Financiële gids

Bijlage 2
FINANCIËLE GIDS BESTEMD VOOR DE
PARTNERS VAN ACTIRIS
Nr. FG 2/2011 - BCT
Begeleiding bij de creatie van een eigen Tewerkstelling
Departement Partnerships en Netwerk
Projectoproep nr. PO 2/2011 – ACT
Financiële gids
Versie 2011
Inhoudstafel
I.
ALGEMENE PRINCIPES
3
II.
KOSTEN DIE VOOR SUBSIDIËRING IN AANMERKING KOMEN
9
A. PERSONEELSKOSTEN
B. WERKINGSKOSTEN
1. Algemene kosten
2. Telefoon en internetverbinding
3. Water, verwarming en elektriciteit
4. Bezetting van de lokalen
5. Human resources extern aan de partnerinstelling
6. Opdracht
7. Publiciteitskosten die gepaard gaan met de actie
8. Belastingen en verzekeringen
9. Financiële kosten
10. Voortgezette opleiding
11. Onderaanneming
C. INVESTERINGSKOSTEN
9
12
12
12
12
13
13
13
14
15
15
15
15
17
III. VOORSTELLING VAN HET FINANCIELE VERSLAG
18
ALGEMENE OVERZICHTSTABEL (CF. BIJLAGE 1)
A. UITGAVEN IN HET KADER VAN DE ACTIE
1. Overzicht van de personeelskosten (cf. bijlagen 2a en 2b)
2. Overzicht van de werkingskosten (cf. bijlage 3)
3. Overzicht van de investeringskosten (cf. bijlage 4)
B. INKOMSTEN (BIJLAGE 5)
C. ANDERE SUBSIDIEBRONNEN (BIJLAGE 6)
D. VERKLARING I.V.M. DE VERDEELSLEUTELS (BIJLAGE 7)
E. BALANS EN RESULTATENREKENINGEN
Projectoproep nr. PO 2/2011 – ACT
Financiële gids
19
19
19
20
21
21
21
22
22
2
I. ALGEMENE PRINCIPES
Deze gids zet de financiële regels alsook de modaliteiten voor de presentatie van de
financiële dossiers uiteen die de partner, naast de wettelijke en contractuele
verplichtingen die op hem van toepassing zijn, nauwlettend moet respecteren om de
voorziene subsidie te kunnen genieten.
Deze gids is een bijlage
partnershipovereenkomst.
bij
en
een
noodzakelijk
deel
van
elke
Onderhavige financiële gids kan het voorwerp van wijzigingen door ACTIRIS
uitmaken. In dat geval wordt de partner zo snel mogelijk op de hoogte gebracht via
briefwisseling.
De uitgaven die in het kader van elke partnershipovereenkomst worden gedaan,
dienen het voorwerp van een financieel verslag uit te maken, teneinde te worden
verantwoord.
Zoals bepaald in punt 2.1 van de projectoproep nr. PO 2/2011 – ACT, moet de
tewerkstellingspartner “een analytische of gescheiden boekhouding van de acties
m.b.t. de Begeleiding bij de Creatie van een eigen Tewerkstelling bijhouden en dit, in
elektronische vorm”.
De projectoproep voorziet in punt 3.9.4 eveneens de verplichting van de
tewerkstellingspartner om “over afdoende interne controleregels te beschikken, en
dit in overeenstemming met de grootte van de organisatie. Op vraag van ACTIRIS
of van eender welke andere controle-instantie moeten deze regels kunnen worden
voorgelegd.”
De interne controle heeft betrekking op het hele beleid en de in de organisatie
ingestelde procedures die voldoende garantie moeten geven voor een doeltreffend en
nauwkeurig beheer van haar activiteiten, voor een betrouwbare boekhouding, voor de
naleving van de geldende wetten en reglementen1.
Dit heeft o.a. betrekking op de volgende elementen:
-
het scheiden van de functies: De verantwoordelijken moeten er over waken dat
de functies m.b.t. de bestellingen, de betalingen en de boekhouding voldoende
en correct gescheiden zijn. Dankzij deze scheiding kunnen op basis van de
bestelbonnen en de ontvangst van goederen en diensten de kosten worden
gecontroleerd. Door de betaling en de boekhouding te scheiden wordt
voorkomen dat de niet-toegestane betalingen worden aanvaard en
ingeschreven.
De interne controle bij de vzw’s – Gids voor de goede praktijken bij verenigingen, document van de
FGC 2007’
1
Projectoproep nr. PO 2/2011 – ACT
Financiële gids
3
Voor de kleine structuren heeft de directeur een belangrijkere rol. De Raad van
Beheer moet dus een strengere controle houden op de betrouwbaarheid en de
conformiteit van de rekeningen.
-
de overeenstemming tussen de bestelbon, het ontvangstbewijs en de factuur
-
het regelmatig afsluiten van de boekhouding: De verantwoordelijke moet er
over waken dat de boekhouding regelmatig wordt afgesloten teneinde een
overeenstemming tussen de banksaldo’s, de kassa en de boekhoudkundige
registraties te garanderen. Hierdoor hebben we een zicht op de financiële
gezondheid van de structuur.
-
dubbele handtekening: Dankzij de dubbele handtekening wordt elke uitgave
door twee personen gecontroleerd (financieel directeur/penningmeester en
leidinggevende persoon, ...)
-
naleving van de wetgeving en voornamelijk van de wet van 1921, aangepast
door de wet van 2 mei 2002 betreffende de vzw’s. In het bijzonder de artikelen
betreffende de algemene vergadering, de raad van beheer, ...
