Model samenwerkingsovereenkomst bewonersraad in woon

Model samenwerkingsovereenkomst bewonersraad in woonzorgcomplex en verhuurder / zorgaanbieder/zorgaanbieders
December 2012
Inleiding
Deze model samenwerkingsovereenkomst is bedoeld als handleiding voor het afsluiten of
aanpassen van een overeenkomst tussen een verhuurder / zorgaanbieder en een
bewonersraad.
Een bewonersraad combineert de bevoegdheden van een bewonerscommissie en een
cliëntenraad in een woon-zorgcomplex en behartigt de belangen van de bewoners zowel
op het terrein van het wonen als de zorg.
Deze model samenwerkingsovereenkomst gaat uit van de volgende situaties:
 de zorgaanbieder is tevens de verhuurder van de woningen. Eventueel kan hij ook
worden toegepast in situaties waarin een woningcorporatie de woningen verhuurt en
de zorgaanbieder de zorg levert. In situaties waarin meerdere zorgaanbieders in het
complex zorg leveren, zal het reglement daaraan moeten worden aangepast.
 er is sprake van volledig scheiden van wonen en zorg. Ook bij een eventuele
inpandige voorziening kleinschalig wonen voor mensen met dementie is sprake van
huurwoningen. De functie verblijf wordt dus niet bekostigd vanuit de AWBZ. Het is
wellicht raadzaam om de participatie en medezeggenschap van deze cliënten en hun
familie apart op huiskamerniveau te regelen.
 er is geen sprake van een “gemengd complex”. Dus er zijn geen koopwoningen in het
complex aanwezig1.
 er is een overkoepelende huurdersorganisatie die de belangen van huurders op het
niveau van de verhuurder behartigt en/of een centrale cliëntenraad die de belangen
van de zorgcliënten op het niveau van de zorgaanbieder behartigt. De bevoegdheden
van deze organen worden in dit document niet besproken.
Deze tekst geeft het standpunt weer van de Woonbond en LOC, waar het gaat om de
invulling van het overleg tussen bewonersraad en verhuurder / zorgaanbieder . Het model
is gebaseerd op de Wet overleg huurders verhuurder (Overlegwet) en op de Wet
medezeggenschap cliënten zorginstellingen (Wmcz).
In de model-overeenkomst is onder meer geregeld dat in de bewonersraad ook cliënten
zich kunnen laten vertegenwoordigen door hun contactpersoon Een dergelijk recht is o.i.
van belang om te garanderen dat ook de belangen worden behartigd van huurders die
door een zware zorgbehoefte niet zelf kunnen deelnemen aan een bewonersraad. De
Wmcz biedt hiervoor ruimte. De overlegwet formeel niet.
Het model is nog niet aan de praktijk getoetst. Het pretendeert dus ook niet dé oplossing
te zijn voor alle vragen rondom medezeggenschap van huurders en cliënten in woonzorgcomplexen. Per geval zal bekeken moeten worden of de voorgestelde tekst in elke
specifieke situatie geschikt is. Niet alle onderdelen zullen in elke situatie van toepassing
zijn. In onderling overleg kunnen partijen verdergaande afspraken maken.
1
Indien er wel sprake is van eigenaar-bewoners zal de bewonersraad afspraken moeten
maken over de manier waarop de verhuurder (meestal een woningcorporatie) de belangen van de
huurders behartigt binnen de Vereniging van Eigenaren (VvE)
1
Ondergetekenden,
….......... (naam verhuurder/zorgaanbieder), hierna te noemen ‘de Verhuurder /
zorgaanbieder’
en
….......... (naam bewonersraad), hierna te noemen ‘de Bewonersraad’
komen het volgende overeen.
I
BEGRIPSOMSCHRIJVING
Artikel 1
In deze overeenkomst wordt verstaan onder:









II
2
Huurder: Natuurlijk persoon, die een woning huurt in het hierna te noemen complex
De cliënt: de huurder die van de verhuurder / zorgaanbieder zorg of ondersteuning
ontvangt die wordt gefinancierd vanuit ZVW, AWBZ of WMO.
Contactpersoon: persoon die in overleg met de verhuurder / zorgaanbieder is
benoemd om de belangen van de cliënt te behartigen
Het complex: de …(aantal) woningen, eigendom van hieronder genoemde verhuurder /
zorgaanbieder, gelegen aan ……..…(adres) te ………….. (onder de naam……..)
A.2
Verhuurder / zorgaanbieder: …………. [naam], zorgaanbieder te ……
[plaats], tevens verhuurder van de woningen in bovengenoemd complex
B.
Verhuurder: …………. [naam], eigenaar van de woningen in
bovengenoemd complex van wie de huurders een woning huren.
C.
