Stedelijk reglement betreffende toelagen voor kleine

Stedelijk reglement betreffende toelagen voor kleine
herstellingen en aankopen van duurzaam materiaal aan
de beheersvzw’s van de polyvalente zalen van de
Jeugddienst
Goedgekeurd in de gemeenteraad van 21 november 2011
Bekendgemaakt op 24 november 2011
Artikel 1
Binnen de perken van de kredieten, daartoe goedgekeurd op het budget van de Stad
Gent en overeenkomstig de Wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de
toekenning en op de aanwending van sommige toelagen, kan aan de beheerders van de
polyvalente zalen van de Jeugddienst een toelage worden verleend volgens de normen en
voorwaarden die hier worden vastgelegd.
Dit reglement kadert in de uitvoering van het Decreet van 14 februari 2003 houdende de
ondersteuning en de stimulering van het gemeentelijk, het intergemeentelijk en het
provinciaal jeugd- en jeugdwerkbeleid, en zoals nadien gewijzigd.
Artikel 2 - Verklarende woordenlijst
In dit reglement wordt verstaan onder:
-
-
De beheerder: de vereniging zonder winstoogmerk die instaat voor het beheer van de
polyvalente zalen van de Jeugddienst, zoals vastgelegd in een subsidieovereenkomst
tussen de Stad Gent en de vzw, in uitvoering van het jeugdbeleidsplan 2011-2013
De polyvalente zalen van de Jeugddienst:
1. JOC Minus One, Opgeëistenlaan 455, 9000 Gent
2. JOC Gentbrugge, Claragoed 1, 9050 Gentbrugge
3. Ontmoetingscentrum Oostakker, Pijphoekstraat 30, 9041 Oostakker
4. deVierdeZaal, Driebeekstraat 2, 9050 Gentbrugge
-
-
-
5.
6.
Geldig

Gildenhuis, Loofblommestraat 10, 9051 Sint-Denijs-Westrem
JOC Zwijnaarde, Heerweg Zuid 124, 9052 Zwijnaarde
betalingsbewijs:
ofwel een kasticket met vermelding van de aangekochte artikelen, datum van
aankoop, naam van de winkel
 ofwel een gedetailleerde factuur, op naam van de beheerder
Infrastructuur: het geheel van één of meerdere gebouwen en terreinen zoals
opgenomen in de subsidieovereenkomst tussen de Stad Gent en de vzw, (waarbij niet
aanpalende terreinen, al dan niet bebouwd, als aparte infrastructuur worden aanzien)
Duurzaam materiaal: Roerende goederen bestemd voor herhaaldelijk gebruik die
bijdragen tot de werking van de polyvalente zaal en haar gebruikers en die behoren
tot 1 van de volgende categorieën:
1. Audiovisueel materiaal (en toebehoren)
2. Meubilair (vast of los; tafels, stoelen, kasten, podiumstukken, stukken voor
coulissen, bar, …)
3. ICT-materiaal (en toebehoren)
4. Elektrische toestellen (en toebehoren)
5. Inrichtingsmateriaal (verf, bewegwijzering, verlichting, …)
-
6. Akoestisch materiaal (materiaal ter bevordering van de akoestiek en de
geluidsisolatie)
Herstelling: werken tot het herstellen van duurzaam materiaal of verbeteringswerken
aan de infrastructuur (alarmsystemen, intelligente sloten, gevelbelettering, …) die
niet gebonden zijn aan stedenbouwkundige verplichtingen, en die niet behoren tot de
eigenaarkosten.
Artikel 3 - Voorwaarden
Om in aanmerking te komen voor deze toelage moet de beheerder:
-
-
Herstellingen uitvoeren of duurzaam materiaal aankopen.
Herstellingen en ingrepen vast aan het gebouw, of vergunningsplichtige werken, blijven
de verantwoordelijkheid van de Stad Gent, en komen niet in aanmerking voor deze
toelage.
De noodzaak van de aankoop of herstelling motiveren in het kader van een optimaal
gebruik en beheer van de polyvalente zaal.
De financiële noodzaak van de toelage aantonen.
Bij herstellingen aan de infrastructuur zal er door de Stad Gent een controle gedaan
worden voor en na de herstellingen.
Artikel 4 - De toelage
De toelage bedraagt maximum 25.000 euro over 5 jaar per infrastructuur. De toelage
wordt berekend op basis van de ingediende kostenraming en dekt maximaal 75% van de
effectief gemaakte kosten (incl BTW).