De uitgaven m.b.t. de actie moeten aan al de volgende voorwaarden voldoen:
•
Het totaalbedrag van de uitgaven mag het bedrag van de subsidie voorzien in
de betrokken partnershipovereenkomst niet overschrijden;
•
De uitgave moet tijdens het jaar van de subsidie worden aangegaan (datum
van de factuur) en overeenstemmen met een gebruik of prestatie binnen de
periode van de partnershipovereenkomst;
•
Elke uitgave ten laste van de subsidiëring door ACTIRIS moet d.m.v. een
vereffende factuur worden verantwoord. Indien dit onmogelijk blijkt, wordt
eveneens een boekhoudkundig stuk met een equivalente bewijskracht
aanvaard, voor zover het om een officieel document op naam gaat, dat
gedateerd en leesbaar is. Het gaat om elk stuk dat kan worden aangevoerd
teneinde aan te tonen dat de boekhoudkundige rekeningen een getrouwe
weergave van de realiteit zijn en met het van kracht zijnde boekhoudrecht
overeenstemmen. Omwille hiervan worden kastickets geweigerd, daar zij niet
toelaten om een link te leggen met de partner, en dus met de actie. Bij elk
bewijsstuk moet een betalingsbewijs worden gevoegd. Dit bewijs toont aan dat
de betaling wel degelijk door de partner werd uitgevoerd. In het geval dat het
op het betalingsbewijs vermelde bedrag niet met het bedrag van de ingediende
uitgave overeenkomt, is een bijkomende uitleg in het dossier vereist. Voor de
uitgaven die pas aan het einde van het boekjaar gebeuren, zijn
betalingsbewijzen met de datum van het jaar n+1 toegestaan, maar deze
dienen in het financieel dossier vervat te zitten;
De ingediende facturen moeten volledig zijn (alle pagina’s moeten bij het
financieel verslag worden gevoegd);
Projectoproep nr. PO 2/2011 – ACT
4
•
Financiële gids
•
Elk bewijsstuk moet het voorwerp van de uitgave vermelden. Het verband
tussen de uitgave en de gesubsidieerde activiteit moet duidelijk zijn, zo niet is
een verantwoording vereist. Alle stukken die aan het dossier worden
toegevoegd, moeten in verband met de partner kunnen worden gebracht;
•
Aan het financieel dossier van het boekjaar n, moeten de door de
rechthebbende goedgekeurde balans en resultatenrekening van het boekjaar n1 toegevoegd worden. Op vraag van ACTIRIS of iedere ander gemachtigd
controleorganisme, kan aan de partner gevraagd worden om binnen een
termijn van zeven kalenderdagen de laatste versie van de balans en de
resultatenrekening over te maken;
•
De partners dienen de geldige Belgische en Europese reglementering inzake de
in concurrentiestelling na te leven. Uitgaven m.b.t. aankopen en bestellingen
die in het kader van de uitvoering van een operatie worden opgelopen, kunnen
niet in aanmerking worden genomen indien de communautaire en nationale
regels inzake overheidsopdrachten niet werden nageleefd. De partner dient
een kopie van de documenten als bewijs van de keuze en de gunning van de
opdracht aan zijn dossier toe te voegen;
•
Elke tewerkstellingspartner wiens handeling of afwezigheid van handeling tot
een uitgave leidt die onrechtmatig ten laste van de Europese Unie wordt
gebracht, begaat een onregelmatigheid m.b.t. de ESF-reglementering. In deze
omstandigheden zal ACTIRIS of elke andere bevoegde overheid dadelijk
invorderingsprocedures opstarten, teneinde de ontvangen bedragen te
recupereren. Ook kunnen interesten m.b.t. deze bedragen worden gevorderd.
De fondsen van de Europese Unie, kunnen teruggevorderd worden en dit tot
de eindafsluiting van de programmering;
•
Wanneer door ACTIRIS of door elk ander daartoe gemachtigd
controleorganisme tekortkomingen worden vastgesteld, kunnen de
onrechtmatig ontvangen bedragen tot 31 december 2020 worden
teruggevorderd;
•
In geval een schuldvordering bij een derde werd opgesteld2, kan deze slechts
betrekking hebben op een gedeelte van de subsidie. Om conform te zijn, moet
het detail m.b.t. de berekening van het bedrag van de schuldvordering worden
toegevoegd;
•
Elke verdeelsleutel moet gerechtvaardigd worden en coherent zijn met de
gerealiseerde actie en de aard van de ingediende uitgave. De verdeelsleutel
voor de uitgaven ten laste van ACTIRIS moet op onuitwisbare wijze op het
origineel van elk bewijsstuk worden aangebracht, zelfs als de uitgave voor
100% ten laste van ACTIRIS wordt gebracht. De verdeelsleutel dient
Bijvoorbeeld voor de deelname in de lasten van een gebouw, ...in geen geval voor een
samenwerkingsovereenkomst.
2
Projectoproep nr. PO 2/2011 – ACT
Financiële gids
5
“ACTIRIS” en de soort overeenkomst te vermelden. De verdeelsleutels m.b.t.
de andere subsidiërende overheden moeten eveneens op het origineel worden
vermeld. De motivering i.v.m. de verdeling dient in de hiervoor voorziene
bijlage van het financieel verslag te worden verduidelijkt (bijlage 7). Wanneer
de berekening van de verschillende verdeelsleutels te lang is, kan deze als
bijlage aan de factuur worden gehecht, in een door de partner uitgewerkte
tabel. Het uiteindelijke bedrag ten laste van ACTIRIS en van de andere
subsidiërende overheden moet op de originele factuur worden vermeld;
•
Geen enkele provisie, borg, waarborg, voorschot noch forfait (voor o.a.
