A.L.V. Datum: 18.09.2013 Het bestuur van de Leidse Hockey Club

A.L.V.
Datum: 18.09.2013
Het bestuur van de Leidse Hockey Club Roomburg nodigt alle leden uit voor de jaarlijkse Algemene Ledenvergadering op
woensdag 18 september 2013, 20.00 uur, clubhuis, Van Vollenhovekade te Leiden.
AGENDA ALGEMENE LEDENVERGADERING LHC ROOMBURG
WOENSDAG 18 SEPTEMBER 2013, AANVANG 20.00 UUR.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
Opening en mededelingen van het bestuur
Notulen ALV van 2012
Jaaroverzicht van de voorzitter
Jaarverslagen van de commissies
Vaststelling jaarrekening
Verlag kascommissie en décharge bestuur
Bestuursverkiezing. Alle leden stellen zich herkiesbaar, behalve R. Sogtoen (Secretaris) en E.P. Vrouwes (Akko) .
Het bestuur stelt voor Job Paulus (Secretaris) en Ewoud van Aken (Akko) te benoemen.
Plannen voor het seizoen 2013-2014
Begroting 2013-2014
Vaststelling contributies voor het seizoen 2013-2014.
(Her)benoeming statutaire commissies
a. Tuchtcommissie:
b. Kascommissie:
Uitreiking Willy Pleij- trofee
Wat verder ter tafel komt
Sluiting ALV
Drankje na afloop
De kleine lettertjes:
Voorstellen aangaande de agenda, amendementen op bestuursvoorstellen en voordracht van kandidaten voor commissies
of bestuursleden moeten ten minste vijf dagen voor de algemene vergadering ter kennis van de secretaris worden gebracht,
bij een door ten minste vijf stemgerechtigde leden ondertekend schrijven. Indien bij opening van deze ALV blijkt dat er
minder dan twintig stemgerechtigde leden aanwezig zijn, wordt de vergadering verdaagd tot 18 September 2013, 20.15 uur,
overeenkomstig artikel 18 van het Huishoudelijk Reglement.
Hier onder zijn de stukken te vinden
Notulen A.L.V.
Datum: 19.09.2012
16. Opening en mededelingen van het bestuur
De vergadering wordt om 20.00 geopend door de voorzitter Roelof Hol.
Alle aanwezigen worden van harte welkom geheten.
17. Notulen ALV van 19 september 2012 :
De voorzitter vraagt de vergadering of er op en of aanmerkingen zijn. Er zijn geen
vragen op of aanmerkingen. De notulen worden door de vergadering goedgekeurd.
18. Jaaroverzicht van de voorzitter.
De voorzitter bericht kort over de hockey prestaties van het afgelopen jaar. Bij de
junioren en senioren zij een aantal teams kampioen geworden. Ook hebben wij dit
jaar wederom zaalkampioenen gehad. Dames 1 hebben het gered in de 2de klasse en
Heren 1 zijn midden in het linker rijtje geëindigd.
De voorzitter staan stil bij de vrijwilligers die zich op allerlei fronten inzetten, zonder
vrijwilligers geen Roomburg. Vrijwilligers wordt iedere jaar moeilijker te vinden en
steeds meer taken komen op een klein aantal mensen terecht. De voorzitter vraagt
vrijwilligers zich te melden, een aantal functies staan op de site. Meer informatie is
te krijgen.
Extra velden voor Roomburg zit er helaas nog niet in, de extra geplande financiën
zijn in middels uit de begroting, al wordt in de sportnota wel gesproken over de
noodzaak voor minimaal twee (volgens de gemeentelijke rekenkamer vijf) extra
velden. Samenwerkingsverbanden met omliggende clubs over medegebruik van
kunstgrasvelden voor training en jongste jeugd wedstrijden wordt bekeken. Dit
betekent dat het groeiende aantal aanmeldingen bij de jeugd helaas niet
gehonoreerd kan worden en dat wij niet meer dan maximaal 1200 leden kunnen
huisvesten. In het komend seizoen zullen het bestuur weer werk verrichten om te
kijken of wij met een oplossing te komen voor meer veldruimte.
19. Jaarverslagen van de commissies.
De verlagen waren allemaal te vinden op www.roomburg.nl er zijn geen verder
vragen over de verslagen van de commissies.