Toelagen in het kader van dit reglement, toegekend door de Stad Gent 5 jaar
voorafgaand aan de aanvraag, worden mee opgeteld bij de aanvraag en bepalen het
bedrag van de toelage en de daaraan verbonden voorwaarden, zoals omschreven in dit
reglement. De som van deze toelagen mag het maximumbedrag niet overschrijden.
Artikel 5 - De procedure
 De aanvraag:
De aanvraag kan gedurende het ganse jaar worden ingediend. De Jeugddienst stelt
daartoe de nodige formulieren op.
Het aanvraagformulier moet, afhankelijk van het soort herstellingen of aankopen,
vergezeld zijn van de volgende documenten:
een omschrijving en motivatie van de werken of de aankopen
een gedetailleerde kostenraming of offerte (hierbij dient rekening gehouden te
worden met de regelgeving op overheidsopdrachten)
- een overzicht van de financiële middelen waarover de beheerder voor deze werken
beschikt of zal beschikken
- een schriftelijk bewijs en motivatie dat de toelage financieel noodzakelijk is om de
aankoop of herstelling te realiseren
Dit dossier moet voor de aanvang van de herstelling of de aankoop ingediend worden bij
de Stad Gent en meer bepaald bij de Jeugddienst, Kammerstraat 10, 9000 Gent.
-
Bij indiening stemt de beheerder in met een nazicht ter plaatse door een ambtenaar van
de Stad Gent. Deze kan een advies formuleren naar het College van Burgemeester en
Schepenen. De beheerder ontvangt binnen de 30 dagen na het plaatsbezoek een verslag
van het plaatsbezoek.
Alle betrokkenen verklaren eveneens dat ze aanvaarden dat de Stad Gent elke
aansprakelijkheid afwijst voor om het even welke schade die rechtstreeks of
onrechtstreeks verband zou houden met de uitvoering van de werken of de aankoop van
de materialen.
 De beslissing
Het College van Burgemeester en Schepenen neemt de beslissing op advies van de
Jeugddienst. Het College van Burgemeester en Schepenen brengt de beheerder uiterlijk
30 dagen na de beslissing schriftelijk op de hoogte.
 De uitbetaling
De uitbetaling van de toelage gebeurt in twee schijven:
- Eerste schijf: 80% van de goedgekeurde toelage wordt onmiddellijk uitbetaald na
toekenning van de toelage door het College van Burgemeester en Schepenen
- Saldo: voor de uitbetaling van de resterende 20% dient de beheerder de volgende
documenten voor te leggen: geldige betalingsbewijzen ten belope van de ingediende
kostenraming waarop de toelage werd gebaseerd, met inbegrip van de eigen inbreng
van 25 %
De uitbetaling van de toelage gebeurt door overschrijving op de post- of bankrekening
van de beheerder.
De beheerder verbindt zich ertoe de Stad Gent onverwijld schriftelijk op de hoogte te
brengen van de wijziging van hun post- of bankrekeningnummer.
Indien de kosten van uitvoering lager zijn dan het geraamde bedrag wordt het verschil in
mindering gebracht bij de uitbetaling van het saldo.
De uitvoering van de werken en/of de aankoop van duurzaam materiaal moeten binnen
een termijn van één jaar na de uitbetaling van de eerste schijf gerealiseerd zijn. De
beheerder stelt de Jeugddienst op de hoogte van de beëindiging van de werken en/of de
aankopen.
Artikel 6 - Controle en bezwaar
 Controle
De beheerder moet aanvaarden, binnen de perken van dit reglement, verantwoording af
te leggen ten aanzien van het stadsbestuur over de aanwending van de toelage. De
Jeugddienst kan daartoe ter plaatse de werken en de financiële stukken komen
controleren. Bij controle wordt een verslag opgemaakt dat binnen de 30 dagen volgend
op het bezoek aan het initiatief wordt opgestuurd. Voor zover deze controle verhinderd
wordt, dient overgegaan te worden tot terugbetaling van de toelage.
Indien blijkt dat onjuiste gegevens werden verstrekt, dat de toelage niet werd gebruikt
voor het doel waarvoor zij werd toegekend, of dat de voorwaarden van de
reglementering niet werden nageleefd, kan het College van Burgemeester en Schepenen
beslissen geen toelage toe te kennen of de op grond van dit reglement toegekende
toelage volledig of gedeeltelijk terug te vorderen van de beheerder.
 Bezwaar
De beheerder kan bij het College van Burgemeester en Schepenen schriftelijk een
gemotiveerd bezwaarschrift indienen.
Artikel 7 - Inwerkingtreding reglement
Dit reglement treedt in werking op 01/01/2012