eindejaarspremies, vakantiegeld, …) wordt aanvaard. De bedragen gestort op
forfaitaire basis en afgerekend op het einde van het jaar (zoals kosten voor
water, gas, elektriciteit,…) worden niet als provisies beschouwd. Deze stukken
kunnen aanvaard worden, op voorwaarde dat alle facturen van het betrokken
jaar en de eindafrekening aan het financieel verslag worden toegevoegd;
•
De kosten bij een
subsidieerbaar;
•
Elke niet-subsidieerbare uitgave die deel uitmaakt van een bewijsstuk, moet
door de partner van het globale bedrag worden afgetrokken en op
onuitwisbare wijze op het origineel worden genoteerd, alvorens er een kopie
voor het financieel dossier van wordt gemaakt;
•
Aangezien de actie door het Europees Sociaal Fonds (ESF) wordt
gecofinancierd, uit hoofde van het Operationeel Programma (OP) ESF
Doelstelling Regionaal Concurrentievermogen en Werkgelegenheid van het
BHG, kan ze geen cofinanciering door een ander OP genieten. Zoals bepaald in
artikel 54, 3., b) van verordening 1083/2006 houdende algemene bepalingen
inzake het Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling, het Europees Sociaal
Fonds en het Cohesiefonds, kan voor een actie “slechts in het kader van één
operationeel programma tegelijk bijstand uit een fonds worden verleend”;
•
Naast de kosten (op basis van het aantal kilometers) voor verplaatsingen in het
kader van de actie, komen de kostennota’s van een personeelslid enkel in
aanmerking voor subsidiëring indien ze naar een factuur of een document met
bewijskracht verwijzen;
herinnering of
achterstallige betaling zijn niet
De btw kan in aanmerking worden genomen indien ze werkelijk en blijvend door
de partner wordt gedragen. Indien de btw invorderbaar is, komt ze niet voor
subsidiëring in aanmerking, zelfs als de partner ze niet daadwerkelijk heeft
ingevorderd.
De instellingen die aan de btw-plicht zijn onderworpen, dienen hun uitgaven
exclusief btw in. De instellingen die niet aan de btw-plicht zijn onderworpen,
daarentegen, dienen hun uitgaven inclusief btw in. De instellingen die
gedeeltelijk aan de btw-plicht zijn onderworpen, dienen tijdens de controles te
bewijzen dat de door hun ten laste van de subsidiëring ingediende uitgaven
inclusief btw niet het voorwerp van een aanvraag tot terugvordering van de
btw kunnen uitmaken;
Projectoproep nr. PO 2/2011 – ACT
6
•
Financiële gids
•
Tweedehandsmateriaal en -goederen komen in aanmerking voor subsidiëring.
Wanneer tweedehandsmateriaal in het financieel dossier wordt ingevoerd,
moet de tewerkstellingspartner zonder uitzondering de hiertoe in de financiële
tabellen voorziene kolom aankruisen;
•
Alle inkomsten die door de realisatie van de actie worden verworven, moeten
in het financieel dossier worden opgegeven;
•
De partners moeten alle bewijsstukken betreffende de acties die sinds 1 januari
2011 door ACTIRIS worden gesubsidieerd tot 31 december 2020 bewaren.
Tijdens controles die ter plaatse door ACTIRIS (of door elk ander daartoe
gemachtigd controle of evaluatie-organisme) worden uitgevoerd, moeten alle
bewijsstukken in hun oorspronkelijke vorm worden getoond;
•
In geval van samenwerking of onderaanneming moeten de uitgaven van de
onderaannemingspartner, net zoals de uitgaven van de partner zelf, worden
verantwoord en controleerbaar zijn. Deze uitgaven moeten dus aan de
bepalingen van onderhavige financiële gids voldoen. De uitgaven in het kader
van onderaannemingsovereenkomsten zullen niet voor subsidiëring in
aanmerking komen, indien ze de uitvoeringskost van de operatie doen stijgen,
zonder een toegevoegde waarde te leveren.
Projectoproep nr. PO 2/2011 – ACT
Financiële gids
7
Synthese van de documenten die ter verantwoording
van een uitgave moeten worden ingediend
• Een factuur, een contract of elk document dat het bewijs levert inzake de
verplichting tot het betalen van de uitgave m.b.t. de betrokken periode.
• Het betalingsbewijs van de uitgave : de vereffende factuur, rekeninguittreksel
(kwitantie van de bank of afgeprint via “homebanking” 3), kopie van het kasboek
waarop de betreffende uitgang wordt vermeld, ...
• Wanneer voorgaande documenten onvoldoende blijken te zijn, moet een document
of een schriftelijke verklaring als bewijs van het verband met de actie worden
voorgelegd in het financieel dossier.
• De verdeelsleutel moet met onuitwisbare inkt op het origineel worden vermeld.
Een uitleg over de berekeningswijze moet bij het financieel dossier worden
gevoegd (cf. bijlage 8).
• Voor elke uitgave, zelfs in het geval deze 100% gelinkt is aan de actie, dient de
berekeningswijze en de verantwoording ervan vermeldt te staan in het financieel
dossier.
• Wanneer de partner gedeeltelijk aan de btw-plicht is onderworpen, moet hij de
documenten waarin het voorwerp van de belastingplicht wordt verduidelijkt,
voorleggen en dient hij te verantwoorden waarom het btw-bedrag volgens hem al
dan niet voor subsidiëring in aanmerking komt.
Het document moet o.a. het rekeningnummer, de valutadatum en het bewijs dat het bedrag is
afgetrokken vermelden.
3
Projectoproep nr. PO 2/2011 – ACT
Financiële gids
8
II. KOSTEN DIE VOOR SUBSIDIËRING IN AANMERKING KOMEN
A. PERSONEELSKOSTEN
De loonkosten van de personeelsleden die een arbeidsovereenkomst bij de instelling
hebben en rechtstreeks voor de in de overeenkomst voorziene acties
worden ingezet, komen voor subsidiëring in aanmerking. Enkel de werkelijk door
de werkgever opgelopen kosten, die deel uitmaken van de loonkosten van de personen
die aangesteld werden voor de realisatie van de in de overeenkomst voorziene acties
gedurende de door de overeenkomst gedekte periode worden door de subsidie
gedragen.
Voor alle personen die voor subsidiëring in aanmerking komen, moet een pro rata van
de werktijd voor de in de overeenkomst voorziene actie worden berekend. Dit aandeel
moet op objectieve elementen worden gebaseerd en in de daartoe voorziene bijlage van
het financieel dossier worden gerechtvaardigd (cf. bijlage 7).
Zo nodig kan eveneens een subsidie worden aangevraagd voor het administratief en
onderhoudspersoneel met een arbeidsovereenkomst bij de instelling. In dat geval moet
er een objectieve en volgens de regels verantwoorde verdeelsleutel worden toegepast (cf.
bijlage 7).