20. Vaststelling jaarrekening:
Jaarrekening is uitgedeeld voor de vergadering en de penning meester gaat door de
jaarrekening heen. Er wordt uitleg gegeven over een aantal posten waar vragen over
komen uit de zaal. De jaarrekening wordt bij acclamatie goedgekeurd door de
vergadering.
De financiële stukken zijn aan de notulen toegevoegd.
21. Verslag kascommissie en decharge bestuur 2011-2012:
Bij de bespreking en controle van het jaarverslag is gebruik gemaakt van de
administratie, boekhoudkundige overzichten en resultatenrapportages.
Door middel van het beantwoorden van vragen, het geven van uitleg, is inzicht
verkregen in de financiële gegevens en omstandigheden van de vereniging.
Ondergetekenden, leden van de Kascommissie van Hockeyclub Roomburg, verklaren
dat zij de financiële boekhouding van Leidse Hockeyclub Roomburg hebben
gecontroleerd en in orde bevonden. De stukken zijn opgesteld door de
penningmeester René van Leeuwen.
De kascommissie verzoekt de vergadering, alle leden van het bestuur van de Leidse
Hockey Club Roomburg decharge te verlenen voor het gevoerde financiële beleid en
de financiële registratie.
René wordt bedankt voor al zijn inspanningen in 2011/2012 en hopen op voortzetting
van zijn inzet op dit voor de vereniging zo belangrijke terrein.
Ondertekend: Frank Wijvekate, Gert-Willem de Boer en Han Tesselaar
De leden worden gevraagd om het bestuur decharge te verlenen en de vergadering
stemt daar mee in. De voorzitter bedankt de commissie voor de uitgevoerde
controle.
22. Bestuursverkiezing.
Het bestuur stelt voor om Liselore Jansen van de Sligte te benomen tot Technisch
Commissaris, vooralsnog voor het seizoen 2012-2013. Zij vormt samen met de
voorzitters van de Junioren- en de Seniorencommissie de Technische Commissie
Roomburg, waarvan de hoofdtaak het formuleren en het uitvoering geven aan het
technisch hockeybeleid van de LHC Roomburg is. Beide voorzitters worden
bijgestaan door hun respectieve commissies. Deze commissies hebben een
adviserende stem richting de TCR.
Dit betekend dat het bestuur van Roomburg in het vervolg bestaan uit bestaan uit
voorzitter, secretaris, penningmeester, technisch commissaris en bestuurslid Acco.
daarmee is de eerder in de ALV opgemerkte paritaire samenstelling weer
teruggebracht tot een imparitaire samenstelling.
De vergadering stemt in met deze besluit.
23. Plannen voor het seizoen 2012-2013
De verschillende commissies gaan de plannen voor het komend seizoen presenteren.
Vragen uit de zaal worden toegelicht. Mogelijkheden over het opleuken van het
clubhuis wordt besproken. Er is een klus commissie ingesteld onder lijding van
Martin Ouwerkerk die de klussen en reparaties rondom het clubhuis zal oppakken.
De plannen om tribunes en een videotoren te plaatsen wordt kort besproken.
24. Begroting 2012-2013
Rene van Leeuwen krijgt het word en ga door de begroting van volgend jaar hen.
Vragen omtrent verschillende kosten posten en wat de inhoud daar van is wordt
beantwoordt.
De begroting wordt door de vergadering goedgekeurd.
25. Vaststelling contributies voor het seizoen 2012-2013
De contributies voor 2012-2013 worden met 3 % en afgerond naar dichtstbijzijnde 5
euro afgerond volgens de vastlegging in het huishoudelijke reglement.
Voorstel ingediend om de contributie voor de jongste jeugd (2de jaars F) te verhogen:
Contributieverhoging tweedejaars F
Een aantal jaar geleden hadden wij op de club Jong Oranje, een groepje enthousiaste
kinderen en ouders dat op zaterdagochtend vroeg uit eigen beweging trainde. Dat is
afgelopen jaar geformaliseerd en nu hebben we officieel F-jeugd. De eerstejaars F-jes
(voorheen Jong Oranje) trainen 1 x per week op zaterdag. De tweedejaars F-jes
(voorheen Benjamins) hebben op woensdag training en spelen competitie op
zaterdag. Tot de winterstop in 3-tallen, na de winterstop in 6-tallen. Omdat er extra
veldruimte moet worden gehuurd op woensdag, trainers een vergoeding krijgen en
voor elk team ook een keepersuitrusting moet worden aangeschaft, stellen wij een
contributieverhoging voor van € 50,- voor. De contributie bedraagt dan € 250,-.