Zorgaanbieder: …………. [naam], zorgaanbieder te ……..[plaats] die
zorg verleent aan huurders van bovengenoemd complex .
Huurwoning: De woning die in eigendom of beheer is van de Verhuurder /
zorgaanbieder
De bewonersraad: het orgaan dat de belangen behartigt van de huurders van het
complex en de cliënten van de zorginstelling, zoals vastgelegd in het “reglement
Bewonersraad complex………..”
Geschil: Een geschil is aanwezig zodra de ene partij hiervan schriftelijk mededeling
doet aan de andere partij.
Geschillencommissie: Geschillencommissie zoals bedoeld in artikel 14. resp 15 van
deze samenwerkingsovereenkomst.
DOELSTELLINGEN EN UITGANGSPUNTEN
Indien sprake is van een aparte verhuurder en zorgaanbieder zijn variant B en C van toepassing
2
Artikel 2
1. De samenwerkingsovereenkomst is opgesteld met de doelstelling:
a) De Bewonersraad goede mogelijkheden te bieden om de belangen te behartigen
van degenen, die zij vertegenwoordigt;
b) De Verhuurder / zorgaanbieder middels het overleg mogelijkheden te bieden om de
dienstverlening aan zijn huurders en cliënten te optimaliseren;
c) Regels en procedures, taken en bevoegdheden af te spreken om het overleg tussen
de Verhuurder / zorgaanbieder en de Bewonersraad te verduidelijken en te
structureren en een goede overleg-relatie te bevorderen;
d) Een gelijkwaardig overleg te bevorderen tussen de Verhuurder / zorgaanbieder en
de bewonersraad
2. Verhuurder / zorgaanbieder zal nieuwe bewoners attenderen op de mogelijkheid zich
aan te sluiten bij de Bewonersraad.
3. Bij wijziging in wetgeving of inwerkingtreding van enige andere wetgeving over het
overleg tussen huurder en verhuurder / zorgaanbieder, zal de
samenwerkingsovereenkomst - zo nodig - worden bijgesteld.
III
ERKENNING EN REPRESENTATIVITEIT
Artikel 3
1.
Verhuurder / zorgaanbieder erkent de Bewonersraad als gesprekspartner voor alle
onderwerpen rondom wonen en zorg die voor de huurders (incl. cliënten) van het
complex van belang kunnen zijn onder voorwaarde dat:
a) de Bewonersraad alle huurders van het complex , waarvoor hij de belangen
behartigt, in de gelegenheid stelt zich aan te sluiten;
b) de Bewonersraad wordt gekozen of aangewezen door en uit de huurders die hij
vertegenwoordigt. Cliënten kunnen zich laten vertegenwoordigen door hun
contactpersoon. Deze contactpersonen kunnen niet meer dan de helft vormen van
de bewonersraad.
c) de Bewonersraad de huurders van het complex op de hoogte houdt van zijn
activiteiten en hen betrekt bij zijn standpuntbepaling;
d) de Bewonersraad ten minste één maal per jaar een vergadering uitschrijft voor de
huurders, waarin hij verantwoording aflegt van zijn activiteiten in het verstreken jaar
en zijn plannen bespreekt voor het eerstvolgende jaar en deze vaststelt.
IV
HET OVERLEG TUSSEN VERHUURDER / ZORGAANBIEDER EN
BEWONERSRAAD
Artikel 4
1. Verhuurder / zorgaanbieder en Bewonersraad voeren regelmatig overleg over alle
onderwerpen die voor huurders en de Bewonersraad van belang kunnen zijn.
2. Het overleg tussen Verhuurder / zorgaanbieder en Bewonersraad vindt ten minste vier
maal per jaar plaats of vaker, indien de noodzaak daartoe zich voordoet.
3. Het zwaartepunt van het overleg met bewonersraad ligt bij de onderwerpen die zich in
het complex afspelen. De in de bijlage genoemde onderwerpen zullen, wanneer
daartoe aanleiding bestaat, aan de orde worden gesteld.
3
Artikel 5
1. De Verhuurder / zorgaanbieder wordt in de overlegvergadering vertegenwoordigd door
de directeur(en) of daartoe belaste medewerkers, al dan niet vergezeld van één of
meer functionarissen of één of meer bestuursleden van de Verhuurder / zorgaanbieder.
2. De bewonersraad wordt in de overlegvergadering vertegenwoordigd door zijn
vertegenwoordigers, al dan niet bijgestaan door één of meer adviseurs.
3. Het overleg wordt afwisselend voorgezeten door de Verhuurder / zorgaanbieder en de
voorzitter van de Bewonersraad
4. De datum en agenda van het overleg worden gezamenlijk en in overleg bepaald en
worden ten minste twee weken voorafgaand aan het overleg aan de deelnemers
toegezonden.