Volgende uitgaven inzake personeelskosten kunnen voor subsidiëring worden
opgegeven:
• Het brutoloon (basisloon, premies , wettelijke vergoedingen, …) ;
• De werkgeversbijdrage voor de sociale zekerheid ;
• De kosten van het woon-werkverkeer (de verplaatsingskosten in het kader van
opdrachten moeten bij de werkingskosten worden ondergebracht) ;
• De werkgeversbijdrage voor de maaltijdcheques ;
• De wettelijke verzekeringen;
• De arbeidsgeneeskunde;
• Varia
Indien de loonkost van een statutair personeelslid wordt ingediend, dient de instelling
een kopie van de nominatieve aanstelling van de statutaire persoon in het kader van de
gesubsidieerde actie aan het financieel dossier toe te voegen.
Personeelskosten die tijdens een gepresteerde opzeggingsperiode worden opgelopen,
kunnen in aanmerking worden genomen voor zover ze betrekking hebben op een
periode die door de overeenkomst wordt gedekt.
Kunnen niet voor subsidiëring worden opgegeven (niet-limitatieve lijst) :
• Voorschotten en provisies ;
• Extralegale voordelen ;
• Opzeggingsvergoedingen voor een niet gepresteerde vooropzeg.
Projectoproep nr. PO 2/2011 – ACT
Financiële gids
9
Stukken die ter verantwoording van de loonkosten moeten worden
ingediend
• Het brutoloon:
o De maandelijkse loonfiche of de jaarlijkse afrekening;
o De bewijzen m.b.t. de betaling van het nettoloon. Indien er een
verschil is tussen het nettoloon dat in de tabel van bijlage 2 wordt
vermeld, het nettoloon op de loonfiche en het gestorte bedrag, dient
dit verschil te worden uitgelegd;
o De partner dient eveneens het bewijs te leveren dat hij in orde is met
de betaling van de bedrijfsvoorheffing voor het betreffende boekjaar.
Dit bewijs moet worden geleverd via:
 ofwel de kopie van alle aangiften in de bedrijfsvoorheffing,
samen met de bijbehorende betalingsbewijzen;
 ofwel de kopie van het attest van de Federale Overheidsdienst
– Financiën, dat certificeert dat de partner in orde is met de
betaling voor het volledige betrokken jaar;
 ofwel de factuur m.b.t. de bedrijfsvoorheffing, opgestuurd
door het sociaal secretariaat, samen met het bijbehorende
betalingsbewijs;
 ofwel het attest van het sociaal secretariaat met de verklaring
dat de partner in regel is met de betaling voor het complete
betrokken boekjaar.
•
De werkgeversbijdrage voor de sociale zekerheid:
De partner dient het bewijs te leveren dat hij in orde is met de betaling van
de werkgeversbijdrage voor de sociale zekerheid voor het betreffende
boekjaar. Dit bewijs moet worden geleverd via:
o ofwel de kopie van de facturen van het RSZ, samen met de
bijbehorende betalingsbewijzen;
o ofwel de kopie van het attest van het RSZ, dat certificeert dat de
partner in orde is met de betaling voor het volledige betrokken jaar;
o ofwel de factuur m.b.t. de werkgeversbijdrage voor de sociale
zekerheid, opgestuurd door het sociaal secretariaat, samen met het
bijbehorende betalingsbewijs;
o ofwel het attest van het sociaal secretariaat met de verklaring dat de
partner in regel is met de betaling voor het complete betrokken
boekjaar.
Indien het bedrag van de werkgeversbijdrage voor de sociale zekerheid dat
in de tabel van bijlage 2 wordt vermeld niet op de loonfiches voorkomt, moet
de partner de toegepaste bijdragevoet uitleggen, alsook het detail van de
uitgevoerde berekening bijvoegen.
Projectoproep nr. PO 2/2011 – ACT
Financiële gids
10
•
De kosten van het woon-werkverkeer4: Indien deze uitgaven niet op de
loonfiche voorkomen, moet de partner bewijsstukken voorleggen m.b.t. het
precieze bedrag waarvoor de werkgever is tussengekomen. Deze tussenkomst
mag niet hoger zijn dan
o ofwel de kilometervergoeding vastgesteld door het koninklijk besluit
van 18 januari 1965 houdende de algemene regeling inzake reiskosten.
Deze vergoeding is gekoppeld aan het indexcijfer van de
consumptieprijzen;
o ofwel het bedrag van een abonnement van het openbaar vervoer;
o ofwel de fietsvergoeding van 0,15€ per km (kopie van de woonwerkwegbeschrijving van de werknemer);
o ofwel de werkgeversbijdrage m.b.t. het NMBS-abonnement (kopie van
de lijst afgeleverd door de NMBS).
•
De werkgeversbijdrage voor de maaltijdcheques:
o Het aantal maaltijdcheques dat aan de personeelsleden wordt
toegekend, moet op de loonfiche worden vermeld, of op het document
dat zij voor ontvangst van hun maaltijdcheques ondertekenen;
o Het detail van de berekening, waarbij het aantal toegekende cheques
en het bedrag van de werkgeversbijdrage worden vermeld moet ook
aan het financieel dossier toegevoegd worden;
o De facturen m.b.t. de toekenning van de maaltijdcheques;
o De bijbehorende betalingsbewijzen.
•
De beheerskosten: ofwel dienen deze bedragen op de loonfiches te worden
vermeld, ofwel dienen de facturen van het sociaal secretariaat - met het detail
van het bedrag per personeelslid - te worden bijgevoegd, samen met de
bijbehorende betalingsbewijzen. Als de facturen van het sociaal secretariaat
het detail per personeelslid niet weergeven, dient de partner dit zelf te doen.
•
Wettelijke verzekeringen: in de tabel van bijlage 2a, in de rubriek “diversen”,
moet de werkelijk door de werkgever gedragen kost worden vermeld. De
partner dient dit bedrag uit te leggen, aan de hand van berekeningen en de
verzekeringsovereenkomst. Ook de facturen en kredietnota’s die gedurende
het jaar werden ontvangen, samen met de bijbehorende betalingsbewijzen,
dienen te worden bijgevoegd.