Ingediend door de Junioren commissie en Jongste jeugd commissie.
Het voorstel wordt aangenomen.
26. (Her)benoeming statutaire commissies:
Volgens het rooster van de tuchtcommissie is Niniek de Vogel aan de beurt om af te
treden. Zij staat positief tegenover een herbenoeming. Daarnaast heeft plv. lid Arno
Bosman aangegeven graag te willen worden herbenoemd.
Het bestuur vraagt de ALV de leden te herbenoemen:
Niniek de Vogel, lid (tot 2015)
Robert-Jan Stoop, lid (tot 2013)
Robert-Jan van Ette, voorzitter (tot 2014)
Arno Bosman, plv. lid (tot 2013)
De tuchtcommissie wordt door acclamatie herkozen en worden bedankt voor het
werk die afgelopen jaar is gedaan.
Kascommissie: alle leden treden af en stellen zich herkiesbaar.
Frank Wijvekate, Gert-Willem de Boer en Han Tesselaar
De tuchtcommissie wordt door acclamatie herkozen en worden bedankt voor het
werk die afgelopen jaar is gedaan.
27. Aanstelling vertrouwenspersoon
Het bestuur , overwegende de elementen van ‘good governance’ stelt voor om Alette
Westra, arts-assistent psychiatrie GGZ Leiden voor de periode van drie jaar te
benoemen als vertrouwenspersoon van de LHC Roomburg binnen de
taakomschrijving zoals gepubliceerd door de KNHB.
De vertrouwenspersoon heeft geen bestuursafhankelijke relatie en ressorteert
onder de Algemene ledenvergadering en brengt jaarlijks haar verslag uit aan de ALV.
[vgl de Tuchtcommissie]
De voorzitter is contactpersoon voor de vertrouwenspersoon binnen het bestuur.
Alette wordt door de ALV gekozen door groot applaus. Zij wordt door het bestuur
verwelkomt.
28. Benoeming Leden van verdiensten en uitreiking Willy Pleij-trofee
Het bestuur stelt voor om Stijn Ommeren, Ewoud Hol, Koen de Jong en Leo Snaar als
lid van verdiensten te benoemen. Stijn heeft jaren lang veel werk verzet binnen de
junioren commissie en is iedere weekend langs de velden te vinden waar hij
regelmatig teams trainen coachen. Ewoud Hol voor zijn vele jaren als materiaal
commissie lid, het regelen van inkoop van keepermaterialen. Koen de Jong wordt
geprezen voor zijn werk als voorzitter voor de Scheidsrechterscommissie en het vele
werk dit mee zich meebrengt om iedere week scheids schema’s rond te krijgen. Leo
Snaar voor de uitwisselingen tussen de Meisjes C en hun Engelse vrienden club,
verder is Leo voorzitter van de Bar commissie waar hij de afgelopen jaren samen met
zijn team hard werkt aan verbeteringen in de services en assortiment.
De zaal stemmen hier mee in onder groot applaus.
Dit jaar wordt de Willy Pleij-trofee uitgereikt aan het Jeugd bestuur (AB commissie),
het jeugdbestuur vallen onder toezicht van de Junioren commissie en bestaan uit
jonge mensen A/B jeugd en jonge senioren die bestuurlijke ervaringen willen opdoen.
Het jeugdbestuur is verantwoordelijk voor het plannen en regelen van de C/D en de
A/B feestjes. Het trofee wordt uitgereikt met een dankwoord van het bestuur.
29. Wat verder ter tafel komt. Er zijn geen verdere vragen het bestuur bied een drankje
aan na afloop van de vergadering.
30. Sluiting ALV om 22.15 uur.
Stukken van de commissies:
Jaarverslag Tuchtcommissie seizoen 2012-2013
De tuchtcommissie bestond dit jaar uit Robert-Jan van Ette (voorzitter), Niniek de Vogel en
Robert-Jan Stoop (leden) en Arno Bosman (plaatsvervangend lid).
