van de cardiologische zorg. Daarom
vragen wij ook van u deze registratie te volgen en bij te houden, opdat we landelijk
kennis kunnen delen.
Benaderen regionale media en stakeholders
Het enige dat u nog moet doen is het aanpassen van de berichten in deze toolkit, zodat
deze op uw eigen ziekenhuis of regio zijn afgestemd. Denk hierbij aan het toevoegen van
de naam van uw ziekenhuis of medisch centrum in het persbericht of de speerpunten
waar in uw regio de aandacht op gevestigd is/wordt binnen het project. In de berichten
ziet u vanzelf dat deze zinsdelen in rood zijn weergegeven; het is een simpele
invuloefening! En uiteraard kunt u desgewenst zelf alle documenten verder aanpassen.
Neem contact op met de afdeling Communicatie of PR van uw ziekenhuis of organisatie
voor ondersteuning of een actuele perslijst.
Daarnaast bent u zelf verantwoordelijk voor de regionale verspreiding van de
beeldmaterialen zoals posters en flyers (bv. huisartsen, eigen poli). Bovendien dient u te
denken aan het plaatsen van het internetbericht en de webbanners op het net (bv. van
INSTRUCTIE TOOLKIT
uw afdeling/ maatschap of ziekenhuis). Deze webbanners kunnen door iedere relevante
partij (zoals ambulancezorg) op de eigen website met link naar www.nvvcconnect.nl
worden geplaatst.
Timing benaderen media
Het is de beste timing om het persbericht voor regionale bekendmaking van het project
rondom de aftrap van het project in eigen regio te distribueren via de media. Uiteraard
is het hierbij verstandig de bestaande (regionale) mediarelaties in te zetten om zoveel
mogelijk publicaties te genereren.
Daarnaast kan de advertorial (het voorbeeldverhaal van een patiënt) [VOLGT NOG] als
tweede persbericht worden ingezet, om het project wederom te laten leven in de media.
De inhoud van de advertorial kan letterlijk worden gebruikt om in te zetten, maar kan
ook als voorbeeld worden gezien. Aannemelijk is dat een eigen patiënt uit uw regio ook
zijn of haar eigen verhaal wil vertellen om de urgentie van het project weer te geven of
om een andere relevante en nieuwswaardige insteek (zoals het belang van
hartrevalidatie of het belang van herkenning van de symptomen; elke minuut telt).
Wanneer de kwaliteit en organisatie van de zorg in de regio in kaart is gebracht, is het
mogelijk hierover te communiceren via de media aan de hand van nieuwe, zelf
geschreven persberichten.
Wat gebeurt er landelijk?
Op landelijk niveau zorgen het bestuur van de NVVC en de Reputatiegroep voor
aandacht in de pers. Bovendien wordt via de website van NVVC Connect
(www.nvvcconnect.nl) actueel nieuws bijgehouden en worden via Twitter
(@NVVCconnect) en Facebook (NVVC connect) de laatste nieuwsfeiten en
wetenswaardigheden gecommuniceerd.
Indien u nog vragen heeft, kunt u contact opnemen met de helpdesk, door een email te
sturen naar [email protected].
Wij wensen u veel succes met NVVC Connect!
Hartelijke groet,
namens het bestuur van de NVVC,
Martin Schalij