•
Arbeidsgeneeskunde: facturen en betalingsbewijzen;
De overige verplaatsingskosten m.b.t. de actie (voor opdrachten) moeten bij de werkingskosten
worden ingeschreven.
4
Projectoproep nr. PO 2/2011 – ACT
Financiële gids
11
B. WERKINGSKOSTEN
Alle werkingskosten moeten worden verantwoord door hun rechtstreeks verband met
de gesubsidieerde actie aan te tonen. In voorkomend geval zal er een objectieve
verdeelsleutel moeten worden toegepast, die duidelijk in de bijlage van het financieel
dossier moet worden uitgelegd (cf. bijlage 8).
In wat volgt worden de soorten van kosten opgesomd die voor de rubriek
“werkingskosten” in aanmerking komen.
Enkel de uitgaven waarbij de regelgeving betreffende de overheidsopdrachten werd
nageleefd, komen voor subsidiëring in aanmerking.
1. Algemene kosten
Behoren tot de algemene kosten:
• Klein bureaumateriaal (kantoorbenodigdheden, papier, …);
• Documentatiekosten die noodzakelijk zijn voor de realisatie van de actie (boeken,
abonnementen, …);
• Fotokopieën;
• Portkosten;
• Onderhoudsproducten en -materiaal.
2. Telefoon en internetverbinding
Abonnement- en telefoonkosten m.b.t. de actie komen voor subsidiëring in
aanmerking. Oproepen naar het buitenland of met toeslag zijn niet subsidieerbaar
behalve indien het verband met de actie door de partner in het financieel dossier kan
worden bewezen. Deze bedragen moeten dus worden afgetrokken van het bedrag ten
laste van de subsidie. De verdeelsleutel moet worden toegepast en op het origineel
worden vermeld, alvorens er een kopie voor het financieel dossier van wordt
gemaakt.
Voorafbetaalde kaarten komen niet in aanmerking voor subsidiëring aangezien hun
verband met de actie niet kan worden aangetoond.
3. Water, verwarming en elektriciteit
Net zoals voor de andere kosten moet de verdeelsleutel door objectieve criteria
worden bepaald die in het dossier staan uitgelegd en op het origineel worden
vermeld, alvorens er een kopie voor het financieel dossier van wordt gemaakt. Alle
facturen m.b.t. het volledige jaar moeten worden toegevoegd, alsook de
eindafrekening.
Projectoproep nr. PO 2/2011 – ACT
Financiële gids
12
De lasten die door derden (syndicus, eigenaar, …) worden aangerekend, komen in
aanmerking op voorwaarde dat de factuur of de schuldvordering het detail van de
berekening bevat waarin het door de derde gevraagde bedrag wordt ontleed (index,
prijs per m³, …).
4.
Bezetting van de lokalen
In geval van huurkosten moet een kopie van de oorspronkelijke huurovereenkomst
en van alle documenten, samen met de bijbehorende betalingsbewijzen, aan het
financieel dossier worden toegevoegd, teneinde het gevraagde subsidiebedrag te
bepalen. Hierbij dient de verdeelsleutel voor de bezetting van de lokalen met het oog
op de realisatie van de actie te worden toegepast.
Bij de aankoop van gebouwen komt enkel de afschrijving van de aankoopwaarde in
aanmerking, en dit uitsluitend gedurende de duur van de actie en voor zover er geen
overheidssteun voor de aankoop werd verkregen.
5.
Human resources extern aan de partnerinstelling
Voor de realisatie van bepaalde specifieke taken (boekhouding, opleiding van het
personeel, onderhoud van de lokalen, …) waarbij er geen sprake is van de
onderaanbesteding van een deel van de actie, kan de partnerinstelling een beroep op
externe deskundigen doen. Om deze uitgaven te bewijzen, moet een kopie van de
facturen en de bijbehorende betalingsbewijzen worden toegevoegd. Net zoals voor de
andere kosten moet de verdeelsleutel door objectieve criteria worden bepaald en op
het origineel worden vermeld, alvorens er een kopie voor het financieel dossier van
wordt gemaakt.
6.
Opdracht
Enkel de verplaatsingskosten die het gevolg zijn van een opdracht i.v.m. de
gesubsidieerde actie vallen onder deze categorie. De kosten voor woon-werkverkeer
vallen hier niet onder, aangezien deze deel uitmaken van de personeelskosten.
De kosten voor verplaatsingen met een privévoertuig (of een voertuig van de
onderneming) kunnen worden ingediend, voor zover zij binnen de grenzen van het
barema vastgesteld door het koninklijk besluit van 18 januari 1965 houdende de
algemene regeling inzake reiskosten liggen, en gekoppeld worden aan het indexcijfer
van de consumptieprijzen. Deze kosten dienen op basis van een opdrachtenblad te
worden aangetoond, waarop de naam van de betrokken persoon, het voorwerp van de
opdracht, de datum, de plaats van vertrek, de bestemming, het aantal afgelegde
kilometers en de kilometervergoeding dienen te worden vermeld. Bij dit
opdrachtenblad moet een kostennota worden gevoegd, als bewijs dat de partner het
betrokken personeelslid voor het gebruik van het privévoertuig heeft vergoed.
Projectoproep nr. PO 2/2011 – ACT
Financiële gids
13
De kosten voor verplaatsingen met het openbaar vervoer in het kader van een
opdracht komen eveneens in aanmerking, indien het verband met de actie wordt
aangetoond en dit samen met de andere bewijsstukken bij het dossier wordt gevoegd.
Kosten in het kader van een opdracht (zoals restaurant-, parkeer-, taxikosten, …)
komen niet in aanmerking.
7.
Publiciteitskosten die gepaard gaan met de actie
Zoals vastgelegd in artikel 13 van de partnershipovereenkomst betreffende de acties
ter begeleiding bij de creatie van een eigen tewerkstelling, moet de partner de steun
van ACTIRIS en het Europees Sociaal Fonds vermelden.
Elk bewijsstuk inzake informatie- en publiciteitsacties (exemplaren van publicaties,
aankondigingen, ondertekende attesten, visitekaartjes, folders, persconferenties,
tentoonstelling, …) i.v.m. de actie en met vermelding van de steun van ACTIRIS en
van het Europees Sociaal Fonds moet door de partner worden bewaard. Een model
van elke soort informatie- en publiciteitsactie moet aan het financieel dossier worden
toegevoegd.