5. Het verslag van de overlegvergadering wordt opgesteld door de Verhuurder /
zorgaanbieder en aan de deelnemers toegezonden. Bij het verslag zal een
afsprakenlijst met afhandelingstermijnen worden gevoegd. Het verslag wordt in het
volgende overleg vastgesteld.
V
RECHT OP INFORMATIE
Artikel 6
1. De Verhuurder / zorgaanbieder verschaft de bewonersraad tijdig en, desgevraagd,
schriftelijk alle inlichtingen en gegevens die deze voor de invulling van zijn taak
redelijkerwijs nodig heeft.
2. Partijen kunnen nader afspraken maken over het vertrouwelijk behandelen van stukken.
Artikel 7
1. De Bewonersraad verschaft de volgende schriftelijke informatie aan de Verhuurder /
zorgaanbieder:
a) de statuten en de reglementen van de Bewonersraad;
b) de namen en adressen van de leden van de Bewonersraad;
c) het (financieel) jaarverslag;
d) werkplan en begroting.
VI
ADVIESRECHT
Artikel 8
1. De Bewonersraad kan de Verhuurder / zorgaanbieder te allen tijde, gevraagd en
ongevraagd, adviseren over alle onderwerpen die voor de huurders en cliënten van het
complex van belang zijn
2. De Verhuurder / zorgaanbieder stelt de Bewonersraad in de gelegenheid schriftelijk
advies uit te brengen over een voorgenomen besluit met betrekking tot de
onderwerpen zoals genoemd in het schema, onder A. De Verhuurder / zorgaanbieder
geeft daarbij zijn beweegredenen aan en de gevolgen voor de huurders.
4. De Verhuurder / zorgaanbieder voert een voorgenomen besluit niet uit, dan nadat hij de
Bewonersraad in staat heeft gesteld minimaal een maal over het voorgenomen besluit
4
overleg te voeren en, indien de Bewonersraad dat wenst, daarover een schriftelijk
advies uit te brengen.
5. De Bewonersraad dient binnen zes weken te reageren op een verzoek om advies van
de Verhuurder / zorgaanbieder.
6. Indien de Bewonersraad niet binnen zes weken reageert op het verzoek om advies,
wordt aangenomen dat de raad met het voorgestelde instemt.
7. Op een door de Bewonersraad uitgebracht schriftelijk advies zal door de Verhuurder /
zorgaanbieder zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen twee weken na ontvangst
ervan schriftelijk en gemotiveerd worden gereageerd.
8. Indien de Verhuurder / zorgaanbieder niet binnen twee weken op het advies heeft
gereageerd, dient hij het uitgebrachte advies over te nemen, tenzij hij schriftelijk aan de
bewonersraad laat weten voor een reactie meer tijd nodig te hebben.
9. De Verhuurder / zorgaanbieder kan een voorgenomen besluit uitvoeren na ontvangst
van een schriftelijke mededeling van de Bewonersraad dat deze geen bezwaar heeft
tegen het voornemen of wanneer de gestelde termijn voor het geven van advies is
verstreken.
VII
VERZWAARD ADVIESRECHT EN INSTEMMINGSRECHT
Artikel 9
1. Met betrekking tot de in het schema onder VA genoemde onderwerpen heeft de
Bewonersraad verzwaard adviesrecht. Verhuurder / zorgaanbieder zal over genoemde
onderwerpen alleen een besluit nemen dat afwijkt van een schriftelijk advies van de
bewonersraad na toestemming van de Landelijke Commissie Vertrouwenslieden, zoals
genoemd in artikel 11 van deze overeenkomst.
2. Indien de Verhuurder / zorgaanbieder nalaat verzwaard adviesrecht aan te vragen, kan
de Bewonersraad nietigheid van het besluit inroepen.
3. Met betrekking tot de in het schema onder I genoemde onderwerpen heeft de
Bewonersraad instemmingsrecht. De Verhuurder / zorgaanbieder zal over genoemde
onderwerpen geen besluit nemen, dan wel tot uitvoering overgaan, alvorens daarover
overeenstemming is bereikt met de Bewonersraad
4. De Verhuurder / zorgaanbieder neemt het initiatief tot dit voor het bereiken van overeenstemming noodzakelijke overleg.
5. Indien de Verhuurder / zorgaanbieder niet het instemmingsrecht toepast kan de
bewonersraad nietigheid van het besluit inroepen..