De tuchtcommissie heeft dit jaar een tweetal rode kaarten behandeld.
Het betrof hier één seniorspeler die een fysieke overtreding had begaan en een jeugdspeler
die verbaal zeer ernstig wangedrag had vertoond. In het laatste geval is niet alleen een straf
opgelegd maar hebben de ouders van de speelster hun verantwoordelijkheid genomen en
aanvullende maatregelen genomen.
Op verzoek van de KNHB, na een melding van wangedrag door de KNHB-beoordelaar, heeft
de tuchtcommissie onderzocht of een speler van Heren 1 zich inderdaad misdragen heeft.
De tuchtcommissie is tot het oordeel gekomen dat zulks niet te bewijzen viel.
De KNHB brengt bij tweede en volgende gele kaarten en bij rode kaarten
administratiekosten in rekening bij de vereniging. Het is vast beleid dat deze
administratiekosten worden verhaald op de betreffende speler of teambegeleider.
Het is de tuchtcommissie opgevallen dat selectiespelers deze administratiekosten niet
(willen) betalen ‘omdat ze in de selectie spelen’. De tuchtcommissie heeft hier bij het
bestuur aandacht voor gevraagd omdat deze houding naar de mening van de
tuchtcommissie zeer ongewenst is.
In 2013 is volgens het rooster Robert-Jan Stoop aan de beurt om af te treden. Hij heeft aan
het bestuur aangegeven positief te staan ten opzichte van een voordracht aan de ALV voor
een herbenoeming.
Ook plaatsvervangend lid Arno Bosman heeft aangegeven te willen worden herbenoemd.
Seniorencommissie
Heren 1 begon het jaar met dezelfde staf als het jaar daarvoor. Het team kwam uit in de
eerste klasse poule waar Ring Pass uiteindelijk met afstand kampioen is geworden.
Daarachter bleef het lang spannend. Gedurende het jaar was er even kort uitzicht op de
tweede plek die recht geeft op promotiewedstrijden. Helaas bleek dat net te hoog gegrepen.
Heren 1 eindigde uiteindelijk in het linkerrijtje op de zesde plek, dezelfde plek als het seizoen
daarvoor. Voor Heren 2 was er onder leiding van een nieuwe trainer/coach ook de 6de plek
weggelegd in de reserve eerste klasse. Zo zijn de heren selectieteam ook afgelopen jaar weer
stabiele middenmoters gebleken in hun klasse.
Heren veteranen A kwam voor het eerst in de geschiedenis van Roomburg op het veld uit in
de hoofdklasse. Er stonden een aantal mooie wedstrijden op het programma tegen oudinternationals van Bloemendaal, Amsterdam en KZ. In de winterstop stond alles nog dicht bij
elkaar in de poule en kon het nog alle kanten op. Verschillende overwinningen in de tweede
helft van het seizoen bracht veteranen A uiteindelijk, net als heren 1 en 2, op een mooie
zesde plek in het linker rijtje. Ook volgend jaar heeft Roomburg dus een team in de
hoofdklasse spelen.
Dames 1 begon het seizoen met een nieuwe staf en met een flink aantal nieuwe spelers. Het
seizoen begon moeizaam, maar door een sterke eindsprint toch nog 8ste geëindigd. Een plek
hoger dan het jaar daarvoor. Doordat veel spelers van Dames 2 naar dames 1 zijn gegaan,
was ook dames 2 een volledig nieuw team. Helaas konden zij niet dezelfde eindsprint
inzetten als Dames 1 en zijn zij gedegradeerd. Door verschuivingen in teams zal dames 2
aankomend jaar toch in de reserve eerste klasse uitkomen.
Verder is Dames 13 afgelopen jaar kampioen geworden in de reserve vijfde klasse. Met een
puntje meer dan Leiden dames 13. Dit moest natuurlijk uitgebreid gevierd worden, hetgeen
de banken bij het clubhuis net niet helemaal aan konden. Gelukkig viel de schade bij de
speelsters mee en inmiddels is de bank ook weer gemaakt.