Alle uitgaven in het kader van informatie- en publiciteitsacties komen voor
subsidiëring in aanmerking, op voorwaarde dat aan de andere bepalingen van
onderhavige financiële gids en aan de bepalingen van verordening (EG) nr.
1828/2006 van de Commissie van 8 december 2006 tot vaststelling van
uitvoeringsbepalingen van verordening (EG) nr. 1083/2006 van de Raad houdende
algemene bepalingen inzake het Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling, het
Europees Sociaal Fonds en het Cohesiefonds, en van verordening (EG) nr. 1081/2006
van het Europees Parlement en de Raad betreffende het Europees Sociaal Fonds
wordt voldaan.
Deze verordeningen en hun amendementen kunnen worden gedownload :
• Verordening (EG) nr. 1828/2006 van de Commissie van 8 december 2006 tot
vaststelling van uitvoeringsbepalingen van verordening (EG) nr. 1083/2006 van
de Raad houdende algemene bepalingen inzake het Europees Fonds voor
Regionale Ontwikkeling, het Europees Sociaal Fonds en het Cohesiefonds :
http://eurlex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2006:371:0001:0172:NL:PDF
http://eurlex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2009:250:0001:0062:nl:PD
F
Verordening (EG) nr. 1081/2006 van het Europees Parlement en de Raad
betreffende het Europees Sociaal Fonds :
http://eurlex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2006:210:0012:0018:NL:PDF
http://eurlex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2009:126:0001:0002:nl:PD
F
Projectoproep nr. PO 2/2011 – ACT
Financiële gids
14
8.
Belastingen en verzekeringen
De belastingen en wettelijke verzekeringen ten laste van de partner komen voor
subsidiëring in aanmerking, rekening houdende met een verdeelsleutel i.v.m. de
gesubsidieerde actie die op onuitwisbare wijze op het origineel dient te worden
vermeld, alvorens er een kopie voor het financieel dossier van wordt gemaakt.
De verzekering voor de burgerrechtelijke aansprakelijkheid van de bestuurders van
de partner komt in aanmerking.
9.
Financiële kosten
Indien de subsidiëring via ACTIRIS de opening van een aparte bankrekening met zich
brengt, komen de kosten die hieruit voorvloeien in aanmerking, afgezien van de
debetintresten. In alle andere gevallen, komen de bankkosten niet in aanmerking.
Kosten voor juridische bijstand, notariskosten, technische en financiële expertisekosten
en kosten voor revisoren komen in aanmerking indien ze rechtstreeks verband houden
met de actie en indien ze noodzakelijk zijn voor de voorbereiding of de uitvoering ervan.
Ter herinnering, de volgende kosten komen niet voor subsidiëring in aanmerking:
• Debetintresten;
• Opgelden;
• Wisselkosten;
• Boetes;
• Kosten gelinkt aan geschillen/betwistingen;
• Kosten voor een gerechtelijke procedure.
10. Voortgezette opleiding
Kosten voor de voortgezette opleiding van het personeel komen voor subsidiëring in
aanmerking volgens de verdeelsleutel voor de aan de actie bestede arbeidstijd. Het
verband met de actie moet duidelijk worden aangetoond, anders is bijkomende uitleg
vereist.
Om deze uitgaven te bewijzen, moeten een geldige factuur van de opleidingsinstelling
en het bijbehorende betalingsbewijs worden bijgevoegd.
11. Onderaanneming
De tewerkstellingspartner mag de gedeeltelijke uitvoering van het door ACTIRIS
gefinancierde project slechts uitbesteden indien hij hiervoor vooraf de uitdrukkelijke
toestemming van de dienst heeft gekregen.
Opdat de kosten m.b.t. deze uitbesteding voor subsidiëring in aanmerking kunnen
komen, dient de onderaannemings- of samenwerkingsovereenkomst vóór het van
Projectoproep nr. PO 2/2011 – ACT
Financiële gids
15
start gaan van de actie door alle ontvangende partijen te worden ondertekend en door
ACTIRIS te worden goedgekeurd. Hiertoe zendt de tewerkstellingspartner de
overeenkomst van onderaanneming (of samenwerkingsovereenkomst) naar ACTIRIS,
in evenveel exemplaren als partijen en ondertekend door alle ontvangende partijen.
Na de overeenkomst voor goedkeuring te hebben ondertekend, bewaart ACTIRIS één
origineel in zijn archieven en bezorgt de andere exemplaren aan de
tewerkstellingspartner.
Opdat de kosten m.b.t. de onderaanneming in aanmerking zouden komen, dienen de
volgende stukken aan het financieel dossier te worden toegevoegd:
 De factuur of de schuldvordering van het (de) derde organisme(n). Dit
bewijsstuk moet vermelden:
o
de na(a)m(en) van het (de) derde organisme(n);
o
het (de) btw-nummer(s);
o
de benaming van de uitbestede actie;
o
de periode tijdens dewelke de actie liep;
o
het bedrag dat de partner verschuldigd is;
 Het bijbehorende betalingsbewijs;
 Indien nodig, de kopie van de aanwezigheidslijsten.
Al deze elementen dienen in de overeenkomst van onderaanneming of
samenwerkingsovereenkomst te worden voorzien.
Projectoproep nr. PO 2/2011 – ACT
Financiële gids
16
C. INVESTERINGSKOSTEN
Enkel de uitgaven waarbij de regelgeving betreffende de overheidsopdrachten werd
nageleefd, komen voor subsidiëring in aanmerking.
Een investeringsgoed is een goed dat binnen de instelling duurzaam wordt aangewend
als werkinstrument of bedrijfsmiddel en dat het voorwerp uitmaakt van een
afschrijving.
Geen enkele aankoop wordt in aanmerking genomen indien hij niet met een vereffende
factuur kan worden bewezen. Dit geldt eveneens voor afschrijvingen die hun aanvang
hebben genomen in de jaren vóór het referentiejaar.