VIII
FINANCIËLE REGELING
Artikel 10
1. De Verhuurder / zorgaanbieder stimuleert en ondersteunt de Bewonersraad in
materiële en immateriële zin bij zijn activiteiten, voor zover deze noodzakelijk zijn voor:
a) de opbouw en instandhouding van de Bewonersraad;
b) het op de hoogte houden van de huurders en het betrekken van hen bij de
standpuntbepaling door de Bewonersraad;
c) het overleg tussen Verhuurder / zorgaanbieder en Bewonersraad;
d) scholingsactiviteiten, eventueel noodzakelijk extern advies of ondersteuning.
De Verhuurder / zorgaanbieder draagt hiervoor de kosten.
5
2. De Verhuurder / zorgaanbieder draagt de kosten voor het lidmaatschap van de
Nederlandse Woonbond en van LOC Zeggenschap in Zorg, indien de Bewonersraad
zich hierbij wil aansluiten. Datzelfde geldt voor de aansluiting bij eventuele regionale of
lokale bundelingen van bewonersraden.
3. Jaarlijks dient de Bewonersraad een activiteitenplan en begroting in op basis van
beleidsvoornemens voor de in lid 1 bedoelde activiteiten. Tevens legt de Bewonersraad
jaarlijks aan de bij zijn aangesloten huurders en aan de verhuurder/zorgaanbieder
verantwoording af over de besteding van de contributie en het door de Verhuurder /
zorgaanbieder beschikbaar gestelde bedrag.
4. Indien naar zijn mening de door hem ter beschikking te stellen gelden niet
overeenkomstig deze overeenkomst zullen worden besteed, deelt de Verhuurder /
zorgaanbieder dit de Bewonersraad zo snel mogelijk, doch uiterlijk binnen een maand
na ontvangst van de begroting, mee.
5. De bijdrage van de Verhuurder / zorgaanbieder zal per kalenderjaar ter beschikking
gesteld worden op of voor 1 januari van dat jaar, mits is voldaan aan de vereisten in het
vierde lid.
6. Reservering van de door de Verhuurder / zorgaanbieder ter beschikking gestelde
gelden is mogelijk.
IX
GESCHILLENREGELING
Artikel 11
1. Geschillen die voortvloeien uit de toepassing, uitvoering en/of interpretatie van deze
overeenkomst kunnen schriftelijk gemotiveerd worden voorgelegd aan een geschillencommissie. Voor onderwerpen m.b.t. de bevoegdheden die voortkomen uit de WMCZ
richten partijen zich tot de Landelijke Commissie van Vertrouwenslieden
(www.vertrouwenslieden.nl). Voor onderwerpen m.b.t. de bevoegdheden die voortkomen uit de Overlegwet richten partijen zich tot de Huurcommissie Wet Overlegwet
Huurder-Verhuurder (www.huurcommissie.nl zoek: collectieve procedure)
2. Partijen zijn gehouden aan de uitspraak van de Landelijke Commissie van
Vertrouwenslieden resp. Met betrekking tot de Huurcommissie geldt dat de uitspraken
bindend zijn, tenzij één van de partijen zwaarwegende motieven heeft om daarvan af te
wijken. Partijen zullen in een dergelijk geval eerst in overleg treden voor het geschil
voorgelegd wordt aan de rechter.
Artikel 12
De bij het geschil betrokken partijen zullen het geschil, zolang dit in behandeling is bij de
Landelijke Commissie Vertrouwenslieden resp. de Huurcommissie, niet voorleggen aan
een bevoegde rechterlijke instantie, tenzij er sprake is van een spoedeisend belang.
X
DUUR EN WIJZIGING VAN DEZE OVEREENKOMST
Artikel 13
1. Deze overeenkomst is aangegaan voor onbepaalde tijd en treedt in werking met ingang
van ondertekening van de overeenkomst.
2. Elke twee jaar zullen deze overeenkomst en de aard en inhoud van het overleg tussen
partijen geëvalueerd worden.
6
3. Partijen kunnen deze overeenkomst opzeggen. Eenzijdige opzegging geschiedt
schriftelijk en gelet op de inhoud en strekking van deze overeenkomst met redenen
omkleed en inachtneming van een opzegtermijn van minimaal 6 maanden.
4. Voordat partijen deze overeenkomst conform het vorige lid opzeggen, zal er overleg
tussen partijen plaatsvinden.
5. Deze overeenkomst kan worden gewijzigd als partijen hierover overeenstemming
hebben bereikt. De wijziging(en) word(t)(en) schriftelijk vastgelegd en ondertekend door
partijen.
Aldus in tweevoud overeengekomen en opgemaakt te (plaats, datum, jaar).
A. Namens de Verhuurder / zorgaanbieder3 (naam, handtekening),
B. Namens de Verhuurder (naam, handtekening),
C. Namens de Zorgaanbieder (naam, handtekening),
Namens de Bewonersraad (naam, handtekening),
3
Indien sprake is van een aparte verhuurder en zorgaanbieder zijn variant B en C van toepassing
7