Voor aankomend jaar hebben we afscheid genomen van Martijn Wassenaar (coach heren 1)
en Matthieu van Antwerpen (coach dames 1). Deze plekken worden ingevuld door
respectievelijk Jeroen Mahadew en Michiel Stap. Ook is Han Tesselaar gestopt als coach van
Dames 2 en zijn plek is overgenomen door Eduard Plaat. Met heren 1 richten wij ons
aankomend jaar op het linker rijtje. Met dames 1 richten we ons weer op handhaving en
bouwen we verder aan het team.
Bij de heren hebben we twee nieuwe teams kunnen inschrijven ter vervanging van heren 5
en heren 9 van vorig jaar. Heren 8 is een vriendenteam met daarin spelers die al een aantal
jaar in de senioren op Roomburg hockeyen. Heren 9 is een jong team bestaande uit veel
spelers die vorig jaar nog in de A2 of A3 speelde. Het is goed om te zien dat junioren
doorschuiven naar de senioren op Roomburg. Ook zijn wij blij om weer een jong
seniorenteam op te kunnen stellen.
Bij de dames hebben dames 3 en dames 4 de keuze gemaakt om over te stappen naar de
veterinnen. Hierdoor zijn andere teams opgeschoven. Bij de senioren schrijven we daardoor
een dames team minder in. Bij de veterinnen schrijven we dit jaar een team meer in.
Als laatste neemt Job Paulus afscheid als voorzitter seniorencommissie. Cornelis van der
Torren neemt zijn plaats in.
Vertrouwenspersoon seizoen 2012-2013
Afgelopen seizoen zijn er 2 meldingen geweest. Een externe melding, deze viel niet in het
takenpakket van vertrouwenspersoon en is doorverwezen naar het bestuur. Met de
betreffende persoon van de tweede melding is een gesprek gevoerd en advies gegeven.
Daarmee was de kwestie voor vertrouwenspersoon afgehandeld.
PIMS XXXVII “Helden op de velden” 17, 28 en 19 mei 2013
Houdt het dan nooit op? Wat ons betreft zeker niet!
We hebben weer een supertoernooi gehad tijdens het Pinksterweekend. Even leek het op
vrijdagavond kwa weer mis te gaan, maar degenen die al een tijdje meedraaien op het toernooi,
weten dat dit altijd van korte duur is. De rest van het weekend was het weer super!
Zoals elk jaar was ook deze keer het aantal deelnemers (onze Helden op de velden) maximaal, alles
was weer super geregeld en vrijwel alles is soepel en super verlopen. Iedereen had zijn/haar goede
humeur meegenomen en de sfeer was zoals het hoort super. Maar wat wil je ook met zo’n super
weertje.
Atilla als DJ op zaterdagmiddag was ook dit jaar weer een daverend succes, hij had voor dit jaar
niemand minder dan DJ Gosé geregeld en met zulk weer was de link met een zonnig oord op Ibiza
snel gelegd. Alleen een zwembad ontbrak nog, wie weet komend jaar. De middag liep weer vlekkeloos
over in de avond, waar het feest zich voortzette.
Op zondag hadden we dit keer een oude bekende van de club; Jody kwam met zijn Vlijmscherp hun
beats over het terras laten gaan. Weer eens wat anders, maar zeker een succes met een heuse
hockeyrap die ze even snel hadden geschreven.
PIMS draait op vrijwilligers en tijdens het toernooi zijn dat voornamelijk de Helden op de velden zelf,
iedereen dank voor de inzet voor de diverse diensten! Ook die bijdrage heeft het toernooi tot een
succes gemaakt. Uiteraard zijn er ook mensen en commissies geweest die vóór het toernooi al het
aardige werk verricht hadden. Zo hadden we daar natuurlijk de bar-commissie, want zonder drank
geen feest. Dan hebben we ook het bestuur, dat het weer aandurfde voor 3 dagen de sleutels over te
dragen. Knutsel die weer over de nodige handelingen en steun aan, op en rond het clubhuis heeft
meegedacht en geholpen. En last-but-zeker-not-least al onze sponsors, want zonder hun bijdragen
konden wij niet het toernooi realiseren dat wij allemaal graag wilden meemaken.
Conclusie die wij kunnen trekken is alleen maar dat deze editie super was en mede mogelijk werd
gemaakt door de Helden op de velden!!
Hopelijk tot volgend jaar!
Han, Liselore, Richard, Erik, Laura, Maurice, Jasper, Joyce en Lucas