Wat de leasingovereenkomsten (of gelijkgestelde overeenkomsten) betreft, kunnen
mensualiteiten of annuïteiten voor een bedrag hoger dan de afschrijving niet in
aanmerking worden genomen.
Teneinde de evaluatieregels van elke partner zo goed mogelijk na te leven, werd geen
minimumbedrag vastgelegd vanaf wanneer een goed als een investeringsgoed moet
worden beschouwd. De afschrijvingen die in de financiële dossiers worden ingevoegd,
moeten echter overeenstemmen met de inschrijvingen in de boekhouding van de
partner. Bij controles ter plaatse zal u de boekhoukundige evaluatieregels van uw vzw
dienen mede te delen zodat ACTIRIS kan nagaan of de ingevoerde afschrijvingen wel
degelijk overeenstemmen met wat er in de boekhouding van de partner is voorzien.
Afschrijvingspercentages (gangbare limiet):
 meubilair
20 % (op 5 jaar)
 kantoormateriaal en machines (fax, kopieermachine, ... )
20 % (op 5
jaar)
voor administratief gebruik
 audiovisueel en wetenschappelijk materiaal
33 % (op 3 jaar)
voor pedagogisch gebruik
 informaticamateriaal
33 % (op 3 jaar)
Lagere percentages dan hierboven vermeld, kunnen worden toegepast.
Auteursrechten, bijvoorbeeld bij de aankoop van een fax, een kopieermachine, … alsook
bijv. recyclagetaksen zijn kosten die van de aankoopwaarde kunnen worden afgetrokken
alvorens de afschrijving te berekenen.
Voor het informaticamateriaal komen mainframe computers en mobiele infrastructuur
niet in aanmerking.
Projectoproep nr. PO 2/2011 – ACT
Financiële gids
17
III. VOORSTELLING VAN HET FINANCIELE VERSLAG
Om te kunnen worden aanvaard, moet het financieel verslag worden samengesteld uit :
• de schuldvordering inzake het saldo dat ACTIRIS verschuldigd is ;
• de financiële tabellen (cf. bijlagen 1 tot 8), waarvan een papieren versie aan het
financieel dossier moet worden toegevoegd alsook een digitale versie dient te
worden verstuurd (diskette, cd-rom of dvd) ;
• de goedgekeurde balans en de resultatenrekening van het boekjaar n- 1 ;
• de attesten die in de partnershipovereenkomst worden voorzien ;
• de kopieën van de bewijsstukken.
De partner dient alle originele bewijsstukken (facturen + betalingsbewijzen) tot 31
december 2020 te bewaren. Ze moeten worden getoond tijdens de controles die ter
plaatse door ACTIRIS worden uitgevoerd, of bij elke door andere bevoegde overheden
geleide controle of evaluatie.
De boekhoudkundige referentie van het stuk alsook de verdeelsleutels bij ACTIRIS en
van de andere subsidiërende overheden dienen op de originele factuur te worden
genoteerd, alvorens er een kopie voor het financieel dossier van wordt gemaakt.
Het financieel verslag moet op de volgende manier worden gestructureerd :
Algemene overzichtstabel
A. Uitgaven in het kader van de actie
1/ Overzicht van de personeelskosten
2/ Overzicht van de werkingskosten
3/ Overzicht van de investeringskosten
B. Inkomsten van de actie
C. Andere subsidiebronnen
D. Verantwoording inzake.de verdeelsleutels
E. Balans en resultatenrekeningen
Projectoproep nr. PO 2/2011 – ACT
Financiële gids
18
ALGEMENE OVERZICHTSTABEL (CF. BIJLAGE 1)
In het 1e tabblad van het te vervolledigen Excelbestand worden de gegevens uit de
andere tabellen samengevat.
In dit tabblad moet de naam van de partner en het soort overeenkomst worden
genoteerd.
De partner dient ook de laatste tabel met volgende gegevens te vervolledigen :
• het in de overeenkomst voorziene bedrag ;
• het bedrag van de ontvangen voorschotten ;
• het subsidiebedrag dat aan ACTIRIS wordt gevraagd ;
• het bedrag van het te ontvangen saldo. Dit bedrag is gelijk aan de aan ACTIRIS
gevraagde subsidie min de reeds ontvangen voorschotten, en dient op de
schuldvordering te worden vermeld.
Het bedrag dat aan ACTIRIS wordt gevraagd, mag het in de overeenkomst voorziene
bedrag niet overschrijden en moet overeenstemmen met het totaalbedrag van de
uitgaven van de actie, waarvan het bedrag van de inkomsten dient te worden
afgetrokken (subsidiebedrag = uitgaven - inkomsten).
Op de papieren versie van dit document moet ook het volgende worden vermeld :
• de indieningsdatum van het dossier ;
• de naam en de functie van de persoon die wettelijk aan het hoofd van de
instelling staat ;
• de handtekening van de verantwoordelijke ;
• de stempel van de partner.
A.
UITGAVEN IN HET KADER VAN DE ACTIE
1.
Overzicht van de personeelskosten (cf. bijlagen 2a en 2b)
De loonkost van de personeelsleden die voor de realisatie van de door de
partnershipovereenkomst gedekte acties worden ingezet, dient in tabel 2a te worden
ingevoerd. Deze tabel bestaat uit meerdere rubrieken, voor elke arbeidsovereenkomst
één. Dit betekent dat indien een persoon op basis van twee (of meerdere)
arbeidsovereenkomsten is aangeworven, de twee (of meerdere) bijbehorende rubrieken
moeten worden vervolledigd.
Elke rubriek bestaat op haar beurt uit twee delen. Het eerste deel betreft de beschrijving
van de taken die door het betrokken personeelslid werden gerealiseerd. Het tweede deel
refereert aan de daadwerkelijk door de werkgever gedragen loonkost.
In het eerste deel moeten de taken en het percentage arbeidstijd die met de
gesubsidieerde acties verband houden onderscheiden worden van de taken en het
Projectoproep nr. PO 2/2011 – ACT
Financiële gids
19
percentage arbeidstijd van andere acties.
De gegevens m.b.t. de loonkost moeten als volgt worden gecodeerd :
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Kolommen « 1 » : In deze kolommen codeert de partner per maand handmatig
alle bedragen m.b.t. de verschillende elementen van het salaris ;
Kolom « 2 » : De totale jaarkost van de persoon wordt automatisch berekend na
de handmatige codering van de verschillende elementen van het salaris per
maand ;
Kolom « 3 » : Voor elk personeelslid dient de werkgever het algemeen percentage
van de SPI-arbeidstijd handmatig in te voeren. Dit percentage mag niet lager zijn
dan het percentage dat in het deel m.b.t. de beschrijving van de taken voorkomt.
Op basis van dit percentage wordt in kolom « 4 » automatisch een bedrag
berekend ;
Kolom « 5 » : Het bedrag dat voor elk van de overeenkomsten met ACTIRIS in
rekening wordt gebracht, moet handmatig worden gecodeerd. Van dit bedrag
wordt in de volgende kolom automatisch een percentage afgeleid ;
Kolom « 7 » : De partner codeert handmatig de bedragen die afkomstig zijn van
andere financieringen dan die van ACTIRIS, en een onderdeel vormen van de
loonmassa van het gevaloriseerde personeelslid ;
Kolom « 8 » : Deze kolom geeft automatisch de totaalkost van het gevaloriseerde
personeelslid weer (= bedragen van kolom 2) ;
Kolom « 9 » : Deze kolom maakt de optelsom van het bedrag van alle opgegeven
bronnen (bedragen overeenkomsten met ACTIRIS + andere bronnen). Zo is het
mogelijk om een controle uit te voeren op de totale inkomsten die de totaalkost
van het gevaloriseerde personeelslid niet mogen overschrijden ;
Kolom « 10 » : Deze kolom geeft automatisch de gecontroleerde SPI-inkomsten
weer, met inbegrip van de geco-premies (voor de SPI-acties) ;
Kolom « 11 » : Deze kolom berekent het percentage van de SPI-inkomsten.
Tabel 2b vat automatisch de informatie samen die in tabel 2a wordt ingevoerd.
2.
•
•
•
•
•
•
Overzicht van de werkingskosten (cf. bijlage 3)
In de eerste kolom moet de soort te subsidiëren kost worden geselecteerd. Deze
soorten van kosten komen overeen met de kosten die in het derde deel van het
document waarin de subsidieerbare uitgaven worden behandeld, zijn voorzien.
De tweede kolom betreft de beschrijving van de kosten. De naam van de
leverancier, de factureringsdatum, de betrokken periode, … moeten er worden
gepreciseerd.
De boekhoudkundige referentie van het stuk dient in de derde kolom te worden
genoteerd en laat toe om bij controles snel het betreffende stuk terug te vinden.
Het totaalbedrag van het stuk moet in de vierde kolom worden ingevoerd.
De volgende kolom bevat de toe te passen verdeelsleutel (in percent : 50%,
100%, 20%, …).
De voorlaatste kolom berekent automatisch, naargelang het bedrag van het stuk
en de verdeelsleutel, het door ACTIRIS te subsidiëren bedrag.
Projectoproep nr. PO 2/2011 – ACT
Financiële gids
20
•
De laatste kolom moet worden aangekruist wanneer de geboekte goederen
tweedehands werden aangekocht.
3.
Overzicht van de investeringskosten (cf. bijlage 4)
In de eerste kolom moet de soort te subsidiëren kost worden geselecteerd.
Deze soorten van kosten komen overeen met de kosten die in het derde deel
van het document waarin de subsidieerbare uitgaven worden behandeld, zijn
voorzien.
De tweede kolom betreft de beschrijving van de kosten. De naam van de
leverancier, de factureringsdatum, de betrokken periode, … moeten er worden
gepreciseerd.
De boekhoudkundige referentie van het stuk dient in de derde kolom te
worden genoteerd en laat toe om bij controles snel het betreffende stuk terug
te vinden.
In de vierde kolom moeten de referenties van het dossier van de
offerteaanvraag worden vermeld.
De totaalkost van de aankoop moet in de vijfde kolom worden ingevoerd.
In de zesde kolom moet het aankoopjaar worden genoteerd.
De afschrijvingsduur in de vijfde kolom moet voldoen aan de voorwaarden die
in het derde deel van de onderhavige financiële gids worden beschreven,
alsook aan de afschrijvingsduur die in de boekhouding van de partner is
voorzien.
Het totaalbedrag van de afschrijving voor het betreffende jaar dient in de
achtste kolom te worden gecodeerd.
De volgende kolom bevat de toe te passen verdeelsleutel.
De laatste kolom berekent automatisch, naargelang het bedrag van de
afschrijving en de verdeelsleutel, het door ACTIRIS te subsidiëren bedrag.
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
B.
INKOMSTEN (BIJLAGE 5)
In deze tabel staan de inkomsten van de actie.
De eerste kolom geeft het soort inkomst van de actie weer. De tweede kolom citeert
de bron van de inkomst. De laatste kolom ten slotte preciseert het bedrag van de
inkomst van de actie.
C.
ANDERE SUBSIDIEBRONNEN (BIJLAGE 6)
In deze tabel staan de bedragen van de andere subsidies of financiële bronnen die de
partners in het kader van de gesubsidieerde actie ontvangen.
Projectoproep nr. PO 2/2011 – ACT
Financiële gids
21
D.
VERKLARING I.V.M. DE VERDEELSLEUTELS (BIJLAGE 7)
Voor elke soort kost (zowel de personeels-, werkings-, investerings- als
installatiekosten ) die wordt ingevoerd, moet de toegepaste verdeelsleutel worden
vermeld.
In de derde kolom dient op een duidelijke manier te worden verantwoord waarom de
verdeelsleutel werd toegepast en hoe deze werd berekend.
E.
BALANS EN RESULTATENREKENINGEN
De definitieve en goedgekeurde balans en resultatenrekeningen van het jaar n-1
moeten aan het financieel dossier worden toegevoegd.
Projectoproep nr. PO 2/2011 – ACT
Financiële gids
22